_________________________________________________________ Aeroklub České Republiky
Směrnice pro oběh účetních dokladů Aeroklubu České republiky
Vydání 2010
Schváleno Výborem AeČR dne 16. února 2010
Platí od 16. února 2010
U Mlýna 3 141 00 Praha 4-Spořilov Tel: 272 088 800 Fax: 272 761 833 E-mail:
[email protected] Web: www.aecr.cz
1
Obsah A. Účel vnitřního předpisu .......................................................................................................................... 3 B. Oběh dokladů – výdajová část............................................................................................................... 3 1. Dodavatelské faktury ..................................................................................................................................... 3 2. Objednávky .................................................................................................................................................... 3 3. Mzdy .............................................................................................................................................................. 3 4. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách ................................................................... 3 4.1.Tuzemské pracovní cesty ............................................................................................................................ 3 4.2. Zahraniční pracovní cesty .......................................................................................................................... 4 5. Doklady k ostatním platbám .......................................................................................................................... 4 6. Zálohy ............................................................................................................................................................ 4 C. Oběh dokladů – příjmová část .................................................................................................................. 4 1. Vystavené faktury, daňové doklady a dobropisy ................................................................................... 4 D. Oběh bankovních dokladů ........................................................................................................................ 5 2. Oběh bankovních dokladů ..................................................................................................................... 5 E. Oběh pokladních dokladů ...................................................................................................................... 5 1.Oběh pokladních dokladů ............................................................................................................................... 5 F. Hotovostní platby ................................................................................................................................... 5 G. Archivace ............................................................................................................................................... 6 1. Účetní doklady ............................................................................................................................................... 6 H. Skartace ................................................................................................................................................. 6 I. Závěrečná ustanovení ........................................................................................................................... 6
2
A.
Účel vnitřního předpisu
Tato směrnice, upravující oběh účetních dokladů a písemností, se vydává za účelem zajištění včasného a úplného zpracování všech účetních dokladů. Vydává se v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991Sb. Dodržování této směrnice je závazné pro všechny pracovníky Aeroklubu ČR, o.s. . Oběh účetních dokladů musí být prováděn s maximální rychlostí a přesností. Podle této směrnice postupují všichni oprávnění pracovníci a ostatní pracovníci, kteří se stanou v rámci plnění svých úkolů účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinní plnit pokyny oprávněných pracovníků ve smyslu zásad stanovených směrnicí oběhu účetních dokladů. Tato směrnice a dle ní realizovaný oběh dokladů tak vytvářejí předpoklady pro dosažení věrného a poctivého obrazu předmětu účetnictví, jeho průkaznost, správnost a úplnost. Dodržování uvedeného oběhu účetních dokladů vytváří předpoklady pro kontrolovatelný, plynulý a zároveň rychlý oběh dokladů se zaúčtováním těchto dokladů do správného účetního období. Kontrolou účetních dokladů v rámci jejich oběhu se zároveň odstraňují případné chyby a nedostatky dokladů, či operací, které tyto zachycují. B.
Oběh dokladů – výdajová část
1. Dodavatelské faktury 1.
Každá došlá faktura je opatřena „datumovkou“ přijetí a pořadovým číslem došlé pošty odpovědnou pracovnicí zpracovávající poštu. Následně je touto odpovědnou osobou faktura předána do účtárny. Zde pověřený pracovník vyhotoví likvidační list tzv. „košilku“ , přidělí faktuře pořadové číslo D a číslo ze souvislé řady čísel od 1-9999. Tuto fakturu následně zapíše do knihy došlých faktur a zaúčtuje do účetního systému.
2.
Oprávnění ke schválení hospodářské operace – pravomoc zaměstnance AeČR, případně orgánu schválit hospodářskou operaci, potvrdit jí svým podpisem na likvidačním listu faktury či jiném tomu odpovídajícím dokladu dle Podpisového a kompetenčního řádu AeČR, o.s.
3.
Oprávnění ke schválení věcné správnosti - pravomoc odpovědného zaměstnance AeČR, dle stanovené náplně práce stanovené v Organizačním řádu AeČR, o.s.
4.
Oprávnění ke schválení formální správnosti - oprávněnost odpovědné osoby, která schválila účetní případy a úplnost náležitostí předepsaných pro účetní případy.
2. Objednávky Objednávání dodávek od externích dodavatelů (pořízení, nájem, zhotovení, montáž, údržba, oprava nebo úprava věcí movitých či nemovitých anebo provedení jiných činností a služeb) zabezpečuje výkonným ředitelem AeČR pověřený pracovník v souladu s kompetenčním a podpisovým řádem. Každá objednávka je opatřena pořadovým číslem lomeným číslem roku. 3. Mzdy 1.
Podklady pro zaúčtování mezd připravuje vedoucí ekonom ve spolupráci s vedoucími jednotlivých středisek. Podklady musí obsahovat všechny náležitosti, které jsou potřebné pro výplatu mezd. Podklady jsou předány externí účetní firmě ke zpracování a následnému zaúčtování v termínu uvedeném v „Interní účetní směrnici“
4. Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách 4.1.
Tuzemské pracovní cesty
4.1.1. Konání tuzemské pracovní cesty schvaluje zaměstnancům předem jejich přímý nadřízený dle organizačního řádu.
3
4.1.2. Před nástupem pracovní cesty se zaměstnanci poskytne na jeho žádost záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí zaměstnanec zmocněný k výkonu pokladní služby. Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnance povinen předložit svému nadřízenému do 10ti pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou zálohu 4.1.3 Nadřízený pracovník zaměstnance prověří do 10ti dnů vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů. Poté vyúčtování předá pokladníkovi k zajištění výplaty cestovních náhrad nebo k inkasu nevyúčtované části zálohy. 4.2.
