Afsprakenkader ICT voor de kmo-portefeuille versie van 16/09/2014
1 Inleiding Via de kmo-portefeuille (http://www.kmo-portefeuille.be/) kunnen kmo’s subsidies krijgen voor opleiding, advies, strategisch advies, advies voor internationaal ondernemen, technologieverkenning en coaching. De bedoeling van dit document is om te verduidelijken welke ICT-gerelateerde diensten gesubsidieerd kunnen worden via de kmo-portefeuille. ICT-gerelateerde diensten komen hoofdzakelijk voor in de pijlers advies en opleiding van de kmoportefeuille. Daarnaast en aanvullend bij de kmo-portefeuille is er ook ondersteuning mogelijk voor strategisch ICT-advies via een pilootproject inzake strategisch ICT-advies . Subsidiabele ICT-gerelateerde diensten situeren zich uitsluitend vóór de implementatie van een ICTgerelateerd project (advies en strategisch ICT-advies) en na de implementatie ervan (opleiding). Dit is schematisch weergegeven in Figuur 1.
Figuur 1
Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor ICT-gerelateerde diensten die een louter uitvoerend karakter hebben en voor ICT-gerelateerde diensten die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven. Software ontwikkeling, met inbegrip van analyse, ontwerp, implementatie, integratie, testen, installatie en onderhoud, is niet subsidiabel. Dit document verduidelijkt welke ICT-gerelateerde diensten subsidiabel zijn in het kader van ICTgerelateerde opleiding, ICT-gerelateerd advies en strategisch ICT-advies, en welke de nietsubsidiabele ICT-gerelateerde diensten zijn. De lijsten van subsidiabele en niet-subsidiabele diensten moeten hierbij als voorbeelden geïnterpreteerd worden en niet als exhaustieve opsommingen.
2 ICT-gerelateerde opleiding Via de pijler opleiding van de kmo-portefeuille kunnen kmo’s subsidies krijgen voor opleiding, en dus ook voor ICT-gerelateerde opleiding, gericht op de kerntaken en het verbeteren van het bedrijfsfunctioneren van de onderneming.
Een opleiding is het onderricht, gevolgd door werkenden in de onderneming, bij een dienstverlener, dat uitsluitend of hoofdzakelijk gericht is op het verbeteren van het huidige of het toekomstige bedrijfsfunctioneren van de onderneming, en dat gericht is op de kernprocessen van de onderneming. De opleiding draagt bij tot de versterking, groei of transformatie van de onderneming in Vlaanderen. Een ICT-gerelateerde opleiding is een opleiding in verband met ICT.
2.1 Niet-subsidiabele ICT-gerelateerde opleidingen Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor de onderstaande ICTgerelateerde opleidingen.
ICT-gerelateerde opleiding die integraal deel uitmaakt van de aankoop van software is niet subsidiabel. Indien zowel software als opleiding aangekocht worden, dan moeten die apart gefactureerd worden en kan enkel de opleiding worden gesubsidieerd.
3 ICT-gerelateerd advies Via de pijler advies van de kmo-portefeuille kunnen kmo’s subsidies krijgen voor adviezen, en dus ook voor ICT-gerelateerde adviezen, gericht op het verbeteren van het bedrijfsfunctioneren van de onderneming. Een advies is een verzameling van schriftelijke, specifieke, waardevolle raadgevingen en aanbevelingen, verleend door een dienstverlener, die bestaan uit een analyse van de probleemstelling, een eigenlijk advies, een implementatieplan en de begeleiding bij de implementatie, en die uitsluitend of hoofdzakelijk gericht zijn op het verbeteren van het huidige of het toekomstige bedrijfsfunctioneren van de onderneming. Het advies draagt bij tot de versterking, groei of transformatie van de onderneming in Vlaanderen. Een ICT-gerelateerd advies is een advies in verband met ICT. Een ICT-gerelateerd advies moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
het ICT-advies is professioneel; het ICT-advies is neutraal en onafhankelijk; het ICT-advies is niet ingegeven door een vooraf vastgelegde keuze voor een specifiek product, of een specifieke dienst of leverancier; het ICT-advies wordt op een ethisch verantwoorde wijze verstrekt; ICT- dienstverleners worden aangemoedigd om het eTIC Deontologisch Handvest, een gedragscode die de vertrouwensrelatie tussen de ICT-leverancier en de kmo-klant wil versterken, te onderschrijven; het advies is op maat van de onderneming, fundamenteel onderbouwd en laat toe om een beslissing te nemen over de haalbaarheid van het project; het advies(traject) is op organisatieniveau en vertrekt vanuit bedrijfsbrede ICT-noden.
