"
groningen Aan Provinciale Staten
Datum Briefnummer Zaaknummer Behandeld door Telefoonnummer E-mail Antwoord op Bijlage Onderwerp
2 5 JULI 2011
2011-33.587/29/A.42, GMO
337105
Scholtens H.J.
(050)316 4835
[email protected]
Plan van aanpak n.a.v. onderzoek bevoegd gezag inz. North Refinery
Geachte dames en heren,
UJ
1. Aanleiding In onze brief van 7 juni 2011 (briefnr. 2011-25.082/22/A.6, GMO) hebben wij u de resultaten doen toekomen van het onderzoek naar onze rol als bevoegd gezag Wabo voor het bedrijf North Refinery (rapport Commissie De Ridder). Deze brief is besproken in de vergadering van 15 juni jl. van uw commissie Omgeving en milieu. Daarbij is een aantal toezeggingen gedaan. In deze brief gaan wij in op die toezeggingen en op de stand van zaken van dit moment (medio juli) met betrekking tot onze acties richting het bedrijf. 2. Samenvatting Van de vijf gedane toezeggingen zijn drie uitgevoerd, zijn twee toezeggingen in gang gezet en kan één toezegging nog niet worden uitgevoerd (audits) omdat het daarvoor nog te vroeg is. De huidige stand van zaken is dat wij intensief overleg met de directie van het bedrijf hebben gevoerd en dat naar onze mening onvoldoende vaart wordt gemaakt met de noodzakelijke maatregelen dan wel de inhoud van de maatregelen. Dat heeft o.a. tot gevolg dat wij het door het bedrijf ingediende emissiecontroleplan hebben afgekeurd. Gevolg daarvan is dat de emissies uit de thermische oxidatie-oven dienen te worden gestaakt, waarvoor een last onder dwangsom is opgelegd van € 40.000,- per dag met een maximum van € 200.000,-.
(9 06-HB-SG-001
3. De toezeggingen Onderstaand hebben wij de toezeggingen die zijn gedaan in de eerdergenoemde commissievergadering op een rij gezet. Het betreft: 1. toezending voor het zomerreces van een plan van aanpak (waarin opgenomen ook termijnen); 2. een quick scan: extra verdieping op een aantal dossiers voor de zomer een beeld, deze wordt aan de commissie gestuurd, waarbij gekeken wordt op welke zorgvuldige manier gerapporteerd wordt zonder bedrijven te schaden;
De provincie Groningen werkt voigens normen die zijn vastgelegd in een handvest voor dienstveriening. Dit handvest vindt u op onze website of kunt u opvragen bij de afdeüng Communicatie en Kabinet Publieksvoorfichting: 050 3164160
©
3. het houden van audits om de effecten van het plan van aanpak te meten en de commissie hierover ook op de hoogte houden; 4. het regelen van een informatiebijeenkomst waarin naast het plan van aanpak en de quick scan ook technische en inhoudelijke vragen gesteld kunnen worden over wat er in het bedrijf gebeurt; 5. de luchtkwaliteitonderzoeken van 2004 en 2006 worden voor een reactie aan de GGD voorgelegd. Als bijlage bij deze brief treft u aan het plan van aanpak (toezegging 1). De quick scan (toezegging 2) is nog niet gereed, maar wordt u zo spoedig mogelijk gezonden. Op 6 september a.s. is een extra bijeenkomst van de commissie Omgeving en milieu (toezegging 4), waar nadere vragen over dit plan van aanpak en de quick scan, alsmede over andere onderwerpen, gesteld kunnen worden. Verder zullen dit plan van aanpak en de quick scan besproken kunnen worden tijdens de reguliere bijeenkomst van de commissie Omgeving en milieu op 14 september a.s. In beide bijeenkomsten zal de portefeuillehouder de laatste stand van zaken of ontwikkelingen met betrekking tot de uitvoering van dit plan meedelen. Uiteraard zullen wij voldoen aan toezegging 3 (audits), maar het is nu nog te vroeg om een audit uit te vóéren. Eerst zal onder andere een aantal organisatorische veranderingen moeten zijn uitgevoerd en verankerd om een zinvol onderzoek te kunnen (laten) uitvoeren. In het plan van aanpak is opgenomen dat wij geregeld audits zullen laten uitvoeren; wij komen daar te zijner tijd bij uw Staten op terug. Met betrekking tot toezegging 5 (reactie GGD) delen wij u mee dat die actie in gang is gezet, maar dat nog geen reactie is ontvangen. 