Add-on modul Microsoft Dynamics NAV. Datové schránky. manuál

Add-on modul Microsoft Dynamics NAV Datové schránky manuál

© 2010 AutoCont CZ a.s. Veškerá práva vyhrazena. Tento dokument obsahuje informace důvěrného d charakteru a informace v něm m obsažené jsou vlastnictvím AutoCont CZ a.s. Žádná část dokumentu nesmí být kopírována, uchovávána v dokumentovém systému nebo přenášena p jakýmkoliv způsobem včetně elektronického, mechanického, fotografického či jiného záznamu a uveřejněna či poskytnuta třetí straně bez předchozí dohody a písemného mného souhlasu AutoCont CZ a.s.

Obsah 1. 2. 3. 4.

Obecný popis ................................................................................................ ................................ ..................................... 3 Instalace ................................................................................................ ................................ ............................................. 4 Nastavení ................................................................................................ ................................ ............................................ 5 Použití ................................................................................................ ................................ ................................................. 9 4.1 Pult evidence pošty ................................................................................................ ................................ ................................................. 9 4.2 Karta evidence pošty................................................................................................ ................................ ............................................. 12

Add-on modul Elektronické boxy – manuál

2/17

1. Obecný popis Obecné

Add-on modul 4003320 Datové schránky je doplňkem Add dopl add-on modulu Pošta. Poskytuje podporu pro správu datových schránek ve smyslu zákona 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a následujících vyhlášek. vyh Sou Součástí modulu je řešení ešení evidence a archivace přijímaných p a odesílaných datových zpráv. Tuto oblast je možné pokrýt voliteln buď samotným modulem Datové schránky se základní volitelně správou datových zpráv, zpráv nebo v rozsahu rozšířeném o publikování datových datových zpráv do dokumentového systému SharePoint včetně v automatizace publikování.


3/17

2. Instalace Objekty modulu

Objekty add-on add modulu Datové schránky jsou označeny ozna verzí DB DB4.10 resp. pouze DB. Seznam konkrétních objektů objekt modulu je uveden v dokumentaci k aktuálnímu buildu add-on modulů.

Další součásti instalace

Provázanost s dalšími moduly

Add-on modul vyžaduje pro instalaci add-on Add on modul 4003150 Evidence pošty. Dále jsou potřebné pot ebné komponenty a aplikace třetích stran: • Program 602XML filler (volně ke stažení ) http://www.602.cz/602xml/download_602xml_filler • Bezpečnostní certifikáty certifikační ní autority PostSignum http://vca.postsignum.cz/www/authorities.php • .NET komponenta pro komunikaci s datovými schránkami \\Pisd\projekty nav\Ac_prototyp\Datové Datové schránky\v schránky 2.1 Pro řízené zpracování datových zpráv v modulu Evidence pošty je potřeba pot využít add-on modul Workflow – řízení stavů stav Pro připojení p datových zpráv k evidované poště je potřeba využít add-on add modul Publikování SharePoint Pro správu souborů soubor datových zpráv a řízení ízení jejich atributů při publikování v modulu SharePonit je potřeba eba využít modul Publika Publikační šablony, Pro automatizaci a bezobslužný provoz publikování je potřeba pot využít modul Plánovač Plánova SharePoint. Datové schránky lze provozovat pouze v síťovém ťovém prostředí, prost kde je přímé p ímé spojení po HTTPS protokolu k webovým službám. Aktuální informace pro datové schránky jsou na URL adrese: • http://www.datoveschranky.info/


4/17

3. Nastavení Nastavení datových schránek

Po importu objektů objekt je třeba eba provést základní konfiguraci modulu Elektronické boxy prostřednictvím Nastavení datových schránek v menu NÁKUP → EVIDENCE POŠTY → NASTAVENÍ resp. PRODEJ A MARKETING → EVIDENCE POŠTY → NASTAVENÍ.

Do pole Základní URL adresa se nastaví adresa umístění datové schránky. schránky Pro testovací prostředí prost edí je nutné nastavit URL adresu: • www.czebox.cz Pro ostrý provoz je URL adresa: • www.mojedatovaschranka.cz V poli ID datové schrány se nastaví parametr podle dokumentu s přihlašovacími p ihlašovacími údaji, který rozesílá správce informačního informa systému datových schránek (ISDS). Pokud pole ID datové schránky není vyplněno, vypln lze se př připojovat do více různých zných datových schránek. Pokud vyplněno je lze se připojit je, ipojit pouze do této datové schránky. Př Připojení k datové schránce se řeší eší pomocí cookie uložené v paměti. Pole Trvanlivost připojovací ipojovací cookie omezuje dobu platnosti cookie. Po jejím vypršení je automaticky stažena nová cookie cookie.


