o o o
o o o o
o o
o
o
o
o
o
Direktur Direktur merupakan pimpinan tertinggi perusahaan yang diangkat oleh dewan komisaris, adapun tugas-tugas direktur adalah: Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerjasama dengan MD atau CEO) Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata-tertib; keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; menyesuaikan alokasi waktu per item masalah; menentukan urutan agenda; mengarahkan diskusi ke arah konsensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapainya keselarasan dan efektivitas Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-meeting BOD. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum, sebagai referensi dalam penyelesaian masalah Accounting Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan. Manajer Marketing
o o o o o o o
Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran bersama S & M Supervisor(s) untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. Menentukan harga jual, produk yang akan dilaunching, jadwal kunjungan serta system promosi untuk memastikan tercapainya target penjualan. Memonitor perolehan order serta merangkumkan forecast untuk memastikan kapasitas produksi terisi secara optimal Memonitor jumlah stock seluruh Dept. Sales & Marketing untuk memastikan umur stock perusahaan tidak melebihi target yang telah ditentukan. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan area sesuai dg target yang ditentukan Menganalisa dan memberikan arah pengembangan design & warna, untuk memastikan pengembangan produk sesuai dengan kebutuhan pasar Melakukan evaluasi kepuasan pelanggan dari hasil survey seluruh sales team untuk memastikan tercapainya target kepuasan pelanggan yang ditentukan Menerapkan budaya, sistem, dan peraturan intern perusahaan serta menerapkan manajemen biaya, untuk memastikan budaya perusahaan dan sistem serta peraturan dijalankan dengan optimal. General Manajer b. Executive Ass. Manajer a Kedua bagian ini memiliki subordinat, antara lain: a.
Room Division, terdiri dari :
1)
Housekeeping
2)
Front Office
a b.
F & B Division, terdiri dari :
1)
Food Production
2)
Food and Beverage Service
a c.
Personnel
a d.
Accounting
a e.
Engineering
a f.
Marketing, terdiri dari :
1)
Reservation
2)
Convention
3)
Purchasing
a
Sedangkan masing-masing bagian dapat dijabarkan sbb : A.
Kantor Depan, dengan fungsi : Pelayanan Pemesanan Kamar (reservation service) Pelayanan Penanganan Barang-barang tamu (porter/bell captain/desk service) Pelayanan Informasi (Information service) Pelayanan Check-in dan Check-out Tamu (reception atau Front Office) Kasir Kantor Depan
Nama Jabatan : Karyawan Hubungan Organisas i : Bertanggung jawab kepada Manajer Ringkasan pekerjaan : Melaksanakan kegiatan operasioanal Margo Sport Centre setiap harinya Tugas dan tanggung jawab : 1) Menumbuhkan antusiasme pelanggan sepanjang waktu – Menyambut dan berinteraksi dengan setiap pelanggan – Member ikan tanggapan terhadap kebutuhan pelanggan dan mengucapkan terima kasih kepada setiap pelanggan 2) Memelihara kualitas operasional Margo Sport Centre – Mengikuti kebijakan dan prosedur operasional yang ada – Bertindak secara professional dengan mempergunakan “Keterampilan seorang Bintang” dalam berkomunikasi dan berinteraksi dengan semua pelanggan dan mitra kerja 3) Keuangan – Menginput transaksi pada mesin cash register dan menerima pembayaran dari customer – Membuat laporan transaksi harian yang dikirimkan kepada bagian Finance & Marketing • Nama Jabatan : Kebersihan Hubungan Organisasi : Bertanggung jawab kepada Manajer Ringkasan pekerjaan : Memelihara kebersihan area Margo Sport Centre setiap harinya Tugas dan tanggung jawab : 1) Melaksanakan tugas kebersihan sesuai dengan daftar nama tugas dan mengikuti standar pembersihan dan bekerja sebagai bagian dari tim 2) Bertindak secara profesional dengan mempergunakan “Keterampilan seorang Bintang” dalam melaksanakan tugasnya • Nama Jabatan : Keamanan Hubungan Organisasi : Bertanggung jawab kepada Manajer Ringkasan pekerjaan : Menyelenggarakan keamanan dan ketertiban di lingkungan / kawasan kerja, termasuk pengamanan terhadap asset tidak bergerak perusahaan Tugas dan tanggung jawab : 1) Melaksanakan penjagaan dengan maksud mengawasi masuk/keluarnya orang atau barang dan mengawasi keadaan atau hal-hal yang mencurigakan di sekitar tempat tugasnya 2) Melakukan perondaan di sekitar kawasan kerjanya menurut rute dan
