AGENDA
VERGADERING: DATUM: TIJDSTIP:
PLAATS:
Algemene ledenvergadering VVE "De Haven Tweeling" 16 juni 1998 20.00 uur Woonstichting De Key, Hoogte Kadijk 179
1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen
3. Behandeling verslag vorige vergadering 4. Verslqg kascommissie 5. Behandelen en vaststellen jaarstukken 1997 6. Behandelen en vaststellen servicekosten begroting 1998 - extra bedrag tuin-groen onderhoud 7. Meerjaren onderhoudsplanning - herijking - reiniging gevel R. Wat verder ter sprake komt
9. Rondvraag 10. Sluiting
Begroting VVE "de Haven-Tweeling" boekiaar 1998
r
De begroting voor 1998 is hetzelfde opgebouwd als de begroting van het afgelopen jaar. Ter vergelijking met de begroting uit het vorige jaar staan in de onderste regel de maandbedragen uit 1997 weergegeven. Op de één na onderste regel staan de maandbedragen zoals deze met ingang van juli '98 gaan gelden. De regel daar boven heet "Correctie jan t/m juni". Aangezien de begroting niet eerder dan juli kan ingaan, zou indien er niets zou gebeuren, het ontvangen bedrag aan het einde van het jaar afwijken van de begrote bedragen. Dit leidt dus tot resultaten. Om dit te voorkomen zal het verschil tussen de oude en nieuwe bijdragen met de leden verrekend moeten worden.Dit kan op twee manieren. De Key kan eenmalig een bedrag terugbetalen aan alle leden of in de begroting voor 1998 een klein bedrag opnemen dat het verschil tussen de oude en nieuwe bijdrage over de rest van het jaar verspreidt. Wellicht is de laatste optie de meest heldere. Er hoeft dan geen tussentijdse verrekenirlg plaats te vinden. Hieronder volgt een opsomming van de begrotingsposten. Elektra: Op basis van de voorschotbedragen en de afrekening in 1997 kan het bedrag iets worden verlaagd. Water: De tarieven voor het watergeld worden per 1 juli 1998 verhoogd, Het gemiddelde over eerste halfjaar '98 en het tweede halfjaar '98 is echter lager dan in 1997.worden toegepast. Opstalverzekering: Het bedrag van 1997 is verhoogd op basis van de in 1997 uitgevoerde taxatie herbouwwaarde. De herbouwwaarde is verhoogd van: f 8.215.000,= naar f 9.030.000,=. WA-verzekering: Het bedrag van 1997 is verhoogd op basis van de in 1997 uitgevoerde taxatie herbouwwaarde. Glasverzekering: Het bedrag van 1997 is verhoogd op basis van de in 1997 uitgevoerde taxatie herbouwwaarde. Schoonmaak: De verhoging van het begrote bedrag ontstaat door een (ge'indexeerde) prijsverhoging in de schoonmaakbranche. Administrateur/huismeester: De Key heeft haar kosten met ongeveer 2,O% moeten verhogen. Dit percentage komt overeen met de gemiddelde stijging van de loonkosten in deze branche. Onderhoud riool: Kostenstijging komt met name door (ge'indexeerde) prijsverhoging van het contract. Onderhoud garagedeur: Kostenstijging komt met name door (geïndexeerde) prijsverhoging van het contract. Onderhoud lift: Kostenstijging komt met name door (geïndexeerde) prijsverhoging van het contract. uitgevoerd moet gaan worden. Onderhoud vuilwaterpomp/ Hydrofoor: Geen bijzonderheden.
Onderhoud bloembakken: Het contract is uitgebreid, zodat het begrote bedrag naar boven is bijgesteld. Klachten onderhoud woningen: Aangezien vorig jaar de normbijdrage is overstegen, is het bedrag voor dit jaar naar boven bijgesteld. Klachten onderhoud garages: Aangezien vorig jaar de normbijdrage is overstegen, is het bedrag voor dit jaar naar boven bijgesteld. Vergaderkosten: het begrote bedrag is ongewijzigd. Lidmaatschap vereniging Eigen Huis: Geen bijzonderheden. Bankkosten: Deze kosten zijn verlaagd. Planmatig onderhoud: De dotatie aan de onderhoudsreserve blijft onveranderd f 27.000,-
Jaarstukken VvEUdeHaven-Tweeling" Boekjaar 1997 Hierbij treft u de financiële verantwoordirrg over het boekjaar 1997 van de Vereniging van Eigenaars "de Haven Tweeling". Het boekjaar van de vereniging wordt afgesloten met een positief resultaat. Voornamelijk ontstaan door: de rente-opbrengst (positief);het "opfleuren" van het dak van de parkeergarage en de overschrijding op het klachtenonderhoud (negatief). U treft hierbij de balans en het exploitatie-overzicht van de verenigirrg aan met een toelichting op deze stukken. Toelichting op de balans Een balans is een overzicht per 31 december 1997 van het boekjaar waarop alle vorderingen en bezittingen aan de linkerzijde -debet-, en alle te betalen bedragen aan de rechterzijde -credit- staan weergegeven. De totaaltellingen aan beide zijden van een balans moeten altijd even hoog zijn. De "sluitpost" van de balans wordt gevormd door het resultaat dat is ontstaan in het boekjaar. U treft twee balansen over elkaar aan één per 1 januari van het boekjaar en één per 31 december. U kunt dus het verloop gedurende het jaar hierin aflezen. Voor de balans per 1 januari verwijs ik graag naar de jaarstukken over 1996. Hieronder volgt een toelichting per balanspost op de balans per 31 december 1997. Debet: Vlottende activa Debiteuren: Dit betreft het saldo van alle nog door de leden te betalen servicekosten. Inmiddels is bedrag weer terug op het niveau van 1 januari 1997. Te ontvangen bedragen: Dit zijn nog te ontvangen rentebedragen over 1997. Zie hiervoor de specificatie onder de balans. Liquide middelen Postbank: Deze post geeft het saldo weer van de girorekening per 31 december 1997. ING-bank: Deze post geeft het saldo weer van de bankrekening per 31 december 1997. Raborekening: Deze post geeft het saldo weer van de spaarrekening per 31 december 1997. Credit: Voorzieningen Resultaat 1997: Voor de specificatie hiervan verwijs ik naar het exploitatieoverzicht 1997 met de bijbehorende toelichting en bijlagen. Reserve Planmatig Onderhoud: Dit is de voorziening die in het afgelopen boekjaar is opgebouwd voor het onderhoud dat de komende jaren uitgevoerd gaat worden. Voor de totstandkoming van het bedrag verwijs ik naar de specificatie. In 1997 is schilderwerk aan boeiboorden, postkasten en entrees uitgevoerd. De "reservering schilderwerk" is hier voor aangewend. Het restant is uit het onderhoudsfonds betaald.
