AANVRAAGPERIODE DERDE LANDEN 28 FEBRUARI MAART

BESTEK VOOR HET INDIENEN EN SELECTEREN VAN PROGRAMMA’S VOOR VOORLICHTINGS- EN AFZETBEVORDERINGSACTIES VOOR LANDBOUWPRODUCTEN OP DE BINNENMARKT EN IN DERDE LANDEN

AANVRAAGPERIODE DERDE LANDEN 28 FEBRUARI 2011 – 31 MAART 2011

Verordening (EG) 3/2008 van de Raad en (EG) 501/2008 van de Commissie

Inhoudsopgave 1. Inleiding ......................................................................................................................... 4 1.1 Relevante communautaire bepalingen ........................................................................... 4 1.1.1 Raadsverordening ................................................................................................... 4 1.1.2 Commissieverordening ............................................................................................ 4 1.1.3 Richtlijn van de Raad............................................................................................... 4 2. Doel van de regeling ........................................................................................................ 5 3. Voorwaarden aan indienende en uitvoerende organisaties..................................................... 6 3.1 Geschiktheidscriteria................................................................................................... 6 3.2 De uitvoeringsorganisatie(s) ........................................................................................ 6 3.2.1 Gedeeltelijk uitvoering door de indienende organisatie................................................. 7 3.3 De selectieprocedure .................................................................................................. 7 3.3.1 Aanbestedende dienst ............................................................................................. 7 3.3.2 Geen aanbestedende dienst ..................................................................................... 7 3.3.3 Gevraagde informatie .............................................................................................. 7 4. Voorwaarden aan de voorlichtingsen afzetbevorderingsacties .............................................. 9 4.1 Derde landen: landen, thema’s en producten ................................................................. 9 4.1.1 Landen en geografische gebieden ............................................................................. 9 4.1.2 Thema’s en producten ............................................................................................. 9 4.2 Binnenmarkt: landen, thema’s en producten ................................................................ 10 4.2.1 Landen ................................................................................................................ 10 4.2.2 Thema’s en producten ........................................................................................... 10 4.3 Voorwaarden aan het programma............................................................................... 11 5. Het opstellen van de aanvraag ........................................................................................ 12 5.1 Eisen aan de aanvraag .............................................................................................. 12 5.2 Het programma........................................................................................................ 13 5.2.1 De evaluatie ......................................................................................................... 13 5.3 Het aanvraagformulier .............................................................................................. 14 5.3.1 Punt 2: Indienende organisaties.............................................................................. 14 5.3.2 Punt 3: Uitvoeringsorgaan...................................................................................... 14 5.3.3 Punt 4: Details van het programma......................................................................... 14 5.3.4 Punt 5: Beschrijving van het programma ................................................................. 15 5.3.5 Punt 6: Verwachte impact ...................................................................................... 15 5.3.6 Punt 7: Communautaire/Europese dimensie van het programma ................................ 16 5.4 Begroting en financiering........................................................................................... 16 5.4.1 Punt 8: De begroting ............................................................................................. 16 5.4.2 Punt 9: Financieringsplan ....................................................................................... 17 6. Het indienen van de aanvraag ......................................................................................... 18 6.1 Adressering ............................................................................................................. 18 6.3 Bekendmaking resultaten .......................................................................................... 18 6.4 Kosten van de aanvraag ............................................................................................ 19 7. Beoordeling van de aanvraag .......................................................................................... 20 7.1 Selectiecriteria ......................................................................................................... 20 7.2 Beoordeling nationale commissie................................................................................ 20 7.3 Beoordeling Europese Commissie ............................................................................... 20 8. Verdere procedure ......................................................................................................... 22 8.1 Contract .................................................................................................................. 22 8.2 Garantie.................................................................................................................. 22

BESTEK OPENSTELLING BINNENMARKT EN DERDE LANDEN

2 van 37

8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 Annex

Uitvoering programma .............................................................................................. 22 Bijdrage, betaling en voorschotten ............................................................................. 23 Tussentijdse betalingen en eindafrekening................................................................... 23 Tussentijdse betalingen ......................................................................................... 23 Eindafrekening – betaling van het saldo ................................................................... 24 I: Beoordelingsprocedure en beheer EC....................................................................... 25


3

van 37

1. Inleiding De Raad van de Europese Unie heeft verordening (EG) 3/2008 vastgesteld betreffende voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen. De uitvoeringsbepalingen zijn geregeld in verordening (EG) 501/2008. Een aanvraag tot cofinanciering voor voorlichtingsen afzetbevorderingsacties kan twee keer per jaar worden ingediend. Voor de derde landen en de binnenmarkt geldt een verschillende openstellingsperiode, namelijk: Derde landen: 28 februari 2011 tot en met 31 maart 2011. Binnenmarkt: De openstellingsperiode voor 2011 is nader te bepalen. De verwachting is dat vanaf medio oktober tot en met 30 november 2011 aanvragen kunnen worden ingediend. Een overzicht van producten en landen die in aanmerking komen voor cofinanciering is te vinden in § 4.1 en § 4.2. In dit bestek wordt informatie gegeven over de onderliggende verordeningen en wordt er een toelichting gegeven op de stappen die voor het indienen van de aanvraag doorlopen dienen te worden, voor zowel de derde landen als de binnenmarkt. U wordt uitgenodigd om op basis van de gegeven informatie een aanvraag in te dienen, waarbij u ingaat op de in dit bestek gevraagde informatie. De bijlagen 1 tot en met 7 bij dit bestek zijn formulieren die u dient te gebruiken om de aanvraag compleet te maken. Annex I van dit bestek maakt de procedure van de beoordeling en het beheer door de Europese Commissie inzichtelijk

1.1

Relevante communautaire bepalingen

De volgende verordeningen zijn van belang: 1.1.1 Raadsverordening -

Vo. (EG) 3/2008 van 17 december 2007, betreffende voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen.

1.1.2 -

Commissieverordening

Vo. (EG) 501/2008 van 5 juni 2008, houdende uitvoeringsbepalingen van Vo. (EG) 3/2008

1.1.3 Richtlijn van de Raad Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.


4 van 37

2. Doel van de regeling De Gemeenschap kan voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten die binnen de Gemeenschap worden geproduceerd gedeeltelijk financieren. Het betreft acties gericht op zowel andere lidstaten (binnenmarkt) als landen buiten de Europese Unie (derde landen). Een dergelijk beleid kan een nuttige aanvulling en versterking van de door de lidstaten gevoerde acties betekenen. Dit kan met name door bij de consumenten het imago van deze producten te verbeteren op het gebied van kwaliteit, voedingsaspecten en veiligheid van de levensmiddelen en productiewijzen. De acties mogen niet worden afgestemd op handelsmerken en mogen de specifieke oorsprong van een product niet als argument gebruiken om aan te zetten tot het verbruik ervan. De oorsprong van een onder de acties vallend product met een benaming die krachtens de regelgeving van de Gemeenschap is verstrekt, mag echter wel worden aangegeven1. De acties, voor zowel de derde landen als de binnenmarkt, betreffen2: a) acties op het gebied van public relations, afzetbevordering en reclame, in het bijzonder om de aandacht te vestigen op de intrinsieke eigenschappen en voordelen van producten van de Gemeenschap uit het oogpunt van met name kwaliteit, voedselveiligheid, bijzondere productiemethoden, voedings- en gezondheidsaspecten, etikettering, dierenwelzijn en milieuzorg; b) voorlichtingsacties die met name betrekking hebben op de communautaire regelingen inzake beschermde oorsprongsbenamingen (BOB’s), beschermde geografische aanduidingen (BGA’s), gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTS’en) en de biologische productie, alsmede op andere communautaire regelingen inzake kwaliteitsnormen en etiketteringsvoorschriften voor landbouwproducten en voedingsmiddelen, en op in de desbetreffende communautaire regelgeving vastgestelde grafische symbolen; c) voorlichtingsacties betreffende communautaire regelingen inzake wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met aanduiding van het wijndruivenras en gedistilleerde dranken met een beschermde geografische aanduiding; d) studies om de resultaten van de afzetbevorderings- en voorlichtingsacties te evalueren. Specifiek voor de derde landen3 mogen de acties tevens de volgende vorm aannemen: a) voorlichting over de communautaire regeling inzake tafelwijn; b) deelname aan evenementen, beurzen en tentoonstellingen van internationaal belang, met name gepaard gaande met de inrichting van stands om de waardering voor producten uit de Gemeenschap te vergroten; c) studies naar nieuwe markten, die noodzakelijk zijn voor de verruiming van de afzetmogelijkheden d) handelsmissie op hoog niveau. Voor de binnenmarkt4 mogen de maatregelen ook voorlichtingsacties omvatten betreffende verantwoorde drinkpatronen en de schade die gepaard gaat met riskant alcoholgebruik. Deelnames aan evenementen, beurzen en tentoonstellingen van nationaal of Europees belang, met de inrichting van stands om de waardering voor producten uit de Gemeenschap te vergroten, komen bij de binnenmarkt ook in aanmerking voor cofinanciering.

1 2 3 4

Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 1, lid 2 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2 lid 1 en 2 Als aangegeven in Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2, lid 3 Als aangegeven in Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 2 lid 1


5

van 37

3. Voorwaarden aan indienende en uitvoerende organisaties 3.1

Geschiktheidscriteria

Organisaties die programma’s willen indienen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. De beroepsorganisaties of sectorale organisaties die de programma’s indienen moeten representatief zijn voor de betrokken sector(en)5. Ze moeten ervaring hebben met het vertegenwoordigen van de betreffende sector(en) in één of meer lidstaten of op communautair niveau en met het uitvoeren van voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor die sector(en). 2. De uitvoering van de acties moet worden gedaan door één of meer daartoe geselecteerde uitvoeringsorganisatie(s). De selectie moet plaatsvinden via een aanbestedings- of een inschrijfprocedure. Zie verder §3.3 van dit bestek voor meer informatie. 3. De evaluatie van de acties uitgevoerd in het kader van het programma dient door een onafhankelijke externe partij te worden uitgevoerd. Deze partij moet volgens dezelfde procedure als het uitvoeringsorgaan worden geselecteerd.

3.2

De uitvoeringsorganisatie(s)

Een uitvoeringsorganisatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van complete acties. De te selecteren uitvoeringsorganisatie moet daarom beschikken over expertise op het gebied van de betrokken producten en markten, alsmede over de benodigde (financiële en technische) middelen voor de meest efficiënte uitvoering van de acties, rekening houdend met de communautaire dimensie van deze programma’s6. De toelatingsvoorwaarden voor uitvoeringsorganen zijn beschreven in §5.4 van annex I van dit bestek. De uitvoeringsorganisatie hoeft niet geselecteerd te zijn als de aanvraag vóór cofinanciering bij Dienst Regelingen wordt ingediend. Deze keuze moet wel zijn gemaakt voordat het contract tussen de indienende organisatie en Dienst Regelingen wordt ondertekend. Het is echter wel wenselijk om de uitvoeringsorganisatie zo vroeg mogelijk in het proces te selecteren. Indien deze is geselecteerd vóórdat het programma wordt ingediend bij Dienst Regelingen, mag de uitvoeringsinstantie helpen bij de uitwerking van het programma. De uitvoeringsinstantie heeft een grote toegevoegde waarde bij het SMART7 maken van de programmadoelstellingen en het opzetten van een effectieve evaluatiemethodologie. Zie verder § 5.3.4 en de Toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier voor de eisen ten aanzien van de programmadoelstellingen. Het feit dat de uitvoeringsorganisatie nog niet gekozen hoeft te zijn op het moment dat de aanvraag wordt ingediend, betekent niet dat u moet wachten met het in gang zetten van de selectieprocedure. Cofinanciering wordt pas toegekend als aan alle voorwaarden van de verordeningen is voldaan. Dit betekent dat voordat het contract tussen de indienende organisatie en Dienst Regelingen wordt ondertekend, de keuze voor het uitvoeringsorgaan gemaakt moet zijn. Begint u daarom tijdig met de selectie en houdt u daarbij de termijnen in de gaten. Het programma zal alsnog niet worden gehonoreerd als de procedure niet tijdig en niet op de juiste wijze is doorlopen.

