Advies aan CCvD Archeologie: Reikwijdte en kosten certificering Archeologie bij landbodems en waterbodems

Stichting Infrastructuur Kwaliteitsborging Bodembeheer Postbus 420 2800 AK Gouda telefoon 085–486 2450 www.sikb.nl

Advies aan CCvD Archeologie: Reikwijdte en kosten certificering Archeologie bij landbodems en waterbodems Advies van Voorbereidingscommissie II

1 december 2014

SIKB biedt instrumenten voor eenvoudiger en beter bodembeheer


Samenvatting advies Op verzoek van het CCvD Archeologie heeft Voorbereidingscommissie II zich gebogen over de reikwijdte en kosten van certificering van archeologische werkzaamheden voor zowel landbodems als waterbodems. Deze vraag is gesteld ter voorbereiding op het maken van een certificeringsregeling Archeologie die invulling moet geven aan de voorgenomen verplichte certificering door de Minister van OCW. Op basis van haar beraadslagingen en afwegingen adviseert Voorbereidingscommissie II om: A. als belanghebbenden bij de certificeringsregeling te betrekken: de aanbieders en afnemers van archeologische werkzaamheden (inclusief OZP-ers1), depotbeheerders, universiteiten, flexwerkers/ingeleenden alsmede het bevoegd gezag (hoofdstuk 2); B. rekening te houden met de toegevoegde waarde van certificering die kan verschillen per groep van (potentiële) individuele certificaathouders (hoofdstuk 2); C. bij de opstelling van de certificeringsregeling te concentreren op procescertificering, waarbij het gaat om de invalshoek die daarbij gekozen wordt. Er moet daarbij ruimte blijven voor accentverschuivingen (hoofdstuk 3); D. uit te gaan van de auditfrequentie, zoals die door (accreditatie)eisen wordt voorgeschreven, met daarbij een aparte frequentie voor eisen die een hoog afbreukrisico hebben voor het resultaat van de werkzaamheden. Daarbij wordt uitgegaan van een certificatiecyclus van vier jaar (hoofdstuk 3); E. voor het kennisniveau van de certificerende instelling(en) uit te gaan van de eisen, zoals die door (accreditatie)eisen wordt voorgeschreven, met daarbij aanvullende eisen op het vakgebied (hoofdstuk 3); F. vanaf de start van de certificatieregeling uit te gaan van de minimale accreditatieeisen, aangevuld met competentie-eisen ten aanzien van deskundigheid (i.v.m. het sectorspecifieke karakter) en met eisen ten aanzien van de auditsystematiek (i.v.m. eventuele kritische processen) (hoofdstuk 3); G. certificering voor alle (KNA-)hoofdprocessen Land- en Waterbodems mogelijk te maken, met uitzondering van het (KNA-)hoofdproces Fysiek beschermen. Hierbij wordt opgemerkt dat de Erfgoedwet certificering voorschrijft voor IVO, Opgraven en Archeologische begeleiding alsmede voor Specialistisch Onderzoek, voor zover dat gebeurt in het kader van IVO, Opgraven en Archeologische Begeleiding. Voor de overige processen is certificering niet verplicht, hoewel de Minister in haar Memorie van Toelichting aangeeft dat zij “zich wel kan voorstellen dat dit op vrijwillige basis gebeurd” (hoofdstuk 4); H. in meerderheid om personen die archeologische processen uitvoeren die niet onder verplichte certificering vallen, op te nemen in een beroepsregister of te brengen onder een ethische code. Voor personen die archeologische processen uitvoeren die wel onder verplichte certificering vallen, geldt het register conform het advies van Voorbereidingscommissie I (hoofdstuk 4); I.

1

de processen voor landbodems in een certificeringsregeling “Archeologie landbodems” onder te brengen en de processen voor waterbodems in een certificering “Archeologie waterbodems” onder te brengen (hoofdstuk 4);

OZP-ers: Ondernemers zonder personeel (zie ook voetnoot 3)

Reikwijdte en kosten certificering Archeologie Advies van Voorbereidingscommissie II

1 december 2014 Pag 2 van 45


J. bij Archeologie landbodems de processen “IVO Proefsleuven” en “Opgraven” binnen een hoofdproces te combineren en “IVO-Overig” (lees: boren) apart te houden (hoofdstuk 4); K. bij Archeologie waterbodems de processen “IVO Onderwater” en “Opgraven” binnen een hoofdproces te combineren en “IVO Opwater” apart te houden (hoofdstuk 4); L. bij de te certificeren hoofdprocessen in principe alle bijbehorende (KNA-) deelprocessen en specificaties voor certificering op te nemen om de goede uitvoering van het hoofdproces te borgen (hoofdstuk 4); M. te komen tot één certificeerbaar specialistisch proces en dit generieke proces uit te werken aan de hand van drie type specialismen: bioarcheologie, materiaalspecialisme (anorganische materialen) en aardwetenschappelijk specialisme (hoofdstuk 4); N. certificering verplicht te stellen voor alle organisaties die in Nederland zelfstandig bij wet genoemde certificeringsplichtige werkzaamheden uit (willen) voeren (hoofdstuk 4); O. op basis van indicatieve voorbeelden van certificeringskosten en auditinhoud dat de orde van grootte van de kosten voor procescertificering acceptabel is wanneer deze afgewogen wordt tegen de eisen aan level-playing-field (inclusief goede handhaving), het kwaliteitsbewustzijn en de huidige wijze van kwaliteitsborging in de keten (hoofdstuk 5); P. in de KNA minimale eisen aan het tijdelijk depot op te nemen en uit te werken, zodanig dat de kwaliteit van de archeologische werkzaamheden geborgd is (hoofdstuk 6); Q. in de KNA minimale eisen voor laboratoria op te nemen en uit te werken, zodanig dat de kwaliteit van de archeologische werkzaamheden geborgd is (hoofdstuk 6); R. met betrekking tot de actor Leidinggevende Voorbereidingscommissie I te volgen (hoofdstuk 6);

het

advies

uit

S. bij de minimale kenniseisen aan certificaathouders dat certificaathouder kan beschikken over minimaal één Senior KNA-actor en daarnaast als denkrichting voor kenniseisen aan te houden de aspecten “regiokennis”, “periodekennis” en “thematische kennis” (hoofdstuk 6). De adviezen A. tot en met S. worden in de hoofdtekst per advies voorzien van een onderbouwing (A.1, A.2 etc.) en in sommige gevallen nader toegelicht in de bijlagen. In een aparte bijlage 2 is bovendien een aantal aandachtspunten voor het CCvD Archeologie opgenomen. Deze punten vallen buiten het kader van dit advies, doch worden voldoende van belang geacht om apart onder de aandacht van het CCvD Archeologie te brengen.




Inhoudsopgave Samenvatting advies ............................................................................................... 2 1. Inleiding ............................................................................................................. 5 Achtergrond ...................................................................................................... 5 Adviesvraag ...................................................................................................... 5 Opbouw van het advies ...................................................................................... 5 2. Waarom en voor wie is certificering belangrijk? ....................................................... 6 Wat is het doel van certificeren? .......................................................................... 6 Waarom is certificering in de archeologie belangrijk? .............................................. 6 Voor wie is certificering belangrijk? ...................................................................... 7 Voor wie wordt de certificeringsregeling gemaakt? ................................................. 8 Wat is toegevoegde waarde van certificering voor certificaathouders? ...................... 8 3. Welke niveau van borging en certificering wordt nagestreefd? ................................. 10 Welke vorm van certificeren heeft de voorkeur? .................................................. 10 Wat is de gewenste auditfrequentie: hoe vaak wordt er geaudit? ........................... 11 Wat is het gewenste kennisniveau van de certificerende instelling? ........................ 11 Welke eisen moeten er gesteld worden aan accreditatie? ...................................... 12 4. Wat is de reikwijdte van de certificering? .............................................................. 13 Welke (KNA-)processen dienen onder certificatie te worden gebracht? ................... 13 Welke deelprocessen en specificaties dienen onder certificatie te worden gebracht? . 15 Welke partijen moeten aan de certificeringsplicht voldoen? ................................... 16 5. Wat zijn de kosten van het certificaat (voor zowel Wb als Lb)? ................................ 17 Algemeen ....................................................................................................... 17 Uitgangspunten indicatieve voorbeelden ............................................................. 17 Uitwerking ...................................................................................................... 18 6. Wat zijn minimale eisen aan tijdelijk depot en laboratoria? ..................................... 19 Welke minimale eisen worden gesteld aan het tijdelijk depot (bij hoofdproces “opgravingen”)? .............................................................................................. 19 Welke minimale eisen worden gesteld aan het laboratorium? (specialisten bioarcheologie)? .................................................................................................. 19 Moeten er minimale eisen gesteld worden aan de actor Leidinggevende? ................ 19 Moeten er minimale kenniseisen aan certificaathouders gesteld worden? ................ 19 Bijlagen ............................................................................................................... 20 Bijlage 1: Samenstelling Voorbereidingscommissie II .............................................. 21 Bijlage 2: Punten ter nadere overweging ............................................................... 22 Bijlage 3: Risicobenadering bij selectie eisen in certificeringsregeling ........................ 23 Bijlage 4.1.a: Indicatieve kosten audits systeemcertificering, 2-3 personen ............... 24 Bijlage 4.1.b: Indicatieve kosten audits systeemcertificering, > 40 personen ............. 26 Bijlage 4.1.c: Indicatieve kosten audits procescertificering, 2-3 personen .................. 29 Bijlage 4.1.d: Indicatieve kosten audits procescertificering, > 40 personen ................ 32 Bijlage 4.2: Fictieve inhoud audits proces- en systeemcertificering ........................... 35




1. Inleiding Achtergrond De Minister van OCW heeft in de zomer van 2014 aangegeven dat zij in de komende Erfgoedwet wil opnemen dat per 1 januari 2016 een aantal archeologische werkzaamheden (hoofdprocessen uit de KNA Landbodems en KNA Waterbodems) onder een verplichte certificeringsregeling vallen. Tevens heeft zij aangegeven het beheer van deze certificeringsregeling in handen te geven van het Centraal College van Deskundigen Archeologie van SIKB (hierna CCvD Archeologie). Gezien de beperkte tijd tot het moment dat de certificering van kracht moet worden, heeft SIKB een planning opgesteld, waarbij in december 2014 het CCvD Archeologie zal besluiten over de te hanteren principes bij de certificering Om deze besluitvorming in afstemming met de sector te kunnen laten plaatsvinden heeft het CCvD Archeologie drie Voorbereidingscommissies ingesteld om haar te adviseren over een aantal belangrijke thema’s met betrekking tot de te ontwikkelen certificeringsregeling c.q. tot noodzakelijke herzieningen in de bestaande certificeringsregeling “Archeologie”. In de eerste deel van 2015 zullen deze thema’s uitgewerkt worden in de certificeringsregeling. Bedrijven en certificerende instellingen kunnen zich dan daarna gaan voorbereiden op de verplichte certificering. Met deze strakke planning kan op verantwoorde wijze invulling gegeven worden aan de certificeringsplicht zoals die voor de sector zal gaan gelden, waarbij de sector zo optimaal mogelijk betrokken wordt. Adviesvraag Een van de vorengenoemde Voorbereidingscommissies (Voorbereidingscommissie II, voor de samenstelling, zie bijlage 1) heeft zich gebogen over de gewenste reikwijdte en mogelijke kosten van certificering. Dit is gedaan aan de hand van vier hoofdvragen, die zijn gebaseerd op de notitie “Operationaliseren kwaliteitssysteem Nederlandse Archeologie”, SIKB, 23-09-2014: 1. Welk niveau van borging en certificering wordt nagestreefd? 2. Wat is de reikwijdte van de certificering? 3. Wat zijn de kosten van het certificaat? 4. Welke minimale eisen worden gesteld aan het tijdelijk depot (bij hoofdproces “opgravingen”) en welke aan laboratoria (specialisten bio-archeologie)? Opbouw van het advies Alvorens in te gaan op de hoofdvragen, heeft Voorbereidingscommissie II stilgestaan bij het waarom van certificering en voor wie de certificering van toepassing is. Dit wordt in hoofdstuk 2 behandeld. In hoofdstukken 3 tot en met 6 worden de hoofdvragen en de daaraan gekoppelde deelvragen van advies voorzien. De adviezen zijn voorzien van een toelichting. Bij sommige onderwerpen is deze toelichting verder uitgewerkt in de bijlagen. Daar waar het advies niet in unanimiteit tot stand is gekomen, is dit separaat aangegeven. Naast bovenstaande vragen zijn ook andere punten in Voorbereidingscommissie II behandeld die buiten de scope van het gevraagde advies vallen. Een aantal van deze punten wil de Voorbereidingscommissie graag aan het CCvD Archeologie onder de aandacht brengen. Deze zijn in bijlage 2 nader geduid.