4. Huidige stand van zaken Wij hebben, overeenkomstig het plan van aanpak, een groot aantal maatregelen richting het bedrijf genomen en daar bestuurlijk intensief met de directie over gesproken. Uitgangspunt van het plan van aanpak is het in control brengen van het bedrijf, waarbij het naleefgedrag van de verleende vergunning en het tempo van uitvoering door het bedrijf van de door ons gewenste aanpassingen belangrijke factoren zijn. Daarbij hebben wij moeten constateren dat de directie in onze ogen onvoldoende vaart maakt met een aantal belangrijke maatregelen, dan wel de inhoud van die maatregelen. Eén daarvan betreft het volgens de vergunningvoorschriften opstellen van een emissiecontroleplan. Dat plan is bij ons ingediend, maar wij hebben moeten vaststellen dat dit plan, ook na herziening, niet voldoet aan de te stellen eisen. Wij hebben daarom op 18 juli jl. dit plan formeel als onvoldoende aangemerkt. Gevolg daarvan is dat de emissies uit de thermische oxidatie-oven dienen te worden gestaakt, waarvoor een last onder dwangsom is opgelegd van € 40.000,- per dag met een maximum van € 200.000,-. Een ander aspect betreft de overtredingen m.b.t. de opslag van vloeistoffen in tanks. Op dit moment loopt onderzoek naar de juiste wijze van opslag, juist ook in verband met mogelijke emissies. Zodra daarover meer bekend is, zullen wij u hierover nader informeren. Verdere hebben wij besloten om alle andere lopende handhavingsbrieven samen te voegen en te vervangen door één nieuwe alles omvattende brief. Dat bleek nodig omdat de samenhang tussen de diverse brieven niet altijd even helder was en daardoor een totaaloverzicht lastig was. Door alle overgebleven overtredingen c a . in één nieuwe handhavingsbrief te benoemen is zowel uit juridisch als uit
praktisch oogpunt een duidelijkere situatie gecreëerd. Daarbij wordt een stringente handhavingstrategie gehanteerd. In de bijeenkomsten van de commissie Omgeving en milieu van 6 en van 14 september a.s. zullen wij u nader informeren over de stand van zaken van dat moment van de handhavingsactie. 5. Afsluiting Op basis van bovenstaande en het plan van aanpak kunt u constateren dat wij hard bezig zijn om zowel met betrekking tot het bedrijf als tot de interne organisatie de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport van de cie. De Ridder uit te voeren. De acties trekken een stevige wissel op de organisatie, in ieder geval op dit moment. Wij kunnen dan ook niet uitsluiten dat, mede in het licht van de gewenste organisatorische veranderingen, wij komen met een claim-voor al of niet tijdelijke uitbreiding van personeel. Zodra daar meer duidelijkheid over is, zullen wij u daarover informeren. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Groningen:
, voorzitter.
<-«-n
, secretaris. Bijlagen: Nr.
Titel
1.
Plan van aanpak
Bijgevoegd x
Ter inzage in de Statenkast -
P!an van aanpak naar aanleiding van het onderzoek bevoegd gezag Wabo voor het dossier North Refinery
College van Gedeputeerde Staten van Groningen Groningen, juli 2011
Inhoudsopgave 1. Inleiding
3
2. Doel van dit Plan van Aanpak
3
3. Acties met betrekking tot het bedrijf North Refinery
3
3.1. Risicoanalyse en inspectieplan
3
3.2. Opleveringscontrole
3
3.3. Handhavingsbeschikkingen
4
3.4. Bestuurlijk overleg met het bedrijf
4
3.5. Provinciaal toezicht North Refinery
4
3.6. Aanpassing vergunning
5
3.7. Project Verscherpt Toezicht
6
4. Acties met betrekking tot de provinciale organisatie
6
4.1. Standaard risicoanalyse per bedrijf
6
4.2. 1. Administratief toezicht
7
4.2.2. Systeemgericht toezicht
7
4.3. Integrale teams voor complexe bedrijven
7
4.4. Structureel mahagementoverleg
7
4.5. Risicoanalyse andere bedrijven
7
4.6. Organisatieverandering
7
4.7. Audits
8
4.8. Actualiseren toezichtplan 2011
8
4.9. Aanpassing database
8
5. Monitoring van dit plan van aanpak
8
1. inleiding In het kader van het voortdurend werken aan een verdere professionalisering van onze organisatie, o.a. op het gebied van vergunningverlening en toezicht en handhaving, hebben wij een extern onderzoek laten uitvoeren naar ons optreden als bevoegd gezag in het kader van de Wet milieubeheer/Wet algemene bepalingen omgevingsrecht met betrekking tot het bedrijf North Refinery te Farmsum. Dit deskundigenonderzoek^ had betrekking op de totstandkoming van de revisievergunning in het kader van de Wet milieubeheer van 9 juni 2009 voor het bedrijf North Refinery en het toezicht op en de handhaving van die vergunning. Het onderzoek, gereedgekomen in mei 2011, levert een aantal belangrijke conclusies en geeft waardevolle aanbevelingen. Wij zijn direct gestart met het opstellen van onderhavig Plan van Aanpak (PvA) om te komen tot verbeteringen en wij hebben een aantal acties vooruitlopend daarop reeds uitgevoerd of opgestart. Dit PvA kan dan ook niet los worden gezien van genoemd onderzoek. De achtergronden van de acties worden in dit plan niet verder toegelicht, daarvoor wordt verwezen naar het onderzoeksrapport. Bij de uitvoering van dit PvA zullen wij daar waar nodig gebruik maken van de deskundigheid van DCMR.
