Adapun bagian dari Accounting Departement yang berperan penting dalam pengadaan makanan di hotel yaitu : 1. Cost Control Cost sontrol merupakan salah satu bagian dari departemen accounting yang bertanggung jawab dalam mengontrol segala hal terkait keperluan hotel (makanan ataupun non makanan) dimana mengontrol dari segi kualitas maupun mengontrol dari segi biaya (harga). Di dalam cost control terdapat bagian yang sangat berperan penting dalam operational peyelenggaraan makanan di hotel yaitu receiving. Fungsi dari receiving yaitu memeriksa kualitas, kuantitas, dan harga barang yang dating dari supplier ke hotel dan menyesuaikan dengan purchase order (PO) yang telah ditentukan oleh pihak purchasing. Selain memeriksa bahan yang akan datang, di receiving juga mengontrol dan memeriksa barang-barang yang dikeluarkan dari hotel untuk dilakukan perbaikan ataupun pergantian seperti karpet, seprey untuk dilaundry dan yang lainnya. Untuk barang atau bahan makanan yang akan diterima secara langsung oleh supplier akan diperiksakan secara teliti dan jika tidak sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang sudah ditentukan oleh pihak hotel, maka bahan akan dikembalikan kembali ke supplier tersebut. Hotel Inna Grand Bali Beach tidak memakai satu supplier saja, melainkan memiliki banyak supplier seperti halnya untuk bahan makanan seperti sayur dan buah Inna Grand Bali Beach memiliki kurang lebih 6 supplier yang berbeda-beda. Berang-barang yang didatangkan atau diterima terdiri dari berbagai jenis seperti : a. b. c. d. e. f.
Perishable (sayur-sayuran) Buah Daging Seafood Groceries Material Adapun prosedur dalam penerimaan barang pada receiving hotel Inna Grand Bali
Beach yaitu : a. Receiving menerima steward list yang dibuat oleh daily store yang sudah di tanda tangani oleh Chef Kitchen b. Menerima barang dari supplier dengan dokumen surat jalan beserta invoice dari supplier c. Melakukan pemeriksaan barang yang datang apa hak sudah sesuai dengan pesanan yang tercantum pada formulir purchase order (PO)
d. Melakukan verifikasi apakah jenis dan jumlah barang sesuai order pesanan e. Receiving berhak menolak serta mengembalikan barang yang tidak sesuai dengan standart spesifikasi bahan makanan yang telah ditetpakan oleh pihak hotel f. Jika barang sudah sesuai dengan purchase order (PO) maka segera dilakukan otoritas atas surat jalan g. Bila barang datang sesuai dengan PO yang diterima oleh receiving maka faktur yang dibawa oleh masing-masing supplier ditanda tangani oleh receiving dan dicapk rangkap 3 dan receiving menerima faktur yang asli, sedsngkan sisanya diserahkan pada daily store satu dan dibawa sendiri oleh supplier satu h. Receiving membuat PRR (Purchase Receiving Report) yang terlebih dahulu ditandatangani dan di cap oleh receiving beserta melampirkan nota yang selanjutnya akan dikirim kepada user i. Membuat formulir purchase receiving report (PRR) dan melakukan otoritas untuk di distribusikan dengan ketentuan sebagai berikut : Apabila barang yang diterima merupakan barang direct cost (bukan terasuk
persediaan) maka barang tersebut diserahkan kebagian terkait/user Apabila barang yang diterima merupakan barang persediaan, maka barang
diserahkan kebagian terkait/user j. Mendistribusikan barang dan formulir purchase receiving report (PRR) kepada bagian store room k. Menerima formulir PRR dari bagian store room atau bagian terkait l. Mendistribusikan formulir PRR kepada cost control, accounting dan untuk arsip m. Menyiapkan formulir daily receiving report (DRR) yang meupakan rekapitulasi dari formulir, formulir purchase receiving report (PRR) dua lembar untuk dijadikan : Lembar 1 : diarsipkan menurut tanggal Lembar 2 : diberikan kepada tiap-tiap bagian di cost control sesuai dengan bidangnya 2. Purchasing Purchasing merupakan bagian dari department accounting, dimana tugas pokok dari accounting adalah sebagai penyalur antara pihak hotel dengan vendor atau supplier dalam proses pemesanan semua hala baik dalam bentuk makanan maupun non makanan. Semua hal yang diperlukan oleh pihak hotel, akan melalui purchasing sebagai perantara proses pemesanan kepada pihak supplier termasuk juga dalam hal pengusulan perbaikan sarana hotel. Adapun proses pemesanan yang dilakukan oleh pihak hotel melalui bidang purchasing, yaitu : a) Membuat PO