2. Waarom en voor wie is certificering belangrijk? De oorspronkelijke vraagstelling van het CCvD Archeologie aan Voorbereidingscommissie II gaat er vanuit dat certificering wordt geïmplementeerd, hetgeen volgt uit de voorgenomen wet. Op basis van dit uitgangspunt vraagt zij een aantal adviezen over vorm, inhoud en uitvoering van die certificering: reikwijdte, frequentie, wijze van certificering, etc. Alvorens tot advisering op deze thema’s over te gaan, wenst Voorbereidingscommissie eerst in te gaan op de partijen voor wie de certificering belangrijk is en waarom dit belangrijk is. Deze antwoorden op deze vragen zijn mede bepalend voor de advisering aan het CCvD Archeologie. Zij doet dit aan de hand van de volgende deelvragen: - Wat is het doel van certificering? - Waarom is certificering in de archeologie belangrijk? - Voor wie is certificering belangrijk? - Wat is de toegevoegde waarde voor certificaathouders? - Voor wie wordt de certificeringsregeling gemaakt? Wat is het doel van certificeren? Het doel van certificeren is in het algemeen het “vaststellen van een gerechtvaardigd vertrouwen in een organisatie, een dienst of een product”. Hiertoe worden in een certificeringsregeling eisen gesteld aan een organisatie, een dienst of een product alsmede aan de wijze hoe deze eisen moeten worden gecontroleerd. Voor de leverancier is het certificeren belangrijk om op objectieve wijze aan te laten tonen dat zijn organisatie / dienst / product aan de kwaliteitseisen voldoet. Hiermee verdient hij het vertrouwen van zijn stakeholders, waarvan opdrachtgevers, werknemers en financiers doorgaans als belangrijksten worden beschouwd. Voor een opdrachtgever is het certificeren belangrijk om op objectieve wijze een minimale kwaliteit van zijn leveranciers te vragen en tevens om – op zijn beurt – aan zijn stakeholders aan te tonen dat hij met vertrouwde leveranciers werkt. Voor de maatschappij als geheel is het systeem van certificering van belang om zo te bereiken dat de kwaliteit van de producten en diensten en daarmee van de samenleving als geheel geborgd is en dat vertrouwen daarin gerechtvaardigd is. In een publiek-privaat stelsel (zoals met de Erfgoedwet in de archeologie wordt gecreëerd) kan daaraan toegevoegd worden dat voor de wetgever het van belang is dat de maatschappelijke waarden worden geborgd met gebruikmaking van kennis van de sector zelf, waarbij de certificeringsregeling zelf wordt beschouwd als “the best technical means” die op dat moment door de sector kan worden opgebracht. Waarom is certificering in de archeologie belangrijk?2 Momenteel is het doen van archeologische opgravingen voorbehouden aan organisaties die over een van rijkswege verstrekte opgravingsvergunning beschikken, waaraan kwaliteitseisen zijn gekoppeld. In aanvulling daarop is het de verantwoordelijkheid van de vergunninghouders om zelf de kwaliteit te bevorderen en te bewaken. In de evaluatie van de archeologiewetgeving is geconcludeerd dat dit kwaliteitssysteem nooit goed van de grond is gekomen. Door het gratis verstrekken van de opgravingsvergunning door het Rijk, bleek er geen directe noodzaak voor de archeologiesector om zelf aan de slag te gaan met de kwaliteitsborging via vrijwillige certificering. In het verlengde daarvan heeft ook het toezicht op de kwaliteit in de archeologie, gebaseerd op het principe van systeemtoezicht en zelfregulering, niet effectief kunnen zijn. Dit heeft geleid tot een wetsvoorstel waarin de zelfregulering met betrekking tot de kwaliteit in de archeologie wettelijk wordt verankerd: de opgravingsvergunning wordt vervangen door een wettelijk gereguleerd systeem van certificering. Door het bezit van een certificaat als voorwaarde te stellen voor het mogen doen van opgravingen, wordt een beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van de archeologiesector om een systeem voor certificering in het leven te roepen. 2

De inhoud van deze paragraaf is ontleend aan de MvT bij Wetsvoorstel Erfgoedwet.




De Minister beoogt hiermee de archeologische kwaliteit te borgen, free-riders uit te sluiten en tevens optimaal gebruik te maken van de deskundigheid en ontwikkelingen binnen de sector. Voor wie is certificering belangrijk? Elke partij die betrokken is bij archeologie heeft in meer of mindere mate een belang bij certificering. Dit belang verschilt per partij. De volgende partijen en hun belangen worden onderscheiden: Bevoegd gezag

Opdrachtgevers

Aanbieders van archeologische werkzaamheden, waaronder archeologen en specialisten3 en niet zijnde depotbeheerders Depotbeheerders4

Ingeleenden / Flexwerkers die niet zelfstandig werkzaamheden uitvoeren Universiteiten

- Borgen archeologisch erfgoed door eenduidige eisen aan de werkzaamheden in de certificeringsregeling op te nemen - Focus op handhaving maatschappelijk essentiële waarden, waarbij vertrouwd kan worden op focus op kwaliteitsaspecten middels de private regeling - Borgen dat uitbestede werkzaamheden aan kwaliteitseisen voldoen en daarmee ook aan (een deel van) de eisen van bevoegd gezag - Borgen minimale kwaliteit uitbestede werkzaamheden - Transparantie tussen de verschillende aanbieders op basis van hun kennis en prestaties - Één set van publieke en private eisen - Duidelijkheid richting opdrachtgever over minimum eisen aan het werk (nu vaak gesteld door bevoegd gezag) - Duidelijkheid over minimumeisen aan organisaties - Level-playing-field tussen aanbieders van werkzaamheden - Eenduidige deskundigheidseisen voor alle actoren - Kwaliteitsimpuls binnen de sector - Duidelijkheid richting aanleverende partij over eisen aan aanlevering van informatie en materiaal - Borgen minimale kwaliteit aangeleverde informatie en materiaal - Duidelijke deskundigheidseisen (license to operate) zonder bedrijfscertificering

- In rol van opleidingsinstituut: bieden van duidelijk toekomstperspectief studenten - In rol van opdrachtgever: zie belang opdrachtgevers - In rol als aanbieder van AMZ-werkzaamheden (excl. onderwijsdoeleinden): zie belang aanbieder archeologische werkzaamheden - In rol als wetenschappelijk instituut: borging van behoud van wetenschappelijk waardevolle vindplaatsen c.q. vondsten

Opgemerkt wordt dat ook maatschappelijke organisaties belanghebbend zijn in het veld van archeologie. Zij spelen een belangrijke rol in het borgen en beheer van archeologisch 3

Hieronder vallen organisaties met personeel en ondernemingen zonder personeel (OZP-ers). Cruciaal in dit verband is dat zij voor eigen rekening en risico werkzaamheden aannemen. Dit in tegenstelling tot flexwerkers die onder verantwoordelijkheid van de inlenende of inhurende organisatie hun werkzaamheden verrichten. 4 Hoewel depotbeheerders ook gezien kunnen worden als “aanbieders van archeologische werkzaamheden”, hebben zij een aantal kenmerken die een aparte positie rechtvaardigen: (1) depotbeheerders zijn per definitie overheidsgerelateerd; (2) depotbeheer is geen concurrentiële activiteit: er is geen ander in het geografisch gebied, m.u.v. depots van gemeenten met eigen opgravingsverguning die dan niet concurreren met provinciaal depot; (3) depotbeheerder kan uit hoofde van haar positie zelf kwaliteitseisen stellen.




erfgoed. Deze maatschappelijke organisaties zijn echter niet opgenomen in het bovenstaande overzicht daar zij geen formele rol spelen binnen de AMZ-cyclus. Vrijwilligers zijn daar wel bij betrokken door het meewerken aan archeologische opgravingen door de te certificeren bedrijven. Die positie vraagt aandacht. In een aparte AMvB bij de Erfgoedwet zal de positie van amateur-archeologen nader geregeld worden, maar dan in relatie tot de in de Erfgoedwet voorgenomen uitzonderingen op het opgravingsverbod. Voor wie wordt de certificeringsregeling gemaakt? A. Voorbereidingscommissie II adviseert om als belanghebbenden bij de certificeringsregeling te betrekken: de aanbieders en afnemers van archeologische werkzaamheden (inclusief OZP-ers), depotbeheerders, universiteiten, flexwerkers/ingeleenden alsmede het bevoegd gezag. Toelichting: A.1. Een certificeringsregeling wordt in het algemeen opgesteld met als doel het borgen en of het verbeteren van kwaliteit van diensten / producten. Dit betekent dat zowel de leverancier als de afnemer van diensten / producten belanghebbenden bij de certificeringsregeling zijn. A.2. Nu de certificeringsregeling wordt gekoppeld aan een wettelijke eis, krijgt de certificeringsregeling tevens het doel om maatschappelijke waarden (i.c. behoud van maatschappelijk relevant archeologisch erfgoed) te borgen, met als afgeleide doel het aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving (voor zowel aanbieder als afnemer). Hiermee wordt ook het bevoegd gezag een belanghebbende bij de certificeringsregeling. A.3. Voor een aantal aanbiedende partijen binnen de Voorbereidingscommissie, is het van belang om ook een minimumkwaliteit te borgen. Daarmee wordt enerzijds een “level-playing-field” gecreëerd tussen aanbiedende partijen onderling, maar tevens een inhoudelijke discussie over minimaal uit te voeren werkzaamheden tussen aanbieder en afnemer voorkomen. Dit laatste argument geldt onder andere voor de specialisten. A.4. Bij het bevoegd gezag is het van belang om haar te zien als de inbrengende partij van maatschappelijke normen (o.a. via gemeentelijk beleid). Vanuit die rol stelt zij eisen aan de opdrachtgever en is daarmee op te vatten als “de klant van de klant” en speelt zij een belangrijke rol om klanteisen in te brengen in een certificeringsschema. A.5. Tevens is het bevoegd gezag de publieke toezichthouder die onder andere op basis van eisen uit de certificeringsregeling haar toezichthoudende taken uitvoert. Vanuit die rol moet zij inbreng hebben over de toetsbaarheid en relevantie van eisen. A.6. Tot slot kent de sector een grote groep flexwerkers, die niet zelfstandig werkzaamheden aannemen, maar altijd onder verantwoordelijkheid van een (gecertificeerd) bedrijf uitvoeren. Voor deze groep is het van belang dat hun deskundigheid wel geregistreerd wordt, maar dat zij niet als een organisatie gecertificeerd hoeven te worden. Wat is toegevoegde waarde van certificering voor certificaathouders? B. Voorbereidingscommissie II adviseert om rekening te houden met de toegevoegde waarde van certificering die kan verschillen per groep van (potentiële) individuele certificaathouders. Toelichting: B.1. Potentiële certificaathouders kunnen verschillend aankijken tegen de toegevoegde waarde van certificering. Naast het algemene belang van “het zich houden aan de wet” spelen vaak andere motieven een rol: - Sommige organisaties wensen certificering te gebruiken om zich in de markt te onderscheiden. Hierbij is de zwaarte van de eisen niet van belang, wel is van belang dat op basis van de eisen onderscheid gemaakt kan worden tussen verschillende aanbieders. Reikwijdte en kosten certificering Archeologie Advies van Voorbereidingscommissie II



