ABSTRAK Salah satu cara untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan biaya perusahaan adalah dengan diadakannya pengendalian biaya oleh pihak yang berwenang dan sesuai dengan prosedur perusahaan. Salah satunya biaya yang harus dikeluarkan adalah Uang Muka Dinas, karena pengeluaran biaya ini merupakan salah satu kegiatan perusahaan yang harus ditingkatkan untuk menunjang kegiatan perusahaan. Dari latar belakang tersebut penulis tertarik untuk mengambil judul tentang : “Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung”. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui dan menjelaskan Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung. Dalam penulisan laporan hasil pelaksanaan kerja praktek ini dilakukan dengan metode deskriptif dimana penulis memaparkan segala kegiatan baik terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan segala kegiatan baik terlibat secara langsung maupun dari hasil pengamatan secara langsung di perusahaan. Sedangkan teknik yang digunakan adalah teknik studi lapangan yang meliputi observasi langsung, wawancara, dan dokumentasi serta studi kepustakaan. Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas dilaksanakan dalam 4 tahap, yaitu pemeriksaan, pengklasifikasikan jenis biaya, pengelompokan kode perkiraan dan pendistribusian. Walaupun semua tahapan dalam proses pertanggungjawaban uang muka dinas telah dilakukan dengan baik, tetapi dalam pelaksanaannya Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas tersebut tidak sesuai dengan yang diharapkan. Upaya yang telah ditempuh dalam mengatasi hambatan tersebut adalah dilakukan pemeriksaan kembali terhadap bukti pembayaran.
i
ABSTRACT One way to prevent the occurrence of abuse costs the company is with the holding cost control by the authorities and in accordance with the procedures of the company. One cost that must be removed are the cash advance Service, because these expenses is one of the company’s activities should be enhanced to support the activities of the company. The background of authors interested in taking the title of : “Proses accountability for Spending cash advance service in the PT. Kereta Api Indonesia (Persero) headquarters in Bandung Office”. As for the purpose of this writing is to know and explain the process of accountability for Spending cash advance service in PT. Kereta Api Indonesia (Persero) headquarters in Bandung. In the writing of the report the results of implementation of work practices was conducted with descriptive method in which the author depicts the activies either involved directly or from the observations of all good activities involved directly or from the observations directly in the company. While the technique used was a field study techniques include direct observation, interviews, and documentation as well as the study of librarianship. The process of accountability for Spending cash advance Service is carried out in 4 stages, inspection, classification type of costs, grouping code and distribution estimates. Although all stages in the process of accountability for cash advance service has done well, but in practice the process of accountability for the expenditure of the Department a cash advance is not as expected. The effort that has been reached in tackling these obstacles was performed back agains proof of payment.
ii
KATA PENGANTAR Bismillahhirrohmannirrohim, Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillahirobbil’alamin segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala karunia dan ridhonya, serta shallawat dan salam semoga tetap tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, pada akhirnya penulis dapat menyelesiakan Laporan Tugas Akhir ini dengan baik. Penulisan
Laporan
Tugas
akhir
yang
berjudul
“Proses
Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas” ini disusun sebagai salah satu syarat untuk menempuh ujian sidang pada Program Studi Administrasi Keuangan Universitas Padjadjaran. Laporan tugas akhir disusun berdasarkan survey yang dilakukan oleh penulis di PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat Bandung. Merupakan
kebahagiaan
tersendiri
bagi
penulis
karena
telah
menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, namun penulis menyadari masih banyak kekurangan sehingga masih jauh dari sempurna. Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini penulis menemukan berbagai macam hambatan, namun berkat adanya dukungan dari berbagai pihak maka hambatan terebut dapat teratasi. Atas segala petunjuk dan bimbingan yang telah penulis dapatkan maka dalam kesempatan ini penulis ingin ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada Allah SWT, kedua orang tua atas doa, semangat, dan dukungannya yang
iii
selalu diberikan kepada penulis, Kakak ku tersayang yang telah membiayai pendidikan penulis sampai terselesaikannya studi ini. Yth. Bapak Drs. H. Agus Wahyudi Riana, M.Si, selaku dosen pembimbing terima kasih atas bimbingannya selama penulis menyelesaikan laporan ini. Dalam kesempatan ini, penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Yth. Bapak Prof. Dr. H. Asep Kartiwa, SH., MS., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. 2.
