A VÁLLALATI INFORMÁCIÓS RENDSZEREK JÖVŐJE A hagyományos integrált vállalatirányítási információs rendszerek átalakulnak. A piaci verseny és a technológiai fejlődés két területen hozott jelentős változásokat. A rendszerek kiegészülnek üzleti intelligencia-alkalmazásokkal, valamint megfigyelhető egy nyitás az Internet és az e-business felé. A vállalati informatikai szakemberek feladata megváltozott. Előtérbe került a stratégiai céloknak, üzleti folyamatoknak és speciális vállalati igényeknek megfelelő szoftver-rendszerek kiválasztása és bevezetése. A piacon számos, különböző célra készült megoldással találkozhatunk, melyek között nem könnyű eligazodni. Ehhez próbál segítséget nyújtani ez a jegyzet, ismertetve a választási lehetőségeket és fejlődési irányokat. A definíciószerű leírások értelmezik a szakirodalomban, folyóiratokban és ajánlatokban felbukkanó fogalmakat és betűszavakat. 1. Bevezetés Megfigyelhető, hogy a régi, piacvezető ERP (Enterprise Resource Planning Systems – Vállalatirányítási Információs Rendszerek) gyártók az elektronikus kommunikáció terjedése miatt saját erőből vagy szövetségeseket keresve megpróbálnak elmozdulni az Internet, az Intranet és az üzleti intelligencia irányába. Az új technológiai lehetőségek lehetővé teszik a vállalati folyamatok kiterjesztését a beszállítók és az ügyfelek irányába. Az üzleti informatika új területeinek, elemeinek utóbbi években történő megjelenése megerősíti, hogy az informatika alkalmazott tudomány. Csak más szakmákkal, tudományterületekkel (logisztika, marketing, számvitel, kontrolling stb.) együtt képes az üzleti életben előkerülő kérdésekre választ, megoldást adni. Az új alkalmazások bevezetése elsősorban nem az informatika-, hanem vállalati stratégia kérdése. 2. ERP rendszerek Az integrált ERP rendszerek nem csak nagyvállalatok számára készülnek. (Ma már, az árbevétel szerinti első 200 magyar vállalatnak van integrált vállalatirányítási rendszere…) Az informatikai megoldásokat szállító cégek rájöttek, hogy a kis és közepes méretű vállalatok nagy piacot jelenthetnek ebben az öldöklő versenyben. A nagy rendszereknek megszülettek a kisebb változatai is (SAP, Infosys, Movex, Baan, Scala stb.), de vannak kifejezetten kisebb méretű cégeknek íródott szoftverrendszerek is (pl. Infor NT, Axapta, Exact). Ma Magyarországon több mint 40 ERP rendszert kínálnak különböző informatika cégek [4]. Egyre inkább elképzelhetetlen, hogy termelő-, szolgáltató vállalatok saját erőből fejlesszenek üzleti informatikai alkalmazásokat. Az ERP rendszerek esetén a fejlesztés időszükséglete meghaladja 20-50-100 mérnökévet. Egy-egy speciális területen elképzelhető kiegészítésként használt egyedi szoftver, de a megoldás-szállítók szinte minden feladatra, funkcióra nyújtanak reális választási lehetőséget. Az alkalmazó cégek szakembereinek “csak” kiválasztani, bevezetni és működtetni kell ezeket a rendszereket. A “venni vagy gyártani?” kérdés tehát eldőlt. Ma a legtöbb integrált vállalatirányítási információs rendszer funkcionális területek szerint (Beszerzés, Raktározás, Termelés, Értékesítés, Pénzügy, Számvitel, Kontrolling, Karbantartás, Tárgyi-eszköz gazdálkodás, Minőségbiztosítás, Emberi Erőforrás és Beruházás Menedzsment), modulokból épül fel, ame-
lyek paraméterezhetők vagy CASE (Computer Aided System Engineering) rendszer segítségével illeszthetők a vállalati folyamatokhoz. Így egy termék a megfelelő modulok összeválogatásával akár egészen eltérő jellegű igényeket is képes kielégíteni. Megfigyelhető, hogy ezeket a kipróbált “kész” rendszereket iparágak szerint ajánlják. A rendszerekbe történő – paraméterezésen túli – beavatkozás általában költséges és garancia-vesztéssel is járhat. Az évről évre változó, újabb és újabb verziók nem biztos, hogy elviselik a korábban született kiegészítő megoldást. A szoftver-követés és garancia szempontjából az optimális a “standard” verzió választása, akár az üzleti folyamatok megváltoztatása árán is. Az informatikusok új csoportjára lesz (van?) szükség, akik legalább olyan jól ismerik saját cégük működését, mint amennyire választott szakmájukhoz is értenek. Képesek felmérni a vállalatnál jelentkező igényeket és segítséget tudnak adni a felső vezetésnek a választásban. A vállalatirányítási