2. Doel van dit Pian van Aanpak Dit PvA heeft, naar aanleiding van de onderzoeksresultaten, twee primaire doelen: a) onze aanpak in de richting van het bedrijf North Refinery meer focus geven en b) de professionalisering van de organisatie verder door te zetten op het gebied van vergunningverlening en handhaving en toezicht. Met betrekking tot het bedrijf gaan wij handelen op grond van een integraal plan gebaseerd op een totaalbeeld van alle mogelijke risico's. Daarbij nemen wij niet langer de eigen verantwoordelijkheid van het bedrijf als uitgangspunt, omdat het naleefgedrag van het bedrijf onvoldoende is. Het overgrote deel van de acties t.b.v. het bedrijf is gereed of in ieder geval gestart. Wij achten deze acties geslaagd op het moment dat het naleefgedrag van het bedrijf zodanig is verbeterd op die onderdelen waar wij als bevoegd gezag voor verantwoordelijke zijn, dat niet of nauwelijks nog overtredingen worden begaan. Daarbij wordt opgemerkt dat hier ook een relatie ligt met de veranderingen in de eigen organisatie. De verdere professionalisering moet leiden tot een dusdanige samenwerking tussen de afdelingen Milieuvergunning (MV) en Milieutoezicht (MTZ) dat continue de gezamenlijke prioriteiten worden bepaald op basis van gezamenlijke risicoanalyses en -evaluaties. Deze acties vergen een wat langere adem, zijn vrijwel allemaal gestart en in een enkel geval afgerond. Wij achten het PvA geslaagd als uit audits blijkt dat dit systeem goed functioneert, niet alleen met betrekking tot het bedrijf North Refinery, maar ook voor andere risovolle bedrijven.
3. Acties met betrekking tot het bedrijf North Refinery 3.1. Risicoanalyse en inspectieplan Actie: Opstellen van een risicoanalyse en een inspectieplan. Stand van zaken: gereed. De analyse en het inspectieplan zijn rond 11 mei opgesteld en gebruikt bij de opleveringscontrble, zie hierna. 3.2. Opleveringscontrole Acf/e: Uitvoeren van een opleveringscontrole. Stand van zaken: gereed. Op 18 mei 2011 heeft de opleveringscontrole plaatsgevonden bij het bedrijf. Daarbij zijn 23 overtredingen van de vergunning geconstateerd, maar die waren niet zodanig dat activiteiten van het bedrijf direct gestaakt dienden te worden. Wel hebben wij een handhavingsactie ingezet, zie hierna.
1
Het onderzoek is uitgevoerd door prof. dr. J. de Ridder, hoogleraar bestuurskunde van de Rijksuniversiteit Groningen en deskundigen van de Milieudienst Rijnmond (DCMR).
