Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen
3018-08H
1
Achtergrond en vraagstelling
In het kader van het nieuwe driejarige convenant over het terugdringen van voortijdige schoolverlaters (VSV) dient een programma ingericht te worden Achtergrond • Het Ministerie van OCW heeft een nieuw driejarig convenant afgesloten met de gemeenten en MBO/ VO onderwijsinstellingen over het terugdringen van voortijdige schoolverlaters (VSV'ers) gedurende 2012-2015 • Binnen de regio Zuid-Oost Brabant zijn niet alle doelstellingen van het convenant 2008-2011 gehaald en dient een slag te maken om aan de doelstellingen in het nieuwe convenant te voldoen • Een aantal eerste stappen zijn ondernomen binnen de regio Zuid-Oost Brabant t.a.v. het nieuwe convenant: - een regionale probleemanalyse is opgesteld - hierin zijn diverse oplossingsrichtingen beschreven - eerste gesprekken tussen spelers zijn gehouden (gemeenten, onderwijsinstellingen en Ministerie van OCW) - gebleken is dat het grootste aantal VSV'ers in Zuid-Oost Brabant van ROC Eindhoven en ROC Ter AA afkomt Bron:
Vraagstelling • In een vergadering op 26 april is met de gemeenten Eindhoven en Helmond, ROC Eindhoven, ROC Ter AA en het Ministerie van OCW besloten dat een professionele programma(organisatie) ingericht dient te worden om het VSV traject in Zuid-Oost Brabant uit te voeren • Binnen dit programma zullen de activiteiten worden uitgevoerd welke bijdragen aan het behalen van de VSV-doelstellingen • Daarnaast dient het programma op een transparante wijze georganiseerd en bestuurd te worden • Contactgemeente Eindhoven en contactschool ROC Eindhoven hebben het initiatief genomen een voorstel op te stellen voor de programmaopzet en - inrichting van het VSV-programma Bron:
Regionale probleemanalyse VSV regio Zuid-Oost Brabant, stuurgroep 26 april 2012
3018-08H
2
Stuurgroep 26 april 2012
Aanpak en betrokkenen
Om tot het voorstel voor de programmaopzet te komen zijn drie sessies georganiseerd waarbij verschillende personen zijn betrokken Aanpak
Betrokkenen
Sessie 1: Definitie, activiteiten • Vaststellen definitie en scope • Vaststellen werkstromen, activiteiten en resultaten
Sessie 2: Planning, organisatie • Vaststellen planning • Vaststellen programmaorganisatie
Sessie 3: Overbelasten • Vaststellen activiteiten en planning werkstroom overbelasten
Validatie • 21 juni validatie door opdrachtgever • 25 juni validatie door stuurgroep
16 mei
24 mei
6 juni
21 en 25 juni
Tijd Bron:
Werksessies in het kader van VSV in mei en juni
3018-08H
3
Naam
Functie
Organisatie
Nelly Baars
• Programma manager
• ROC Eindhoven
Annie van Doremalen
• Directeur scholen H&M, Mode en Uit. Verzorging, T&L
• ROC Eindhoven
Jos Hegeman
• Directeur Techniek
• ROC Eindhoven
Karin van Lotringen
• Coördinator RMC
• Gemeente Eindhoven
Wido Bijlmakers
• Beleidsmede-werker Jeugd
• Gemeente Helmond
Anke Coolen
• Teamcoordinator IBZ
• ROC Ter AA
Monaim Benrida
• Accountmanager OCW Regio 37
• Ministerie van OCW
Gerrit van der Wende
• Directeur Samenwerkingsverband RSV VO
• Eindhoven/De Kempen
Carel Dahmen
• Coördinator Samenwerkingsverband RSV VO
• Helmond/De Peel
Ruud van de Rakt
• Directeur De Korenaer
• Helmond
Elles Ogink
• Manager
• Nolan, Norton & Co.
Franka de la Parra
• Consultant
• Nolan, Norton & Co.
Programmaplan
In het programmavoorstel zijn verschillende onderdelen, die normaliter onderdeel zijn van een programma uitgewerkt, anderen worden later uitgewerkt Indeling programmaplan
1. Programma definitie
2. Werkstromen, planning en resultaten
Doelstelling
Scope
Wat is het doel van het programma?
Wat is de scope van het programma?
Resultaten & Activiteiten
Planning & afhankelijkheden
Welke resultaten en projecten zijn uit te voeren?
Welke resultaten moeten wanneer beschikbaar zijn?