5 6 7

Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 6, lid 1 Vo. (EG) nr. 3/2008, artikel 11, lid 3 Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden.


6

van 37

3.2.1 Gedeeltelijk uitvoering door de indienende organisatie De indienende organisatie kan toestemming krijgen om bepaalde delen van het programma zelf uit te voeren, mits is voldaan aan de volgende voorwaarden8: • het uitvoeringsvoorstel moet voldoen aan de bepalingen van artikel 11, lid 3 van Vo. (EG) 3/2008; • de indienende organisatie moet beschikken over ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke acties; • de kosten voor het door de indienende organisatie uit te voeren gedeelte mogen niet meer dan 50% van de totale programmakosten bedragen, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke toestemming van de Commissie; • de indienende organisatie moet zich er van verzekeren dat de kostprijs van de door haar uit te voeren acties niet hoger ligt dan de gebruikelijke markttarieven.

3.3

De selectieprocedure

Om een uitvoeringsorganisatie te selecteren dient een selectieprocedure te worden gevolgd. Hierbij is het van belang of de aanvrager een aanbestedende dienst is of niet. 3.3.1 Aanbestedende dienst Indien de aanvrager een aanbestedende dienst is, moet hij een uitvoeringsorganisatie selecteren volgens de daarvoor geldende aanbestedingsregels. Deze zijn opgenomen in Richtlijn 2004/18/EG van de Raad. Overheidsdiensten zijn aanbestedende diensten, maar ook publiekrechtelijke instellingen worden gezien als een aanbestedende dienst en zijn derhalve onderworpen aan de aanbestedingsregels. 3.3.2 Geen aanbestedende dienst Indien de aanvrager geen aanbestedende dienst is, kan worden volstaan met de in deze paragraaf beschreven procedure. Voor de uitvoering van de acties dient de aanvrager door middel van een inschrijfprocedure één of meer uitvoerende instantie(s) te selecteren. De inschrijfprocedure moet breed bekend worden gemaakt. Indien u rechtstreeks partijen wilt benaderen om een offerte uit te brengen, moet dit aan tenminste drie partijen worden gevraagd9. 3.3.3 Gevraagde informatie Dienst Regelingen verwacht van u een overzicht waaruit de gevolgde aanbestedings- of selectieprocedure duidelijk wordt. Indien op het moment van de aanvraag nog geen keuze is gemaakt moet wel de gevolgde of de te volgen procedure worden beschreven. Zo gauw u een keuze voor één of meerdere uitvoeringsorganisaties heeft gemaakt, geeft u dit door aan Dienst Regelingen samen met de overige hieronder gevraagde informatie. Van het geselecteerde uitvoeringsorgaan dient de financiële en economische draagkracht te worden aangetoond. Daarnaast moeten ook de technische capaciteiten en de geschiktheid van het personeel

8 9

Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 13, lid 1 De aanvraag moet voldoen aan de eisen van artikel 8, lid 3 van Vo. (EG) 501/2008.


7

van 37

duidelijk worden aangetoond. In hoofdstuk 5 van annex II10 worden de algemene toelatingsvoorwaarden voor de uitvoeringsorganen uiteengezet. In het overzicht dient in ieder geval het volgende te zijn opgenomen: • hoe bekend gemaakt is dat er een aanbesteding dan wel inschrijfprocedure is gehouden; • welke partijen een offerte hebben ingediend of zich hebben ingeschreven; • hoe de selectie van de uitvoeringsorganisatie heeft plaatsgevonden (procesbeschrijving); • wat de criteria zijn waarop is getoetst; • wat de reden is geweest om de betreffende uitvoeringsorganisatie te selecteren; • bewijsstukken dat de geselecteerde uitvoerende organisatie(s) qua infrastructuur en ervaring van personeel in staat is om de betrokken werkzaamheden uit te voeren, dat haar financiële middelen in verhouding staan tot de omvang van het programma en dat de onderneming financieel gezond is. Bewijsmateriaal van de gevolgde procedure moet met de aanvraag worden meegezonden als de procedure is afgerond. Uit deze gegevens moet Dienst Regelingen duidelijk kunnen afleiden hoe de keuze van de uitvoeringsorganisatie tot stand is gekomen.

10

AGRI/60787/2007 Richtsnoeren voor de beoordeling en het beheer van de confinancieringsprogramma’s voor de afzetbevordering van landbouwproducten uit de Gemeenschap.


8

van 37

4. Voorwaarden aan de voorlichtingsen afzetbevorderingsacties Alle ingediende programma’s moeten voldoen aan de richtsnoeren, zoals die voor de thema’s en producten zijn opgesteld, inclusief de daarbij vermelde doelgroepen.

4.1

Derde landen: landen, thema’s en producten

De richtsnoeren voor de derde landen zijn als bijlage II, onderdeel B, toegevoegd aan de Vo. (EG) 501/2008. 4.1.1 Landen en geografische gebieden • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Zuid-Afrika Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië Australië Bosnië en Herzegovina China Zuid - Korea Kroatië India Japan Kosovo Montenegro Noorwegen Nieuw-Zeeland Rusland Servië Zwitserland Turkije Oekraïne

• • • • •

Noord - Afrika Noord – Amerika Latijns – Amerika Zuidoost – Azië Het Nabije Oosten en het Midden - Oosten

4.1.2 Thema’s en producten • • • • • • • • • • • •

Vers, gekoeld of bevroren rund- en varkensvlees; bereidingen van deze producten, voor menselijke consumptie; Kwaliteitsvlees van pluimvee; Zuivelproducten; Olijfolie en tafelolijven; Wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met een aanduiding van het wijndruivenras; Gedistilleerde dranken met een beschermde geografische aanduiding; Verse en verwerkte groenten en fruit; Verwerkte producten op basis van granen en rijst; Vezelvlas; Levende planten en producten van de bloementeelt; Producten met een beschermde oorsprongsbenaming (BOB) of een beschermde geografische aanduiding (BGA) en gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTS); Producten van de biologische landbouw.


9

van 37

4.2

Binnenmarkt: landen, thema’s en producten

De richtsnoeren voor de binnenmarkt zijn als bijlage I, onderdeel B, toegevoegd aan de Vo. (EG) 501/2008. 4.2.1 Landen • • • • • • • • • • • • • •

België Bulgarije Cyprus Denemarken Duitsland Estland Finland Frankrijk Griekenland GrootBrittannië Hongarije Ierland Italië Letland

• • • • • • • • • • • • •

Litouwen Luxemburg Malta Nederland Oostenrijk Polen Portugal Roemenië Spanje Slovenië Slowakije Tsjechië Zweden

4.2.2 Thema’s en producten Voor de volgende thema's en producten kunnen programma's worden ingediend: • verse en verwerkte groenten (inclusief aardappelen) en fruit; • vezelvlas; • levende planten en producten van de bloementeelt; • olijfolie en tafelolijven; • zaadolie; • melk en zuivelproducten; • vers, gekoeld of bevroren vlees dat is geproduceerd overeenkomstig een communautaire of een nationale kwaliteitsregeling; • het merken (etikettering) van consumptie-eieren; • honing en producten van de bijenteelt; • wijnen met een beschermde oorsprongsbenaming of geografische aanduiding, wijnen met een aanduiding van het wijndruivenras; • het in de landbouwwetgeving vastgestelde logo van de ultraperifere regio's; • beschermde oorsprongsbenamingen (BOB’s), beschermde geografische aanduidingen (BGA’s) en gegarandeerde traditionele specialiteiten (GTS’en) in de zin van de Verordening (EG) 509/2006 van de Raad en Verordening (EG) nr. 510/2006 van de Raad, en de in het kader van die regelingen geregistreerde producten; • biologische landbouw in de zin van Verordening (EG) nr. 2092/91 van de Raad, en de in het kader van die verordeningen geregistreerde producten; • pluimveevlees.


10 van 37

4.3

Voorwaarden aan het programma

De programma’s moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Onder ‘programma’11 wordt verstaan een geheel van coherente acties met een reikwijdte die groot genoeg is om de voorlichting over de betrokken producten en de afzet ervan te helpen bevorderen12. Een programma moet voldoende samenhang hebben. Een enkele actie als het maken van voorlichtingsmateriaal (brochures, posters) of een enkel beursbezoek wordt niet als een 'coherente actie' of 'voldoende reikwijdte' beschouwd. 2. De tot de verbruikers en andere doelgroepen gerichte boodschap inzake afzetbevordering en/of voorlichting moet gebaseerd zijn op intrinsieke eigenschappen en/of kenmerken van het betrokken product13. 3. Elke verwijzing naar de oorsprong van de producten moet ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap van de campagne. De oorsprong van een product mag wel worden aangeduid wanneer het gaat om een aanduiding in het kader van de communautaire regelgeving, of om een element dat verband houdt met de voorbeeldproducten waarmee de afzetbevorderings- of voorlichtingsacties worden geïllustreerd14. 4. De programma’s15 worden uitgevoerd over een periode van minimaal één en maximaal drie jaar, te rekenen vanaf de datum van ondertekening van het betrokken contract16. Let op: de ondertekendatum is daarmee ook de startdatum van het programma. 5. Het is niet toegestaan om voor het in te dienen programma op basis van een andere verordening of regelgeving cofinanciering van de EU te ontvangen. Let op: voor de binnenmarkt gelden naast de bovengenoemde voorwaarden ook de volgende voorwaarden: 6. Elke verwijzing in de boodschap naar een met de consumptie van het product samenhangend gezondheidseffect of de voedingswaarde van een product, moet gebaseerd zijn op algemeen erkende wetenschappelijke gegevens. Bovendien moeten zij in overeenstemming zijn met de nationale en Europese gezondheidswetgeving. Boodschappen met dergelijke verwijzingen moeten ter goedkeuring aan Dienst Regelingen worden voorgelegd. Een dergelijke boodschap kan ook nog naderhand worden getoetst door de voor volksgezondheid bevoegde nationale autoriteit17. 7. De beroeps- of bedrijfskolomorganisatie die een programma indient, moet de lijst van wetenschappelijke studies en van door erkende wetenschappelijke instituten opgestelde adviezen, waarop de naar gezondheidseffecten verwijzende boodschappen die in het programma zijn opgenomen zijn gebaseerd, overleggen18.

