NYÍREGYHÁZA MEGYEI JOGÚ VÁROS
POLGÁRMESTERI HIVATALA
ELLENŐRZÉSI SZT LY
4401 Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Pf.: 83.
Telefon: (42) 524-529; (42) 524-554, Fax: (42) 524-584
E-mail: ellenorzes(ii).nviregyhaza.hu Ügyiratszám: 60.472-6./2011.XI. Ügyintéző: Nagyidainé Kelemen Éva
ELLENŐRZÉSI JELENTÉS
A Váci Mihály Kulturális, Művelődési és Gyermekcentrum és a
Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum
teljesítmény-ellenőrzési
elemekkel kiegészített pénzügyi ellenőrzéséről
NYÍREGYHÁZA
Az ellenőrzést végző szervezeti egység: Nyíregyháza Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Ellenőrzési Osztály Ellenőrizendő
~ Váci
szervezeti egység:
Mihály Kulturális
Művelődési
és Gyermekcentrum Nyíregyháza, Szabadság tér
9. ~
Az
Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum, Nyíregyháza, Dózsa György út 25.
ellenőrzés
tárgya: az egyes térítés ellenében igénybevett, nyújtott szolgáltatások
ellenőrzése
A vizsgálat célja: bizonyosság adása arról, hogy az adott intézmények gazdaságosan és hatékonyan szervezik-e meg szolgáltatásaikat. Az ellenőrzés típusa: A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XL 26.) Kormányrendelet szerint értelmezett részben teljesítmény-ellenőrzési elemekkel kiegészített pénzügyi ellenőrzés. Az ellenőrzés módszere: dokumentumalapú szúrópróbaszerű, mintavételes vizsgálat Az
ellenőrzésre
vonatkozó jogszabályi felhatalmazás, egyéb rendelkezés: • A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. § (Ötv.), • Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének 251/2010.(XI.25.) számú határozata az Önkormányzat 2011. évi belső ellenőrzési tervéről.
Az ellenőrzés jogszabályi háttere: • 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról • 2000. évi C. törvény a számvitelről • a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. § (Ötv.), • 24912000. (XII.24.) Kormányrendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól • 193/2003. (XL26.) Kormányrendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről • 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet az államháztartás működési rendjéről • Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének 251/2010.(XL25.) számú határozata az Önkormányzat 20 ll. évi belső ellenőrzési tervéről • Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzatának vonatkozó rendeletei és határozatai.
Koordináló: Lengyelné Petris Erika osztályvezető Az ellenőrzést végezte és a vizsgálatot vezette a 60.472-3.12011.xI. számú megbízólevél alapján: Nagyidainé Kelemen Éva belső ellenőr
A vizsgált időszak: .~ 2010. évi költségvetési év
2
I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK Az irányftáshoz, a működéshez és a gazdálkodáshoz szükséges szabályzatok ellenőrzése során megállapításra került, a szabályzatokat a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével módosítani és pontosítani szükséges. Az intézmény nem rendelkezik teljes köruen az Ámr. szerint felsorolt esetekre vonatkozó szabályzattal, így például a beszerzések lebonyolítás ához szükséges eljárásrenddel, a reprezentációs kiadások felosztására, azok teljesítésére és elszámolására vonatkozó, a vezetékes és rádiótelefonok használatára vonatkozó szabályzattal, melyek elkészítése szükséges. Az intézmények által ellátandó feladatok és azok finanszírozási forrásainak áttekintése során megállapítást nyert, hogy a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum 18 telephellyel 236.088 eFt gazdálkodott, mely bevételek 70,27 %-a önkormányzati támogatás, az előző évi pénzmaradvány átvétele 5,57 %, pénzmaradvány 6,44 %,; 6,14 %-a átvett pénzeszköz, 12,98 %-a működési bevétel. Finanszírozási oldalról a bevételek mindössze 17,72 %-a származik nem önkormányzati forrásbóL A kiadások 44,95 %-a személyi juttatás és járulékok, 52,96 %-a dologi kiadás. Az 1. számú melléklet részletesen, telephelyenként tartalmazza az egyes kiadásokat és bevételeket. összegű bevételből
