A vezetői számvitel gyakorlati alkalmazása az Eurovan Miskolc Kft számviteli rendszerében

Vezetői számvitel

Vezetői információs rendszer működése

Miskolci Egyetem Gazdaságtudományi kar Üzleti Információgazdálkodási és Módszertani Intézet Számvitel intézeti tanszék

A vezetői számvitel gyakorlati alkalmazása az Eurovan Miskolc Kft számviteli rendszerében

Miskolc, 2010. november.08 Készítette: Boholy Attiláné Neptun kód: WN774W Kar: GTK Szak: Pénzügy – Számvitel Szakirány: Számvitel Évfolyam: III. évfolyam/levelező Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

1. oldal

Vezetői számvitel


Tartalomjegyzék 1. Bevezetés 4 2. A vezetői számvitel alapfogalmai 6 2.1 A vezetői számvitel bemutatása 6 2.2 A pénzügyi és a vezetői számvitel összehasonlítása 7 2.3 A vezetői számvitel szerepe, feladata 9 3. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása. Az alkalmazott vállalatirányítási rendszer rövid ismertetése, működése, vezetői információs rendszer kialakítása. 10 3.1. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása 10 3.2 A társaság számviteli politikájának , és az alkalmazott költség és ráfordítás elszámolási módok bemutatása 11 3.3 A vállalkozás szervezeti felépítése, utalványozás rendjének kialakítása, belső szabályozási rendszerének hierarchikus bemutatása 13 3.3.1 A vállalkozás szervezeti felépítése 13 3.3.2 A társaság képviselete 14 3.3.3 A vállalkozásnál kialakított utalványozási rendszer áttekintése 14 3.3.4. A belső szabályzatok hierarchikus felépítésének bemutatása 15 3.5 A társaságnál alkalmazott ügyviteli rendszerek bemutatása 16 3.5.1 Az importőr, a Mercedes-Benz Hungária Kft által ebben az időben kért információk bemutatása 17 3.5.2 A társaság tevékenysége során felmerült folyamatok nyilvántartási igénye 18 3.6. Az új gazdasági környezet, és az átalakuló vezetői, tulajdonosi információs igények 22 3.6.1 Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling információk 23 3.6.2 Az átalakult vezetői, tulajdonosi információs igények 23 3.7 A Rubin ZRT rövid bemutatása 26 3.7.1 A DOAS rendszer felépítése 26 3.7.2 A könyvelői rendszer felépítése 27 4. A vállalat irányítási rendszer bevezetése, alkalmazása, a vezetői információs igények kielégítését szolgáló rendszer kialakítása 28 4.1. A Rubin ZRT által kifejlesztett rendszer bevezetés 28 5. Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling rendszer kiépítése az Eurovan Miskolc Kft-nél 32 5.1 Az eddigi helyzet bemutatása a Magyarországi viszonylatot figyelembe véve 32

5.2 Controlling rendszer kiépítése 5.2.1 Kinek a feladata a controlling tevékenység lebonyolítása 5.2.2 Mivel foglalkozik a controlling, kinek a feladata ennek számonkérése 5.2.3 A controller feladata a vállalkozáson belül 5.2.4 Mit is jelent a Business Management kifejezés? 5.3 Az importőr által bevezetett GBMS rendszer bemutatása 5.4 Előnyök kereskedő és az importőr részére egyaránt 5.5 Az importőr által elvárt információkhoz szükséges riportolási rendszer bemutatása 6. A Controlling információk összeállításáról nyert tapasztalatok bemutatása 7. Felhasznált irodalom 8. Mellékletek felsorolása 1.számú táblázat: Global Business Management System 2. számú táblázat: Új Jármű értékesítés költséghely, Fedezet I mutató értékének meghatározása 3.számú táblázat: Új Jármű értékesítés költséghely, Fedezet I mutató értékének meghatározása 4. számú táblázat: Használt jármű értékesítés költséghely Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

32 33 33 34 34 34 36 36 45 47 49 50 51 2. oldal

Vezetői számvitel


Fedezet I mutató értékének meghatározása Alkatrész értékesítés költséghel Fedezet I mutató értékének meghatározása 6.számú táblázat: Szerviz-szerelő költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása 7.számú táblázat: Közvetlen fix költségek , Új jármű- és használt járműértékesítés Költséghely, Fedezet II mutató meghatározása 8.számú táblázat: Közvetlen fix költségek . Alkatrész értékesítés és Szerviz-szerelő költséghely. Fedezet II mutató meghatározása 9.számú táblázat: Közvetett fix ráfordítások. Vállalati általános költséghely 10. számú táblázat: Mérleg séma 11.számú táblázat: Statisztikák 12. számú táblázat: Profitabilitás és Stabilitás mutatók

52

5.számú táblázat:

Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

53 54 55 56 57 58 59 60

3. oldal

Vezetői számvitel


„Alkalmazz jó könyvelőt! Már hallom is, amint sokan rávágják, inkább élelemre vagy ruhára költenék ezt a pénzt. Ezzel a gondolkodással az a baj, hogy nem oldod meg anyagi gondjaidat, és nem leszel gazdagabb. Ahogy apám mondta: fel kell mérni, mi a jó és rossz adósság, jó és rossz bevétel, jó és rossz kiadás. Ha jó könyvelőt alkalmazunk, az jó költségnek számít, mert gazdagít, könnyebbé teszi az életünket és a jobb jövőt készít elő számunkra.” Robert T. Kiyosaki, a Gazdag papa-szegény papa bestseller-sorozat írója

1. Bevezetés A számvitel egy gyakorlati tevékenység, melynek során információ kerül szolgáltatásra. A számvitel feladata, hogy egy gazdasági társaság pénzügyi információi meghatározása, mérése érdekében adaton szolgáltasson annak érdekében, hogy ezek feldolgozása során a felhasználók megalapozott döntéseket tudjanak hozni. A megállapítás a mérés és a közlés szolgálhatja a társaság külső felhasználóinak igényét, ha ez történik, akkor pénzügyi számvitelről beszélhetünk, amikor azonban a belső felhasználók megalapozott döntéseihez szolgáltatnunk információt, akkor már vezetői számvitelről beszélünk. Tudományos Diákköri Kutatómunkámmal szeretném áttekinteni a vezetői számvitelhez kapcsolódó alapfogalmakat, a vezetői számvitel és a pénzügyi számvitel kapcsolatát, a vezetői számvitel szerepét és feladatát. Az elmélet bemutatásán túl a gyakorlatot is szeretném bemutatni annál a gazdasági társaságnál, ahol jelenleg gazdasági vezetőként dolgozom és részt vettem a vezetői számvitel rendszerének kialakításában. Az első témakörben a vezetői számvitelhez kapcsolódó alapfogalmakat és a hozzájuk kapcsolódó értelmezéseket kívánom részletezni. Kezdve a pénzügyi számvitel és a vezetői számvitel kapcsolatának bemutatásával. Ezek után a vezetői számvitel helyét, szerepét szeretném bemutatni a vállalkozások rendszerében. A második témakörben az Eurovan Miskolc Kft működését és szervezeti felépítését kívánom először bemutatni. Egy kis kitérővel a társaság számviteli politikáját is bemutatom, hiszen ennek ismerete alapján tudunk a nyilvántartásokba betekinteni és az azokban szereplő adatokat értékelni. A társaságnál kialakított költség elszámolási módszerek rövid szemléltetése után áttérnék az alkalmazott gyakorlatra. A kialakított költséghelyek és költségviselők bemutatásán keresztül szeretném, a nem régen bevezetett, és alkalmazott integrált vállalatirányítási rendszert átvilágítani, és az abban rejlő lehetőségeket és hibákat, hiányosságokat feltárni. A vezetői információs igények feltérképezése után az integrált vállalatirányítási rendszerből gyűjtött információk részletes bemutatásával folytatnám. Itt kiemelt témakörként kezelném az információs rendszerből történő adatok és a vezetői információs igényekhez fontos adatok gyűjtésének, Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

4. oldal

Vezetői számvitel


rendszerezésének bemutatását. Ezt követné a GBMS (Global busines managment system ) rendszer bemutatása a gyakorlatban, magán az adatszolgáltatáson keresztül. Nagyon fontos annak értékelése, hogy a vezetők, hogyan hasznosítják a nyert információkat, miként történik az adatok kiértékelése, milyen lépéseket tesznek annak érdekében, hogy a folyamatokat egy egészséges pályára tereljék.


5. oldal

Vezetői számvitel


2. A vezetői számvitel alapfogalmai 2.1 A vezetői számvitel bemutatása

A számvitellel szemben a menedzsment részéről gyakran fogalmaznak meg kritikát. Ennek a főbb jellemzői a következők: a számvitel nagy tömegű adatokat állít össze, azonban azok kevésbé alkalmasak az üzleti döntések meghozatalára, támogatására, a könyvelést helyezi a középpontba, a pontosságra és a precizitásra való törekvés miatt késik az adatok időben történő rendelkezésre bocsátásával, a számvitel retrospektív jellegű, azaz a döntések utólagos igazolását szolgálja. Ezzel szemben viszont a számviteli szakemberek azt állítják a szükséges adatok rendelkezésre állnak, azonban a vezetők nem tudják azokat megfelelően használni. Ennek az ellentmondásnak a feloldását úgy tudjuk elérni, ha a számvitelt a vezetői számvitel irányába fejlesztjük és a múlt dokumentálása helyett a jövőbeni döntések támogatása kerül központi funkcióba. Ezek után jogos a felmerülő kérdés: Mi is valójában a vezetői számvitel?

Erre egyértelmű és mindenki számára megfelelő válasz talán nincs is, a szakirodalmakban többféle definícióval találkozhatunk.

Az egyik megközelítés szerint: „A vezetői számvitel a számvitelnek az a módosulása, amely az üzleti folyamatok számbavételének érdekein túl kiemelt prioritásként kezeli az üzleti irányítás érdekeit” (Boda - Szlávik)

A számviteli törvény lehetőséget biztosít arra, hogy a vállalat vezetése a 6 – 7. számlaosztályt a vezetői információk, előállítására használja fel. Ezen, számlaosztályok használatával meg lehet határozni a költséghelyeket és a költségviselőket, a felelősségi egységeket, vagyis kialakíthatjuk a hatékony költséggazdálkodási rendszerünket. Ezért nem véletlen, hogy a főkönyvelők egy jelentős része a vezetői számvitelt rögtön a 6 – 7. számlaosztály használatával azonosítja.


6. oldal

Vezetői számvitel


Ennek megfelelően a vezetői számvitel fogalmának egy másik típusú megközelítése a következő: „a vezetői számvitel tartalma a számviteli rend, a számviteli alapelvek, és szabályok szerint épül, kap értelmet és jelentést. Információi tényadatokból képződnek, ezáltal a múltra

vonatkozó

következtetések,

tanulságok,

értékelések

készítésére

kiválóan

alkalmasak. Eredményirányításra, befolyásolásra kevésbé, megvalósítható jó alapja lehet egy teljes körű vállalati controlling rendszernek.” ( Véry, 2003. év )

A vezetői számvitel információinak támogatnia kell a költségszámítást, a tervezési, az ellenőrzési, operatív irányítási funkciókat és általában a döntéshozatalt.

Az IFAC (Számviteli Szakemberek Nemzetközi Szövetsége) szerint a vezetői számvitel a következő: „ A vezetői számvitel az olyan – számviteli és nem számviteli – információk azonosításának, mérésének, gyűjtésének, elemzésének, előkészítésének, értékelésének és közlésének folyamata, amelyeket a vezetés

a tervezésben, az értékelésben és az

ellenőrzésben használ fel, és amelyek lehetővé teszik a források elszámolhatóságát. A vezetői számvitel a vezetési folyamat integráns része. „ (IFAC Handbokk, 1977)

A vezetői számvitel a számvitelnek az a területe, amely olyan információkat szolgáltat a vezetők részére, amelyek segítségével a teljesítmények növelhetők, a költségek (ráfordítások) csökkenthetők, vagyis az eredmény maximalizálható.

2.2 A pénzügyi és a vezetői számvitel összehasonlítása A külső információk tartalmát a számviteli törvény szabályozza, a belső információkét pedig, az üzleti folyamatok sajátosságai határozzák meg. Tehát a pénzügyi számvitel tartalmát a számviteli törvény határozza meg, ennek oka, hogy a piac szereplői számára ad információt. A vezetői számvitel a vállalkozás vezetői információs rendszerének része, a vállalkozás vezetőit szolgálja a döntések meghozatalában. A számvitel ilyen két irányú szétválását az indokolja, hogy a piac szereplői (hitelezők, befektetők,piaci partnerek,stb.) nyilvánvalóan más-más információkat igényelnek, de a tulajdonosok és a vállalkozás menedzsmentjének is eltérőek lehetnek az információs igényei.


