ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA. fia B IT. EBSBIPUUtr DAI? SARA1I-SARA5

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA

fiA B

IT

EBSBIPUUtr DAI? SARA1I-SARA5

kbsm v tju s t 1* Akibat perkembangan dalam dunla Ekonoml Perusahaan yang matin meluas maka terasa eangat dibutuhkan sua tu sietira dan prosedur yang effektif dan effisien yaitu bukan hanya oerupakan alat pencatat darlpada ke jadlan-kejadian dl mooa larapau untuk kepentlngan pertanggung jawaban tetapl juga merupakan suatu alat y»hg dlpakal untuk mengorganleir atau raenyusun* «engumpulkan dan mengikhtlsarkan keterangan-keterangan yang menyangkut seluruh tranoaksl-tranoaks 1 perusahaan* dl mana para pegawai * keglatan-keglatan9 bahanbahan dan mealn-^nesin dapat dlsatu padukan aedemlklan rupa, oehlngga pengawasan dapat dljalankan eebaik baiknya• Jadl dalam sistira dan prosedur terdapat pula fungal informasl dan kofttrole yang akan merabantu berhaeilnya pelakaanaan tugae dan tanggung jawab darl manage* ment dalam perusahaan yang ingin berkembang dewasa ini.

*

2* Untuk aemenuhl persyaratan darlpada kontrole intern* maka fungsi penguaaaan* fungsi penylmpanan* fungsl

SKRIPSI

SUATU TINJAUAN SISTIM DAN PROSEDUR PENJUALAN ...

HANNA ADIPATI


pencatatan dan fangel pengawasan haruo dilakeanakan eecara terpieah {tidak berada dalam catu tangan)* Pada P#fl• Sanubari yang bereifat sehagal F;*T* Ke luarga/Ferttitup dan dengan struktur organises! yang sedexhana, dl mam kesederhanaan Ini dldaearkan atao 2 (dua) pertirabangan ialah « pertirabangan biaya dan pertimbangan keamanan harta railik perusahaan Dengan daoar pertimbangan ini, makaeemua fungsi-fungsi yang penting dipegang oleh para anggota keluarga, dan lebih jauh lag! aklbatnya adalah terjadinya tenyak perangkapan fungal* Vfioalnyai Kasir oelain bertugao menerioa/inengeluarkan/raenyimpan uang juga mengerjakan buku Kac dan mem buat faktujvfaktur penjualan bilamana perlu; Petugas penagih dalam kota selain melakukan penagihan juga mengerjakan kartu-kartu piutang yang bertmbungan de ngan penagihan teraebut* Mtinjau d ari segi kontrole intern, perangkapan fungsi Bedemiklan tldak diperkenankan karena sang&t membahayakan kepentlngan perusahaan • 3* Belura ada job dleorlptlon sehingga iudah terjadi »allng melemparkan tanggung jawab* 4* Dalam nemperlancar arus penjualan bsrang-barangnya selain dllakukan penjualan-penjualan langeung darl perusahaan juga dllakukan penjualan eecara canvass* L - , I r^a.'usiv. aaai l 'OTmaSiTAS MELAf* 0/' SKRIPSI


HANNA ADIPATI


Sesuai dengan Bifat kedua care penjualan tereebut di raana perusahsan/para penjual berhadapan langsung dengan para langganan/pembeli* maka hal ini raengakibatkan diperlukatmya suatu eietira dan prosedur yang kbusus yang menyimpang darl sistim dan prosedur penjualan/penyelesalan peoanan yang normal seperti yang telah diuralkan dalam bab Ii di atas* Oleh karena itu dalam prosedur penjualan yang diterapkan oleh P.'S* Sanubari dl raana tidak dlpergunakan register order, hal Ini dapat diteriraa. Stetapi oebaliknya, aebagian darlpada penjualan adalah penjualan kontan yang menyangkut maoalah uang aehingga raener— lufcan ponyelesaian yang hati-fcati dan kontrole ycng intensif. 5. Bada penjualan eecara canroas dloamplng prosedur penjualan, maka terdapat Juga beberapa prosedur lain nya yaitu t - prosedur pengaiifbilan barang-barang• -

Prosedur pertanggung Jawaban penjualan dan hasil penagihan* Prosedur pertanggung Jawaban slsa parang*

6* Salesmen, bertugas sebagal penjual dan cekall gus merangkap sebagal penagih* Oleh karena itu diperlukan pula suatu kontrole yang intensif. Untuk inia P.T. Sanubari raenggunakan kartu-kartu sales*

