Administrator pages ASCIMA
AscimaAdmin Version 1.7 1
I NHOUDSOPG AV E
1
INHOUDSOPGAVE ........................................................................................................................................ 1
2
INLEIDING ....................................................................................................................................................... 2 2.1 PROCEDURE STAPPEN ............................................................................................................................. 2 2.2 INLOGMENU ............................................................................................................................................... 2 2.3 HOOFDMENU ............................................................................................................................................. 2 2.3.1 Klant invoer scherm ...................................................................................................................... 4 2.3.2 Shuttle dagen bepalen ................................................................................................................. 5 2.3.3 Eigen contracten ........................................................................................................................... 5 2.3.4 Eigen contract kiezen / inzien / muteren en aanmaken ......................................................... 6 2.3.5 Contract aanmaken ...................................................................................................................... 6 2.3.6 Service centers aanmaken/muteren.......................................................................................... 8 2.3.7 Service autorisaties bekijken/selecteren .................................................................................. 8 2.3.8 Service autorisaties kiezen/ inzien / muteren en aanmaken................................................. 9 2.3.9 Accounts kiezen / inzien / muteren en aanmaken .................................................................. 9 2.3.10 Account aanmaken ..................................................................................................................... 10 2.3.11 Klanten zoeken kiezen / inzien en muteren ........................................................................... 10 2.3.12 Vervoerders kiezen / inzien / muteren en aanmaken........................................................... 11
2
I NLE I DI NG
Binnen ASCIMA is het via de administrator pages mogelijk om nieuwe klanten aan te maken waarbij het mogelijk is om direct in te loggen. Hierdoor is de tussenkomst van IT niet meer noodzakelijk om nieuwe klanten aan te maken. 2.1
PROCEDURE STAPPEN
Het aanmaken van nieuwe klanten in ASCIMA is het best als volgt op te splitsen: 1) Bedrijfslogo uploaden 2) Klant adres en contactgegevens aanmaken 3) Contract gegevens aanmaken a. Vervoerswijze b. Shuttle dagen c. Logo selecteren d. Geautoriseerd reparatiebedrag e. Beschikbare class of services f. Klant specifieke voettekst g. Aanmeld assortiment bepalen 4) Login accounts aanmaken 2.2
INLOGMENU
De administrator pages zijn te benaderen via de URL: www.dynafix.com/ascimaadmin
2.3
HOOFDMENU
Het hoofdmenu bestaat uit de volgende menu opties: • Nieuwe klanten toevoegen Via deze menu optie worden nieuwe klanten en bijbehorende contracten aangemaakt. •
Klanten De menuoptie klanten bied de mogelijkheid om bestaande klanten met bijbehorende contracten op te zoeken en vervolgens in te zien of te muteren.
•
Vervoerders Momenteel zijn er een viertal vervoersmogelijkheden van defect producten die via de site kunnen worden geregeld: - Shuttle (te definiëren via Shuttle definitie) - Pickup & Return (te definiëren via Carrier) - SI&R Send-in & Return (te definiëren via Carrier) - CI&CO Carry-in Carry-out (te definiëren via Carrier) Middels de menuoptie kunnen verschillende carriers worden aangemaakt. Deze functie is uitsluitend voorbehouden aan de Manager Logistiek.
•
Bestandsbeheer Via het bestandsbeheer kunnen klant specifieke bedrijfslogo’s worden ge-upload. Deze logo’s kan men vervolgens koppelen aan een contract waarna het logo standaard op de aanmeldbon wordt geprint.
•
Wachtwoord wijzigen Wachtwoord wijzigen van de ingelogde ASCIMA-admin gebruiker.
•
Uitloggen Verlaten van de applicatie en beëindigen van de sessies
2.3.1
•
KLANT INVOER SCHERM
Bedrijfsdomein Middels het bedrijfsdomein kan een nieuwe klant worden gekoppeld aan een hoofdkantoor waar reeds contract afspraken voor zijn gemaakt. Zodra er via de optie bedrijfsdomein een hoofdkantoor wordt gekozen gelden de contract afspraken die aan dit account zijn gekoppeld. Daarnaast blijft het mogelijk om ook nog eigen contracten aan te maken. Voorbeeld: T for Telecom heeft voor al hun vestigingen af gesproken dat alleen alle interne en externe GSM producten kunnen worden aangemeld terwijl er een vestiging tussen zit die ook computers verkoopt. Voor deze vestiging is het dan mogelijk om een tweede contract aan te maken met als productassortiment “Computers”
•
Dienstverlener Onder dienstverleners vallen bijvoorbeeld providers die diensten en services leveren aan corporate klanten. Bijvoorbeeld klanten van Vodafone die via de Vodafone procedure reparaties aanmelden. Wat is nu het exacte verschil tussen bedrijfsdomein en dienstverlener? Klanten die aan een bedrijfsdomein worden gekoppeld zijn altijd vestigingen (fiscaal of middels een formule) aan elkaar zijn verbonden. Klanten die uitsluitend specifieke diensten afnemen van een bepaald bedrijf worden gekoppeld via dienstverlener. Bijvoorbeeld: Phonehouse vestigingen worden via het bedrijfsdomein aan een hoofdkantoor gekoppeld. Vodafone shops worden via het bedrijfsdomein aan een hoofdkantoor gekoppeld, echter hun corporate klanten zoals Shell worden middels de dienstverlener aan de dienstverlener “vodafone” gekoppeld.