Vlottende passiva Crediteuren: Deze post geeft het totaalbedrag weer van de alle nog te betalen rekeningen per 31 december 1997. Dit betreft o.a. fakturen van De Key (administratiekosten), van Kone (lift), en Energie Noord West. Te betalen bedragen: Met te betalen bedragen wordt een aantal bedragen bedoeld waarvoor nog geen factuur is ontvangen, maar waar van nu wel al duidelijk is dat de bedragen betaald zullen moeten worden. Het betreft de bankkosten over het vierde kwartaal 1997 en de te verwachten facturen van De Key voor het klachtenonderhoud. Toelichting op het exploitatieoverzicht
9
In een exploitatieoverzicht worden alle ontvangsten en uitgaven weergeven. Het verschil tussen deze twee noemt men resultaat. In het overzicht staan alle ontvangsten en uitgaven in dezelfde volgorde weergegeven als in de begroting voor 1997. De eerste kolom geeft een omschrijving van de kosten post; de tweede kolom het totale begrote bedrag. De derde kolom geeft de bedragen weer die in 1997 zijn ontvangen van alle leden. De verschillen tussen de tweede en derde kolom zijn ontstaan door afronding. Kolom vier geeft het totaal van de uitgaven die samenhangen met de begroting. De kolom totaal resultaat geeft het verschil tussen de ontvangsten en uitgaven. In de laatste negen kolommen staat het resultaat uitgesplitst naar type woningen. Hieronder treft u een toelichting per kostenpost.
Leveringen
-9
Elektra algemeen/Elektra garage: Doordat het verbruik iets hoger was dan de in rekening gebrachte voorschotbijdragen valt er een klein negatief resultaat te noteren. Water: Geen bijzonderheden. Verzekeringen Opstalverzekering: Geen bijzonderheden. WA verzekering: Geen bijzonderheden. Glasverzekering: Geen bijzonderheden. Contracten Schoonmaak woningedgarage: Geen bijzonderheden. Administrateur: De Key heeft gefactureerd conform de begroting. Huismeester: De kosten van de huismeester zijn conform de begroting.
Rioolontstopping: Geen bijzonderheden. Garagedeur: Factuur conform begroting. Liff: Geen bijzonderheden. Onderhoud vuilwaterpomp/hydrofooc De factuur van Stork is lager dan de begroting. Onderhoud bloembakken: De kosten voor het onderhoud van de bloembakken is hoger, aangezien met ingang van mei extra werkzaamheden zijn opgenomen in het kontrakt. Klachten onderhoud
f
Klachten onderhoud woningen: De begroting is fors overschreden. Er is o.a. voor ruim f 1.000,= ("preventief') aan lampen vervangen, deze uitgaven hebben een meer planmatig karakter. ( zie de specificatie) Klachten onderhoud garages: De begroting is overschreden, zie de specificatie. Overige baten en lasten Vergaderkosten: Er zijn geen kosten in 1997 Lidm. Vereniging Eigen Huis: Deze post is conform de begroting. Bankkosten: Deze post spreekt voor zichzelf. Voorzieningen
P
Reservering planmatig onderhoud: Dit is de dotatie aan de voorziening die in de afgelopen jaren is opgebouwd voor het onderhoud dat de komende jaren uitgevoerd gaat worden. Eenmalige posten Niet begrote baten/lasten algemeen: Deze post bestaat uit het saldo van de ontvangen rente en de uitgaven voor het "opfleuren" van het dak van de parkeergarage.
Balans VVE "de Haven-Tweeling" Boekjaar 1997
Activa
Balans 1997 1-1-97
31-12-97 Resultaat
Vlottende activa Debiteuren Nog te ontvangen bedragen
passiva 31-12-97
1-1-97
4376.62 552.06
Resultaat 1997 Resultaat 1996
8610.29 3285.32
1400.72 -3192.26
Voorzieningen Onderhoudsfonds
Liquide middelen Rabo spaarrekening Postbank ING-bank
170000.00 131229.98 35703.89
18287.49 2721.72
debet
credit
154944.40
Reservering schilderwerk
1499.94
Reservering taxatie herbouw
1249.92
182187.89
Vlottende passiva Crediteuren Te betalen bedragen
16151.02
13257.79
1209.53
6058.42
': zie specificatie Specificatie balansposten Nog te ontvangen bedragen Saldo per 01.01.1997 Rente Giro 4e kw. 96 Rente ING 4e kw. 96 Raborekening Rente Giro 4e kw. 97 Rente ING 4e kw. 97
552.06 376.90 175.16
Reservering schilderwerk Saldo per 01.01.1997 Schilderwerk Wisman
-
debet 1499.94
Saldo Onderhoudsfonds
credit 1499.94 O
debet
Saldo per 01.01.1997 Dotatie 1997
credit 154944.40 27000 1923.56
Resultaat 1996 (woningen) Schilderwerk Wisman
1680.07
Totaal
Totaal
1680.07
Saldo
Saldo
183867.96 182187.89
Specificatie exploitatie overzicht Klachten woningen
opbrengsten
R&R rep. afvoer mech.ventil. Cobrug rep. gat gevel +lekkage gevel R&R repraties ramen. Div. reparaties Alg.Toegangsdeuren
SOS groepenkast rep. Vervangen lampen Cobrug rep. tegelwerk trappenhuis Totaal
Klachten garages
*
BAVAK herstel garagedeur 911 BAVAK storing garagedeur 312 Reyn. & van Roemburg reparatie BAVAK storing garagedeur mrt BAVAK storing garagedeur 1117 BAVAK storing garagedeur 1816 BAVAK verv. pasjes l312 Extra schoonm. werkzaamheden Totaa!