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


Penggtmaan k a rtu -k a rtu sa le s in i a e la ln daripada 11* n la tu m ya yang kurang tepat* maka juga b e ra rtl m enanbah pekerjaan/keslbukan para salesm en sehingga dapat mensbawa pengaruh le M h jauh y a itu peraboroaan w aktu, tenaga dan b ia ya • 7* W engingat perkembangan daripada peruoahaan aaka p e rlu la h d lte ra p ka n su atu s ls tlm dan prosedur yang e f f e k t lf dan e ffle ie n eehingga dapat d itln g k a tk a n in fo rm a s i, k o n tro le in te rn dan pengurangan b ia ya -b ls y a a d o in ie tra s i* ' ,

SABAg *

St

Oleh karena it u aaran-earan karai adalah a 1 . Sebaiknya peruoahaan cudah harus ra u la i raem iklrkan kearah k o n tln u lta e dan perkembangan perusahaan de ngan berusaha aedem iklan rupa untuk mengadakan p e a lsahan fu n g e i yang tegas dan nenetapkan wewenang dan tanggung Jawab m aslng-nasing* y a itu * a* Pekerjaan-rpekerjaan yang berhubungan dengan pen ju a la n barang-barang (a d m ln io tra tif Ico m e re ill) adalah tugas d a rl bagian penjualan* h* Ia o ir f hanya bertugae sebagai penyimpan uang* Kenerima/m engeluarkan uang harus ada p e rin ta h te r t u lis d a ri pejabat yang berwewenang*

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


Untuk jnsmudahkan pertanggung jawsbannya, taaka Kaoir hendaknya aembuat eatatan-catatan kronologia dGripada nutaci^fautaoi Xas dalam bentuk "buku kasir* (klad-kacir). Baku kaoir ini tidak aeapttnyai artl koratabei n em sekail* jadl hanya taerupakan alat pcmbantu untak kontrole antara saldo Has yang sebenarnya dan ealdo raenumt perkiraan buku beaar "Kas" yang ada dibagian edrainiotraoi/ penbukuan. Pada eetiap penerimaan uang* kaair harm; membuat tanda terina rangfcap 3 (tiga) t r Untuk yang beroangfcutan* r Ke bagian admini&traei/buku Kao. *■ Kraip kasir dan tinggal melekat pada bukunya* ' c* Pekerjaan-pekerjaan admin*stratit finanBiil yang timbal-dari penjualan .barang-b&rang adalah tugaa bagian adainistrasi/pembukuan. Dalam hal ini berhubungan dentin penger;Jaan : - Buku Kao -? Buku Penjualan - iartu-kartu Blaya - Eartu-kartu Piutang ■* Kartu-kartu Pereediaan (K.V*A,) Setiap pegawai ditentukte wewenang dan tanggung Jawabnya dalam pengerjaan buku-buku/kartu-karfcu

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


.tereebut .• Selanjutnya untuk menlngkatkan informasi dan kon trole intern maka sebaiknya t - Baku Kas dibuat tabelaris sehingga dapat oenunjukan dengan cepat Jenla-jenis penerlmaan dan pengeluaran. - Dalan buku penjualan yang dalam hal ini telah dibuat dalam kartu-kartu per jenis barang* oe lain dicatat penjualan^penjualan kredit juga perlu dicatat penjualan-penjualan kontan* yang masing-raasing dicatat dalam kolom-kolon ter*

sendiri. • Dipakai register order terutama untuk penjualan langDung dari peruaahaan karena sering pa rs pembeli dari luar kota/pulau aemeean dengan 3alan menitlpkan peoanannya/euratnya kepada 6rang lain yang kebetulan datang keperusahaan. SeMngga untuk menjamin keamanannya perlu di buat regieter order. 2* Deri arus dokumen penjualan secara caffiraca yang da pat dilihat dari bagan no* 3* ©ebagai ©aran kami adalah

j

a. SuraWalan digantl dengan forotdlr "Pengambllan dan Pengeobalian Barang” (gambar. no. 9)* b. Formulir ini dibuat rangkap 3 (tlga) :

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


- tintok salesmen* - Untuk gudang. -

Untuk K.V.A.