információs rendszerek bevezetési projektjei azért sikertelenek néha, mert a vállalati folyamatok és az informatika között nincs összhang. A cél nem a bevezetés, hanem a vállalat hatékonyabb működése. (A felhasználót nem az érdekli, hogy a kliens és a szerver közötti adatátviteli sebesség ügyfelenként hány Kbit/s…) Természetesen nem mindig várható el a felhasználóknál dolgozó informatikai szervezettől, szakemberektől, hogy egyedül vezessék be a rendszereket. A vállalatoknak nem konkrét szoftverrendszerekre van szükségük, hanem üzleti problémáik megoldására. Megjelentek a piacon az ún. rendszerintegrátorok és tanácsadó cégek, amelyek különböző, egymással kompatibilis megoldásokat illesztve segíteni tudnak az integrált vállalati információs rendszerek kialakításában. Nem szabad az informatikai divatot gondolkodás nélkül követni. Elemezni kell, hogy az aktuális technológia bevezetése és alkalmazása tényleg haszonnal jár-e a vállalat számára. A gyors fejlődés miatt egy rövid, pár hónapos várakozás néha milliós költség megtakarítását, vagy jobb, “személyre szabottabb” megoldást eredményezhet. 3. Üzleti intelligencia Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek által szolgáltatott jelentések, listák (report-generátor…) képesek a vezetők számára információkat szolgáltatni, de bonyolult döntések előkészítésére és mélyebb elemzésekre már nem mindig alkalmasak. Az üzleti intelligencia rejtett bevételnövelő ill. költségcsökkentő lehetőségek feltárásával foglalkozó alkalmazások gyűjtőneve. Az erősödő piaci verseny az alábbi feladatokat rója a cégekre: − − − − − −
üzleti tervek rendszeres aktualizálása, a változások várható hatásainak elemzése, a marketing és értékesítési akciók gyors és hatékony megtervezése, nyersanyag-felhasználás, raktárkészlet és létszám optimalizálása, beruházások hatásvizsgálata, szervezetfejlesztés.
A fentiek hatékony megoldásához ma már olyan eszközökre van szükség, amelyben a vállalat folyamatairól, tevékenységeiről szóló adatok a vezetők igényeinek megfelelő, könnyen kezelhető formában lesznek elérhetők. A következőkben említett alkalmazások lényegesen nagyobb teljesítményű hardver elemeket igényelhetnek, mint egy hagyományos vállalati információs rendszer. A nagyobb hard-
ver-szállítók (IBM, HP, Compaq) ajánlásokat készítenek arról, hogy különböző üzleti intelligenciák megvalósításához milyen számítástechnikai háttér szükséges. 3.1. Vezetői Információs Rendszer A vezetői információs rendszerek (MIS - Manager Information System) interaktív jelentéseket, grafikonokat és összefoglalókat készítenek ismert alkalmazásokon keresztül. Maga a vezetői információs rendszer létrehozása az informatikai rendszer kiépítésének befejező lépése lehet. Csak akkor érdemes vele foglalkozni, ha az adatbázisokat létrehoztuk és a feldolgozói, ún. tranzakciós programokat beüzemeltük. Természetesen az informatikai fejlesztéseket taglaló tervekben ezt az igényt is szerepeltetni kell. Nem szerencsés, ha utólag illesztjük az igények közé a vezetői információs rendszert. 3.2. Adattárházak A bonyolultabb döntéstámogató rendszerek (DSS - Decision Support System) meghatározott feltételrendszer alapján emelik ki az adatokat a vállalati adatbázisokból és azokat adattárházban tárolják. Az adattárházak (Data Warehouse) megfelelő struktúrában, elemzéshez előkészítve, történeti rálátással gyűjtik össze a vállalatok életében felmerülő külső és belső adatokat, amelyek bekerülésük után már nem változnak. Tulajdonképpen ezek is adatbázisok, de itt sokkal fejlettebbek a feltöltést, karbantartást és lekérdezést végző eszközök, módszerek. Az adattárházakban a különböző adatforrásokból nyert adatokat olyan struktúrában kell elhelyezni, hogy a bennük tárolt információk igény szerint, változatos formában legyenek lekérdezhetők. Lehetővé teszik a múlttal való összehasonlítást és különböző előrejelzési lehetőségeket is biztosítanak. Egy adattárház kialakítása komoly beruházást igényel és kidolgozott módszertant kíván. Ennél egyszerűbb feladatot jelent az adatpiacok (Data Market) létrehozása. Ezek egy-egy tevékenységi területre (kontrolling, pénzügy, termelés, marketing) koncentráló, előre feldolgozott információgyűjtemények. A vállalat fejlődésével az adatpiacok összevonásával