Aanpassingen vergaderstructuur Voorstel 1. kennis nemen van de concept jaaragenda 2. vaststellen thematische indeling commissies 3. toevoegen beeldvormend deel, voorafgaand aan de reguliere commissievergadering 4. invoeren schriftelijke afhandeling detailvragen 5. aanpassen debat structuur in de raad zoals in deze nota beschreven 6. een informatieve bijeenkomst plannen voor commissieleden op 23 augustus
Inleiding In deze notitie worden de aanpassingen in de vergaderstructuur van de gemeenteraad naar aanleiding van een onderzoek en verschillende workshops voorgesteld. De aanpassingen hebben vooral betrekking op de manier van werken waarbij het zogenaamde BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming) zo ver mogelijk is doorgevoerd. Op basis van dit voorstel zullen het ‘Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Venray’ en de ‘verordening op de raadscommissies’ worden aangepast. Deze zullen in augustus ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Tevens zal er voor alle commissieleden een bijeenkomst worden georganiseerd waarin de veranderingen worden uitgelegd. Ook de organisatie zal worden geïnstrueerd.
Toelichting vergaderstructuur 1. Agendavorming Uit de analyse van de vergaderstructuur is naar voren gekomen dat de raad meer pro-actief zijn raadsagenda wil bepalen. Het ligt voor de hand dat het presidium die rol op zich neemt en de griffie de opdracht geeft om in overleg met het college een begin te maken met het opstellen van een jaaragenda. Omdat het college de meeste raadsvoorstellen voorbereidt en uitvoert heeft het college samen met de ambtelijke organisatie het beste zicht op wat een reële planning is. Wij stellen voor om te starten met de belangrijkste dossiers/onderwerpen en deze in een jaarplanning op te nemen. In een later stadium kunnen we bezien of het zinvol is deze planning verder te verfijnen. 1.1.
De raad stelt de jaaragenda vast.
Door de vaststelling van een jaaragenda (zie bijlage) heeft de raad de mogelijkheid om meer invloed uit te oefenen op de planning van zijn werkzaamheden. De raad kan zaken toevoegen aan de agenda of wijzigingen in de planning aanbrengen. Ook kunnen fracties hun eigen voorbereidende activiteiten hierop afstemmen. Een belangrijk aspect hierbij is ook dat de raad aan kan geven eerder in het beleidsproces betrokken te willen worden. Bijvoorbeeld bij de start om kaders mee te geven of gedurende het proces bij interactieve bijeenkomsten.
1
Bij het vaststellen van de jaaragenda wordt ook de planning van de informatieve raadsvergaderingen meegenomen. Doel is om de informatieve raadsvergaderingen, meer dan nu het geval is, in lijn met het totale raadsproces te brengen. 2. Informatieavonden De informatieavond is beeldvormend. Door een pro-actieve agendavoering kan de informatieavond een plek krijgen in de grote dossiers die door het jaar heen gepland worden. Stel bijvoorbeeld dat er gepland is dat het college in het najaar een voorstel doet aan de raad omtrent een onderwerp. Het college zal dan bijvoorbeeld in het voorjaar aan de slag gaan met het beleidsproces. De raad kan dan aangeven dat zij door middel van een informatieve raadsvergadering al in die fase betrokken wil zijn. Veel onderwerpen die in een informatieavond aan de orde komen lenen zich evengoed voor behandeling in één van de commissies, aangezien ook hier het accent op beeldvorming ligt. Bij de definitieve agendering van informatieve raadsvergaderingen dient de griffie kritisch te beoordelen of een onderwerp in de informatieavond dan wel in één van de commissies behandeld dient te worden. Uitgangspunt is dat als een onderwerp binnen het beleidsterrein van een commissie valt dit ook in de betreffende wordt behandeld. Integrale onderwerpen passen in een informatieve raadsvergadering. 3. De commissies De structuur van het huidige model blijft voor wat betreft de commissies gelijk. 3.1.
Thematische indeling van de commissies
Wij stellen voor de commissies als volgt thematisch in te delen: Commissie Middelen Commissie Beheer Commissie Ruimte Commissie Welzijn Meer nadruk op beeldvorming Om meer tegemoet te komen aan het BOB-model worden, voorafgaand aan de reguliere commissievergadering, onderwerpen geagendeerd die meer verkennend van aard en nog niet aan besluitvorming toe zijn. Er wordt dus een beeldvormend onderdeel toegevoegd. Op dit onderdeel is een ‘lossere’ aanpak van de commissies voor wat betreft vorm, inhoud en bemensing mogelijk en wenselijk. Analoog aan hoe het tot nu toe gaat in informatieavonden kan sprake zijn van een presentatie, een (lagerhuis)debat of een andere interactieve werkvorm. Voor dit onderdeel krijgen commissies de ruimte om gericht niet-commissieleden, bijvoorbeeld deskundigen, burgers, bedrijven en instellingen uit te nodigen om actief aan de discussie over de hier geagendeerde onderwerpen deel te nemen. Ook raadsleden kunnen hier aan deelnemen. Waar nodig doet het college een voorzet voor de uit te nodigen gesprekspartners en te hanteren werkvorm, de commissievoorzitter zorgt in overleg met de commissiegriffier voor de definitieve uitnodiging.