Purchase Order (PO) dibuat berdasarkan proses Purchase Requisition (PR) yang dibuat oleh bagian gudang dan masing-masing department yang terdapat dihotel untuk permintaan pengadaan barang yang dibutuhkan oleh bagian gudang dan departemen
user. Melakukan proses penawaran harga dari beberapa rekan atau supplier sebelum PO diajukan untuk mendapatkan persetujuan pembelian dari Chief Accountant dan General
Manager Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan pengiriman serta kualitas barang mereka tawarkan sebagai data untuk seleksi supplier atau vendor. Untuk supplier atau vendor diseleksi dengan cara membandingkan harga dari 3 vendor yang telah ditentukan serta kualitas barang tersebut. Purchasing melakukan orderan pada vendor yang memenuhi syarat yang ditentukan
b) Membuat SPK SPK (Surat Perintah Kerja) dibuat berdasarkan PPJ (Permohonan Pengadaan Jasa) dari
departemen yang bersangkutan untuk pekerjaan jasa Melakukan proses RAB (Rencana Anggaran Biaya) untuk estimasi biaya yang akan
dikeluarkan Mencari beberapa rekanan untuk pengajuan penawaran dan melakukan negoisasi untuk mendapatkan harga yang sesuai dengan anggaran rencana biaya
c) Mengajukan PO dan Nota Pengajuan PO dan Nota dilakukan setiap hari kepada Chief Accountant dan General Manager untuk mendapatkan persetujuan pengadaan barang serta pengajuan nota-nota pembelian barang yang telah direkap untuk mendapatkan persetujuan pembayaran tunai
karena sifat barang yang dibutuhkan mendesak Menyerahkan nota-nota cash yang telah disetujui oleh Chief Accountant kepada General Cashier untuk dilakukan pembayaran pada rekanan
d) Market Survey Market survey dilakukan dua kali dalam sebulan Market survey dilakukan untuk mendapatkan harga pasar sebagai dasar dalam negoisasi harga dengan rekanan dan supplier untuk mendapatkan kewajaran harga bahan atau barang e) Pendistribusian PO yang telah mendapatkan persetujuan oleh Chief Accountant dan General Manager akan didistrubusikan kepada rekanan atau supplier sebagai dasar mengorder barang untuk mendatangkan barang
PO juga didistribusikan kepada Accountant Payable untuk kelengkapan administrasi PRR (Purchasing Receiving Report) dalam melakukan proses pembayaran kepada
rekanan PO didistribusikan kepada bagian receiving untuk proses dalam penertiban PRR (Purchasing Receiving Report) dari nota yang disesuaikan dengan PO
f) Register PO Register Po dilakukan setiap saat untuk mengecek validasi umur PO, penyesuaian harga
kembali, terutama harga yang berdasarkan market survey (F&B) Product Pencatatan administrasi PO untuk pengalokasikan jenis barang (F&B, Material dan Supplies, Engineering) Seperti yang telah dijelaskan diatas, sebelum penentuan harga, akan dilakukan survey
pasar untuk mengetahui harga – harga dipasaran terutama pada harga bahan makanan yang harganya tidak pernah tetap. Survey pasar akan dilakukan oleh bidang accounting yaitu perwakilan dari masing-masing bidang baik bidang cost control, store dan purchasing. Dari survey pasar maka dapat mengeluarkan harga pada PO. PO (purchase Order) akan diganti setiap 2 kali dalam sebulan yaitu pada awal bulan dan pertengahan bulan. Dengan catatan jika harga telah disepakati, meskipun harga barang tersebut harganya naik drastic, maka itu merupakan tanggung jawab supplier, harga yang berlaku tetap harga sebelumnya saat proses perjanjian. Semua barang yang dipesan, sebelum melakukan pemesanan atau order ke suppliernya maka harus mendapat persetujuan terlebih dahulu kepada bagian yang terkait. Seperti halnya dalam proses peesanan bahan makanan seperti buah dan sayur. Sebelum purchasing melakukan order kepda suppliernya, maka akan dilakukan pengecekan keperluan dibandingkan dengan stok yang ada di daily store setelah diketahui kebutuhan yang akan dipesan maka harus mendapat persetujuan dari pihak store dan chef. Dengan mendapat persetujuan tersebut, maka barang tersebut bias dilakukan pemesanan sesuai dengan waktu kedatangan yang diinginkan. Selain hal diatas, untuk pembayaran semua hal terkait pembelian atau pemesanaan juga melibatkan pihak purchasing yaitu dengan membuatkan cash requestion atau check requestion. Cash requestion digunakan jika pembayaran tidak lebih dari Rp. 1.000.000 sedangkan jika pembayaran melebihi Rp. 1.000.000,- maka menggunakan check requestion. Dari cash atau check question maka akan dilakukan proses pencarian dana melalui departemen terkait/user.