az adattárház is kialakítható. (Egy 1999-es IBM felmérés szerint 120 tagja van az IBM Terabyte Club-nak. Ezek a felhasználók IBM gépet használnak és adattárházuk, több mint 1 Terabyte adatot tartalmaz...) Az adattárházak, adatpiacok megvásárláskor üresek, de beépített vagy csatolható eszközökkel az üzleti cél alapján feltölthetőek. Ilyenkor az első lépés mindig az ún. adattisztítás, amely a téves, elírt vagy vállalati szinten nem egységesen értelmezett adatok rendbetételét jelenti. A legjobb üzleti intelligencia-alkalmazás, - akárcsak az ERP rendszer - is megbukhat, ha nem “megtisztított”, megbízható adatokkal kerül feltöltésre. A döntéstámogató, -előkészítő rendszereket a pénzügyi, a marketing, a termelési ill. a vállalat egészén dolgozó elemzők használják. Feladatuk a trendek meghatározása és a “mi lenne, ha?” kérdésekre válaszoló modellek felépítése, amelyek mérhető mennyiségekkel írják le a különböző árképzési és költségvetési alternatívákat. Az adattárházakon működő lekérdező, döntéstámogató, elemző eszközök képességei eltérnek egy hagyományos operatív vállalatirányítási rendszerétől. Itt kell megemlíteni az OLAP technika (Online Analytical Processing) fogalmát. Ez többdimenziós alapú adatbázis alkalmazás. Az információkat a dimenziók (idő, értékesítési csatorna, földrajzi elhelyezkedés, beszállítói csoportok, alkalmazott technológiák stb.) mentén több irányból teszi hozzáférhetővé, elemezhetővé.
Az adattárházak egy másik felhasználása az ún. adatbányászat (Data Mining). Ez olyan számítástechnikai (adatbázis-kezelő) és statisztikai módszerekből valamint algoritmusokból álló eszközrendszer, amelynek segítségével az általunk fel nem ismert összefüggésekre is fényt deríthetünk. Elsősorban a marketing, ill. a kereskedelem területén alkalmazzák (pl. ügyfelek előre nem ismert csoportosítása), de ma már termelésben és logisztikában is hasznát veszik (kibocsátások hullámzása, selejt- és hiba-okok elemzése, szállítási késések vizsgálata stb.). Az üzleti intelligencia alkalmazása fegyelmet kényszerít a vállalatokra, megköveteli a mutatók és az üzleti fogalmak cégen belüli azonos értelmezését. Nehezen integrálhatóak a szervezeti egységek vezetőinek egyéni “sziget-megoldásai”. Előnyös, ha az adatokat egy megbízható információkat nyújtó integrált vállalatirányítási információs rendszerből (ERP-ből) vesszük. Egy piackutató cég előrejelzése szerint a vezetői információs és döntéstámogatási rendszerek piacán 2002-re az operatív rendszerek és döntéstámogató rendszerek jelenlegi 70-30%-os aránya 30-70%-osra változik. A drasztikus változást azzal indokolják, hogy a hangsúly a döntéstámogatási munkát segítő információk gyors elérésére helyeződik. A legjelentősebb számítógépes vállalati információs rendszereket forgalmazó cégek ezeken a területeken is kínálnak megoldásokat (SAP R/3-EIS, SCALA, Oracle-DataMart Suit, Megatrend, SAS stb.), de vannak olyan önálló, - nagy rendszerbe nem integrált - rendszerfüggetlen szoftvercsomagok, amelyek illeszthetőek a vállalatok speciális igényeihez (CognosImpromptu, Comshare Decision, MS-SQL Server 2000). Az átlagos telepítési ideje egy ilyen üzleti intelligencia eszköznek 3-6 hónap. De ez a bevezetés ideje és nem a befejezésé. Ezeket a projekteket abbahagyni lehet csak, befejezni nem… Nagyon sok projekt kudarccal végződik. Az okok - hasonlóan más sikertelen informatikai projektekhez - a következők lehetnek: − szervezetlenség, − az alapadatokat szolgáltató számítógépes operatív vállalatirányítási rendszer alkalmatlansága, − motiváltság hiánya, − bevezetés iránt elkötelezett felsővezető hiánya, − a projektből kimaradó felhasználók, − nem megfelelően felmért informatikai igények, − rendezetlen adatbázisok, − nem egységes adat- és fogalomértelmezés. 3.3. Új lehetőségek az üzleti intelligenciában (Business Intelligence) 3.3.1. BSC (Balanced Scorecard – stratégiai döntéstámogató rendszer) A vállalatok könyv szerinti és piaci értéke között jelentős különbség lehet. Ennek egyik oka a vállalatoknál eluralkodó pénzügyi szemléletű teljesítménymérés. Az üzleti tevékenységeket nemcsak pénzügyi oldalról, hanem az ügyfelek (vevők), belső működési folyamatok és az emberi erőforrás (tanulási és fejlődési képesség) oldaláról is mérhetővé kell tenni.
