1
Notulen van de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaars van het Serviceflatgebouw Haeswijk te Oegstgeest op vrijdag 15 april 2011 om 10.00 u. Aanwezig achter de bestuurstafel: De voorzitter van de Algemene Ledenvergadering Prof. Mr. R.Feenstra De heer J.Banga Mevrouw E.Tonino De heer V.Paardekooper Mevrouw L.van Steveninck
voorzitter secretaris penningmeester bestuurslid
Voorts een aantal leden, vaste vertegenwoordigers en speciaal gemachtigden van leden (de voorzitter deelt bij agendapunt 5 mede dat door hen in totaal 821 stemmen kunnen worden uitgebracht; het statutair maximum is 1096). 1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Alvorens over te gaan tot de behandeling van de agendapunten herdenkt hij zeven bewoners die in het afgelopen jaar zijn overleden, namelijk mevrouw E.Hessing-Boon, mevrouw H.Blitz-Langerijs, mevrouw E.L.Voskuijl-van Hardeveld, de heer W.Heilbron, mevrouw S.A.Konings-van Berkel, mevrouw B.van der Stoel-Eikelenboom en de heer D.van Gameren. De heer Feenstra voegt er aan toe dat de heer van Gameren van februari tot mei 2006 bestuurslid is geweest. Hij verzoekt de vergadering een moment stilte in acht te nemen. 2.
Mededelingen van de heer Banga, voorzitter van het bestuur
De heer Banga doet enkele nadere mededelingen met betrekking tot zijn rondschrijven van 1 april over de aanslagen voor de WOZ die de leden ontvangen hebben en die aan de hoge kant bleken te zijn. Door de heer W.Blitz is hij attent gemaakt op een recente uitspraak van het Gerechtshof in Arnhem, die in deze van belang kan zijn. Als eigenaar van een aantal appartementen heeft Buitenlust bezwaar aangetekend tegen deze aanslagen en de heer Banga verwacht dat, als het tot een herziening komt, deze voor alle appartementen van Haeswijk gaat gelden. De heer Wentholt vraagt of de eigenaren zelf geen actie hoeven te ondernemen. De heer Banga antwoordt dat dit slechts tot 11 april mogelijk is geweest; verdere actie zal door het bestuur worden ondernomen zodra een reactie op het bezwaarschrift van Buitenlust is binnengekomen. 3.
Ingekomen stukken
Er is een aantal brieven binnengekomen. Een brief van de heer W.Blitz is al behandeld behandeld bij punt 2. Van de heer Douglas kwam een brief binnen betreffende de voorstellen toekomst Haeswijk, waarvoor zijns inziens te snel instemming wordt gevraagd. Dit zal aan de orde komen bij agendapunt 7. Mevrouw Laguna schreef over een aantal posten van de begroting. Haar opmerkingen zullen eveneens aan de orde komen bij agendapunt 7. Mevrouw Laguna, vandaag helaas
2
verhinderd, spreekt overigens haar waardering uit voor alle door het bestuur geproduceerde cijfers. Een brief van mevrouw Hasselbach betreft haar bezorgdheid ten aanzien van de schoonmaakwerkzaamheden en de werkdruk op de medewerkers. Deze brief zal ook aan de orde komen bij agendapunt 7. 4.
Notulen van de ALV van 26 maart 2010
De heer Banga deelt mee dat de keerkleppen, waarover in de vorige vergadering van 26 maart 2010 uitvoerig is gesproken en die aangelegd moesten worden op sommatie van het waterleidingbedrijf, zijn aangebracht in alle leidingen die voor gemeenschappelijk gebruik dienen en ook in een aantal woningen. Het waterleidingbedrijf heeft na overleg genoegen genomen met deze stand van zaken. Echter bij nieuwe bewoners of bij verbouwing wordt het aanbrengen van de keerkleppen in de badkamers met klem benadrukt. Mevrouw Brus vraagt of de metertjes van de verwarming ooit afgelezen worden. De heer Banga antwoordt dat het bedrijf Ista deze iedere maand op afstand electronisch afleest en niet in de woning hoeft te komen.. Mevrouw van Beusekom vraagt of de metertjes ook draaien als de zon erop schijnt. De heer Banga zegt dat dit niet het geval is. De heer Feenstra stelt vast dat de notulen van 26 maart 2010 onveranderd worden gearresteerd. 5.