7. oldal

Vezetői számvitel


A vezetői és a pénzügyi számvitel összehasonlítása Az összehasonlítás területei Felhasználók

Tartalom

Pénzügyi számviteli igények - állam, - tulajdonosok, - üzleti partnerek, - hitelezők, befektetők, - Számviteli törvény szerinti

Forma

- Számviteli törvény szerinti

Számviteli módszer

- Kettős könyvvitel

Kritériumok

Realitás Vizsgált időtartam

- Objektív, - ellenőrizhető, - konzisztens, - Tény - Általában egy év

Tárgyidőszakok

- Múlt

Gyakoriság

- Évente

Késés Szervezeti bontás Tevékenységi bontás

- 1 – 4 hónap - Vállalkozás egésze - A vállalkozás teljes tevékenysége

A mérés mennyiségi egysége

- Normális pénzérték

Adattípus

- Mérleg - Eredmény-kimutatás - Cash Flow - kimutatás - Kiegészítő melléklet

Eredmény-kimutatás szerkezete Fő hangsúly

- Számviteli törvény szerinti

Központi feladat

- A lehető legpontosabb kép a tranzakciók hatásairól, a vagyoni és jövedelmi helyzetről - Központban a vállalkozás általános gazdálkodási helyzete

1. számú táblázat

Vezetői számviteli igények - menedzsment

- A számviteli törvénnyel összhangban, de az üzleti folyamatok törvényei szerint Az üzleti folyamatok legjobb megjelenítése szerint - Nem korlátozódik a kettős könyvvitelre. - Bármilyen azzal konzisztens rendszer hasznos lehet - Releváns, - hasznos, - érthető, - Várható tény - Ahogy az üzlet hatékony irányítás megkívánja - Jelen, - Jövő - Havonta, - Negyed évente - Maximum 1 hét - Szervezeti egységekre bontás - Tevékenységekre, - termékekre való bontás - Bármilyen pénzérték, - volumen egység ( ár, fajlagos, munkaóra, gépóra, stb.) - Mérleg - Eredmény-kimutatás - Cash Flow – kimutatás - Környezeti információk - Piaci információk - Értékesítési információk - Termelési információk - Készletadatok - Humánpolitikai információk, stb - Fedezeti jellegű - A sebesség

- Központban a költséggazdálkodás

Forrás: Hanyecz Lajos: A controlling rendszere (Saldo, 2006. év)

Látható tehát, hogy a számviteli törvény által előírt tartalom elsősorban a külső felhasználói információs igények kielégítését szolgálja, azonban ezen keresztül hatást gyakorol a belső rendszer működésére is. A vezetői számvitel elsődleges funkciója a tényadatok közlése. A számvitelesek, statisztikusok heteket, gyakran hónapokat dolgoznak egy-egy adaton, amikor végre azt mondják kész és a tényadatot előállították. Azonban az sincs kizárva, hogy később ezt újra előveszik, javítják, átalakítják. A menedzsment nyilvánvaló, hogy nem várhat ennyi időt, hogy a döntését meghozza. Ezért meg kell elégednie a megközelítő pontosságú adatokkal, vagyis azt kell tudnia, hogy mi várható az előtte álló időszakra. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

8. oldal

Vezetői számvitel


Számukra az adat a várható tényt kell, hogy kifejezze. Általános követelmény, hogy a szükséges adatok megfelelő időben érkezzenek meg a rendeltetési helyükre. Ha ez nem történik, meg akkor késésről beszélhetünk, az események túlhaladnak rajtunk, érdemben már nem tudunk beavatkozni. Azt mondhatjuk, hogy az információs rendszer ott működik jól és hatékonyan ahol az adatok rendelkezésre bocsátási idejét sikerül minimálisra lecsökkenteni, ennek két alapvető feltétele van: a szükséges informatikai beruházások megvalósítása, a számviteli munka lebonyolításának magas szintű szervetettsége. 2.3 A vezetői számvitel szerepe, feladata A vezetői számvitel a különböző vezetői funkciókhoz szolgáltat információt. A legfontosabb funkciók a következők: tervezés, döntéshozatal és ellenőrzés. A vezetőknek előre kell tervezniük az olyan alapvető döntések meghatározásában, mint a tőkeráfordítás, termelés, értékesítés. A tervezés lehet rövid és hosszú távú is. A rövid távú tervek részletesebbek, kidolgozottabbak. A profitorientált vállalkozások vezetőinek gyakran dönteniük kell abban, hogy milyen módon érjék el céljaikat, a rendelkezésre álló erőforrásokat hogyan osszák meg a tevékenységek között a profitmaximalizálás érdekében. Azon társaságoknál ahol a tulajdonos és a vezető személye nem ugyan az, különösen fontos a döntések megalapozása. Itt már felvetődik a gazdálkodásért való felelősség kérdésköre is. A vezetői funkciók között kiemelkedő szerepe van az ellenőrzésnek. A vezető folyamatosan vizsgálja, hogy a tevékenység megfelel-e a tervnek, ehhez azonban napra kész és helytálló információkra van szüksége. A vezetőknek szolgáltatott információk a vállalkozáson belül a kommunikációs folyamatnak igen jelentős része. A vezetői számvitel alapvető szerepe: a figyelem irányítása, az eredmények számbavétele, a problémák megoldása. A vezetői számvitel információkat szolgáltat, azonban nagyon pontosan tudni kell mikor, kinek és milyen vezetői információkra van szüksége, ehhez olyan indikátorokat szükséges meghatározni, amelyek jól jellemzik a folyamatokat. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

9. oldal

Vezetői számvitel


3. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása. Az alkalmazott vállalatirányítási rendszer rövid ismertetése, működése, vezetői információs rendszer kialakítása. 3.1. Az EUROVAN Miskolc Kft bemutatása Az Eurovan Miskolc Kft 1997. november 01-én kezdte meg működését Korlátolt Felelősségű Társaságként. A vállalkozás tulajdonosai magánszemélyek. A társaság elsősorban Mercedes-Benz típusú új gépjárművek értékesítésével, és az értékesített járművek szervízelésével foglalkozik. A Mercedes-Benz Hungária Kft, dealereként működik, és kizárólagos forgalmazási joggal rendelkezik Borsod-AbaújZemplén megyében. Tevékenysége során személy gépkocsikat, tehergépjárműveket egyaránt értékesít, ellátja a Mercedes típusú járművek teljes körének szerviz tevékenységét. Ezen kívül, foglalkozik használt gépjárművek értékesítésével is, ez viszont már nem csak Mercedes típusú járműveket jelent. Ezen a területen több márka is képviseli magát. A gépjármű értékesítés és szerviz tevékenység mellett jelentős forgalmat bonyolít le az alkatrész értékesítés területén is, mivel nem csak a szerviz tevékenységéhez kapcsolódóan, hanem tovább értékesítési céllal is vásárolja őket. A Mercedes-Benz Hungária Kft dealereként, kvázi franchise rendszerben végzi tevékenységét, ezért az importőr által elvárt információs igények figyelembe vételével került kialakításra a számviteli rendszere. Tevékenységi körök bemutatása: Gépjármű-kereskedelem / főtevékenység / Gépjárműjavítás Gépjárműalkatrész-kereskedelem Motorkerékpár, - alkatrész kereskedelme, javítása Mezőgazdasági termék ügynöki nagykereskedelme Máshova nem sorolt egyéb pénzügyi közvetítés Máshova nem sorolt egyéb pénzügyi kiegészítő tevékenység Saját tulajdonú ingatlan adásvétele Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Ingatlanügynöki tevékenység Ingatlankezelés Személygépjármű kölcsönzése Építőipari gép kölcsönzése Szoftverkészítés, - szaktanácsadás Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

10. oldal

Vezetői számvitel


Adatbázis-tevékenység, on-line kiadás Üzletviteli tanácsadás Máshova nem sorolt, egyéb gazdasági szolgáltatás 3.2 A társaság

számviteli politikájának , és az alkalmazott költség és ráfordítás

elszámolási módok bemutatása A társaság kettős könyvvitelt vezet, könyvvizsgálatra kötelezett. Tevékenységéről éves beszámolót készít, melynek részét képezi az „A„ típusú összköltség eljárással készült eredmény-kimutatás és az

“A“ típusú mérleg és a kiegészítő melléklet. A beszámoló a

vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és annak változásáról valós képet mutat. Az éves beszámoló adatait leltár támasztja alá. Leltár készül a tárgy év december 31i fordulónapjával, az eszközök, és a források állományairól. A társaság a költségeit csak költség-nemek szerinti csoportosításban tartja nyilván. A számviteli

törvény

előírásait

betartva,

alkalmazza

a

költségek

és

ráfordítások

csoportosítását. A költségeket, illetve a ráfordításokat a következő csoportosításban tartja nyilván: Anyagköltség Igénybe vett szolgáltatások Egyéb szolgáltatások Eladott áruk beszerzési értéke Eladott, közvetített szolgáltatások értéke Bérköltség Személyi jellegű egyéb kifizetések Bérjárulékok Értékcsökkenési leírás Egyéb ráfordítások, Pénzügyi műveletek ráfordításai Rendkívüli ráfordítások Az eredménykategóriák tekintetében is a számviteli törvény előírásainak megfelelő csoportosítást alkalmazza a vállalkozás. Az „ A „ típusú Összköltség eljárással összeállított eredmény-kimutatás használatával kerül levezetésre a mérlegszerinti eredménye.


11. oldal

Vezetői számvitel


A következő eredmény kategóriákat különbözteti meg: Üzemi (üzleti) eredmény: A társaság a sajátosságához igazodva az összköltségeljárással határozza meg az üzemi (üzleti) tevékenység eredményét. Ennek megfelelően az összköltség eljárással kimutatott üzemi (üzleti) tevékenység eredménye, a naptári évben elszámolt értékesítés nettó árbevételének, az aktivált saját teljesítmények értékének, az egyéb bevételeknek összege, csökkentve az anyagjellegű ráfordítások, a személyi jellegű ráfordítások és az értékcsökkenési leírás együttes összegével. A pénzügyi műveletek eredménye: A pénzügyi műveletek eredménye a pénzügyi műveletek bevételeinek és ráfordításainak különbségéből áll. Szokásos társasági eredmény: Az üzemi (üzleti) tevékenység eredménye és a pénzügyi műveletek eredménye együttesen a szokásos társasági eredményt mutatják. Ez az eredménykategória a társaság rendszeres, folyamatos tevékenységéből származó eredményt tükrözi, hű képet ad a gazdálkodási és pénzügyi tevékenységéről. Rendkívüli eredmény: A társaság rendszeres tevékenységétől független, a rendszeres üzletmenetén kívül eső rendkívüli bevételek és rendkívüli ráfordítások különbözete, a rendkívüli eredmény. Adózás előtti eredmény: A szokásos társasági tevékenység eredménye és a rendkívüli eredmény összevonásával kell megállapítani az adózás előtti eredményt, melynek az adótörvényben leírtak szerinti korrigálása után az adóalapot kapjuk. Adózott eredmény: Az adózás előtti eredmény és az adóbevallás alapján számításba Vett nyereségadó különbözete az adózott eredmény, melynek terhére csak a tulajdonosnak járó osztalék, részesedés /előző évek eredmény-tartalékából történt esetleges kiegészítést is figyelembe véve / számolható el. Mérleg szerinti eredmény: A társaság mérleg szerinti eredménye,olyan adózás utáni eredmény, amelyet növelhet az eredménytartalékból osztalékra, részesedésre igénybevett, csökkent a mérleggel lezárt év után fizetett, jóváhagyott osztalék, részesedés összege. A mérleg szerinti eredmény a társaság rendelkezésére álló saját tőke része, melyet már sem adó, sem osztalék, részesedés nem csökkenthet. Az eszközök bekerülési értéke, közvetlen önköltség fogalmainak meghatározása: Az eszköz bekerülési értéke: az eszköz megszerzése, létesítése, üzembe helyezése érdekében az üzembe helyezésig, a raktárba történő beszállításig felmerült, az eszközhöz egyedileg hozzákapcsolható tételek együttes összege. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

12. oldal

Vezetői számvitel


Közvetlen önköltség: körébe tartoznak az eszközök előállítása, szolgáltatások nyújtása során azok a felmerült költségek, amelyek: az eszköz (termék) előállítása, szolgáltatás nyújtása során, üzembe helyezése, bővítése,

rendeltetésének

helyreállítása,

szolgáltatás

megváltoztatása, végzése,

nyújtása,

átalakítása, teljesítése

eredeti során

állagának közvetlenül

felmerültek, az előállítással, a szolgáltatás nyújtásával, teljesítésével bizonyíthatóan szoros kapcsolatban voltak, az eszközre (termékre), a szolgáltatásra a megfelelő mutatók, jellemzők segítségével elszámolhatók. Az értékelésnél alkalmazott deviza, valuta árfolyama A valutakészlet, a devizaszámlán lévő deviza készlet, a külföldi pénzértékre szóló követelések, befektetett pénzügyi eszközök, értékpapírok (együtt: külföldi pénzértékre szóló eszköz), illetve kötelezettségek forintértékének meghatározásakor a MNB hivatalos devizaárfolyamán mutatja ki a vállalkozás. A deviza/ valuta készletének fogyása esetén a FIFO módszert alkalmazza. 3.3 A vállalkozás szervezeti felépítése, utalványozás rendjének kialakítása , belső szabályozási rendszerének hierarchikus bemutatása 3.3.1 A vállalkozás szervezeti felépítése A Taggyűlés: A taggyűlés a társaság legfőbb döntéshozó szerve, amely a tagok összességéből áll. A taggyűlés kizárólagos hatáskörébe tartozik A társasági szerződés módosítása, A társaság alaptőkéjét érintő változtatások, A társaság egyesülésének, beolvadásának, szétválásának, és megszűnésének, valamint más társasági formába történő átalakulásának elhatározása, A ügyvezető megválasztása, visszahívása, A könyvvizsgáló megválasztása, visszahívása, A társaság éves beszámolójának elfogadása, Az éves nyereség felosztásáról, osztalék kifizetésről történő döntések meghozatala. A Könyvvizsgáló: A társaság taggyűlése egytől öt évig terjedő időszakra választhatja meg a könyvvizsgálót. A könyvvizsgáló feladat- és hatáskörére a Számviteli tv, Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