5/17

Nastavení uživatelů

Na záložce Publikování je možno určit ur it v poli Povolit uzavření nepublikované pošty, pošty zda bude povoleno uzavření uzav i v případě , že všechny přílohy , které jsou součástí datové zprávy, zprávy nejsou publikovány. Po uzavření pošty totiž nástroje pro publikování př příloh datové zprávy nejsou dostupné. Dále je zde nastavení pro podporu automatizovaného publikování datových zpráv a jejich příloh. p Nastavení pro publikační publika šablony (skupina polí v levém sloupci) je účelné ú aktivovat pouze v případech, ípadech, kdy licence bude obsahovat rozšířenou enou funkcionalitu publikování, kterou pokrývá add add-on 4003730 Publikační ní šablony. Publika Publikační knihovny pak není nutné nastavovat, neboť nebo publikační ční šablony využívají publika publikační knihovny podle dle vlastního nastavení: nastavení - Publikační šablona došlé pošty ní šablona došlé pošty do vlastních rukou - Publikační - Publikační ní šablona odeslané pošty - Publikační ní šablona odeslané pošty do vlastních rukou Nastavení publikačních knihoven (skupina polí v pravém sloupci) je účelné aktivovat pouze v případech, ípadech, kdy licence bude obsahovat add-on add 4003710 Publikování SharePoint a současně sou nebude obsahovat add-on 4003730 Publikační Publika šablony. Publika Publikační šablony v takovém případě se nenastavují: nenastavují - Publikační knihovna došlé pošty - Publikační ní knihovna došlé pošty do vlastních rukou - Publikační ní knihovna odeslané pošty - Publikační ní knihovna odeslané pošty do vlastních rukou N kartě NASTAVENÍ UŽIVATELŮ v menu SPRÁVA → NASTAVENÍ Na APLIKACE se nastaví práva pro řízení přístupu upu uživatelů uživatel k modulu Datové schránky. Nastavení se provede na záložce Datové schránky.


6/17

Pro jakékoliv připojení p uživatele k datové schránce se použije nastavení z polí Přihlašovací jméno k datové schránce a Heslo k datové schránce. Pokud je jedno edno z těchto polí prázdné, při p každém přihlášení musí uživatel zadat chybějící chyb údaj v přihlašovacím formuláři. V případě automatizované správy datové schránky zde musí být nastaven vyhrazený systémový uživatel včetn četně přihlašovacího jmén a hesla. jména Pozn.: systémový uživatel musí mít nastaveny odpovídající role v ISDS tak, aby nebyl omezován ze strany ISDS při p automatizovaném stahování datových zpráv. Ke každému uživateli je nezbytné nastavit výchozí nastavení šablon pošty pro zakládání evidence přijatých atých datových zpráv. zpráv K tomu slouží pole Šablona pro došlou poštu a Šablona pro došlou poštu do vlastních rukou. rukou V obou polích může m být nastavena stejná šablona pošty. Další pole slouží k udělení práv ke čtení tení k příloh (souborů) datových zpráv na kartě evidence pošty: - Povolit čtení přijaté pošty - Povolit čtení přijaté ijaté pošty do vlastních rukou - Povolit čtení odeslané pošty - Povolit čtení tení odeslané pošty do vlastních rukou Pole Povolit zalepení obálky a Povolit otevření otev zalepené obálky slouží k podpoře řízení interního firemního workflow při zpracování odeslané datové zprávy. Uživatel, který připraví p v evidenci pošty datovou zprávu a připojí p př přílohu (soubor), může být oprávněn n „zalepit“ datovou zprávu a tím zamezit jakékoliv pozdější manipulaci s přílohami (smazání


7/17

přílohy, nebo přidání další přílohy) před jejím odesláním do př ISDS Takto připravená ISDS. ipravená datová zpráva pak m může být uvolněna do interního schvalovacího procesu a po té odeslána do ISDS. ISDS Právo otevření otev ení zalepené obálky umožní uživateli datovou zprávu o odemknout a libovolně manipulovat s přílohami. ílohami. Nastavení dodavatele, zákazníka, kontaktu

