BIJLAGE Bijlage nr. 06/005
Overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschapscommissie en Academie voor Beeldende Kunst van de Vlaamse Gemeenschap met betrekking tot de realisatie van een beeldengroep in het kader van het project “Sneeuwpoppen”
TUSSEN: De Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brussels hoofdstedelijk gewest, gevestigd te 1000 Brussel, Sainctelettesquare 17, vertegenwoordigd door Ernest Moriau, directeur Cultuur, hierna steeds de ‘organisator’ genoemd EN de Academie Beeldende Kunst van de Vlaamse Gemeenschap, met maatschappelijke zetel te 1040 Brussel (Etterbeek), Edouard de Thibaultlaan 2, hierbij vertegenwoordigd door Georges Van Aerschot, directeur, hierna steeds ‘opdrachtnemer’ genoemd, wordt het volgende overeengekomen:
AFDELING 1: VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST Artikel 1.De overeenkomst strekt ertoe om de modaliteiten te bepalen van de overeenkomst tussen de organisator en de opdrachtnemer in het kader van de door de organisator geplande tentoonstelling met als werktitel “Sneeuwpoppenfestival”, die doorgaat van donderdag 1 tot en met zondag 18 maart 2007 (hierna de ‘tentoonstelling’ genoemd). De tentoonstelling past in een totaalproject “Sneeuwpoppen”, een erfgoedinitiatief dat verschillende publieksvertalingen van een middeleeuwse tekst van Jan Smeken omvat, en waarin expressievormen uit de beeldende kunst, literatuur en het theater worden gebundeld.
1
AFDELING 2: WERK VAN DE OPDRACHTNEMER Artikel 2.§1. De opdrachtnemer zal een kunstwerk – hierna het werk genoemd – laten creëren voor de tentoonstelling “Sneeuwpoppenfestival” dat past in het bovenvermelde erfgoedinitiatief “Sneeuwpoppen”. Dit werk zal worden geïnspireerd op het gelegenheidsgedicht “D’ Wonder dat in die stat van Bruesel ghemaect was van claren ijse en snee, die wel gheraect was.” uit 1511 van Jan Smeken. Het werk dient een eigentijdse interpretatie te geven over beelden en / of ideeën die uit het gelegenheidsgedicht spreken. Het werk bevat de interpretatie over minstens één beeld en / of idee uit het gelegenheidsgedicht. §2. In de creatie van het werk is de opdrachtnemer vrij wat betreft materiaal, maar bij voorkeur wordt met vergankelijk materiaal gewerkt. §3. Het werk zal al dan niet specifiek voor de ter beschikking gestelde tentoonstellingsruimtes worden gecreëerd. §4. De opdrachtnemer zal het werk laten creëren door de studenten, onder begeleiding van de bevoegde docenten van de opdrachtnemer. Artikel 3.§1. De organisator stelt aan de opdrachtnemer zoveel mogelijk informatie ter beschikking die hem in staat stelt om de opdracht uit te voeren zoals vermeld in artikel 2, en stelt daarvoor met name het werk van professor Jozef Janssens “Dossier te voorbereiding van actualiserende evocaties van het historisch gebeuren van 1511” ter beschikking. §2. De creatie van het werk wordt op creatief inhoudelijk vlak begeleid door een door de organisator aangestelde tentoonstellingscommissaris, in casu de heer Bert De Keyser. Hij zorgt voor de coördinatie tussen alle gecreëerde werken en de verschillende tentoonstellingsruimtes. AFDELING 3: TENTOONSTELLINGSMODALITEITEN Artikel 4.De tentoonstelling is een groepstentoonstelling. Benevens de opdrachtnemer werken de volgende instellingen mee aan de tentoonstelling voor de creatie van werken: -
Globe Aroma vzw, Cellebroersstraat 16 te 1000 Brussel
-
Hogeschool Sint-Lukas Brussel, Paleizenstraat 70 te 1030 Brussel ( Schaarbeek)
-
Sint-Lukas Kunsthumaniora, Groenstraat 156 te 1030 Brussel ( Schaarbeek)
-
Academie voor Beeldende Kunsten van het Gemeenschapsonderwijs, Dapperheidsplein 17 te 1070 Brussel (Anderlecht)
-
Académie Royale des Beaux-Arts de Bruxelles (Koninklijke Academie voor Schone Kunsten van Brussel), Zuidstraat 144 te 1000 Brussel
-
Vzw Beeldenstorm, Bergensesteenweg 145 te 1070 Brussel (Anderlecht).