13. oldal

Vezetői számvitel


valamint a Gazdasági Társaságokról szóló tv mindenkor hatályos szabályaiban foglaltak az irányadók. A társaság szervezeti egységei (Központi szervezeti egységek): Ügyvezető igazgató Műszaki osztály Számviteli és controlling osztály Értékesítési- és marketing osztály Termelő egység ( szerviz részleg ) 3.3.2 A társaság képviselete A képviseleti, a cégjegyzési, bankszámla feletti rendelkezési, pénzügyi szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségvállalási és utalványozási jogosultság tartalmát a Szervezeti Működési Szabályzat és a társaság belső szabályzatai határozzák meg. A cégjegyzés, a bankszámla feletti rendelkezés, pénzügyi szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségvállalásra a társaság ügyvezető igazgatója jogosult. Az ügyvezető önállóan jogosult a cég jegyzésére. A társaság jogi képviseletét a taggyűlés által megválasztott jogtanácsos látja el. 3.3.3 A vállalkozásnál kialakított utalványozási rendszer áttekintése Az utalványozás a vállalkozás pénz- és anyagi eszközei feletti rendelkezési jogot jelenti. Az utalványozási jogosultságot és a döntési jogosultságokat a társaság ügyvezetése határozta meg a működési szabályzat mellékletében. A bankszámla feletti utalványozás érvényességéhez az aláírási kartonon bejelentett személyek aláírása szükséges. A bankszámlák és a házipénztár állomány felett korlátlan utalványozási joggal a társaság ügyvezetője rendelkezik A cégbélyegzők használatának, a nyilvántartásuk vezetésének előírásait a Szervezeti Működési szabályzat melléklete tartalmazza. Ennek megfelelően önállóan és korlátlanul utalványozhat Ónodi Zsolt ügyvezető igazgató Danka Ákos műszaki igazgató Korlátozott utalványozói jogkörrel rendelkeznek Laczkó Péter, műszaki vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

14. oldal

Vezetői számvitel


Boholy Attiláné, gazdasági vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. Kurmai Anett, pénzügyi vezető a társaság házipénztárainak kiadásait jogosult utalványozni. A házipénztárak kiadásait 100.000 Ft-os összeghatárig jogosult előzetes egyeztetés nélkül utalványozni, ezen összeghatár felett ügyvezetői engedéllyel utalványozhat. Bankszámlák felett nem rendelkezhet. Az utalványozói jogkörrel történő felruházás határozatlan időre szól, ennek visszavonására az ügyvezető igazgató jogosult. 3.3.4. A belső szabályzatok hierarchikus felépítésének bemutatása Belső szabályzatok hierarchikus sorrendje Szervezeti és Működési Szabályzat

Számviteli politika

Számlarend

Számlatükör

Eszközök és források értékelési szabályzata

Bizonylati rend

Leltározási szabályzat

Bizonylatok kezelési szabályzata

Pénzkezelési szabályzat

Egyéb belső szabályzatok

Vezetői utasítások

Munkaköri leírások

Ellenőrzési munkatervek szabályzatok

- elvégzendő feladatok teljes körű leírása,

- ellenőrzési programok, - vizsgálati jelentések,

1. számú ábra


Egyéb belső

- vezetői utasítások, - belső oktatási anyagok, - információs füzetek, Forrás: Saját szerkesztés

15. oldal

Vezetői számvitel


3.5 A társaságnál alkalmazott ügyviteli rendszerek bemutatása Az Eurovan Miskolc Kft 2007. év októberéig több ügyviteli programot alkalmazott egyidejűleg. A nyilvántartási rendszerét igyekezett a tevékenységeinek megfelelően kialakítani. Az ügyviteli rendszer kialakítása érdekében először meghatározásra kerültek azok a feladatok, melyek a működés kapcsán felmerültek, majd a feladatok elvégzéséhez kapcsolódó bizonylatokat kerültek előtérbe. Ezen információk birtokában keresték meg a használni kívánt programokat. A társaság tulajdonosai részéről ekkor még nem fogalmazódott meg igazán, hogy a kötelező nyilvántartási adatokból mikor, milyen információra lenne szükségük a döntéseik meghozatalakor. Ezért a rendszer kialakítása során nem fektettek elég hangsúlyt a vezetői információs igények kielégítésére, a cél ekkor a zökkenőmentes működés biztosítása volt. Ebben az időszakban teljesen elkülönült az analitikus nyilvántartási rendszer és a számvitel által használt könyvelési program. A korábban alkalmazott számviteli program rövid bemutatása A vállalkozás a számviteli folyamatok működtetése érdekében a Novitax könyvelő rendszer használatát vezette be. Ez a program alkalmas volt a kettős könyvviteli nyilvántartások folyamatos vezetésére, a bérszámfejtési feladatok ellátására és a tárgyi eszközök analitikus nyilvántartásának naprakész vezetésére. A könyvelésben a Számlatükör kialakításánál a Számviteli törvény által ajánlott számlarendet követték, és a felmerült információs igényeknek megfelelően a számlaszámok alábontásának segítségével igyekeztek a szükséges válaszokat a vezetői kérdésekre megadni. A tulajdonosok, mint, vezetők, irányították ekkor a vállalkozás egészét, nem került kiépítésre egy a tulajdonosoktól elkülönült vezetői szint sem. Nem kellett a szervezeti egységekre vonatkozóan számviteli adatokat szolgáltatni, illetve ha valamilyen adatra szükség volt, azokat a főkönyvi kivonat adataiból a számlaszámok alábontása miatt gyorsan és viszonylag egyszerűen ki gyűjthették. A tulajdonosok a vállalkozás egészére vonatkozó adatokat elemezték, vizsgálták, és ezek alapján hozták meg szükséges döntéseiket. A társaságnak már ekkor is volt adatszolgáltatási kötelezettsége az importőr, Mercedes-Benz Hungária Kft felé, bár ezt még nem igazán controlling táblázatok keretében történt. Egyes tevékenységek tekintetében a fontosabb számadatokat és értékadatokat kérték be táblázatos formában. Az adatok összeállítása nem jelentett problémát, hiszen a főkönyvi számlák adatai alapján ezeket el lehetett készíteni. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

16. oldal

Vezetői számvitel


Az alkalmazott készletnyilvántartó és számlázó rendszer működésének ismertetése A szerviz és az alkatrész értékesítési tevékenység folyamatos működéséhez egy autós cégekre kifejlesztett program került bevezetésre. Ez a program alkalmas volt a készletek folyamatos értékbeli és mennyiségben történő nyilvántartására, és ezek karbantartására. Kezelt több raktárhelyet, megoldott volt a raktárak között történő átmozgatások dokumentálása. Nyilvántartotta, és folyamatosan vezette a szerviz tevékenységre beérkezett gépjárművek munkalapjait, ezeken minden szükséges és fontos információ szerepelt. A szerviz előjegyzések kezelése viszont nem volt megoldott a rendszerben. A garanciális munkalapok vezetése és lezárása rendben zajlott. Jól működött a számlázás rendszere is. Nem volt alkalmas azonban rendszer a termelő tevékenység produktivitásának mérésére. Számos hiba és nehézkes kezelés jellemezte a leltározási tevékenységet, csak manuális módon lehetett rögzíteni a leltározás során felmerült eltéréseket. Nem volt megoldott annak a lehetősége sem, hogy a készletfogyásokat elkülönítetten kezelje, itt arra kell gondolni, hogy azokat az alkatrészeket, melyeket változatlan formában értékesítettek tovább elkülönítetten kezelje azoktól, amelyeket a szerviz tevékenység során beépítettek. Így a készlet fogyás feladásakor minden ELÁBÉ címén került figyelembe vételre, mivel nem lehetett elkülöníteni az anyag költségeket. A gépjármű értékesítéshez kapcsolódó része nem volt tökéletes a szoftvernek, nem vezetett minden adatra pontosan kiterjedő nyilvántartást. Az értékesítésen dolgozó kollégák táblázatokban tartották nyilván a járműveket, ebben vezették fel a legfontosabb információkat. A gépjárművek beszerzési számláján kívül számos egyéb költség és kiadás is felmerült, melyeket, nem lehetett a rendszerben a járművekhez kapcsolni. Ezért ez jelentősen megnehezítette az eladások tekintetében a kalkulációk összeállítását. A hitel igények és a készletfinanszírozási hitelek vezetése szintén nem működött tökéletesen a rendszerben, ezért ezekről újabb külső, rendszertől független nyilvántartást kellett vezetni. Az eladott gépjárművek beszerzési értékét nem tudta a program feladni ELÁBÉ címén, ezért ezeket a könyvelésben lévő adatokból kellett manuálisan kigyűjteni. Mivel számos ilyen és hasonló hibával küzdött a kialakított ügyviteli rendszer ezért időszerű kérdéssé vált ennek átalakítása. 3.5.1 Az importőr, a Mercedes-Benz Hungária Kft által ebben az időben kért információk bemutatása Értékesített gépjárművek mennyisége. Értékesítésből származó bevétel összege. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

17. oldal

Vezetői számvitel


Értékesített gépjárművek ELÁBÉ-ja. Alkatrész értékesítésből származó bevétel összege. Alkatrész értékesítés ELÁBÉ-ja. Szerviz tevékenységből származó bevétel összege. A szerviz tevékenység során felhasznált alkatrészek anyagköltsége. Felhasznált alvállalkozói munka ráfordítása. A társaság tárgy időszaki eredménye. Alkalmazottak létszáma. Szerviz állások száma. Mint a felsorolásból látható, itt igazán a főkönyvi kivonatból egyértelműen bemutatható számok és adatok továbbítására volt igény. A mennyiségi adatokat, pedig szintén nem volt bonyolult összeállítani, hiszen a könyvelési kartonokról, illetve a külön vezetett analitikus táblázatokból ezen információk napra készen rendelkezésre álltak. 3.5.2 A társaság tevékenysége során felmerült folyamatok nyilvántartási igényei 1, Gépjármű értékesítés A beszerzett gépjárművekről folyamatos készletnyilvántartás napra kész vezetése. A vállalkozás a számviteli politikája szerint folyamatosan vezeti évközben a mennyiségi és értékbeli nyilvántartásait, és ez a gépjárművekre is vonatkozik. Márka, típus, alváz- és motorszám, valamint komissziós szám (gyártási sorszám) alapján célszerű elkülöníteni a gépjárműveket. A gépjárművek értékesítéséhez kapcsolódó számlák, bizonylatok elkészítése. A gépkocsik értékesítése egy igazán speciális terület. Ezért az értékesítéshez kapcsolódó számlák kiállítása sem egy egyszerű feladat. Az értékesítés során az ügyfelek szerződést kötnek egy adott autóra, melyet megrendelnek. A rendelést követően a vétel ár 10 – 20 % közötti összeget befizetik, mint foglaló, majd esetleg még ezen összegen felöl előleget is fizetnek. Ezekről szükséges a megfelelő dokumentumot kiállítani abban az időpontban, amikor az összeget a cég számlájára utalták, vagy készpénzben befizették. Továbbá amikor az autó átadásra kerül, el kell készíteni egy átadás-átvételi elismervényt, és ki kell állítani a szükséges végszámlát a járműről. A számlázás során sok dologra kell oda figyelni, fontos, hogy az Általános Forgalmi adó törvény ide vonatkozó előírásainak megfelelő számla kerüljön kibocsátásra, továbbá minden dokumentum pontosan legyen kiállítva. Ezért ez igazán kiemelt feladat, és fontos az, hogy megfelelően működjön. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

18. oldal

Vezetői számvitel


Az értékesített gépjárművek készletnyilvántartásból történő kivezetése. Készletként beszerzett gépjárművek átsorolása tárgyi eszközök közé. A társaság a gépjárműveket tovább értékesítési céllal szerzi be, azonban annak érdekében, hogy ügyfeleinek be tudja mutatni az autókat szükséges bemutató (demo-) autót is beszereznie. A bemutató autó már nem készlet autó, hiszen ezt a társaság forgalomba helyezheti, vagy próba rendszámmal használhatja. Ezeket, az autókat,

ha korábban

szerezte be a vállalkozás, át kell sorolni a készletek közül a tárgyi eszközök közé. A beszerzés pillanatában még nem mindig lehet tudni, hogy melyik gépjárműből lesz bemutató autó, ezért szükséges, hogy erről is napra kész nyilvántartást vezessen, hiszen ennek vannak adóvonzatai is. Ezeket, a járműveket át kell sorolni a készletek közül a tárgyi eszközök közé. Tárgyi eszközként nyilvántartott gépjárművek átsorolása készletek közé. Az is előfordul, hogy a tárgyi eszközként beszerzett autót újra át kell sorolni a készletek közé, mivel ezeket, tovább értékesíti a vállalkozás. Ebben az esetben is figyelembe kell venni az adóvonzatokat, illetve meg kell oldani ennek dokumentálását. Lízing és hitelszerződések megkötéséhez kapcsolódó ügyfél adatok nyilvántartása. A vállalkozásnál vásárló ügyfelek jelentős része, finanszírozási megoldásokat is keres annak érdekében, hogy új autót tudjon vásárolni. Ennek a megoldásában a társaság munkatársai segítségükre vannak. A társaság a Mercedes-Benz Credit ZRt-vel, mint finanszírozó céggel folyamatos kapcsolatban áll, és segít ügyfelei számára a legjobb megoldást kiválasztani. A hitelszerződések megkötéséhez a finanszírozó cég meghatározza, milyen okmányokra, dokumentumokra van szükség és ezeket a kollégák az ügyfelektől beszerzik, és amennyiben bármilyen adat hiányzik azt velük leegyeztetik. Ehhez nagyon fontos az, hogy a nyilvántartások napra készen vezetve legyenek, hiszen ha várni kell valamelyik adatra, vagy okmányra akkor addig a gépjárművek nem kerülhetnek átadásra. Készletfinanszírozási szerződések nyilvántartása. A gépjármű készlet beszerzések kapcsán szükség van a készletek finanszírozására, hiszen a társaság nem tudja a teljes gépkocsi készletét előre megfinanszírozni az importőr társaság felé. Ezzel a finanszírozási formával az importőr felé kiegyenlítésre kerül az autók számlája, és egy nagyobb pénzügyi likviditás is megvalósítható. 2, Szerviz és alkatrész értékesítési terület Alkatrész készlet folyamatos értékbeli és mennyiségben történő nyilvántartása. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