3. Store Store merupakan bagian dari penyimpanan barang yang terdapat dihotel. Di hotel Inna Grand Bali Beach, store di bagi menjadi dua bagian yaitu general store dan daily store. General store merupakan tempat menyimpan semua hal non makanan atau bahan – bahan yang berkaitan dengan material seperti plastic, buku-buku yang dibutuhkan oleh semua bagian hotel ataupun keperluan khususnya bidang house keeping seperti alat pel, pengharum, ruangan dan lainnya. Sedangkan daily store merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang digunakan di Main Kitchen ataupun seluruh bar dan restaurant di hotel Bali Beach tersebut. Semua bahan-bahan makanan disimpan dengan baik sesuai dengan ketentuan dengan tujuan memberikan kualitas makanan yang baik bagi seluruh tamu yang ada di hotel tersebut. Adapun beberapa hal yang berkaitan dan berurusan dengan store selain melakukan penyimpanan bahan yaitu seperti: a. Prosedur Pembuatan Purchase Request (PR) Berdasarkan storeroom requestion (SR) compotition analysis Bagian Gudang Storeroom meneliti apakah barang yang dibutuhkan atau dihabiskan merupakan barang spesifik ataukah barang umum. Apakah barang spesifik disarankan departemen yang membutuhkan untuk membuat purchase requestion. Jika barang umum, PR
dibuat storeroom. Departement yang membutuhkan barang tersebut kemudian menyerahkan PR ditandatangani oleh pimpinan departemen tersebut kemudian menyerahkan ke bagian
gudang PR diperiksa oleh bagian gudang dan ditandatangani store manager kemudian PR diserahkan ke purchasing department.
b. Prosedur Penerimaan Barang Di Gudang / Storeroom Berdasarkan SK (surat kontrak) dan PO (purchasing order) yang diterima supplier, maka dikirim barang bersama SJ (surat jalan) ke gudang (receiving), sedangkan faktur
dan dokumen pendukung langsung ke cost control Setelah barang dan surat jalan diterima oleh receiving, barang diperiksa oleh receiving bersama panitia penerimaan barang gudang dan departemen yang membutuhkan lalu
tanda tangan surat jalan oleh staf penerimaan barang Kemudian receiving membuat PRR(Purchasing Receiving Report) dan nota pengiriman atau faktur 3 x ditandatangani staf receiving / penerima barang dan teruskan. Nota pengiriman atau faktur dan PRR sebagai dasar pencatatan pada kartu stock/bin card.
c. Prosedur Penyimpanan Barang Di Storeroom (general & daily store) Adapun penyimpanan barang di store di golongkan menjadi dua yaitu : 1) Penyimpan Bahan Kering Penyimpanan bahan kering dapat dibagi menjadi dua yaitu Groceseries dan Material, dimana prosedur penyimpanannya dapat diuraikan sebagai berikut : Jarak lantai dengan rak 30 cm Simpang atau letakkan barang jauh dari tembok Rak dan lantai selalu dalam keadaan bersih dan kering Tempatkan barang sering dipakai didepan atau mudah dilihat Simpan barang pada tempat tertutup penerangan harus cukup Simpan barang kimia secara terpisah Jadwalkan pembersihan secara berkala Menyimpan bahan makanan sesuai dengan petunjuk yang tertera di dalam kemasan Menyimpan maknan matang dan mentah terpisah, agar selalu dipisah dalam ruang pendingin untuk mencegah terjadi pencemaran makanan Pertahankan temperature ruangan Tutup / kunci area jika tidak digunakan 2) Penyimpanan Bahan Makanan dan Minuman Penyimpanan bahan makanan dan minuman dapat dibedakan menjadi dua yaitu penyimpanan dingin dan penyimpanan frozen a) Penyimpanan Dingin Prosedurnya : Periksa temperature cold storage secara teratur Jaga lantai selalu kering dan bebas dari air Mempergunakan system fifo disetiap pengambilan barang Menjaga kesegaran persediaan sayur dan buah setiap hari Tutup / kunci area jika tidak digunakan. b) Penyimpanan Frozen Prosedurnya : Simpan bahan makanan seperti daging, ikan, sausage pada suhu -20oC Periksakan temperature ruangan pendingin secara berkala dan berkesinambungan
oleh pihak engineering department Bahan makanan di simpan dalam keadaan tertutup Mempergunakan system fifo di dalam pengeluaran barang Menjaga keadaan lantai dan rak selalu dalam keadaan bersih Melaksanakan pemeliharaan secara berkala oleh enggeenering department Tutup/kunci are jika tidak digunakan
c. Prosedur Pengeluaran barang Menerima formulir SR dari bagian terkait/user Melakukan verifikasi atas ketersediaan barang yang ada di dalam gudang
Jika barang tidak tersedia, segera konfirmasikan kepada bagian yang membutuhkan Jika barang tersedia segera menyiapakan jenis dan jumlah barang sesuai dengan SR Menandatangani storeroom requestion untuk didistribusikan kepada : Lembar 1 : diberikan kepada bagian cost control Lembar 2 : dijadikan dasar untuk mencatat mutasi atau jumlah persediaan barang pada bill card dan sijadikan arsip menurut tanggal Lembar 3 : diberikan kepada bagian terkait/user beserta barang.