Niet begrote batenllasten algemeen Totale rente 1997 Afronding in de servicekosten196 Aanvulling tax.herbouwwaarde V.d. Tol "opfleuren" Totaal
kosten
1291 .O0 658.00 388.65 722.27 129.25 1124.90 76.38
VERSLAG VERGADERING: DATUM: AANWEZIG: AFWEZIG: NOTULEN: KOPIEAAN:
Algemene Ledenvergadering VVE "De Haven Tweeling" 16 juni 1998 zie presentielijst idem Michele Vemer E. Kaandorp, R. Ekelschot, A. Floors
1. Opening en vaststellen agenda a. De voorzitter, de heer Schalk, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. b. Met betrekking t o t de agenda wordt voorgesteld om punt 7 v66r punt 6 te behandelen. Een bewoonster komt met een lijst onderwerpen die van te voren met het bestuur of met c. de Kascommissie besproken had moeten worden, zodat er 6f direct antwoord op gegeven had kunnen worden 6f een onderwerp voorbereid had kunnen worden. Tenslotte woont het bestuur in het complex en is aanspreekbaar. De vergadering kan dan sneller verlopen. Het is niet gebruikelijk dat het punt 'vaststellen agenda' voor dit soort zaken wordt gebruikt. Punten waarover de vergadering moet besluiten, moeten al in een eerder stadium aan het bestuur worden doorgegeven, zodat deze op de agenda vermeld kunnen worden. De voorzitter stelt voor om deze lijst vragen bij punt 2 af t e werken. 2. Mededelingen Van de aanwezigheid en de taakuitvoering van de huismeester wordt weinig gemerkt. Wie a. controleert de huismeester en hoe. Is er een logboek? Wat is het takenpakket en hoe is zijn dagindeling. Geantwoord wordt dat de huismeester is aangesteld om te signaleren en toezicht te houden op het schoonmaken. Wanneer men hiermee niet tevreden is kan contact worden opgenomen met De Key Vastgoed. Men moet dan wel met gefundeerde feiten komen, anders is controle niet mogelijk. Het is duidelijk dat de bewoonster kritiek uit op de huismeester zonder dat zij bekend is met zijn takenpakket. Overigens zit dat bij de notulen van 1997. b. De bewoonster is van mening dat de jaarstukkzn en de servicekostenbegroting opnieuw moeten worden opgesteld, ondanks dat in dit stadium van de vergadering de stukken nog niet besproken zijn. De heer Schellingerhout tekent dan ook protest aan. Schoonmaak: er zijn klachten over de schoonmaker. De liftdeuren zijn niet schoon, de vloer c. is maar matig schoon en soms komt de schoonmaker niet. Verzocht wordt of de garage later op de dag aangeveegd kan worden als de auto's weg zijn en niet 's morgens om half 7. De heer Schellingerhout zal deze klachten meenemen i n het gesprek dat hij eerdaags met Ancora heeft. Bewoonster kent een appartementengebouw met 1 0 0 appartementen (Skydome) waar dagelijks wordt schoongemaakt voor een veel lager bedrag dan Ancora berekend. Zij zal de naam en adres van het schoonmaakbedrijf aan de heer Schellingerhout doorgeven. d. Lekkage garagedak. De voorzitter deelt mee, dat het bestuur hier mee bezig is. Het is een opleveringsprobleem dat al 7 jaar loopt. De volgende vergadering vindt binnen 4 t o t 6 weken plaats en dan zal dit onderwerp weer terugkomen met rapportage wat er t o t n u toe ondernomen is. Het contact met de aannemer is moeizaarn. De bewoonster is van mening dat De Key Vastgoed niet adequaat reageert op haar klachten. Omdat de bewoonster blijkbaar slecht is geïnformeerd deelt de heer Schellinghout mee, dat dit opleverklachten betreft die de VVE met de aannemer dient op te lossen. Blijkbaar is dit in 7 jaar nog niet gelukt. De voorzitter zal een overzicht maken over wat er t o t n u toe is ondernomen. Het voorstel wordt gedaan o m een advocaat i n de arm te nemen. Nagegaan wordt of de VVE een rechtsbijstandsverzekering heeft. De heer Schellingerhout deelt mee, dat men dit kan melden bij het GIW. Wanneer het GIW dit niet tot een oplossing kan brengen, wordt de zaak voor een arbitragecommissie gebracht. Kosten f 75,-. De Key Vastgoed en het bestuur zullen een strategie vaststellen. Opgemerkt wordt dat Boele & van Eesteren wel komt wanneer er lekkage in de woning plaatsvindt. Bewoonster deelt mee, dat er houtrot aan de kozijnen is. Zij heeft dit gemeld aan de huismeester en aan De Key Vastgoed, maar heeft niets meer vernomen. e. Algemeen onderhoud: er vindt nauwelijks controle plaats op de uitvoering. Er zijn een aantal zaken die de huismeester had moeten signaleren. De vergadering wordt verzocht een inventarisatie te maken van de klachten.
Blad 2 VVE Haven Tweeling d.d. 16-6-19 9 8 Nr. 8 3 0
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Het voorstel wordt gedaan om per toren een commissie in te stellen die vaststelt wat er niet in orde is in het gebouw en die aan het bestuur rapporteert. Een aantal bewoners stelt zich kandidaat. Verzocht wordt om hanteerbare punten aan t e dragen en niet op alle slakken zout te leggen. Een en ander kan ook financiële consequenties hebben. Het bestuur zal het schoonmaakprogramma ter beschikking stellen van de commissies. Opfleuren garagedak: de begroting hiervoor is fors overschreden en er is een post opgenomen voor f 2.200,-. De bewoonster wil graag weten waarvoor dit is. De voorzitter antwoordt dat i n een vorige vergadering is gekozen voor het vullen van de bloembakken. Omdat planten stelselmatig werden uitgerukt is gekozen voor een andere vulling, onder andere rozenstruiken. Deze moeten onderhouden worden, hetgeen kosten met zich mee brengt. De bewoonster is van mening dat zij geen waar voor haar geld krijgt. Wie controleert een en ander? Vraag bewoonster: is er een appartementsclausule in de WA-verzekering opgenomen? De Key Vastgoed zal dit nagaan in de polis, evenals of er bestuursaansprakelijkheid in is opgenomen. Elektrakosten: de bewoonster wil weten of nagegaan is of een grootverbruikerscontract voordeliger is. Volgens haar zijn de elektrastoringen die hebben plaatsgevonden t e wijten aan het huidige kleinverbruikerscontract. De voorzitter deelt mee, dat de elektrastoringen niets met het gebouw te maken hadden, maar met storing in het transformatorhuis waardoor de hele buurt geen elektra had. De bewoonster heeft in de stukken met betrekking tot de waterkosten over 1996 iets gezien wat zij niet begrijpt. Meegedeeld wordt dat alleenwonenden een korting krijgen. Jaarlijks wordt automatisch een bedrag terugbetaald. Wijze van administratie. In verband met de achterstand i n de servicekosten heeft een bewoner die pas 1 jaar in het appartement woont, een aanmaning gekregen over een schuld die ontstaan is in 1994. De aanmaning staat op naam van de vroegere eigenaar. Hoe kunnen boeken afgesloten worden wanneer er nog bedragen openstaan, is de vraag. Wie controleert dat. Andere bewoners delen mee, dat zij een aanmaning hebben ontvangen met dreigement dat een deurwaarder zal worden ingeschakeld. De heer Schellingerhout biedt zijn verontschuldigingen aan met betrekking tot de gemaakte fouten. De Key Vastgoed is kortgeleden op een ander pakket debiteurenbeheer overgegaan dat beter werkt dan het vorige en inmiddels is een inhaalslag uitgevoerd. De brieven die bewoners naar De Key Vastgoed hebben geschreven in verband met bovenstaande, zullen op korte termijn worden beantwoord. Overigens is de deurwaarder in geen enkel geval ingeschakeld. De debiteuren hebben grotendeels betaald. De voorzitter merkt op, dat op tijd betaald dient te worden en men deze discipline moet opbrengen. Het betreft eigen geld en men is een dief van eigen portemonnaie. Overigens zijn er i n 1 9 9 4 machtigingen afgegeven die door de bewoners niet zijn gewijzigd. Het is niet de bedoeling geweest dat De Key Vastgoed zwaar debiteurenbeheer moet gaan uitvoeren. De bewoners moeten gewoon op tijd betalen. In maart 1996 is iedereen nog eens expliciet verzocht op tijd te betalen. Gezien de tijd en de lengte van de lijst van de bewoonster zal er n u worden overgaan naar het verslag van de vorige vergadering.