-

Sommige organisaties wensen certificering te gebruiken om hun eigen kwaliteit te “beschermen” tegen prijsdruk. Een level-playing-field op basis van “minimale eisen voor iedereen” is hen hierbij behulpzaam. - Sommige organisaties wensen certificering te gebruiken om met hun opdrachtgevers in gesprek te kunnen gaan over mogelijk te lichte eisen of onjuiste eisen. Dit is vaak het geval in situaties waarbij het gevoel van “kwaliteits-urgentie” bij de aanbieder veel hoger is dan bij de opdrachtgever. Een set van door de markt erkende certificeringseisen is hen hier behulpzaam bij. B.2. Omdat de toegevoegde waarde per certificaathouder/ groep van certificaathouders verschillend is, is het mogelijk om uit te komen op verschillende manieren van certificering. Gezien de verschillende achtergronden van de diverse belanghebbenden, kunnen keuzes ten aanzien van de certificeringssystematiek meer of minder voordelen hebben. Het is daarom zelfs denkbaar dat er twee verschillende certificeringsregelingen worden ontwikkeld. In de navolgende hoofdstukken wordt een en ander nader uitgewerkt.




3. Welke niveau van borging en certificering wordt nagestreefd? Bij deze vraag behoren deelvragen over de vorm van certificeren, hoe vaak er geaudit wordt en het kennisniveau van certificerende instellingen. De Voorbereidingscommissie adviseert het CCvD Archeologie het volgende: Welke vorm van certificeren heeft de voorkeur? C. Voorbereidingscommissie II adviseert bij meerderheid om bij de opstelling van de certificeringsregeling te concentreren op procescertificering, waarbij het gaat om de invalshoek die daarbij gekozen wordt. Er moet daarbij ruimte blijven voor accentverschuivingen. Opmerkingen: Binnen CGA is een ruime meerderheid voor het uitgaan van systeemcertificering, in combinatie met een verplichte registratie van actoren. Dit laatste is onafhankelijk van de certificeringsvorm en is conform het advies van Voorbereidingscommissie I. Toelichting: Voor de certificeringsregeling kan gekozen worden voor procescertificering5 en systeemcertificering6. De volgende overwegingen hebben bij de keuze een rol gespeeld: C.1. Focus van procescertificering ligt op het voortbrengingsproces “input – verwerking – output” van een product of dienst (i.c. opgraving, rapport, PvE) en beperkt zich in hoge mate tot dit deel van de organisatie. De processen waar het om gaat, zijn in de KNA reeds beschreven, zij het dat dit nog niet op certificeerbare wijze is gebeurd. C.2. Focus van systeemcertificering ligt op het voorkomen van risico’s en gaat daardoor de totale organisatie aan (afstemming voortbrengingsproces en de ondersteunende processen, managementcommitment, de klantvraag en verbetering). Ook hierbij wordt gebruik gemaakt van de procesbeschrijvingen in de KNA, maar focus ligt meer op integratie in de organisatie. C.3. Beide vormen kennen (algemene) eisen aan kwaliteitsborging en onafhankelijkheid en (inhoudelijke) eisen aan werkwijze, materiaal en deskundigheid. De focus bij systeemcertificering ligt daarbij op het borgen van de interne organisatie: kiest de organisatie op de juiste manier een werkwijze, wordt deze werkwijze geëvalueerd en is conform de werkwijze gewerkt en meer generiek, hoe wordt de kwaliteit geëvalueerd en tot welke verbeteracties leidt dit. De focus bij procescertificering ligt meer op de uitvoering: is de juiste werkwijze toegepast, voldoet het product aan de eisen (bijvoorbeeld: zijn alle rapportageelementen opgenomen, is een object op de juiste wijze gewaardeerd); C.4. De omvang en complexiteit van de certificering is in beide varianten afhankelijk van de keuzen van de sector zelf. C.5. Beide vormen zijn toepasbaar op kleine en grote organisaties. De omvang van de te certificeren organisatie is daarbij niet bepalend voor de kosten, wel het aantal processen waarvoor zij gecertificeerd is. C.6. De interne kosten (bijvoorbeeld aan interne controles en verbeteracties) zijn in het algemeen bij systeemcertificering hoger, de out-of-pocket kosten (aan certificerende instellingen) zijn in het algemeen bij procescertificering hoger (zie ook hoofdstuk 5); C.7. Het is mogelijk om bij het opstellen van de certificatieregeling er één volgens procescertificatie en één volgens systeemcertificatie op te stellen. Elk hoofdproces wordt dan aan één van beide certificeringssystemen gekoppeld; C.8. De huidige manier van werken met de KNA sluit naar inschatting van de Voorbereidingscommissie het beste aan op procescertificering. Bij

5

In dit advies wordt veelvuldig de term “procescertificering” gebruikt. Formeel is er sprake van “certificering van producten, processen en of diensten” conform de accreditatienorm NEN-EN-ISO/IEC 17065. 6

In dit advies wordt veelvuldig de term “systeemcertificering” gebruikt. Formeel is er sprake van “certificering van managementsystemen” conform de accreditatienorm NEN-EN-ISO/IEC 17021.




systeemcertificering zullen de gevolgen voor de sector naar verwachting ingrijpender zijn. C.9. Indien bij de uitwerking van de certificeringsregeling blijkt dat elementen van systeemcertificering gewenst zijn, dan kunnen deze elementen alsnog opgenomen worden, uiteraard binnen de formele kaders voor procescertificering. Wat is de gewenste auditfrequentie: hoe vaak wordt er geaudit? D. Voorbereidingscommissie II adviseert om uit te gaan van de auditfrequentie, zoals die door (accreditatie)eisen wordt voorgeschreven, met daarbij een aparte frequentie voor eisen die een hoog afbreukrisico hebben voor het resultaat van de werkzaamheden. Daarbij wordt uitgegaan van een certificatiecyclus van vier jaar. Toelichting: D.1. De geldigheidstermijn van een certificaat is beperkt in tijd. Doorgaans wordt dit gesteld op drie jaar of op vier jaar. De eerste optie sluit o.a. aan op de certificatieperiode bij ISO9001 en VCA waardoor bij gelijktijdige certificering gebruik gemaakt kan worden van efficiency bij audits. De tweede optie geeft lagere auditkosten (per vier jaar). Deze optie heeft de voorkeur van de Voorbereidingscommissie. D.2. Een certificatiecyclus sluit aan op de geldigheidstermijn van een certificaat. De voorgestelde vierjaarscyclus bestaat uit een initiële audit (jaar nul), minimaal drie periodieke audits (jaar één, twee en drie) en een verlengingsaudit (jaar vier). Wat is het gewenste kennisniveau van de certificerende instelling? E. Voorbereidingscommissie II adviseert om voor het kennisniveau van de certificerende instelling(en) uit te gaan van de eisen, zoals die door (accreditatie)eisen wordt voorgeschreven, met daarbij aanvullende eisen op het vakgebied. Toelichting: E.1. De consequentie van aanvullende eisen op het vakgebied betekent dat er vakinhoudelijke expertise in het auditteam moet zijn. Hiervoor wordt vaak een “technisch expert” ingehuurd. Deze heeft geen beslissingsbevoegdheid maar heeft een adviserende rol. Uiteraard dienen deze experts aan eisen van onafhankelijkheid te voldoen. Dit wordt geborgd in de accreditatieregels.7 E.2. Het inhuren van een “technisch expert” betekent dat het auditteam doorgaans uit twee personen zal bestaan (de lead-auditor van de CI + technisch expert). E.3. Voor audits bij specialistische werkzaamheden zal de “technisch expert” kennis moeten hebben van het betreffende specialisme. E.4. Voor audits bij “waterbodems” wordt opgemerkt dat er naar verwachting zeer weinig “technische experts” zijn die voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria. E.5. Een CI moet altijd vooraf aangeven uit welke personen een auditteam bestaat. De te certificeren organisatie kan dan (gemotiveerd) bezwaar maken tegen een of meer van deze personen. In een sector van beperkte omvang kan het van belang zijn om dit expliciet in de regeling op te nemen. E.6. De uitwerking van de specifieke deskundigheidseisen aan de certificerende instelling(en) zal plaats vinden in de uiteindelijke certificatieregeling.

7

Zo kan de eis worden gesteld dat de expert (dan wel zijn eventuele werkgever) tenminste 4 jaar voorafgaand aan de audit geen werkzaamheden voor de te certificeren organisatie heeft uitgevoerd dan wel heeft laten uitvoeren.