Organisatie & Besturing
3. Organisatie & Besturing
Welke rollen en functies zijn er? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden per rol/ functie?
Risk Management Risico Management
4. Beheersing & Financiën
5. Omgeving & Communicatie
Hoe vindt afstemming en besluitvorming plaats? Procedures
Hoe Hoe worden worden risico’s risico’s beheerst? beheerst?
Welke procedures worden ingeregeld? Hoe worden het budget en de voortgang gemonitored?
Communicatie
Stakeholder Management
Wat zijn de uitgangspunten voor communicatie in en over het programma?
Welke stakeholders moeten op welke wijze worden betrokken?
Uitgewerkt in dit voorstel 3018-08H
Overleg en besluitvorming
Op hoofdlijnen uitgewerkt 4
Uit te werken na validatie
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen
3018-08H
5
Doelstelling programma
De doelstelling van het programma VSV is het reduceren van voortijdige schooluitval in MBO en VO Doelstellingen (in streefpercentage VSV per jaar per type onderwijs) Schooljaar
Onderbouw
Bovenbouw VMBO
Bovenbouw Havo/ VWO
2012-2013
• 1,0%
• 4,0%
• 0,5%
2013-2014
• 1,0%
• 4,0%
• 0,5%
2014-2015
• 1,0%
• 4,0%
• 0,5%
Schooljaar
MBO 1
MBO 2
MBO 3/4
2012-2013
• 32,5%
• 13,5%
• 4,25%
2013-2014
• 27,5%
• 11,5%
• 3,5%
2014-2015
• 22,5%
• 10%
• 2,75%
Bron:
Toelichting
• In de EU en Nederland zijn doelstellingen gesteld betreffende voortijdige schoolverlaters (VSV'ers): - EU: aantal VSV'ers is <10% in 2020 - NL: aantal VSV'ers vermindert van 70.000 in 2002 naar 35.000 in 2012 naar 25.000 in 2016 • Het Ministerie van OCW heeft voor de schooljaren 2012-2015 streefpercentages voor voortijdig schoolverlaten opgesteld (zie tabellen hiernaast) • Het terugdringen van VSV is in het belang van het verminderen van jeugdwerkeloosheid en criminaliteit
Aanval op schooluitval – Iedereen een startkwalificatie, tenzij… Monaim Benrida, 26 april 2012
Bron:
Aanval op schooluitval – Iedereen een startkwalificatie, tenzij… Monaim Benrida, 26 april 2012
De doelstelling van het programma is uitgedrukt in streefpercentage VSV'ers per jaar per studierichting door het Ministerie van OCW 3018-08H
6
Programma scope
De programma scope bedraagt alle MBO en VO instellingen in regio Zuid-Oost Brabant Scope
VSV per niveau en school
• Binnen scope van het programma zijn de MBO en VO instellingen in regio Zuid-Oost Brabant • Totale VSV in Zuid-Oost Brabant bedraagt 1993 leerlingen, hiervan komt 66% van het MBO • 71% van het aantal VSV'ers uit het MBO in regio Zuid-Oost Brabant komt van ROC Eindhoven (51%) en ROC Ter AA (20%)
1Daarnaast
wordt in de analyse ook meegenomen welke opleidingen binnen Helicon grote VSV-aantallen hebben
3018-08H
ROC Eindhoven
ROC Ter AA
Overig MBO
Totaal
Niv. 1
• 89
• 22
• 23
• 134
Niv. 2
• 264
• 115
• 126
• 505
Niv. 3 en 4
• 319
• 124
• 241
• 684
Totaal
• 672 (51%)
• 261 (20%)
• 390 (29%)
• 1323 (100%)
VO
• Focus van het programma zal daarom in de eerste fase vooral liggen op het terugdringen van VSV binnen deze scholen1 Noot:
Niveau
Met VMBO diploma
• 221 (33%)
Zonder VMBO diploma
• 449 (67%)
Totaal
• 670 (100%)
Bron:
7
Aanval op schooluitval – Iedereen een startkwalificatie, tenzij… Monaim Benrida, 26 april 2012
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen
3018-08H
8
Werkstromen
Het programma heeft vier werkstromen (=programmalijnen) Werkstromen (=programmalijnen) 1. Uitval BBL
2. Uitval MBO 3/4
• Analyseren uitvalredenen per sector en per cluster van opleidingen
• Analyseren uitvalredenen bij opleidingen met hoogste % uitval:
• Activiteiten beschrijven en doorvoeren m.b.t.:
• Beschrijven en implementeren activiteiten op gebied van:
- vinden: verbeteren matching - behouden: betere begeleiding
- overdrachtsproces en doorstroomportfolio tussen MBOscholen