11 12 13 14 15 16 17 18

in de zin van artikel 6, lid 1 en artikel 9, lid 1 van Verordening (EG) 3/2008 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 1 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 1 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 2 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 1 Vo. (EG) 501/2008, artikel 3 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3 Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3


11 van 37

5. Het opstellen van de aanvraag 5.1

Eisen aan de aanvraag

Om te kunnen beoordelen of de aanvraag aan de in hoofdstukken 3 en 4 gestelde voorwaarden voldoet heeft de Europese Commissie richtlijnen aangegeven om uniforme aanvragen te ontvangen. Het aanvraagformulier is op basis van de richtlijnen van de Europese Commissie opgesteld. Waar dit is aangegeven gebruikt u de voorgeschreven modellen. De volgende gegevens moeten worden aangeleverd door de indienende organisatie: • AANVRAAGFORMULIER: Het aanvraagformulier dient volledig te worden ingevuld en moet worden voorzien van een originele handtekening. Geef bij vraag 2.2, naast de representativiteit, ook een korte beschrijving van de kernactiviteiten van de inschrijvende organisatie. Meer informatie leest u in § 5.3 van dit bestek en de Toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier, welke onderdeel is van het aanvraagformulier. • BIJLAGE 1: VERKLARING EIGEN FINANCIERING Hiermee verklaart de indienende organisatie dat zij ten minste 20% van de gemaakte kosten voor eigen rekening neemt. De verklaring dient te zijn voorzien van een originele handtekening van een tekenbevoegd persoon en het bewijs van deze tekenbevoegdheid dient te zijn bijgevoegd. Bevestig tevens voor elke organisatie dat zij over de nodige financiële middelen beschikt om de acties doeltreffend te kunnen uitvoeren. • BIJLAGE 2: VERKLARING GEEN ANDERE EU COFINANCIERING Hiermee verklaart de indienende organisatie dat er voor het ingediende programma geen andere EUfinanciering is aangevraagd of verkregen. • BIJLAGE 3: IDENTIFICATIEFICHE VAN HET PROGRAMMA Het identificatiefiche van het programma moet in het Engels of het Frans worden opgesteld. • BIJLAGE 5: BEGROTING Er dient een gespecificeerde begroting van de te maken kosten worden opgesteld. Hieruit moet blijken hoe de acties worden gefinancierd. Zie § 5.4 voor meer informatie met betrekking tot gespecificeerde begroting; • BIJLAGE 6: BESCHRIJVING ACTIES Geef een gedetailleerd beschrijving en verantwoording van de geplande acties. • DE SELECTIEPROCEDURE bewijsmateriaal met betrekking tot de gehouden selectieprocedure voor de uitvoerings- en evaluatieorganisatie(s). Indien van toepassing: • BIJLAGE 4: VERKLARING (MEDE) FINANCIERING NATIONALE BIJDRAGE Hiermee verklaart de betreffende instantie dat zij de nationale bijdrage of parafiscale heffingen (maximaal 30%) voor haar rekening neemt. Bijlage 4 geeft een voorbeeld van wat er ten minste in de verklaring moet staan. De verklaring dient te worden voorzien van een originele handtekening door een daartoe bevoegd persoon van de organisatie die de financiering voor haar rekening neemt. De tekenbevoegdheid van deze persoon dient tevens te worden aangetoond. • BEWIJSMATERIAAL GEZONDHEIDSCLAIMS In geval in de te verspreiden boodschap(pen) wordt verwezen naar een met de consumptie van betrokken product(en) samenhangend gezondheidseffect, mogen deze alleen worden gebruikt wanneer deze door EFSA zijn goedgekeurd. Indien er door EFSA nog geen uitspraak is gedaan met betrekking tot de geldigheid van een gezondheidsclaim, kan een dergelijke claim alleen worden BESTEK OPENSTELLING BINNENMARKT EN DERDE LANDEN

12 van 37

gebruikt als wordt aangetoond dat deze verwijzing is gebaseerd op algemeen erkende wetenschappelijke gegevens. De beroeps- of bedrijfskolomorganisatie die een programma indient, moet de lijst van wetenschappelijke studies en van door erkende wetenschappelijke instituten opgestelde adviezen, waarop de naar gezondheidseffecten verwijzende boodschappen die in het programma zijn opgenomen zijn gebaseerd, overleggen19 U mag nog niet zijn gestart met de uitvoering van het programma. De uitvoeringsorganisatie mag op het moment van indienen van de aanvraag al wel zijn geselecteerd, maar contracten tussen de indienende en uitvoerende organisaties mogen pas worden gesloten na goedkeuring van uw programma door de Europese Commissie en ondertekening van het contract tussen Dienst Regelingen en de indienende organisatie. Activiteiten ingezet vóór ondertekening van het contract, komen niet voor vergoeding in aanmerking.

5.2

Het programma

Het programma dient volledig te worden uitgewerkt op het aanvraagformulier. Er moet geen apart programmaplan meer opgesteld worden. Meer informatie hierover wordt gegeven in § 5.3. Als het programma gericht is op meerdere lidstaten, dan dienen de te beschrijven onderdelen per lidstaat te worden uitgesplitst. Als in meerdere lidstaten dezelfde strategie en/of doelgroep wordt voorgesteld, dan moet dit in de te beschrijven onderdelen duidelijk worden toegelicht. 5.2.1 De evaluatie De Europese Commissie heeft te kennen geven veel belang te hechten aan de evaluatie van het programma. Programmavoorstellen zonder een gedegen evaluatie zullen niet positief worden beoordeeld De evaluatie dient dan ook duidelijk te worden opgenomen in het programmavoorstel. Dit betreft zowel jaarlijkse als de eindevaluatie van het programma. Maak bij het opstellen van de evaluatie gebruik van de toelichting zoals deze in het aanvraagformulier wordt gegeven. De “toelichting bij diverse punten uit het aanvraagformulier” is een hulpmiddel om het uit te voeren programma op te zetten. De “evaluatie van de afzetbevorderingsprogramma’s is specifiek bedoeld om de evaluatie van het programma uit te werken. Aan de hand van de nummering van het aanvraagformulier is aangegeven welk thema moet worden uitgewerkt. Hierbij worden ook een aantal voorbeeld vragen gegeven. Deze hoeven niet allemaal te worden overgenomen, maar alleen die vragen die van toepassing zijn op het programma. In tegenstelling tot voorgaande openstellingen eist de Europese Commissie dat de evaluatie door een onafhankelijk extern bureau wordt uitgevoerd. Het doel hiervan is de objectiviteit van de evaluatie te garanderen. Met betrekking tot de keuze voor het evaluatiebureau gelden dezelfde regels als voor de keuze van het uitvoeringsorgaan zoals beschreven in § 3.3. De kosten van de evaluatie door de externe partij worden subsidiabel gesteld. De jaarlijkse evaluatie mag maximaal 3% van de werkelijke kosten voor de uitvoering van de acties bedragen. De kosten van de eindevaluatie, die betrekking heeft op het gehele programma en wordt uitgevoerd in het laatste programmajaar, mogen maximaal 5% van de kosten voor de acties bedragen. In bijlage II en III (onderdeel C 5)van het modelcontract zijn de details met betrekking tot dit onderwerp aangegeven.

19

Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 4, lid 3


13 van 37

5.3

Het aanvraagformulier

U werkt het programma volledig uit op het aanvraagformulier. Maak hierbij gebruik van de toelichting bij de diverse punten zoals aangegeven op het aanvraagformulier en de aanvullende toelichting in de paragrafen hieronder. 5.3.1 Punt 2: Indienende organisaties (2.2) De representativiteit van de indienende organisaties moet worden aangetoond. Daarnaast moet een beschrijving worden gegeven van de ervaringen die de indienende organisatie heeft met de uitvoering van vergelijkbare nationale of regionale programma’s in de laatste drie jaren. Omschrijf ieder project en vermeld daarbij ook de contractwaarde en de looptijd. 5.3.2 Punt 3: Uitvoeringsorgaan (3.2) Geef een beschrijving van de gehouden inschrijfprocedure (zie ook § 3.2 van dit bestek). Geef een gedetailleerde beschrijving van de uitvoering van de aanbesteding en van de redenen waarom voor het/de voorgestelde organisatie(s) is gekozen. N.B. de uitvoerende organisatie(s) moet(en) onafhankelijk zijn van de indienende organisatie(s)! (3.3) Geef informatie over de representativiteit van de uitvoerende organisatie(s) op nationaal en/of Europees niveau voor de betrokken sector(en) (bijvoorbeeld marktaandeel, bestreken producten en/of gebieden). Bewijs dat de geselecteerde uitvoerende organisatie(s) in staat is/zijn om de betrokken werkzaamheden uit te voeren door voor alle organisaties de ervaringen met de uitvoering van vergelijkbare regionale of (inter)nationale programma’s in de laatste drie jaren te beschrijven. Bewijs tevens dat haar/hun financiële middelen in verhouding staan tot de omvang van het programma. Volg bij het aantonen van de representativiteit de punten zoals aangegeven in § 5.4 van annex II. 5.3.3 Punt 4: Details van het programma (4.1) Voor elke lidstaat waar het programma zich op richt, moet per gekozen thema’s en producten een korte marktanalyse worden gemaakt. Hieruit moet naar voren komen dat de gekozen communicatiestrategie het meest geschikt is om de doelstellingen te realiseren. (4.3) Wanneer het gaat om voorstellen opgesteld door beroeps- of sectorale organisaties in samenwerking met soortgelijke organisaties van andere lidstaten moet dit worden gemeld in het programma. Duidelijk moet zijn wat de gezamenlijke doelstelling is. Iedere indienende organisatie, die deel uitmaakt van het samenwerkingsverband, moet het volledige programma bij zijn of haar lidstaat inleveren. Dit betekent dus dat de samenwerkende organisaties een gezamenlijk plan opstellen. Daarnaast voeren zij een administratieve samenwerking om het toezicht op de uitvoering en controle te vergemakkelijken. De coördinerende lidstaat dient het programma in bij de Europese Commissie. Geef duidelijk aan met welke organisaties in welke landen wordt samengewerkt. Geef tevens aan waar de aanvraag in de verschillende lidstaten is ingediend, zodat Dienst Regelingen eventueel contact kan opnemen. (4.4) Een programma moet landelijke dekking hebben. Het is binnen deze verordening niet mogelijk om een campagne te voeren op regionaal niveau, bijvoorbeeld een provincie of een streek. (4.6) Indien het programma betrekking heeft op de verlenging van een vorig programma, vermeld dan de titel, de looptijd en de betrokken lidstaten van het vorige programma. Vermeld daarnaast de bereikte resultaten voor zover die bekend zijn en voeg eventueel verslagen bij.


14 van 37

5.3.4 Punt 5: Beschrijving van het programma In het programma geeft u een beschrijving van het onderwerp waarop de aanvraag zich richt zoals genoemd in Vo. (EG) 3/2008, artikel 2. Hiervoor maakt u gebruik van het betreffende richtsnoer. (5.1) Naast een beschrijving van de huidige marktsituatie (inclusief cijfers), bevat het programma tevens uw visie op het onderwerp. Algemene achtergrondinformatie waarin u aangeeft wat de aanleiding is voor het programma en hoe het programma aansluit bij nationale of particuliere acties. Wanneer het voorstel een voortzetting van een eerder programma betreft of wanneer vergelijkbare programma’s lopen of recentelijk zijn afgelopen, moet worden aangegeven waarom het noodzakelijk is het programma voort te zetten. Geef een motivering voor de indiening van het voorstel, bijvoorbeeld in termen van marktsituatie of vraag voor het/de betrokken product(en). Geef hier tevens aan hoe u ervoor zorgt dat het programma wordt uitgevoerd op de geplande wijze (kwaliteitsborging). (5.1.1) U beschrijft de doelgroepen die u wilt gaan benaderen en de reden waarom voor die doelgroep is gekozen. (5.2) U beschrijft de doelstelling van het programma. De acties en activiteiten zoals aangegeven in hoofdstuk 2 van dit bestek vormen het kader waarbinnen de geplande acties en activiteiten van het programma dienen te vallen. Per thema of product zijn in de uitvoeringsverordening20 globale doelstellingen en doelgroepen aangegeven. Het is essentieel dat de gekozen doelstelling(en) SMART worden gemaakt. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de toelichting in het aanvraagformulier. Het is niet de bedoeling dat alle vragen per thema uit dit document worden opgenomen in het programma. De vragen die van toepassing zijn op de uitvoering van de acties, kunnen worden overgenomen mits ze worden aangepast aan de context van het uit te voeren programma. (5.3) De strategie die u volgt om de doelgroep(en) te bereiken en de doelstelling(en) te realiseren onderbouwt u door middel van een marketing- en strategieanalyse. Geef hierbij ook aan binnen welke nationale strategie het ingediende programma past. Indien er geen nationale strategie is voor het betreffende product, moet worden aangegeven waarom aanspraak wordt gemaakt op Europese cofinanciering. (5.4) In het programma besteedt u aandacht aan de boodschap(pen) die u wilt gaan overbrengen. (5.5) U beschrijft ook hoe de kwaliteit van het programma wordt gewaarborgd. (5.6) Een mediaplan moet deel uitmaken van het programma. Hierin neemt u de geplande acties en producten op, inclusief hun aantal en de tijdsplanning (bijlage 6). 5.3.5 Punt 6: Verwachte impact (6.1) U beschrijft de wijze waarop de voorlichtingsen afzetbevorderende acties en het effect daarvan meetbaar zijn en de impact die u van het programma verwacht. Specificeer de verwachte impact van het programma op de vraag naar, de bekendheid met en het imago van het product en/of andere aspecten van de doelstellingen. Kwantificeer de verwachte resultaten van de uitvoering van het programma. Geef aan hoe de effecten van het programma worden gemeten. Geef duidelijk aan waarop de effectmeting wordt gebaseerd. Zijn er geen uitgangscijfers beschikbaar of bekend, voer dan een nulmeting uit. Wie voert de effectmeting uit en op basis waarvan is die keuze gemaakt?