Další nastavení pro datové schránky je na kartách dodavatele, zákazníka a kontaktu. N záložce Spojení je pole ID Datové Na atové schránky, schránky které slouží k off-line nastavení příjemce íjemce datové zprávy (není nutné se k ISDS přihlašovat ihlašovat a vyhledávat ID datové schránky příjemce). p Dále slouží k identifikaci odesílatele u přijaté ijaté datové zprávy. Nastavení je nepovinné, před p ed odesláním datové zprávy lze ID datové schránky sch příjemce íjemce zjistit dotazem do ISDS. Pokud ID datové schránky systém nenalezne e, je nutné příjemce č odesílatele na kartě evidence pošty nastavit na záložce či Obecné ručně. ru Pozn.: po uvolnění uvoln ISDS pro komerční ní využití v roce 2010 bude pravd pravděpodobně nutné né odpovídající obchodní vztah (zákazník, dodavatel, kontakt) nastavit na kartě kart evidence pošty ručně. ru Stávající webové služby ISDS zatím neumožňují neumož automaticky identifikovat typ obchodního vztahu.) vztahu.

Je-li na záložce Spojení v poli ID datové schránky aktivován Je akt Assist Button, systém spustí průvodce pr vodce pro vyhledání parametr parametrů datové schránky dodavatele v ISDS. Identická funkcionalita se nachází i na kartě kart zákazníka a kontaktu.


8/17

4. Použití 4.1 Pult evidence pošty Pult evidence pošty

Příjem datových zpráv je prováděn na formuláři Př formulá Pult evidence pošty. Je dostupný v menu NÁKUP → EVIDENCE POŠTY → PULT EVIDENCE POŠTY resp. PRODEJ A MARKETING → EVIDENCE POŠTY → PULT EVIDENCE POŠTY. Představuje řádkové (přehledové) (p zobrazení Karet Karet evidence pošty. Tato funkcionalita viz add-on Evidence pošty. Zprávy z datové schránky mohou být v Pultu ultu evidence pošty zaevidovány (staženy) dvojím způsobem. sobem. Buď Bu se stáhnou automaticky, nebo ručně pomocí funkce na tlačítku tla Funkce – Stažení zpráv z datové schránky. Přii ručním ruč stahování lze pomoci filtrů filtr řídit ídit rozsah stahování datových zpráv.

Stahování datových zpráv může m že být omezeno filtry na období, které se nastaví v polích Od a Do.


9/17

Filtr v poli Organizační jednotka je smysluplné využívat pouze př komunikaci mezi orgány veřejné při ejné moci (OVM (OVM<->). V případě jiných subjektů subjekt nemá smysl zadávat do tohoto pole jakýkoliv filtr. Dále lze stahování omezit zadáním filtru První požadovaná zpráva (pořadí zprávy v datové schránce) nebo zadáním filtru Maximální počet po zpráv. Dále je možno řídit stahování podle filtru u na stav datové zprávy (celkem 9 stavů). stav Některé z těchto stavů spravuje informační informa systém ISDS automaticky a nezávisle a v průběhu pr času se u datové zprávy mohou měnit, m nit, dokud proces doručování doru není ukon ukončen. Po spuštění spušt proběhne přihlášení k datové schránce jménem a heslem z nastavení uživatele, uživatele, nebo uživatel uživat zadá své př přihlašovací údaje do přihlašovacího ihlašovacího formuláře. formulář Po úspěšném přihlášení se otevře e formulá formulář se základními informacemi o datové schránce a aktuálním ím přihlášení. př

Současně se otevře i formulář Seznam zpráv datové schránky Sou schránky, který zobrazuje zprávy z datové schránky dle filtrů zadaných při spušt spuštění stahování datových zpráv.