19. oldal

Vezetői számvitel


A javításra beérkező gépjárművek munkalapjainak elkészítése, folyamatos vezetése. A raktárból kivett javításhoz felhasznált alkatrészek felsorolása a munkalapon. A javításra fordított munkaidő rögzítés lehetősége a munkalapon. A vállalkozáshoz javítási, karbantartási céllal beérkező járművek esetében munkalapot kell felvenni. Ennek a munkalapnak számos fontos információt kell tartalmaznia. Pontosan, azokat, hogy mikor és milyen hibával érkezett meg a jármű, milyen tapasztalatai voltak az ügyfélnek. Ezek alapján kezdődhet meg a javítás, amennyiben a szerviz munka során bármilyen egyéb problémát észlelnek szintén ezen, a lapon kerül rögzítésre, továbbá itt kell azt is feljegyezni, hogy az ügyfél erről értesítve lett. Amennyiben kéri a hiba helyreállítását, akkor ezt kell rajta szerepeltetni, amennyiben nem kéri akkor ezt is, fel kell vezetni a munkalapra. A munkalapon kell feltüntetni azokat az alkatrészeket is, melyeket a javításhoz a raktárból kivettek, illetve szerepel rajta az is, hogy hány órát dolgoztak a járművel. Ezen adatok alapján lehet a szervizről a számlát kiállítani. A javítás befejezését követően a szükséges bizonylatok ( számlák) ,kiállítása. Nagyon fontos, hogy a munkalapon elvégzett tevékenységről és a felhasznált alkatrészekről kerüljön a számla kiállításra. A számla kiállítsa során a törvény által megfogalmazott előírásokat bekell tartani, és számos fontos adatot is le kell ellenőrizni. Figyelni kell az értékesítés irányára, és ennek megfelelően kell az adóvonzatokat a számlán szerepeltetni. Garanciális munkalapok elkészítése, nyilvántartása, elszámolása. A raktárból kivett garanciális alkatrész felhasználás munkalapra történő felvezetése. A garanciális javításokra felhasznált munkaóra rögzítése. A garanciát nem a vállalkozásnak kell a gépkocsira vállalnia, hanem az importőrnek. Ezt azonban csak a járműforgalmazó cégeken keresztül tudják az ügyfelek lebonyolítani. Ezért a garanciális javításokról egy elkülönített munkalapos nyilvántartást kell kialakítani, hiszen ez lesz az elszámolás alapja. Ennek pontosan és precízen kell folynia, aki ennek elszámolását végzi tudnia, kell, hogy milyen típusú munka és alkatrész kerülhet elszámolásra a garanciális javítások keretében, és ezeket folyamatosan kell figyelnie és karbantartania. Szerviz előjegyzések folyamatos vezetése. Annak érdekében, hogy a javítások során ne történjen semmilyen fennakadás, és torlódás szükséges

vezetni a szervi előjegyzéseket. Ekkor az ügyfeleket korrekt módon lehet

tájékoztatni, hogy melyik az a leghamarabbi időpont, amikor az autójukat szervizelni tudja Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

20. oldal

Vezetői számvitel


a társaság. Így nem fordulhat elő, hogy akár napokat, vagy esetleg feleslegesen órákat kelljen az ügyfélnek várnia az autójára. A készletek leltározásához szükséges nyomtatványok elkészítése, kezelése. Nagyon fontos, hogy a leltározási tevékenység zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a leltározáshoz szükséges dokumentumok rendelkezésre álljanak. Ide értem a leltár íveket, a leltár kiértékelés bizonylatait, selejtezési jegyzőkönyveket,

a többletként feltárt

készletekhez kapcsolódó dokumentumokat. Ezeket célszerű, ha az alkalmazott ügyviteli rendszer képes kezelni. A raktárban történő alkatrész mozgatás folyamatainak bizonylatolása. Fontos dokumentum a készletek bevételezéséhez és kiadásához kapcsolódó bevét- és kivét jegyek elkészítése. A raktárak közötti mozgatáshoz is szükség van bizonylatok kiállítására, hiszen így lehet a készletek közül például átsorolást végezni a rezsi anyagok közé, illetve fordítva is előfordulhat, hogy valami eddig rezsi anyagként volt nyilvántartva és készletté lesz nyilvánítva. Fontos az is, hogy a javításhoz kivett alkatrészek is bizonylatolásra kerüljenek és megjelenjenek a munkalapon. 3, Pénzügyi tevékenység Beérkező szállítói számlák iktatása, rögzítése. Ezeknek a rögzítése minden napos feladat, hiszen fontos, hogy minden számla felkerüljön a rendszerbe. Azért is fontos, mert ha alkatrész beszerzés, vagy gépjármű beszerzés történik akkor annak, be kell kerülnie a nyilvántartásba. Illetve a munkalaphoz kapcsolódó számlákat is rögzíteni kell, mert csak akkor lehet a pontos számlázást elvégezni. A költség és ráfordítás számlák rögzítése, pedig a likviditás miatt nagyon fontos. Kimenő számlák elkészítése. Szükséges pénztár bizonylatok kiállítása a pénzmozgással egy időben. Pénztár jelentés folyamatos vezetése. Vevői és szállítói folyószámla karbantartása. Banki kivonatok folyamatos feldolgozása, a számla kiegyenlítések folyószámlával történő összekapcsolása. Kompenzáló levelek feldolgozása, folyószámlán történő összevezetések elkészítése. A vevő és szállítói folyószámla karbantartás egy igen kiemelt feladat a vállalkozások működése során. Ennek pontos és napra kész vezetése esetén lehet eldönteni, hogy melyik


21. oldal

Vezetői számvitel


ügyfél kaphat átutalásos számlát, ki az aki már csak készpénzért vásárolhat. Továbbá a napi likviditást is ezek egyeztetése során lehet megállapítani. 4, Számviteli tevékenység Számlatükör és belső elszámolási rend kialakítása. A számlák, bizonylatok időrendben történő folyamatos könyvelése. Havi bevallások és egyéb adatszolgáltatások elkészítése. Bérelszámolási tevékenység elvégzése. Év végi zárási feladatok ellátása. Beszámoló és a hozzá kapcsolódó bevallások összeállítása. Az év végi vegyes feladások elkészítése (aktív-passzív időbelielhatárolások), az eredmény számlák zárása, majd az éves beszámoló összeállítása, melynek részét képezi a mérleg, eredmény-kimutatás, kiegészítő melléklet, üzleti jelentés. Miután elkészült a beszámoló a mérlegszámlák zárása is ide tartozik. 3.6. Az új gazdasági környezet, és az átalakuló vezetői, tulajdonosi információs igények

Időközben átalakult a piaci környezet is, egyre több érdeklődő jelent meg a társaságnál, meg növekedett a vállalkozás forgalma. A tulajdonosok és az importőr, Mercedes-Benz Hungária Kft által kért információk is átalakultak, részletesebbek lettek, több összetettebb tartalommal ellátott információs adatot kértek. Új szervezeti felépítést kezdett kialakítani a tulajdonosi kör, létre hozott szervezeti egységeket, ezek élére vezetőket neveztek ki. A vezetők személyes irányítására bízták az egységek gazdaságos és hatékony működtetését. Így már arra is jutott idejük, hogy egy kicsit átvilágítsák a társaságon belül zajló folyamatokat, és eseményeket. Felmerült annak a kérdése is, hogy mely területeken lenne, érdemes beruházni, hol kellene a folyamatokba beavatkozni annak érdekébe, hogy még jobban és gazdaságosabban tudjon a vállalkozás működni. Fel kívánták tárni a vállalkozás, a tevékenységek az erős és gyenge pontjait. Az átvilágítás során nagy hangsúlyt fektettek azokra a kérdésekre, hogy mire van szükségük a vásárlóknak, ügyfeleknek, hogyan lehetne a forgalmat növelni? Ilyen és hasonló kérdéseket fogalmaztak meg a tulajdonosok a vezetők számára, akik az eddig alkalmazott ügyviteli rendszerből nehezen tudtak információkat szerezni, a kérdésekre nem tudtak gyors és pontos választ adni. Felmerült ezért egy újabb és hatékonyabb ügyviteli rendszer iránti igény.


22. oldal

Vezetői számvitel


3.6.1 Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling információk Ahhoz, hogy a vállalkozás tekintetében hatékony és gyors legyen az információáramlás és az importőr, valamint a tulajdonosok által elvárt információk a megfelelő időben rendelkezésre álljanak ki kellett alakítani egy adatszolgáltatási rendszert. Ebben nagy segítségére volt a vállalkozásnak az importőrvállalkozás a Mercedes-Benz Hungária Kft. A riporttoláshoz használt táblázatok bemutatása az 1 számú mellékletben kerültek bemutatásra. Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalma Értékesített gépjárművek márkánként, és típusonként, eladott mennyisége. Értékesítésből származó bevétel összege, szintén márkánként és típusonként. Értékesített gépjárművek közvetlen költsége, (ELÁBÉ) márka és típus szerint. Alkatrész értékesítésből származó bevétel összege. Alkatrész értékesítés közvetlen költsége (ELÁBÉ). Szerviz tevékenységből származó bevétel összege, itt szintén márkánként és készlet típusonként

kérdezi

az

adatokat.

A

készlet

típus

azt

jelenti,

hogy

személygépkocsiról vagy tehergépjárműről van-e szó. A szerviz tevékenység során felhasznált alkatrészek anyagköltsége. Fontos elkülöníteni a javítás során felhasznált alkatrészeket, hiszen ez a társaság anyagköltségének részét képezi, és közvetlen költségnek kell a szervizben tekinteni. Felhasznált alvállalkozói munka ráfordítása. A közvetített szolgáltatásokra vonatkozóan is kérnek információt, hiszen ennek ismeretében is lehet esetleg a tovább fejlesztésekben gondolkozni. Illetve hasznos információt nyújt azok tartalmáról. A szervizben dolgozók produktív és jelenléti ív szerinti órák száma. Az adott jutalékok, ösztönző kifizetések bemutatása. Kiemelt szerepet kap részlegek közvetlen fix költségeinek bemutatása (üzemi fix költségek ). A vállalti általános szinten megjelenő költségek és ráfordítások részletező bemutatása. Ezek a közvetett fix ráfordítások. A társaság tárgy időszaki eredményének levezetése. A vállalkozás mérlegének összeállítása az adott időszakra vonatkozóan. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

23. oldal

Vezetői számvitel


Külön részletezve kérik a vállalkozás készletfinanszírozásainak ráfordításait, kamatokat és árfolyam veszteségeket. Alkalmazottak létszáma. Szerviz állások száma. Az elemzések elvégzéséhez a társaságnál működő költséghelyeknek megfelelő bontásban kell az adatokat a táblázatokba illeszteni. Az adatok nagy többsége a könyvelési rendszerben található információk alapján kerül összeállításra. 3.6.2 Az átalakult vezetői, tulajdonosi információs igények Ahogy fejlődött a piac ugyan úgy fejlődött a vezetők és a tulajdonosok információs igénye is. Magyarországon is megjelent a controlling szemlélet, a pénzügyi számvitel vezető szerepét átvette a vezetői számvitel iránti igény. A tulajdonosok érdeke már nem csak annyi, hogy a vállalkozás nyereségesen működjön, és profitot termeljen, hanem az is érdekli őket, hogy mely tevékenység termeli a legtöbb hasznot, hol vannak hibák és hiányosságok. Melyek azok a területek ahol érdemes befektetéseket végrehajtani. Felmerült a költség hatékony gazdálkodás lehetősége, az erőforrások felhasználásának optimalizálása iránti igény. Érdeklődést mutattak a tevékenységenkénti eredmény alakulásának bemutatására.

