EFEKTIVITAS PENGGUNAAN MEDIA INTERNAL OTORITAS JASA KEUANGAN (Studi Deskriptif Kualitatif Tentang Efektivitas Media Internal Majalah Integrasi sebagai Media Komunikasi antar Karyawan Otoritas Jasa Keuangan Tahun 2015 di Jakarta) Abdul Hadi Nora Nailul Amal
Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
Abstract Publishing an internal media or in-house journal in an organization is an example of internal communication activities within the organization. This communication which created is between employees communication and cross levels communication. As communication activities, internal media should be carried out effectively so that the process of communication is established with efficient and targeted so as to achieve organizational goals. Otoritas Jasa Keuangan (OJK) is a company that has a very broad scope of work, and to facilitate the establishment of the communication process as well inculcate work culture to employees, OJK has an internal media called Integrasi Magazine. That’s why, the authors conducted a study that aims to determine the effectiveness of Integrasi Magazine with quantitative approach and descriptive methods. The result of this research shows that the efectiveness factors of a communications activity such as receiver user, content, timeliness, media communication, media formats, and te source has been fulfilled by the Integrasi Magazine Keywords: Effectiveness, Majalah Integrasi, Organization Communication, Public Relations Pendahuluan Memasuki tahun 2015, tren perusahaan pengguna in-house media semakin banyak. Diawali oleh in-house media Majalah Rajawali View milik maskapai penerbangan Garuda Indonesia pada tahun 1998, saat ini in-house media berupa
majalah internal seolah menjadi “menu wajib” bagi beberapa perusahaan dan koorporasi besar. Data dari SWA Communication, sebuah lembaga komunikasi indepenen yang memproduksi in-house journal, sampai September 2015, beberapa nama korporasi besar turut membuat in-house journal, antara lain PT Sari Husada, Nutricia, Aqua Danone, Metland, Yayasan Unilever Indonesia, Bank DKI, Frisian Flag, Otoritas Jasa Keuangan, MHU Coal, sampai Garuda Indonesia. Banyaknya korporasi yang menggunakan in-house journal menandakan adanya urgensi dalam proses komunikasi, baik dari dalam ke luar atau komunikasi eksternal maupun di dalam korporasi atau komunikasi internal. Masalah dari penelitian ini adalah apakah Majalah internal Integrasi yang dibuat oleh divisi Public Relations OJK efektif sebagai sarana komunikasi antar karyawan? Belum ada penelitian apakah tools yang digunakan ini efektif atau tidak, dan relevan dengan kebutuhan Insan OJK saat ini untuk mendapatkan informasi. Idealnya tentu adalah penggunaan media internal ini efektif, namun dengan menggunakan indikator efektivitas media tentunya hasil yang didapat akan lebih signifikan dan bisa lebih membaca kebutuhan di lapangan
Bagan 1.1 Segmentasi Publik Perusahaan Dalam suatu perusahaan atau lembaga, public relations berhubungan erat dengan publisitas, media komunikasi, dan semua hal yang berhubungan dengan
komunikasi perusahaan tersebut. Fungsi dari public relations adalah menciptakan iklim positif dalam komunikasi kepada semua stakeholders perusahaan atau lembaga. Kesimpulan dari latar belakang peneliti adalah, diperlukan penelitian yang membahas tentang measurement dalam hal efektivitas media dalam kajian hubungan masyarakat yang membahas media internal.
Perumusan Masalah Dari uraian latar belakang di atas, peneliti membuat rumusan masalah penelitian sebagai berikut: “Bagaimana efektivitas media internal Majalah Integrasi sebagai media komunikasi antar karyawan Otoritas Jasa Keuangan Jakarta, pada tahun 2015?”