3. Behandeling verslag d.d. 20 mei 1998 a. Blz. 2 punt 7f: de bordessen staan nog steeds blank. De voorzitter deelt mee, dat een aannemer de zaak heeft opgenomen en een offerte heeft neergelegd. Deze was erg duur. Omdat dit een noodtrappenhuis betreft en men altijd van de lift gebruik maakt, is de vraag of men daar kosten voor moet maken. Bouwtechnisch heeft dit geen consequenties. Het eventuele mos kan worden weggehaald. b. Blz. 2 punt 7i: de stootstrips zijn geplaatst op de algemene toegangsdeuren. Blz. 8 punt 8d: door de politie is vastgesteld dat de huurders niet met hun pasje niet i n de c. garage van de VVE kunnen komen. e. Blz. 3 punt lla: naar aanleiding hiervan wordt door de voorzitter gemeld dat er wateraansluiting zit voor de brandweer. Blz. 3 punt 1lb: het bestuur heeft vastgesteld dat eigen bewoners het vuil naast de f. containers plaatsen. Gaarne discipline. Het verslag wordt goedgekeurd en vastgesteld.
Blad 3 VVE Haven Tweeling d.d. 16-6-1 998 Nr. 8 3 0
4. Verslag Kascommissie De Kascommissie deelt mee, dat zij niet t o t een advies is gekomen. Ondanks dat zij de stukken twee weken voor de vergadering heeft ontvangen, heeft zij geen tijd gehad om deze te bespreken met het bestuur of terug te koppelen met De Key Vastgoed. In de vergadering komt zij met de volgende bemerkingen: - bij een aantal rekeningen is geen boekingsdocument, dus kan de relatie met crediteur niet worden gelegd. - een aantal facturen zijn op naam gesteld van De Key en niet op naam van de VVE. - er komen verzamelfacturen van aannemers voor; De Key Vastgoed moet deze splitsen. - er is geen omschrijving van activiteiten, code's ontbreken. - aan de crediteurenlijst hoort een boekingsdocument te zitten. - er is opvallend veel geld besteed aan klachten voor woningen. - er zijn hoge factuurbedragen voor werkzaamheden die in het weekend zijn uitgevoerd zonder specificatie van de werkzaamheden en tijdsduur. De voorzitter merkt op dat door een van de bewoners Bavac herhaaldelijk erbij gehaald is in het weekend in verband met de garagedeur waar niets me aan de hand bleek te zijn. Re-setten kan men zelf, er hangt een sticker met gebruiksaanwijzing bij de garagedeur. - er moet een duidelijke link zijn tussen facturen en begrotingspost. Vervolgens deelt zij mee, dat er geen vertrouwen is in de administrateur. De stukken zullen worden teruggegeven aan de administrateur en zij wensen deze geordend retour te ontvangen. Er zitten stickers op plaatsen waar onduidelijkheden zijn. b. De heer Schellingerhout deelt mee, dat de Kascie haar bevindingen eerder had moeten melden aan De Key Vastgoed. Daar is naar zijn mening tijd genoeg voor geweest. Hij stelt vervolgens vast dat in deze vergadering vanaf het begin een buitengewoon onplezierige sfeer heerst en acht een aantal aantijgingen die door bewoners zijn gemaakt onterecht. Als deze houding zich voortzet zal hij zich dan ook beraden over een contractverlenging met deze VVE. De voorzitter is het hiermee eens en is van mening dat dit eerder een 'avondje De Key afzeiken is' (citaat voorzitter) dan een serieuze vergadering. c. De heer Schellingerhout nodigt de Kascie nogmaals uit op kantoor bij de Key Vastgoed. De bedoeling is wel dat de Kascie haar bevindingen vooraf op papier zet als zij daar de tijd voor kan vinden. a.
5. Behandelen en vaststellen jaarstukken 1997 a. Er worden door een bewoonster een aantal vragen gesteld over de boekhoudkundige opstelling van de jaarstukken. Deze hadden voor de vergadering aan het bestuur of de Kascie gesteld kunnen worden. b. Daar het quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen niet aanwezig is, wordt de vaststelling van de jaarstukken doorgeschoven naar een volgende vergadering. 6. Reinigen gevel a. Daar er geen tijd meer is om punt 7 in zijn geheel t e bespreken en de atmosfeer er ook niet naar is, zal alleen nog het reinigen van de gevel worden besproken. b. De kosten die geraamd zijn op 6 0 a 70.000,- gulden zijn niet in de begroting opgenomen. De Key Vastgoed zal met een voorstel komen hoe dit gefinancierd kan worden. Er zijn verschillende mogelijkheden. Door het mos wordt geen schade aan het gebouw veroorzaakt. Het is puur een esthetische kwestie. Eens in de 1 0 jaar moet de gevel worden schoongemaakt en gehydrofobeerd. Een bewoonster merkt op dat de stenen te poreus zijn. De stenen zijn uit de handel c. genomen. Zij vraagt of de kosten van schoonmaak en hydrofoberen op de architect verhaald kunnen worden. Het bestuur acht dit een hopeloze zaak d. De Key Vastgoed zal worden gevraagd offertes t e verzorgen plus een opgave V.T.
7. Sluiting De vergadering wordt door de voorzitter gesloten om 22.20 uur. De voortzetting van deze vergadering vindt plaats op 14 juli 1998 om 20.00 uur zonder de administrateur. De locatie wordt nog bekend gemaakt door het bestuur.
Blad 4 VVE Haven Tweeling d.d. 16-6-1 998 Nr. 8 3 0
Actielijst bij vergadering d.d. 16-6-1998 Haven-Tweeling Nr 01
Datum 16-06
Onderwerp Gesprek met Ancora over klachten
02
16-06
Overzicht wat t o t nu toe is gedaan aan lekkageklachten garage. Dossier aan bestuur zenden (Vastgoed) Bestuur
03
16-06
Nagaan of er en rechtsbijstandverzekering is
Bestuur
04
16-06
Vaststellen strategie i.v.m. lekkage garage
BestuurIDKV
05
16-06
Inventarisatie klachten over huismeester i.v.m. uitvoering VvEIleden algemeen onderhoud
06
16-06
Schoonmaakprogramma ter beschikking van controlecommissies
07
08
16-06
16-06
Actie De Key Vastgoed
Bestuur
Nagaan in WA-polis of er een appartementsclausule in is opgenomen Nagaan of er een bestuursaansprakelijkheidsverzekering is. Is deze in de WA-verzekering opgenomen
De Key Vastgoed
Nagaan of een grootverbruikerscontract voor elektra voordeliger is
Bestuur
De Key Vastgoed
09
16-06
Debiteurenbeheer: antwoord op brieven albewoners
De Key Vastgoed
10
16-06
Naam schoonmaakbedrijf Skydome doorgeven
bewoonster
11
16-06
Uitnodiging
12
16-06
Voorstel financiering reinigen van de gevel
13
16-06
Offertes aanvragen reinigen gevel
14
16-06
rekenmodel finaciering gevelreiniging
+ datum volgende vergadering
+ V.T.