Az

értékesítést,

szolgáltatásnyújtást

közvetlenül

terhelő

költségek

alakulásának elemzésére, értékelésére is érdeklődés mutatkozott, illetve igényként felmerült, hogy ezen túl számszerűsítésre kerüljön az árrést terhelő egyéb közvetett költségek alakulása, mivel ez a tulajdonosok számára kifejezi, hogy az adott tevékenység, mekkora erőforrás felhasználás mellet, milyen produktum kibocsátására képes. Továbbá ennek segítségével megállapítható, hogy mely költségek tekintetében kell beavatkozni a hatékony működés érdekében. Ezzel talán már el is jutottunk a vezető számvitelben igen fontos kategóriához a költséghely és költségviselő fogalmához. Költséghely: A költségek felmerülési helyek szerinti csoportosítását jelenti. Költségviselő: az a termék, szolgáltatás, amelynek érdekében a költség felmerült, és amelyre a költséget elszámolták. A tulajdonosok által megfogalmazott kérdések Milyen típusú gépjárművek kerültek értékesítésre? Milyen az értékesített személygépkocsik és a tehergépkocsik aránya? Melyik modell a legkeresettebb? Ezeknek milyen a felszereltsége? Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

24. oldal

Vezetői számvitel


Kik a potenciális érdeklődők, mit és mikor keresnek? Milyen nyereséggel lehet a modelleket értékesíteni? Mennyibe kerülnek nekünk a gépjárművek? Milyen járulékos költségek merülnek fel a készletekkel kapcsolatban? Az új és használt gépkocsik aránya hogyan alakul? A használt gépkocsik értékesítése során mekkora nyereséget ér el a vállalkozás? Milyen típusú finanszírozási formát keresnek az ügyfelek? Milyen az ügyfelek megelégedettsége a vásárolt gépjárművek esetén? Az ügyfelek kiértesítése az újabb akciók, típusuk megjelenésével kapcsolatban, hogyan és milyen rendszerességgel történik, ezek, hol dokumentálják? Az alkatrész készlet alakulásának elemzése hogyan és milyen rendszerességgel történik? Milyen az alkatrész készletek forgási sebessége? Milyen típusú alkatrészből érdemes nagyobb készletet tartani, és miért? Hogyan alakul a gyári alkatrészek és az után gyártott alkatrészek értékesítésének és raktározásának aránya? Mekkora árbevétel tömeg keletkezik a pulton keresztüli és a szervizen keresztüli alkatrész forgalmából? Mennyi munkaóra kerül kiszámlázásra adott időszak alatt? Milyen a termelő személyzet produktivitása? Pontosan megtörténik-e az ügyfelek előjegyzéseinek rögzítése a rendszerben? Az aktuális szerviz akciókról milyen formában és mikor történik meg az ügyfelek kiértesítése? Az egyes költséghelyek mekkora eredményt képesek termelni? Mekkora a vállalkozás üzemi eredménye az egyes költséghelyeken? Milyen típusú bérezési formával, és esetleges pluszjuttatási formákkal lehet a produktivitást fokozni a termelő és az értékesítő részlegen? Milyen az ügyfelek megelégedettsége az értékesítési és szolgáltatási részleg munkájával. Számos ilyen és hasonló típusú kérdést tettek fel a tulajdonosok a szervezeti egységek vezetőnek. Mivel, a kérdésekre már nem adott feleletet az eddig alkalmazott ügyviteli rendszer, új rendszer felépítésén kellett elgondolkozni. Hosszas keresgélés után sikerült Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

25. oldal

Vezetői számvitel


felvenni a RUBIN Zrt-vel a kapcsolatot, és megnyílt annak a lehetősége, hogy bevezetésre kerüljön egy integrált vállalatirányítási rendszer. 3.7 A Rubin ZRT rövid bemutatása A Rubin ZRT egy szoftverfejlesztő cég, aki már a kilencvenes évek elején elkezdett egy autókereskedelemmel és szervízeléssel foglalkozó társaságok számára alkalmas szoftvert fejleszteni. A társaság már ebben az időben is integrált rendszerben kezdett gondolkozni. Elkülönült modulokat fejlesztett, melyek automatikus feladások keretében átadták a bizonylatokat egymásnak és a könyvelő modul részére. A kifejlesztett technika sokat segített a számvitelen dolgozók munkájában, és ezzel elérték, hogy kevesebb lett az adatrögzítésből származó hibalehetőségek és hibák száma. A rendszer alapvetően két fő modulból állt össze, egyik az analitikus nyilvántartásokat, és egyéb adatokat tartalmazó alrendszer, mely a DOAS nevet viseli. A másik modul a könyvelési modul, amely a DOAS rendszerből kapja az adatokat automatikus feladás útján. 3.7.1 A DOAS rendszer felépítése A rendszer felépítésénél a fejlesztők figyelembe vették a tevékenységeket és a számviteli, pénzügyi információs igényeket egyaránt. Ennek megfelelően alakították ki a rendszer működését. Öt fő modulra osztották fel a cégeknél zajló folyamatokat, melyekhez a szükséges információkat hozzákapcsolták. A dimenziók, melyek a modulban kialakításra kerültek a következők: Alkatrész dimenzió, Szerviz dimenzió, Járművek dimenzió, Pénztár, és számlázás dimenzió, Folyószámla dimenzió. Ezen, dimenziók további alábontásra kerültek, a felhasználói igényeknek megfelelően. Minden folyamatot igyekeztek ebbe a rendszerbe beintegrálni, ami tevékenység során felmerül, és ezeket a program keretein belül nyilvántartatni. Első lépésben felmérték, hogy a vezetőknek illetve a Gépjármű márkákat forgalmazó importőrnek, milyen információs igényei merülnek fel, továbbá milyen adatokra van szükség a pénzügyi számvitel számára, mely adatok azok, amelyekből a szükséges bevallások és egyéb adatszolgáltatások elkészíthetők. Az adatok összegyűjtése során megnézték melyek azok, amiket az összes részleg használ, melyek azok, amelyeket csak a Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

26. oldal

Vezetői számvitel


speciális területen kell nyilvántartani. Ez jelentette az adatok rendszerezését. A nyilvántartások kialakítása után a gazdasági műveleteket kezdték el felmérni és végig vezetni a tevékenység egészén. Miután ezen a területen is összegyűjtötték a szükséges információkat, beállították ezeket a programban. Annak érdekében, hogy a hibákat minimalizálni lehessen, illetve rövidíthető legyen az adatfeldolgozás időszükséglete automatikus feladásokkal, kapcsolták a rendszerhez a könyvelési modult. Így ebben a modulban a lehető legkevesebb adatot kell berögzíteni, és gyorsabbá, napra késszé tehető lett a számviteli nyilvántartás is. Így kezdték kialakítani a vállalatirányítási integrált rendszerüket. Miután a programot használó társaságok tulajdonosai részéről felmerült olyan igény, hogy nem csak a vállalkozás egészére, hanem az egyes szervezeti egységekre vonatkozóan is szeretnék mérni a gazdaságosságot és a hatékonyságot ki kellett alakítaniuk egy olyan rendszert amely, ennek mérésére és nyilvántartására alkalmas. A rendszert alkalmassá kellett tenni arra, hogy elkülönítse a termelő egységeket egymástól és az adminisztrációs egységektől. Ennek érdekében kialakították a költséghelyek rögzítésének lehetőségét. A programban kialakításra kerültek azok a lehetőségek, amelyek segítségével a meg növekedett információs igényeket is kielégíthetővé tették. A programot úgy építették fel, hogy minden alap információ a DOAS modulban kerüljön

rögzítésre, és az adatok

átkerüljenek a könyvelési modulba is. Ennek érdekében egy jogcím rendszer került kialakításra, melynek segítségével a beérkezett számlákat, illetve a kibocsátott bizonylatokat már, a könyvelési ismerettel nem rendelkező műszaki kollégák is be tudják rögzíteni. Ezzel egy időben a raktári mozgásokat, a szükséges bizonylatok munkalaphoz történő kapcsolását és el lehet végezni. Továbbá a bizonylatok rögzítése során már itt be kell állítani azokat az adatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a későbbiekben a vezetői információk kielégítése szempontjából. Tehát itt kell kiválasztani a költséghelyet, a készlet típust, gépjárművek esetében a márkát, osztályt stb. Jogcím rendszer: A program a jogcím rendszer egy kódolási technika, melynek segítségével azonnal beállítható az, hogy az adott bizonylaton pontosan milyen gazdasági esemény szerepel. Ez a jogcím rendszer a gazdasági események ismeretében került kialakításra, így minden olyan esemény mely a társaságnál előfordulhat ezekkel, a jogcímekkel rögzíthető a rendszerben. Ezekre rá lehet keresni, gyűjtéseket lehet elvégezni.


27. oldal

Vezetői számvitel


3.7.2 A könyvelői rendszer felépítése A könyvelői modul kialakításánál a könnyen kezelhetőség biztosítása volt az egyik fő szempont. Igyekeztek úgy kialakítani a modul működését, hogy az összekapcsolható legyen a DOAS modul adataival, és megkönnyítse a minden napi munkát. Fő szempont az volt, hogy a könyvelés munkájának egyszerűsítése érdekében az adatrögzítő funkció megszűnjön, ne kelljen a számlák kontírozásával, és berögzítésével olyan sokat foglalkozni. Kialakítottak a könyvelési modulban is egy jogcím rendszert, mely DOAS-ban alkalmazott jogcímekhez hasonló rendszerben épül fel. Minden egyes jogcímet egyszer az induláskor, vagy amennyiben bővítés vagy módosítás történik, akkor pedig annak pillanatában kell beállítani és hozzá kapcsolni a kontírozási tételeket is. Ezeket, a jogcímeket összekapcsolták a DOAS rendszerből érkező adatok jogcímeivel. Így azokat a gazdasági eseményeket, amelyek visszatérő események, automatakontírozással és adatrögzítéssel lehet könyvelni. Ezzel a lehetőséggel több időt tudnak biztosítani az érdemi munka végzésére, ide sorolva az egyeztetések, kimutatások és elemzések téma körét. A könyvelési modulban a lehető legegyszerűbb számlatükör és főkönyvi kivonat alkalmazását preferálták, mivel tudták, hogy a pénzügyi nyilvántartások a külső felhasználók részére és az Adóhatóság részére készülnek, nem kell annyira részletesnek és kidolgozottnak lennie. A számlatükörben a főkönyvi számlaszámok maximum 4 karakteres alábontását javasolták, hiszen az így nyerhető információ elegendő a bevallások kitöltéséhez, valamint a beszámoló összeállításához. A kiegészítő melléklethez kapcsolódó plusz információkat, pedig a vezetői számvitelhez kialakított lekérdezési lehetőségek segítségével könnyen és gyorsan össze lehet állítani. Tehát a pénzügyi számvitel által kért adatokon felül, kialakították annak lehetőségét, hogy a vezetői információs igényeknek megfelelően lehessen az adatokat lekérdezni, gyűjtések végezni. Erre a kialakított jogcímrendszer, a költséghely struktúra, a készlet típus pontos beállításával van lehetőség. A modulban ezeknek a használatával számos praktikus szűrési lehetőséget be lehet állítani, ezek, akár elmenthetők és bármikor újra betölthetők, az adatokat felfrissíthetők.


28. oldal

Vezetői számvitel


4. A vállalat irányítási rendszer bevezetése, alkalmazása, a vezetői információs igények kielégítését szolgáló rendszer kialakítása A Rubin ZRT által kifejlesztett rendszer bevezetés A tulajdonosok részéről egyértelmű volt a döntés, és ennek kapcsán 2008 januárjától az Eurovan Miskolc Kft bevezette az új integrált rendszert. A rendszer bevezetésénél egy fajta folyamatosságot, és zökkenőmentes átállást kívántak biztosítani, ezért a 2008 év első félévében a régi rendszerben is a megszokott módon vezeték a nyilvántartásokat. Igaz ez többlet energiát igényelt, de szükségesnek bizonyult annak érdekében, hogy ne legyen fennakadás a tevékenység folytatása során. Az első fázisában a DOAS modul került bevezetésre. A modul beállításában a fejlesztő cég munkatársai álltak a vállalkozás rendelkezésére. A modul minden egyes dimenzióját a társaság profiljának megfelelően beállították. Ebben a fázisban külön oktatás keretében tanították meg a felhasználóknak a saját területükhöz kapcsolódó dimenziók használatát. Beállították azokat a mezőket, amelyeket az adat rögzítés során kötelező kitölteni és addig nem halad tovább a folyamat ameddig a szükséges információ rendelkezésre nem áll. Ezzel, a beállítással elérhető lett az, hogy minden egyes költség, vagy ráfordítás és bevétel számlához hozzá tudják rendelni a megfelelő költséghelyet és szükség esetén a készlet típust is. Kialakították a számlázási rendszerben azt, hogy a kiállított számlák sorszámozása, melyet prefixnek hívnak, úgy kerüljön kialakításra, hogy az mindenki számára egyértelmű és érthető legyen. Ennek kapcsán az alábbi prefix-ek kerültek bevezetésre: Alkatrész értékesítéshez kapcsolódó számlák esetében : az ALK00001/ 2008 jelölést alkalmazták. A szervizes számlák esetében már kissé bonyolultabb a helyzet, itt már elkülönítették a javított személy gépkocsikat és a tehergépjárműveket, a jelölés ennek megfelelően a következő képen alakult: JSZ000001/2008 (javított személygépkocsi) , JTR000001/2008 ( javított tehergépjárművek) A gépkocsi értékesítés esetén is kéttípusú bizonylat került bevezetésre, használ és az új gépkocsi értékesítés elkülönítése céljából. Így az új gépkocsi értékesítés esetén a bizonylat az UGK000001/2008, a használt gépkocsi értékesítés a HGK000001/2008 bizonylat sorszámokat kapta. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