Tinjauan Pustaka 1. Komunikasi Secara etimologis atau menurut asal katanya, istilah komunikasi berasal dari bahasa Latin communicatio dan perkataan ini bersumber dari kata communis. Arti communis disini adalah sama, dalam arti, sama makna yaitu sama makna mengenai suatu hal. Jadi komunikasi berlangsung apabila antara orang–orang terlibat terdapat kesamaan makna mengenai suatu hal yang dikomunikasikan. Jelasnya, jika seseorang mengerti tentang sesuatu yang dinyatakan orang lain kepadanya, maka komunikasi berlangsung. Dengan kata lain, hubungan diantara mereka bersifat komunikatif (Effendy, 2004: 4). Proses
komunikasi
adalah
setiap
langkah
mulai
dari
saat
menciptakaninformasi sampai dipahami oleh komunikan. Komunikasi adalah sebuah proses, sebuah kegiatan yang berlangsung kontinu. Joseph De Vito (1996) mengemukakan komunikasi adalah transaksi. Hal tersebut dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, di mana komponen-komponen saling terkait.
Bahwa para pelaku komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan dan keseluruhan (Suprapto, 2011: 7). Dimensi-dimensi komunikasi dalam kehidupan organisasi dapat dibagi 1. Komunikasi Internal Komunikasi internal organisasi adalah proses penyampaian pesan antara anggota-anggota organisasi yang terjadi untuk kepentingan organisasi, seperti komunikasi antara pimpinan dan bawahan, antara sesama bawahan, dan lain sebagainya. 2. Komunikasi Eksternal dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Komunikasi merupakan hal yang mengikat kesatuan organisasi. Komunikasi membantu anggota-anggota organisasi mencapai tujuan individu dan juga organisasi, merespon dan mengimplementasikan perubahan organisasi, mengkoordinasikan aktivitas organisasi, dan ikut memainkan peran daam hampir semua tindakan organisasi yang relevan (Romli, 2011: 7). 2. Public Relations Menurut J.C. Seidel, Public relations adalah proses kontinu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (itikad baik) dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas; ke dalam mengadakan analisis, sedangkan ke luar meberikan pernyataan-pernyataan. (Ardianto. 9 : 2011) Public relations adalah komunikasi eksternal dengan menggunakan simbol dan tindakan simbol dan tindakan simbolis untuk menginformasikan atau mempengaruhi publik dengan menggunakan tulisan, pemasaran, periklanan, publisitas, promosi, dan event-event penting. Beberapa spesialis public relations bekerja penuh waktu dalam perusahaan, politisi, organisasi nirlaba, atau pemerintah; sedangkan beberapa public relations melakukan kontrak dengan organisasi mereka. (Liliweri. 2011: 654)
Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah (Cutlip, 2006:102). 3. Media Internal Menurut Rusady Roeslan, media terbagi menjadi dua, yakni media massa dan media nir massa. Perbedaannya terletak pada media nir massa yang tidak memiliki efek keserempakan dan efek demonstartif (efek wah) seperti pada media massa. Selain itu komunikan media nir massa terbatas yang hanya ditujukan pada beberapa orang tertentu seperti contohnya karyawan dari sebuah perusahaan, atau konsumen sebuah produk jasa, atau nasabah premium sebuah perbankan. Kehadiran media internal pada sebuah perusahaan atau organisasi termasuk penting karena media internal dianggap memiliki fungsi-fungsi tertentu. Fungsi ini pun berbdeda antara perusahan besar atau perusahaan kecil. Fungsi media internal bagi perusahaan besar antara lain: (Ruslan. 