bestuur VastgoedIJWi VastgoedIJWi Bestuur
AGENDA
VERGADERING: DATUM: TIJDSTIP:
PLAATS:
Algemene Ledenvergadering VVE "De Haven Tweeling" 1 4 juli 1998 20.00 uur Wijkcentrum Havens-Oost, Panamakade 1 4
1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen 3. Behandelen en vaststellen verslag vorige vergadering d.d. 1 6 juni 1998 - behandelen aktiepunten uit vergadering d.d. 1 6 juni 1998
4. Verslag kascommissie 5. Behandelen en vaststellen jaarstukken 1997 6. Behandelen en vaststellen servicekosten begroting 1998 7. Meerjaren onderhoudsplanning - herijking - reiniging gevel
8.Wat verder ter sprake komt 9. Rondvraag 10. Sluiting
Geachte bewoners,
Onderwerp: Uitnodiging extra VVE-vergadering Haven Tweeling
23 november 1998
Op 3 december a.s. is er een vergadering van onze vereniging van eigenaren. Dit is een extra vergadering, de reden daarvan is de beëindiging van het administrateurschap door De Key. Op 21 oktober kregen wij het bericht van De Key Vastgoed dat het administrateurschap per 1 januari 1999 zal worden beeindigd. (De Key is net als wij gerechtigd het contract per maand op te zeggen.) Als motivatie voor deze beëindiging werd gegeven dat de management fee voor de administratie ongeveer fl 6000,- te laag is (thans ca. 10.000,-). De manier waarop De Key ons dit meedeelde was aanleiding voor ons geen enkele verdere onderhandeling met hen over de prijs te willen voeren. Wij vinden deze prijsverhoging zo hoog dat wij u adviseren de opzegging te aanvaarden.
P-
Vervolgens hebben wij direct onderzoek gedaan naar diverse andere administrateurs (ABC, Munnik en Het Oosten). Gezien de ervaringen van andere VVE's in Amsterdam, sprong het Oosten er goed uit. Bij hen hebben we offerte aangevraagd (zie bijlage). Knteria bij deze aanvraag waren: werken op contractbasis, vooraf helderheid over de te leveren prestaties in een jaar, technische en administratieve beheermogelijkheden, heldere financiele verslaglegging, eenvoudige controlemogelijkheid op inkomsten en uitgaven. Ei1 verder: twee vergaderingen per jaar: vooraf voor de begroting van jaar x, achteraf ter verantwoording over jaar x. Wij zijn van mening dat de offerte van Het Oosten op al deze punten zeer goed scoort. Ook in prijs. De kosten van het administrateurschap (management fee) zullen namelijk vrijwel gelijk blijven; ze stijgen op jaarbasis met slechts fl 900,-, veel minder dan de prijsstijgiilg van De Key dus. Overigens zullen de totale kosten wel stijgen. Dit komt omdat de meerjarenonderhoudsbegroting moet worden herzien en omdat Het Oosten 7% kosten in rekening brengt voor het selecteren van aannemers en het houden van toezicht op de uitvoering van preventief onderhoud. Ook brengt Het Oosten de kosten in rekening voor zgn garantiezaken (bv parkeergaragedak). De Key heeft dit alles nooit gedaan, maar daar stond tegenover dat De Key in een tempo werkte waarover veel van onze leden niet tevreden waren. Dus: wel duurder, maar duidelijke afspraken vooraf over de prestaties die zullen worden geleverd.
F
Het is bijna 1 januari en er moet snel gehandeld worden. Wij verzoeken u daarom met klem aanwezig te zijn op de vergadering van 3 december. Mocht het vereiste quorum niet aanwezig zijn, dan wordt de volgende vergadering gehouden op 4 december om 7.30 uur, Entrepothof 54. De agenda voor die vergadering zal dezelfde zijn als voor 3 december: de keuze van een nieuwe administrateur.
Haven-Tweeling ?,
,
*'J.Visser en R. Schalk
postadres, postbus 90559 1006 Bk Amsterdam bezoekadres: Vlaardingeniaan 1 Amsterdam telefax: 020 - 61 5 67 21
Vereniging van Eigenaars "De Haven- Tweeling " t.a.v. de heer R. Cchalk Entrepothof 54 1019 DK AMSTERDAM
Da tum Behandeld door Telefoonnummer Onderwerp
: : : :
16 november 1998 ing. M.T. Jonker 020 - 4873.354 Offerte beheer
Uw brief / fax Ons kenmerk
:
Behandelnummer
:
VAG/980475/jt VVEDe Haventweeling
,P Geachte heer Schalk, In navolging op onze brief van 30 oktober, met kenmerk VAG/980413/jt, en de door de heer J. Visser toegestuurde splitsingsakte, sturen wij u hierbij onze vrijblijvende offertevoor het voeren van het beheer voor "uw "vereniging. Indien u kiest voor Het Oosten als beheerder, kan " uw" vereniging profiteren van de schaalvoordelen die gekoppeld zijn aan een eigenaar/beheerder van grote omvang. U kunt als het ware meeliften met bestaande contracten met een aantal van onze leveranciers, waarbij u kunt profiteren van gunstige prijsstellingen en service-afspraken. Het Oosten beschikt over een eigen onderhoudsploeg die snel, effectief en op maat het kleinere onderhoud kan verzorgen. Al onze onderhoudsmedewerkers beschikken over een mobiele telefoon zodat in geval van een calamiteit er snel service kan worden verleend.
6
De tarieven die wij vragen voor het voeren van het beheer voor "uw" vereniging hebben wij in een separate bijlage beschreven. Onze prijzen hebben wij gespecificeerd naar technisch beheer enerzijds en financieelladministratief beheer anderzijds. Alle prijzen zijn gebaseerd op prijspeil januari 1998. Uitgangspunt voor onze prijsvorming is de beschikbaarheid voor Het Oosten van alle revisietekeningen van gevels, platte gronden, doorsneden en daken. In ons bijgevoegde plan van aanpak staat uitgebreid inhoudelijk omschreven op welke wijze Het Oosten het beheer uitvoert.
P. L. Versluis hoofd Vastgoed bijlagen
: als genoemd
w ~ p i y2arj~dv~~~~4~R%~ g -
Brief aan
:
Ons kenmerk
:
Da turn Biadm.
: :
Vereniging van Eigenaars "De Haven- Tweeling VAG/980475/jt 16 november 1998 2
-
=
-
L
h e t ==§ken
TARIEVENUJST. 1 . Alle in deze bepaling genoemde bedragen zijn exclusief BTW 2. Het jaarlijkse honorarium voor de diensten als genoemd in Bijlage A van de beheerovereenkomst onder de kop "correctief onderhoud" bedraagt f 74,50 per wooneenheid per jaar, vermeerderd met een opslag van 7% op de kosten van externe opdrachten (exclusief BTW) in het kader van de diensten als opgesomd onder de kop "preventief onderhoud" als bedoeld in Bijlage A. 3. Het jaarlijks honorarium voor de diensten als genoemd in Bijlage B van de beheerovereenkomst bedraagt f 169,50 per wooneenheid per jaar. 4 . Het éénmalig uitvoeren van het meejarige onderhoudskostenplan begroten wij op f3472,62. Dit is éénmalig circa f 79 per wooneenheid. Het tweejaarlijks actualiseren van het meerjarige onderhoudskostenplan kost f 700 per keer. 5 . Het jaarlijks honorarium voor het voeren van het beheer over de parkeerplaatsen in de parkeergarage bedraagt f 41,50 per parkeerplaats. 6 . Zoals reeds aangegeven in artikel 3 lid 3 van de beheerovereenkomst vallen zogenaamde additionele diensten uitdrukkelijk buiten het in lid 2 en 3 van dit artikel bedoelde honorarium. De tarieven die Het Oosten voor regiewerkzaamheden hanteert zijn :
Tariefgroep
Functiebenaming
Uurtarief
2
Technicus/Opzichter/Financieel medewerker
f 95,65
4
Projectmanager
f 160,OO
a.
