AANVRAAGFORMULIER Fuiven in Wevelgem. Deze aanvraag moet minstens 2 maanden vóór aanvang van de activiteit ingediend worden!!

AANVRAAGFORMULIER ‘Fuiven in Wevelgem’ Deze aanvraag moet minstens 2 maanden vóór aanvang van de activiteit ingediend worden!! Fuifloket – jeugddienst Cultuurpad 1 8560 Wevelgem Tel: 056/433 553 [email protected]

ALGEMEEN Naam van de activiteit:…………………………………………………………………….. Datum:………………………………………………………………………………………….. Plaats: …………………………………………………………………………………………. Uur van aanvang:……………………………. ………………………………………………. Verwacht aantal bezoekers:…………………………………………………………………. Toegangskaarten: voorverkoop ja neen Aantal aangeboden kaarten in vvk: ………………………………….. Aan de deur ja neen Aantal aangeboden kaarten add: ……………………………………. Gegevens van de inrichtende organisatie: Naam vereniging: …………………………………………………………………………….. Vzw feitelijke vereniging NV BVBA CV Andere: ……… Ondernemingsnummer of btwnummer:…………………………………………………….. Rekeningnummer waarop waarborg teruggestort mag worden: ………………………….................................................................................................... Identiteit van de verantwoordelijken: Verantwoordelijke 1: Dhr./ Mevr. Naam……………………………………… Voornaam………………………… Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... Telefoon……………………………..GSM…………………………………………………… E-mail…………………………………………………………………………………………... Geboortedatum……./……./……………. Geboorteplaats…………………………………. Verantwoordelijke 2: Dhr./ Mevr. Naam……………………………………… Voornaam………………………… Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... Telefoon……………………………..GSM…………………………………………………… E-mail…………………………………………………………………………………………... Geboortedatum……./……./……………. Geboorteplaats…………………………………. Verantwoordelijke 3: Dhr./ Mevr. Naam……………………………………… Voornaam………………………… Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... Telefoon……………………………..GSM…………………………………………………… E-mail…………………………………………………………………………………………... Geboortedatum……./……./……………. Geboorteplaats………………………………….

Naam: ……………………………………………….. Adres:………………………………………………… Postcode + Gemeente: …………………………… Telefoon: …………………………………………….

Naam Fuif: …………………………………………. Vereniging: ………………………………………… Datum fuif: ………………………………………… Plaats fuif: ………………………………………….

Eindverantwoordelijke (minstens 18 jaar): Dhr./ Mevr. Naam……………………………………… Voornaam………………………… Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... Telefoon……………………………..GSM…………………………………………………… E-mail…………………………………………………………………………………………... Geboortedatum……./……./……………. Geboorteplaats…………………………………. Herkenningsmiddel verantwoordelijken: ja neen Welke (t-shirt, badge, …)……………………………………………………………………..

INFRASTRUCTUUR Plaats waar de activiteit plaatsvindt: 0 Openlucht: Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... 0 Tent (plaats waar de tent wordt opgesteld): Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente…………………………………………....... 0 Zaal 0 OC de Cerf, Kerkstraat 1, bus 1, Gullegem 0 Polyvalente zaal, Porseleinhallen, Cultuurpad 1, Wevelgem 0 OC de Stekke, Sint-Maartensplein, Moorsele 0 JH Den Bascuul, Sint-Jansstraat 26, Moorsele 0 JC Ten Goudberge, Deken Jonckheerestraat 5, Wevelgem 0 JH Pro Mille, Koningin Fabiolastraat 188, Gullegem 0 Andere locatie: …………………………………………………………………………… Straat……………………………………………………..nr……………………..Bus………. Postcode……………………………Gemeente………………………………………….......

2



VERGUNNINGEN Verlengd sluitingsuur

ja

neen

Het gemeentebestuur Wevelgem heeft in het algemeen gemeentelijk politiereglement vastgesteld dat openbare drankgelegenheden tijdens het weekend (dus de nacht van vrijdag op zaterdag en van zaterdag op zondag) tot 3 uur mogen open zijn. Het sluitingsuur kan echter, op aanvraag en door goedkeuring van de burgemeester, verlengd worden tot 4u. De avond voor en van wettelijke feestdagen en de dag voor en van kermisdagen is er geen beperking op het sluitingsuur. Opgelet! Bij kermisdagen is dit enkel van toepassing in dié deelgemeente waar er effectief kermis is!!