Voorstellen toekomst Haeswijk
De heer Banga herinnert er aan dat in het voorjaar van 2010 het bestuur een commissie ‛toekomst Haeswijk’ heeft ingesteld, bestaande uit enkele bestuursleden en eigenaren. Na een tussentijdse rapportage die op 24 november 2010 door deze commissie aan de leden is gepresenteerd heeft het bestuur in een als bijlage bij dit agendapunt meegezonden notitie enkele op deze rapportage gebaseerde voorstellen geformuleerd die ten dele reeds in de begroting voor 2011 ‛vertaald’ zijn. De penningmeester, de heer Paardekooper (tevens voorzitter van de commissie), geeft - aan de hand van uitgedeelde sheets – nog enkele toelichtingen bij de vijf beleidsbijstellingen die worden voorgesteld, nl. 1) Aanpassen schoonmaakprogramma; 2) Individuele vuilophaal als pakketkeuze; 3) Individualisering van kabelabonnement (Ziggo) en verontreinigingsheffing; 4) Rentetoerekening aan onderhoudsvoorziening; 5) Maandelijkse betaling van de voorschotten. Aan de hand van voorbeelden laat hij zien hoe voor drie typen van appartementen de servicekosten per maand met ongeveer € 35 tot € 40 kunnen dalen (inbegrepen de meevaller van het verschil tussen de begroting 2010 en de afrekening 2010). Naar aanleiding van voorstel 1 komt de heer Banga terug op de brieven van mevrouw Laguna en mevrouw Hasselbach. Zij vragen zich af of het gewijzigde schoonmaakprogramma niet teveel druk legt op de dames van de receptie. Het bestuur heeft het schoonmaakprogramma tegen het licht gehouden en gesprekken gevoerd met Doreen en Meryam en eveneens met Monique Bley. Het aantal jongere bewoners neemt toe. Zij maken minder gebruik van de receptie, zodat daar wat ruimte komt voor een andere invulling. De conclusie waar alle betrokkenen zich in kunnen vinden is dat deze verandering goed haalbaar is. De dames blijven bereikbaar van 08.00 – 17.00 u., zij het dat zij zich ook elders in het gebouw kunnen bevinden. Mevrouw Grevers vraagt zich af hoe de dokter en apotheek binnengelaten kunnen worden als de receptie niet steeds open is.
3
De heer Banga antwoordt dat Doreen en Meryam altijd rondlopen met een telefoon op zak en zo ook horen of er bij de receptie aangebeld wordt. De heer Banga vindt het wѐl een punt van aandacht. Mevrouw Angela Lemmens, als vertegenwoordigster van haar moeder mevrouw Lemmens, vraagt of er een mogelijkheid is om in het weekend, als er niemand bij de receptie is, een aanspreekpunt te realiseren. De heer Banga antwoordt dat het aanschaffen van een abonnement op een alarmeringssysteem aan te raden is. Voor alle bewoners is het overigens van belang om met de buren, eventueel via de kinderen, een afspraak te maken zodat, zo nodig, bij hen kan worden aangebeld door een dokter, ambulance etc. Dus te zorgen voor mantelzorg in noodgevallen Ook zullen de bewoners een geplastificeerde lijst met telefoonnummers krijgen, zodat ze zelf bepaalde instanties kunnen bellen en dat niet meer door het bestuur gedaan hoeft te worden. Mevrouw van Beusekom maakt een vergelijking met de service van 30 jaar geleden toen zij hier reeds woonachtig was. De heer Banga antwoordt dat de personeelsbezetting, destijds en zelfs 10 jaar geleden nog, groter was. Dit is echter onbetaalbaar geworden. De situatie laat op het moment zien dat er een bezetting is van 25%, tegen 75% geen bezetting. Het bestuur doet zijn best de veranderingen voor de bewoners zo goed mogelijk te regelen. De heer Timmermans heeft als suggestie het aanschaffen van een mobiele telefoon om dit probleem op te lossen. Mevrouw Rietveld vraagt zich af bij wie men terecht kan ingeval van klachten of vragen over de schoonmaakwerkzaamheden: Monique, Meryam of Doreen. Antwoord van de heer Banga: er komt een duidelijke taakverdeling en klachten moeten formeel gemeld worden bij de receptie. De heer Barentsz wil toelichting op de door de heer Paardekooper in zijn toelichting op de Beleidsbijstellingen 1, 2 en 3 gemaakte opmerking dat het effect in 2012 groter zal zijn (dan in 2011). De heer Paardekooper legt uit dat het effect in 2011 kleiner zal zijn omdat het slechts over acht maanden kan worden berekend, terwijl in 2012 het hele jaar telt. De heer Feenstra kondigt aan dat verdere aspecten van de ‛voorstellen toekomst Haeswijk’ nog bij agendapunt 7 (Begroting 2011) ter sprake gebracht kunnen worden en dat eerst dan stemming zal plaats vinden over de voorstellen 3 en 5, die een besluit van de vergadering vereisen. 6.