10/17

Ve formuláři formulá jsou zobrazena pole s údaji o datové zprávě. zpráv V poli ID zprávy je zobrazeno číslo íslo datové zprávy tak, jak bylo př přiděleno ISDS. P Pole Věc obsahuje popis datové zprávy. Pole Stav zobrazuje jeden z 9 možných stavů zprávy – viz výše. V poli Akce navrhne systém akci , kterou je možno prost prostřednictvím tlačítka Provést akce e spustit. Pole Akce může n nabývat těchto hodnot : - Stáhnout a označit jako přečteno stane stále ve stejném stavu) - Stáhnout (zůstane - Aktualizovat informace o doručení (informace se mohou v čase měnit , dále např. při přerušení erušení spojení) - Žádná akce Pokud datová zpráva byla již dříve do evidence pošty stažena, je v poli Číslo existující pošty vyplněno odpovídající číslo karty evidence pošty. pošty Je zde informace i o stavu karty evidence pošty – pole Existující pošta uzavřena. Do pole Šablona pro novou poštu navrhne vrhne systém výchozí šablonu pošty dle nastavení uživatele.. Návrh šablony může m uživatel změnit. V případě, že ID datové schránky odesílatele nebo příjemce p je systém schopen ztotožnit s identickým údajem na kartách dodavatele, zákazníka nebo kontaktu, kontaktu jsou automaticky vyplněna pole Typ kontaktu,, Číslo kontaktu a Název kontaktu. kontaktu Do polí Publikační šablona a Publikační ční knihovna se dle nastavení automaticky doplní výchozí parametry, parametry které uživatel mů může změnit. Pro zajištění ní automatizovaného publikování p je nezbytné parametry publikování nastavit. Pokud tyto parametry nastaveny nejsou, publikování datových zpráv se musí provádět ruč ručně. Seznam dále zobrazuje další doplňkové dopl kové informace o datové zpráv jako jsou odesílatel, typ odesílatele, spisová značka zprávě, ode odesílatele, čas dodání, čas doručení atd. Provedením nastavené akce vzniknou záznamy v evidenci pošty K těmto záznamům jsou staženy původní pošty. ůvodní datové zprávy vč včetně příloh tak, jak je poskytuje ISDS. Dále jsou přílohy datových zpráv extrahovány a uloženy samostatně samost do databáze. Pozn.: Původní datové zprávy lze zobrazit pomoci doplňkového dopl programu 602XML filler.


11/17

4.2 Karta evidence pošty Přijatá pošta

V menu NÁKUP → EVIDENCE POŠTY → KARTA EVIDENCE POŠTY resp. PRODEJ A MARKETING → EVIDENCE POŠTY → KARTA EVIDENCE POŠTY se po výběru ru šablony evidence pošty zobrazí Karta evidence pošty. Funkcionalita je popsána v add-on on Evidence pošty. Pro novou funkcionalitu byly doplněny dopln na kartě kart evidence pošty záložky Datová schránka a Publikování.

Na záložce z Datová schránka jsou zobrazena všechna pole, kter obsahuje stávající struktura datové zprávy ISDS. která Záložka Publikování je určena pro nastavení parametrů parametr nezbytných pro automatizaci publikování (jsou-li v licenci obsaženy potřebné pot granule).. Jedná se o pole Publikační šab šablona a Publikační knihovna. Publikov Publikování příloh datové zprávy lze provést těmito tě způsoby: 1) Automatizovaně přii stažení datových zpráv při založení karty Evidence pošty 2) Automatizovaně po ručním ním doplnění dopln parametrů publikování do karty Evidence pošty 3) Ručním publikováním na kartě Evidence pošty


12/17

Ve spodní části ásti karty Evidence pošty se nachází záložka Př Přílohy, které je určena ena pro prvotní uložení p příloh po přijetí datové zprávy. Přílohy P ílohy jsou nejprve vždy uloženy v databázi. V případě, že licence obsahuje potřebné bné granule, mohou být př přílohy DZ dále publikovány. Pokud součástí sou licence není add-on on 4003710 Publikování SharePoint lze přílohy p datové zprávy zobrazit prostřednictvím tla tlačítka Řádek – Zobrazit dokument přílohy ílohy nebo je exportovat – Exportovat dokument přílohy. p Zobrazování dokumentů dokument je řízeno právy dle nastavení uživatelů.. Je kontrolováno čtení zpráv a č čtení zpráv určených do vlastních rukou Pokud součástí sou licence je add-on on 4003710 Publikování SharePoint lze přílohy p ílohy datové zprávy zobrazovat pouze pomoci vol na tlačítku Dokumenty. voleb Pokud jsou dokumenty publikovány ručně, ě, musí se publikovat každá příloha p zvlášť. Ke kartě Evidence pošty jsou dále ukládány další soubory, které jsou importovány z ISDS v rámci procesu zpracování datové zprávy Jedná se o : zprávy. - podepsanou datovou zprávu (původní vodní DZ) - kvalifikovanou časovou značku (časové asové razítko) - podepsanou doručenku datové zprávy - hash datové zprávy (kontrolní součet) čet) Uvedené soubory s lze pod tlačítkem ítkem Funkce zobrazit nebo exportovat. Odeslaná pošta