1999: 187) a. Sarana penyampai pesan, baik berupa berita, press dan photo release, aktivasi produk, dan informasi manfaat produk dan atau jasa. b. Ajang komunikasi antar karyawan, seperti contohnya ucapan ulang tahun, berita kelahiran bayi dari keluarga karyawan, pegawai baru (new comer), kegiatan olahraga, wisata, program kesehatan, keagamaan, sampai berita duka cita dan kegiatan sosial sejenisnya. c. Sebagai workshop pelatihan dan pendidikan bagi karyawan yang memilliki bakat di bidang jurnalistik untuk terjun langsung dalam pembuatan media internal. d. Sebuah nilai tambah bagi divisi humas atau public relations sebagai ajang unjuk kemampuan menerbbtkan sebuah in house journal atau media internal yang bermutu yaitu, terbit secara berkala dan teratur, serta kontinu, juga menjaga profesionalitas penampilan baik dari segi kualitas dan kuantitas isi berita, memerhatikan tata letak (lay out), isi halaman, susunan redaktur, gambar (photo
essay) yang ditata dengan baik dan menarik, artistiknya sampul dan halaman depan, tata warna, dan sebagainya. 4. Efektivitas Efektivitas merupakan wujud dari kemampuan untuk mendayagunakan sesuatu secara tepat sesuai dengan standar yang jelas dan dapat diterima secara universal. Dalam konteks ini efektivitas menunjukkan taraf mencapai tujuannya secara ideal, tarap efektivitasnya dapat dinyatakan dengan ukuran-ukuran yang agak pasti. Pandangan ini memfokuskan bahwa efektivitas adalah kemampuan untuk mencapai suatu tujuan dengan ukuran yang pasti. “Efektivitas adalah pemanfaatan sumber daya, dana, sarana dan prasarana dalam jumlah tertentu yang secara sadar diterapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. (Siagian, 1997:200). 6. Efektivitas Komunikasi Efektivitas suatu kegiatan komunikasi adalah di mana terdapat overlapping of interest (pertautan minat dan kepentingan) di antara sumber dan penerima (Rakhmat, 2004:192). Maksud dari definisi ini adalah suatu kegiatan komunikasi dikatakan efektif bila terjadinya keterkaitan atau pertautan antara minat dan kepentingan dari sumber informasi dengan yang menerima informasi. Dengan kata lain, adanya kesesuaian pesan yang diterima oleh penerima dengan yang dikirimkan oleh pengirim pesan. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode survei. Penelitian survei merupakan salah satu metode penelitian sosial yang sangat luas penggunaannya. Penelitian ini memiliki ciri khas yang ditunjukkan dari jumlah sampel yang cukup besar, dan cara pengumpulan datanya yang dilakukan dengan menggunakan perangkat kuesioner. Pada dasarnya proses penelitian survei ini tidak banyak berbeda dengan jenis penelitian lainnya, yaitu sebagai suatu upaya sistematis
dan metodologis untuk mengungkapkan suatu gejala sosial yang menjadi pusat perhatian peneliti (Suyatno & Sutinah, 2005: 41)
Penyajian dan Analisis Data a. Identitas Responden 1. Identitas Responden berdasarkan Usia Berdasarkan diagram diatas, dapat dilihat bahwa usia karyawan yang paling banyak bekerja di OJK berkisar antara 24 sampai 25 tahun. 2. Identitas Responden berdasarkan Jenis Kelamin Jumlah responden perempuan lebih banyak dibanding dengan responden laki-laki yaitu 25 responden perempuan dan 15 responden laki-laki. 3. Identitas Responden berdasarkan Tingkat Pendidikan Strata-1 merupakan jumlah responden paling banyak yaitu 20 responden dan 8 responden dengan pendidikan strata-2 , hal ini disebabkan karena setiap perusahaan dituntut untuk semakin maju dan berkembang khususnya OJK.
b. Keberadaan dan Keterbacaan Majalah Integrasi
Tabel 1 Sajian Data Rutinitas Membaca Responden No
Jumlah edisi
Jumlah responden
Presentase
1.
2 (dua) edisi
12 orang
30%
2.
3 (tiga) edisi
28 orang
70%
40 orang
100%
Total
Dari 40 karyawan yang menjawab kuesioner penelitian, 28 diantaranya sudah membaca 3 edisi Majalah Integrasi. Sisanya yaitu sebanyak 12 orang telah membaca sebanyak 2 edisi.