3.1 Niet-subsidiabele ICT-gerelateerde adviezen Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor bepaalde ICT-gerelateerde adviezen.
Wettelijk verplichte adviezen zijn niet subsidiabel.
Adviezen van permanente of periodieke aard zijn niet subsidiabel. Voorbeelden: o Regelmatige security checks of security scans zijn niet subsidiabel (zelfs als deze resulteren in advies op maat).
Adviezen die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming en nietgespecialiseerde adviezen zijn niet subsidiabel. Voorbeelden: o Advies gerelateerd aan de loutere verkoop van software, zoals een vergelijkende prijzenstudie, met inbegrip van optimalisatie van licenties (license optimization), is niet subsidiabel. o De aanpassing of optimalisatie van huidige bedrijfsprocessen om te aligneren met nieuwe, bedrijfsbrede ICT-oplossingen is niet subsidiabel. Deze implementatie-acties behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven. o Zie Louter uitvoerende ICT-gerelateerde diensten voor meer voorbeelden.
Diensten met betrekking tot subsidies zijn niet subsidiabel. Voorbeelden: o Advies voor het aanvragen van ICT-gerelateerde subsidies is niet subsidiabel.
Technische analyses die geen deel uitmaken van een advies zijn niet subsidiabel. Voorbeelden: o Advies over server migratie (server migration) is niet subsidiabel.
3.2 Subsidiabele ICT-gerelateerde adviezen Voorbeelden van ICT-gerelateerde adviezen die subsidiabel kunnen zijn:
Advies over de hardware-infrastructuur met betrekking tot de huidige en/of toekomstige noden van het bedrijf, of met betrekking tot het verbeteren van de kostenefficiëntie, de bedrijfscontinuïteit, de energie-efficiëntie en/of de flexibiliteit kan subsidiabel zijn.
Advies over de keuze tussen eigen servers (dedicated servers) of servers in de cloud (cloud servers) kan subsidiabel zijn.
Analyse van de hoofdvereisten waaraan bedrijfsbrede software (Enterprise Software) zoals klantrelatiebeheer (customer relationship management of CRM) of bedrijfsresourceplanning (Enterprise resource planning of ERP) moet voldoen kan subsidiabel zijn. Het opstellen van een gedetailleerd lastenboek is echter niet subsidiabel.
Advies over de keuze tussen standaard software en software op maat (custom software), commerciële software en open-source software, en/of het aankopen van software en het leasen van software (software as a service of SAAS) kan subsidiabel zijn.
Het opstellen van een online communicatiestrategie kan subsidiabel zijn.
Het opstellen van een e-marketingstrategie (internet marketing strategy) in het kader van een marketingstudie kan subsidiabel zijn .
4 Strategisch ICT-advies Via het pilootproject strategisch ICT-advies in het kader van de kmo-portefeuille kunnen kmo’s subsidies krijgen voor strategisch ICT-advies. Het pilootproject strategisch ICT-advies maakt nog geen deel uit van de kmo-portefeuille, subsidies moeten aangevraagd worden via http://www.agentschapondernemen.be/pilootstrategischadvies. Een strategisch advies is een advies dat betrekking heeft op een kantelmoment binnen de onderneming en dat leidt tot beslissingen waarvan de gevolgen moeilijk omkeerbaar zijn. Dit betekent dat het advies een langetermijnoplossing biedt die invloed heeft op de hele organisatie. Een strategisch ICT-advies is een strategisch advies waarbij naast de economische ook de technische de haalbaarheid van een ICT-gerelateerd project wordt beoordeeld. Het project streeft naar een oplossing voor een bedrijfsbreed vraagstuk waarin ICT een belangrijke rol speelt, gesitueerd binnen de huidige of toekomstige bedrijfsactiviteiten. Een strategisch ICT-advies is ook een ICT-gerelateerd advies, en beantwoord dus aan de voorwaarden van een ICT-gerelateerd advies (zie ICT-gerelateerd advies ), met die uitzondering dat dienstverleners voor het pilootproject strategisch ICT-advies niet erkend moeten zijn. Een strategisch ICT-advies gaat echter significant verder dan een ICT-gerelateerd advies, het heeft betrekking op een kantelmoment en is daarom ook langetermijn en bedrijfsbreed. Een strategisch ICT-advies moet de volgende elementen bevatten:
de probleemstelling: een omschrijving van het bedrijfsbreed vraagstuk waarin ICT een belangrijke rol speelt; een systematisch opgezette en afgeronde analyse van de probleemstelling; het eigenlijk advies, op basis van de analyse: een oplossing voor de probleemstelling samen met een beoordeling van de economische en technische de haalbaarheid van de oplossing; een implementatieplan, eventueel met begeleiding bij de implementatie.