29. oldal

Vezetői számvitel


Ezen kívül az előlegek kezelése és elkülönítése érdekében bevezetésre került az ELO00001/2008 bizonylat típus. A beérkező számlák iktatása során is alkalmazták a prefixeket, ezzel is segítve a feldolgozást. A beérkező számlák esetében a következő iktatási sorszámok kerültek bevezetésre: Készpénzes számlák iktatása esetén az iktatási sorszám az SZKP00001/2008 sorszámot kapta. A beérkező átutalásos számlák esetében az SZL000001/2008 jelölést alkalmazták. Itt is, előfordulhat előleg bekérő is ezért a bejövő előlegek rögzítésére az ELOB00001/2008 iktatási szám került bevezetésre. Ezzel lehetőség nyílik a rendszerben arra is, hogy kibocsátott, és befogadott számlák sorszáma alapján is gyűjtéseket és ellenőrizéseket lehessen elvégezni. A következő terület a gépjármű-értékesítési terület dimenziójának beállítása volt. Kiemelt és sok problémát jelentő terület a gépjárművek nyilvántartása, és az értékesítési tevékenység kezelése. Ennek érdekében kialakították a gépjárművek kartonjait, melyen minden fontos adatot fel kell rögzíteni. Itt már figyelembe vették a vezető információs igényeket is, és ezért külön dimenzióként kezelik a használt és az új gépkocsi kartonokat. Továbbá az importőr és a tulajdonosi kör kérésének megfelelően bevezették a készlet típus kategóriát a költséghely alkalmazása mellett. Ennek megvalósítása úgy történt, hogy a kartonok kitöltése során kötelezővé tették azon mezők kitöltését, hogy határozza meg a gépkocsi tekintetében azt, hogy személy vagy tehergépjármű kategória, meg kell pontosan adni a márkát és a típust is. Amikor a rendszerbe rögzítésre kerül egy autó, rögtön kap egy saját megrendelési számot, ez új gépjárművek esetében U0001/2008, használt autók esetében H0001/2008 jelölést használták. Ez a megrendelési szám arra szolgál, hogy amikor bármilyen költség számla, vagy ráfordítás, bevétel merül fel az autóval kapcsolatban, az rögtön megjelenjen a gépjárműkartonon. Ez nagyon sok hasznos információval szolgálhat az értékesítési vezetőnek, továbbá a gépkocsi értékesítő kollégáknak. Ezekből nyert információk automatikusan végig kísérik a gépjárművek életét a rendszerben, bármelyik dimenzióban könnyen és gyorsan adatokhoz lehet jutni. A szerviz részleg működéséhez kapcsolódó adatok beállítása következett. Ezen a területen rengeteg információ beállítására volt szükség. Kezdve a szerviz előjegyzések beállításával, a munkalapok kezelésével kapcsolatos feladatokon át a számla Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

30. oldal

Vezetői számvitel


kiállításáig felmerült összes dokumentum kezelésének összehangolását. A munkalapok tekintetében is prefixet hoztak létre, melyek segítik az eligazodást. A szervizben garanciális javításokat is munkalap kíséretében lehet elvégezni, hiszen ez lesz az alapbizonylata a garanciális elszámolásnak. Azonban erről a munkalapról nem kerül számla kiállításra, ezért ezt, mint egy belső bizonylatot kell kezelni a rendszerben.

Ennek a prefixe az

SBG00001/2008 iktatási számot kapta. Minden héten egyszer lezárásra kerülnek ezek a bizonylatok és az importőr cég ezeknek, a költségeknek a figyelembe vételével állítja ki a társaság felé a garancia elszámolásról készített bizonylatot (LAUF). Előfordulhat olyan esemény is, amikor a vállalkozás saját autóit, vagy tesz autóit, kell szervizelni, ezekről sem kerül kiállításra számla, ezért ezeket, a munkalapokat is egy belső bizonylat kíséretében lehet lezárni. Ez a bizonylat az SBB00001/2008 iktatási számot kapta. Az egyéb javításokról kiállított munkalap, pedig a végszámla elkészítésével kerül lezárásra. Fontos, hogy ezeknél, a bizonylatoknál is beállításra kerüljön a költség hely és a költségviselő (készlettípus). A kialakított dimenziók alapján kerültek a költséghelyek meghatározásra a modulban, így a következő költséghelyek lettek kialakítva: Új gépjármű értékesítés költséghely Használt gépjármű értékesítés költséghely Gépjármű - szerelőműhely költséghely Raktár költséghely Autó bontó költséghely Vállalati általános költséghely. Ezzel megtörténik már az a lépés, hogy a bevételek és a költségek, ráfordítások keletkezésének pillanatában eldönthető, hogy melyik milyen költséghelyhez kapcsolhatóak. A költségviselő fogalmának meghatározása nem a termelési könyvvitelből átvett fogalmat takarja. Inkább csak arra a funkcióra szolgál, hogy a termékekhez egyedileg hozzárendelhető költségeket, ráfordításokat és bevételeket külön tudja a rendszer gyűjteni. Ennek érdekében készlet típusokat hoztak létre. Alkalmazott készlet típusok: Új személygépkocsi készlet

11 kód

Új tehergépkocsi készlet

12 kód

Használt személygépkocsi készlet

21 kód


31. oldal

Vezetői számvitel


Használt tehergépkocsi készlet

22 kód

Alkatrész készlet

30 kód

Ezeket, a hasznos információkat a rendszer tovább viszi a könyvelési modulba is annak érdekében, hogy a szükséges controlling adatok beállítása során segítséget nyújtson. A második fázisban a könyvelési modul beállítása következett. A könyvelési modul, mint már többször utaltam rá automatikus feladások útján kapja meg a számlákat, banki bizonylatokat, folyószámlát érintő vegyes tételeket a DOAS modulból. Ezért nagyon fontos volt, hogy a könyvelési rendszerben is kialakításra kerüljenek a jogcím kódok, költséghelyek, készlet típusok, gépkocsi márka és típus adatok. Az alábbi költséghelyek kerültek meghatározásra a könyvelési modulban, melyek kapcsolódtak a DOAS rendszerben kialakított dimenziókhoz: Új gépjármű értékesítés költséghely Használt gépjármű értékesítés költséghely Gépjármű - szerelőműhely költséghely Raktár költséghely Autó bontó költséghely Vállalati általános költséghely. Ezeket, a beállításokat össze kellett szinkronizálni a DOAS modulból érkező adatokkal. A szinkronizálást követően a számlatükörben kellett beállítani, hogy az adott főkönyvi számlára történő könyvelés esetén milyen adatokat kötelező megadni, és melyek azok az adatok, amelyeket alternatív lehetőségként kell csak beállítani. Tehát amennyiben a gépkocsi értékesítés ELÁBÉ-ja kerül könyvelésre a 8141 főkönyvi számra történő rögzítés esetén kötelezővé tették, hogy kérje a költséghely megadását, a készlettípus rögzítését, valamint kötelező mezőként ki kell tölteni a gépkocsi márka és típus adatot. Miután ezek a finom beállítások a rendszerben pontosan összehangolásra kerültek lehetőség nyílt arra, hogy a vezetői információs igényeknek megfelelő controlling adatok kigyűjtésének lehetőségét kiépítsék. 5. Az importőr által kért adatszolgáltatás tartalmához igazodó controlling rendszer kiépítése az Eurovan Miskolc Kft-nél. 5.1 Az eddigi helyzet bemutatása a Magyarországi viszonylatot figyelembe véve Magyarországon eddig a számviteli információkból kötelezően össze kellett állítani az Éves beszámolót, melynek keretében összeállításra került a Mérleg, az Eredmény-levezetés, Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

32. oldal

Vezetői számvitel


továbbá a Kiegészítő melléklet. Erre az adatszolgáltatásra az a jellemző, hogy nem történik semmilyen jellegű visszajelzés a pénzügyi teljesítményeket illetően, nincs benne lehetőség semmilyen típusú pénzügyi összehasonlításra. Általánosan elmondható, hogy a Magyarországon működő cégek nagytöbbségénél nincs meg a megfelelő pénzügyi menedzsment, vagy ha már kialakításra került, akkor az elég gyengén funkcionál. Mivel a cégek egyre több pénzügyi problémával küszködnek, szükségessé vált egy rendszer bevezetése, amelynek segítségével folyamatosan tudják pozicionálni magukat, és lehetőséget biztosítunk arra, hogy a hatékonyságot és a gazdálkodás eredményességét is mérni tudják. Ezzel talán el is juthatunk a vezető számvitel és a controlling rendszer működtetésének fontosságához. 5.2 Controlling rendszer kiépítése 5.2.1 Kinek a feladata a controlling tevékenység lebonyolítása Nagyvállalatok külön controlling osztályokat hoznak létre és controllereket foglalkoztatnak. Közepes vállalkozásoknál általában a számviteli osztályon dolgozó gazdasági vezetőnek kell a controller szerepet betölteni. Illetve a kisebb vállalkozásoknál a könyvelők feladatkörébe tartozik ezeknek, az információknak a kezelése. A külső könyveltetés esetén is szükséges kontrolling szolgáltatás, bár itt még nem igazán terjedt el ennek az alkalmazása. Jellemzően a pénzügyi számvitel igényeinek kielégítése az elsődleges cél. 5.2.2 Mivel foglalkozik a controlling, kinek a feladata ennek számonkérése A tulajdonosnak kell meg követelnie a gazdasági vezetéstől a kontrolling tevékenység elvégzését A controlling alapja a klasszikus pénzügyi számvitel, erre épülhet a vezetői számvitel, A controlling nem egy külön álló tevékenység, hanem inkább a vezetői számvitelt segítő eszközrendszer, egy vezetéstámogató eszköz, célja a tulajdonosi érdek szolgálata. A tulajdonos, a menedzsment a controller biztosította információk alapján, tud dönteni, döntéseket előkészíteni. Az adatokat a vezetői számvitelnek kell biztosítania, amely a könyvelés, kereskedelem, szerviz, pénzügy, HR adataira épül. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

33. oldal

Vezetői számvitel

5.2.3


A controller feladata a vállalkozáson belül

Vezetők, tulajdonosok folyamatos informálása a társaságnál zajló gazdasági és pénzügyi folyamatokról. Adatokból a szükséges információ létrehozása, ezekkel kapcsolatos elemzések elvégzése, beszámolók készítése. A tényleges teljesítmények, és eredmények mérése ahol erre szükség van, a kapott adatok értékelése, szükség esetén ezek számonkérése, jelző rendszer funkció kialakítása. A tényleges folyamatok állandó figyelemmel kisérése, tervek és a tény adatok összevetése, eltérés esetén a szükséges korrekciók meghatározása. Szervezés, ellenőrzés, a tapasztalt hibák, hiányosságok feltárása, kijavítása intézkedések, javaslatok kidolgozása. Árképzés, elő és utókalkulációk készítése, gazdasági számítások, hitelkérelmek, pályázati anyagok összeállítása.

5.2.4

Mit is jelent a Business Management kifejezés?

Nagyon sok hazai cég esetében nyilván valóvá válik, hogy a tulajdonosok nem igazán értik az üzleti életben használt szakmai kifejezéseket. Az egyik ilyen kifejezés, amit hasznosnak és lényegesnek tartottam bemutatni az a Business Management kifejezés. A Business Management egy funkció, folyamat és rendszer kereskedői és importőri szinten annak érdekében, hogy hatékonyan menedzselje a kereskedés profitabiltására és pénzügyi életképességére ható tényezőket.

5.3 Az importőr által bevezetett GBMS rendszer bemutatása

Első kérdésként, ami felvetődik az, hogy mit is jelent a GBMS rövidítés. A Global Business Management System a Daimler által bevezetett normál riport eszköz rendszere, amely lehetővé teszi a pénzügyi adatok megfelelő kezelését. Lehetővé teszi a pénzügyi átláthatóságot a számviteli adatokra alapozva. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

34. oldal

Vezetői számvitel


2. számú ábra

Forrás: MBHU konferencia: pénzügyi workshop

I. szakasz Standard riportolás Minőségi és hatékony adattovábbítás Negyedéves adatszolgáltatás Folyamatos minőségkontroll II.szakasz Rendszeres visszajelzések a dealereknek Számított benchmarkok Egyéni ad-hoc elemzések III. szakasz Rés-elemzés Kulcsmutatók kiszámítása Dealerek közötti workshop IV. szakasz Rendszeres dealer látogatások Teljesítmény különbségek megbeszélése Akciótervek kidolgozása Fejlődés nyomon követése Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

35. oldal

Vezetői számvitel


5.4 Előnyök kereskedő és az importőr részére egyaránt

3. számú ábra

Forrás: MBHU konferencia : Pénzügyi workshop

5.5 Az importőr által elvárt információkhoz szükséges riportolási rendszer bemutatása Ahhoz, hogy a vállalkozás tekintetében is hatékony és gyors legyen az információ áramlás és az importőr, valamint a tulajdonosok által elvárt információk a megfelelő időben rendelkezésre álljanak ki kellett alakítani egy adatszolgáltatási rendszert. Ebben nagyon sok segítséget nyújt a vállalkozásnak az importőrvállalkozás, a Mercedes-Benz Hungária Kft. Továbbá a társaság vezetői is sok hasznos szakmai segítséggel támogatták a riport szerkesztés munkafolyamatát. Az elemzések elvégzéséhez a társaságnál működő költséghelyeknek megfelelő bontásban kell az adatokat a táblázatokba illeszteni. Az adatok nagy többsége a könyvelési rendszerben található információk alapján kerül összeállításra.