Zahraniční pracovní cesty
4.2.1. Konání zahraniční pracovní cesty schvaluje zaměstnancům předem jejich přímý nadřízený dle organizačního řádu 4.2.2. Před nástupem pracovní cesty se zaměstnanci poskytne na jeho žádost záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí zaměstnanec zmocněný k výkonu pokladní služby. Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnance povinen předložit svému nadřízenému do 10ti pracovních dnů vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou zálohu nejpozději do konce měsíce, ve kterém bylo předloženo vyúčtování pracovní cesty. 4.2.3. Nadřízený pracovník zaměstnance prověří do 10ti dnů vyúčtování pracovní cesty včetně přiložených dokladů. Poté vyúčtování předá pokladníkovi k zajištění výplaty cestovních náhrad nebo k inkasu nevyúčtované části zálohy. 5. Doklady k ostatním platbám Pokyny k ostatním platbám (např. zálohám, splátkám, nájemnému apod.) vystavuje odpovědný pracovník dle Kompetenčního a Podpisového řádu. Pokyny předá do účtárny, kde odpovědný pracovník vystaví příkaz k úhradě a předá vedoucímu ekonomovi k zajištění podpisů dle platného bankovního podpisového vzoru. Kopie příkazu k úhradě je zakládána spolu s bankovním výpisem ke kontrole. 6. Zálohy 6.1.
Zálohu lze zaměstnanci či dobrovolnému pracovníku poskytnout v těchto případech : a) zálohu na předpokládané výdaje spojené s pracovní cestou, b) zálohu na opakující se výdaje tzv. provozní zálohu vedoucím pracovníkům jednotlivých provozně-technických pracovišť, c) zálohu na větší náklady v hotovosti, které nelze hradit jiným způsobem.
6.2.
Zaměstnanci či dobrovolnému pracovníku lze poskytnout pouze jednu zálohu na jeden druh nákladu podle odst. 1.
6.3.
Zálohu je třeba vyúčtovat bezprostředně po jejím využití, minimálně však jednou měsíčně.
6.4.
Zvláštním druhem poskytnutí zálohy je vystavení platební karty. Služební kartu nesmí příjemce použít pro soukromé účely.
C.
Oběh dokladů – příjmová část
1. Vystavené faktury, daňové doklady a dobropisy
4
2. Jediným oprávněným k vydávání faktur je účetní – fakturantka. Na základě dodaných podkladů oprávněných pracovníků (dle pracovní náplně a Kompetenčního řádu) a vyhotoví fakturu (daňový doklad) s příslušným pořadovým číslem v souvislé číselné řadě. 3. Faktura je zapsána do Knihy odeslaných faktur 4. Faktura je zanesena do účetního systému Money D. Oběh bankovních dokladů 1. Oběh bankovních dokladů 1.1. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. 1.2.
Příkazy k úhradě vystavuje příslušný zaměstnanec účtárny. Příkaz podepisují zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům příslušné banky podle platných podpisových vzorů.
1.3
Originál výpisu z účtů zasílá příslušná banka 1x měsíčně ke kontrole realizovaných plateb podle příkazu. V elektronické podobě je výpis přístupný každodenně a dle tohoto výpisu odpovědný pracovník účtárny provádí zaúčtování. V případě zjištěné neprovedené platby provádí odpovědný pracovník účtárny šetření o příčině a vydává opravený příkaz k úhradě.
E.
Oběh pokladních dokladů
1. Oběh pokladních dokladů
1. Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: Pokladní kniha Příjmové pokladní doklady Výdajové pokladní doklady Přílohy k příjmovým a výdajovým pokladním dokladům 2. Pokladní operace smí provádět jen příslušný hmotně-odpovědný pracovník tj. pokladník
3. Pokladník má tyto povinnosti: Zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti (název a číslo, název účetní jednotky, okamžik –datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných pracovníků Vede chronologicky záznamy v pokladní knize Dodržuje stanovený pokladní limit 1x měsíčně předává pokladní doklady k zaúčtování odpovědnému pracovníkovi dle Kompetenčního řádu
4. Odpovědný pracovník Odsouhlasí doklady (příjmové, výdajové) s pokladní knihou Sečtením příjmů a výdajů s připočtením zůstatku z minulého měsíce odsouhlasí pokladní hotovost (zůstatek hotovosti) Překontroluje formální správnost dokladů (připojené podpisy, účel platby)
F.
Hotovostní platby
1.Hotovostní platby 1. Ten, který pořídil hotovostní výdaj zabezpečí, aby veškeré doklady byly nalepeny na list formátu A4 a vypracuje soupisku takových dokladů a potvrdí svým podpisem : a) oprávněnost nákupu včetně početní správnosti, b) označení osoby příjemce hotovosti.
5
2. Vedoucí ekonom zabezpečí formální správnost, vystaví pokladní doklad a provede proplacení pokladního dokladu. Ostatní se řídí ustanoveními uvedenými v bodu D . G.
Archivace 1. Účetní doklady Při archivaci a skartaci účetních dokladů postupuje ekonomické oddělení podle § 31 a § 32 zákona č. 563/91 Sb. Účetní doklady se archivují po dobu 5 – 30 let dle typu dokladu.
H.
Skartace
Po uplynutí povinné doby archivace dokladů zajistí výkonný ředitel nebo jím pověřený pracovník odbornou skartaci. Doklad potvrzující skartování daných dokladů je uložen u vedoucího ekonoma. I.
Závěrečná ustanovení
Kontrolu dodržování této směrnice provádí výkonný ředitel účetní jednotky nebo jím pověřený pracovník. Ustanovení této směrnice jsou závazná pro stanovené útvary AeČR.
6