•
Backoffice code De Backoffice code die ingevoerd kan worden is de code van de klant zoals deze in de backoffice systemen gebruikt wordt. Op deze manier is het mogelijk om een Ascima klant te identificeren in de backoffice.
•
Verplicht verzendklaar maken Indien dit vinkje wordt aangezet, zal voor de betreffende klant altijd de actie ‘Verzendklaar maken’ uitgevoerd dienen te worden, ook indien deze klant niet gebruik maakt van een shuttle.
2.3.2
•
SHUTTLE DAGEN BEPALEN
Shuttlecode Identificatiecode van de shuttlebox (krat)
2.3.3
EIGEN CONTRACTEN
Zodra alle verplichte gegevens correct zijn ingevuld verschijnen een aantal nieuwe opties; - eigen contracten - accounts - service centers
Indien men de klant aan een bedrijfsdomein koppelt (bijvoorbeeld T For Telecom), dan wordt het contract dat is afgesloten met dit bedrijfsdomein onderaan het scherm getoond.
2.3.4
EIGEN CONTRACT KIEZEN / INZIEN / MUTEREN EN AANMAKEN
Indien er reeds contracten zijn aangemaakt voor de gekozen klant dan worden deze middels onderstaand overzicht aangegeven. Door op een regel te klikken wordt het bestaande contract geopend en kan deze worden ingezien en gemuteerd. Middels de optie “toevoegen” kunnen nieuwe contracten worden toegevoegd aan de gekozen klant.
2.3.5
CONTRACT AANMAKEN
•
Datum Geldigheidsduur van het contract (bijvoorbeeld Dynafix service club contractsduur) Niet verplicht!
•
RMAnummer Voorloop identificatie van het RMAnummer. Dit voorvoegsel dient te beginnen met iRMA gevolgd met een vier hoofdletters (bijvoorbeeld: iRMAVODA voor Vodafone)
•
Assortiment Middels het assortiment wordt bepaald welke productassortimenten door de klant mogen worden aangemeld.
•
Logo Indien er bedrijfslogo’s zijn ge-upload middels het bestandsbeheer kan het betreffende logo uit de getoonde lijst worden gekozen. Standaard wordt dan het gekozen logo op de aanmeldbon geprint. Indien er geen logo wordt gekozen zal er standaard het Dynafix logo op de aanmeldbon worden gedrukt.
•
. •
Reparatiebedrag (geautoriseerd reparatiebedrag) Middels het reparatiebedrag geeft de klant toestemming tot het repareren van een “buiten garantie” reparatie tot het ingevulde bedrag. Bijvoorbeeld als hier € 85,- wordt ingevuld dan ontvangt de klant geen prijsopgave indien het reparatiebedrag onder dit bedrag blijft en zal er direct worden gerepareerd. Researchbedrag (geautoriseerd researchbedrag) Middels het researchbedrag geeft de klant toestemming voor de research van een “buiten garantie” reparatie tot het ingevulde bedrag. Bijvoorbeeld als hier € 25,- wordt ingevuld dan ontvangt de klant geen prijsopgave indien het researchbedrag onder dit bedrag blijft.
•
Vervoerder Indien er geen shuttle van toepassing is zal er een carrier dienen te worden gekozen. Op het moment dat er shuttle definitie is ingevuld is dient dit veld leeg te blijven. Zodra er een shuttle definitie is ingevuld zal deze altijd de hoogste prioriteit hebben en de carrier overrulen.
•
Reparatiebon voettekst (beter gezegd “voettekst op aanmeldbon”) De tekst die hier wordt ingevuld verschijnt standaard op elke aanmeldbon die de klant na het invoeren van een reparatieorder afdrukt. Hierin kunnen bijvoorbeeld openingstijden of specifieke reparatie voorwaarden van de klant worden opgenomen.
•
Groep voor intake De intake groep die hier geselecteerd wordt, bepaald in welke shop een toestel ingeleverd/aangeboden kan worden voor reparatie. Een voorbeeld hiervan is Harmony die voor de T For Telecom shops bepaald waar een toestel aangeboden dient te worden voor reparatie.