Artikel 5.2
De werken zullen door de organisator tentoongesteld worden van donderdag 1 maart 2007 tot en met zondag 18 maart 2007. De organisator en de opdrachtnemer kunnen gezamenlijk overeenkomen de tentoonstellingsperiode te wijzigen. Een dergelijk akkoord zal schriftelijk vastgelegd worden in een addendum bij deze overeenkomst. Artikel 6.De organisator neemt de eindbeslissing over de keuze van de werken op een bepaalde locatie, weliswaar na overleg met de opdrachtnemer. Artikel 7.Het werk kan tentoongesteld worden op een van de volgende locaties: -
Archief en Museum van het Vlaams Leven te Brussel, Arduinkaai 28-29 te 1000 Brussel
-
Koninklijke Vlaamse Schouwburg (Box), Arduinkaai 7 , 1000 Brussel
-
Rust- en verzorgingstehuis OCMW-Pacheco (eerste binnentuin), Grootgodshuisstraat 7, te 1000 Brussel
-
Fietsatelier Cyclo (etalage), Vlaamse steenweg 85, te 1000 Brussel
-
Sint-Katelijnekerk te 1000 Brussel
-
Sint-Gorikshallen, Sint-Goriksplein 25 te 1000 Brussel
-
Voormalig Rijke Klarenklooster (binnenkoer), Sint-Goriksplein te 1000 Brussel
-
Erasmushogeschool, campus Bloemenhofplein, Zespenningenstraat 70 te 1000 Brussel
-
Stadhuis Brussel (binnenkoer).
De organisator informeert de opdrachtnemer over de fysieke kenmerken van de locatie voor het door de opdrachtnemer gecreëerde kunstwerk ten laatste op 1 december 2006. Artikel 8.De organisator verbindt er zich toe dat de tentoonstellingsruimtes tijdens de tentoonstelling minstens geopend zijn voor het publiek op de volgende dagen en uren: Dinsdag
van 14 uur tot 17 uur
Woensdag
van 14 uur tot 17 uur
Donderdag
van 14 uur tot 17 uur
Vrijdag
van 14 uur tot 17 uur
Zaterdag
van 14 uur tot 17 uur
Zondag
van 14 uur tot 17 uur.
Artikel 9.De organisator staat in voor de kosten van de verzekering van het werk van nagel tot nagel vanaf het transport heen en terug, inclusief de tentoonstellingsperiode. AFDELING 4: OPBOUW EN AFBOUW VAN DE TENTOONSTELLING 3
Artikel 10.De tentoonstelling zal opgebouwd worden op dinsdag 27 februari 2007 tussen 8 uur tot 17 uur. De tentoonstelling zal afgebroken worden op dinsdag 20 maart 2007 tussen 8 uur tot 17 uur. Artikel 11.De organisator en de opdrachtnemer dragen zorg voor de opbouw van de tentoonstelling. De organisator en de opdrachtnemer dragen zorg voor de afbouw van de tentoonstelling. De opdrachtnemer zal minimum twee personen ter beschikking stellen bij de op- en afbouw van de tentoonstelling. Artikel 12.De organisator verbindt er zich toe de technische richtlijnen van de opdrachtnemer te volgen bij de montage en / of de installatie van de werken De opdrachtnemer verbindt er zich toe om de praktische richtlijnen van de organisator, in het bijzonder over de kunstwerken en de tentoonstellingsruimtes te respecteren. De organisator voorziet alle basismateriaal, personeel en vervoer nodig om de werken te monteren en / of te installeren en de tentoonstelling op- en af te bouwen. Wanneer specifiek materiaal voor de op- en /of afbouw van de werken nodig is, wordt dit door de opdrachtnemer ten minste 90 dagen voor de opening van de tentoonstelling schriftelijk meegedeeld aan de organisator. De kosten voor de op- en afbouw van de tentoonstelling worden gedragen door de organisator. Artikel 13.Eens de tentoonstelling opgebouwd, mogen de werken enkel worden verplaatst mits de schriftelijke toestemming van de opdrachtnemer. Artikel 14.De kosten voor het inlijsten van en / of het maken van sokkels voor de werken specifiek voor deze tentoonstelling worden gedragen door de opdrachtnemer die na afloop eigenaar wordt van het ganse werk.