Welke eisen moeten er gesteld worden aan accreditatie 8? F. Voorbereidingscommissie II adviseert om vanaf de start van de certificatieregeling uit te gaan van de minimale accreditatie-eisen, aangevuld met competentie-eisen ten aanzien van deskundigheid (i.v.m. het sectorspecifieke karakter) en met eisen ten aanzien van de auditsystematiek (i.v.m. eventuele kritische processen). Toelichting: F.1. De overheid is voornemens om de verplichting tot accreditatie pas op te leggen, nadat de certificatieregeling al operationeel is geworden. Dat betekent dat er eerst sprake is van “certificering zonder accreditatie”. De certificatieregeling hoeft in dat stadium nog niet formeel aan de accreditatie-eisen (zie hieronder) te voldoen, dat komt pas als de certificeringsregeling wel onder accreditatie zit. Indien in de “eerste versie” geen rekening gehouden wordt met de accreditatieeisen, betekent dit op korte termijn een herziening van de regeling. Om de sector hier niet nodeloos mee te belasten, wordt geadviseerd om de accreditatie-eisen direct te verwerken in de eerste versie van de Regeling. F.2. De accreditatie-eisen zijn vastgelegd in internationale normen. Hierin staan onder andere eisen aan transparantie (navolgbaarheid en openbaarheid), onafhankelijkheid (zijn er geen overheersende partijen / belangen), integriteit (geen beïnvloeding, verklaringen) en vertrouwen (juistheid, eenduidigheid, uniformiteit). Er zijn drie onderdelen van het certificeringstelsel waaraan deze eisen worden gesteld: 1. CCvD Archeologie: eisen betreffen o.a. samenstelling, besluitvorming en deskundigheid; 2. Certificerende instelling (CI): eisen betreffen o.a. organisatie, deskundigheid, beoordelingsprocessen en af te leggen verklaring; 3. Regeling: eisen betreffen o.a. totstandkoming, consistentie, onafhankelijkheid, eenduidigheid en eisen aan proces c.q. systeem. F.3. De Raad voor Accreditatie (RvA) ziet toe op het voldoen aan de eisen. De eerste maal zal zij het CCvD Archeologie, de CI-(en) en de Regeling toetsen op alle eisen. Daarna volgt een periodieke (meestal jaarlijkse) toets op de CI-en, een periodieke (meestal driejaarlijkse) toets op het CCvD Archeologie en een toets op de regeling als deze gewijzigd wordt. F.4. De RvA is in Nederland de enige organisatie die een dergelijke accreditatie mag verlenen. Als Zelfstandig BestuursOrgaan is zij hiervoor door de Nederlandse overheid aangewezen. Het kan voorkomen dat een CI, een CCvD of een regeling door een buitenlandse accreditatie-instelling wordt geaccrediteerd. Deze moet dan wel aangesloten zijn bij de Europese Accreditatie Federatie (EAF) en de Internationale Accreditatie Federatie (IAF).

8

Accreditatie: principe waarin o.a. een CCvD, een regeling zelf en de toezichthouders (certificeerders) op de gecertificeerde bedrijven zelf ook onder toezicht staan. De accreditatie-eisen zijn vastgelegd in internationaal vastgestelde accreditatieregels, o.a. in ISO/IEC 17021 (systeemcertificering), ISO/IEC 17065 (procescertificering) en IAF MD5 (audittijd). In Nederland heeft de Raad voor Accreditatie de taak om op de accreditatie-regels toe te zien.




4. Wat is de reikwijdte van de certificering? Bij deze vraag behoren de deelvragen welke processen c.q. welke deelprocessen en specificaties onder certificatie zouden moeten vallen. Voorbereidingscommissie II heeft daarnaast gekeken naar de vraag welke partijen zouden onder de certificeringsplicht moeten vallen. Voorbereidingscommissie II adviseert het CCvD Archeologie het volgende: Welke (KNA-)processen dienen onder certificatie te worden gebracht? G. Voorbereidingscommissie II adviseert om certificering voor alle (KNA-) hoofdprocessen Land- en Waterbodems mogelijk te maken, met uitzondering van het (KNA-)hoofdproces Fysiek beschermen. Hierbij wordt opgemerkt dat de Erfgoedwet certificering voorschrijft voor IVO, Opgraven en Archeologische begeleiding alsmede voor Specialistisch Onderzoek, voor zover dat gebeurt in het kader van IVO en Opgraven. Voor de overige processen is certificering niet verplicht, hoewel de Minister in haar Memorie van Toelichting aangeeft dat zij “zich wel kan voorstellen dat dit op vrijwillige basis gebeurd”. Toelichting: G.1. Voorbereidingscommissie II geeft onderstaand per (KNA-)hoofdproces aan op welke punten zij (vrijwillige) certificering adviseert.9 Hoofdproces (zowel landbodems als waterbodems) 1. Bureauonderzoek (landbodems en waterbodems)

2. Programma van Eisen (landbodems en waterbodems)

3. IVO Overig en Proefsleuven (landbodems) / IVO Waterbodems 4. Opgraven (landbodems en waterbodems)

Status: status van het hoofdproces conform voorgenomen Erfgoedwet Advies: advies van Voorbereidingscommissie II Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering niet wettelijk verplicht Advies: geadviseerd wordt om dit proces wel certificeerbaar te maken op vrijwillige basis. De meerderheid van de Voorbereidingscommissie adviseert daarbij om certificering van het Bureauonderzoek wel wettelijk verplicht te maken. CGA en IPO delen deze mening niet. Opmerking: Een aantal leden van Voorbereidingscommissie II acht het wenselijk dat certificering voor Bureauonderzoek alsnog verplicht wordt gesteld in de Erfgoedwet gezien het belang ervan. Dit standpunt wordt niet gedeeld door CGA en IPO daar zij de verplichtingen willen beperken tot hetgeen nu is voorgeschreven. Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering niet wettelijk verplicht Advies: geadviseerd wordt om dit proces wel certificeerbaar te maken op vrijwillige basis. De meerderheid van de Voorbereidingscommissie adviseert daarbij om certificering van het PvE wel wettelijk verplicht te maken. CGA en IPO delen deze mening niet. Opmerking: Een aantal leden van Voorbereidingscommissie II acht het wenselijk dat certificering voor PvE alsnog verplicht wordt gesteld in de Erfgoedwet gezien het belang ervan. Dit standpunt wordt niet gedeeld door CGA en IPO daar zij de verplichtingen willen beperken tot hetgeen nu is voorgeschreven. Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering wettelijk verplicht

Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering niet wettelijk verplicht

9

Gegeven de premisse in het Plan van Aanpak dat certificering in principe per hoofdproces (KNA-proces) zal geschieden, leidt e.e.a. ertoe dat een organisatie zich kan laten certificeren voor de “BRL Archeologie” met daarop minimaal één en maximaal zeven van de hoofdprocessen.




5. Fysiek Beschermen (landbodems en waterbodems)

6. Specialistisch Onderzoek (landbodems en waterbodems) 7. Archeologische begeleiding (landbodems en waterbodems) 8. Depotbeheer (landbodems en waterbodems)

Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering niet wettelijk verplicht Advies: geadviseerd wordt om dit vooralsnog niet certificeerbaar te maken, ook niet op vrijwillige basis. Wel wordt geadviseerd om er naar toe te werken dat dit op termijn (vrijwillig) certificeerbaar wordt. Opmerking: Fysiek Beschermen is veelal maatwerk. Daarnaast wordt het vaak op basis van aparte overheidsbesluiten uitgevoerd. Dit geeft het uitvoeren van Fysiek Beschermen telkenmale een uniek karakter. Het wordt daarom nog niet “rijp” geacht voor certificering (verplicht noch vrijwillig). Fysiek Bescherming van vindplaatsen is echter van dermate belang dat het op termijn wel certificeerbaar zou moeten worden. Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering wettelijk verplicht, voor zover dit plaatsvindt in het kader van IVO, Opgraven en Archeologische begeleiding. Advies: geadviseerd wordt om dit proces ook certificeerbaar te maken indien dit proces uitgevoerd wordt in een ander kader dan IVO, Opgraven en Archeologische begeleiding. Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering wettelijk verplicht Status: voor het uitvoeren van dit proces is certificering niet wettelijk verplicht Advies: geadviseerd wordt om dit proces wel certificeerbaar te maken op vrijwillige basis. Opmerking: er is slechts een beperkt aantal aangewezen depotbeheerders (met name provincies). Daar tegenover staat een veel groter aantal aanbieders van materiaal en informatie. Voor de onderlinge communicatie en (gegevens)overdracht kan certificering van depotbeheer een belangrijk middel zijn om te komen tot uniformering van aanleveren en ontsluiten van informatie en materiaal. Dit standpunt wordt niet gedeeld door CGA en IPO, die aangeven dat er reeds regels gehanteerd worden voor aanlevering.

H. Voorbereidingscommissie II adviseert in meerderheid om personen die archeologische processen uitvoeren die niet onder verplichte certificering vallen, op te nemen in een beroepsregister of te brengen onder een ethische code. Voor personen die archeologische processen uitvoeren die wel onder verplichte certificering vallen, geldt het register conform het advies van Voorbereidingscommissie I. Toelichting: H.1. Voorbereidingscommissie II merkt op dat er processen zijn, waar archeologie een onderdeel van is (bijvoorbeeld ruimtelijke planvorming) of processen die niet onder certificering worden gebracht (bijvoorbeeld “directievoering”, “consultancy” en “second opinion”). Uitvoering van dergelijke processen is niet voorbehouden aan archeologen, waardoor er geen KNA-actor is. Wel zijn deze processen (en daarmee de uitvoerende personen) mede bepalend in de archeologische kwaliteit. H.2. Voorbereidingscommissie II realiseert zich dat een beroepsregister of ethische code niet formeel afdwingbaar is. H.3. VOiA is geen voorstander van een beroepsregister voor personen die processen uitvoeren die niet onder verplichte certificering vallen. H.4. Certificering van de processen consultancy en directievoering acht Voorbereidingscommissie II niet opportuun. Wel wordt geadviseerd om dit op een later moment / bij evaluatie van de nog op te stellen certificering opnieuw te bekijken. Reikwijdte en kosten certificering Archeologie Advies van Voorbereidingscommissie II



I.

Voorbereidingscommissie II adviseert om de processen voor landbodems in een certificeringsregeling “Archeologie landbodems” onder te brengen en de processen voor waterbodems in een certificering “Archeologie waterbodems” onder te brengen.

Toelichting: I.1. Er zijn veel overeenkomsten maar ook veel verschillen tussen Archeologie voor landbodems en Archeologie voor waterbodems. De verschillen worden dermate groot geacht dat twee afzonderlijke certificeringsregelingen opportuun worden geacht, ondanks de consequenties in tijd en kosten. Wel wordt geadviseerd om tijdens de uitwerking van de certificeringsregelingen de keuze te herijken op basis van de dan opgedane ervaringen. I.2. Voorbereidingscommissie II is zich ervan bewust dat de KNA-Waterbodems op onderdelen onvoldoende is toegesneden voor waterbodems. Dit zal in 2015 aandacht behoeven. J.

Voorbereidingscommissie II adviseert om bij Archeologie landbodems de processen “IVO Proefsleuven” en “Opgraven” binnen een hoofdproces te combineren en “IVOOverig” (lees: boren) apart te houden.

K.

Voorbereidingscommissie II adviseert om bij Archeologie waterbodems de processen “IVO Onderwater” en “Opgraven” binnen een hoofdproces te combineren en “IVO Opwater” apart te houden.