Jaarrekening 2010
De heer Paardekooper licht toe dat ditmaal de financiёle administratie en het opstellen van de jaarrekening over 2010 in eigen beheer zijn uitgevoerd. De accountant heeft wel de controle uitgeoefend op de administratie en een beoordelingsverklaring afgegeven. In de begroting voor 2011 is dientengevolge rekening gehouden met het teruglopen van de accountantskosten. De penningmeester wijst verder op enkele verschillen tussen begroting en afrekening die vermeld zijn op p.4 van het rapport inzake de jaarstukken, alsmede op de op p.7 voorgestelde dotatie aan het reservefonds ad € 12.000 en terugbetaling aan de bewoners van € 16.474. De heer Paardekooper geeft vervolgens het woord aan de heer Banga over de stookkosten (zie p.17). Deze heeft contact opgenomen met Ista, het bedrijf dat de afrekening en de bemetering verzorgt. Ista laat weten dat het aantal gradendagen in 2010 17% hoger ligt dan in 2009. Dit wordt veroorzaakt door de vorstmaanden januari en december 2010. De verwachting was dat door het bemeteren de stookkosten zouden verminderen. Nog uitgezocht moet worden of er in 2010 meer appartementen bewoond waren dan in 2009. De individuele afrekening kan dus nog wat meevallen. Bij de afrekening wordt daar nog op teruggekomen.
4
De heer Paardekooper vult aan dat er gekeken wordt naar een scherpere afstelling van de verwarming in de gangen. Mevrouw Jacobs voert aan dat er in de gangen veel glas is en dat deze slecht geїsoleerd zijn. De heer Paardekooper zal hier aandacht aan besteden. Mevrouw Tonino signaleert dat de verwarming in de gang op de benedenverdieping (begane grond) hoog staat omdat wanneer deze lager wordt afgesteld de verwarming in de badkamer van mevrouw Vandormael het laat afweten. Vreemde situatie. Mogelijk verkeerd aangesloten systeem? De badkamer van mevrouw Vandormael is inmiddels weer verwarmd. Mevrouw Vandormael zegt een brief te zullen sturen over teruggave van een bedrag voor verwarming die zij vorig jaar gedurende anderhalve maand in de badkamer heeft moeten ontberen. De heer Banga zegt deze brief af te wachten. Aangezien niemand verder het woord vraagt concludeert de heer Feenstra dat iedereen akkoord gaat met de jaarrekening. 7.