- groenpluk
- doorstroommogelijkheden - keuzeproces 4. Overbelaste jongeren
3. Doorlopende leerlijnen VO/MBO
• Analyseren vanuit welke “toeleverende” VO scholen het grootste % leerlingen komt dat op MBO uitvalt en redenen hiervoor
• Optimaliseren fysieke ‘plusvoorzieningen’
• Oplossen knelpunten en verbeteren aansluiting en informatieoverdracht risicoleerlingen VO/MBO en VMBO G/ T leerlingen niveau 3/4 op slechtst presterende scholen
- verbeteren doorstroom naar arbeidsmarkt • Preventie overbelaste jongeren in MBO
- verbeteren samenwerking jeugdzorg en samenwerking tussen fysieke voorzieningen
- verbeteren zorgstructuur
• Opstellen regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier Bron:
- samenwerken externe partijen/ schoolteams
“Aangepaste inventarisatie aanbevelingen 2012-2015”, Regionale probleemanalyse VSV regio Zuid-Oost Brabant, werksessies VSV mei/juni
Activiteiten op het gebied van entree opleidingen, signalering en doorverwijzing zijn buiten scope van het programma en de verantwoordelijkheid van scholen zelf 3018-08H
9
Bron:
3018-08H 10
Werksessies in het kader van VSV in mei en juni
De definitie van projecten gebeurt in augustus op basis van prioriteitstelling, projecten worden gedefinieerd op CREBO-niveau Project 4.3 Preventie overbelasten MBO
Project 4.2 Fysieke voorzieningen Helmond
Werkstroom 3 DLL VO/ MBO
Project 4.1 Fysieke voorzieningen Eindhoven
Project 3.5 DLL Havo/VMBO school Z
Project 3.4 DLL Havo/VMBO school D
Project 3.3 DLL Havo/VMBO school C
Werkstroom 2 Uitval MBO 3/4
Project 3.2 DLL Havo/VMBO school B
Project 3.1 DLL Havo/VMBO school A
Project 2.5 Uitval MBO 3/4 opleiding Z
Project 2.4 Uitval MBO 3/4 opleiding D
Project 2.3 Uitval MBO 3/4 opleiding C
Werkstroom 1 Uitval BBL
Project 2.2 Uitval MBO 3/4 opleiding B
Project 2.1 Uitval MBO 3/4 opleiding A
Project 1.5 Uitval BBL opleiding Z
Project 1.4 Uitval BBL opleiding D
Project 1.3 Uitval BBL opleiding C
Project 1.2 Uitval BBL opleiding B
Project 1.1 Uitval BBL opleiding A
Projecten
Op basis van de werkstromen worden projecten gedefinieerd
Werkstromen en projecten
Programma
Werkstroom 4 Overbelaste jongeren
Prioriteitstelling projecten
De projecten zullen in 2012-2013 van start gaan op scholen/opleidingen met de eerste prioriteit (grootste aantallen VSV’ers) Toelichting
Focusgebied per convenantjaar
Schooljaar 2012-2013
Schooljaar 2013-2014
Schooljaar 2014-2015
Bron:
• Het programma VSV zal zich in het schooljaar 2012-2013 focussen op scholen/opleidingen waar VSV uitval het grootst is
• Focus op scholen/opleidingen met eerste prioriteit (grootste vsvaantallen)
• Doel is om op die manier zo snel mogelijk het aantal VSV’ers terug te brengen • Centraal programma management bepaalt per werkstroom door middel van cijferanalyse welke scholen/opleidingen de eerste prioriteit hebben1
• Uitrol activiteiten op scholen/ opleidingen met tweede prioriteit • Verbeteren op scholen/opleidingen met eerste prioriteit
• Aan het begin van schooljaar 2013-2014 wordt bepaald welke scholen/opleidingen tweede prioriteit zijn. Op deze scholen/opleidingen worden de activiteiten uitgerold gedurende dit schooljaar
• Monitoren en verbeteren op scholen/opleidingen waar activiteiten worden uitgevoerd
• In schooljaar 2014-2015 ligt de nadruk op het monitoren en verbeteren van de uitvoering van activiteiten op scholen/opleidingen
Werksessie VSV 24 mei
Noot:
1In
de cijferanalyse worden in eerste instantie de opleidingen binnen ROC Eindhoven, ROC Ter AA en Helicon geanalyseerd
In schooljaar 2013-2014 volgen scholen/opleidingen die tweede prioriteit zijn 3018-08H
11
Projectfasering
Projecten worden opgedeeld in twee fases: ontwerpen en uitvoeren & monitoren Toelichting
Project fasering 2. Uitvoeren & monitoren