3.3. Handhavingbeschikkingen Actie: Handhavingsbeschikkingen opstellen n.a.v. de geconstateerde overtredingen. Stand van zaken: In de week van 16 mei 2011 is (opnieuw) een aantal handhavingsbeschikkingen opgesteld met betrekking tot de overtredingen van het bedrijf die geconstateerd waren bij recente controles. In de week van 23 mei is ten aanzien van de overtreding van de vergunning voor wat betreft het controleplan voor emissie-eisen van de thermische oxidatieoven een handhavingsbeschikking opgesteld, die bovendien verband legt met diverse reeds lopende handhavingsbeschikkingen. Het totaal aan opgelegde dwangsommen (inclusief de eerdere handhavingsbeschikkingen) bedraagt ruim € 1 miljoen om de geconstateerde overtredingen inzake de acceptatie en administratieve verwerking van afvalstoffen, geur, indirecte lozingen, externe veiligheidaspecten, bodembescherming en overige overtredingen ongedaan te maken. De beschikkingen hebben vervolgens geleid tot deels inning van dwangsommen en deels tot het ongedaan maken van overtredingen. In week 28 hebben wij besloten om alle lopende handhavingsbrieven in te trekken en te vervangen door één nieuwe alles omvattende handhavingsbrief. Dat bleek nodig omdat de samenhang tussen de diverse brieven niet altijd even helder was en daardoor een totaaloverzicht lastig was. Door alle overgebleven overtredingen ca. in één nieuwe handhavingsbrief te benoemen is zowel uit juridisch als uit praktisch oogpunt een duidelijkere situatie gecreëerd. Deze alles omvattende handhavingsbrief is vervolgens in week 29 verzonden. Planning: de uitwerking van deze handhavingsbrief kent verschillende stadia van uitvoering. De laatste termijn loopt af op 7 december 2011. Tijdens de informatiebijeenkomst van de statencommissie Omgeving en milieu op 6 september a.s. zal een actueel overzicht worden gegeven van de lopende handhavingsactie. 3.4. Bestuurlijk overleg met het bedrijf Actie: Bestuurlijk overleg voeren met het bedrijf over de geconstateerde overtredingen. Stand van zaken: Gereed. De portefeuillehouder heeft in eerste instantie, gelet op het spoedeisende karakter, telefonische overleg gevoerd op 7 juni 2011 met de directie. Vervolgens heeft op maandag 20 juni 2011 daadwerkelijk overleg plaatsgevonden tussen de portefeuillehouder en het bedrijf Van Gansewinkel (als aandeelhouder van North Refinery) en op maandag 11 juli met de directie van het bedrijf. Vervolgens heeft nog enkele malen telefonisch overleg plaatsgevonden. De algehele conclusie uit deze overleggen is dat het bedrijf zich enigszins bewust is geworden van de noodzaak tot verandering en daartoe een aantal vereiste eerste stappen heeft gezet. Deze stappen zijn echter onvoldoende, zodat besloten is bestuursdwang toe te passen. Daarover worden de Staten separaat geïnformeerd. Voorlopig zullen deze gesprekken periodiek worden gehouden om, tezamen met de nodige inspecties, te borgen dat ook inderdaad de nodige stappen worden gezet door het bedrijf. Omdat 3.5. Provinciaal toezicht North Refinery Actie: toezicht in projectvorm. Planning: juli - december 2011 Stand van zaken: het projectteam voor toezicht is ingesteld en is gestart met (de voorbereiding van) de onderstaande activiteiten. Vanaf begin 2012 moet de inhaalslag zijn uitgevoerd en zal de ingezette lijn worden opgenomen in het normale Uitvoeringsprogramma 2012. Toelichting Het toezicht bij North Refinery zal, voor zover wij bevoegd zijn, de komende periode (juli-december 2011) in projectvorm worden uitgevoerd. Naast hercontroles maken onder andere systeemtoezicht in relatie met het BRZO en diepgaand administratief toezicht daar onderdeel vanuit. Systeemtoezicht en diepgaand administratief toezicht zijn instrumenten die tot dusver beperkt door ons werden toegepast in het kader van lijncontroles en de advisering aan de Inspectie Vrom in het kader van de EVOAregeling. Dit moet leiden tot het in control raken van het bedrijf. Mede door de andere acties uit dit plan van aanpak, is snel duidelijk of en zo ja welke zaken niet in orde zijn en kan snel en adequaat worden gehandeld.