Begroting 2011
De heer Banga krijgt het woord. Uit de begroting blijkt dat er bepaalde voorstellen zijn gedaan om de kosten te reduceren. Ten dele geschiedt dit door een verschuiving, dwz. dat bepaalde kosten straks extern zullen worden gefinancierd, zoals bijvoorbeeld die van de Ziggo. Niemand heeft vragen over de begroting als zodanig. Een specifiek aspect van deze begroting wordt echter gevormd door de beleidsaanpassingen: voor twee daarvan is een besluit van de vergadering nodig. Mevrouw Hasselbach vraagt of het mogelijk is de vuilnisophaal een keer per week te doen plaatsvinden. De heer Paardekooper antwoordt het voorlopig te houden op tweemaal per week, zoals het bestuur voorstelt en af te wachten hoe dit in de praktijk uitwerkt. De heer Banga komt even terug op de brief van mevrouw Laguna met hetzelfde voorstel als dat van mevrouw Hasselbach. Zij vraagt bovendien rekening te houden met de rusttijden van 13 – 15 u. Voorts kan zij zich goed vinden in de plannen voor vuilnisophaal en automatische incasso. Mevrouw Angela Lemmens vraagt of een abonnement bij Ziggo, KPN, Digitenne of anderszins door de bewoners zelf geregeld moet worden. De heer Paardekooper antwoordt dat een dergelijke regeling zo nodig begeleid zal worden door het bestuur. De heer Banga licht dit toe met een praktijkvoorbeeld en voegt er aan toe dat de afrekening in ieder geval individueel moet geschieden. Mevrouw Vandormael maakt bezwaar tegen betaald vuilophalen. De heer Banga legt uit dat in het verleden de afspraak was dat het vuil collectief werd opgehaald en doorberekend in de servicekosten. Men kon van deze service wel of geen gebruik maken. Met de toename van de individualisering kunnen de bewoners nu kiezen om het vuil zelf te verwijderen of tegen vergoeding te laten ophalen. Over voorstel 3 wordt straks gestemd, meldt de heer Feenstra. De heer Feenstra vraagt of er nog iemand wil spreken over de rentetoerekening aan onderhoudsvoorzieningen. Dat blijkt niet het geval te zijn. Mevrouw Grevers heeft een klacht over de uitvoering van het onderhoud, zoals bij afbladderen van de verf op balkons en een lekkage aan het plafond. De heer Banga antwoordt dat het zeker niet de bedoeling is het onderhoud te verwaarlozen. Dit heeft absoluut de aandacht. In de meerjarenplanning zit ook voldoende
5
schilderwerk. Een deel van dit aspect van onderhoud zal dit jaar worden uitgevoerd. Een ander deel wordt mogelijk gebundeld na genomen besluiten over voorstellen van de Commissie die zich bezig houdt met plannen voor de toekomst van het woongebouw. Mevrouw Vandormael meldt eveneens een lekkage, waarvan nota wordt genomen. De heer Banga komt even terug op de brief van mevrouw Laguna waarin zij zegt het eens te zijn met de rentetoerekening, maar er ook op wijst dat voor 2010 geplande onderhoudswerkzaamheden niet zijn uitgevoerd. De heer Banga verzekert dat deze werkzaamheden in 2011 zeker worden uitgevoerd. De heer Feenstra: over voorstel 5 wordt straks gestemd. Er volgt een discussie tussen de heer Barentsz en het bestuur over de vraag of bij aanvaarding van voorstel 5 een officiёle wijziging van het Reglement van de Vereniging van Eigenaars nodig is (nl. van art. 18 lid 2) en over de vraag of voor deze aanvaarding een gekwalificeerde meerderheid vereist is (op grond van art, 5:139 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, dat voor reglementswijziging een meerderheid van vier vijfden eist). De heer Feenstra beantwoordt deze laatste vraag ontkennend: men kan bij een gewone meerderheid van stemmen ad hoc een besluit nemen, waarin de voorgestelde afwijking van een artikel van het Reglement wordt goedgekeurd. Er bestaat geen noodzaak deze feitelijke wijziging onmiddellijk door een officiёle wijziging (in een notariёle akte) te laten volgen. Hij vraagt of een of meer aanwezigen door handopsteking te kennen willen geven dat zij tegen de voorstellen 3 en 5 wensen te stemmen. Na het uitblijven van een reactie stelt hij vast dat de voorstellen met algemene stemmen zijn aangenomen (vgl. echter hieronder bij punt 10, Rondvraag: ‛besluit genomen met 805 van de 821 stemmen’). 8. Benoeming nieuw bestuurslid De heer Banga benadrukt dat mevrouw Tonino nu nog bestuurslid blijft echter wel de intentie heeft over niet al te lange tijd het bestuur te verlaten. Omdat versterking van het bestuur gewenst is, is er contact geweest met mevrouw M.Kitselaar, geen eigenaar maar huurder van appartement 123. Zij is bereid lid te worden van het bestuur en op den duur de functie van secretaris over te nemen. Er zijn geen bezwaren vanuit de aanwezigen. De heer Feenstra verklaart mevrouw Kitselaar benoemd, feliciteert haar daarmee en bedankt haar namens de leden voor haar bereidheid deze taak op zich te nemen. Mevrouw Kitselaar is blij met deze benoeming en hoopt een positieve bijdrage te kunnen leveren aan de verdere ontwikkeling van de fijne woonomgeving. In de eerstvolgende nieuwsbrief zal zij zich nader voorstellen. Mevrouw krijgt applaus. 9.