2
Commissie wordt nog meer het forum voor burgers en belanghebbenden In de analyse van de huidige vergaderstructuur hebben we geconstateerd dat de inspraakmogelijkheden voor burgers beperkt zijn. In de raad kan men maximaal 5 minuten inspreken over onderwerpen die op de agenda staan. De ervaring leert dat die vorm van inspraak weinig effectief is. Standpunten worden niet snel gewijzigd naar aanleiding van de inbreng van een inspreker. Daarom is het voor de inspreker verstandig om in een eerder stadium, dus bij de commissies, zijn/haar standpunt toe te lichten. Ook daar is de inspraakmogelijkheid beperkt: maximaal 5 minuten spreektijd over onderwerpen die de commissie aangaan, maar de fracties zijn dan beter in staat om de inbreng van de inspreker mee te wegen. Door toepassing in de commissie van andere werkvormen waarbij deskundigen, burgers, bedrijven, instellingen en belanghebbenden een actieve rol kunnen krijgen wordt de inspraakmogelijkheid kwantitatief en kwalitatief vergroot. Behoud van kweekvijver De kweekvijver voor toekomstige raadsleden blijft bestaan. Door de toevoeging van het beeldvormend onderdeel, voorafgaand aan de reguliere commissie waarbij, afhankelijk van het onderwerp voor verschillende (interactieve) werkvormen gekozen kan worden krijgen steunfractieleden zelfs meer gelegenheid om bredere ervaring op te doen. Men kan immers in debat treden met burgers, deskundigen en belanghebbenden, en zich daardoor beter profileren als potentieel toekomstig raadslid. Detail vragen Bij raadsvoorstellen zullen vooral informatieve vragen worden gesteld die het onderwerp kunnen verhelderen. Detailvragen kunnen in de meeste gevallen even goed, zo niet beter, door de behandelend ambtenaar van tevoren opgelost worden. Om de discussie in de commissie te versterken en efficiënt te laten verlopen is het goed om deze detail vragen van tevoren schriftelijk af te doen. Het voorstel is om met de organisatie af te spreken dat uiterlijk 2 werkdagen voor de betreffende commissievergadering schriftelijke vragen kunnen worden ingediend bij de betrokken wethouder/afdeling/ambtenaar. Beantwoording vindt zo mogelijk voor de commissievergadering schriftelijk plaats. De vragen en antwoorden worden aan alle commissieleden verstrekt, tenzij uitdrukkelijk anders wordt verzocht. Fracties dienen helder onderscheid te maken tussen detailvragen en vragen voor het vragenuur. 4. Presidium stelt agenda vast Het presidium stelt op advies van de commissie de raadsagenda vast. 5. Raadsvergadering, oordeelsvormend en besluitvormend Als de commissie zijn werk goed heeft gedaan zijn er geen of slechts een zeer beperkt aantal verhelderende vragen aan de wethouder nodig. De fracties hebben de vergadering voorbereid, waarbij de beeldvorming in de commissie, waaraan (steun)fractieleden hebben deelgenomen, de basis vormt voor het (voorlopige) standpunt van de fractie. De vaste structuur van twee termijnen in het raadsdebat wordt losgelaten. In het presidium wordt afgesproken welke fracties de aftrap doen voor een agendapunt. De overige fracties kunnen hierop reageren en hun eigen argumenten ten aanzien van het onderwerp te berde brengen. Als naar aanleiding van het debat een reactie van de portefeuillehouder nodig is dan wordt deze uiteraard hiertoe uitgenodigd. In het debat vindt naar aanleiding van de uitwisseling van argumenten definitieve oordeelsvorming plaats hetgeen uitmondt in besluitvorming.
3
Implementatie Na het zomer reces starten we met het gewijzigde model. In de raadsvergadering van september kunnen de aangepaste verordeningen (Reglement van orde en Commissiverordening) worden vastgesteld. Voorgesteld wordt om een informatieve bijeenkomst voor de commissies te organiseren. Voor de afdelingen zal in het afdelingsoverleg uitleg gegeven worden over de wijzigingen in het vergadermodel en wat dit betekent voor de beleidsambtenaren die raadsvoorstellen voorbereiden en opstellen.
4
Vergaderstructuur gemeenteraad Venray Agendavorming
Beeldvorming
Beeld-/oordeels
Agendavorming
Oordeelsvorming
Besluitvorming
vorming
Presidium-raad
Jaaragenda
Raad/cie
Info-avond
Commissies
SO
Presidium
Fracties
Raad
Raads-
Def.
agenda
oordeelsEn besluit-
SB
vorming
MD
M
5
