A változás nem csak az ELOenterprise 7.0 elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szól. Lázár Péter ECM üzletágvezető

A változás nem csak az ELOenterprise 7.0 elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szól

Lázár Péter ECM üzletágvezető 2011.10.04.

NO DE AKKOR MIRŐL? Esettanulmány a TIGÁZ DMS projektjéről és a pilot üzemeltetési tapasztalatairól

3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 2

Recept! – Recept? Nézd meg miből kell főzni Próbáld hozzáadni a hiányzó részeket Keress repectkönyvet Keress szakácsot aki segít megérteni Kérd meg a szakácsot, hogy csinálja meg Legyen próba evés, lehetőleg részletekben Ha még mindenki él és ízlett is nekik, kezdd előkészíteni a menüt Ne engedd el a szakácsot, és minden módosítást csináltass meg vele Ha tetszik, ha nem - ezután meg kell enni.


Főbb kihívások Idő

§  Projekt 2009 május végén indult §  Koncepciós fázis lezárása 2010 nyara §  Tesztelések kezdete 2011 tavasz §  Pilot indulás 2011 nyár §  Kiterjesztés 2011 november Szervezet Dokumentumok Folyamatok Rendszerek


Mire kellett megoldást találni? Iratkezelés, beszerzési folyamatok, számlaigazoltatás, speciális folyamatok


DMS célok §  törvényi, jogszabályi megfelelőség §  digitalizálás és papír alapú iratkezelés csökkentése, §  iratkezelés hatékonyságának növelése, §  iratkezelés centralizálása, §  többtelephelyes megoldás kialakítása §  elektronikus irat és információ áramlás biztosítása §  egyedi iratkezelési igények standardizálása és/vagy kezelése §  előzetesen meghatározott célmegoldások megvalósítása (beszerzés, beérkező számla, ügyfélkapcsolatok dokumentumai)


Mértékek mennyiségek Felhasználók

§  Kb. 1000 felhasználó – oktatások: kb 280 fő §  Területileg tagolt (Diósdtól Záhonyig) §  3 vállalat (Zrt., DSO, Gepa) Nagyszámú dokumentum

§  Napi 7-10e szkennelt dokumentum §  Napi 800-1000 kimenő dokumentum §  Napi 100-200 számla OCR-el feldolgozva (bejövő e-számla is) 2 irattár a ország két felében Magyar Posta szolgálja ki a telephelyek közötti belső postát Külső vállalkozó üzemelteti a küldeménykezelést


Architektúra

Validáló

OpenText Archive

Érkeztető SAP R/3

KOFAX Express EloPosta OCR

ELOenterprise cluster 3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 8

DSM felépítése - Számlaigazolással Bejövő számla szkennelt képe

OCR

adatkinyerés

Kép Adatok

LiveLink

szkennelt kép tárolás

Adatok

Kofax Express szkennelés

Borítékazonosító Szerződésazonosító Iktatószám SM rendelés azonosító

Szkennelt kép Szkennelési leíró adatok

ELO

iratkezelés ügyintézés

SAP

Üzleti partner Ügyfélkapcsolat SM rendelés Kikapcs.koord. e-mail Irattározási adatok

Jóváhagyott iratkép Leíró adatok

PreS

tömeges nyomtatás

Borítékolás időpontja

Postázandó iratok adatai

Active Directory címtár

Felhasználói adatok

WinPa

elektronikus postakönyv

Postázott iratok adatai 3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 9

DSM felépítése – Ügyfélkapcsolati SAP megoldással ÜK irat szkennelt képe Szkennelési leíró adatok

LiveLink

szkennelt kép tárolás

ÜK csoport Leíró adatok

Kofax Express szkennelés

Borítékazonosító Szerződésazonosító Iktatószám SM rendelés azonosító

Szkennelt kép Szkennelési leíró adatok

ELO

iratkezelés ügyintézés

SAP

Üzleti partner Ügyfélkapcsolat SM rendelés Kikapcs.koord. e-mail Irattározási adatok

Jóváhagyott iratkép Leíró adatok

PreS

tömeges nyomtatás

Borítékolás időpontja

Postázandó iratok adatai

Active Directory címtár

Felhasználói adatok

WinPa

elektronikus postakönyv

Postázott iratok adatai 3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 10

Mi okozza a nehézséget?


Nehézségek “Berögzült” papír alapú folyamatok Delegált projekttagok Technológia

§  Vékonykliens §  ELO Automation Services §  Sok rendszer integrációja - komplexitás Tesztelés

§  Koncepció és a valóság találkozása Oktatandók száma és “érdeklődése” vs. tananyag

§  Életszerű példák §  Szerepkörök §  Folyamatok 3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 12

Mi készült el? Másnéven a siker!


Mit ért el a projekt Beérkező szállítói számlák feldolgozása BO éles üzemi feladatok átvétele Hajdúszoboszlói küldeménykezelő szervezethez DMS Pilot BO éles üzemi feladatok átvétele Hajdúszoboszlói küldeménykezelő szervezethez Ügyfélkapcsolat bejövő dokumentumok kezelése

. .


DMS Validáló felület


DMS érkeztető felület


Iratkezelési funkciók közvetlen eléréssel


Speciális támogató funkciók


Partnermenedzser


Ügyintézői folyamatok


Az örök kihívás – átadás-átvétel


SAP integráció


Aláírás


Riportok


Konklúzió? Avagy, milyen recept alapján főzzünk…


Vezetői és kapcsolattartói vélemények A rendszer jó. Végre elérjük azt, hogy kevesebb papírral kell dolgozni. Ha, kinövi a gyerekbetegségeit, azt gondolom jó lesz. Fog ez menni csak kell még 2-3 hét, hogy a fejekben is érlelődjön az új alkalmazás. Vannak gondok, de melyik új rendszerrel nincs. Általános hibák melyek a pilot során végig megvoltak, és nehezítették a működést.


Vezetői támogatás a teljes kiterjesztés sikeréhez •  Nagyon erős vezetői kontroll és támogatás szükséges. •  Igazgatói szint és az alattuk lévő vezetőknek erősen a rendszer mellé kell állnia és élen járni a használatában. •  Pozitív hozzáállás valamennyi résztvevő részéről. •  Tartottunk az ellenállástól és ezt már éreztük a pilot alatt is. A papírtól elszakadni és másként gondolkodni nem könnyű. •  A szervezetek vezetőinek végig kell gondolni  Kik fogják használni a rendszert?  Milyen szerepkörhöz kapnak jogosultságot a felhasználók?  Helyettesítők kik lesznek és kiket helyettesítenek, hiszen ebben az esetben a szerepköröknek egyezni kell.  Ha valaki valamit nem tud vegye elő az oktatások során is használt felhasználói kézikönyvet. Ha az alapján nem boldogul akkor kérjen segítséget.


Mit visz haza a hallgató? Tervezés fontos – de sajnos bármennyire részletes, mindig marad rés Projektszervezet és a delegált tagok Technológia - Vékonykliens

§  Vékonykliens szuper… CSAK… §  Most már létezik Office macro §  PDF printer még mindig kiszámíthatatlan §  Korlátos a funkció §  DE még mindig jobb, mint 1000 kliensre telepíteni az ország különböző szélein

Kell a pilot! Érdemes darabolni! SZPONZOR és sok csoki! 3 October 2011 | Software AG - Get There Faster | 28

Köszönjük a figyelmet! Kérdések?

[email protected]

A változás nem csak az ELOenterprise 7.0 elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetéséről szól. Lázár Péter ECM üzletágvezető

Recommend Documents