Dari penelitian dapat disimpulkan bahwa karyawan OJK rutin membaca Majalah Integrasi. Karena tidak ada yang menjawab di bawah dua edisi atau kurang dari itu dalam enam bulan terakhir.
c. Aplikasi Tujuan Media Internal pada Majalah Integrasi Pembagian pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner penelitian terbagi menjadi 6 bagian. Pada bagian ini akan dijelaskan penjabaran hasil serta analisa tiap pertanyaan yang terdapat di bagian III kuesioner penelitian. Penjabarannya tersaji dalam bagan analisis sebagai berikut:
Bagan 3.1 Bagan Aplikasi Tujuan Media Internal pada Majalah Integrasi
Bagan Aplikasi Tujuan Media Internal pada Majalah Integrasi Sangat Setuju
Setuju
27.50% 25.00% Transmisi Budaya Kerja Secara Keseluruhan 17.50% Majalah Integrasi Mewadahi Aspirasi Karyawan 17.50% Majalah Integrasi sebagai Media Komunikasi antar… 22.50% Majalah Integrasi sebagai Sarana Penyampai Pesan… 17.50% Cerminan Visi & Misi Perusahaan
Cerminan Nilai Budaya Kerja Perusahaan
Tidak Setuju 67.50% 67.50% 70% 67.50% 75.00% 72.50%
5% 7.50% 12.50% 15.00% 2.50% 10%
Dari tabel di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa, Majalah Integrasi telah mampu menjadi sarana penyampaian pesan manajemen kepada seluruh karyawan dan unitunit di seluruh Indonesia. d. Majalah Integrasi berdasarkan Fungsi Media Internal Menurut Siregar & Pasaribu (2000:76), berita adalah laporan tertulis peristiwa di dalam atau di luar korporasi. Dalam kasus ini, berita yang dimaksud adalah laporan mengenai peristiwa yang benar-benar terjadi baik itu di dalam maupun di luar
perusahaan. Berdasarkan pengamatan peneliti terhadap isi Majalah Integrasi, rubrik yang ada di dalam Majalah Integrasi banyak mengulas informasi yang ditulis secara lengkap dan informatif.
Bagan Analisis berdasarkan Fungsi Media Internal Sangat Setuju
Setuju
Tidak Setuju
Memuat Informasi Tambahan yang Menarik… 17.50%
80.00%
2.50%
Fungsi Informatif 17.50%
82.50%
0.00%
Informasi Mengikuti Perkembangan Situasi…12.50% Intensitas Terbit Sesuai Kebutuhan Insan OJK 10.00% Waktu Terbit Sesuai Kebutuhan Insan OJK 10.00%
77.50% 65.00% 60.00%
10.00% 25.00% 30.00%
Bagan 3.5 Bagan Analisis berdasarkan Fungsi Media Internal
A. Hasil Keseluruhan Temuan Data B. Bagan 2.6 Diagram Efektivitas Majalah Integrasi
Diagram Efektivitas Majalah Integrasi Sumber Pesan 17% Media Komunikasi 15% Ketepatan Waktu 17%
Indikator Users
Hasil Prosentase 18%
Pemakai 18% Format 17% Isi Pesan 16%
Keterangan Insan OJK aware dan rutin membaca Integrasi
Isi Pesan Waktu
16% 16,70%
Media
19,90%
Format
16,80%
Sumber
17,60%
89,7% responden setuju rubrik berhasil jalankan fungsi Perioditas dan waktu terbit dirasa tepat oleh responden Bentuk media printed dinilai responden sesuai kebutuhan Pemilihan berita, artikel, dan pemilihan foto dinilai lengkap Responden menilai kredibilitas sumber sudah baik
Kesimpulan Dari hasil penelitian tentang efektivitas Majalah Integrasi sebagai media komunikasi Otoritas Jasa Keuangan yang dilakukan di Kantor OJK, Jakarta pada September sampai Desember 2015, peneliti mengambil kesimpulan bahwa: Penyebaran informasi yang diimplikasikan melalui Majalah Integrasi merupakan salah satu tugas yang dikelola oleh Departmen Perubahan Manajemen dan Budaya OJK. Karyawan sebagai penerima atau target sasaran Majalah Integrasi sangat efektif. Hal ini dapat terlihat dari bagaimana para karyawan sebagai responden memberi pernyataan efektifnya atas keberadaan Majalah Majalah Integrasi sebagai media internal bagi mereka. Berdasarkan hasil penelitian dan analisis pada bab sebelumnya mengenai efektivitas Majalah Integrasi yang merupakan media internal Otoritas Jasa Keuangan (OJK), telah memenuhi 6 syarat efektivitas suatu kegiatan komunikasi. Pada penelitian berikutnya juga bisa menggunakan metode reception analisyst untuk melihat atau meneliti lebih khusus tentang rubrik yang ada di dalam Majalah Integrasi dalam menjalankan fungsi media internal dalam sebuah perusahaan.