Toelichting: K.1. Voorbereidingscommissie II stelt dat de overlap tussen de processen “IVO Proefsleuven” en “Opgraven” bij landbodems resp. “IVO onderwater” en “Opgraven” bij waterbodems dermate groot is, dat een apart proces niet noodzakelijk is. K.2. Voorbereidingscommissie II realiseert zich dat organisaties die gecertificeerd worden voor “Opgraven landbodems” derhalve ook aan de eisen voor “IVO proefsleuven” moeten voldoen (en vice versa). Evenzo realiseert Voorbereidingscommissie II zich dat organisaties die gecertificeerd worden voor “Opgraven waterbodems” ook moeten voldoen aan de eisen voor “IVO onderwater” (en vice versa). Welke deelprocessen en specificaties dienen onder certificatie te worden gebracht? L. Voorbereidingscommissie II adviseert om bij de te certificeren hoofdprocessen in principe alle bijbehorende (KNA-)deelprocessen en specificaties voor certificering op te nemen om de goede uitvoering van het hoofdproces te borgen. Toelichting: L.1. Voorbereidingscommissie II stelt voor om de definitieve keuze van specificaties uit te gaan van een risicobenadering: beperk de eisen tot (delen van) werkzaamheden die een zeker risico kunnen opleveren. Voor werkzaamheden die zonder risico kunnen worden uitgevoerd, zouden geen en weinig eisen gesteld moeten worden. Voor een beschrijving van de risico’s wordt verwezen naar bijlage 3. Hierbij moet wel gelet worden op de kosten die dit binnen de certificering met zich mee brengt. L.2. Voorbereidingscommissie II stelt voor om secuur te kijken naar de eisen in de (deel)processen en specificaties die reeds door derden getoetst worden en af te wegen of het nodig is om deze ook onder certificering te brengen. L.3. Opgemerkt wordt dat een aantal specificaties, behorende bij een proces dat onder “vrijwillige certificatie” valt, tevens worden toegepast bij een proces dat onder “verplichte certificatie” valt. M. Voorbereidingscommissie II adviseert om te komen tot één certificeerbaar specialistisch proces en dit generieke proces uit te werken aan de hand van drie Reikwijdte en kosten certificering Archeologie Advies van Voorbereidingscommissie II



type specialismen: bioarcheologie, materiaalspecialisme (anorganische materialen) en aardwetenschappelijk specialisme. Toelichting: M.1. De uitwerking naar specialismen binnen het generieke proces kan gedaan worden aan de hand van de specialistische actoren. Welke partijen moeten aan de certificeringsplicht voldoen? N. Voorbereidingscommissie II adviseert om certificering verplicht te stellen voor alle organisaties die in Nederland zelfstandig bij wet genoemde certificeringsplichtige werkzaamheden uit (willen) voeren. Toelichting: N.1. Voorbereidingscommissie II acht het ongewenst indien er ongelijkheid van eisen gaat ontstaan tussen partijen die archeologische werkzaamheden mogen verrichten. Een ieder verricht immers dezelfde type werkzaamheden en werkt met hetzelfde bodemarchief. Dat betekent dat certificering zou moeten gelden voor alle organisaties die die AMZ-werkzaamheden uitvoeren. Dit betreft 1. Overheden; 2. Bedrijven, zowel bedrijven met personeel als eenmansbedrijven; 3. Rijksoverheid / Rijksdienst Cultureel Erfgoed; 4. Universiteiten. Voorbereidingscommissie II is zich ervan bewust dat certificering voor universiteiten10 en voor rijksoverheid om verschillende redenen uitgezonderd lijkt te worden. Voorbereidingscommissie II betreurt dit omdat met deze uitzondering de universiteiten en daarmee de participatie van studenten in het onderzoek buiten beeld dreigen te raken, terwijl ook een nieuwe generatie archeologen aansluiting moet houden bij het veld. Indien deze uitzondering inderdaad wettelijk verankerd wordt, dan adviseert Voorbereidingscommissie II om certificering voor deze partijen in ieder geval wel mogelijk te maken, in casu dat de partijen betrokken moeten zijn bij het opstellen van de regeling en dat deze regeling geen blokkades voor hen moet kennen. N.2. De certificeringsplicht strekt zich ook uit tot eventuele buitenlandse organisaties die in Nederland archeologische werkzaamheden (willen) uitvoeren. Zij dienen een certificaat te behalen dan wel gelijkwaardigheid aan te tonen. N.3. Individuele personen die als flexwerker (al dan niet als OZP-er of in een uitzendconstructie) niet zelfstandig (dus niet voor eigen rekening en risico) archeologische werkzaamheden uitvoeren, maar dit doen onder verantwoordelijkheid van een gecertificeerde organisatie, hoeven niet onder de certificeringsplicht te vallen, maar moeten wel voldoen aan deskundigheidseisen. Deze deskundigheidseisen dienen voor alle personen in het werkveld gelijk te zijn, ongeacht hun arbeidssituatie (OZP-er, flexwerker of medewerker in loondienst). Hier ligt een relatie met Voorbereidingscommissie I “Actoren en registratie”.

10

Voorbereidingscommissie II is zich bewust van discussies tussen “universiteiten en overheden / gemeenten met opgravingsvergunning” en tussen “universiteiten onderling” over deze vrijstelling alsmede het waarom en reikwijdte hiervan. Voorbereidingscommissie II is van mening dat deze vrijstelling op basis van het veel gehoorde argument dat “certificering is overbodig want universiteiten zijn geaccrediteerd o.b.v. NVAO-eisen” niet valide is, daar deze NVAO-accreditatie geen inhoudelijke eisen aan archeologie kent en derhalve niet het doel van de certificering (bescherming archeologisch erfgoed) borgt.




5. Wat zijn de kosten van het certificaat (voor zowel Wb als Lb)? Algemeen Om de kosten voor certificering te kunnen bepalen, is zicht op de vorm en inhoud van de definitieve certificeringsregeling noodzakelijk. Een aantal bepalende factoren zijn: - De hoeveelheid eisen aan de uit te voeren werkzaamheden: hoe meer eisen er zijn, des te meer moet er (intern en extern) gecontroleerd worden (o.a. het aantal voorgeschreven specificaties); - De hoeveelheid eisen aan de interne borging van de kwaliteit: hoe meer eisen hier aan gesteld worden, des te meer er uitgevoerd moeten worden (intern) als gecontroleerd moeten worden (extern) (o.a. aantallen steekproeven, omvang beoordeling personeel, eisen aan inkoop/inleen); - De eisen te stellen aan de certificeerder: hoe hoger deze eisen, des te hoger de kosten voor certificering (bijvoorbeeld vakinhoudelijke deskundigheid bij de beoordelingen, vraagt de inzet van een archeoloog bij de certificeerders); - De keuze voor de certificeringsvorm: Systeemcertificering leidt vaak tot minder externe kosten (controles gaan minder “de diepte” in, maar focussen zich op managementprocessen) maar tot meer interne kosten (meer “eigen kwaliteitsborging en –controles) dan procescertificering. Bij de kostenbepaling speelt ook het aantal potentiële certificaathouders en hun omvang een rol. Het veld bestaat uit enkele grotere bedrijven (> 50 werknemers), enkele middelgrote bedrijven (10 – 50 werknemers) en veel kleine ondernemingen (1 – 10 werknemers, inclusief OZP-ers). Voor al deze organisaties moet certificering haalbaar en dus betaalbaar zijn. Indien hier geen rekening mee wordt gehouden bestaat de kans dat een aantal organisaties noodgedwongen hun activiteiten moeten staken. Tegelijkertijd moeten certificeerders investeren in hun organisaties (kennis en organiserend vermogen) om certificatie te kunnen aanbieden aan de sector. Ook voor hen geldt dat certificering haalbaar en dus betaalbaar moet zijn. Indien hier geen rekening mee wordt gehouden, zullen certificeerders niet investeren en is er ultimo geen certificatiemogelijkheid. Uitgangspunten indicatieve voorbeelden Tegen het licht van het voorgaande zijn kostenberekeningen gemaakt voor zowel systeemcertificering als procescertificering, met daarbij de volgende uitgangspunten: - Een auditcyclus van 3 jaar (dit wijkt af van de geadviseerde termijn van 4 jaar) 11. Deze bestaat uit: o jaar 1: initiële toets / initiële audit o jaar 2: controletoets / opvolgingsaudit o jaar 3: controletoets / opvolgingsaudit o jaar 4: herhalingstoets / verlengingsaudit  leidt tot vernieuwing van het certificaat - bij alle audits is een “systeem-auditor” en een “vakinhoudelijke auditor” betrokken. - Voor de benodigde tijdsduur zijn bepalend: o De totale omvang van een organisatie, inclusief ondersteund personeel: als voorbeeld zijn genomen: een organisatie met 2- 3 personen en een organisatie met > 40 personen; o De zwaarte van de eisen: Voor beide vormen van certificering is uitgegaan van dezelfde set eisen; o Het aantal hoofdprocessen waarvoor men wordt gecertificeerd (in vakjargon: “de scope van het certificaat”): de voorbeelden gaan uit van een scope met “Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven, Specialistisch onderzoek”. Dit verschilt uiteraard per organisatie. - Voor het rekenvoorbeeld geldt een tarief van € 1000 per dag / € 125 per uur. Dit is fictief en verschilt per certificerende instelling / contract. 11

De indicatieve voorbeelden zijn opgesteld ter ondersteuning van de keuze voor een 3- of 4-jarige auditscyclus en waren gebaseerd op drie jaar. Na de keuze voor een 4-jarencyclus zijn de voorbeelden niet aangepast.




1

De opbouw van de audits kent in de voorbeelden voor proces- en systeemcertificering dezelfde elementen:

Voorbereiding

Voorbereiding en documentanalyse

-

Contact met bedrijf om: Datum prikken. Bespreken welk werk bezocht wordt. Bespreken samenstelling van auditteam (welke auditoren passen bij het te bezoeken werk en onafhankelijkheid van auditoren), maken van auditprogramma. Documenten worden aangeleverd door bedrijf. CI voert documentanalyse uit, en maakt programmaboekje voor auditteam

2

Audit

3

Rapportage

Bureau-audit Werk(en)bezoek Rapportage

NB: kleuren komen overeen met de gebruikte kleuren in de uitwerking van bijlage 4.1.a t/m 4.1.d.

Uitwerking Op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn de indicatieve kosten bepaald voor audits volgens procescertificering en volgens systeemcertificering. Dit is uitgewerkt in bijlage 4.1.a tot en met 4.1.d. Daar de omvang (en daarmee kosten) van de audits in sterke mate bepaald worden door de inhoud van deze audits, is een indicatieve inhoud van de audits opgesteld. Deze is terug te vinden in bijlage 4.2. Samenvattend zijn de indicatief geraamde kosten (excl. BTW) als volgt. Type certificering Systeemcertificering

Scope

Omvang organisatie 2-3 personen

Type audit Initiële toets jaar 1 Controle toets jaar 2 Controle toets jaar 3

Kostenindicatie (ex BTW) € 2.000 € 1.750 € 1.750

Systeemcertificering

Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven, Specialistisch onderzoek

> 40 personen

Initiële toets jaar 1 Controle toets jaar 2 Controle toets jaar 3

€ 4.000 € 3.000 € 3.000

Procescertificering


2-3 personen


€ 4.750 € 3.500 € 3.750

Procescertificering


> 40 personen


€ 8.500 € 6.250 € 6.750


In het voorbeeld wordt de organisatie gecertificeerd voor vijf KNA-hoofdprocessen. Uiteraard zullen de kosten afnemen indien het certificaat minder hoofdprocessen betreft. Tevens is uitgegaan van het certificeren van alle specificaties die onder deze hoofdprocessen vallen. Indien dit er minder worden, zal de audittijd – en daarmee de kosten – eveneens afnemen. Nadrukkelijk wordt opgemerkt dat deze kosten als indicatief mogen worden beschouwd, doch niet als een “offerte”. Individuele omstandigheden zullen maken dat de kosten per certificaathouder en per certificerende instelling hier van afwijken. O. Voorbereidingscommissie II adviseert op basis van indicatieve voorbeelden van certificeringskosten en auditinhoud dat de orde van grootte van de kosten voor procescertificering acceptabel is wanneer deze afgewogen wordt tegen de eisen aan level-playing-field (inclusief goede handhaving), het kwaliteitsbewustzijn en de huidige wijze van kwaliteitsborging in de keten.