20

Vo. (EG) nr. 501/2008, Bijlage I


15 van 37

5.3.6 Punt 7: Communautaire/Europese dimensie van het programma (7.1) De Europese dimensie van het programma dient te worden beschreven. Beschrijf de mogelijke uit het programma voortvloeiende voordelen op Europees niveau en verantwoord de cofinanciering door de EU.

5.4

Begroting en financiering

5.4.1 Punt 8: De begroting In de begroting moeten alle kosten worden gemeld. Uit de begroting moet per uitvoeringsfase en per activiteit duidelijk blijken waar de kosten zullen worden gemaakt. Een verschil tussen de regelingen m.b.t. btw betreft het volgende: • Derde landen: het is het niet mogelijk btw vergoed te krijgen, tenzij deze btw niet kan worden teruggevorderd. Wanneer het dus niet mogelijk is de btw terug te vorderen dan valt deze btw onder de subsidiabele kosten. • Binnenmarkt: het is niet mogelijk btw vergoed te krijgen; daarom moet u alle bedragen exclusief btw opgeven. Niet subsidiabel zijn: • reserves voor verlies of eventuele toekomstige schulden; • kosten van vervoer per taxi of met het openbaar vervoer die door een dagvergoeding worden gedekt; • bankkosten, bankrenten of verzekeringspremies; • wisselkoersverliezen; • uitgaven voor acties die buiten de werkingssfeer van dit bestek vallen; Nb: de kosten die u maakt in verband met de garantie voor de goede uitvoering (zie bijlage V van het modelcontract) zijn wel subsidiabel. Voor het weergeven van de begroting moet u het format uit bijlage 5 gebruiken. In het modelcontract (bijlage 7) dat is bijgevoegd staat aangegeven wat u onder de diverse kostenposten kunt onderbrengen. Houdt u hiervoor de structuur en volgorde van de, op het aanvraagformulier, onder vraag 5.7 beschreven lijst van acties aan. Bij een meerjarenprogramma dient u per jaar inzichtelijk te maken welke kosten worden gemaakt. Aandachtspunten: • Wanneer meerdere landen en/of kandidaat-organisaties bij het programma betrokken zijn, moet één gecoördineerde begroting worden ingediend. • Heeft het programma betrekking op meerdere landen, dan moeten de kosten worden gespecificeerd per land en per actie. Honoraria van de uitvoerende instantie(s) moeten apart worden ingediend. • De begroting moet worden gepresenteerd in de vorm van een overzichtstabel (bijlage 5) met vermelding van alle in het kader van het programma geplande acties en de jaarlijkse en totale kosten daarvan. Let hierbij vooral op uitgaven die niet in aanmerking komen voor cofinanciering door de Gemeenschap (zie bijlage III van het modelcontract). • Geef een duidelijke toelichting op de begroting. Vermeld bijvoorbeeld het aantal brochures dat zal worden gemaakt, het aantal tv- of radiospotjes, aantal advertenties in bladen of de omvang van een website. BESTEK OPENSTELLING BINNENMARKT EN DERDE LANDEN

16 van 37

• •

•

•

Zorg ervoor dat de indeling van de begroting gestructureerd is en overeenkomstig de indeling van uw programma is ingedeeld. Het programma en de begroting moeten één geheel vormen. Als er meerdere lidstaten deelnemen wordt hun aandeel bepaald in verhouding tot de financiële inbreng van de op hun grondgebied gevestigde organisatie die een voorstel indient. Geef in de begroting wel altijd de totale kosten van het programma op en niet enkel het Nederlandse deel. Geef voldoende informatie over de acties en middelen die zullen worden ingezet voor de uitvoering, met inbegrip van hun aantal, volume en/of dimensies, alsook over de geraamde kosten per eenheid, zodat het voorgestelde budget kan worden verantwoord. Indien een deel van het programma door de indienende organisatie wordt uitgevoerd dan moeten de in de begroting opgevoerde tarieven marktconform zijn en nader worden toegelicht.

5.4.2 Punt 9: Financieringsplan U dient gespecificeerd aan te geven hoe de wijze van financiering plaatsvindt. Dit houdt in dat uit de wijze van financiering duidelijk blijkt welk deel door de EU-bijdrage, welk deel door de lidstaat dan wel parafiscale heffingen en welk deel door de aanvrager wordt gefinancierd. Ook dient u in een tijdsplan op kwartaalniveau aan te geven wanneer u welke uitgaven denkt te gaan doen. Ook hiervoor is een format beschikbaar (bijlage 5). De bijdrage van de EU is, ongeacht de looptijd, maximaal 50% van de subsidiabele kosten in een bepaald jaar. De indienende organisatie moet zelf minimaal 20% van de kosten betalen. De eventuele bijdrage van de lidstaat, maximaal 30%, mag afkomstig zijn uit parafiscale heffingen of verplichte bijdragen21. Let op! Indien de aanvraag de binnenmarkt betreft worden de programmakosten voor afzetbevorderingsacties van verse groenten en fruit, die gericht zijn op kinderen in onderwijsinstellingen van de Gemeenschap tot maximaal 60% vergoed. Dit cofinancieringspercentage is ook van toepassing op voorlichtingsmaatregelen gericht op de binnenmarkt inzake verantwoorde drinkpatronen en de schade die gepaard gaat met riskant alcoholgebruik. Indien sprake is van bijdragen uit verschillende lidstaten, dient duidelijk te worden gemaakt welk deel van het programma door welke lidstaat wordt gefinancierd. Ook moet duidelijk zijn welke lidstaat de hoofdaanvrager is en hoe de kostenverdeling tussen de lidstaten is geregeld.

21

Vo. (EG) 501/2008, artikel 16, lid 3


17 van 37

6. Het indienen van de aanvraag 6.1

Adressering

Het aanvraagformulier en de gevraagde bijlagen moeten in de Nederlandse taal (of in Engelse taal in geval van meer landen programma’s) worden aangeleverd met uitzondering van de ‘programme identification’ sheet (bijlage 3). De ‘programme identification’ sheet moet in de Engelse of Franse taal worden aangeleverd. Een aanvraag dient volledig te zijn. Een aanvraag is pas compleet indien de volgende zaken worden opgestuurd: • Een volledig ingevuld aanvraagformulier • De bijlagen: 1. Verklaring eigen financiering 2. Verklaring geen andere EU cofinanciering 3. Identificatiefiche van het programma 4. Verklaring (mede)financiering nationale bijdrage (indien van toepassing) 5. Begroting en financiering van het programma 6. Beschrijving van de acties De uiterlijke data waarop stukken verstuurd kunnen worden zijn: - Derde landen: tot uiterlijk 31 maart 2011. - Binnenmarkt: tot uiterlijk 30 november 2011. De datum van de poststempel is leidend. Dit wil zeggen dat indien een aanvraag na de boven vermelde data wordt ontvangen door Dienst Regelingen, de aanvragen alleen worden geaccepteerd indien de datum van de poststempel binnen de aanvraagperiode valt. Verstuur de stukken naar: Dienst Regelingen Team Projectsubsidies en Aanbestedingen Postbus 19530 2500 CM Den Haag Stuur uw aanvraagformulier en begroting ook digitaal naar Dienst Regelingen. Het adres is: [email protected]. Let op: Indien u de stukken wilt afgeven bij Dienst Regelingen aan de balie (Laan van Nieuw OostIndië 131-133, Den Haag), dan kan dit op werkdagen tot 17.00 uur. U kunt de stukken voor derde landen tot uiterlijk donderdag 31 maart 2011 tot 17.00 uur bij Dienst Regelingen afleveren. En voor de binnenmarkt kunnen stukken tot uiterlijk woensdag 30 november 2011 tot 17.00 bij Dienst Regelingen ingeleverd worden. Per telex of fax ingediende aanvragen worden niet geaccepteerd. Het risico van vertraging in de postbestelling berust volledig bij de aanvrager. Vraagt u bij verzending per post een bewijs van verzending.

6.3

Bekendmaking resultaten

Op basis van artikel 44 bis van Verordening (EG) 1437/2007 van de Raad van 26 november 2007, betreffende de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, zorgt de lidstaat voor een


18 van 37

jaarlijkse bekendmaking achteraf van de begunstigde van het ELGF en het ELFPO van de per begunstigde uit elk van die Fondsen ontvangen bedragen. Voor het ELGF, waar deze subsidieregeling onder valt, omvat de bekendmaking het bedrag, uitgesplitst tussen de rechtstreekse betalingen en de overige uitgaven.

6.4 • •

Kosten van de aanvraag

Eventuele kosten en/of schade welke (kunnen) ontstaan door het niet in aanmerking komen voor een EU-bijdrage zijn voor het risico van aanvrager. Alleen aanvragen die met volledige inachtneming van de hier genoemde voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, zullen in behandeling worden genomen.


19 van 37

7. Beoordeling van de aanvraag 7.1

Selectiecriteria

De ingediende programma’s worden beoordeeld op basis van Vo. (EG) 3/2008 en Vo. (EG) 501/2008.

7.2

Beoordeling nationale commissie

De Nationale Beoordelingscommissie van het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit beoordeelt het door de aanvrager ingediende programma aan de hand van de in de relevante verordeningen vermelde criteria (§ 7.1). Daarnaast zullen de aanvragen worden getoetst aan de nationale kaders. De nationale commissie kan aanvragen afwijzen die tegenstrijdig zijn met andere lopende programma’s of met (toekomstig) nationaal beleid. De aanvragen die voldoen worden uiterlijk op de volgende data voorgelegd aan de Europese Commissie: - Derde landen: 30 juni 2011 - Binnenmarkt: 15 februari 2012.