Saran Penelitian kuantitatif mempunyai kelemahan yaitu penelitian dibatasi oleh peluang untuk menggali responden dan keterlibatan periset umumnya terbatas. Otoritas Jasa Keuangan merupakan perusahaan yang bergerak dinamis, sehingga penelitian-penelitian lain semacam ini dapat dilakukan kembali. Pada penelitian selanjutnya dapat menggunakan metode penelitian kualitatif, karena deskripsi dan
interpretasi dari informan dapat diteliti secara mendalam, peneliti lebih berjalan subyektif, dan adanya pemahaman khusus dalam menganalisa efektivitas majalah Integrasi sebagai media komunikasi perusahaan kepada karyawan di Otoritas Jasa Keuangan. Pada penelitian berikutnya juga bisa menggunakan metode reception analisyst untuk melihat atau meneliti lebih khusus tentang rubrik yang ada di dalam Majalah Integrasi dalam menjalankan fungsi media internal dalam sebuah perusahaan
Daftar Pustaka Alifahmi, Hifni. (2010). Komunikasi Pemasaran Terpadu. Jakarta Kencana. Alo, Liliweri. (2011). Komunikasi Serba Ada Serba Makna. Jakarta: Kencana. Ardianto, Elvinaro. (2011). Metodologi Penelitian untuk Public Reations Kuantitatiif dan Kualitatif. Bandung. Simbiosa Rekatama Media. Brannan,Tom. (1998). Practical Guide to Integrated Marketing Communication. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Bungin, Burhan. (2004). Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana. Bungin, Burhan. (2010). Metodologi Penelitian Kuantitatif: Komunikasi, Ekonomi, dan Kebijakan Publik Serta Ilmu-Ilmu Sosial Lainnya. Jakarta: Kencana. Cutlip, Scott M., Center, Allen H., Broom, Glen M., (2006). Effective Public Relations (9th ed). New York: Pearson Prentice Hall. Dominick, Joseph R. (1996). The Dynamics of Mass Communication, (5th Ed). International Edition. London: McGraw-Hill. Hardjana, Andre. (2000). Audit Komunikasi, Teori dan Praktek. Jakarta; Grasindo. Hasbiuan, Malayu S,P. (2000). Manajemen SDM. Jakarta: Haji Masagung. Jefkins, Frank. 2004. Public Relation. Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga. Kavita, (2014). Communication Effectiveness of Incredible India Campaign. Guru Jambeshwar University of Science & Technology Hisar-125001. India: Haryana. Lattimore, Dan., Baskin, Otis., Heiman, Suzette T. (2010). Public Relations: Profesi dan Praktik. Jakarta: SelembaHumanika. Lesly, Philip. (1992). Lesly’s handbook of Publc Relations and Communications (4th ed). Tokyo: Toppan. Siagian, Sondang P. (1997). Filsafat Adminstrasi . Jakarta: Rineka Cipta. Sinamo, Jansen H. (2002). Etos Kerja 21: Etos Kerja Profesional di Era Digital Global. Jakarta: Institut Darma Mahardika. Siregar, Ashadi & Pasaribu, Rondang. (2000). Bagaimana Mengelola Media Komunikasi Organisasi. Yogyakarta: Kanisius.
Sofo, F. (2003). Pengembangan Sumber Daya Manusia. Surabaya: Airlangga Press Soemirat, Soleh & Ardianto Elvinaro. (2003). Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Triguno (2004). Budaya Kerja: Menciptakan Lingkungan yang KOndusif untuk Meningkatkan Produktivitas Kerja. Jakarta: Golden Terayon. Woods, John Hall. (1992). The Employee House Organization. New Jersey: Prentice Hall Inc.