waktu tertentu dengan maksud mengadakan penelitian dan pemeriksaan terhadap segala sesuatu yang tidak wajar dan tidak pada tempatnya yang dapat atau diperkirakan menimbulkan ancaman dan gangguan 3) Mengadakan pengawalan uang/barang bila diperlukan dan disesuaikan dengan kebutuhan 4) Mengambil langkah-langkah dan tindakan sementara bila terjadi suatu tindakan pidana, antara lain sebagai berikut : – Mengamankan tempat kejadian perkara – Menangkap pelakunya (hanya dalam hal ketangkap tangan) – Menolong korban – Melaporkan / meminta bantuan Polri 5) Memberikan tanda-tanda bahaya atau keadaan darurat melalui alat alarm dank kode-kode / isyarat-isyarat tertentu bila terjadi kebakaran, bencana alam atau kejadian-kejadian lain yang membahayakan jiwa, badan atau harta benda orang banyak serta memberikan pertolongan dan bantuan penyelamatan. 6) Memegang kunci Margo Sport Centre, kecuali kunci ruangan Office Management dan gudang Nama Jabatan : Finance & Marketing Hubungan Organisasi : Bertanggung jawab kepada Manajer Ringkasan pekerjaan : Bertanggung jawab terhadap keuangan dan melakukan promosi untuk meningkatkan penjualan dan membangun image yang baik tenatang perusahaan Tugas dan tanggung jawab : 1) Tanggung jawab keuangan – Melaporkan secara berkala mengenai penggunaan dan pemasukan dana perusahaan – Mencatat pengadaan dana secara utuh dan tetap pada waktunya – Membuat laporan keuangan tahunan – Mengatur A/R dan A/P perusahaan serta pembayaran pajak – Menjalankan tugas yang diberikan oleh Manajer untuk melakukan kegiatan keuangan dalam pencapaian tujuan perusahaan – Mengelola dana anggaran perusahaan untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan – Mengkaji biaya produksi yang tinggi – Menghitung gaji bulanan karyawan – Membayar pembelian perlengkapan dan peralatan kantor – Memegang kunci cadangan ruangan kantor yang dibawa pulang 2) Tanggung jawab pemasaran – Mengatur kebutuhan dan keinginan pasar potensial – Mengatur pemberian fasilitas dalam promosi dan penjualan – Mengatur produk yang lebih efektif dan efisien – Bertanggung jawab untuk mencari dan mendapatkan prospek
pelanggan atau proyek baru – Bertanggung jawab untuk menindaklanjuti proyek agar prospek dapat berubah menjadi pelanggan – Bertanggung jawab atas hubungan perusahaan dengan pihak luar Nama Jabatan : Manajer Hubungan Organisas i : Bertanggung jawab kepada pemilik usaha Ringkasan pekerjaan : Bertugas memimpin dan menangani hal-hal yang berkaitan dengan operasional perusahaan baik internal maupun eksternal Tugas dan tanggung jawab : 1) Tanggung jawab keuangan – Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang menyangkut keuangan perusahaan baik operasional sehari-hari maupun kebutuhan yang bersifat tidak terjadwal – Berkontribusi terhadap profitabilitas Margo Sport Centre dengan mencar i peluang untuk meningkatkan penjualan, mengatur persediaan barang serta mengontrol biaya produksi dan tenaga kerja – Memanage laporan keuangan harian, mingguan, dan per periode akuntansi – Memastikan semua mesin pencatat transaksi dan penanganan uang tunai berfungsi dengan baik aTanggung jawab personalia – Melatih dan mengembangkan karyawan agar dapat memenuhi standar perusahaan dalam beroperasi dan melayani pelanggan – Mendorong keikutsertaan karyawan untuk mencapai target perusahaan dan rencana peningkatan – Menentukan susunan kebutuhan karyawan harian dan mingguan, melakukan seleksi calon karyawan, mewawancarai, membuat keputusan rekruitmen dan penghentian karyawan, menjadwalkan dan membagi secara adil jam kerja karyawan, dan menjadwalkan waktu libur karyawan – Memecahkan persoalan dan keluhan dari para karyawan, melakukan evaluasi kerja dan peninjauan gaji serta membuat teguran untuk karyawan manakala perlu
B.
House Keeping, dengan fungsi sbb : Bagian Kamar Tamu (Room Supervisor) yang dibantu oleh room boy
Tanggung Jawab : Menjaga dan/atau kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar-kamar tamu Staf-staf Pembantu : 1.
Room Boy : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi kebutuhan tamu di kamar (seperti sabun mandi, handuk, dan keperluan-keperluan lain)
2.
Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhadap proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Roomboy
a
Bagian Ruangan Tamu (Public Area Supervisor) yang dibantu oleh Houseman Tanggung Jawab : menjaga dan atau memeliharakebersihan, kerapian dan kelengkapan kebutuhan ruangan umum Staf-staf Pembantu :
1.