A pénzügyi célok teljesülését elégedett, visszatérő vevőkkel lehet kielégíteni. A vevőt a vállalati anyagi-, irányítási- és értékfolyamatok révén szolgálják ki. A folyamatok pedig a szervezetben dolgozó emberre épülnek. A rendszer ezeken a területeken előre meghatározott mutatók, mérőszámok alakulását vizsgálja. Egyszerűen mérhető, szakmailag még kezelhető számú (15-25) mutatót kell definiálni (pl. ügyfélkérésekre adott válaszok átfutási ideje, reklamációk száma, egy főre eső árbevétel-növekedés, oktatásra szánt idő). A cél (hasonlóan a kontrollinghoz…) a több dimenzióban történő gondolkodás. A BSC az üzleti stratégia szervezeti lebontására is megoldást kínál, így minden szervezeti egység a vállalatival összhangban lévő, saját stratégiát alakíthat ki. Az alsó szintek megismerhetik saját munkájuk hatását a vállalat működésére. Az adatok a cég ügyviteli, műszaki elemző rendszereiből (ERP+MIS), de akár adattárházból is származhatnak. A BSC tehát a vállalati stratégia kézbentartására alkalmas - az üzleti intelligencia informatikai eszközeire alapozott - informatikai támogatás (ScoreIT, Oracle BSC, SAS Strategic Vision stb.). Ha az adott cégnek nincs jól definiált, leírt stratégiája, akkor nem szabad BSCben gondolkodnia. 3.3.2. CRM (Customer Relationship Management – ügyfélkapcsolatok kezelése) Az igazi kereskedő egyik legfontosabb célja az ügyfél vagy vevő lehető legteljesebb megismerése, és ezeknek az ismereteknek a kihasználása újabb és újabb eladások érdekében. A CRM nemcsak egy programcsomag. A piacon kapható szoftverek (Exact CRM, Marketing Manager, Pivotal eRelationship 2000, Onyx - Magic CRM stb.) csak eszközei a céget átható “új” értékesítési filozófiának. A középpontban a folyamatos, ismételt értékesítés áll. A marketing a vállalkozások nagy részénél még mindig termékközpontú. Nem az ügyfelekre figyelnek, hanem a rövidtávú eladási adatokra. Ne “csak” eladni akarjunk, próbáljuk meg kideríteni, hogy mit szeretne a vásárló. A közeljövő sikeres cégei figyelembe veszik az ügyfelek egyedi igényeit, megpróbálnak személyre szabott árut és/vagy szolgáltatást nyújtani, valamint hosszú távú, stabil ügyfélkapcsolatot kiépíteni. A CRM rendszerek a következő területeken nyújtanak segítséget: − − − − − − − − − − −
kapcsolattartás (vevők, ügyfelek elérhetősége), értékesítési és marketing akciók tervezése, értékesítési folyamat követése, ajánlat és rendelés nyilvántartás, értékesítési csatornák kezelése, telefonos vevőszolgálat (call-center), szerviz és lízing szerződések kezelése, dokumentum kezelés, döntéstámogatás különböző elemzések, statisztikák segítségével, telemarketing, ügyfélkapcsolat gondozása.
A CRM tehát szintén a vállalat üzleti stratégiáját támogató folyamatok és rendszerek együttese, amelyeket alkalmazva a vállalat képes hosszú távú, nyereséges kapcsolatot fenntartani a rendszer által kimutatott, számára fontos ügyfelekkel [2].