AFDELING 5: TRANSPORT EN LEVERING VAN HET WERK Artikel 15.De opdrachtnemer zal de werken klaar hebben voor transport uiterlijk tien dagen voor de opening van de tentoonstelling. De organisator zal ten laatste tien dagen na het einde van de tentoonstelling het werk terugbrengen op het volgende adres: Edouard de Thibaultlaan 2 te1040 Brussel (Etterbeek).
Artikel 16.4
De organisator is verantwoordelijk voor het transport van de werken. Hij is vrij in de keuze van transporteur. De organisator draagt de kosten voor dit transport.
Artikel 17.De organisator verbindt er zich toe het werk terug te brengen in de verpakking gebruikt voor het heen transport. Indien dit niet mogelijk is, verbindt de organisator er zich toe het werk terug te brengen in een kwalitatief gelijkaardige verpakking. De kosten voor deze verpakking(en) worden door de organisator gedragen. Artikel 18.Voor het transport van en terug van de tentoonstelling maken beide partijen gezamenlijk een staat op van het tentoon te stellen werk.
AFDELING 6: AUTEURSRECHTEN EN CREDITS Artikel 19.De opdrachtnemer behoudt alle eigendoms- en auteursrechten van het in opdracht van de organisator gecreëerde werk. In ruil geeft de opdrachtnemer aan de organisator de toelating het werk gratis tentoon te stellen gedurende de bovenvermelde periode, overeengekomen in artikel 4, en, indien de staat van de werken dit toelaat, tijdens de week voorafgaand aan de 11-julivieringen 2007 in Brussel en van 1 tot en met 30 september 2007. Voor deze laatste twee tentoonstellingsperiodes zal de opdrachtnemer geen restauratie aan de werken dienen uit te voeren, wanneer de werken door de normaal voorziene aftakeling door ouderdom zijn aangepast.