1. Ontwerpen • Probleemanalyse
• Uitvoeren activiteiten
• Bepalen activiteiten
• Monitoren resultaten
• Opstellen plan van aanpak
• Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen
• Validatie
Activiteiten gedefiniteerd Bron:
Uitgevoerde activiteiten
Werksessie VSV 24 mei
3018-08H
12
• Elk project wordt gekenmerkt door drie fasen: ontwerpen, uitvoeren & monitoren en verbeteren • Deze fasen worden door hetzelfde projectteam uitgevoerd • In de fase ‘ontwerpen’ wordt een probleemanalyse gedaan, activiteiten bepaald en een plan van aanpak opgesteld • Gedurende de fase ‘uitvoeren & monitoren’ worden de plannen uitgevoerd door de onderwijsteams (en gemeenten). Tegelijkertijd worden de resultaten gemonitord
Plateauplanning
Plateau
Voor het programma is een planning opgesteld, bestaande uit plateaus met specifieke resultaten per plateau Plateau 1: “Eerste prioriteit”
Plateau 0 “Voorbereiding” jan-aug 2012
Activiteiten
• Regionale probleem analyse VSV ZOBrabant • Uitwerken detail programmaplan: - activiteiten - projecten en teams - organisatie - planning
Plateau 3 “Bijsturen” sep 2014 – aug 2015
1a “Ontwerpen” sep 2012 – okt 2012
1b “uitvoeren/ monitoren” nov 2012 – aug 2013
• Opstarten projecten
• Uitvoeren activiteiten op scholen en opleidingen die eerste prioriteit hebben: - BBL - MBO 3/4 - DLL VO/ MBO - overbelasten
Opleidingen eerste prioriteit
• Monitoren resultaten en besluiten of er aanvullende (verbeter) activiteiten nodig zijn (go/no go)
• Bepalen en uitvoeren activiteiten
• Activiteiten uitgevoerd
• Plannen van aanpak
• Per project: - verdieping probleemanalyse - voorstel voor activiteiten en herziene processen - plan van aanpak
• Opstart programma • Bepalen prioriteitstelling per ws Resultaten
Plateau 2 “Tweede prioriteit” sep 2013 – aug 2014
• Probleemanalyse
• Activiteiten bepaald
• Programma ingericht
• Plannen van aanpak
• Uitvoeren eventuele verbetervoorstellen Opleidingen tweede prioriteit • Bepalen per werkstroom welke scholen/opleidingen tweede prioriteit zijn
• Bepalen prioriteiten voor dit schooljaar • Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen • Monitoren resultaten en besluiten of en hoe verder te gaan in nieuwe schooljaar
• Monitoren resultaten • Go/no go besluit
• Activiteiten uitgevoerd
• Uitgevoerde verbeteringen
• Prioritering per ws 1 sep 2012
1 nov 2012
1 sep 2013
1 sep 2014
Aan het eind van elk plateau wordt op basis van de resultaten besloten of de programma activiteiten worden doorgezet of niet (go/no go besluit) 3018-08H
13
1 sep 2015
Projecten werkstroom 1
Doel van projecten binnen werkstroom 1 is het terugdringen van het % vsv-uitval in BBL opleidingen Pre-project (centraal)
Projecten werkstroom 1 uitval BBL (per school/opleiding)
Prioriteitstelling
Timing
Resultaten
Activiteiten
•
3018-08H
• •
•
Bepalen binnen welke opleidingen projecten worden gestart o.b.v. vsv aantallen
Ontwerpen
Uitvoeren & monitoren
• •
Analyseren uitvalredenen Kennisdeling (best practices)
•
•
Activiteiten beschrijven en herontwerpen processen m.b.t.:
- behouden - groenpluk • Monitoren en analyseren resultaten
- vinden: verbeteren begeleiding en verbeteren matching
Uitvoeren activiteiten m.b.t.: - vinden
- behouden: verbeteren begeleiding - groenpluk: verstevigen relaties, samenwerking met gemeenten
•
Analyseren mogelijkheid van uitrol activiteiten op andere opleidingen/scholen
•
Opstellen en valideren plannen van aanpak (per opleiding)
•
Opstellen en uitvoeren verbetervoorstellen
Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend
• •
Probleemanalyse Beschreven activiteiten en processen
• •
Uitgevoerde activiteiten Analyse resultaten
•
Gevalideerd plan van aanpak
juni 2012 - sept 2012
•