Várható, hogy sok vállalat fog az ügyfélkapcsolatot kezelő rendszerek irányába elmozdulni, de igazán jó eredményeket a nagy ügyfélkörrel (10.000-100.000) rendelkező cégeknél lehet várni, amelyek elfogadják az új felfogást, elviselve az esetleges szervezeti átalakulást is. 3.3.3. SCM (Supply Chain Management – ellátási, beszállítói lánc kezelése) Az SCM–ben a vállalati belső ellátási lánchoz kívülről Internet hozzáférés segítségével illesztjük egyik oldalról a beszállítót, a másik oldalról a vásárlót. Ezek a rendszerek együttműködést feltételeznek a lánc tagjai között, racionalizálva a logisztikai rendszert. A résztvevők önállóságukat megőrizve egyesítik erőforrásaikat. Az SCM szoftverek (Ariba, QUAD, EXE Technologies, MatrixOne, Managustics Group, Commerce One, i2 Technologies stb.) az alábbi területeken adnak megoldást: − − − − − −
vevői igények felmérése, készletek beszerzése, gyártási folyamatok tervezése, rendelés követés, késztermék elosztás, piackutatás és terméktervezés.
4. e-Business Az IBM révén alig pár éve került be a köztudatba az e-business. A fogalmak még mindig nem tisztázottak, ill. nagyon általánosak. Ebbe a körbe tartozik az üzleti célú elektronikus levelezés, a marketing célból készült és interaktív lehetőségeket is biztosító Web oldal üzemeltetése, valamint a teljes vállalati működést vagy annak egy részét elektronikus, illetve Internet alapokra helyező cég is. Az elektronikus kereskedelem üzleti tevékenység - vezetékes és most már vezeték nélküli Internet és Intranet hálózatot igénybevevő, Web alapú alkalmazásokat felhasználó kapcsolat, üzletvitel, információcsere amely lehet: − vállalaton belül, pl.: különböző telephelyek közötti Internet technológiát felhasználó kereskedelmi célú információcsere, − vállalatok között (business to business – B2B), pl.: nagykereskedelmi megrendelések, − vállalat és kormányzati, önkormányzati szféra között (business to administration – B2A), pl.: közbeszerzések, − vállalat és végfelhasználó között (business to consumer – B2C), pl.: könyv-, pizza-rendelés, − vagy akár két végfelhasználó között is (consumer to consumer – C2C), pl.: apróhirdetés, Az e-Business egyik legfontosabb eleme az elektronikus kereskedelem (eCommerce), amelynek két oldala van; az egyik az elektronikus értékesítés (eSales), míg a másik az elektronikus beszerzés (e-Procurement). A kettő nem választható el egymástól. A kereskedelmi ügylet (adás-vétel) lebonyolódhat saját on-line bol-
ton keresztül, virtuális piactéren (electronic marketplace) vagy ún. virtuális árverés, eaukció (e-Auction) segítségével. Az virtuális piactéren a vállalatok gyorsan, alacsony költséggel, a számukra megfelelő időpontban szerezhetnek be “bármilyen árut”, hiszen az Internet felhasználásával eltűnik a földrajzi és az időkorlát. Ezek a piacok minden vállalkozás számára nyitottak. Nagy valószínűséggel a kisebb vállalatoknak hoz majd hasznot, hiszen az egész világon jelen lehetnek termékeikkel és szolgáltatásaikkal. A “külföldi” lehetőségek után (www.fastparts.com, www.worldbid.com, www.trade2b.com stb.) Magyarországon is megjelent az első ilyen virtuális piactér. (www.marketline.hu). Az e-aukció az Interneten külön erre a célra a beszerző vállalat által időszakosan megnyitott platformon történik. A résztvevők az előzetes beszállítói minősítésen átesett, meghívott potenciális szállítók és természetesen a szervező cég. A beszállítók árban, szállítási határidőben, minőségben, garanciális szolgáltatásokban és fizetési feltételekben versenyeznek egymással. Az aukción résztvevők csak a saját ajánlatuk “helyezését” és a legjobb ajánlat adatait látják. Nem ismerik egymást. Ezzel kizárható az előzetes megegyezés. Egyegy ilyen aukció az előkészületeket és az utómunkálatokat nem számítva (minősítés, meghívás, próba aukció, szerződéskötés, lehívás) 2-3 óráig tart. Az elektronikus adatcsere (EDI - Electronic Data Interchange) már több mint 20 éve használt, Internettől független, szabványos megoldás. Adatvédelemmel ellátott számítógépes rendszerek közötti adatforgalom lebonyolítására szolgál. Független nyelvektől, alkalmazott hardvertől és szoftvertől. Több mint 200 szabványosított okmány küldhető a szolgáltató cég által összekötött “üzletfelek” között (megrendelések, számlák, árlisták, átutalások, számlakivonatok, visszaigazolások, adóbevallás, stb.). A világon a leginkább banki szférában, autógyártásban, adóbevallásnál használják. Eddig csak nagy mennyiségű kicserélendő adat esetén volt gazdaságos. Most megjelent az EDI egy újabb fajtája, a Web alapú direkt kapcsolat, a WebEDI, amely az előző hátrányt kiküszöböli. 