•
Geselecteerde “class of services” Een class of service is een verzamelnaam van verschillende service options (mogelijkheden) die van toepassing kunnen zijn voor verschillende klanten. De gekozen class of services zullen worden getoond op het order entry scherm. Let wel op dat er bij een nieuwe klant geen class of service van een concurrent wordt aangevinkt. Het is sterk aan te bevelen uitsluitend de standaard “Dynafix” services aan te vinken of voor deze klant specifieke services aan te laten maken door systeembeheer.
2.3.6
SERVICE CENTERS AANMAKEN/MUTEREN
Door op de knop ‘Service centers’ te klikken kan men servicecenters aanmaken voor een klant. Indien het service center van een klant op hetzelfde adres gevestigd is als de klant, kan men dit door het betreffende hokje aan te vinken aangeven. De adres gegevens van de klant worden dan read-only getoond in het scherm.
Indien men een service center heeft aangemaakt voor een klant, kan men tevens aangegeven voor welke services dit service center autorisaties heeft. 2.3.7
SERVICE AUTORISATIES BEKIJKEN/SELECTEREN
Indien men een nieuwe service autorisatie voor een service center wil aanmaken, kan men dit doen door op de knop ‘Toevoegen’ te klikken. Indien men een reeds bestaande serviceautorisatie wilt wijzigen, kan men dit doen door op de desbetreffende serviceautorisatie te klikken in het bovenstaande scherm.
2.3.8
SERVICE AUTORISATIES KIEZEN/ INZIEN / MUTEREN EN AANMAKEN
•
Datum vanaf Ingangsdatum van de autorisatie, zoals die door de autorisatieverlener is vastgesteld.
•
Datum vanaf Eventuele einddatum van een serviceautorisatie, zoals die door de autorisatieverlener is vastgesteld.
•
Service assortiment Het service assortiment behorende bij deze serviceautorisatie.
•
Verkoop assortiment Het verkoop assortiment behorende bij deze serviceautorisatie.
•
Merk Het merk waarvoor de autorisatie is verleend.
•
Service level Het maximale service level waarvoor het service center geautoriseerd is.
•
Autorisatie ID De identificatie waaronder deze service autorisatie bij de autorisatieverlener is afgegeven.
2.3.9
ACCOUNTS KIEZEN / INZIEN / MUTEREN EN AANMAKEN
Indien er reeds (inlog) accounts zijn aangemaakt voor de gekozen klant dan worden deze middels onderstaand overzicht aangegeven. Door op een regel te klikken wordt het bestaande (inlog) account geopend en kan deze worden ingezien en gemuteerd. Middels de optie “toevoegen” kunnen nieuwe (inlog) accounts worden toegevoegd aan de gekozen klant.
2.3.10 ACCOUNT AANMAKEN •
Gebruikersnaam Elke naam is toegestaan en er zijn geen beperkingen voor het formaat. De inlognaam is niet hoofdletter gevoelig
•
Wachtwoord resetten Na het klikken op deze knop verschijnt het invoerveld wachtwoord (wachtwoorden zelf worden standaard niet meer getoond in AscimaAdmin), waarna men een reeds ingegeven wachtwoord kan resetten. Het is aan te bevelen om wachtwoorden aan te maken van minimaal 6 karakters lang en hierin zowel cijfers als letters op te nemen. Zorg ervoor dat wachtwoorden niet zijn te herleiden naar de gebruiker. Dus geen plaatsnamen, bedrijfsnamen of varianten hierop. Het wachtwoord is niet hoofdletter gevoelig
•
Orderinvoer toegestaan Door deze optie aan te vinken kan het account reparatieorders invoeren. Anders is het uitsluitend mogelijk reparaties op te zoeken en in te zien.
•
Retouradres wijzigen toegestaan Door deze optie aan te vinken kan het account het retouradres wijzigen.
•
Intern repareren toegestaan Door deze optie aan te vinken kan het account toestellen intern laten repareren.
•
Marsh claims toegestaan Door deze optie aan te vinken kan het account Marsh claims aanmaken.
2.3.11 KLANTEN ZOEKEN KIEZEN / INZIEN EN MUTEREN Middels de menu optie “klanten” is het mogelijk om een bestaande klant te zoeken. Indien er een klant(en) word(en) gevonden dan worden deze op onderstaande wijze getoond. Door op een regel te klikken wordt de bestaande klant geopend en kan deze worden ingezien en gemuteerd. Middels de optie “verwijderen” kun een klant eventueel worden verwijderd.
2.3.12 VERVOERDERS KIEZEN / INZIEN / MUTEREN EN AANMAKEN