Systeemtoezicht Bij systeemgericht toezicht wordt gebruik gemaakt van de opzet en output van managementsystemen zoals die bij een bedrijf worden toegepast. Het doel van die managementsystemen moet dan zijn dat een bedrijf met die systemen blijvend aantoont dat zij maatregelen (technisch en organisatorisch) heeft getroffen waarmee wordt geborgd dat er wordt voldaan aan wet- en regelgeving. Systeemtoezicht geeft een overall beeld van de borging/werking van systemen bij het bedrijf inzake ©acceptatie en afgifte ©bedrijven van installaties ©onderhoud en inspectie door North Refinery Systeem toezicht kan slechts tot zijn recht komen bij een bedrijf dat pro-actief handelt en op die basis "in compliance" is. Zo ver is het op dit moment echter nog niet. Diepgaand administratief toezicht Administratief toezicht is een controlemethodiek die gehanteert wordt naast het reguliere (fysieke) toezicht. De doelstellingen van het administratief toezicht zijn: o Het door middel van diepgaande administratieve controles onderzoeken of de krachtens de Wet milieubeheer (inclusief Besluit melden van bedrijfsafvalstoffen en gevaarlijke afvalstoffen) en andere regelgeving gestelde eisen ten aanzien van de melding, registratie en verantwoording van de ingaande, interne en uitgaande (afval)stromen in voldoende mate worden nageleefd. o Het verkrijgen van een indicatie omtrent de betrouwbaarheid van de door het bedrijf in het kader van de naleving van de vergunning (en andere bij of krachtens de Wet milieubeheer en overige regelgeving gestelde regels) geregistreerde en aan de provincie overgelegde administratieve gegevens. o Het controleren of (afval)stoffen feitelijk conform de geldende regelgeving zijn/worden geaccepteerd, be-/verwerkt en afgevoerd. « Voorkomen van illegaal accepteren, be-/verwerken en afgifte van afval (lekvrije verwijdering van afvalstoffen) om verontreiniging van het milieu te voorkomen. Waar mogelijk wordt naast de administraties van het bedrijf uiteraard ook gebruik gemaakt van de managementsystemen die het bedrijf heeft. In het project zal worden gezorgd voor een duidelijke afstemming tussen de inspecteurs die fysiek installaties/voorzieningen e.a. controleren, en (andere) projectieden die aanwezigheid van procedures, registraties, borgingen e.a. die onderdeel uitmaken van het systeem controleren. Acceptatie van afvalstoffen Met betrekking tot acceptatie van afvalstoffen kan worden opgemerkt dat deze voor een belangrijk deel zal worden opgenónien in systeem toezicht en diepgaand administratief toezicht. Aanvullend hierop zal ook middels monstemame en analyse gecontroleerd worden (samen met de Douane). Nagegaan vvordt of in strijd met regels wordt geaccepteerd, en of de analyses van North Refinery van geaccepteerde stromen volledig en betrouwbaar zijn. Daarmee wordt dus niet alleen de acceptatie van feitelijke stromen getoetst, ook wordt de kwaliteit van de toetsing door North Refinery gecontroleerd. 3.6. Aanpassing vergunning Actie: aanpassing vergunning in drie trajecten, zie hierna. Planning: juli 2010 - najaar 2012. Toelichting De bevindingen van de cie. De Ridder beschouwen wij als een actualiseringtoets op de vergunning (onder normale omstandigheden doen we dat eens in de vijfjaar). Gekoppeld aan de uitkomsten van het project Verscherpt Toezicht en de eventuele bevindingen van het OM, mits die op tijd beschikbaar zijn, zullen we een aantal vergunningprocedures starten. Het provinciale projectteam hiervoor is inmiddels geformeerd en de directie van het bedrijf is geïnformeerd dat op zeer korte termijn het vooroverleg zal starten. Bepaalde elementen uit de bevindingen zullen ambtshalve tot wijziging van de vergunning moeten leiden (aanpassing vergunning zonder aanvraag van het bedrijf) naast elementen die uitsluitend op aanvraag van het bedrijf tot een veranderde vergunde situatie kunnen en moeten leiden. Er zal in 2011 een drietal vergunningtrajecten gestart worden gestart (deels zijn die al gestart).