V menu NÁKUP → EVIDENCE POŠTY → KARTA EVIDENCE POŠTY resp. PRODEJ A MARKETING → EVIDENCE POŠTY → KARTA EVIDENCE POŠTY se po výběru ru šablony evidence pošty pro odeslanou poštu zobrazí Karta evidence pošty. Funkcionalita je popsána v add-on on Evidence pošty. Př Před vyplněním polí lí na záložce Datová schránka je nutné zatrhnout pole Zpráva datové schránky.. Po jeho zatrhnutí se stanou potřebná pole editovatelná. V poli ID schránka adresáta lze s podporou průvodce pr vyhledat a nastavit příjemce p datové zprávy.


13/17

V prvním kroku průvodce je zapotřebí ebí zvolit zp způsob vyhledávání datové schránky.

Ve druhém kroku průvodce pr zobrazí okno pro zadání vyhledávacích kritérií pro vyhledání konkrétní konkrétní datové schránky adresáta. V dalším kroku průvodce vodce jsou vyhledány v ISDS všechny datové schránky, které vyhoví zadaným vyhledávacím kritériím. Následně Následn je zobrazeno okno se seznamem nalezených datových schránek (adresátů (adresát datových zpráv) :


14/17

Po výběru výb a odklepnutí se na kartě Evidence pošty vyplní pole ID schránky adresáta a dále Adresát a další pole. pole Informace o organizační organiza ní jednotce zadávají pouze OVM p při komunikaci mezi sebou. Do pole Věc (popis) bude doplněna stručná čná informace o datové zpráv a dále budou vyplněna ostatní pole na záložce Datová zprávě Dat schránka. Př Přílohy se přikládají přes tlačítko ítko Funkce volbou vol Vložit novou př přílohu… Po vložení přílohy lze změnit nit její název. S ohledem na evidenci a souvislosti dokumentů dokument a datových zpráv se doporu uje každý dokument odesílat jako př doporučuje přílohu samostatné datové zprávy. O Obálku datové zprávy (v tomto případě kartu evi evidence pošty) lze tzv.“zalepit“ – nelze přikládat další přílohy ílohy a přílohy p již přiložené k datové zprávě se stanou needitovatelnými. needitovatelnými Zalepení se provádí na n tlačítku ítku Funkce volbou Zalepit obálku, obálku rozlepení volbou Otevřít Otev obálku. Oprávnění ní pro provedení ttěchto úkonů se kontrolují dle nastavení uživatele. Pokud je datová zpráva připravena k odeslání je možno ji odeslat automatizovaně automatizovan (zaškrtnutí na kartě) kartě nebo ručně přes tla ítko Funkce volba Datová schránka volba Odeslat zprávu do tlačítko datové schránky.


15/17

Po odeslání odeslán datové zprávy se na kartě Evidence pošty doplní ně některá pole, např. ID zprávy, Stav, Čas as dodání, dodání Odesílatel atd. která přiděluje ISDS v rámci procesu odesílání datové atd., zprávy. Automatickou aktualizaci těchto t chto dat, která dokumentují procesní stavy odesílání odesílání datové zprávy, bude zajišťovat zajiš odpovídající úloha spuštěná spušt ná na SharePlanu. Pokud tato funkcionalita není obsažena v licenci, je nutné aktualizaci provád ručně. provádět Pro podporu procesu odpovídání na datové zprávy je na n tlačítku Funkce dostupná volba Kopírovat poštu. Pomoci této funkce lze l tedy kopírovat kartu evidence pošty pouze do šablony pro odeslanou poštu, nebo lze funkcionalitu využít pro sestavení stejné odpovědi odpov více subjektům m nebo rozesílání zprávy více subjekt subjektům.


16/17

Odesláním datové zprávy se zpráva odešle do datové schránky adresáta a zároveň se stáhne odeslaná datová zpráva ve formátu *.zfo (602XML filler), tj. obálka a přílohy řílohy (analogicky jako př stahování došlých datových zpráv). při Stažená odeslaná datová zpráva pak obsahuje časové razítko a elektronický podpis vytvořený ený systémem ISDS (MV ČR), které lze v případě potřeby využít při prokazování odeslání a integrity datové zprávy včetně v příloh.


17/17

Add-on modul Microsoft Dynamics NAV. Datové schránky. manuál

Recommend Documents