Artikel 20.De organisator zal op een duidelijke wijze het werk en de eventuele reproducties ervan identificeren tijdens de tentoonstelling. Deze identificatie bevat tenminste de vermelding “Academie Beeldende Kunst van de Vlaamse Gemeenschap” en het jaar waarin het werk werd gerealiseerd. Deze identificatie zal in de onmiddellijke buurt van de werken worden geplaatst. AFDELING 7: PROMOTIE EN PUBLICITEIT Artikel 21.De organisator draagt zorg voor de hoofdcommunicatie, promotie en de publiciteit van de tentoonstelling volgens zijn gebruikelijke kanalen, en op de volgende wijze: uitnodigingskaart en folder, en de publiciteitskanalen via het evenement BRXLBRAVO. De organisator draagt de kosten voor deze hoofdcommunicatie, promotie en de publiciteit. De opdrachtnemer zal eveneens alle eigen promotiekanalen benutten ter promotie van en communicatie over de tentoonstelling. Als de opdrachtnemer nog afzonderlijk wenst te communiceren naar media en / 5
of andere communicatiekanalen, dient deze communicatie voorafgaandelijk met de organisator te worden afgesproken. In al deze communicatie- en promotiemiddelen over het betrokken project zal het logo van de VGC, samen met dat van de erfgoedcel, en van de Vlaamse Gemeenschap worden vermeld, samen met de respectievelijke vermelding “Dit is een initiatief van de erfgoedcel Brussel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie” en “Met de steun van de Vlaamse Regering”. Deze promotie en communicatie over het project gebeurt in samenwerking met de erfgoedcel Brussel van de VGC. Elke andere folder of ander promotie- en communicatiemateriaal dient tijdig ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de erfgoedcel van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, en zal door de opdrachtnemer afzonderlijk zelf worden gefinancierd. De opdrachtnemer werkt mee aan de verspreiding van de promotie- en communicatiematerialen die de organisator ter beschikking zal stellen. De samenwerking tussen de verschillende partners zal in de communicatie en promotie duidelijk zichtbaar gemaakt worden. Artikel 22.De opdrachtnemer geeft de organisator de toestemming de hiernavolgende auteursrechten op het werk en het promotiemateriaal te gebruiken. De organisator heeft het recht om het werk en het promotiemateriaal erover vast te leggen, te reproduceren, publiek mee te delen en te verspreiden, zonder bijkomende vergoeding: -
geheel en / of gedeeltelijk op een klank- en / of beelddrager op analoge wijze: folder/flyer, brochure, tentoonstellingspanelen, boekpublicatie, e.a. ;
-
geheel en / of gedeeltelijk op een klank- en / of beelddrager op digitale wijze: diskette, cd-rom, dvd, internet, minidisk, harddisk, memory stick, e.a.
De organisator verbindt er zich toe om de verleende rechten slechts te gebruiken in het kader van het bovenvermelde erfgoedinitiatief. Deze rechten kunnen niet aan derden in sublicentie worden gegeven zonder uitdrukkelijke voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de opdrachtnemer. AFDELING 8: BETALINGSMODALITEITEN Artikel 23.De organisator kent een bedrag van maximaal 2.500 EUR toe voor de realisatie van de in artikel 2 beschreven opdracht. Het bedrag wordt in een keer uitbetaald onmiddellijk na goedkeuring van de overeenkomst. Artikel 24.Indien de opdrachtnemer de verbintenissen, opgenomen in afdeling 2 van onderhavige overeenkomst, niet volledig nakomt en daarvoor geen afdoende verantwoording kan geven, kan de VGC de subsidie, zoals voorzien in artikel 23 van onderhavige overeenkomst, verminderen.
AFDELING 9: VERSLAG EN EVALUATIE
6
Artikel 25.De opdrachtnemer zal ten laatste op 15 februari 2007 een tussentijds verslag, inclusief de voorlopige financiële bewijsstukken, voorleggen aan de organisator. Het definitieve eindverslag met alle financiële bewijsstukken dient ten laatste op 15 maart 2007 te worden ingediend. AFDELING 10: DUUR VAN DE OVEREENKOMST Artikel 26.De overeenkomst treedt in met terugwerkende kracht op 1 oktober 2006 en geldt tot 30 september 2007. Opgemaakt te Brussel op …………… in zoveel originele exemplaren als er partijen zijn, waarvan elk van de partijen verklaart één origineel te hebben ontvangen.
Namens de VGC,
Namens de opdrachtnemer,
Ernest MORIAU,
Georges Van Aerschot,
Directeur Cultuur
Directeur van Academie Beeldende Kunst van de Vlaamse Gemeenschap
Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 06/428 van 23 november 2006 houdende de goedkeuring van de overeenkomsten en subsidiëring met betrekking tot het project “Sneeuwpoppen”. De Collegeleden,
Brigitte GROUWELS
Pascal SMET
Guy VANHENGEL
7