Drie trajecten Actie: ambtshalve wijziging van de vergunning Stand van zaken: De ambtshalve wijziging van de vergunning is opgestart en moet leiden tot een besluit in het najaar 2011. Een juridische toetsing wat ambtshalve gewijzigd kan worden, heeft plaatsgevonden. Planning: * Concept ontwerpbeschikking in week 26 naar DCMR voor een second opinion; * Ter inzage legging ontwerpbeschikking gedurende zes weken, startend augustus 2011; * Verwerken eventuele inspraak en als definitief besluit ter inzage in oktober 2011; * Parallel hieraan wordt een check uitgevoerd inzake de samenhang van deze ambtshalve wijziging en de lopende handhavingbeschikkingen, zodat er geen tegenstrijdige besluiten worden genomen; Actie: totale vergunninganalyse, leidend tot een nieuwe revisievergunning. Stand van zaken: De analyse is uitgevoerd in de maanden juni en juli. Planning: Op basis van deze totale vergunninganalyse, mede in het kader van het Project Verscherpt Toezicht North Refinery (fase 2) zal zo spoedig mogelijk na de zomer een traject voor een revisievergunning worden gestart, leidend tot een vergunningaanvraag nog in het jaar 2011. Indien de volledige medewerking van het bedrijf wprdt gewaarborgd, is een revisievergunning in het eerste helft van 2012 realiseerbaar. Zo mogelijk kan dit onderdeel worden gecombineerd met de "geuraanvraag" zoals hieronder aangegeven. Actie: aanpassing vergunning m.b.t. geurvoorschrift. Stand van zaken: Op verzoek van het bedrijf is op 30 juni gestart met vooroverleg over een aanpassing van het geurvoorschrift. De eerste inadequate aanvraag op dit punt van 5 maart 2011 is door het bedrijf bij brief van 13 mei 2011 ingetrokken. Planning: Een ontvankelijke aanvraag wordt, na de nodige vooroverleggen, op z'n vroegst begin november 2011 voorzien. Zo mogelijk kan dit onderdeel worden gecombineerd met de gehele revisievergunning zoals hierboven aangegeven. Toelichting Bij de aanvraag van 2008 waren zowel het bedrijf als wij in de verwachting dat een eventuele geuremissie niet tot geurhinder zou kunnen leiden. Na intern overleg is toch een contour van 100 meter rondom de inrichting opgenomen als voorschrift. In de praktijk (sinds voorjaar 2009) is gebleken dat wel een grote mate van geuremissie en klachten optreedt. De implementatie van de Best Beschikbare Technieken (BBT, maatregelen en -voorzieningen om geurhinder te voorkomen/beperken binnen de inrichting) moet heroverwogen worden en dit kan leiden tot meer maatregelen. Daarna moet worden vastgesteld wat een acceptabel geurhinderniveau - op basis van onderzoeken - is. Vervolgens wordt de vergunning aangepast, waarbij zowel maatregelen en voorzieningen als de geurcontour opnieuw worden vastgelegd. 3.7. Project Verscherpt toezicht In het project Verscherpt toezicht participeren diverse handhavingsorganisaties voor toezicht en handhaving. Met de opgestelde risicoanalyse (zie hoofdstuk 3.1) kunnen wij onze inbreng en coördinerende rol meer invullen en kunnen wij onze eigen inzichten beter koppelen aan de inbreng van onze bestuurlijke handhavingpartners. Het project Verscherpt toezicht heeft n.a.v. het verschijnen van het rapport van de cie. De Ridder pas op de plaats gemaakt, omdat wij zelf de nodige acties in gang hebben gezet of uitvoeren. Het project Verscherpt Toezicht heeft daarom nu een rol op het gebied van informatie-uitwisseling en kennisoverdracht en heeft een samenwerkingsrol voorzover dat meerwaarde biedt. Daarbij zijn deze rollen nu ook op bestuurlijk niveau verankerd.
4. Acties met betrekking tot de provinciale organisatie 4.1. Standaard een risicoanalyse per bedrijf Actie: per bedrijf standaard een risicoanalyse opstellen in samenwerking tussen MV en MTZ, op basis van beschikbare informatie en eerdere ervaringen. Stand van zaken: ingevoerd, zal voortaan worden gedaan. Dit leidt tot de aanpak voor het toezicht en de handhaving en de borging van daaruit voortkomende vergunningacties voor bedrijven. Daardoor is eerder in het proces in beeld wat risicobedrijven zijn, niet alleen op grond van de Brzo, maar ook op
basis van bijvoorbeeld naleefgedrag. Dit overzicht wordt actueel gehouden door frequent overleg omdat risico's door actuele ontwikkelingen kunnen wijzigen. 4.2.1. Administratief toezicht. Actie: structureel oppakken van het instrument diepgaand administratief toezicht naast het fysieke toezicht. Stand van zaken: ingevoerd, zie ook hoofdstuk 3.5. 4.2.2. Systeem toezicht Actie: structureel oppakken van het instrument systeemtoezicht naast het fysieke toezicht Stand van zaken: ingevoerd, zie ook hoofdstuk 3.5. 4.3. Integrale teams voor complexe bedrijven Actie: samenstellen van integrale teams van een vergunninghouder en twee toezichthouders voor het toezicht op complexe bedrijven en/of bedrijven met een hoog actueel risico. Stand van zaken: ingevoerd. Daar waar nodig zullen wij de deskundigheid van DCMR daarbij benutten. De inzet van dergelijke integrale team is daarbij tevens gericht op het directer en strakker handhaven daar waar nodig. Er is nog wel een vervolgactie aan de orde, namelijk de raming van uren voor toezicht en handhaving en deskundigheidsbevordering. Daaraan gekoppeld zit een mogelijke capaciteitsvraag. Planning vervolgactie: in september 2011 duidelijkheid of al of niet een capaciteitsvraag aan de orde is. Zo ja, dan zal bij de Voorjaarsnota 2012 hier nader op worden ingegaan. 