Az adatszolgáltatás második táblázata az Új gépkocsi értékesítés költséghelyre vonatkozó adatokat tartalmazza. Itt kerül bemutatásra márkánként, osztályonként, valamint készlet típusonként, hogy hány darab gépjármű került eladásra a társaságnál. A táblázat ezen, statisztikai adatokon túl tartalmazza az értékesítés nettó árbevételét, valamint az Eladott áruk beszerzési értékét, szintén márkánként és készlettípusonként, valamint a MercedesBenz Hungária Kft által a gépjárművekre utólagosan adott bónusz kedvezmények összegét is. Az adatok feldolgozása után jutunk el a Bruttó nyereség I kategóriához. Ez a kategória nem más, mint, az értékesítésből származó árrés összegének meghatározása. Itt minden bevétel és ráfordítás egyedileg kapcsolható az autókhoz. A következő táblázatban, már nem kell osztályonként és autónként kimutatni a bevételeket és a ráfordításokat, de továbbra is költséghelyenként és készlettípusonként kell az adatokat szerepeltetni. Ekkor kell a kapott


36. oldal

Vezetői számvitel


jutalékok összegét is figyelembe venni. Jutalékot a vállalkozás a közvetített hitelek, és biztosítások után kap a finanszírozótól és a biztosítótól, szerződés alapján. Ennek az adatnak a megadása után kapjuk a Bruttó nyereség II kategóriát. Ez a kategória már egy szűkített nyereséget fejez ki. A második táblázat következő részben az értékesítéshez közvetlenül kapcsolható, de mégis csak változó költségek és ráfordítások bemutatása következik. Ide az értékesítők ösztönzéseként kifizetett jutalékok, és egyéb plusz juttatások összegét, az eladások során felmerült egyéb anyagköltségek összegét kell bemutatni. Itt kerül figyelembe vételre a gépkocsi árába beépített plusz anyagok költsége, például szőnyegek, téli gumi garnitúra.

Ezeken túl, az ügyfelek számára bemutatási céllal

fenntartott demo autók ráfordításait is itt kell szerepeltetni. A változó költségek és ráfordítások adatainak a szerepeltetése után eljutunk a Fedezet I mutatóhoz.

Fedezeti mutatók elemzése során megkapjuk arra a választ, hogy amennyiben a bevételekből

levonjuk

a

proporcionális

költségeket,

illetve

a

termékekhez,

szolgáltatásokhoz kapcsolódó változó költségeket mekkora lesz a termék fedezete. Tehát ez azt fejezi ki, hogy a termék árbevételéből, ha levonjuk az állandó költségeket mekkora összeg áll rendelkezésre, a nyereség fedezetére.

Az Fedezet I mutató kiszámításánál alkalmazott sorok bemutatása Teljes forgalom lista áron Az autók lista szerinti ára szerepel ebben a sorban. A lista szerinti ár az, az összeg melyen a Mercedes - Benz Hungária Kft a gépjárművek eladási árát meghatározza. Árengedmények és egyéb kedvezmények Amennyiben az importőr cégtől engedményt kap a vállalkozás a gépjárművekre ebben a sorban, kell bemutatnia a kedvezmény mértékét százalékos formában. Nettó árbevétel A nettó árbevétel a lista szerinti ár és a kedvezmények levonása után, az értékesítés során meghatározott nettó eladási ár. Eladott áruk beszerzési értéke Az eladott gépjárművek beszerzési árát tartalmazza ez a sor. Ebben az összegben minden olyan gépkocsihoz kapcsolódó tétel szerepel, amely a telephelyre történő szállításig a járművel kapcsolatban felmerül. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

37. oldal

Vezetői számvitel


Bónusz jóváírások az Mercedes-Benz Hungária Kft-től A gépjárművek értékesítése után a Mercedes – Benz Hungária Kft a forgalom függvényében bónusz jutalékot biztosít a dealereknek. Ennek összegét kell ebben a cellában szerepeltetni. Alkalmazottak jutalékai és ösztönzői Ebben a sorban az autóértékesítő munkatársak részére kifizetett jutalékok, és egyéb ösztönzők értéke szerepel. Az értékesített gépjárművek árrésének függvényében változik a jutalék összege. Bemutató autó ráfordításai Biztosítási díjakat, cégautó adó összegét, üzemanyag költségeket, mosás, karbantartás költségeit, esetlegesen felmerülő javítási költségek értékét kell itt szerepeltetni. Előkészítés, átvizsgálás költségei Ennek a sornak az adatai a gépjárművek átadásához kapcsolódó költségeket tartalmazzák. Ide sorolható az első vizsgáztatás díja, forgalomba helyezés költsége, rendszámtábla kiváltás összege amennyiben ezek pluszban terhelik a gépjármű értékesítés bevételeit. A gyakorlat azonban az, hogy ezeket már az ügyfelek nevében az átírásért felelős munkatárs bonyolítja, és ezek összege az értékesítés alkalmával beépítésre kerül az eladási árba. Kiszállítási költségek Amennyiben a járművet, az értékesítést követően bármilyen kiszállási költség terheli, ide kell az összegét beállítani. Harmadik félnek fizetett jutalékok Abban az esetben kell itt adatot szerepeltetni, amennyiben harmadik félnek kerül jutalék kifizetésre, aki lehet magánszemély, vagy gazdasági társaság egyaránt. A jutalék szerződés alapján az árrés terhére kerül elszámolásra. Általában ügyfél akvirálások után szoktak ilyen címen jutalékot fizetni. Egyéb nem elkülönített változó költségek Ide kerül minden olyan járulékos költség, amely az eddig felsorolt kategória egyikébe sem illik bele. Például ide sorolható költségek az autóhoz kapcsolható belső bizonylattal lezárt szereplő alkatrészek értéke. Az adatszolgáltatás negyedik táblázata a Használtgépjármű értékesítés költséghely adatait mutatja be hasonló módon, mint az Új gépkocsi értékesítés költséghelynél már korábban bemutatásra került. Itt nincs szükség márkánként történő bemutatásra, viszont gépjármű Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

38. oldal

Vezetői számvitel


készlettípus alapján el kell különíteni az adatokat. Első szakaszban itt is a Fedezet I mutató értékének kiszámítására kerül sor. Az ötödik táblázat az Alkatrész értékesítés forgalmának bemutatásával foglalkozik. Két fő csoportra bontja az alkatrész értékesítést, az egyik csoport a pulton keresztüli értékesítés, a másik csoport a szervizen keresztüli forgalom. Továbbá kéri azt is az adatszolgáltatás, hogy amennyiben

megoldható,

a

gépjárművek

készlettípusai szerinti csoportosítás

is

alkalmazásra kerüljön. A táblázat specialitását tovább fokozza, hogy elkülönítve kéri a garanciában elszámolt alkatrészek és a belső bizonylaton szereplő alkatrészek értékét is. Vagyis kérik azt, hogy a személygépjárművek és a haszongépjárművek tekintetében is legyen kimutatva a Fedezet I mutató. Az adatszolgáltatás hatodik táblázata a Szerviz részleg, mint különálló költséghely adatainak a vizsgálatával foglalkozik. Ennek a táblázatnak a specialitását az adja, hogy itt már a termelő tevékenység produktivitásának elemzésére is hangsúlyt fektetnek. Tartalmazza a szerelők jelenléti óráinak számát, ezek után pedig az eladott órák és a produktív órák számát is. Ezen adatok alapján elemezni és vizsgálni lehet a termelő részleg, ezen belül az egyes személyek produktivitását, illetve fontos információhoz juthat az importőr a norma órák meghatározása céljából. Jelenléti órák száma: nem jelent mást, mint a szerelők jelenléti íven szereplő óráinak száma. Produktív órák száma: a szerelők jelenléti idején belüli tényleges munkavégzésre fordított órák száma. Eladott órák száma: A Mercedes – Benz Hungária Kft által meghatározott normaidők alapján kiszámlázott munkaórák száma. Ez a táblázat is a gépjármű készlettípusok, tehát a személy és a haszongépjárművek szerinti bontásnak megfelelően tartalmazza az adatokat, információkat. Továbbá a fizető ügyfelek, a garanciális javítások, és az alvállalkozói tételek külön-külön történő bemutatására fektet hangsúlyt. Alvállalkozói bevételek és ráfordítások: Mivel a társaságnak nincs saját karosszéria és fényező műhelye, ezért ezt a tevékenységet alvállalkozók útján bonyolítja. Ezt természetesen az ügyfelek tudomására hozzák, és mint közvetített szolgáltatást számlázzák feléjük. A nettó árbevételbe a tovább számlázott alvállalkozói díj összege szerepel, az


39. oldal

Vezetői számvitel


értékesítés produktív költsége sorában pedig az alvállalkozónak fizetett munkadíj összege szerepel. Az egyéb költségek soraiban a korábban bemutatott költséghelyek tekintetében alkalmazottak alapján kell az adatokat szerepeltetni. Az adatszolgáltatás hetedik és nyolcadik táblázatában a közvetlen fix költségek kerülnek bemutatásra, költséghelyek és gépjármű készlettípusok szerinti csoportosításban. Ebben a részében a controlling táblázatnak a következő sorok találhatók Bérköltség Az üzletágakhoz kapcsolódó összes bérköltség értéke található, költséghely és gépjármű készlet típus szerinti bontásban. Fizetendő adók és járulékok A kifizetett munkabéreket, juttatásokat terhelő adók, és járulékok összegét tartalmazza, szintén költséghely és gépjármű készlet típus szerinti megosztásban. Személyi jellegű egyéb kifizetések A személyi jellegű egyéb kifizetések összegi között a vevők és ügyfelek részére nyújtott üzleti vendéglátás és üzleti ajándékok összegeinek értéke, a belföldi és külföldi kiküldetések összege található. Oktatás költségei A társaság munkavállalói meghatározott időközönként részt vesznek kötelező oktatásokon, melyekkel a szakmai ismereteiket bővítik. Ezzel kapcsolatban felmerült költségek összegeit kell ebben a sorban bemutatni. Cégautók üzemeltetési költségei A társaságnál használt demo-, és csereautók üzemanyag költségeinek, egyéb karbantartás költségeinek kimutatására szolgál. Itt kell szerepeltetni a felmerült biztosítási díjak, autópálya díjak összegeit is. Rezsianyagok, szerszámok és munkaruha összege A munkavállalók részére kiadott munkaruha és szerszám költségek összegét, valamint a napi működés során felhasznált kenő anyagok, tisztítószerek, irodaszerek, és egyéb anyagok értékét kell ebben a sorban szerepeltetni. Közvetlen marketing költség


40. oldal

Vezetői számvitel


Az üzletágakhoz közvetlenül kapcsolható marketing költségek, és ráfordítások összegét kell szerepeltetni ezen, sorban. Marketing költséget jelent a Sajtó, rádió, TV reklámok értéke, illetve a bemutatók szervezése, termékek bemutatója egyaránt. Minden egyéb közvetlen fix költség Minden olyan egyéb költséget és ráfordítást itt kell kimutatni melyeket a korábban részletezett sorok egyikébe sem lehetett szerepeltetni, és közvetlenül a felsorolt költséghelyekhez kapcsolódik. Ezen, költségek, és ráfordítások összesítésével meghatározásra kerül a vállalkozás üzletágaira vonatkozó összes egyéb közvetlen fix költség értéke. A Fedezeti I mutató adataiból az összes közvetlen fix költségeknek és ráfordításoknak a levonása után jutunk el a Fedezet II mutató értékéhez. A Fedezet II mutató kategória már figyelembe veszi a termékcsoport, vagy szolgáltatás csoport előállítása érdekében felmerült állandó költségeket és így kerül meghatározásra a nyereség fedezettsége. Az elemzés során, a kilencedik táblázatban eljutunk a közvetett bevételek és közvetett fix költségek és ráfordítások bemutatásához. Ezt hívjuk Vállalati általános bevételeknek és költségeknek, ráfordításoknak. Ezek a bevételek és költségek a társaság egészére vonatkozóan jelenek meg, nem lehet maradéktalanul elkülöníteni, hogy melyik tevékenységhez, költséghelyhez kapcsolódnak kizárólag. Ez a táblázat a következő sorok értékét szemlélteti Általános adminisztráció bérköltsége Ide tartozik az adminisztrációhoz kapcsolódó munkakörben foglalkoztatott létszám részére kifizetett bérköltségek összege. Ide sorolva a társasági tagok személyes jövedelem kivételének összegét is. Fizetendő adók és járulékok A kifizetett bérköltség után a munkáltatót terhelő járulékok és adók összegét tartalmazó sor. Személyi jellegű egyéb kifizetések Ebben a sorban az üzleti vendéglátás, reprezentáció összege kerül bemutatásra. Továbbá ha bármilyen egyéb személyi jellegű foglalkoztatás címén megbízási díj kerül kifizetésre. Irodaszerek, nyomtatványok


41. oldal

Vezetői számvitel


A társaság működése során felhasznált irodaszerek, nyomtatványok költségei szerepelnek ebben a sorban. Jogi és egyéb tanácsadások összegei A könyvvizsgálatért, adótanácsadásért, és jogi képviseletért fizetett díjak értéke kerül bemutatásra. Telefon költségek Közvetett marketing költségek A társaság egészére, főleg a vállalkozás tevékenységeinek, hirdetésére fordított, marketing ráfordítások értékétét kell szerepeltetni. Tagdíjak, adományok A társaság tagja a Mercedes- Benz gépjárművet forgalmazó vállalkozások szervezetének, ennek az éves tagdíja kerül ebben a sorban bemutatásra. Továbbá itt kell szerepeltetni minden egyéb szervezet számára fizetett tagdíjak összegét. (kamarai tagdíj) Oktatás Ingatlan karbantartási és javítási költségei A vállalkozás ingatlanjaira fordított költségek, és ráfordítások összegének szerepeltetésére szolgál ez a sor. Főleg a javítás, karbantartás összegeit kell itt szerepeltetni. Épületek biztosítási díja Irodai gépek berendezések értékcsökkenése Közüzemi díjak Adók, illetékek Ebben a sorban az iparűzési adó, építmény és gépjármű adók összegeit kell szerepeltetni. Továbbá a tárgy évi eredmény alapján meghatározott társasági adó összegét is ide kell feltüntetni. Egyéb közvetett fix költségek Az egyéb közvetett, fix költségek köre elég széles, hiszen itt kell bemutatni az összes olyan költséget, amelyet az eddig felsorolt kategóriák egyikébe sem lehet szerepeltetni. Például tovább számlázott telefon költségek ráfordításait, a működés során felhasznált rezsi anyagokat, hatósági és egyéb illetékek összegét. Ebben a sorban lehet szerepeltetni a bankköltségek értékét is. Ingatlan lízing vagy bérleti díjak összege Egyéb működési bevételek Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