Samenstelling Commissies
De heer Banga krijgt het woord. In de kennismakingscommissie vinden geen wijzigingen plaats. In de Recreatiecommissie is afgetreden mevrouw Rietveld. Mevrouw Hasselbach heeft zich bereid verklaard tot de Commissie toe te treden. Mevrouw Hasselbach wordt benoemd. De heer Banga brengt mevrouw Rietveld zijn dank over voor het, gedurende een lange periode, organiseren van vele activiteiten in de Recreatiecommissie en eveneens voor de werkzaamheden die zij in het verleden in het bestuur heeft verricht. Als dank krijgt mevrouw een mooie plant aangeboden. Mevrouw krijgt applaus en spreekt een dankwoord uit. 10.
Rondvraag
6
De heer Barentsz vindt dat er bij agendapunt 7 niet echt gestemd is. De heer Feenstra antwoordt dat de punten waarover gestemd moest worden in de stukken duidelijk geformuleerd zijn en dat niemand bezwaar heeft opgeworpen toen hij vroeg dit bij handopsteking te kennen te geven. Hij stelt echter voor om de heer Barentsz alsnog als tegenstemmer te noteren en het besluit bij agendapunt 7 te preciseren als genomen met 805 van de 821 uitgebrachte stemmen. Dit wordt door de vergadering aanvaard. De heer Noteboom vraagt namens de heer Markito of de werkgroep ‛toekomst Haeswijk’ al iets weet over de bestemming van ruimtes en de verhuur van huizen in de toekomst. De heer Paardekooper antwoordt dat er geen concrete plannen zijn, dat de commissie slechts voorstellen ontwikkelt die aan het bestuur worden voorgelegd en dat ingeval de voorstellen leiden tot belangrijke ontwikkelingen, deze in de ledenvergadering aan de orde worden gesteld. De leden hebben het laatste woord. Mevrouw Brus doet een oproep voor de koffie-ochtenden. Het personeel doet zo zijn best en er komen slechts 5 of 6 mensen. Zou het anders niet beter zijn de koffie-ochtend af te schaffen? De heer Banga vindt het een heldere oproep en hoopt dat er gehoor aan wordt gegeven. Mevrouw Jacobs laat weten dat de genomen proef om een deel van de gang beneden in een veel lichtere tint te schilderen een reuze succes is. Zij vraagt of de proef wat het bestuur betreft ook geslaagd is en of voortzetting hiervan te financieren is via de huidige begroting. Vervolgens stelt zij voor de op de benedenverdieping (begane grond) aan het eind van de gang liggende werkplaats bruikbaar te maken als fietsenkelder ter uitbreiding van de bestaande fietsenkelder die te klein is. De heer Banga belooft aandacht aan deze ideeёn te besteden. Mevrouw van Dijk vraagt of het hele gebouw rookvrij is. Zij zegt dat het soms stinkt bij de receptie en in de hal bij de liften. De heer Banga zegt dat in de personeelsruimte gerookt mag worden en stelt voor om mogelijk meer te ventileren en deuren gesloten te houden. Hier zal hij over spreken. De heer Feenstra richt zich nogmaals tot de heer Barentsz met de vraag of deze vindt dat het besluit bij agendapunt 7 op ongeldige wijze is genomen. De heer Barentsz vindt van wel. De heer Feenstra herhaalt zijn hierboven vermelde uitleg maar voegt er aan toe dat het huishoudelijk reglement wѐl zonder notariёle akte kan worden gewijzigd met een gewone meerderheid van stemmen (uiteraard in een volgende vergadering). De heer Barentsz ziet er van af een dergelijke wijziging in het huishoudelijk reglement voor te stellen. De heer Kallenberg stelt voor om, nadat het omvormingsproces voor Haeswijk totaal is afgehandeld, alle wijzigingen in het reglement bij de notaris te laten vastleggen en geen tussentijdse notariskosten voor een statutenwijziging te maken. Dit voorstel vindt bijval van de heer Banga. 10.
Sluiting
Om 12.05 sluit de heer Feenstra de vergadering onder dankzegging aan allen die deze bijwoonden en met dank aan de personeelsleden die alles zo goed hebben verzorgd.