Houseman : Bertugas melaksanakan pembersihan, merapikan dan melengkapi kebutuhan ruangan umum.
2.
Room Supervisor : Bertugas melaksanakan pengawasan terhdap proses pekerjaan yang dilaksanakan oleh Houseman
a
Bagian Linan (Linen Section) Tanggung Jawab : bagian yang bertanggung jawab atas penyimpanan, penyediaan, kelengkapan, kebersihan dan kerapihan seluruh jenis-jenis linan yang dibutuhkan untuk keperluan operasional Hotel; selain itu, bagian ini juga memberikan masukan-masukan ataupun saran-saran tentang kualitas jenis linan yang akan dibeli. Staf-staf Pembantu : 1.
Executive Housekeeper : memiliki tanggung jawab atas kelengkapan dan kebersihan jenis-jenis linan yang digunkan oleh hotel, yaitu linan yang dipergunakan di kamar tidur, kamar mandi, dan restoran.
a
Bagian Binatu (Loundry Supervisor), yang dibantu oleh washer attd Tanggung Jawab : Melaksanakan pemeliharaan seluruh jenis linan yang dipergunakan oleh operasional hotel. Pemeliharaan tersebut dilakukan dengan cara pencucian, pengeringan, dan pelipatan sehingga siap untuk dipergunakan; juga bagian ini menerima pekerjaan cucian tamu (valet) dan juga pencucian pakaian.seragam karyawan hotel. Makanan dan Minuman (Food and Beverage)
Bagian Produksi :
1.
Pengendalian Produksi Makanan : Perkiraan Produksi, Putaran Menu, Record Penjualan Makanan, Standard hasil Pengolahan, Standard Resep Makanan, Standard Ukuran Porsi Makanan
2.
Pengendalian Produksi Minuman : Perkiraan Produksi, Record Penjualan Minuman, Standard Hasil Pengolahan Minuman, Standard Resep Minuman, Standar Ukuran Porsi Minuman
3.
Pengendalian Biaya Makanan dan Minuman: Analisis Pendapatan dan Pengeluaran, Penetapan Harga, Pencegahan terhadap bahan yang terbuang, Pencegahan Kecurangan, Manajemen Informasi
Bagian Pelayanan : ……….Kebijakan : Kebijakan Financial, Kebijakan Pemasaran dan Kebijakan Catering………. ……….Daftar Makanan dan Minuman (Menu) : disesuaikan dengan tiga kebijakan di atas, kriteria menu, isi menu, jenis menu ……….Prosedur Pembelian ……….Klasifikasi Metode Pelayanan Makanan ……….Pengendalian Produksi Makanan a D.
Bagian Pemasaran
Yaitu : berfungsi memuaskan kebutuhan, keinginan dan tujuan-tujuan tamu; melakukan pemasaran berkelanjutan; melakukan langkah-langkah pemasaran yang berurutan; melakukan kerja sama dengan usaha-usaha yang ada di dalam usaha pariwisata; melakukan riset pemasaran; kegiatan pemasaran merupkan upaya seluruh unit yang ada dalam hotel ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemasaran (yang harus diketahui bagian ini)
Prinsip-prinsip Awal Pemasaran Lingkungan Pemasaran Hotel Konsep Pemasaran Peningkatan Penjualan Proses Manajemen Promosi a E.
Bagian Personalia
Mengorganisasi seluruh data – data mengenai pekerja – pekerja yang ada di hotel ini a F.
Bagian Akuntansi
Yaitu berfungsi : melakukan pencatatan, penggolongan, pengikhtisaran, dan penyajian hasil transaksi-transaksi a G.
Bagian Pembelian
Bagian ini memiliki kewajiban untuk melakukan pembelian bahan/barang yang diperlukan untuk operasionalisasi pelayanan hotel ini.