5. Workflow rendszerek A nagy szervezetek bonyolult felépítésűek. A dolgozók által elvégzett résztevékenységekből áll össze a szervezet tevékenysége. A munkatársak egymásnak adják át a feladatokat. A zökkenőmentes munkához nem elég az egyéni munkaköri feladatokat meghatározni. Szükséges az egymás után következő lépések megadása is. A hagyományos ERP rendszerek nem látják el feladatokkal a felhasználókat. Vannak különböző lekérdezési lehetőségek az elvégzendő munkával kapcsolatban, de nincs határozott “feladat-delegálás” és felelősség-átadás. Kevés az olyan ellenőrzési lehetőség, hogy a kitűzött feladatot időben elvégezték-e. A vállalati ügyvitel fejlődésének a következő lépcsőit figyelhetjük meg napjainkban: − hagyományos ügyvitel, a vállalati folyamatok adminisztrálása, − optimalizálás, szükségletszámítás, − rendszer által szabályozott folyamatok, feladatok szétosztása felelősönként, esetleg ellenőrzés. A workflow olyan szoftvereszköz, amellyel a vállalat dolgozóira, szervezeteire és feladataira kiterjedő, munkafolyamatokat kezelő és ellenőrző számítógépes hálózati alkalmazások alakíthatóak ki. Alkalmazásával az egyes részfeladatok közötti időszakok lerövidíthetőek, a
holtidő eltűnik. A workflow használata olyan feladatok esetében különösen hatásos, ahol egy folyamat több döntési és ellenőrzési fázison megy keresztül. Ezek a rendszerek (Staffware, Oracle InterOffice, Domino, Aris, Flowmark stb.) a már meglévő alkalmazások “fölé” helyezve gyakorlatilag automatizálják a vállalat ügymenetét, és felhasználják az űrlap-generálási, iroda-automatizálási, elektronikus posta, adatbázis kezelő és szövegszerkesztő technikákat. A workflow hasonlatos a hagyományos értelemben vett folyamatszabályozáshoz. Itt is vannak események, csomópontok és ciklusok. A feladatok szabályozott folyamat révén, dokumentált módon áramolnak az egyik munkahelyről a másikra Internet vagy Intranet segítségével. A folyamat a workflow rendszer által vezérelt és adminisztrált eljárás szerint megy végbe, rögzítve a feladatkiadás tényét és a felelőst. Így ellenőrizhető lesz; ki, mikor, hogyan teljesítette és továbbította a munkát. Ez eleinte elriaszthatja a felhasználókat, de az áttekinthetőbb és gyorsabb ügymenet révén a munka könnyebb lesz. A workflow [1] tehát részben módszertan, amelynek segítségével elkészíthető az ügyviteli folyamatok logikai modellje, részben pedig CASE eszköz, amellyel a logikai modell működő, fizikai rendszerré alakítható. Várható, hogy a jövőben már nem kell mindenkinek mindennap bejárni a munkahelyére. Létrejöhet a “virtuális vállalat”, amelyet egy továbbfejlesztett ERP rendszer tart össze. 6. Folyamatok szimulációja Ez a téma látszólag nem illeszkedik a témához, de léteznek olyan termelési, logisztikai feladatok, problémák, amelyeket a legjobb ERP rendszerek sem képesek megoldani. Minden ipari termelő rendszerben anyagi folyamatok mennek végbe. Ez időben egymást dinamikusan követő diszkrét eseményeket (jármű- és gépgyártás) vagy folytonos-folyamatos modellel leírható folyamatot (vegyipar vagy élelmiszeripar) jelent. Ahhoz, hogy termelési rendszerünket irányítani tudjuk, pontos információk szükségesek a folyamatok belső törvényszerűségeiről. Az esetleg hiányos ismeretek pótlására két lehetőség kínálkozik; − Kísérletek végzése az ipari folyamatoknál nem mindig járható, mivel egy-egy “esemény” (pl. nagy értékű termelő berendezés rendszerbe állítása) költségei miatt megismételhetetlennek tekinthető. − A számítógépes folyamat-szimuláció a valóság lényeges tulajdonságainak leképezésével segítséget nyújthat a rejtett összefüggések megismerésében és a legelőnyösebb döntések meghozatalában. A számítógépes modell megalkotásával, vizsgálatával elemezhetjük a jelenben vagy jövőben lejátszódó valóságos folyamatokat. A szimuláció használata akkor indokolt, ha a kérdéses folyamat áttekinthetetlen vagy olyan adatokra van szükség, amelyekhez másként nem juthatunk hozzá. A szimulációval nyert adatok és összefüggések pontossága attól függ, hogy a modell mennyire jó. A kiértékelés során ne fogadjuk el kritika nélkül a kapott eredményeket. Ha lehetséges, elsőként mindig a valóságos állapotnak megfelelő modellt állítsuk össze. A szimuláció eredményeinek és tényleges input- és output adatok összevetésével kiderül, hogy mennyire megbízható a szimulációs modell. Egyezés esetén kezdjük el a tervezett változások hatásainak elemzését.