Geprioriteerde opleidingen: 1 sept 2012 – 31 okt 2012
•
Geprioriteerde opleidingen: 1 nov 2012 – aug 2013
•
Overige opleidingen: sept 2012 – nov 2013
•
Overige opleidingen: nov 2013 – aug 2014
14
Projecten werkstroom 2
Doel van projecten binnen werkstroom 2 is het verlagen van VSV uitval in MBO 3/4 naar 2.75% in schooljaar 2014-2015 Pre-project (centraal)
Projecten werkstroom 2 uitval MBO 3/4 (per school/opleiding)
Prioritering
Timing
Resultaten
Activiteiten
•
3018-08H
Bepalen binnen welke opleidingen projecten worden gestart o.b.v. vsv aantallen
Ontwerpen • •
Analyseren uitvalredenen Activiteiten beschrijven m.b.t.:
Uitvoeren & monitoren •
- loopbaanbegeleiding binnen MBO - overdrachtsproces binnen MBO - toepassing doorstroomportfolio tussen MBO scholen
- doorstroommogelijkheden: - studies aanpassen op doorstroomroutes - overbruggingstrajecten inrichten
- doorstroommogelijkheden • Opstellen en valideren plannen van aanpak (per opleiding) • Kennisdeling (best practices)
• •
•
Uitvoeren activiteiten - overdrachtsproces tussen MBO scholen borgen - doorstroomportfolio tussen MBO scholen gebruiken - keuzeproces
•
Monitoren resultaten
• •
Uitgevoerde activiteiten Analyse resultaten
Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend
• •
Probleemanalyse Activiteiten bepaald
•
Gevalideerd implementatieplan
juni 2012 - sept 2012
•
Geprioriteerde opleidingen: 1 sept 2012 – 31 okt 2012
•
Geprioriteerde opleidingen: 1 nov 2012 – aug 2013
•
Overige opleidingen: sept 2012 – nov 2013
•
Overige opleidingen: nov 2013 – aug 2014
15
Projecten werkstroom 3
Doel van projecten binnen werkstroom 3 is het verbeteren van de informatievoorziening en aansluiting tussen VO en MBO Pre-project (centraal)
Projecten werkstroom 3 DLL VO/MBO (per school)
Prioritering
Timing
Resultaten
Activiteiten
•
3018-08H
• •
•
Bepalen binnen welke VMBO scholen projecten worden gestart op basis van analyse van welke “toeleverende” VMBO scholen het grootste % leerlingen komt dat op MBO uitvalt
Uitvoeren & monitoren
Ontwerpen • •
Onderzoeken oorzaken Activiteiten beschrijven: - verbeteren zorgstructuur - LOB inrichten (gesprekcycli, doorstroomportfolio, beroepskeuzetest, etc)
- gezamenlijk zorgdossier - regionaal protocol • Opstellen plannen van aanpak per school
•
Best practices implementeren en uitvoeren op slecht scorende scholen: - aanpassen zorgstructuur - verbeteren voorlichting
•
Opstellen regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier
•
Monitoren en analyseren resultaten
• •
Best practices uitgevoerd Regionaal protocol en gezamenlijk zorgdossier in gebruik
•
Kennisdeling (best practices)
Cijferanalyse Prioritering opleidingen bekend
• •
Probleemanalyse Activiteiten bepaald
•
Gevalideerd implementatieplan
juni 2012 - sept 2012
•
Geprioriteerde (VMBO)scholen: 1 sept 2012 – 31 okt 2012
•
Geprioriteerde (VMBO)scholen 1 nov 2012 – aug 2013
•
Overige scholen: sept 2012 – nov 2013
•
Overige scholen: nov 2013 – aug 2014
16
Projecten werkstroom 4
Projecten 4.1 ‘Fysieke plusvoorzieningen Eindhoven’ en 4.2 ‘Fysieke plusvoorzieningen Helmond’ hebben als doel de plusvoorzieningen te optimaliseren Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Projecten 4.1 Fysieke plusvoorzieningen Eindhoven en 4.2 Fysieke plusvoorzieningen Helmond Ontwerpen •
Analyseren van effecten van afgelopen periode (2009-2011)
•
Optimaliseren fysieke plusvoorzieningen
• •
Opstellen verbetervoorstellen Opstellen ontwikkelpad richting 2012-2015 (activiteiten en planning) i.s.m. project 4.3
•
Uitwerken samenwerking tussen de twee fysieke plusvoorzieningen in Eindhoven
•
Verbeteren samenwerking/ samenhang met jeugdzorg bij instroom, doorstroom en uitstroom
•
Verbeteren doorstroommogelijkheden naar arbeidsmarkt
•
Monitoren resultaten