Food & Beverage Director Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan 2. Melakukan analisa tentang pesaing 3. Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding 4. Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional 5. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung 6. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan 7. Menyelenggarakan briefing di dalam departemen 8. Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan 2. Assistant Food & Beverage Manager Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan stewarding 2. Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya 3. Mengawasi jadual operasional bawahannya 4. Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding 5. Memonitor pelaksanaan store room requisition 6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan 7. Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja dengan food & beverage department 8. Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function 9. Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan 10. Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu 11. Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan 12. Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan . 3. Restaurant & Bar Manager Uraian tugas dan tanggungjawabnya:
1. Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service 2. Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event 3. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik
4. Menjalin dan membina hubungan dengan tamu 5. Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales 6. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan 7. Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan 8. Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional 9. Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi 10. Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP 11. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat 12. Menyelenggarakan briefing harian. 4. Head Waiter Uraian tugas dan tangungjawabnya: 1. Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock 2. Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place” 3. Meneliti ketepatan daily sales report 4. Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran 5. Menangani keluhan tamu 6. Mengatur pembagian “station” 7. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi 8. Mendampingi sous chef dalam penataan buffet 9. Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person) 10. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up 11. Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik 12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition” 13. Menjalin hubungan baik dengan tamu 14. Membuat jadual kerja bawahan 15. Mengawasi disiplin bawahan 16. Menangani permasalahan tamu 17. Melakukan penilaian kerja bawahan 18. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat . 5. Assistant (Head Waiter Captain) Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Membantu head waiter melaksanakan tugasnya 2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place 3. Membuat daily sales report 4. Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock 5. Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan penjualan dan penyajian makanan dan minuman 6. Membuat repair dan maintanance order 7. Menangani langsung pelayanan tamu VIP 8. Mengatasi keluhan tamu 9. Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan 10. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik 11. Menjalin hubungan baik dengan tamu 12. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat
6. Waiter/ Waitress Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan 2. Melaksanakan persiapan set up-mise en place 3. Melakukan pelayanan langsung kepada tamu 4. Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen 5. Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu 6. Melaksanakan clear up dari meja tamu 7. Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies 8. Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding 9. Melakukan penyiapan table set up dan clear up 10. Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-tugasnya 11. Melakukan pembersihan area kerja 12. Menjalin hubungan dengan tamu 13. Menghadiri briefing harian 7. Chief Bartender Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock 2. Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place 3. Membuat daily sales report 4. Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian, penjualan dan pelayanan 385 5. Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama dengan F&B cost control 6. Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan 7. Mengatasi keluhan tamu 8. Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya 9. Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi 10. Menangani langsung pelayanan tamu VIP 11. Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik 12. Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition” 13. Membuat repair dan maintanace order 14. Mengawasi disiplin bawahan 15. Menangani permasalahan tamu 16. Melakukan penilaian kerja bawahan 17. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat 8. Room Service Order Taker Uraian tugas dan tanggungjawabnya: 1. Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan kepada room service captain 2. Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu 3. Memelihara suasana kerja yang sehat 4. Menghadiri briefing head waiter
5.
Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer 6. Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager
melaporkan
tugasnya
kepada
General
Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office. 7. 8. Tugas pokok dari Front Office adalah : 9. a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office 10. b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel 11. c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar 12. d) Menyambut tamu VIP 13. e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya 14. f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan 15. g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan 16. h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan 17. i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar 18. 2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager 19. Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya. 20. Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah 21. a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi 22. b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge 23. c) Memantau operasional di front office 24. d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge 25. e) Memimpin briefing pada waktu shift malam 26. f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai 27. g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir 28. h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan 29. 3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager 30. Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional
kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah: 31. a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office 32. b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office 33. c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk 34. d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu 35. e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya 36. f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager 37. 4) Executive Lounge Manager 38. Area Kerja : 39. § Executive Lounge 40. § Executive Rooms 41. Ringkasan Pekerjaan : 42. Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif. 43. Tugas pokok : 44. § Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti 45. § Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik 46. § Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui 47. § Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif 48. §
Membantu
dalam
membangun
efisien
tim
dengan
memperhatikan
kesejahteraan,
keselamatan training dan pengembangan staf. 49. § Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan 50. § Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan 51. § Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan. 52. § Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan. 53. Susunan Organisasi 54.
Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge
55. 5) Front Desk Supervisor 56. Area Kerja : 57. § Front Office 58. Ringkasan Pekerjaan : 59. Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk 60. Tugas Pokok : 61. § Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
62. § Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent 63. § Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu 64. § Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent 65. § Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup 66. § Mengatur jadwal setiap staff front desk 67. Susunan Organisasi 68.
Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent
69. 6) Chief Concierge 70. Area Kerja : 71. § Pintu masuk hotel 72. § Lobby 73. § Bell desk 74. § Counter 75. Ringkasan Pekerjaan : 76. Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk 77. Tugas Pokok : 78. § Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel 79. § Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu 80. § Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan 81. § Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan 82. § Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby selalu benar dan akurat. 83. Susunan organisasi 84.
Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman
85. 7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor 86. Area kerja : pusat bisnis 87. Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu. 88. Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM 89. Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary 90. Tugas Pokok : 91. a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat. 92. b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis. 93. c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan 94. d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen seharihari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran. 95. 8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain 96. Area kerja : front office, lobby, kamar tamu
97. Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel 98. Atasan langsung : Chief Concierge 99. Tugas Pokok : 100.
a) Mengatur tugas setiap bellboy
101.
b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
102.
c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage
room 103.
d) Memastikan luggage room bersih dan teratur
104.
e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai
tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas 105.
f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam
menjemput bus rombongan yang akan ke hotel 106.
g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja
