Abonnement+ Algemeen Met behulp van Abonnement+ kunt u abonnementen vastleggen met meerdere artikelen, zoals dit ook in de factuuropdracht van Multivers ingevoerd kan worden. Men kan hierbij per abonnement meerdere periodes met factuurintervallen vastleggen. In onderdeel Aanmaken abonnement facturen in Abonnement+ worden in Multivers factuuropdrachten van alle abonnementen aangemaakt, welke op de geselecteerde datum gefactureerd moeten worden. Deze opdrachten zijn in Multivers op te roepen via Aanmaken opdrachten en eventueel nog aan te passen, waarna door middel van Verwerken opdrachten in Multivers de opdrachten/abonnementen gefactureerd worden. Via Afdrukken facturen worden de facturen in Multivers afgedrukt. Verklaring menubalk Abonnement+
Menu Bestand | Aanmelden Hierin is de mogelijk om met een andere Multivers gebruiker en wachtwoord in een andere Multivers administratie aan te melden, waar de betreffende gebruiker rechten toe heeft. Menu Bestand | Afsluiten Hiermee sluit u Abonnement+ af Menu Rapporten | Abonnementen in detail Hiermee kunt u een overzicht van de geselecteerde abonnement afdrukken. Na ingeven van parameters, zoals begin en eind abonnementsnummer, sortering op debiteurnaam of debiteurnummer, alleen actieve of alle abonnementen, krijgt u een overzicht met abonnement details te zien. Dit is een overzicht in Crystal Reports, waarin u onder andere de keuzes hebt om het overzicht te exporteren naar bijvoorbeeld Excel of naar de printer af te drukken. Pagina: 1 van 9
Abonnement+
Menu Rapporten | Omzet abonnementen Hiermee kunt u een overzicht van de abonnementen omzet afdrukken. Na ingeven van parameters, zoals groepering op diverse onderdelen, van-tot boekjaar, van-tot periode, krijgt u een overzicht met omzet per factuuropdracht en indien gefactureerd, ook per factuurnummer/datum te zien. Dit is een overzicht in Crystal Reports, waarin u onder andere de keuzes hebt om het overzicht te exporteren naar bijvoorbeeld Excel of naar de printer af te drukken.
Menu Beheer | Consistentiecontrole Hiermee voert u een controle uit, waarbij de eventueel verwijderde factuuropdrachten in Multivers gesynchroniseerd worden met de tabellen van Abonnement+. De bedoeling is dat dit onderdeel ook automatisch gestart wordt, zodra men onderdeel “Aanmaken abonnement facturen”
in Abonnement+ start. Pagina: 2 van 9
Abonnement+
Menu Beheer | Instellingen In dit onderdeel stelt u het startnummer in van de abonnementen in Abonnement+ en geeft u het artikelnummer in, waarmee de omzet gecorrigeerd wordt, indien er huur verrekend moet worden bij beëindiging van het abonnement.
Menu Help | Licentie Hiermee activeert u de licentie van Abonnement+
Menu Help | Info Dit onderdeel toont de informatie van Abonnement+. De versie van Abonnement+ is zichtbaar boven in de menubalk van Abonnement+
.
Pagina: 3 van 9
Abonnement+
Verklaring snelkoppelingen onder de menubalk
Respectievelijk van links naar rechts: 1. 2. 3. 4. 5.
Nieuw abonnement aanmaken Wijzig abonnement Kopieer abonnement Verwijder abonnement Aanmaken abonnement facturen
Verklaring hoofdscherm In het filterscherm kunt u met behulp van F4 in de velden Abonnement van-tot en/of Debiteur vantot een selectie ingeven, waarna met de knop Ophalen de abonnementen getoond worden die voldoen aan de opgegeven selectie. In het veld Afleveradres kan men (een deel van) het afleveradres ingeven waarna met de knop Ophalen de abonnementen getoond worden die voldoen aan de opgegeven selectie. Ook kunnen hier alle of alleen Actieve abonnementen gefilterd worden. Door dubbelklik op betreffende abonnement wordt het abonnement geopend. Aanmaken of wijzigen abonnement
Pagina: 4 van 9
Abonnement+
Kopgegevens abonnement invoeren Na selecteren mbv F4 of invoeren van het debiteurnummer worden de debiteurgegevens voorgesteld en kan de informatie van elk veld aangepast worden ten behoeve voor dit abonnement. Belangrijk is natuurlijk om zo veel mogelijk stamgegevens correct vast te leggen in Multivers, zodat in Abonnement+ zo min mogelijk velden aangepast of toegevoegd hoeven te worden. Velden die hier aangepast cq ingevoerd worden zijn bijvoorbeeld: Referentie, Contactpersoon, Orderkorting (%), Kostenplaats, Dossier, BTW scenario, Rekening omzet vorig jaar (2200) en Rekening omzet volgend jaar (2210) indien van toepassing. Periode gegevens Daarna worden per afwijkende factuur de periodegegevens vastgelegd. Interval in maanden: hoeveel maanden betreft deze factuurperiode. Aantal facturen: aantal facturen wat in deze interval gemaakt wordt; 0=onbeperkt (juiste ingave in de laatste periode bij beëindiging van het abonnement). Eerste en laatste factuurdatum van de periode. Eerste en laatste omzetdatum ingeven. Op basis van de eerste omzetdatum wordt omzet dit jaar cq volgend jaar geboekt. Pagina: 5 van 9
Abonnement+ Einddatum van abonnement staat default op 31-12-2299 en wordt ingevoerd, zodra bekend is wanneer het abonnement eindigt. Tevens kan aangegeven worden of dit abonnement actief is. Bij bijvoorbeeld een standaard abonnement, welke gebruikt wordt om als basis te dienen van een nieuw abonnement, geeft men aan dat dit een niet actief abonnement is. In de eerste periode wordt de montage van de hal met de verschillende artikelen vastgelegd. In de eerste periode kan ook de montage EN de huur van de eerste periode vastgelegd worden. In dat geval dient het aantal facturen op 1 te staan, daar anders de montage ook meer keren gefactureerd wordt. In de volgende perioden (tabbladen) worden de huurfacturen vastgelegd met per abo-periode (tabblad) een aparte abo-periodebedrag. Op regelniveau kan mbv F4 in het veld artikelnummer ingezoomd worden in de artikeltabel van Multivers om het artikel te selecteren. Met de variabelen {dov} en {dot} in de omschrijving wordt de datum van de huurperiode afgedrukt. Percentage regelkorting komt boven op de orderkorting. Indien een afgeronde afspraakprijs als eindbedrag opgegeven moet worden, dan dient een berekend kortingsbedrag negatief op een extra regel ingevoerd te worden met als resultaat het afgesproken factuurbedrag.
Via Rapporten | Overzicht abonnement perioden kan binnen het abonnement de abonnement informatie afgedrukt worden.
Eindfactuur Via Taken | Aanmaken eindfactuur wordt de eindfactuur gemaakt eventueel met creditfactuur en met opgave van de demontage.
Pagina: 6 van 9
Abonnement+
LET OP: op de eindfactuur eerst demontage in opdracht zetten en daarna de creditregel in opdracht toevoegen. Aanmaken abonnement facturen Vanuit het hoofdscherm in Abonnement+ worden mbv het icoontje in de menubalk in een apart scherm de abonnementen voorgesteld, welke op basis van de ingestelde datum “T/m abonnement factuurdatum” en button “Laad voorstel” gefactureerd kunnen worden.
Pagina: 7 van 9
Abonnement+
Hierbij kan op regelniveau het selectievakje uitgezet worden van de abonnementen welke deze factuurrun nog niet gefactureerd mogen worden. Deze blijven uiteraard bewaard en worden een volgende keer weer voorgesteld. Mbv de button “Aanmaken” wordt van alle geselecteerde abonnementen een factuuropdracht in Multivers aangemaakt. In Multivers kunnen via “Aanmaken opdrachten” deze gegenereerde opdrachten gecontroleerd worden en eventueel nog aangepast worden. Het heeft echter de voorkeur om de aanpassingen in Abonnement+ door te voeren en de opdracht(en) in Multivers te verwijderen dmv en daarna in Abonnement+ de Consistentiecontrole uit te voeren en het onderdeel “Aanmaken abonnement facturen” opnieuw uit te voeren voor de aangepaste abonnementen.
Pagina: 8 van 9
Abonnement+
Hierna worden in Multivers deze factuuropdrachten via onderdeel “Verwerken opdrachten” financieel verwerkt en via “Afdrukken facturen” afgedrukt of per e-email verstuurd mbv de speciaal op maat gemaakte factuurlayout inclusief de dossierinformatie, welke mbv vrije velden in Multivers vastgelegd zijn.
Pagina: 9 van 9