Salesmen beraaraa-eama soplr raengembil barangnya dl gudang* /

c* tfldak prlu dlbuat *Da£tar Muat* d* X&por&n sales harlartf eebailcnya dlbuat dalam formullr khueus yang telab dlsedlakan, untuk nempertaudah/nempereepat pekerjaan para salesmen* 3* Penjualan kontan t oleh salesmen dlbuat faktur rangkap 3 (tlga) t -

Asll/putih ttintuk iangganan •

- Tembusan pertama/faerah untuk pertanggung jawaban salesmen dan selanjutnya lieerahkan kekantor* - Tembusan keduaAlruf tinggal melekat pada bukunya Belaln dlbuat faktur juga dlbuat tanda terlma rangkap 3 (tlga) * -

Untuk Iangganan

- Untuk pertanggung jawaban salesmen yang eelanjutnya bersama-eama fakturnya dicerahkan kekantor* - Tinggal melekat pada bukunya. 4* penjualan Kredlt t dlbuat faktur rangfcap 3 (tlga) * - Aeli/putlh, dltahan salesmen untuk pertanggung jawabannya, dlserahkan kekantor dan akhlrnya setelah dlcatat dalam admlnlotraol piutang* dl file per daerah penjualan*

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


- tfeobusan pertama/foerah, dlserahkcm pads langganan. -

Tembuaan keduaAlnii tinggal oelekat pada buku-

nya. 5* Soplr/perabantunya raengacbil/aenurtmkan barang darl taobil dengan diawaei salesmen#

6. Tldak: perlu dibuat kartu-kartu sales* ?* Penaglhan t •t

a* Mmlnistrasi piutang, eehari eebeluamya audah ha rus qembuat daftar^-daftar piutang yang akan dltagih oleh ptfra salesmen besok harinya• Jadi bdrdarsarkan faktur-faktur ( s o il) yang dl file per daerah penjualan» dicatat &lam "Daftar Tagitmn/inka00** Untuk memudahkan pekerjaan maka sebaiknya daftar ini dibuat forraulir khuoue dengan liniatur sebagal berf.kut (gambar 10) « Daftar Tagihan/Daftar Inkaso ini dibuat rangkap

3 (tiga), kemodlan bersaroa-sama dengan fakturfaktumya dlaerahkan pada yang beiwewenang untuk nengeceknya, diparaf dan selanjutnyst 1 (sata) lem* bar tejfibusan ditahan sedangkan 2 (dua) lenbar 0

'

lainnya dikenbalikan ke administraal piutang.

Besok harinya para salesmen mengambilnya dibagisn/ di admlnistrasi piutang dengan aenanda tanganinya

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


SKRIPSI


HANNA ADIPATI

GAMBAR

10


SKRIPSI


HANNA ADIPATI


eebagal tanda teriaa faktur-faktur yang akan dlta gih eerfca 1 (eetu) lembar daftar tagihan teraebut. Mia langganan merabayar, faktumya dioerahkan, dan oleh salesmen dibuat tanda terima rangkap 3 (tigs) i - Dlscrabkan kelangganan - Untuk pertanggung Jawaban salesmen - Tlnggal melekat pada bukunya. Sekembali dl kantor, uangnya disctor kekaeir beroana-sama uang haell penjualan tunal, kaslr tnetabuat tanda terltna dan raemaraf Daftar-Tagihan* Selanjutnja Daftar Taglhan, Iftporan Sales Harlan, cerfca dokumen-dokumen lairmya diserahkan kebagian penjualan untuk dl cek dan akhimya diserahkan ke bagian pembukuan* Faktur-faktur yang tldak tertagih, dlfcsaballkan keadmlnistraQl piutang setelab dl cek, di file kemball* b* Dengan demlklan plutang-piutang yang terjadl karena penjualan kredit dalan kota tldak perlu dibuatkan kartu-tertu piutang tersendlridtai tldak perlu adanya petugae pemglh yang khusus untuk itu* 8# faktur-faktur dan tanda-tanda terima dlcetak prenunbered*

SKRIPSI


HANNA ADIPATI


9. Oleh karena banyaknya 3uralah barang yang ada di gudang kecll (dalam perusahaan)* natea diperlukan pula euatu pengawasan yang teliti a taenya* oehingga untufc itu perlu dlbuat fcartu-kartu persedlaan khueus untuk Gudang-JCeeil teraebut yang dikerjakan berdasarkan bon-bon pengaabllan dan faktur-faktur penjualan* 10# Setiap kartu hendaknya diberi wlabeln mioalnya i "Kartu Oudang” * "Kartu Piutang* •

SKRIPSI


HANNA ADIPATI

ADLN - PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS AIRLANGGA. fia B IT. EBSBIPUUtr DAI? SARA1I-SARA5

Recommend Documents