Uurtarieven voor werkzaamheden op basis van bestede tijd. Afhankelijk van de complexiteit van het project kunnen de ingezette medewerkers en bijbehorende tarieven variëren.
b.
Voor de advieswerkzaamheden is ter referentie gehanteerd " Regeling van de verhouding tussen opdrachtgever en adviserend ingenieursbureau " RVOI -1998.
c.
Voor de reiskosten van onze adviseurs hanteren wij een kilometervergoeding van f 0,70.
d.
De genoemde uurtarieven zijn exclusief bijkomende kosten zoals : telefoon/fax/porto/lichtdruk/foto/parkeerkosten etc.
\
OVEREENKOMST BEHEER PARTIJEN -.
-.
+
De Vereniging van Eigenaars .. , gevestigd te Amsterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuur en handelende met goedkeuring van de Vergadering van Eigenaars, hierna te noemen "de Opdrachtgever"
+
WoningbouwuerenigingHet Oosten, gevestigd te Amsterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ........, hierna te noemen "De Beheerder"
OVERWEGENDE DAT
e
+
de Opdrachtgever het technisch beheer dat zij dient te voeren over de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouwencomplex .... te Amsterdam wenst uit te besteden;
+
de Beheerder bereid en in staat is dit technisch beheer op zich te nemen:
+
partijen in dat verband nadere afspraken hebben gemaakt, die zij willen vastleggen;
+
daarin door middel van deze overeenkomst wordt voorzien;
VERKLAREN ALS VOLGT TE ZIJN OVEREENGEKOMEN Artikel 1
Onderwerp van de overeenkomst
1. De Opdrachtgever draagt hierbij in algemene zin op aan de Beheerder, welke opdracht de Beheerder aanvaardt: a. Het bieden van ondersteuning aan de Opdrachtgever bij de besluitvorming over het technisch beheer van de gemeenschappelijke gedeelten ("de gemeenschap" als bedoeld in artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek) van het gebouw ......, welke gebouw bij notariële akte is gesplitst in appartementsrechten. b. Het verzorgen van het management over en de uitvoering van het technisch beheer van de gemeenschappelijke gedeelten als bedoeld onder a. 2. De inhoud en omvang van de in lid 1 bedoelde werkzaamheden zijn limitatief uitgewerkt in artikel 3 van deze overeenkomst en de aan deze overeenkomst gehechte bijlagen A en B.
P.
Artikel 2
Uitvoeringsduur, opzegging en afrekening bij beëindiging
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan per ......... en heeft een initiële looptijd tot het einde van het kalende jaar waarin deze overeenkomst is gesloten en daarop volgend een jaar. 2. Indien aan het einde van de in lid 1 bedoelde periode geen opzegging heeft plaatsgevonden ingevolge lid 3 van dit artikel wordt deze overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met een periode van één jaar.
3. Beide partijen zijn gerechtigd deze overeenkomst tussentijds op te zeggen tegen het einde van de in lid 1 bedoelde initiële contractperiode dan wel tegen het einde van iedere verlengingsperiode. Opzegging dient te geschieden per aangetekend schrijven met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste drie maanden.
4. Indien een der partijen gebruik maakt van d e in lid 3 van dit artikel bedoelde
.
opzeggingsmogelijkheid, zal de Beheerder d e diensten die betrekking hebben op het jaar waarin wordt opgezegd, voltooien tegen betaling van het laatstelijk geldende honorarium, dan wel indien spfake is-vanadditionele diensten als bedoel&in artikel-3 lid 3 van. deze overeenkomst tegen betaling van het daarvoor separaat overeengekomen honorarium. Artikel 3
Nadere omschrijving uit te voeren werkzaamheden
1. Meer specifiek verleent de Beheerder aan d e Opdrachtgever de volgende standaarddienst: Het verzorgen van het technisch beheer, waarvan de diensten limitatief zijn omschreven in de van deze overeenkomst deel uitmakende Bijlage A.
2. De Beheerder heeft bij het verlenen van d e in lid 1 beschreven diensten d e bevoegdheden zoals die nodig zijn voor een adequate en efficiënte uitvoering daarvan. Voor wat betreft het geven van opdrachten aan externen (bijvoorbeeld aannemers) in het kader van het correctief onderhoud als bedoeld in Bijlage A geldt dat de Beheerder daartoe jaarlijks bevoegd is tot aan het jaarbedrag dat daarvoor in de betreffende jaarbegroting is opgenomen. 3. Alle door de beheerder in opdracht van de opdrachtgever te verrichten diensten met betrekking tot technisch beheer, die niet zijn vermeld in d e Bijlage A, worden als additioneel aangemerkt en zullen door de Beheerder afzonderlijk bij de Opdrachtgever in rekening worden gebracht tegen een tevoren schriftelijk overeen te komen vergoeding. Op de van deze overeenkomst deel uitmakende Bijlage B zijn - bij wijze van voorbeeld - enkele additionele diensten vermeld.
*
4. De Beheerder verleent de door hem ingevolge deze overeenkomst te verrichten diensten naar beste geweten en met inachtneming van d e belangen van de Opdrachtgever. Ten aanzien van de verantwoordelijkheid in dezen van d e Beheerder gelden de aansprakelijkheidsregels zoals vastgelegd in d e RVOI 1998, waarvan d e Beheerder d e Opdrachtgever desgewenst een exemplaar zal overhandigen
Artikel 4
Honorarium
1. Alle in deze bepaling genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
2. Het jaarlijkse honorarium voor d e diensten als genoemd in Bijlage A van deze overeenkomst onder de kop "correctief onderhoud" bedraagt f .... per (woon)eenheid per jaar, vermeerderd met een opslag van 7% op de kosten van externe opdrachten (exclusief BTW) in het kader van de diensten als opgesomd onder de kop "preventief onderhoud" als bedoeld in Bijlage A. 3. Voor zover d e ingangsdatum van deze overeenkomst zoals aangegeven in artikel 1 lid 1 niet valt op 1 januari van een jaar, zal het in de leden 2 en 3 van dit artikel overeengekomen jaarhonorarium in dat jaar worden bepaald naar rato van het aantal dagen vanaf de ingangsdatum tot en met 31 december van dat jaar. 4. Het honorarium dient binnen 30 dagen na dagtekening van de betreffende factuur door de Opdrachtgever te worden voldaan. Fakturering vindt plaats in maandelijkse termijnen achteraf.
Het honorarium wordt jaarlijks, voor het eerst per 1 januari van het eerste volle kalende jaar na de in artikel 1 lid 1 bedoelde aanvangsdatum van deze overeenkomst, verhoogd volgens de CBSConsumentenprijsindex (reeks: alle huishoudens). De aanpassing geschiedt door het tot d e datum van aanpassing geldende honorarium te vermenigvuldigen met d e Consumentenprijsindex per 1 januari van het kalende jaar waarin het verhoogde honorarium van kracht wordt en te delen door de Consumentenprijsindex per 1 januari van het kalende jaar daarvoor. Bij een daling van de Consumentenprijsindex wijzigt het laatst geldende honorarium niet.