A szimulációs szoftvereket (Taylor II., Witness) a következő termelésirányítási problémák megoldásához lehet felhasználni: − − − − − − − − − − − −
gép-kihasználtság elemzése, értékelése, átfutási idők csökkentése, erőforrás szükséglet meghatározása, gyártósorok összehangolása, szűk keresztmetszetek meghatározása, raktározási, készletezési problémák megoldása, műhely-elrendezés elemzése, sorozatnagyság meghatározása, JIT koncepciók tesztelése, üzemzavarok hatásainak elemzése, új termelési programok, ütemezési tervek tesztelése, karbantartás ütemezése.
A számítógépes modellek felépítése fizikai és logikai elemekből építőkockaszerűen történik. Fizikai elemek alatt a “megfogható” dolgokat értjük: anyagok, termékek, gépek, szállítópályák, tároló helyek, személyzet stb. A logikai elemek a modell működését vezérlik (pl. műszakrend, anyagok jellemzői, költségek, valószínűségi változók). A modell felépítése ma már nem igényel semmiféle programozói gyakorlatot, ill. matematikai (differenciál egyenletek és egyenletrendszerek felírása és megoldása) és rendszertechnikai ismeretet (diszkrét és folytonos-folyamatos rendszerek digitális szimulációja és sztochasztikus hatások “beépítése”). A felhasználókat korszerű 2D-s és 3D-s animáció, valamint beépített statisztikai elemző módszerek segítik. A modellekbe logikai elemként grafikonok, kijelzők vihetők be, amelyek az általunk kért adatokat mutatják dinamikus formában. A szimulációval gyorsan, gyakorlatilag költségmentesen lehet hosszú hónapok működésének megfelelő statisztikai adatsorokat elemezni. 7. Egyéb lehetőségek A piacon találhatók nehezen besorolható, speciális üzleti megoldások, szoftverrendszerek is. 7.1. Szolgáltató cégek vállalatirányítási rendszerei A projektorientált, elsősorban szakértői szolgáltatásokat nyújtó vállalatokra (K+F vállalatok, mérnöki irodák, tanácsadó cégek, szoftverfejlesztők, reklámügynökségek stb.) nem igazán illeszthető egy hagyományos ERP rendszer, hiszen a megoldandó problémák strukturálatlanok és állandóan változó környezetben jelentkeznek. Ilyen jellegű feladatokra fejlesztették ki az üzleti szolgáltatási irányítási rendszereket (PSA – Professional Services Automation). A cél a teljes szolgáltatási folyamat felügyelete az ügyfélkapcsolat és a szerződések kezelésétől (CRM) a projektmenedzsmenten, erőforrás kezelésen és költség- illetve az időelszámoláson át egészen az ún. support tevékenységekig. Nagyon sok esetben több, párhuzamos projekt fut egyszerre, ugyanazon erőforrásokat - az esetek nagy részében a szakértőket - terhelve.