7.3

Beoordeling Europese Commissie

De Europese Commissie beoordeelt, evenals de beoordelingscommissie van LNV, de aanvragen aan de hand van de in § 7.1 bedoelde criteria. De Europese Commissie beoordeelt de aanvragen en vergelijkt ze met aanvragen uit andere lidstaten. Programma’s die worden voorgesteld door meer dan één lidstaat of die voorzien in acties in meer dan één lidstaat of in meer dan één derde land, krijgen voorrang22. Annex II bij dit bestek maakt de gehanteerde beoordelingsprocedure van de Europese Commissie inzichtelijker. Ook moeten de onderstaande beginselen in aanmerking worden genomen bij de voorbereiding van de programmavoorstellen: • programma’s die door meer dan één lidstaat worden ingediend moet gecoördineerde strategieën, acties en boodschappen bevatten; • programma’s moeten bij voorkeur meerdere jaren bestrijken en een reikwijdte hebben die voldoende groot is om een significant effect op de doelmarkten te sorteren, Deze programma’s kunnen eventueel op de markt van verschillende landen worden uitgevoerd; • de boodschappen in het kader van de programma’s moeten objectieve informatie verstrekken over de intrinsieke kenmerken en/of de voedingswaarde van de producten als onderdeel van een evenwichtig dieet, over de methoden waarmee de producten zijn geproduceerd en over de milieuvriendelijkheid ervan. • Indien het in te dienen programma een vervolg programma betreft, dienen de resultaten uit het eerder gehonoreerde programma door middel van een evaluatie kenbaar te worden gemaakt. Onderstaand beginsel geldt daarnaast specifiek voor de binnenmarkt: • programma’s moeten boodschappen bevatten die belangrijk zijn voor de consument, de beroepssector en de handelssector in verschillende lidstaten. En onderstaande beginselen gelden ook specifiek voor derden landen:

22

artikel 8, lid 1 Vo. (EG) 3/2008


20 van 37

•

•

programma’s die betrekking hebben op een aantal producten en waarbij met name het accent wordt gelegd op de kwaliteit, de waarde uit voedingsoogpunt en de voedselveiligheid van de communautaire producten23; programma’s waarbij slechts één lidstaat of één product betrokken is en waarin de aandacht wordt gevestigd op belangen van de Gemeenschap wat betreft met name kwaliteit, waarde uit voedingsoogpunt, veiligheid en representativiteit voor de betrokken productie24;

De richtsnoeren25 vormen een leidraad om te bepalen welke boodschappen, doelgroepen en hulpmiddelen een centrale rol moeten krijgen in de voorlichtings- of afzetbevorderingsacties voor de verschillende productcategorieën.

23 24 25

Vo. (EG) 501/2008, artikel 10, lid 1 Vo. (EG) 501/2008, artikel 10, lid 2 Het betreft de richtsnoeren in Bijlage 1 van Vo. (EG) nr. 501/2008.


21 van 37

8. Verdere procedure 8.1

Contract

Nadat de Europese Commissie een keuze heeft gemaakt uit de organisaties die programma’s hebben ingediend, zal het betreffende contract worden getekend voor uitvoering van de goedgekeurde acties. De looptijd van de programma’s ligt tussen de één en drie jaar en gaat in vanaf de ondertekening van het contract, waarin de termijn van uitvoering wordt vastgelegd.

De Europese Commissie zal uiterlijk op de volgende data bekend maken welke programma’s kunnen worden uitgevoerd met Europese cofinanciering: - Derde landen: uiterlijk 30 november 2011. - Binnenmarkt: uiterlijk 30 juni 2012. Binnen 90 kalenderdagen na bekendmaking dient het contract tussen de indienende organisatie en Dienst Regelingen te worden gesloten26. Dit contract wordt pas gesloten als is voldaan aan de garantievoorwaarde, zoals vermeld in § 8.2. Als door de Europese Commissie goedkeuring wordt gegeven aan het door u ingediende programma dient u eerst een contract te sluiten met Dienst Regelingen. Daarna mag u pas het contract met de uitvoeringsorganisatie ondertekenen. In dit contract dienen dezelfde eisen en voorwaarden te zijn opgenomen als in het contract tussen Dienst Regelingen en de indienende organisatie27. Een kopie van het contract tussen de indienende en de uitvoerende organisatie dient naar Dienst Regelingen te worden opgestuurd. Dienst Regelingen stuurt het contract vervolgens door naar de Europese Commissie. Let op: Er mag pas met de uitvoering van het programma worden gestart vanaf de datum van ondertekening van het contract door zowel Dienst Regelingen als de indienende organisatie. Daarnaast moet bij al het materiaal, geproduceerd in het kader van het programma, voor gebruik door Dienst Regelingen worden goedgekeurd.

8.2

Garantie

De indienende organisatie waarmee een contract zal worden gesloten dient een zekerheid te stellen die gelijk is aan 15% van de maximale jaarlijkse bijdrage van de Gemeenschap en de betrokken lidstaat (lidstaten).

8.3

Uitvoering programma

De indienende organisatie stelt de bevoegde nationale autoriteit 30 dagen vóór het begin van elk kwartaal in het bezit van een voorlopig tijdschema van de vastgestelde acties, volgens de gegeven format in bijlage VII van het modelcontract. Indien het voorlopige tijdschema wordt gewijzigd, deelt u ten minste 15 werkdagen van tevoren de data of de perioden voor de uitvoering van de in het programma vastgestelde acties mee. Indien deze gegevens niet zijn meegedeeld, komen de kosten voor de betrokken actie(s) niet in aanmerking voor subsidiëring.

26 27

Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 16, lid 1 Zie artikel 4.3 van het modelcontract


22 van 37

Daarnaast moet al het materiaal, geproduceerd in het kader van het programma, voor gebruik door Dienst Regelingen worden goedgekeurd.

8.4

Bijdrage, betaling en voorschotten

De financiële bijdrage van de Gemeenschap is die welke is aangegeven in artikel 13, lid 2 van verordening (EG) 3/2008 van de Raad en in artikel 14 en artikel 15, lid 2 van verordening (EG) 501/2008 van de Commissie. Op verzoek kan een voorschot worden verleend. Binnen 30 kalenderdagen na ondertekening van het contract en, voor meerjarenprogramma's binnen 30 dagen na het begin van elke fase van 12 maanden, kan een voorschotverzoek worden ingediend bij Dienst Regelingen. Na het verstrijken van deze termijn kan geen voorschot meer worden aangevraagd28. Het voorschot bedraagt maximaal 30% van de jaarlijkse bijdragen van de Gemeenschap en de lidstaat (lidstaten)29. Om daarvoor in aanmerking te komen moet een bankgarantie worden aangeleverd voor een bedrag van 110% van dit voorschot (voorschotgarantie) 30.

8.5

Tussentijdse betalingen en eindafrekening

8.5.1 Tussentijdse betalingen Een verzoek om een tussentijdse betaling moet worden ingediend vóór het einde van de kalendermaand die volgt op het einde van elk kwartaal, berekend vanaf de datum van ondertekening van het contract. Met de aanvraag moet worden meegestuurd: • een financieel overzicht; • kopieën van de betrokken facturen en betaalbewijzen (bij voorkeur kopie van de bankafschriften); • een kwartaalverslag over de uitvoering van het programma. Geef aan welke activiteiten zijn uitgevoerd, eventuele problemen die hebben gespeeld, etc. Zie bijlage VIII van het modelcontract voor het format van het kwartaalverslag. Het gaat om alle kosten die zijn betaald in het betreffende kwartaal. Als de aanvraag te laat wordt ingediend, wordt het te betalen bedrag verlaagd met 3% per volle maand termijnoverschrijding31. Indien in een periode van 3 maanden geen uitgaven zijn gedaan, moet dit op dezelfde manier als hierboven beschreven worden gemeld. Het verslag van het 4e kwartaal van een jaar mag worden verwerkt in het jaarverslag van dat jaar. Echter, als er kosten zijn betaald in het vierde kwartaal, dan dient hiervoor binnen de gestelde termijn een verzoek om tussentijdse betaling te worden ingediend.

28 29 30 31

Vo. (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 1 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 1 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 17, lid 3 Vo. (EG) 501/2008, artikel 18, lid 1


23 van 37

In totaal wordt niet meer dan 80% van de hele jaarlijkse financiële bijdrage aan tussentijdse betalingen en het voorschot uitbetaald32. 8.5.2 Eindafrekening – betaling van het saldo De aanvraag om betaling van het saldo moet worden ingediend binnen vier maanden na de datum waarop de in het contract bedoelde acties voor het betrokken jaar zijn voltooid. De aanvraag wordt slechts in behandeling genomen, als zij vergezeld gaat van een uit de volgende elementen bestaand verslag (jaarverslag): • een overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden in het projectjaar (activiteitenverslag) en geef aan hoe dit aansluit bij de activiteiten in het programmaplan; • een beoordeling van de resultaten die op de datum van het verslag kunnen worden geconstateerd (verslag interne evaluatie). De interne evaluatie bevat de volgende onderdelen, die aansluiten op de doelstelling(en) uit het programmaplan: − de context, de motieven en de doelstellingen van de evaluatie; − de doelgroep en de gebruikers van de evaluatie; − het doelgebied van de beoordeelde maatregel; − de belangrijkste problemen waarvoor een oplossing moet worden gevonden; − aanwijzingen over de beschikbare informatie; − conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de bereikte resultaten. • een financieel overzicht waarin alle geplande en gerealiseerde uitgaven worden aangegeven en van alle bewijsstukken inzake de betrokken uitgaven die niet eerder zijn ingediend; • jaarlijks een accountantsverklaring. Kosten die in het betreffende programmajaar zijn gemaakt, maar pas daarna zijn betaald, kunnen bij de saldobetaling worden ingediend. Als de aanvraag te laat wordt ingediend, wordt het te betalen bedrag verlaagd met 3% per volle maand termijnoverschrijding33. Bij meerjarige programma’s moet na afloop van elk programmajaar een jaarverslag worden ingediend, ook wanneer geen aanvraag om betaling van het saldo is ingediend.

32 33

Vo. (EG) 501/2008, artikel 18, lid 3 Vo (EG) nr. 501/2008, artikel 19, lid 1


24 van 37

EUROPESE COMMISSIE DIRECTORAAT-GENERAAL LANDBOUW EN PLATTELANDSONTWIKKELING Directoraat D. Rechtstreekse steun, marktmaatregelen, afzetbevordering D.4. Afzetbevordering voor landbouwproducten

Brussel, 01.07.2008 MO/cm D(2008)-AGRI/60787/2007-herz. 5

Annex I: Beoordelingsprocedure en beheer EC Richtsnoeren voor de beoordeling en het beheer van de cofinancieringsprogramma's voor de afzetbevordering van landbouwproducten uit de Gemeenschap 1.

CONTEXT De afzetbevordering van landbouwproducten vormt een maatregel van het gemeenschappelijk landbouwbeleid waarvan de financiering past in het kader van de Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), waarmee marktmaatregelen worden gefinancierd. Verordening (EG) nr. 1290/200534 betreft de financiering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid, terwijl Verordening nr. 885/200635 de uitvoeringsbepalingen bevat. Om de financiële belangen van de Gemeenschap doeltreffend te beschermen, verplichten deze verordeningen de lidstaten onder andere: - voor deze EOGFL-maatregel alle wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen vast te stellen, en - een doeltreffend beheers- en controlesysteem in te voeren. Bijlage I bij Verordening (EG) nr. 885/2006 verschaft nauwkeurige aanwijzingen over de manier waarop de maatregel betreffende de afzetbevordering van landbouwproducten uit de Gemeenschap moet worden beheerd en gecontroleerd. Aldus worden Verordening (EG) nr. 3/200836 van de Raad en Verordening (EG) nr. 501/200837 van de Commissie betreffende voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de interne markt en in derde landen ten uitvoer gelegd in het kader van het administratieve en financiële beheer, waarop de reeds genoemde financiële verordeningen van het gemeenschappelijk landbouwbeleid van toepassing zijn. - De lidstaten dienen zich ook volledig te houden aan de door de Commissie opgestelde standaardcontracten voor de afzetbevordering op de interne markt en in derde landen. De bevoegde nationale instanties kunnen evenwel, indien zij dat dienstig achten, andere clausules aan het standaardcontract toevoegen.

2.