Publiciteit: - promotieborden langs gemeentelijke wegen ja neen - promotieborden langs gewestwegen Aan te vragen 8 weken vóór de fuif bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Kennedylaan 5, 8500 Kortrijk.

- publiciteitswagen/ geluidswagen ja neen Data……………………………………… nummerpla(a)t(en)…………………………….. - aankondiging op de elektronische infoborden (zelf aan te vragen via wevelgem.be/infoborden)

Afwijking op de geluidsnormen

ja

neen

VEILIGHEID In gemeentelijke zalen is er een verplichte inzet van fuifbuddy’s. Aantal: OC de Cerf: 6 (indien de bovenzaal én de cafetaria gebruikt worden: 8) OC de Stekke: 6 Porseleinhallen: 8 In jeugdhuizen of andere gemeentelijke zalen is er een vrije keuze omtrent inzet van fuifbuddy’s: JC ten Goudberge: 2 (indien de voorzaal én de arena gebruikt worden:6) JH Pro Mille: 2 JH Den Bascuul: 2 Gegevens fuifbuddy’s: 1. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif *…………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 2. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 3. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. 3



Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 4. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 5. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 6. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 7. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… 8. Naam………………………………….. verwantschap met organisatie……………… Geboortedatum: …………………………………………………………………… Plaats tijdens de fuif……………………………………………………………………….. Taak in noodsituaties……………………………………………………………………… * plaats tijdens de fuif: 2 buddy’s aan de ingang van de zaal, 2 buddy’s aan het sanitair, 2 buddy’s in de zaal.

Verzekering fuifbuddy’s: 0 we onderschrijven zelf de nodige polis (kopie bijvoegen) 0 we sluiten aan bij de polis onderschreven door het gemeentebestuur. Kostprijs: 1 € per fuifbuddy per fuif. Inzet professionele bewaking ja neen Gegevens erkende bewakingsfirma……………………………………………….. Aanvang security……………………………. Einduur security……………………

SUBSIDIES Hierbij vragen wij de subsidie aan die voorzien wordt via het subsidiereglement voor de inzet van professioneel vergunde bewaking bij fuiven Ja neen Bijgevoegd dienen we ook volgende documenten in: - Een kopie van het contract met de professioneel vergunde bewakingsfirma + een kopie van de factuur waarop de totale kostprijs voor de ingeschakelde bewaking vermeld staat

4



- Het volledig ingevulde blad tot aanvraag gemeentelijke toelage (tav. financiële dienst)* - Ingevulde lijst van verantwoordelijken (waarvan min. 2 meerderjarigen) (zie pag. 1) - Een lijst met de namen van de personen die als fuifbuddy worden ingeschakeld op de fuif (zie pag. 3 en 4) - 2 gratis toegangskaarten tot de fuif teneinde de onder artikel 6 van het reglement bedoelde controle te kunnen uitoefenen * zie bijlage

UITLEENMATERIAAL Feestmateriaal http://www.wevelgem.be/producten/feestmateriaal-ontlenen Fuifkoffer (jeugddienst) De fuifkoffer omvat walkie talkies en een EHBO - koffer Wenst u op uw activiteit over de fuifkoffer te beschikken? Ja

neen

De fuifkoffer moet afgehaald en teruggebracht worden tijdens de openingsuren van de jeugddienst. Ophalen op……………………………… terugbrengen op………………………………. De fuifkoffer ontlenen kost 10 euro huur en 100 euro waarborg.

Niet vergeten aan te vragen: Vergunningen: - Sabam (www.sabam.be) - Billijke vergoeding Het gemeentebestuur zorgt voor het vervullen van alle nodige verplichtingen betreffende de billijke vergoeding. OC de Cerf: De inrichter betaalt aan het gemeentebestuur 43.56 als deelname in de kosten voor de billijke vergoeding. OC de Stekke: De inrichter betaalt aan het gemeentebestuur 65.90 euro als deelname in de kosten voor de billijke vergoeding. Dit bedrag dient samen met de vergoeding voor het gebruik van de zaal vereffend te worden. Porseleinhallen: Het bedrag dat een organisator van een fuif zal betalen voor billijke vergoeding is momenteel afhankelijk van het toegangsgeld en de gebruikte oppervlakte. Het gemeentebestuur zorgt dat dit bedrag berekend wordt en komt zelf voor 350 € tussen in de kosten. Het te betalen bedrag zal gefactureerd worden aan de organisator.