-
5. Zoals reeds aangegeven in artikel 3 lid 3 vallen zogenaamde additionele diensten uitdrukkelijk buiten het in lid 2 van dit artikel bedoelde honorarium. 6. Ook aanñeemsommen, materiaalkosten en in het algWeen aHe direct aan .de uitvoering van onderhoud verbonden kosten vallen buiten het in lid 2 van dit artikel bedoelde honorarium en
komen aldus rechtstreeks voor rekening van de Opdrachtgever. Hetzelfde geldt voor verschotten en onkosten die de Beheerder in verband met de uitvoering van zijn diensten heeft betaald en/of gemaakt. Deze worden afzonderlijk als onderdeel van de maandelijkse termijnen bij de Opdrachtgever in rekening gebracht. Artikel 5
Slotbepalingen
1. Deze overeenkomst bevat alle afspraken die partijen onderling hebben gemaakt. Afwijkingen van deze overeenkomst zijn slechts geldig indien zij over en weer schriftelijk zijn bevestigd.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te Amsterdam op ... Vereniging van Eigenaren r"
Woningbouwvereniging Het Oosten
4
&S\
hetoostritw nn Bijlage A behorende bij de beheerovereenkomst tussen Woningbouwvereniging Het Oosten en de Vereniging van Eigenaars Het Oosten zal als eerste activiteit een technische opname verrichten om het vastgoed te inspecteren en de onderhoudsstatus vast te stellen. Op basis hiervan zal een meerjarig onderhoudsplan worden opgesteld welke na vaststelling door het bestuur dient als uitgangspunt voor het planmatig onderhoud. Het verrichten van de inspectie en het maken van het mee jarig onderhoudskostenplan zijn voorwaarden voor het aangaan van de bovengenoemde beheerovereenkomst en komen voor rekening van de vereniging. Hiervoor zal separaat een aanbieding worden gedaan.
De diensten van Het Oosten met betrekhg tot het technisch beheer omvatten: Correctief onderhoud (vaste vergoeding per appartement per jaar) a. het informeren van de eigenaren over de telefoonnummers en de dienstverleners welke in geval van werkverzoeken, klachten en schades kunnen worden benaderd (24uurs service); b. het aannemen van werkverzoeken, klachten en schademeldingen door onze werkvoorbereiders tussen 08.00 en 16.30 uur. Daarna wordt de boodschappendienst actief, Ook op zon- en feestdagen; c. het beoordelen van de werkverzoeken en het zonnodig maken van werkopdrachten voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden; d. het controleren van het uitgevoerde werk op basis van steekproeven; e. het technisch en financieel gereedmelden van de werkopdracht; f. het kontroleren van de facturen met betrekking tot de werkopdrachten; g. het betaalbaar stellen van de geaccordeerde facturen. Preventief onderhoud (opslag 7% op externe fakturen) a. het jaarlijks ter goedkeuring voorleggen van een jaarbegroting uit het meerjarig onderhoudskostenplan aan het bestuur; b. het maken van een technische omschrijving of bestek voor het uit te voeren onderhoud; c. het maken van een directiebegroting; d. het adviseren en selecteren van aannemers; e. het aanvragen van offertes of het organiseren van een meervoudige onderhandse aanbesteding;
f. het beoordelen van de offertes of het houden van de aanbesteding; 2%. het opstellen van .een gunrungsadvies voor het bestuur; h. het na goedkeuring door het bestuur verstrekken van de opdracht; i. het voeren van de directie over het uit te voeren werk; j. het houden van toezicht bij bouw en werkbesprekingen inclusief verslaglegging; k. het opleveren van het werk; 1. het kontroleren van de ingediende termijnen; m. het betaalbaar stellen van de termijnen; n. het opstellen van een financieel overzicht. Diversen Het archiveren van alle relevante stukken met betrekking tot het onderhoud en beheer zoals werkopdrachten, bouwtekeningen, bestekken technische omschrijvingen, contracten, directiebegrotingen, offertes, processen verbaal, gunningsadviezen, opdrachten, notulen en opleverings-documenten gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn. De stukken blijven eigendom van de vereniging.
e
w m ~ ~ g ~ ~ u ~ w vQ~ ~,J r CD<
het oosten dbC Bijlage B
Bijlage C
behorende bij d e beheerovereenkomst tussen Woningbouwvereniging Het Oosten en d e Vereniging van Eigenaars
sbehorende bij de beheerovereenkomst tussen ~onir&bouwverenigÏn~Het Oosten en de Vereniging van Eigenaars
De diensten van Het Oosten met betrekking tot het financieel en administratief beheer omvatten het volgende:
Alle diensten en activiteiten die niet in de Bijlagen A of B worden verseld zijn additioneel. Voorbeelden daarvan zijn:
(vaste vergoeding per appartement per jaar) a. het aanleggen en bijhouden van het ledenregister van de Vereniging; b. het doen van voorstellen aan d e Vereniging over en het rechtstreeks op een ten name van Het Oosten staande rekening innen bij d e leden van d e voorschotten op service- en exploitatiekosten en van de bijdragen aan d e reservefondsen; c. het rechtstreeks verrekenen van voorschotten met de leden; d. het adviseren over verzekeringen, het namens de Vereniging afsluiten van verzekeringen en het behandelen en afwikkelen van schadekwesties via de assurantiemakelaar van Het Oosten; e. het voeren van een volledige administratie; f. het opstellen van een kwartaaloverzicht van de uitgaven; g. het opstellen van de jaarstukken en d e begroting; h. het uitschrijven, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse ledenvergadering en ten hoogste twee extra vergaderingen per jaar; i. het namens de Vereniging begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor d e begeleiding van deze eigendomsoverdrachten is door de vervreemder van het appartementsrecht aan Het Oosten een honorarium verschuldigd van fl. 150,- (excl. BTW) per overdracht; j. het verrichten van alle betalingen en het beheer van de liquide middelen van de Vereniging.
a. b. c. d.
e.
f.
g.
het voeren van (inkasso)procedures, arbitrages e.d.; bemoeienissen met overheidsinstanties; specifieke dormatievoorziening aan leden/ bewoners; het bijwonen van meer dan drie vergaderingen per jaar van het bestuur en/of d e leden van de Vereniging; onderhoud en beheer in en ten behoeve van ruimten die zijn bestemd voor privégebruik, zoals bijvoorbeeld het opheffen van lekkages in woningen; diensten met betrekking tot schadeherstel dat wordt gedekt door verzekering, bestaande uit voorbereiding en toezicht. adviezen op het gebied van technisch beheer en onderhoud, voor zover niet vallend onder een van d e beschrijvingen als opgenomen in de Bijlagen A en B.
VERSLAG Extra VVE vergadering De Haven Tweeling Donderdag 3 december 1998
opening De v o o d e r opent de vergadering en heet alle aanwezigen wekom. De reden voor de vergadering is dat De Key een voorstel voor continuering van het administtateurscha~heeft gedaan weke fmancieel dermate on-pustig is dat het bestuur heeft besloten om geen verdere gesprekken met De Key hierover aan te gaan. In deze vergadering wil het bestuur dan ook het voorstel doen om Het Oosten als nieuwe administrateur in te huren.