DOELSTELLINGEN Het belangrijkste doel van deze maatregel is de door de lidstaten uitgevoerde acties te versterken en aan te vullen door middel van voorlichtingsen afzetbevorderingsacties om de aandacht te vestigen op de intrinsieke eigenschappen en de voordelen van producten van de Gemeenschap, met name met betrekking tot kwaliteit, voedselveiligheid, bijzondere

34

PB L209 van 11.8.2005

35

PB L171 van 23.6.2006

36

PB L3 van 5.1.2008

37

PB L 147 van 6.6.2008

ANNEX I: BEOORDELINGSPROCEDURE EN BEHEER EC

25 van 37

productiemethoden, voedings- en gezondheidsaspecten, etikettering, dierenwelzijn en milieuzorg (artikel 2 van Verordening (EG) nr. 3/2008). Deze richtsnoeren hebben ten doel de bevoegde nationale instanties en de representatieve beroepsorganisaties de kans te geven afzetbevorderingsprogramma's in te dienen, deze zo objectief mogelijk te evalueren op basis van een uniforme methodologische aanpak en de programma's ook van het begin tot het einde te beheren. 3. 3.1.

3.2.

3.3.

4. 4.1.

4.2.

DEFINITIES Programma = een geheel van coherente acties van voldoende grootte om de voorlichting over de betrokken producten en de afzet ervan te helpen bevorderen (artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 501/2008). Representatieve beroepsorganisatie: voor deze definitie is de betrokken lidstaat bevoegd, op basis van criteria van het nationale recht, rekening houdend met de doelstellingen van de communautaire regelgeving, met name de doelstellingen die per sector worden vermeld in de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008 (de artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). Acties = voorlichtingsen afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten en de productiewijze ervan, en voor levensmiddelen De acties mogen niet op handelsmerken worden afgestemd (artikel 1 van Verordening (EG) nr. 3/2008). PRESENTATIE VAN DE PROGRAMMA'S OP NATIONAAL NIVEAU De bevoegde nationale instanties stellen voor de onder hun bevoegdheid vallende activiteitensector(en) oproepen tot het indienen van voorstellen op, waarin met name de thema's, de markten en de soorten prioritaire acties, alsmede de uiterste termijnen voor het inzenden van de programmavoorstellen en de financieringsaanvragen en de voorlopige start van de acties worden aangegeven (artikel 7 van Verordening (EG) nr. 3/2008). Een oproep tot het indienen van voorstellen kan betrekking hebben op alle programma's, een of meer markten, thema's of soorten acties. Met het oog op een goede coördinatie tussen de programma's voor verscheidene producten en verscheidene lidstaten kunnen gemeenschappelijke oproepen tot het indienen van voorstellen worden opgesteld. Deze oproepen tot het indienen van voorstellen worden ter kennis gebracht van: - de representatieve beroepsorganisaties; - de bevoegde instanties van de andere lidstaten van de Europese Unie. In antwoord op de oproepen tot het indienen van voorstellen dienen de betrokken beroepsorganisaties de programmavoorstellen bij de bevoegde instanties in binnen de voorgeschreven termijnen: 30 november voor de interne markt en 31 maart voor derde landen (artikel 8 van Verordening (EG) nr. 501/2008). De programmavoorstellen moeten: - ondertekend en gedateerd door de voor het programma verantwoordelijke persoon naar de bevoegde nationale instanties worden gestuurd; - worden opgesteld in één van de officiële talen van de Gemeenschap. Er mag een beknopte beschrijving van het voorstel in andere officiële talen worden bijgevoegd. Naast het naar behoren ingevulde informatieformulier over de indienende organisatie moet een strategie- en marketinganalyse worden ingediend, samen met een beschrijving van de algemene context van het voorgesteld actieprogramma.


26 van 37

De programmavoorstellen bevatten de volgende gegevens: - De lidstaten en de deelnemende organisaties; - De doelmarkten (landen van bestemming) en de doelgroepen, met name die welke in de richtsnoeren van Verordening (EG) nr. 501/2008 zijn vermeld. Het voorstel mag een of meer doellanden betreffen, maar moet per land worden uitgesplitst. Indien voor een groep markten dezelfde strategie, dezelfde doelgroepen en/of dezelfde oplossingen worden voorgesteld, moet dit in het programmavoorstel duidelijk worden toegelicht; - De identificatie van de markten. Voor elk doelland en voor het/de betrokken thema('s) of product(en) stelt de aanvrager een beknopte analyse van de markt(en) op om de geschiktheid van het voorgestelde programma en van de beoogde communicatiestrategie te beoordelen. - Een beschrijving van de doelstellingen van het programma en de link met de voorgestelde acties; - Een beschrijving van de ingezette middelen, onder vermelding van de naam van de met de uitvoering van de programma's belaste organisaties (communicatiebureaus, ontwerpbureaus, persagentschappen, studie- en enquêtebureaus, enz.), of de wijze waarop zij gekozen zullen worden; - Een gedetailleerde omschrijving van het project per soort actie (acties in en buiten de media, seminars, conferenties, deelname aan salons, beurzen of tentoonstellingen, pr - acties, enz.), zo mogelijk met voor iedere actie een vermelding van het betrokken uitvoeringsorgaan. De gedetailleerde omschrijving van een actie kan evenwel worden gewijzigd, hetzij aan de hand van een aanhangsel dat door de bevoegde nationale instantie is gevalideerd op grond van de evaluatie van de resultaten van reeds uitgevoerde acties, hetzij in verband met een belangrijke gebeurtenis die zich heeft voorgedaan nadat het contract reeds was ondertekend. - Een gedetailleerd tijdschema voor de uitvoering van het programma. De voorgestelde programma's mogen maximaal drie jaar duren. De programmavoorstellen moeten worden aangevuld met een begrotingsraming die: - voldoende gedetailleerd is om de identificatie, de opvolging en de controle van het voorgestelde actieprogramma mogelijk te maken, met vermelding van de soorten uitgaven die in de bijlage bij het standaardcontract zijn opgenomen;


27 van 37

-

aan de ontvangstenzijde melding maakt van: a) de rechtstreekse bijdrage van de indienende organisatie(s); b) bijzonderheden over de bijdragen van eventuele andere geldverschaffers; c) alle inkomsten die door het project kunnen worden gegenereerd, eventueel met inbegrip van de rechten die van de deelnemers aan bepaalde acties worden geheven; d) de financiële bijdragen die bij de Commissie en bij een of meer lidstaten zijn aangevraagd; e) de indienende organisaties moeten zich ertoe verbinden om, indien hun programma in aanmerking wordt genomen voor financiering, geen andere communautaire of nationale bijdragen of steun te ontvangen voor de uitvoering van het voorgestelde programma. Eventueel worden op verzoek van de bevoegde autoriteiten volgende documenten aan de programmavoorstellen toegevoegd: - statuten, organigram, reglement van orde en het meest recente verslag over de activiteiten van de indienende organisatie(s); - financiële bestanddelen, de balansen en de jaarrekeningen over de laatste twee boekjaren; - alle documenten die een beoordeling van de financiële, technische en professionele capaciteiten van de indienende organisatie(s) mogelijk maken; - beschrijving van soortgelijke acties die de laatste twee jaar zijn gehouden. 5. 5.1.

5.2.

UITVOERINGSORGANEN Aanbesteding In antwoord op de oproep tot het indienen van voorstellen stellen de beroepsorganisaties een uitvoeringsprogramma voor. Om de strategie en de inhoud van het uitvoeringsprogramma te bepalen, kunnen zij eventueel een beroep doen op een of meer uitvoeringsorganen die door middel van een aanbestedingsprocedure worden gekozen. De indienende organisaties doen voor de gedeeltelijke of gehele uitvoering van het actieprogramma een beroep op een of meer dienstverrichters, hierna "uitvoeringsorganen" genoemd, die door middel van een aanbestedingsprocedure moeten worden gekozen overeenkomstig de artikelen 6 en 9 van Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad. Overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG) nr. 501/2008 en artikel 12 van Verordening (EG) nr. 501/2008 mag de keuze van de uitvoeringsorganen worden gemaakt na de indiening van het dossier bij de lidstaat, maar moet deze in elk geval plaatsvinden vóór de ondertekening van het contract. Er wordt op gewezen dat de programma's dermate moeten worden uitgewerkt dat hun conformiteit aan de toepasselijke regelgeving en de kosten/batenverhouding kunnen worden beoordeeld (de artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). De aanbestedingsprocedure moet voldoen aan het non-discriminatiebeginsel. Dit beginsel brengt een transparantieverplichting met zich mee, die inhoudt dat er een zodanige openbaarheid wordt gegarandeerd dat de dienstenmarkt openstaat voor mededinging en dat de onpartijdigheid van de procedure kan worden gecontroleerd. Dit houdt ook in dat het beginsel van gelijke behandeling van de inschrijvers in alle stadia van de gunningsprocedure in acht moet worden genomen, zodat zij bij het formuleren van hun offerte allen dezelfde kansen hebben. Daarom moet de door de beroeps- en bedrijfskolomorganisaties aan de geraadpleegde uitvoeringsorganen opgelegde termijn voor het indienen van de offertes zijn aangepast aan de moeilijkheidsgraad van het dossier, zodat deze hun offerte naar behoren kunnen opstellen. Ook moeten vóór het begin van de raadpleging objectieve selectiecriteria worden vastgesteld en moeten deze aan de geraadpleegde instanties worden meegedeeld in de tot hen gerichte uitnodiging tot inschrijving.


28 van 37

De indienende organisaties verifiëren tijdens deze aanbestedingsprocedure de economische, financiële en technische capaciteiten van de uitvoeringsorganen en de dienstverrichters, en met name de hierna genoemde elementen. 5.3. De indienende organisaties mogen sommige delen van het actieprogramma zelf uitvoeren onder de volgende voorwaarden: a) het uitvoeringsvoorstel voldoet aan artikel 11 van Verordening (EG) nr. 3/2008; b) de indienende organisatie beschikt over ten minste vijf jaar ervaring met de uitvoering van soortgelijke acties (artikel 13 van Verordening (EG) nr. 501/2008); c) de kosten voor het door de indienende organisatie uit te voeren gedeelte bedragen niet meer dan 50% van de totale kosten van het programma, behalve in naar behoren gemotiveerde uitzonderlijke gevallen en na schriftelijke toestemming van de Commissie; d) de indienende organisatie vergewist zich ervan dat de kostprijs van de door haar uit te voeren acties niet hoger ligt dan de gebruikelijke markttarieven. Deze voorwaarden worden gecontroleerd door de bevoegde instantie. 5.4. Algemene toelatingsvoorwaarden voor de uitvoeringsorganen De door de indienende organisaties gekozen uitvoeringsinstanties moeten informatie verschaffen waaruit blijkt dat hun onderneming financieel gezond is en beschikt over de noodzakelijke infrastructuur en over personeel met de juiste ervaring om de acties uit te voeren. 5.4.1. Financiële en economische draagkracht Voor de beoordeling van de financiële en economische draagkracht van het/de uitvoeringsorga(a)n(en) dienen de volgende referenties te worden overgelegd: - een korte beschrijving van de economische activiteit van de onderneming op het gebied van de voor het beoogde actieprogramma vereiste diensten en verrichtingen die aan deze onderneming zouden worden toevertrouwd; - de balansen of balansuittreksels, voor zover publicatie van de balansen is voorgeschreven door de vennootschapswetgeving van het land waar de dienstverrichter is gevestigd. 5.4.2. Technische capaciteiten en geschiktheid van het personeel De uitvoeringsorganen dienen de volgende informatie te verschaffen: - beschrijving van de professionele vaardigheden van het personeel; - voornaamste in het verleden verrichte diensten; - kennis van de situatie in het/de bij het programma betrokken land(en) op het door het programma bestreken gebied; - algemene kennis van de betrokken producten of onderwerpen, werkervaring met andere beroeps- of bedrijfskolomorganisaties en/of ondernemingen in de agrarische of de agrovoedingssector en/of instellingen in de openbare sector. 5.5. Criteria voor de uitsluiting voor uitvoeringsorganen De uitvoeringsorganen moeten door de indienende organisaties automatisch worden uitgesloten indien minstens een van de volgende situaties zich voordoet: - Zij verkeren in staat van faillissement, liquidatie of beëindiging of opschorting van zakelijke activiteiten, staan onder curatele, hebben een schikking (of een vergelijkbare regeling) getroffen of zijn het voorwerp van gerechtelijke procedures dienaangaande. - Zij zijn onomstotelijk schuldig bevonden aan een misdrijf. - Zij hebben een achterstand bij de betaling van sociale lasten, belastingen en schulden. 5.6. Bij de bevoegde instanties in te dienen informatie De indienende organisaties bewaren alle documenten waarmee de keuze van het/de uitvoeringsorga(a)n(en) kan worden gerechtvaardigd met het oog de controles die zijn voorgeschreven in artikel 25 van Verordening (EG) 501/2008.