Analyse afgelopen periode Gevalideerde plannen voor komend convenantsperiode
•
Fysieke Plusvoorzieningen uitgevoerd Samenwerking tussen partijen geborgd
April 2012 – okt 2012
•
Activiteiten Resultaten Timing 3018-08H
Uitvoeren & monitoren
• •
•
•
17
Nov 2012 – aug 2013
Projecten werkstroom 4
Doel van project 4.3 ‘Preventie overbelasten MBO’ is het terugdringen van het aantal overbelaste jongeren op MBO scholen Pre-project (centraal)
Werkstroom 4 Overbelaste jongeren Project 4.3 Preventie overbelasten MBO (per school)
Prioriteren
Timing
Resultaten
Activiteiten
•
3018-08H
•
• •
•
Bepalen op welke scholen de meeste overbelaste jongeren zitten Bepalen binnen welke scholen projecten worden gestart
Cijferanalyse Prioritering
juni 2012 - sept 2012
Ontwerpen •
•
Bespreken zorgstructuur met MBO scholen (best practices, problemen)
Uitvoeren & monitoren •
- samenwerking met externe partijen
Vaststellen taken passend onderwijs
•
Vaststellen benodigde activiteiten vanuit programma VSV
• •
Opstellen plan van aanpak Bepalen op welke scholen gestart wordt met een pilot
•
Overzicht zorgstructuur en taken passend onderwijs
• •
Vastgestelde activiteiten Plan van aanpak
•
Sept 2012 – dec 2012
18
Implementeren processen en uitvoeren activiteiten
- schoollteams •
Monitoren en evalueren resultaten
• •
Activiteiten uitgevoerd Analyse resultaten
•
Scholen in pilot: sep 2012 – aug 2013
•
Overige scholen: sep 2013 – aug 2014
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen
3018-08H
19
Programmastructuur
Het programma VSV wordt georganiseerd in een duidelijke programmastructuur Programmastructuur plateau 1 ‘Eerste prioriteit’ Stuurgroep
Programma management team PMO Secretariaat Communicatie Cijfers en meten Financiën
Werkstroomtrekker Werkstroom 3 DLL VO/ MBO
Bron: Noot:
PL
PL
PL
Project 1.4 Uitval BBL opleiding D
Project 1.5 Uitval BBL opleiding Z
Project 2.1 Uitval MBO opleiding A
Project 2.2 Uitval MBO opleiding B
Project 2.3 Uitval MBO opleiding C
Project 2.4 Uitval MBO opleiding D
Project 2.5 Uitval MBO opleiding Z
PL
PL
PL
PL
PL
Werksessie overbelasten 6 juni 2012 1Project 4.1 heeft twee projectleiders (coördinators): 1 vanuit MBO en 1 vanuit VO 3018-08H
20
PL1 PL1
PL
PL Project 4.3 Preventie overbelasten MBO
PL
Project 4.2 Fysieke voorzieningen Helmond
PL
Project 3.5 DLL Havo/VMBO school Z
PL
Project 3.4 DLL Havo/VMBO school D
PL
Project 3.3 DLL Havo/VMBO school C
PL
Kennisteam
Project 3.2 DLL Havo/VMBO school B
PL
Project 1.3 Uitval BBL opleiding C
Project 1.1 Uitval BBL opleiding A
PL
Kennisteam
Project 1.2 Uitval BBL opleiding B
Kennisteam(s)
Werkstroomtrekker Werkstroom 4 Overbelaste jongeren
Project 4.1 Fysieke voorzieningen Eindhoven
Werkstroomtrekker Werkstroom 2 Uitval MBO 3/4
Project 3.1 DLL Havo/VMBO school A
Werkstroomtrekker Werkstroom 1 Uitval BBL
Programma charter - Stuurgroep
De Programma Stuurgroep bepaalt de strategische richting en faciliteert de realisatie van de programmadoelstellingen • • • • • • •
Samenstelling
Taken en bevoegdheden
Wethouder Onderwijs Eindhoven Wethouder Onderwijs Helmond Voorzitter CvB ROC Eindhoven (voorzitter Stuurgroep in 2012-2013) Voorzitter CvB ROC Ter AA Bestuurlijk vertegenwoordiger VO Eindhoven Bestuurlijk vertegenwoordiger VO Helmond Toehoorder in de stuurgroep (zonder bevoegdheden): Account Manager Ministerie OCW
• Eindverantwoordelijk voor het programma • Nemen van strategische beslissingen omtrent doelstellingen, voortgang en resultaat • Vaststellen projecten • Goedkeuren en beschikbaar stellen van resources (budget en bemensing) • Valideren gerealiseerde programma resultaten • Borgen betrokkenheid gemeenten, scholen, en ministerie • Zorgdragen voor externe communicatie • Escalatiekanaal voor het Programma Management Team