6. Wat zijn minimale eisen aan tijdelijk depot en laboratoria? Welke minimale eisen worden gesteld aan het tijdelijk depot (bij hoofdproces “opgravingen”)? P. Voorbereidingscommissie II adviseert om in de KNA minimale eisen aan het tijdelijk depot op te nemen en uit te werken, zodanig dat de kwaliteit van de archeologische werkzaamheden geborgd is. Toelichting: P.1. De uitwerking van de eisen vindt plaats in de certificeringsregeling zelf. De plaats waar deze eisen terecht moeten komen (deelproces of specificatie) zal aldaar moeten worden beantwoord. Welke minimale eisen worden gesteld aan het laboratorium? (specialisten bioarcheologie)? Q. Voorbereidingscommissie II adviseert om in de KNA minimale eisen voor laboratoria op te nemen en uit te werken, zodanig dat de kwaliteit van de archeologische werkzaamheden geborgd is. Moeten er minimale eisen gesteld worden aan de actor Leidinggevende? R. Voorbereidingscommissie II adviseert om met betrekking tot de actor Leidinggevende het advies uit Voorbereidingscommissie I te volgen. Moeten er minimale kenniseisen aan certificaathouders gesteld worden? S. Voorbereidingscommissie II adviseert bij de minimale kenniseisen aan certificaathouders dat certificaathouder kan beschikken over minimaal één Senior KNA-actor en daarnaast als denkrichting voor kenniseisen aan te houden de aspecten “regiokennis”, “periodekennis” en “thematische kennis”.




Bijlagen




Bijlage 1: Samenstelling Voorbereidingscommissie II

Onafhankelijk voorzitter: Renée Magendans Namens NVAO 1. Mariette de Rooij (BAAC) 2. Dorien Fröling (ADC Archeoprojecten) 3. Jan Krist (Synthegra) Namens VOiA 4. Kim van Straten (DIACHRON) 5. Chris Sueur (Buro de Brug) Namens Waterbodems 6. Bart van Mierlo (Periplus) Namens CGA 7. Nico Arts (gemeente Eindhoven) 8. Ilse Schuuring (gemeente Tiel, waarnemer Nico Arts) 9. Erik Peters (gemeente Breda) Namens BAP 10. Laura Kooistra (BIAX Consult) Namens IPO/Vakberaad 11. Karianne Winthagen (Provincie Limburg) Namens (potentiële) CI’s 12. Miranda Maring (Hobeon) 13. Boudewijn Verstegen (Hobeon, waarnemer Wienke Blomen) 14. Wienke Blomen (Hobeon) 15. Jan Schoneveld (ArCBu) Namens AWN 16. Tonnie van de Rijdt Op persoonlijke titel 17. Cees Koot Namens RCE: 18. Thomas van den Berg (agendalid) Namens SIKB 19. Esther Wieringa 20. Walter de Koning Schrijvers/rapporteurs: 21. Mariëlle Rademaker 22. Jelle de Boer Toehoorder: 23. Esther Christis (student) i.v.m. scriptie




Bijlage 2: Punten ter nadere overweging << Naar deze bijlage wordt verwezen vanuit hoofdstuk 1 >> In haar beraadslagingen over het uit te brengen advies aan het CCvD Archeologie, heeft Voorbereidingscommissie II een aantal punten behandeld die buiten de scope van het gevraagde advies vielen, doch die de Voorbereidingscommissie II wel als aandachtspunt wil meegeven aan het CCvD Archeologie bij de verdere uitwerking van certificering. Het betreft de volgende punten: 

Een gemeente kan beleid maken (gemeentelijke regelgeving) op het gebied van archeologische werkzaamheden, bijvoorbeeld over nut en noodzaak van archeologisch onderzoek binnen haar grenzen of een afweging tussen archeologie en andere zaken. Gemeenten doen dit in de rol van bevoegd gezag. Bij de uitvoering van de archeologische werkzaamheden moet de gecertificeerde organisatie rekening houden met deze eisen. Deze (lokale) eisen zijn aanvullend op die van de KNA/certificeringsregeling. Ze kunnen echter nooit in de plaats komen van / in strijd zijn met de eisen uit de (wettelijke) certificeringsregeling.



De producten van de verschillende hoofdprocessen zijn niet allemaal eenduidig en uniform gedefinieerd. Voor het certificeerbaar maken zal dit wel moeten gebeuren bij het opstellen van de certificeringsregeling omwille van transparantie en naspeurbaarheid. Hiervoor wordt ook verwezen naar het advies van Voorbereidingscommissie III.



Het kan voorkomen dat tijdens een audit een certificerende instelling vaststelt dat een organisatie niet meer aan één of meer eisen voldoet (in certificatie-termen: een afwijking). Hierop staan sancties, oplopend van het maken van een opmerking, het vragen om een corrigerende maatregel binnen een bepaalde tijd, een tijdelijke schorsing tot ultimo het intrekken van het certificaat (feitelijk een beroepsverbod). In de certificeringsregeling dient opgenomen te worden op welk moment er welke sancties ingezet worden. Ook moet er aandacht zijn voor de gevolgen van een mogelijke schorsing of intrekking van het certificaat voor bijvoorbeeld lopende werkzaamheden. Op basis daarvan zijn sancties voorspelbaar en uniform voor zowel de certificerende instelling, de certificaathouder als de opdrachtgever.



Het advies betreft de certificering van archeologische werkzaamheden. Voorbereidingscommissie II is zich ervan bewust dat organisaties daarnaast ook andere certificeringen (kunnen) hebben. Te denken valt aan ISO9001 of VCA. In de uitwerking van de certificeringsregeling moet daarom aandacht zijn voor eventuele overlap tussen de “certificering archeologie” en andere certificaten. Dit kan leiden tot bijvoorbeeld reductie van audittijd of gebruikmaking /verwijzing naar elkaars eisen.



Ook binnen “certificering Archeologie” is er mogelijk sprake van dubbele eisen, indien een organisatie voor meerdere hoofdprocessen wordt gecertificeerd (bijvoorbeeld IVO en Opgraven). Ook op dit punt moet aandacht zijn voor eventuele overlap tussen eisen en de mogelijkheden die dit biedt om certificatie-inspanningen te reduceren.




Bijlage 3: Risicobenadering bij selectie eisen in certificeringsregeling << Naar deze bijlage wordt verwezen vanuit hoofdstuk 4 >> De certificeringsregeling beoogt het borgen van de maatschappelijke waarde van archeologisch erfgoed en de kwaliteit van archeologische werkzaamheden. Hiervoor worden eisen gesteld aan de uitvoering van archeologische werkzaamheden en aan de organisatie die deze werkzaamheden uitvoert. Sommige activiteiten van een organisatie hebben grote impact op de maatschappelijke waarden of de kwaliteit van werkzaamheden. Te denken valt aan de juiste wijze van conserveren van opgegraven materiaal of een juiste datering van archeologische vondsten. Andere activiteiten hebben niet of nauwelijks impact, bijvoorbeeld de inkoop van brandstof of de beloningsstructuur binnen een organisatie. Bij het opstellen van de eisen binnen de certificeringsregeling moet daarom beschouwd worden, welke risico ten aanzien van de maatschappelijke waarden of kwaliteit met de betreffende eis wordt afgedekt. Om dit te kunnen doen, heeft Voorbereidingscommissie II een overzicht gemaakt van de risico’s, oorzaken en bepalende factoren.

Nadrukkelijk wordt gesteld dat de risico’s, oorzaken en bepalende factoren met elkaar interfereren en dat zij daarom niet één op één van elkaar zijn te scheiden. Voorbereidingscommissie II adviseert om de eisen van een certificeringsregeling te evalueren op het effect dat zij hebben op bovenstaande risico’s, oorzaken en factoren. Een eis moet er aan bijdragen dat één of meer van de bepalende factoren niet of nauwelijks kunnen optreden en, indien een factor desondanks toch optreedt, dat het effect ervan wordt verminderd.




Bijlage 4.1.a: Indicatieve kosten audits systeemcertificering, 2-3 personen << Naar deze bijlage wordt verwezen vanuit hoofdstuk 5 >> Systeemcertificaat - Kleine organisatie: 2-3 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek

Jaar in cyclus Jaar 1

-

Overzicht inhoud en bemensing audits

Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Initiële toets

Voorbereiding en Documentanalyse Bureau audit

Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem

Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 1


Duur audit 0,5 dag

Aantal en soort auditoren

Kosten: Uurtarief €125,Dagtarief €1.000,Tijdsduur in dagen

1 ‘systeem’ auditor

0, 5

0,5 dag


0,5

0,5 dag

1 vakinhoudelijk auditor

0,5

0,5 dag


0,5 Totaal 2 dagen x dagtarief = € 2.000,-



Systeemcertificaat - Kleine organisatie: 2-3 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 2 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL + openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordeling inhoudelijke stukken IVO inclusief Spec. Oz Werkbezoek Werkbezoek IVO inclusief Spec. Oz Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 2

Systeemcertificaat - Kleine organisatie: 2-3 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 3 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL+ openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordeling inhoudelijke stukken opgraven, incl Spec. OZ Werkbezoek Werkbezoek Opgraven inclusief Spec. Oz Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 3


Duur audit 0,25 dag


Tijdsduur in dagen


0,25

0,25 dag


0,25

0,25 dag 0,25 dag 0,5 dag

1 vakinhoudelijke auditor

0,25

1 ‘systeem’ auditor + 1 vakinhoudelijk auditor 1 ‘systeem’ auditor

0,5

Duur audit 0,25 dag


Tijdsduur in dagen


0,25

0,25 dag


0,25

0,25 dag 0,25 dag 0,5 dag


0,25

1 ‘systeem’ auditor + 1 vakinhoudelijk auditor 1 ‘systeem’ auditor

0,5

0,5 Totaal 1,75 dagen x dagtarief = € 1.750,-




Bijlage 4.1.b: Indicatieve kosten audits systeemcertificering, > 40 personen Systeemcertificaat - Grote organisatie > 40 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek


-


Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Initiële toets


Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s,

Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 1


Duur audit 1 dag


Kosten: Uurtarief € 125,Dagtarief € 1.000,Tijdsduur in dagen


1

1 dag 1 dag

1 ‘systeem’ auditor 1 vakinhoudelijke auditor

1 1

1 dag


1 Totaal4dagen x dagtarief = € 4000,-



Systeemcertificaat - Grote organisatie > 40 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek


-


Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Controle toets


Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem+ openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordeling inhoudelijke stukken voor IVO, inclusief Spec. Oz Werkbezoek IVO, inclusief Spec. Oz