29 van 37

6.

INDIENING VAN DE PROGRAMMA'S BIJ DE DIENSTEN VAN DE COMMISSIE De communautaire regelgeving bevat een aantal algemene bepalingen op het gebied van definities, kenmerken van de in het kader van de programma's verspreide boodschappen inzake voorlichting en afzetbevordering, lijsten met thema's en producten, presentatie van de programma's, keuze van de programma's door de Commissie, financiële deelnemingen, het sluiten van contracten en het stellen van zekerheden, voorschottenregelingen, tussentijdse betalingen, betaling van het saldo, bij de Commissie in te dienen documenten, opvolging van de programma's, controles door de lidstaten en sancties. Al deze bepalingen samen vormen de criteria voor de selectie van de door de lidstaten ingediende programma's. 6.1. Formele aspecten 6.1.1.Datums De lijst met programma's voor de interne markt moet uiterlijk 15 februari bij de Commissie worden ingediend, en die voor derde landen uiterlijk 30 juni (artikel 11 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.1.2.Structuur De afzetbevorderingsprogramma's worden ingediend in een door de Commissie vastgesteld formaat dat op haar website is te vinden (artikel 8 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.1.3.Financiële bijdragen De financiële bijdragen van de lidstaten en de representatieve beroepsorganisaties moeten worden gepresenteerd in het aan de Commissie meegedeelde programma. 6.1.4.Dubbele financiële deelnemingen De afzetbevorderings- en voorlichtingsacties waarvoor steun wordt verleend op grond van Verordening (EG) nr. 1698/2005, komen niet in aanmerking voor de cofinanciering als bedoeld in Verordening (EG) nr. 501/2008 (artikel 15 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.2. Details van het programma 6.2.1.De communautaire producten die voor de acties in aanmerking komen, zijn vermeld in de bijlagen I en II bij Verordening (EG) nr. 5018/2008. Afzetbevordering voor merkproducten komt niet in aanmerking voor EU-cofinanciering. Elke verwijzing naar de oorsprong van de producten moet ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap; voor producten met een aanduiding overeenkomstig de Gemeenschapswetgeving (BOB/BGA/GTS of biologische productie) mag de oorsprong echter wel worden vermeld (artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 3/2008). 6.2.2.Vermeld of het programma hoofdzakelijk betrekking heeft op informatie, op afzetbevordering of op beide. 6.2.3.Indien een programma door meer dan één organisatie in meer dan één lidstaat wordt ingediend, dient elke lidstaat toestemming te geven voor zijn deel van het programma. De lidstaten komen voor overleg bijeen en benoemen een coördinerende lidstaat. De lidstaten voeren een administratieve samenwerking in om het toezicht op en de uitvoering en de controle van de programma's te vergemakkelijken (artikel 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.2.4.De lijst van markten die in aanmerking komen voor de uitvoering van de programma's in derde landen, is opgenomen in bijlage II bij Verordening (EG) nr. 501/2008. Voor de interne markt bestemde programma's mogen slechts gericht zijn op lidstaten van de Europese Unie. 6.2.5.De minimale looptijd van een programma bedraagt 1 jaar en de maximale looptijd bedraagt 3 jaar. Het programma moet in fasen van 1 jaar zijn opgesplitst. 6.2.6.Indien het voorstel betrekking heeft op de verlenging van een vorig programma/vorige programma's of indien soortgelijke programma's worden uitgevoerd of recentelijk zijn afgerond, vermeld dan titel, looptijd en doelmarkten van het vorige programma/de vorige programma's


30 van 37

de bereikte resultaten, voor zover die ten tijde van de indiening van het programma bekend zijn. Voeg in voorkomend geval verslagen bij. Om de looptijd van een programma met drie jaar te kunnen verlengen, moet de indienende organisatie daarvan melding maken vóór het einde van het tweede jaar van de eerste periode van drie jaar, ten einde te voorkomen dat een actie tijdelijk wordt onderbroken en het effect ervan daardoor ernstig in het gedrang komt. 6.3. Beschrijving van het programma 6.3.1.Geef de motivering voor de indiening van het voorstel, bijvoorbeeld aan de hand van de marktsituatie, de vraag naar het/de betrokken product(en) of de noodzaak om via het programma informatie te verspreiden. 6.3.2.Preciseer de doelstellingen van het programma aan de hand van concrete en, zo mogelijk, gekwantificeerde doelstellingen. Maak eventueel een onderscheid naar doelgroep en/of doelmarkt. 6.3.3.Zorg ervoor dat, met betrekking tot de voorstellen inzake de interne markt, de strategie en de belangrijkste acties en instrumenten van het programma overeenstemmen met de richtsnoeren in Verordening (EG) nr. 501/2008 (de artikelen 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.3.4.Doelstellingen, strategie en doelgroepen van een programma moeten een coherent geheel vormen. Met betrekking tot de programma's voor de interne markt bevatten de richtsnoeren in bijlage I bij Verordening (EG) nr. 501/2008 informatie over de doelgroepen die voor de verschillende sectoren worden aanbevolen (de artikelen 1, 8 en 9 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.3.5.Bij verwijzingen naar het gezondheidseffect of de voedingswaarde van een product moet worden aangegeven op welke wetenschappelijke basis dergelijke beweringen berusten. Bovendien moeten dergelijke verwijzingen in overeenstemming zijn met de nationale en communautaire gezondheidswetgeving. Voor programma’s betreffende de interne markt moet materiaal dat gezondheidsbeweringen bevat, door de bevoegde nationale autoriteiten worden goedgekeurd (artikel 4 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.3.6.Verwijzingen naar het land of gebied van oorsprong van het product moeten ondergeschikt zijn aan de hoofdboodschap over de kenmerken en kwaliteiten van het product (artikel 4 van Verordening (EG) nr. 501/2008). Wanneer het programma's in derde landen betreft, moet de indienende organisatie bevestigen dat de tot consumenten en andere doelgroepen gerichte informatieboodschappen en/of boodschappen ter bevordering van de afzet in overeenstemming zijn met de wetgeving die in de doellanden van toepassing is. 6.3.7.Opgemerkt zij dat het begrip “programma” betrekking heeft op een coherent geheel van acties (d.w.z. meer dan één enkele actie). Geef ter verantwoording van de voorgestelde begroting voldoende informatie over de acties en over de instrumenten die zullen worden gebruikt voor de uitvoering ervan, met inbegrip van aantal, volume en/of dimensies, alsook over de geraamde kosten per eenheid. Voor elke actie in het programma moet een duidelijke beschrijving van de samenstelling van de daaraan verbonden kosten worden gegeven. Voorbeeld: Actie X "Deelname aan tentoonstelling AAA"


31 van 37

Huur van de locatie Bouw van de stand Personeel voor de stand Overige kosten (maaltijden, vervoer, enz.) ….

€/m² €/m² €/persoon/dag €/deelnemer

….

Totale Totale Totale Totale

kosten kosten kosten kosten

….

Indien het echter een groot aantal vergelijkbare acties betreft (zoals acties bij verkooppunten), volstaat een beschrijving van de kostenstructuur van één van deze acties. Het voorstel dient een voorlopig tijdschema voor de uitvoering van de verschillende acties te bevatten. De locatie van de acties moet worden aangegeven (de stad, of in uitzonderlijke gevallen, de regio; de vermelding "Verenigde Staten" is bijvoorbeeld te vaag). Indien acties worden voorgesteld, dient in de bijlagen een mediaprogramma te worden bijgevoegd. In de beschrijving van de acties moet dezelfde structuur (titels/categorieën) en dezelfde volgorde (nummering) worden gevolgd als in de presentatie van de begrotingstabel. 6.4. Indienende organisatie(s) 6.4.1.Geef informatie over de representativiteit van de indienende organisatie(s) op nationaal en/of Europees niveau voor de betrokken sector(en) (bijvoorbeeld aan de hand van het marktaandeel, de betrokken producten en/of gebieden) (artikel 6 van Verordening (EG) nr. 3/2008). 6.4.2.Bevestig voor elke organisatie dat zij over de nodige technische en financiële middelen beschikt om de acties doeltreffend te kunnen uitvoeren. De lidstaat vraagt in dit verband de documenten die zijns inziens daartoe vereist zijn, zoals kopieën van financiële staten en/of jaarverslagen voor de laatste drie jaren. Beschrijf ervaringen met de uitvoering van vergelijkbare nationale of regionale programma’s. 6.5. Evaluaties De evaluaties moeten de programmabeheerders helpen om bij te dragen aan het ontwerp van betere afzetbevorderingsprogramma's en aan de verbetering van de resultaten van alle soorten acties. De evaluaties moeten hen ook tijdig voorzien van objectieve analyses van de doelmatigheid en de relevantie van de programma's en de daartoe behorende acties, en van alternatieve methoden om de verwachte resultaten te bereiken. De evaluaties moeten degenen die de beslissingen over de programma's nemen, betrouwbare informatie verschaffen over de volgende punten: of de voorziene actie gerechtvaardigd is in termen van relevantie, coherentie, kosten, efficiëntie, doelmatigheid, toegevoegde waarde en uitvoerbaarheid; .

of de actie die is of wordt gevoerd de doelstellingen van het programma bereikt of onvoorziene resultaten oplevert; . doeltreffend wordt gevoerd, met een goede kosten/batenverhouding; . de verwachte effecten heeft en of deze effecten duurzaam zijn; . het beste middel is om de vastgestelde doelstellingen te bereiken, moet worden voortgezet of niet en zo ja, op dezelfde wijze of in een andere vorm, welke programmadoelstellingen relevant blijven voor de toekomst; welke wijzigingen in het vastgestelde programma op korte termijn moeten worden aangebracht om een optimaal effect te bereiken.