Az optimális működés kialakításában, a felvállalható feladatok megállapításában, és a felhalmozódott tudás kezelésében segítenek ezek a szoftverrendszerek (ArtemisView, Changepoint). 7.2. Termelésütemező rendszerek Termelő cégeknél sok erőforrás és sok termék (diszkrét gyártás) esetén igen gyakori probléma a kapacitások hatékony kihasználása. Ezek a rendszerek képesek az erőforrások terhelését elemezni, azt grafikus formában (Gantt-diagram) megjeleníteni, nagy segítséget adva a reális átfutási idők megállapításához. Zavarok (gép meghibásodása, anyaghiány, nem várt rendelés stb.) esetén a gyártási terv gyorsan módosítható. Ezek a rendszerek (Preactor, Hanford Bay Associates – Total Enterprise Activity Management) elviselik a “manuális” beavatkozást is. Mind az előre történő- (kezdőnap megadása), mind a visszafelé történő (véghatáridő megadása) ütemezési feladatokat képesek megoldani. 7.3. Vállalati eszközmenedzsment (EAM – Enterprise Asset Management) A vállalati géppark, az ingatlanvagyon, a járművek és közműhálózat optimális üzemeltetése megköveteli az informatikai támogatást. Ezek a szoftverek (akár függetlenek, mint a Maximo v. Mainpack, akár nagy ERP rendszerek része, mint a SAP R/3 PM modulja) segítik a megelőző karbantartást és a szabályozások betartásának ellenőrzését. Lehetőséget biztosítanak az állásidők, a költségek és az alkatrész készletek csökkentésére, valamint a karbantartási dokumentációk kezelésére. Mindezt, természetesen a ma már elvárható grafikus felhasználói felületen (GUI - Graphic User Interface) keresztül teszik. 8. Összefoglalás Az üzleti intelligencia alkalmazások (adattárház, adatpiac, BSC, SCM, CRM, e-business, szimulációs rendszerek, speciális alkalmazások) egymással szoros kapcsolatban lévő megoldások. Az üzleti intelligencia terjedésével ezek egyre kevésbé tekinthetők önálló területeknek. Vannak átfedések is, sőt a gyártók, forgalmazók és alkalmazók fogalomértelmezése sem mindig azonos, ezért ezen a területen nagyon nehéz eligazodni. A cikkben szereplő “definíciók” nem minden szempontból tökéletesek, de talán hozzájárulnak az új fogalmak, betűszavak és irányzatok megértéséhez. Az üzleti intelligencia rendszerek önmagukban nehezen állnak meg. Fontos, hogy legyen egy pontos, megbízható adatszolgáltató is, amely általában a bevezetésben említett ERP rendszer lehet. Igaz ez fordítva is. A nagyvállalatoknál az üzleti tranzakciók követéséből származó, nagy tömegben rendelkezésre álló adatokból a tervezéshez, döntéshez hasznos és szükséges információkat csak adattárház-alapú, üzleti célú rendszerekkel lehet kinyerni. Jelenleg a vállalatirányítási információs rendszerek fejlesztésében az Internettel való kapcsolódás is hangsúlyossá vált. Egy-egy ERP gyártó hosszú távú jövőjét befolyásolhatja, hogy hogyan közelíti meg az üzleti intelligencia alkalmazásokat, az Internet technológiát és az e-businesst, mennyire tud biztonságos megoldásokat kidolgozni. Ez akkor is igaz, ha esetleg jelenlegi piaci részesedése Magyarországon meghaladja a 60%-ot (SAP). Szélsőséges esetben egy felhasználó vállalat akár jól működő, keserves munka árán bevezetett, “zárt” ERP rendszerét is lecserélheti, ha nem kapja meg hozzá a külvilág eléréséhez és az összegyűlt adatok kezeléséhez szükséges megoldásokat [3].
Egy-egy önálló rendszer jövője pedig attól függ, hogy mennyire tudják nyitottá, operációs és adatbázis kezelő rendszerektől függetlenné tenni. Képesek lesznek-e a nagy cégek által (SAP, Oracle, Baan, One World - JD. Edwards) diktált platformokhoz illeszkedni, vagy sem? Ez a rövid áttekintés természetesen nem tekinthető teljes körűnek. Számos terület kimaradt a cikkből. Így nem esett szó például az üzleti informatikához kötődő szakértői rendszerekről, az iratkezelésről és az ahhoz kapcsolódó archiválásról, valamint az e-business biztonsági kérdéseiről sem. Felhasznált irodalom: 1. Adamcsik János: Irodaautomatizálás, INDOK Bt, Budapest, 1998. 2. Fekete Gizella: Dönteni, nem döntögetni (Üzleti Intelligencia Rendszerek I-II. rész), Business Online, 1999. november-december. 3. Fekete Gizella: Régi szelek – új távlatok (Vállalatirányítás 2000 után), Business Online, 2000. június-július (52-60. old.) 4. Hetyei József (szerk.): Vállalatirányítási információs rendszerek Magyarországon I-II., Computerbooks, Budapest, 1999-2000. 5. Hetyei József (szerk.): Vezetői döntéstámogató és elektronikus üzleti megoldások Magyarországon, Computerbooks, Budapest, 2001.