42. oldal

Vezetői számvitel


Az egyéb bevételek között kell minden olyan bevételt szerepeltetni, melyek nem az értékesítés nettó árbevételéhez és nem a pénzügyi, valamint a rendkívüli eseményekhez kapcsolhatóak. Ide sorolható például a tárgyi eszköz értékesítések bevételei, vagy a termékekhez, szolgáltatásokhoz nem kapcsolható utólagos kedvezmények összegei, tovább számlázott telefon költségek és egyéb közvetített szolgáltatások bevételei. Amennyiben ezen bevételek és költségek, ráfordítások összegét előjel helyesen összegezzük, megkapjuk az egyéb működési bevétel és ráfordítás kategóriáját. A következő részében a Nettó árbevétel, a Bruttó nyereség a Fedezet I, és a Fedezet II kategóriák tekinthetők meg összesítve. Ezt követi az Üzemi eredmény összegének meghatározásához. Az adatok alapján kiszámításra kerül az árbevétel arányos eredmény ( ROS) mutató. ROS mutató = Eszköz arányos üzemi eredmény ROS = (Üzemi tevékenység eredménye / Összes eszköz ) *100 Ez a mutató az eszközarányos jövedelmezőséget nagyon jól kifejező mutatószám. A mutató a kiválasztott eszközök jövedelemtermelő képességét mutatja be. A pénzügyi műveletek eredményének meghatározása során először a pénzügyi műveletek bevételei majd a ráfordításai kerülnek bemutatásra. Pénzügyi műveletek bevételei között a banki kamat jóváírások összege, az árfolyam nyereségből származó bevételek összegei kerülnek figyelembe vételre. A pénzügyi ráfordítások között a folyószámla hitelek, a jelzálog hitelek , késedelmi kamatok és egyéb árfolyam veszteségek összegei szerepelnek. A táblázatban külön kéri az importőr a készletfinanszírozási hitelek összegének részletes bemutatását. Használt és új gépkocsik tekintetében elkülönítve. A rendkívüli eredmények bemutatására is sor kerül, és ezek figyelembe vétele után jutunk el az adózás előtti eredmény kategóriához, mely a vállalkozás egészének eredményét tükrözi. Az adatszolgáltatás tizedik táblázata Amennyiben az eredmény-kimutatás adatait meghatároztuk, eljutunk a vállalkozás vagyoni és pénzügyi helyzetét bemutató mérleg adatainak összeállításához. A mérleg nem a Magyarországon megszokott séma szerint kerül összeállításra, hanem inkább a nyugat európai sémát alkalmazzák. A mérleg fő sorok a következők: Befektetett eszközök


43. oldal

Vezetői számvitel


Ebben a főcsoportban a hazai gyakorlatnak megfelelően az immateriális javak és a tárgyi eszközök könyvszerinti értéke kerül bemutatásra Forgóeszközök A forgóeszközök között a készletek és a követelések két csoportja található. Specialitása ennek a típusú mérlegnek, hogy a készleteknél külön ki kell emelni az új- és a használt járművek, valamint az alkatrész készlet értékét. Ez kimondottan a gépjármű-értékesítéssel foglalkozó cégek tekintetében bizonyul fontos információnak. A követelések tekintetében a hazai, eléggé részletes bontással ellentétben csak a vevő követelések összegét kéri kiemelni a mérlegben a többi követelés értékét az egyéb követelések összegében, kell szerepeltetni. Értékpapírok Pénzeszközök A pénzeszközök sor megegyezik az általunk használt mérlegséma ezen sorával. A házipénztár állomány és a bankszámlák egyenlegit tartalmazza. Egyéb eszközök Az egyéb eszközök között kell szerepeltetni az aktív időbeli elhatárolások és a befektetett pénzügyi eszközök értékét. Saját tőke A saját tőke elemek a hazai bontásnak megfelelően kerülnek kimutatásra. A séma megfelel az általunk használtnak. Kötelezettségek A kötelezettségek hosszú- és rövidlejáratú kötelezettség kategóriába vannak besorolva. A besorolás megfelel a hazai gyakorlatnak. Külön kiemelve a kölcsönök és hitelek, vevői előlegek szállítói tartozások összegét. Az egyéb kötelezettségek sor tartalmazza a céltartalékok és a passzív időbeli elhatárolások összegeit. Az adatszolgáltatás adataiból készül a tizennégyes táblázatban, egy nagyon érdekes és szemléletes elemzés. Tartalmazza a társaság egészére vonatkozóan a profitabilitás és a stabilitás mérőszámait. Továbbá az árbevétel mix és a fedezeti mix értékelését százalékban kifejezve. Mivel a gépjármű értékesítés a vállalkozás főtevékenysége, ezért ezt kiemelve bemutatja a Fedezet II mutató értékét százalékban kifejezve is. Árbevétel

szerkezet

(árbevétel

mix)

százalékos

formában

kifejezi

a

társaság

tevékenységeiből származó árbevételek mértékét. Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

44. oldal

Vezetői számvitel


Fedezet szerkezete (fedezeti mix) százalékos formában bemutatja az egyes költséghelyek szerinti bontásban, hogy milyen a nyereség fedezettsége. Stabilitás: A pénzügyi stabilitás kiemelt szerepet játszik a pénzügyi rendszerben és a gazdaság egészében. Minél nagyobb egy vállalkozásnál a forgóeszközök aránya, annál nagyobb a rugalmassága és ezzel együtt a pénzügyi és jövedelmi stabilitása. Fontos, hogy minél kevésbé legyen kötött a vállalkozás vagyona, mert annál könnyebben tud lépéseket tenni a stabilitásának erősítése érdekében. Profitabilitás mutatók: a cég és az ügyvezetés teljesítményéről nyújt képet. Különösen fontos a potenciális befektetők, megrendelők, beszállítók és a munkavállalók számára. A mutató azt fejezi ki, hogy milyen mértékben képes profitot termelni az összes eszköz felhasználásával. 6. A Controlling információk összeállításáról nyert tapasztalatok bemutatása A Tudományos Diákköri Kutató munkám fő témája a controlling rendszer bevezetése az Eurovan Miskolc Kft-nél. A vizsgált gazdasági társaságot jól ismerem, mivel gazdasági vezetőként dolgozom a vállalkozásnál. Központi témám a controlling, mint a vezetői számvitel eszközrendszerének bemutatása ezért a munkám során kitértem az importőr, és a tulajdonosok által megfogalmazott információs igények áttekintésére. Az igények kielégítése érdekében bevezetett integrált vállalatirányítási rendszer bemutatására. Továbbá az importőr cég által kialakított adatszolgáltatási rendszer tartalmának ismertetésére is kiemelt hangsúlyt fektettem. A kutató munkámat segítette az, hogy ennek a rendszernek a bevezetésében és kialakításában személyesen közreműködtem. Nagyon sok nehézséget jelentett magának az integrált vállalatirányítási rendszernek az implementációja. Mivel korábban nem alkalmaztak a vállalkozásnál költséghelyeket ennek kialakítása és a kollégákkal való elfogadtatása is egy igen nehéz feladatnak bizonyult.. Eleinte mindenki csak azt vette észre, hogy sokkal több odafigyelésre és pontosabb munkavégzésre van szüksége, ami szintén több munkaráfordítást is jelentett a számukra. Ahogy elsajátították a rendszer használatát, és menetközben kialakítottuk a mindenki számára kényelmes és könnyen kezelhető jogcímrendszert már igazán könnyen és gyorsan kezelhetővé vált a program. A költséghelyek bevezetésével már a kért adatok sokkal pontosabban és napra készen a vezetés számára elérhetővé váltak. Az adatok rendszerezett és pontos rögzítése lehetővé tette, hogy bármelyik vezető kolléga saját lekérdezéseket, projektet állíthasson be a Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

45. oldal

Vezetői számvitel


rendszerbe, ezeket időszakonként ellenőrizze, elemezze és amikor szükséges a folyamtokba beavatkozhasson. A társaság tulajdonosainak ebben a formában hasznos információkat tudunk nyújtani a gazdálkodás hatékonyságáról, és jövedelmezőségéről. Az importőr és a tulajdonosok által kért információk a táblázatba a könyvelési modulból tölthetők fel. Úgy került kialakításra a jogcím rendszer, a főkönyvi számlatükör, hogy minden költséghez, ráfordításhoz és bevételhez beállításra került az, hogy kötelező a költséghelyet és a készlettípust hozzá kapcsolni. Ezekkel, az adatokkal kibővíthetővé vált az adatok lekérdezhetősége, illetve a GBMS táblázat összes adatát be lehet programozni és már is automatikussá lehet tenni a contolling adatszolgáltatás előkészítését. A táblázat adatait a főkönyvi számok és a költséghelyek, készlettípusok, megadásával lehet szabályozni, hogy pontosan hol szerepeljenek. A rendszerben még vannak hibák és hiányosságok, hiszen nem tudjuk a produktív időadatok mérését megoldani, továbbá gondot jelent a szervízelt gépjárművek tekintetében, hogy személy- és haszongépjárművek csoportjára tudjuk bontani a keletkezett bevételeket és

költségeket, ráfordításokat. A

kialakított controlling rendszer a jövőben még sok fejlődési szakaszon kell, hogy végig menjen, azonban már ebben a formájában is sokat segít a szükséges vezetői döntések meghozatalában. Segít feltárni a gazdálkodásban rejlő hibákat, megmutatja mely területek a legjobban preferáló tevékenységek, hol érdemes még befektetéseket eszközölni, hol kell esetleg komolyabb szankciókat végrehajtani. A táblázat adatai akkor lesznek igazán hasznosak, amikor már elkészülnek a következő üzleti évre vonatkozó terv számok negyed éves bontásban, és ezeket a tény adatokkal összevetve elemezni, értékelni lehet. A tervtől való eltéréseket figyelemmel lehet kísérni és a megfelelő időben a döntést előkészítő vezetők ebből a számukra fontos információkat kiszűrve segíteni fogják a tulajdonosokat a döntések meghozatalában. A kutató munkám során nem igazán a vállalkozás hatékonyságának, gazdaságos működésének elemzése volt a célom hanem inkább a bevezetett rendszer áttekintése, és a vezetői számvitellel való kapcsolatának bemutatása. Általánosan elmondható, hogy a vezetői számvitel fontos szerepét felismerték a gazdasági társaság tulajdonosai, ennek bevezetése érdekében nagyon fontos lépéseket tettek. A jövőben erre még nagyobb hangsúlyt kell fektetni, hiszen a vállalkozás stabilitási mutatói és a profitabilitást kifejező mutatók értéke figyelem felhívó értéket mutat. Itt el kell mondani, hogy a kirobbant pénzügyi válság egyik vesztese az addig igen felfutóban lévő autósiparág volt, ez mély nyomott hagyott ebben a vállalkozásban is. Azonban talpon Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

46. oldal

Vezetői számvitel


tudott maradni és ezek után a legfontosabb célja, hogy likviditását megerősítése, illetve a gazdaságos és költség hatékony gazdálkodását kialakítsa.

Felhasznált irodalom: 1,

Kardos Barbara – dr. Sztanó Imre – Veress Attila: A vezetői számvitel alapjai ( Saldo 2007 . év )

2,

Hanyecz Lajos: A Controlling Rendszere, Az eredményorientált irányítás ( Saldo 2006 év )

3,

Freinbach Zoltán: MBHU Konferencia: Pénzügyes workshop (powerpoint)

4,

Eurovan Miskolc Kft 2010. január-június havi GBMS adatszolgáltatás

5,

Eurovan Miskolc Kft 2010 I. féléves előzetes mérleg


47. oldal

Vezetői számvitel


MELLÉKLETEK

GBMS avagy negyedéves pénzügyi reporting bevezetése Magyarországon Budapest, 2008. december 15.


48. oldal

Vezetői számvitel


Global Business Management System

1. számú táblázat Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

49. oldal

Vezetői számvitel


Új Jármű értékesítés költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása


50. oldal

Vezetői számvitel


Új Jármű értékesítés költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása


51. oldal

Vezetői számvitel


Használt jármű értékesítés költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása


52. oldal

Vezetői számvitel


Alkatrész értékesítés költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása


53. oldal

Vezetői számvitel


Szerviz-szerelő költséghely Fedezet I mutató értékének meghatározása


54. oldal

Vezetői számvitel


Közvetlen fix költségek Új jármű- és használt járműértékesítés költséghely Fedezet II mutató meghatározása

7.számú táblázat Boholy Attiláné GTK/Lev. III. évfolyam Pénzügy-számvitel szak: számvitel szakirány

55. oldal

Vezetői számvitel


Közvetlen fix költségek Alkatrész értékesítés és Szerviz-szerelő költséghely Fedezet II mutató meghatározása


56. oldal

Vezetői számvitel


Közvetett fix ráfordítások Vállalati általános költséghely


57. oldal

Vezetői számvitel


Mérleg séma


58. oldal

Vezetői számvitel


Statisztikák


59. oldal

Vezetői számvitel


Profitabilitás és Stabilitás mutatók


60. oldal

A vezetői számvitel gyakorlati alkalmazása az Eurovan Miskolc Kft számviteli rendszerében

Recommend Documents