4.1 Niet-subsidiabele strategische ICT-adviezen Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor bepaalde strategische ICTadviezen.
ICT-gerelateerde adviezen die geen strategisch karakter hebben
4.2 Subsidiabele strategische ICT-adviezen Voorbeelden van strategische ICT-adviezen die subsidiabel kunnen zijn:
Het in kaart brengen van opportuniteiten zoals nieuwe producten of diensten, of nieuwe buisinessmodellen of verkoopskanalen door het innovatief inzetten van ICT kan subsidiabel zijn.
Advies over het (beter) op elkaar afstemmen van ICT en de huidige en/of toekomstige bedrijfsdoelstellingen kan subsidiabel zijn.
Advies over het automatiseren van huidige en/of toekomstige bedrijfsprocessen kan subsidiabel zijn.
Het onderzoek naar de haalbaarheid van e-commerce: business analyse, keuze technologie, koppeling aan off-line bedrijfsprocessen, de opmaak van een strategie met betrekking tot het opzetten van e-commerce, …. kan subsidiabel zijn.
5 Niet-subsidiabele ICT-gerelateerde diensten Sommige ICT-gerelateerde diensten horen niet thuis in ICT-gerelateerde opleiding, ICT-gerelateerd advies en strategisch ICT-advies en zijn bijgevolg niet subsidiabel. De meest voorkomende van deze diensten zijn ICT-gerelateerde diensten die een louter uitvoerend karakter hebben en ICTgerelateerde diensten die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven.
5.1 Louter uitvoerende ICT-gerelateerde diensten Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor ICT-gerelateerde diensten die een louter uitvoerend karakter hebben. Een beperkte begeleiding van de dienstverlener bij de implementatie van ICT-gerelateerd advies of strategisch ICT-advies daarentegen kan wel subsidiabel zijn.
Het ontwikkelen van software (o.a. applicaties, websites en apps), met inbegrip van analyse, ontwerp, implementatie, integratie, testen, installatie en onderhoud is niet subsidiabel. Hieronder valt ook het onderhoud van software (o.a. installatie van patches, software updates en security updates), de klantenservice voor software (helpdesk of technical support) en het optimaliseren van software.
Het zoekmachinemarketen , met inbegrip van zoekmachineoptimalisatie (search engine optimization of SEO) en zoekmachineadverteren (search engine advertising of SEA), en opstellen web analyserapporten (web analytics) is niet subsidiabel. Het bepalen van een strategie voor e-marketen daarentegen kan wel subsidiabel zijn.
Het opzetten van sociale media (social media), met inbegrip van Facebook, Twitter en LinkedIn is niet subsidiabel. Het bepalen van een strategie voor e-communicatie daarentegen kan wel subsidiabel zijn.
5.2 ICT-gerelateerde diensten die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven Via de kmo-portefeuille kunnen geen subsidies verkregen worden voor ICT-gerelateerde diensten die behoren tot de gewone bedrijfsuitgaven.
Het onderhoud van hardware is niet subsidiabel.
Het onderhoud van software is niet subsidiabel.
ICT dienstverlening (IT consulting) in de zin van uitbesteding (outsourcing) van gewone ICT activiteiten is niet subsidiabel. ICT dienstverlening in de zin van adviseren van ondernemingen over het gebruik van ICT om bedrijfsdoelstellingen te bereiken kan wel subsidiabel zijn, indien het voldoet aan de voorwaarden van ICT-gerelateerd advies of strategisch ICT-advies.
Klantenservice voor hardware en software (helpdesk of technical support) is niet subsidiabel.
Meer informatie over het al dan niet subsidiabel zijn van ICT-gerelateerde diensten kan verkregen worden bij de kmo-portefeuille (
[email protected]).