Programma Organisatie VSV
Werkwijze & procedures • Stuurgroepoverleg vindt drie maal per jaar plaats (mrt, juni, okt) en op afroep voor belangrijke (go/no go) besluiten • Heldere vastlegging van afspraken en besluiten (besluit is besluit) • Sturing op excepties in termen van tijd, resultaat en budget • Sturing op betrokkenheid van stakeholders (draagvlak)
3018-08H
21
Programma charter – Programma Management Team
Het Programma Management Team (PMT) geeft tactisch leiding aan het programma Samenstelling • • • •
Taken en bevoegdheden
Vertegenwoordiger ROC Eindhoven (directieniveau) Vertegenwoordiger ROC Ter AA (directieniveau) Programmamanager ROC Eindhoven Vertegenwoordiger gemeente Eindhoven
Vertegenwoordigers ROC’s en Gemeente: • Nemen van tactische beslissingen omtrent voortgang • Maandelijks inbrengen agendapunt VSV op Directeurenoverleg (vert. ROC’s) • Afstemmen met en betrekken Directeuren • Afstemmen met en betrekken gemeenten Programmamanager • Managen van tijdige oplevering van resultaten tegen gewenste kwaliteit en budget • Voorbereiden van besluitvorming door Stuurgroep
Programma Organisatie VSV
• Aandragen van programmamanagement tools • Managen van issues en escaleren naar de Stuurgroep Werkwijze & procedures • Het PMT overleg vindt maandelijks plaats met om en om PMT en PMT met klankbordgroep • 3x Jaarlijks voortgangsrapportage aan de Stuurgroep • Management op tijdige realisatie en kwaliteit van projectresultaten • Heldere vastlegging afspraken (afspraak is afspraak) • Indien nodig organiseert het PMT een klankbordgroep met benodigde experts uit gemeenten, scholen, bedrijfsleven en/ of zorginstellingen ter consultatie 3018-08H
22
Programma charter – Programma Management Office
Het Programma Management Office bewaakt de voortgang en begeleidt de communicatie over het programma Samenstelling • • • • •
Taken en bevoegdheden
Secretariaat Communicatie (t.b.v. kennisdeling) Administrateur Financiën Administrateur Cijfers en meten (meerdere rollen kunnen door dezelfde persoon ingevuld worden)
• Secretariaat: - monitoren voortgang, planning, issues en risico’s - beheren archief en projectmanagement tools - plannen en voorbereiden bijeenkomsten PMT en SG • Communicatie: - faciliteren van interne en externe communicatie t.b.v. kennisdeling • Financiën: - analyseren en bewaken budget • Cijfers en meten: - verzamelen, analyseren en verspreiden benodigde gegevens voor VSV (buiten bestaande cijfers)
Programma Organisatie VSV
Werkwijze & procedures • Periodiek werkoverleg met Programma Manager en de projectenclusters/werkstromen teneinde overeenstemming over de succesvolle oplevering van resultaten te realiseren • Bewaking van de programma voortgang • Aansluiting bij interne communicatiemedia
3018-08H
23
Programma charter - Werkstroomtrekker
De Werkstroomtrekker is verantwoordelijk voor tijdige oplevering van producten vanuit de eigen werkstroom Samenstelling • • • •
Taken en bevoegdheden
Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Eindhoven Directeur ROC Ter AA
• Verantwoordelijk voor oplevering van de afgesproken resultaten van de werkstroom binnen tijd, kwaliteit en budget • Aansturen Projectleiders binnen de werkstroom • Rapporteren voortgang aan het Programma Management Team • Rapporteren van issues en risico’s aan het PMT/PMO • Borgen behoeften en betrokkenheid scholen en gemeenten
Programma Organisatie
Werkwijze & procedures • Maandelijkse voortgangsgesprekken met het PMO/PMT over activiteiten, resultaten, issues • Overeenstemming met PMT/PMO over de oplevering van resultaten • Periodiek overleg met de Projectleiders binnen de betreffende werkstroom (nader te bepalen door Werkstroomtrekkers) • Voorbereiden en organiseren kennisteam meetings