Verzekeringen: Objectieve aansprakelijkheid bij brand en/of ontploffing Deze verzekering is, voor gemeentelijke zalen, afgesloten door het gemeentebestuur. Dit sluit echter niet uit dat de organisatoren persoonlijk aansprakelijk kunnen gesteld worden voor hun fouten (bv. niet naleven van instructies van de brandweer, of inbreuken op dit reglement).

5



Burgerlijke aansprakelijkheid Deze verzekering moet door de organisator zelf afgesloten worden. Deze verzekering dekt de schade aan derden, die veroorzaakt worden door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van de organisator en/of de helpers. Deze schade kan zowel materieel als lichamelijk zijn maar mag niet te wijten zijn aan opzet of ernstige nalatigheid. Zijn niet inbegrepen in deze verzekering: de schade aan - voertuigen - gehuurde materialen Wordt de fuif georganiseerd door een jeugdvereniging, dan doet zij er goed aan grondig na te gaan of de polis B.A., afgesloten op jaarbasis voor de jeugdvereniging, ook van toepassing is bij fuiven.

De ondertekende/ verantwoordelijke organisator verklaart hiermede dat de door hem/ haar verstrekte inlichtingen juist en volledig zijn en dat hij/ zij zich zal houden aan de verplichtingen die hem/ haar hetzij door de wetgever, hetzij door de bevoegde diensten worden opgelegd. Door ondertekening van deze aanvraag geeft de ondertekende/ verantwoordelijke organisator bevoegdheid aan het fuifloket voor de uitvoering van de aanvragen. De eindverantwoordelijkheid ligt bij bovengenoemde aanvrager. Deze aanvraag moet minstens 2 maanden vóór aanvang van de activiteiten ingediend worden. Wijzigingen van de ingediende gegevens dienen onmiddellijk, schriftelijk gemeld te worden. U krijgt thuis schriftelijke bevestiging van de door het fuifloket aangevraagde vergunningen. Opmerkingen: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… Ingediend te………………………………….. op………………………………………… Naam, adres en handtekening van de meerderjarige aanvrager: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

6

BIJLAGE GEMEENTEBESTUUR 8560 WEVELGEM FINANCIËLE DIENST Vanackerestraat 16

rek.nr. 000-0019605-11

GEMEENTELIJKE TOELAGE Verklaring OMSCHRIJVING TOELAGE: Opgemaakt in toepassing van de wet van 14.11.1983, betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en ingevolge de princiepsbeslissing van de Gemeenteraad van 14.06.1985 . De ondergetekende (naam, voornaam) ……………………………………………………….. Optredend als Voorzitter, Secretaris, Schatbewaarder (schrappen wat niet past) van de vereniging ………………………………………………….(juiste en volledige naam) 1°

bevestigt dat de toelage toegekend aan de vereniging volledig zal gebruikt worden voor de werking van de vereniging of instelling.

2°

verbindt er zich toe de betreffende toelage terug te betalen indien deze toelage niet voor het aangeduide doel zou worden aangewend (art. 7, eerste lid 1°)

3°

verleent daartoe de toelating aan de door het Schepencollege aangestelde ambtenaar het gebruik van de toelage te controleren door nazicht van alle nuttige bescheiden.

DE TOELAGE KAN UITBETAALD WORDEN : op naam van de vereniging zelf : …………………………………………………………….. adres (straat, nummer, plaats)…………………………………………………………………. Rekeningnummer : ……………………………………………………………………………. OF op naam van (naam, voornaam)………………………………………………………………… adres (straat, nummer, plaats)………………………………………………………………… Rekeningnummer…………………. …………………………………………………………… Opgemaakt te …………………………. op ……./………/………….

(handtekening) Terug te sturen tegen uiterlijk …../……./…….

AANVRAAGFORMULIER Fuiven in Wevelgem. Deze aanvraag moet minstens 2 maanden vóór aanvang van de activiteit ingediend worden!!

Recommend Documents