4.4. Structureel managementoverleg Actie: instellen van een structureel managementoverleg over risicovolle bedrijven. Sfand van zaken: ingevoerd, wekelijks is een dergelijke overleg. Het doel is om gestructureerd in plaats van ad hoc te signaleren of een aanpassing/aanscherping van de vergunning nodig is voor bedrijven met een hoog actueel risico om risicosituaties voor mens en milieu te voorkomen. Hierdoor zal er meer preventief richting de risicobedrijven geopereerd worden in plaats van repressief. Via dit overleg wordt de portefeuillehouder en/of ons college geïnformeerd en geadviseerd over zonodig te nemen stappen richting de bedrijven. Tevens is dit managementoverleg bedoeld om daar waar nodig richting te geven aan een strakkere uitvoering van het handhavingsbeleid. 4.5. Risicoanalyse andere bedrijven Actie: uitvoeren risicoanalyses Stand van zaken: Voor de eerste ca. 25 bedrijven (m.n. BRZO-bedrijven) zijn risicoanalyses uitgevoerd. Bovendien is voor deze bedrijven een quick scan uitgevoerd wat betreft toezichtplan en naleving van rapportageverplichtingen. Doel van deze analyse is om te bezien of het optreden tot nu voortvarend en dwingend genoeg is geweest of dat aanpassing in de aanpak wenselijk is. Deze analyse wordt gevolgd door toetsing in de praktijk tijdens de reguliere controles. Planning: Op korte termijn volgen er nog 20 risicoanalyses. Daarmee zijn in september 2011 voor ca. 45 prioritaire bedrijven risicoanalyses beschikbaar. Voor ca. vijf analyses zullen wij een second opinion laten uitvoeren door DCMR om na te gaan of de ainalyses goed zijn uitgevoerd. De (overall) resultaten van de risicoanalyses worden in een apart document beschreven en zal zo spoedig mogelijk worden nagezonden. Voor de overig ruim 370 bedrijven in onze provincie wordt in eerste instantie per bedrijfstak een risicoprofiel opgesteld. Afhankelijk daarvan zal worden beoordeeld of verdere verdieping per bedrijfstak nodig is. Dit deel van de risicoanalyse verwachten wij gereed te hebben in het eerste kwartaal van 2012. 4.6. Organisatieverandering Actie: verdere ontwikkeling van de cultuur van de betrokken afdelingen. Stand van zaken: het organisatieontwikkelingstraject is gestart. Toelichting Naast de eerder beschreven acties ten aanzien van de professionalisering van de organisatie is er ook behoefte aan verdere ontwikkeling op aspecten als cultuur, houding en gedrag van medewerkers en leidinggevenden. Hiertoe is een organisatieontwikkeltraject opgestart. De eerste fase bestaat uit een verdiepend onderzoek naar genoemde houdings- en gedrags aspecten, waarbij nadrukkelijk breder gekeken wordt dan alleen de casus North Refinery. In het onderzoek zal ook de relatie gelegd worden met eerdere professionaliseringsactiviteiten en met de voorgenomen vorming van de
Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) in 2012. Het verdiepend onderzoek zal leiden tot een nadere diagnose en voorstellen ten aanzien van gewenste maatregelen ten aanzien van deze aspecten (verbeterplan). Ook zal het onderzoek aandacht besteden aan de inzet van audits en collegiale toetsing en zal worden ingegaan op het capaciteitsvraagstuk (zie ook hoofdstuk 4.3.). Het onderzoek wordt uitgevoerd door een extern deskundige, mevrouw mr. drs. C. de Boer, MBA. Tijdens de informatieavond voor de statencommissie Omgeving en milieu op 6 september a.s. kunnen haar eerste bevindingen worden meegedeeld. Planning: We verwachten het verbeterplan na de zomer beschikbaar te hebben en streven ernaar dit tijdens de behandeling in de statencommissie Omgeving en milieu op 14 september a.s. van dit PvA aan de commissie beschikbaar te kunnen stellen. 4.7. Audits Actie: periodieke audits Stand van zaken: dit onderzoek toont aan dat het (laten) uitvoeren van audits een waardevolle bijdrage kan leveren aan de verdere professionalisering van de organisatie. Wij zullen dan ook periodiek een dergelijke audit op inhoud en werkprocessen laten uitvoeren door een onafhankelijke partij. Planning: w\\ hebben de intentie om de eerstvolgende audit uit te voeren in november 2011, namelijk een audit op de risicoanalyse andere bedrijven (hoofdstuk 4.5.). Verdere audits zijn gepland voor juni en december 2012 nadat organisatorische maatregelen zijn ingevoerd en enige tijd ervaring daarmee is opgedaan. Daarbij moet nader worden bezien wat op dat moment in aanmerking komt voor een audit en hoe de audit eruit moet zien. 4.8. Actualiseren toezichtplan 2011/2012 Actie: actualiseren van het toezichtplan voor 2011/2012 met informatie over de inspectiebezoeken en naleefgedrag in de jaren 2008 en 2009 en, alsook met informatie over de periode tot en met mei
2011.