3018-08H
24
Programma charter - Projectleider
De Projectleider is verantwoordelijk voor de oplevering van producten binnen afgesproken budget, tijdslijnen en kwaliteitseisen Samenstelling
Taken en bevoegdheden • Verantwoordelijk voor opleveren van producten binnen het project • Opstellen van een projectplan • Tijdige oplevering van resultaten conform projectplan • Plannen, managen en monitoren taken en activiteiten • Rapporteren voortgang aan Werkstroomtrekker • Escaleren van project issues aan Werkstroomtrekker • Bewaken afhankelijkheden met andere projecten • Betrekken van scholen en gemeenten in het projectteam voor de ontwikkeling van producten
• Te benoemen na analysefase
Programma Organisatie
Werkwijze & procedures • Maandelijkse voortgangsrapportage aan Werkstroomtrekker • Periodiek overleg met eigen projectteam (nader te bepalen door Projectleiders)
3018-08H
25
Programma charter - Kennisteams
Binnen de kennisteams wordt kennis uitgewisseld tussen scholen en opleidingen Samenstelling
Taken en bevoegdheden
• Samenstelling voor werkstroom 1, 2 en 3 (mogelijk één gezamenlijk kennisteam): - ROC Eindhoven: Projectleiders en platform MO - ROC Ter AA: Projectleiders en ntb - Platform VO (Stichting VMBO) en Projectleiders - Voorzitter MKB • Samenstelling voor werkstroom 4: ntb
• Het kennisteam wordt geïnformeerd over de werkstroomvoortgang door de Werkstroomtrekker • Bespreken best practices • Bespreken worst practices • Kennisdeling tussen opleidingen/scholen • Kennisdeling over thema t.b.v. projectresultaten
Programma Organisatie
Werkwijze & procedures • Periodiek overleg ingepland door de Werkstroomtrekker
3018-08H
26
Bemensing projectteams
De projectteams worden vastgesteld wanneer de prioriteitsstelling bekend is; Directeuren maken een voorstel voor de bemensing van de projectteams
Projectteams • De bemensing van de projectteams zal vastgesteld worden wanneer de prioriteitsstelling bekend is • De Directeur van de desbetreffende school zal een voorstel doen voor een projectteam • In het projectteam nemen functies plaats die voldoende gemandateerd zijn. Mogelijke functies zijn: - decanen met functie als docent - zorgcoördinatoren met functie als docent - docenten - projectbegeleiders - studentenbegeleiders - vertegenwoordigers bedrijfsleven - vertegenwoordigers overheid
3018-08H
27
Agenda Achtergrond Programmadefinitie Werkstromen, planning en resultaten Organisatie en besturing Vervolgstappen
3018-08H
28
Planning vervolg
In de zomermaanden wordt plateau 0 ‘voorbereiding’ afgerond, zodat plateau 1a ‘ontwerpen’ in september van start kan gaan Go/No Go besluit
Go/No Go besluit Juni
Voorbereidingsfase
Uitwerken programma bewaking Uitwerken programma communicatie
Ontwerp fase
Afbouw bestaande structuren Ontwerpen plannen van aanpak
3018-08H
Augustus
Kwantitatieve analyse 15/7 gereed
Prioritering werkstromen
Inrichten werkstromen en projecten
Juli
Budget opgesteld
1-7
November
Voorstel voor 27/8 bemensing projecten Programma tooling opgesteld 27/8 Overlegstructuur uitgewerkt
Procedure voor voortgangsbewaking 1/8 en budgetbewaking opgesteld
Communicatie meetings (symposium) 27/8 met Directies MBO / VMBO
Inventarisatie Stakeholder ronde analyse 15/7 1/8 stakeholders gereed Overzicht lopende initiatieven en structuren
Oktober
Concept 27/8 prioritering gereed Werkstroomtrekkers 1/8 gebrieft door PMT
Werkstroom21/6 trekkers benoemd
September
Communicatieplan uitvoeringsfase 1/11 opgesteld
Voorstel voor inlijven van lopende initiatieven in 27/8 programma en afbouw van bestaande structuren
1/8
Start projecten 3/9 werkstromen 1-4
29
Projectplannen gereed (analyse, aanpak, activiteiten)
15/10
Projectplannen 1/11 gevalideerd & VSV-congres