Yth. Bapak Dr. H. Soni Akhmad Nulhaqim, S.Sos., M.Si., selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
3. Yth. Ibu Dr. Hj. Ira Irawati, M.Si., selaku Pembantu Dekan II Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. 4. Yth. Bapak H.R. Dudy Heryadi, M.Si., selaku Pembantu Dekan III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran Bandung. 5. Yth. Ibu Candradewini, S.IP., M.Si., selaku Ketua Program Studi Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. 6. Yth. Ibu Elisa Susanti, S.IP., M.Si., selaku Sekretaris Program Studi Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran.
iv
7. Yth. Bapak dan Ibu dosen yang telah memberikan tuntunan ilmunya kepada penulis selama proses belajar mengajar di Kampus Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadjaran. 8. Seluruh Staf Sub Bagian Administrasi (SBA), Perkuliahan, Perpustakaan, Laboratorium Dan Sub Bagian Umum (SBU) Kampus Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Padjadajran. 9. , selaku pembimbing di tempat Praktik kerja Lapangan. 10. Seluruh staf dan karyawan Manajer HQ Disbursement erification (KWD) PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Bandung yang telah membantu sehingga terselesaikannya tugas akhir ini, serta memberikan dukungan dan semangat selama Praktik Kerja Lapangan. 11. Semua teman-teman terima kasih atas doa, dukungan, perhatian, dan semangatnya. Dan semua pihak yang membantu dalam penyusunan laporan tugas akhir ini Dengan segala kerendahan hati, penulis mohon maaf apabila dalam penulisan laporan tugas akhir ini masih terdapat kekurangan. Semoga apa yang telah penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan umumnya bagi semua pihak yang memerlukannya. Dan semoga bantuan dan kebaikan semua pihak yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal yang baik dan di ridhoi Allah SWT, Amin. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih. Bandung, 2013 Penulis
v
DAFTAR ISI Halaman Lembar Pengesahan Motto Abstrak………………………………………………………………………..
i
Abstract……………………………………………………………………….
ii
Kata Pengantar……………………………………………………………….
iii
Daftar Isi……………………………………………………………………… vii Daftar Tabel…………………………………………………………………..
x
Daftar Lampiran……………………………………………………………..
xi
BAB I
PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang………………………………………..
1
1.2.
Identifikasi Masalah……………………………………
2
1.3.
Maksud dan Tujuan…………………………………….
3
1.4.
Kegunaan Penulisan……………………………………
3
1.5.
Metode Penulisan dan Teknik Pengumpulan Data……
4
1.5.1 Metode Penulisan………………………………..
4
1.5.2 Teknik Pengumpulan Data……………………...
5
Lokasi dan Waktu Praktek Kerja……………………….
8
1.6.1. Lokasi Praktek Kerja……………………………
8
1.6.2. Waktu Praktek Kerja …………………………..
8
1.6.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Administrasi Keuangan……………………………….
2.2
Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran
10
Uang Muka Dinas…………………………………….
12
2.3
Ruang Lingkup Uang Muka Dinas…………………...
14
2.3.1
Uang Muka Dinas Tetap……………………………..
14
vi
Uang Muka Dinas Sementara ………………………
2.3.2 2.4 BAB III
BAB IV
15
Hubungan Administrasi dengan Proses Pertanggungjawan Pengeluaran Uang Muka Dinas……………………… 15
OBJEK PRAKTEK KERJA LAPANGAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan……………………………
17
3.2 Visi dan Misi Perusahaan………………………………
19
3.3 Unit-unit kerja, Tugas Pokok dan Fungsi PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Kantor Pusat………………………
20
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Proses Pertanggungjawaban Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero) Kantor Pusat Bandung…………………………………………………. 30 4.1.1 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Tetap (UMDT)………………………………………………
31
4.1.2 Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas Sementara (UMDS)………………………………………………
38
4.1.3 Dokumen/bentuk yang digunakan…………………...
48
4.1.4 Kendala-kendala yang dihadapi pada Proses Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)………………….
49
4.1.5 Upaya yang dilakukan dalam mengatasi pada Penerapan Prosedur Pengeluaran Uang Muka Dinas di PT. Kereta Api Indonesia (persero)………………………………….. 49 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan…………………………………………...
51
5.2
Saran………………………………………………….
52
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP vii
UCAPAN TERIMA KASIH LAMPIRAN
viii
Daftar Tabel Tabel 1
Jadwal Penulisan Lapora Tugas Akhir
Tabel 2
Kode rekening di dalam SAP
Tabel 3
Kode rekening di dalam SAP
Tabel 4
Kode rekening di dalam SAP
Tabel 5
Kode rekening di dalam SAP
ix
Daftar Lampiran Lampiran 1
Surat Permohonan Ijin Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 2
Surat Permohonan Melaksanakan Prakti Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 3
Surat Berakhirnya (PKL)
Lampiran 4
Daftar Hadir Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran 5
Form Pengajuan Judul
Lampiran 6
Kartu Bimbingan Penyusunan Laporan Tugas Akhir
Lampiran 7
Penugasan Pembimbing Penyusunan Laporan Praktek Kerja
Lampiran 8
Permohonan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara
Lampiran 9
Bukti Pengeluaran Uang Muka Dinas
Lampiran 10 Laporan Posisi UMD-Tetap Lampiran 11 Surat Pernyataan Lampiran 12 Surat Peringatan Lampiran 13 Surat Pengantar Lampiran 14 Daftar Penjagaan Uang Muka Dinas Tetap/Sementara Lampiran 15 Analisa Penggantian Kembali Uang Muka Dinas
x