In dit licht worden de geplande preventieve inspecties geactualiseerd. Stand van zaken: gereed, dit betreft het overzicht zoals opgenomen bij hoofdstuk 4.5. Voor 2012 wordt e.e.a. meegenomen in het Toezichtsplan 2012. 4.9. Aanpassing database Actie: Aanpassen van de digitale database Squit XO Stand van zaken: De afdeling IVT zal de documentkoppelingen wijzigen om zodoende het gebruikersgemak en de archiefvorming te verbeteren. Daarnaast wordt gewerkt aan een plan van aanpak om de technische wijzigingen te implementeren, werkafspraken tussen MV, MTZ en IVT te vertjeteren en om de gebruikers.te trainen. Planning: He\ plan van aanpak zal voor 1 augustus 2011 worden opgeleverd. In september zal gestart worden met de realisatie. De afronding van dit optimalisatieproject wordt voorzien eind 2011 begin
2012.
Toelichting In 2009 hebben de afdelingen MV en MTZ het nieuwe zaaksysteem SquitXO in gebruik genomen. Dit systeem is gekoppeld aan ons archief systeem. Tijdens het gebruik van Squit XO blijkt deze koppeling met het archiefsysteem niet optimaal te functioneren. Na de implementatie van de WABO in oktober 2010 heeft de afdeling MV daarom besloten extra (externe) capaciteit in te zetten voor de optimalisatie van SquitXO. In april 2011 is een nieuwe Squit versie geïnstalleerd die de gebruikerservaring aanzienlijk verbeterd. Daarnaast is een analyse gemaakt van mogelijke verbeteropties met betrekking tot de documentkoppelingen.
5. Monitoring van dit plan van aanpak Dit plan van aanpak wordt periodiek in het managementoverleg besproken en beoordeeld op de voortgang. Op basis daarvan wordt de portefeuillehouder wekelijks geïnformeerd. Halfjaarlijks zullen wij uw Staten informeren over de resultaten en de voortgang. In de tabel op de volgende bladzijde zijn de in dit PvA genoemde acties samengevat en uitgezet in de tijd.
Tabel: Overzicht acties en planning Nr. Actie
2011
gereed
3.2.
Risicoanalyse en inspectieplan Opleveringscontrole
3.3.
Handhavingbeschikkingen
3.4.
Bestuurlijk overleg
3.5.
Toezicht in projectvorm
3.6.
Aanpassing vergunning
3.1.
sept
okt
2012 nov
dec
jan
febr
mrt
apr
mei
juni
juli
aug
sept
okt
nov
dec
mtM^i
m^
■"^"-'^'^V' ^ ' ' ' ^
|;%^g
Kti-
'^k'
WM 3.7.
4.1. 4.2. 4.3.
4.4. 4.5. 4.6.
Project Verscherpt Toezicht (aanpassing rol) Standaard risicoanalyse per bedrijf Administratief en systeemgericht toezicht Integrale teams voor complexe bedrijven Capaciteitsvraag Structureel managementoverleg Uitvoeren risicoanalyse andere bedrijven Organisatieverandering Audits
4.8.
Actualiseren toezichtplan 2011 Aanpassing database
4.9.
K,t,
'\M~y-
^
MM ■51^'T-^
4.7.
,
**1
n;~"s
t-tttT
*^'^->4