Werkbezoek Optioneel. Hangt van keuze bedrijf af en wordt met de scope op certificaat genoemd Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 2


Duur audit 0,5 dag




0,5

0,5 dag


0,5

0,5 dag


0,5

0,5 dag

1 ‘systeem’ auditor + 1 vakinhoudelijk auditor

1

0,5 dag


0,5 Totaal 3 dagen x dagtarief = € 3.000,-



Systeemcertificaat - Grote organisatie > 40 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek


-


Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Controle toets


Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem+ openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordeling inhoudelijke stukken voor Opgraven, inclusief Spec. Oz Werkbezoek Opgraven, inclusief Spec. Oz

Werkbezoek Optioneel. Hangt van keuze bedrijf af en wordt met de scope op certificaat genoemd Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 3


Duur audit 0,5 dag




0,5

0,5 dag


0,5

0,5 dag


0,5

0,5 dag

1 ‘systeem’ auditor + 1 vakinhoudelijk auditor

1

0,5 dag


0,5 Totaal 3 dagen x dagtarief = € 3.000 -



Bijlage 4.1.c: Indicatieve kosten audits procescertificering, 2-3 personen Procescertificaat - kleine organisatie: 2-3 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek


-


Duur audit 0,25 dag 0,25 dag




0,25


0,25

Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek IVO

0,25


0,25

0,5 dag


0,5

0,5 dag

1

Werkbezoek Opgraven

0,75 dag 0,25 dag

1 ‘systeem’ auditor + 1 vakinhoudelijk auditor 1 ‘systeem’ auditor+ 1 vakinhoudelijk auditor 1 ‘systeem’ auditor+ 1 vakinhoudelijk auditor

0,5 dag



Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Initiële toets


Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem + openstaande verbeterpunten vorige audit

Werkbezoek Optioneel. Hangt van keuze bedrijf af en wordt met de scope op certificaat genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 1


Werkbezoek Spec. Oz

1,5 0,5



Procescertificaat - kleine organisatie: 2-3 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 2 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL + openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek Werkbezoek IVO Optioneel. Hangt van keuze bedrijf Werkbezoek Opgraven af en wordt met de scope op certificaat Werkbezoek Spec. Oz genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 2


Duur audit 0,25 dag


Tijdsduur in dagen


0,25

0,25 dag


0,25

0,25


0,25

0,5 dag


0,5

0,5 dag


1


0,25

0,5 dag 0,25 dag

0,25 dag

1 0,5

Totaal 3,5 dagen x dagtarief= € 3.500,-



Procescertificaat - kleine organisatie: 2-3 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 3 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL + openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek Werkbezoek IVO Optioneel. Hangt van keuze bedrijf Werkbezoek Opgraven af en wordt met de scope op certificaat Werkbezoek Spec. Oz genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 3


Duur audit 0,25 dag


Tijdsduur in dagen


0,25

0,25 dag


0,25

0,25


0,25

0,5 dag


0,5

0,5 dag

1

0,25 dag


0,25 dag

1 ‘systeem’ auditor+ 1 vakinhoudelijk auditor

0,25

0,5 dag

1 0,5

Totaal 3.75 dagen x dagtarief = € 3.750



Bijlage 4.1.d: Indicatieve kosten audits procescertificering, > 40 personen Procescertificaat - Grote organisatie >40 man Bureau-onderzoek, PvE, IVO, Opgraven , Specialistisch onderzoek


-


Duur audit 1 dag




1

0,5 dag


0,5

0,5


0,5

1 dag


1

Werkbezoek Spec. Oz

0,5 dag


1,5

Werkbezoek Opgraven

0,75 dag 1 dag


1 Totaal 8,5dagen x dagtarief = € 8.500,-

Naam audit

Onderdeel audit

Inhoud

Initiële toets


Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Eisen kwaliteitszorgsysteem

Werkbezoek Optioneel. Hangt van keuze bedrijf af en wordt met de scope op certificaat genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 1


Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek IVO

1 dag

2 1



Procescertificaat - Grote organisatie >40 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 2 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL + openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek Werkbezoek IVO Optioneel. Hangt van keuze bedrijf Werkbezoek Opgraven af en wordt met de scope op certificaat Werkbezoek Spec. Oz genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 2


Duur audit 0,5 dag


Tijdsduur in dagen


0,5

0,25 dag


0,25

0,5


0,5

1 dag


1

0,75 dag 1 dag


1,5


0,5 Totaal 6,25 dagen x dagtarief= € 6.250,-

0,5 dag

0,5 dag

2 0,5



Procescertificaat - Grote organisatie >40 man Jaar in Naam audit Onderdeel audit Inhoud audit cyclus Jaar 3 Controletoets Documentanalyse Kwaliteitssysteem + Management Review + controle op beroepsregister Bureau audit Eisen kwaliteitszorgsysteem/ BRL + openstaande verbeterpunten vorige audit Beoordelen bureau-onderzoeken en PvE’s, Beoordeling inhoudelijke stukken IVO, Opgraven, Spec. Oz, depot Werkbezoek Werkbezoek IVO Optioneel. Hangt van keuze bedrijf Werkbezoek Opgraven af en wordt met de scope op certificaat Werkbezoek Spec. Oz genoemd. Depotbeoordeling wordt meegenomen in 1 werkbezoek Rapportage Totale tijdsduur en kosten jaar 3


Duur audit 0,5 dag


Tijdsduur in dagen


0,5

0,25 dag


0,25

0,5


0,5

1 dag


1

0,75 dag 1 dag


1,5


0,5 Totaal 6,75 dagen x dagtarief = € 6.750

0,5 dag

0,5 dag

2 1



Bijlage 4.2: Fictieve inhoud audits proces- en systeemcertificering << Naar deze bijlage wordt verwezen vanuit hoofdstuk 5 >> Achtergrond Voor meer inzicht in de verschillen tussen procescertificering en systeemcertificering is een indicatieve opzet gemaakt van welke inhoud (vragen) aan de orde komt tijdens een audit volgens beide vormen van certificering. Hierbij wordt opgemerkt dat de auditvragen uiteraard sterk afhangen van de feitelijke eisen in de certificeringsregeling en dat deze eisen nog vastgesteld moeten worden. Uitgangspunten: Om tot een zinvol voorbeeld te komen zijn de volgende uitgangspunten genomen: 1. Een organisatie dient te voldoen aan de volgende eisen: kwaliteitseisen (aan de organisatie)  reguliere eisen uit “doorsnee-kwaliteitssystemen” uitvoeringseisen (aan de werkzaamheden)  in dit voorbeeld de eisen uit het KNA-proces “opgraven” met verdeling de vier deelprocessen. 2. Elke eis wordt zowel voor procescertificering als voor systeemcertificering kort uitgewerkt naar “wat wordt er nu eigenlijk getoetst?” 3. Voor beide vormen van certificering wordt gekeken naar de inhoud van een initiële audit en een periodieke audit. 4. Er wordt geen rekening gehouden met overlap van audits voor andere systemen (bijvoorbeeld ISO9001) of andere KNA-processen (bijvoorbeeld PvE of IVO-P). 5. Elk jaar moet er minimaal één KNA-proces (uitvoeringseisen) worden getoetst. Indien een organisatie voor twee KNA-processen (bijv. IVO en Opgravingen) is gecertificeerd zou dit betekenen dat er in de ene audit naar IVO en in een volgende audit naar Opgravingen wordt gekeken. Bij de initiële audit moeten wel beide KNA-processen geaudit worden. Overzichtstabel De navolgende tabel geeft inzicht de vragen rond kwaliteitseisen en rond uitvoeringseisen. Dit doet zij voor initiële audits en periodieke audits volgens zowel proces- als systeemcertificering. NB. De (1) (2) (3) (4)

tabel geeft aan hoe een en ander uitgewerkt zou kunnen worden. Dit is uiteindelijk afhankelijk van : de eisen die de certificeringsregeling uiteindelijk gaat stellen aan het uitvoeringsproces (KNA-proces) en de ondersteunende processen (kwaliteitsdeel) de eisen die de certificeringsregeling uiteindelijk gaat stellen aan de audits de werkwijze van de certificerende instelling de beschikbare audittijd




KWALITEITSEISEN: 1.

2.

Opdrachtverwerving (m.n. aanbieden “met / zonder certificaat” en schriftelijke vastlegging opdracht) beheer van materiaal en materieel (niet zijnde archeologische vondsten)

PROCESAUDIT: INITIEEL Is er procedure voor opdrachtverwerving Steekproef: wordt procedure gevolgd

PROCESAUDIT: PERIODIEK Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze  Indien ja, steekproef  Indien nee, geen actie

SYSTEEMAUDIT: INITIEEL Is er procedure voor opdrachtverwerving Steekproef: wordt procedure gevolgd

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Steekproef: wordt deze gevolgd

-

-

-

-

-

-

Is er procedure voor materieel, met o.a. ingangscontrole, kalibratie (bij meetapparatuur), opslageisen Volgt de procedure eventuele voorschriften Steekproef: wordt procedure gevolgd

Is   

procedure gewijzigd Indien ja, klopt deze Indien ja, steekproef Indien nee, geen actie

-

Is er procedure voor materiaal, met o.a. ingangscontrole, houdbaarheid, opslageisen Volgt de procedure eventuele voorschriften Steekproef: wordt procedure gevolgd

-

3.

Inkoop

-

Is er procedure voor inkoop Zijn de eisen uit de certificeringsregeling opgenomen t.a.v. kwaliteit materiaal, materieel, deskundigheid personeel,


-

Is   

procedure gewijzigd Indien ja, klopt deze Indien ja, steekproef Indien nee, geen actie

-

Is er procedure voor materieel, met o.a. ingangscontrole, kalibratie (bij meetapparatuur), opslageisen Zijn eventuele voorschriften bij opstellen procedure gehanteerd Is procedure door deskundige persoon opgesteld Steekproef: wordt procedure gevolgd Is er procedure voor materiaal, met o.a. ingangscontrole, houdbaarheid, opslageisen Zijn eventuele voorschriften bij opstellen procedure gehanteerd Is procedure door deskundige persoon opgesteld Steekproef: wordt procedure gevolgd Is er procedure voor inkoop Zijn de eisen uit de certificeringsregeling opgenomen t.a.v. kwaliteit materiaal, materieel, deskundigheid personeel,

-

-

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Steekproef: wordt deze gevolgd

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Steekproef: wordt deze gevolgd



KWALITEITSEISEN:

PROCESAUDIT: INITIEEL deskundigheid diensten Steekproef: wordt procedure gevolgd

PROCESAUDIT: PERIODIEK

4.

-

Zijn de eisen aan KNAactoren correct vastgelegd Worden alle KNA-actoren personeelsleden (incl inleen) op de eisen beoordeeld voordat zij worden ingezet Check op interne beoordelaar / auditor 100% check op personeelsdossiers (incl. inleen)

-

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze  Indien nee, steekproef op bestaande personeelsdossiers (incl. inleen)  Indien nee, 100% check op nieuwe personeelsleden

Is er procedure voor interne audits

-

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Zijn de interne audits correct uitgevoerd (juiste persoon / minimale aantallen) (steekproef) Zijn er afwijkingen geconstateerd  indien ja, zijn de afwijkingen opgelost  Indien nee, geen actie

Inzet personeel

-

-

5.