P
Het Oosten Het Oosten is vertegenwoordigd door de heer Jonker die een uitgebreide toelichting geeft over de huidige werkzaamheden en de ambities van deze organisatie. Ook gaat hj in op de wijze waarop Het Oosten het administrateurschapvoor onze vereniging wil gaan uitvoeren. Aan het eind van zijn toelichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen: Vraag Kan het Oosten extra werkzaamheden aan. Dit m verband met de objecten die reeds in beheer zijn en de door de heer Jonker aangegeven verwachte groei in de komende periode. Heeft deze te verwachten groei geen nadelige gevolgen voor de kwaliteit van de werkzaamheden voor onze vereniging Antwoord De heer Jonker geeft onderbouwd aan dat er op dit terrein geen problemen te verwachten zijn. Vraag De Key heeft in de buurt een huismeester. Hoe geeft Het Oosten mvulling aan deze h c t i e . Antwoord Het Oosten werkt met twee rayonkantoren. Voor De Haven Tweeling is kantoor Diemen relevant. Opmerkingen, storingen en overige meldingen kunnen telefonisch bij dit kantoor worden gemeld. Het kantoor schakelt onderhoudsdiensten in (interne en externe) die de gemelde problemen verhelpen. Vraag Wat zijn de responsetijden op deze meldingen. Antwoord De snelheid van de afbandeling is ter beoordeling van de werkvoorbereider, waarbij de aard van de klacht bepalend zal zijn voor het moment van verhelpen. Vraag Weke systematiek hanteer Het Oosten inzake het plannen en uitvoeren van het meerjaren onderhoud. In principe hanteert Het Oosten een systematiek gebaseerd op een 50 Antwoord jaren plan, waarbij verder wordt gegaan op de eindcijfers die het resultaat zijn van de methode van de huidige administrateur. Vraag Hoe worden de kosten door Het Oosten verdeeld over de diverse appartementen.
Antwoord toegepast.
Het Oosten neemt de systematiek over die op dit moment wordt
Vraag Hoe hctureren leveranciers c.q. onderaannemers van Het Oosten hun werkzaamheden. Dit met betrekking tot ervaringen uit het recente verleden waarbij op één factuur werkzaamheden van diverse complexen m rekening werden gebracht. Antwoord Alle werkzaamheden die betrekking hebben op De Haven Tweeling worden door de betreffende leverancier separaat gefactureerd. Samenvoegen van werkzaamheden voor verschillende objecten op één factuur komt niet voor. Vraag Wat is de gemiddelde grootte van de verenigingen waarvoor Het Oosten op dit moment de administratie voert. Dit varieert sterk te weten van 6 tot 110 woningen per object. De Antwoord gemiddelde grootte van de acquisitie objecten ligt hoger. De heer Jonker wordt bedankt en verlaat de vergadering
Toelichting en voorstel van het bestuur Het bestuur deelt nogmaals mee waarom zij de samenwerking met De Key niet wil continueren. Samengevat komt het op de volgende punten neer (1) Financiën (de stijging is ten opzichte van de huidige situatie te groot) en (2) de wijze waarop De Key één en ander mee heeft gedeeld. De indruk bestaat dat De Key als strategie heeft om abcheid te nemen van 'kleine' VVE's en zich alleen wil richten op de grotere objecten. Het bestuur heeft een aantal offertes aangevraagd en motiveert haar keuze voor Het Oosten. Eén en ander is helder weergegeven m de uitnodiging die een ieder heeft ontvangen. Ook is over Het Oosten navraag gedaan bij andere verenigingen en de ervaMgen zijn overwegend positie£ Het bestuur doet daarom het voorstel om het Oosten voor een (test) periode van één jaar in te huren als administrateur van de vereniging.
Stemming Voordat wordt overgegaan tot stemming heeft de vergadering nog een aantal vragen en opmerkingen: Mevrouw Frati heeft een offerte aangevraagd en deze voorgelegd aan het bestuur. Het bestuur motiveert om niet voor dit alternatief te kiezen. Het betreft een éénmansbedrijf en ervaringen hiermee ajn m het verleden niet positief geweest. Er wordt meer vertrouwen gesteld in grotere en professionele organisaties zoals Het Oosten. Het bestuur wordt gewezen op de inhoud van het contract met betrekking tot (1) de 7% toeslag op alle kosten van externe opdrachten en (2) de situatie dat hogere bedragen kunnen worden gefactureerd voor medewerkers van Het Oosten dan vermeld in het tarievenoverzicht. Het bestuur wordt verzocht om duidelijke ahraken te maken met Het Oosten inzake de uit te voeren werkzaamheden in het algemeen en de response tijden voor het verhelpen van klachten en storingen m het bijzonder.
Het Oosten hanteert voor het meerjaren onderhoud een begrotingsprincipe waarvan de duur langer is dan de systematiek die is gehanteerd door De Key. De opmerking wordt gemaakt om de systematiek van Het Oosten te continueren. Er bestaan lopende contracten op werkzaamheden m.b.t. De Haven Tweeling; deze dienen te worden overgenomen van De Key. In het verleden is er sprake geweest van een afkoopsom te betalen door de gemeente. Deze is reeds aan De Key betaald en is derhalve afgehandeld.
Het voorstel van het bestuur wordt nagenoeg unaniem aangenomen. Het vereiste quorum is aanwezig in de vorm van aanwezigen en uitgebrachte machtigingen.
-
De kascommissie en de Technische commissie d e n m een aparte bijeenkomst inventariseren wat moet gebeuren om de overdracht van de administratie naar Het Oosten goed te laten verlopen. Deze vergadering zal een actielijst opstellen die m de komende periode gehanteerd zal gaan worden.
Hydrofoor Het kan gebeuren dat de hydrofoor m de kelder uitvalt. De oorzaak hiervan zijn de diverse bouwwerkzaamheden in de buurt. Met name de bewoners op de hoger gelegen verdiepmgen hebben dan last van een lagere waterdruk. In de garage is er aan de noordkant (aan de De oplossing van dit probleem is simpel: linkerkant wanneer je met de rug naar de deur staat) een ruimte waarin de hydrofoor staat. Aan de wand is een schakelkast met daarop een schakelaar. Zet de schakelaar op stand O (nul); wacht een aantal seconden en zet deze vervolgens weer op 1. De hydrofoor hervat haar taken.
-
Offertes voor het reinigen van de gevels Er zijn drie offertes aangevraagd. Twee bevatten een prijs van circa 47.000 (met steigerbouw) en één offerte bevat een prijs van circa 35.000 (Hoogwerker). De offertes d e n ter beoordeling en voor advies worden voorgelegd aan Het Oosten. Linker deur van de oostelijke toren. Wanneer het vriest sluit de linker deur van de oostelijke toren niet goed. In verband met insluipmg wordt een ieder verzocht op te letten of bij binnenkomst of vertrek de deur in het slot valt. Containers Het is met grote regelmaat een grote bende bij de vuilcontainers. Een ieder wordt verzocht om ginhaar huisvuil op de juiste tijden naar buiten te brengen.
Einde vergadering.