32 van 37

De beoordeling bevat onder meer de volgende onderdelen: de context, de motieven en de doelstellingen van de evaluatie de doelgroep en de gebruikers van de evaluatie het doelgebied van de beoordeelde maatregel de belangrijkste problemen waarvoor een oplossing moet worden gevonden aanwijzingen over de beschikbare informatie de op te stellen tussen- en eindverslagen De definitieve evaluatieverslagen bevatten bovengenoemde elementen en geven de resultaten, conclusies en aanbevelingen. De aanbevelingen zijn begrijpelijk, nuttig, toepasbaar en voldoende gedetailleerd om concreet ten uitvoer te worden gelegd. (artikel 19 van Verordening nr. 501/2008). 6.6. Communautaire dimensie van het programma Beschrijf het mogelijke nut van het programma voor de Europese Unie, waarmee een cofinanciering uit middelen van de Europese Unie wordt gerechtvaardigd. De communautaire dimensie en de communautaire meerwaarde kunnen worden onderzocht aan de hand van: het aantal lidstaten dat bij het programma betrokken is het aantal producten dat onder de acties valt het aantal bij het ontwerp en de uitvoering van de acties betrokken organisaties de doelmatige en evenwichtige samenwerking tussen de verschillende partners betreffende de programmering, de uitvoering van de acties en de financiële deelneming (de artikelen 11 en 12 van Verordening (EG) nr. 3/2008). 6.7. Begroting Wanneer meerdere landen en/of indienende organisaties bij het programma betrokken zijn, moet één gecoördineerd budget worden ingediend. Wanneer bepaalde geplande acties bijna of helemaal identiek blijken, dient een duidelijke, gedetailleerde en gestructureerde begroting voor de onderdelen van de zogenaamde "modelactie" te worden bijgevoegd. Voor de presentatie van de begroting (in euro) moeten de structuur (titel/categorie) en de volgorde (nummering) van de lijst van acties worden overgenomen. Heeft het programma betrekking op meerdere landen, dan moeten de kosten per land en per actie worden gespecificeerd. Honoraria van de uitvoeringsorganen moeten apart worden opgevoerd. Indien de honoraria van het/de uitvoeringsorga(a)n(en) als een forfaitair bedrag worden gepresenteerd, mag dat bedrag niet meer bedragen dan 13 % van de werkelijke kosten van de uitvoering van de acties wanneer het door één lidstaat voorgestelde programma's betreft, en niet meer dan 15 % wanneer het door meerdere lidstaten voorgestelde programma's betreft. Indien het voornemen bestaat de honoraria van de uitvoeringsorganen op basis van de werkelijk uitgevoerde werkzaamheden in rekening te brengen, moet in het voorstel een raming worden opgenomen van het aantal vereiste uren en de kosten per eenheid voor dit soort werk. De begroting moet worden gepresenteerd in de vorm van een overzichtstabel met vermelding van alle in het kader van het programma geplande acties en de jaarlijkse en totale kosten daarvan. Let hierbij vooral op uitgaven die niet in aanmerking komen voor cofinanciering door de Gemeenschap (zie bijlage III bij het standaardcontract). 6.8. Kosten/batenverhouding De begroting moet voldoende gedetailleerd zijn om de identificatie en de follow-up en de controle van de voorgestelde acties mogelijk te maken; Voor een goede kosten/batenverhouding van het programma zijn onder meer de volgende criteria van belang: BESTEK OPENSTELLING BINNENMARKT EN DERDE LANDEN

33 van 37

- het totale bedrag - de voor elke post en subpost vermelde kosten - het evenwicht tussen de verschillende uitgavenposten - het bereik van de doelgroepen (dekkingsgraad) - de betrokkenheid van de beroepsgroepen en tussenhandelaars - een imagoverbetering van het/de betrokken product(en) - een betere kennis bij de consumenten - de ontwikkeling van nieuwe afzetmogelijkheden - De marktontwikkeling uit een oogpunt van kwaliteit en kwantiteit - geringere kosten en/of snellere werkwijze (artikel 8 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 6.9. Voorrang Programma's die worden ingediend door meer dan één lidstaat of die voorzien in acties in meer dan één lidstaat of in meer dan één derde land, krijgen voorrang (artikel 8 van Verordening (EG) nr. 3/2008). 7.

HET SLUITEN VAN CONTRACTEN EN HET STELLEN VAN ZEKERHEDEN Overeenkomstig artikel 16 van Verordening (EG) nr. 501/2008 sluiten de lidstaten contracten met de gekozen representatieve beroepsorganisaties binnen een termijn van negentig kalenderdagen na de kennisgeving van de beschikking van de Commissie. Hiertoe gebruiken de lidstaten de door de Commissie ontworpen standaardcontracten. Voor het sluiten van het contract stelt de indienende organisatie ten gunste van de nationale autoriteiten (betaalorganen) een zekerheid ter hoogte van 15 % van de maximale jaarlijkse bijdrage van de Gemeenschap en van de betrokken lidsta(a)t(en). Indien de contractsluitende organisatie een publiekrechtelijke instelling is, dan is een schriftelijke garantie van de desbetreffende toezichthoudende instelling toegestaan. Indien de aangegane verplichtingen niet naar behoren worden nageleefd, moet worden verwezen naar artikel 20 van Verordening (EG) nr. 2220/85, waarin het begrip "primaire eis" is gedefinieerd. Belangrijk: De lidstaat verstrekt de Commissie onmiddellijk: een kopie van het contract een bewijs van de zekerheidsstelling een kopie van het contract tussen de indienende organisatie en het uitvoeringsorgaan

8.

FINANCIËLE BIJDRAGEN De financiële bijdrage van de Gemeenschap mag niet meer dan 50% van de totale kosten van het programma bedragen. De indienende organisaties leveren een bijdrage in de financiering die ten minste 20 % van de werkelijke kosten van het programma bedraagt. Het resterende gedeelte van de financiële middelen komt voor rekening van de lidstaat/lidstaten. (artikel 13 van Verordeningen (EG) nr. 3/2008).


34 van 37

9. VOORSCHOTTEN, TUSSENTIJDSE BETALINGEN 9.1. Binnen 30 dagen na het begin van elke periode van twaalf maanden kan een voorschot van maximaal 30 % van het totaalbedrag van de bijdrage van de Gemeenschap en die van de lidstaat worden aangevraagd. Het voorschot wordt slechts betaald als de contractsluitende organisatie ten gunste van de lidstaat een zekerheid heeft gesteld die gelijk is aan 110 % van dit voorschot. Belangrijk: De lidstaat verstrekt de Commissie onmiddellijk een kopie van de voorschotaanvraag en een bewijs van het stellen van de overeenkomstige zekerheid. (artikel 17 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 9.2. De aanvragen voor de tussentijdse betalingen moeten worden ingediend vóór het einde van de kalendermaand die volgt op het einde van elk kwartaal, waarbij de berekening van de kwartalen ingaat op de datum van ondertekening van het contract. (artikel 18 van Verordening (EG) nr. 501/2008). De betalingen worden verricht binnen 60 dagen. (artikel 20 van Verordening (EG) nr. 501/2008) 10.

BETALING VAN HET SALDO De aanvraag om betaling van het saldo wordt door de indienende organisatie ingediend binnen vier maanden na de datum waarop de acties voor het betrokken jaar zijn voltooid Deze aanvraag moet vergezeld gaan van een verslag dat uit de volgende elementen bestaat: - een samenvatting van de uitgevoerde werkzaamheden - een evaluatie van de bereikte resultaten - een financieel overzicht van alle geplande en gedane uitgaven - bewijsstukken die betrekking hebben op de verrichte betalingen die voor 100% moeten worden geverifieerd voordat het saldo mag worden overgemaakt (artikel 19 van Verordening (EG) nr. 501/2008).

11.

BIJ DE COMMISSIE IN TE DIENEN DOCUMENTEN - een kopie van het contract - het bewijs van de zekerheidsstelling van 15% - een kopie van het contract tussen de indienende organisatie en het uitvoeringsorgaan - een kopie van elke voorschotaanvraag - het bewijs van het stellen van de overeenkomstige zekerheid - de twee maal per jaar in te dienen kwartaalverslagen die noodzakelijk zijn voor de tussentijdse betalingen - het jaarverslag dat na afloop van elke jaarfase moet worden ingediend - een financieel overzicht, in te dienen binnen 30 dagen na betaling van het saldo, waaruit onder andere blijkt dat het geheel van uitgaven voor subsidiëring in aanmerking komt overeenkomstig de voorwaarden van het contract - informatie over de controleactiviteiten die programma's voor meerdere landen betreffen

12.

TOEZICHTGROEP De groep bestaat uit vertegenwoordigers van de Commissie, van de betrokken lidstaten en van de indienende organisaties. De groep ziet toe op een goede uitvoering van de programma's: - toezicht op de programma's en op het tijdschema - toezicht op de betalingen


35 van 37

- toezicht op de verenigbaarheid van het voorlichtingsen afzetbevorderingsmateriaal met het Gemeenschapsrecht - toezicht op de kwartaal- en de jaarverslagen - toezicht op de controleresultaten - toezicht op de opvolging van de aanbevelingen in de tussentijdse en definitieve evaluatierapporten, indien het programma voor een nieuwe periode van drie jaar wordt voortgezet. (artikel 24 van Verordening (EG) nr. 501/2008). 13.

CONTROLES De lidstaat controleert jaarlijks ten minste 20 % van de tijdens het vorige jaar afgelopen programma's; de controles hebben betrekking op ten minste twee programma's en ten minste 20 % van de totale begrotingen voor de betrokken voltooide programma's. De steekproef die voor die controle wordt genomen, wordt gebaseerd op een risicobeoordeling. Deze controles worden verricht bij de contractsluitende organisatie en bij de uitvoeringsorganen om onder meer het volgende te verifiëren: - of de verstrekte gegevens en de vermeldingen in de overgelegde bewijsstukken juist zijn - of alle verplichtingen van het contract zijn nagekomen Op grond van Verordening (EG) nr. 595/1991 moeten alle ontregelmatigheden bij de Commissie worden gemeld. Belangrijk De Commissie kan op ieder moment deelnemen aan de controles. De bevoegde nationale autoriteiten verstrekken de Commissie, ten minste dertig dagen vóór de controles, een voorlopig tijdsschema van de controles. (artikel 25 van Verordening (EG) nr. 501/2008).

14.

KORTINGEN, TERUGVORDERING EN SANCTIES - Wanneer de aanvraag om een tussentijdse betaling of om betaling van het saldo te laat wordt ingediend, wordt het saldo verlaagd met 3 % per maand vertraging na de ter zake vastgestelde termijn. (de artikelen 18 en 19 van Verordening (EG) nr. 501/2008). - In geval van onverschuldigde betaling betaalt de begunstigde het bedrag terug, vermeerderd met een rente die wordt berekend over de periode tussen de betaling van het betrokken bedrag en de terugbetaling ervan. (artikel 26 van Verordening (EG) nr. 501/2008). - Indien sprake is van fraude of ernstige nalatigheid, betaalt de indienende organisatie het dubbel van het verschil tussen het oorspronkelijk betaalde bedrag en het daadwerkelijk verschuldigde bedrag terug. (artikel 27 van Verordening (EG) nr. 501/2008).

15.

SLOTOPMERKINGEN In aanvulling op de wettelijke voorschriften wordt de programmabeheerders verzocht normen en goede praktijken uit te werken die de volgende punten betreffen: - samenhang tussen de gefinancierde acties en de doelstellingen. Hiervoor hoeven niet alle doelstellingen van de richtsnoeren van bijlage 2 bij Verordening (EG) nr. 501/2008 te worden overgenomen; er kunnen passende doelstellingen worden gekozen om de efficiëntie en de doelmatigheid van de afzetbevorderingsstrategie te onderzoeken


36 van 37

- voorafgaand aan de afzetbevorderingsprogramma's moeten diepgaande marktonderzoeken worden verricht om het concept van de voorgestelde maatregel te rechtvaardigen. Hierdoor kunnen de doelgroepen, de plaatsen van uitvoering voor de acties en de verschillende in het kader van de programma's te gebruiken materialen worden aangewezen en kan een systematische benadering worden ontwikkeld. - de complementariteit tussen enerzijds de programma's van de lidstaten en de privésector en anderzijds de door de Europese Unie gecofinancierde programma's moet nader worden uitgewerkt. Zo moet meer synergie tussen de verschillende programma's ontstaan en moeten zij elkaar doeltreffend versterken. - de programma's moeten de evaluaties omvatten zoals aangegeven in punt 6.5. - voorrang moet worden gegeven aan programma's voor meerdere landen en meerdere producten, om innovatieve, in partnerschap gevoerde afzetbevorderingscampagnes voor bekende en minder bekende producten te voeren - de methode die de nationale autoriteiten zullen gebruiken om hun toezichtbeleid op de programma's uit te voeren, moet ook vooraf worden verduidelijkt.


37 van 37

AANVRAAGPERIODE DERDE LANDEN 28 FEBRUARI MAART

Recommend Documents