Interne controles / interne audits / correcties / corrigerende maatregelen

-

-

-

SYSTEEMAUDIT: INITIEEL deskundigheid diensten Is procedure door deskundige persoon opgesteld Steekproef: wordt procedure gevolgd Zijn de eisen aan KNAactoren correct vastgelegd Worden alle KNA-actoren personeelsleden (incl inleen) op de eisen beoordeeld voordat zij worden ingezet Check op interne beoordelaar / auditor 100% op personeelsdossiers (incl. inleen) Check op alle nieuwe personeelsleden Is er procedure voor interne audits

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK

-

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze  Indien nee, steekproef op bestaande personeelsdossiers, incl. inleen  Indien nee, 100% check op nieuwe personeelsleden

-

Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Zijn de interne audits correct uitgevoerd (juiste persoon / minimale aantallen) (100% steekproef) Zijn er afwijkingen geconstateerd / zijn deze opgelost Zijn er afwijkingsanalyses gemaakt / zijn de oorzaken voor de afwijkingen weggenomen Wordt er gerapporteerd aan de directie Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze

-

-

6.

Afhandeling klachten

n.v.t.


n.v.t.

-

Is er een procedure voor klachten van eigen

-



KWALITEITSEISEN:

PROCESAUDIT: INITIEEL


SYSTEEMAUDIT: INITIEEL personeel, klanten, bevoegd gezag of overig -

7.

Meting klanttevredenheid

n.v.t.

n.v.t.

-

Is er een procedure voor klanttevredenheid

8.

Commitment management: managementverklaring, managementreview

n.v.t.

n.v.t.

-

Is er een beleidsverklaring met doelstellingen mbt archeologie

9.

Borging onafhankelijkheid

-

-

-

Is er een procedure om onafhankelijkheid van de

Is er een procedure om onafhankelijkheid van de


Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK Zijn er klachten van eigen personeel, klanten, bevoegd gezag of overig / zijn de klachten opgelost Zijn er klachtenanalyses gemaakt / zijn de oorzaken voor de klachten weggenomen Zijn de resultaten teruggekoppeld aan de klager(s) Wordt er gerapporteerd aan de directie Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze Zijn de resultaten teruggekoppeld aan klanten Zijn de resultaten gerapporteerd aan de directie Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze zijn doelstellingen gehaald Is er een review op resultaten van interne en externe audits, klachten en klanttevredenheid Worden er nieuwe beleidsdoelstellingen gekoppeld aan resultaten van audits, klachten en klanttevredenheid Worden nieuwe doelstellingen gekoppeld aan ontwikkelingen Is procedure gewijzigd  Indien ja, klopt deze



KWALITEITSEISEN: proces

PROCESAUDIT: INITIEEL resultaten van de werkzaamheden t.o.v. opdrachtgever te borgen Voldoet steekproef aan eisen Steekproef op volgen procedure


PROCESAUDIT: PERIODIEK Steekproef op volgen procedure

SYSTEEMAUDIT: INITIEEL resultaten van de werkzaamheden t.o.v. opdrachtgever te borgen Wordt procedure bewaakt door onafhankelijke persoon (rechtstreekse rapportage aan directie) Voldoet steekproef aan eisen Steekproef op volgen procedure

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK Steekproef op volgen procedure



UITVOERINGSEISEN

A. Voorbereiden Veldwerk Algemeen



SYSTEEMAUDIT: INITIEEL


-

-

-

Is er procedure voor A.1 tm A.3 Is deze door deskundige opgesteld Voldoet deze aan eisen (OS01/SP01) Voorziet de procedure in periodieke evaluatie en aanpassing Check op aansturing door juiste persoon Check op gebruik juiste procedure / juiste input voor keuzes

-

Check op aansturing door juiste persoon Check op gebruik juiste procedure / juiste input voor keuzes

-

Is er procedure voor B.1 tm B.12 Is deze door deskundige opgesteld Voldoet deze aan eisen (OS02-OS11 + PS06) Voorziet de procedure in periodieke evaluatie en aanpassing

-

-

Is er procedure voor A.1 tm A.3 Voldoet deze aan eisen (OS01/SP01)

Is de procedure gewijzigd Indien wijziging: voldoet deze aan eisen (OS01 / SP01)

-

1.

Opstellen PvA

-

Check op uitvoering conform eisen

-


-

2.

Aanmelding Archis

-

3.

Controle “Voorbereiden veldwerk”

-

B. Uitvoeren Veldwerk Algemeen

Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen

-


-

-

Is er procedure voor B.1 tm B.12 Voldoet deze aan eisen (OS02-OS11 + PS06)

-

Is de procedure gewijzigd Indien wijziging: voldoet deze aan eisen (OS02OS11 + PS06)

-

1. Uitzetten meetsystemen 2. Onderzoek

-



-

-

-

-

-

Is de procedure geëvalueerd Is de procedure aangepast Is de aanpassing door deskundige uitgevoerd Voldoet deze aan eisen (OS01/SP01) Check op aansturing door juiste persoon Check op gebruik juiste procedure / juiste input voor keuzes

Check op uitvoering door juiste persoon Check op verrichte controle

Is de procedure geëvalueerd Is de procedure aangepast Is de aanpassing door deskundige uitgevoerd Voldoet deze aan eisen (OS02-OS11 + PS06)




UITVOERINGSEISEN opgravingsvlakken  Aanleg  

 

Vastlegging vlakken Verzamelen en vastlegging monsters en vondsten Vastlegging NAPhoogte Vastlegging foto

3. Onderzoek sporen  Interpreteren en inkrassen sporen  Documenteren sporen  Verzamelen en vastlegging monsters en vondsten  Vastlegging NAPhoogte 4. Onderzoek coupes / doorsneden  Couperen sporen   



Interpreteren coupes Documenteren coupes Verzamelen en vastlegging monsters en vondsten Vastlegging foto



-

Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen

-


-


-

-


-


-

Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen

-


Check op uitvoering

-

-

-

-

-

-


-

-

-

-



Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen Check op uitvoering conform eisen

Check op uitvoering



UITVOERINGSEISEN

Afronding handelingen onderzoek sporen, monsters en vondsten in vlak Onderzoek profielen  Inkrassen en interpreteren profielen  Vastlegging profielen Documentatie / naspeurbaarheid Alle opgravingsdocumenta tie en lijsten moeten op orde zijn Werkzaamheden en interpretaties worden vastgelegd in dagrapporten / weekrapporten Vondsten en monsters worden verwerkt en gesorteerd Vondsten worden tijdelijk opgeslagen Melden eerste bevindingen bij Archis Controle “uitvoering veldwerk” 

5.

6. 7.

8.

9.

10. 11. 12.

PROCESAUDIT: INITIEEL conform eisen Check op uitvoering conform eisen

PROCESAUDIT: PERIODIEK conform eisen Check op uitvoering conform eisen

-


-


-


-


-


-


-


-


-


-


-

-

-

-



-

-

-


Check op aansturing door juiste persoon B.1 – B.11 Steekproef op gebruik procedure B.1 – B.11 100% check op vastlegging /

-

Check op aansturing door juiste persoon B.1 – B.11 Steekproef op gebruik procedure B.1 – B.11 100% check op vastlegging /



UITVOERINGSEISEN

C. Evaluatiefase Algemeen



SYSTEEMAUDIT: INITIEEL verslaglegging

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK verslaglegging

-

-

-

Is er procedure voor C.1 tm C.8 Is deze door deskundige opgesteld Voldoet deze aan eisen (OS11, OS12, OS13, OS16, PS04 + PS06) Voorziet de procedure in periodieke evaluatie en aanpassing

-

Check op aansturing door juiste persoon C.1 – C.8

-

-

Is er procedure voor C.1 tm C.8 Voldoet deze aan eisen (OS11, OS12, OS13, OS16, PS04 + PS06)

Is de procedure gewijzigd Indien wijziging: voldoet deze aan eisen (OS11, OS12, OS13, OS16, PS04 + PS06)

-

1. Waardering en beoordeling geschiktheid voor analyse van monsters en vondsten 2. Opstellen uitwerkingsplan, incl. toets aan PvE 3. Opstellen selectierapport 4. vondsten en monsters voor uitwerking 5. te verwijderen monsters en vondsten 6. tijdelijk opslaan monsters en vondsten voor eventuele latere uitwerking 7. accordering depothouder / eigenaar monsters en vondsten 8. controle “Uitvoeren evaluatie”

-


-


-


-


-


-


-


-


-


-


-


-

-

-

Is de procedure geëvalueerd Is de procedure aangepast Is de aanpassing door deskundige uitgevoerd Voldoet deze aan eisen (OS11, OS12, OS13, OS16, PS04 + PS06)

Check op aansturing door juiste persoon C.1 – C.8



UITVOERINGSEISEN

D. Uitwerken veldwerk Algemeen



SYSTEEMAUDIT: INITIEEL Steekproef op gebruik procedure C.1 tm C.8 100% check op vastlegging / verslaglegging

SYSTEEMAUDIT: PERIODIEK Steekproef op gebruik procedure C.1 tm C.8 100% check op vastlegging / verslaglegging

-

-

-

-

-

Is er procedure voor D.1 tm D.11 Voldoet deze aan eisen (OS14–OS17 + SP02 + DS01–DS03 + DS05)

Is de procedure gewijzigd Indien wijziging: voldoet deze aan eisen (OS11, OS12, OS13, OS16, PS04 + PS06)

-

1. Uitwerken sporen, structuren en profielen 2. Uitwerken vondsten en monsters 3. Opstellen standaardrapportages 4. Aanleveren standaardrapportage aan RCE, bevoegd gezag en depothouder 5. Afmelden Archis

-


-


-


-


-

6. Overdracht onderzoeksgegevens 7. Aanleveren documentatie bij depot 8. Aanleveren vondstmateriaal bij

-


-

-

-

-


-

-

Is er procedure voor D.1 tm D.11 Is deze door deskundige opgesteld Voldoet deze aan eisen (OS14–OS17 + SP02 + DS01–DS03 + DS05) Voorziet de procedure in periodieke evaluatie en aanpassing

-

Is de procedure geëvalueerd Is de procedure aangepast Is de aanpassing door deskundige uitgevoerd Voldoet deze aan eisen (OS14–OS17 + SP02 + DS01–DS03 + DS05)




UITVOERINGSEISEN depot 9. Aanleveren digitale gegevens bij e-Depot 10. Vastlegging ontvangstbevestiging en RCE, bevoegd gezag, Archis, Depothouder, E-depot 11. Controle “Uitwerken veldwerk”



-


-


-

-

-

-



-

-



-


Check op aansturing door juiste persoon D.1 – D.11 Steekproef op gebruik procedure D.1 tm D.11 100% check op vastlegging / verslaglegging

-

Check op aansturing door juiste persoon D.1 – D.11 Steekproef op gebruik procedure D.1 tm D.11 100% check op vastlegging / verslaglegging


Advies aan CCvD Archeologie: Reikwijdte en kosten certificering Archeologie bij landbodems en waterbodems

Recommend Documents