A Krú.dy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum összes kiadásainak, 27,79 % személyi juttatás és járulékok, 65,94 % a dologi kiadás. A 2. számú melléklet részletesen tartalmazza a 2010. évi bevételeket és kiadásokat. A bevételek 5,88 %-a átvett pénzeszköz, 15,84 %-a működési bevétel. Egyedül a Krúdy Gyula Art Mozi bevétele haladja meg a kiadásokat, a többi rendezvény jelentős összegű önkormányzati támogatást igényel. Összességében a közművelődési intézmények külön működtetése nem gazdaságos. Az intézmények tevékenysége és ellátandó feladatai tekintetében átfedések vannak, ezért szakmai felülv1zsgálatuk indokolt. A működési kiadások jelentős része megtakarítható lenne, amennyiben egy intézményi struktúrában működnének. A kulturális tevékenységre fordított kiadáso'k tervezése már a költségvetési évet megelőző évben elkezdődik. A városi nagyrendezvények előirányzatai év közben kerülnek át a szervezést és lebonyolítást végző intézmény költségvetésébe. Anagyrendezvényekkel párhuzamosan a városi szintű kulturális programok tervezése is elindul, ezek finanszírozása a kulturális célfeladat terhére történik. A vizsgált intézmények szervezése keretében megvalósuló kulturális feladatok átkerülnek év közben szintén átkerülnek az intézmények költségvetésébe. Az így lebonyolított rendezvények a beszámolóban már nem a kulturális célfeladat felhasználásánál kerülnek kimutatásra, hanem az adott intézményi költségvetés részeként. A vizsgálatban részvevő intézmények költségvetésében elsősorban a rendezvényekhez biztosított támogatások miatt 73.289 eFt és 53.800 eFt összesen 127.089 eFt összegű előirányzat módosítás történt.
3
A rendezvények során a kiadások mellett bevétele is keletkezik a szervezést végző intézménynek. A programokra általában biztosított a teljes költségvetési fedezet, az abból származó bevétel összege, annak felhasználhatósága nem volt szabályozott. A pénzügyi folyamatok áttekintésekor a gazdálkodásra irányuló jogszabályok, belső szabályzatok megtartásának, az operatív gazdálkodásnak az ellenőrzése során megállapítást nyert, hogy );>
);> );>
);> );>
A gazdálkodásra irányuló szabályozottság vonatkozásában megállapítást nyert, hogy a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrummal nem készült külön megállapodás a feladatellátás vonatkozásában, így a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum szabályzatai az irányadóak az operatív gazdálkodás ellenőrzése során. Az Ámr. kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítésre vonatkozó szabályai nem valósulnak meg teljes köruen. A gépjármű elszámolását alátámasztó igazolást hivatalosan meg kell kémi, amennyiben az elszámolásának módja továbbra is az igazolásra való hivatkozás. A nyilvántartás szerinti és a tényleges készpénzállomány összege között a pénztárrovancs időpontjában eltérés nem volt. A szúrópróbaszeruen kiválasztott készpénzfizetési számlák befizetésének ellenőrzése során a kiválasztott sorszámú számlákon szereplő összegek befizetésre kerültek a pénztárba.
A sajat bevételek alakulásának vizsgálata során megállapítást nyert, hogy a működési bevételek jelentős része: );> a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum vonatkozásában elsősorban a rendezvények bevételeiből, );> a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrumnál elsősorban terembérleti díjakból, származik. Mindkét intézmény bevételeit részletesen tartalmazzák az 1. és 2. számú mellékletek. A terembérleteket és használatokat részletesen intézményenként és telephelyenként a 4. számú melléklet tartalmazza. Kiadások intézményenként az alábbiak szerint alakultak: );>
);>
A Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum esetében a kiadások 44.95 %-a személyi juttatás és járulékai, 52,96 %-a dologi kiadás. A dologi kiadás jelentős része közüzemi szolgáltatás, ezen belül is a távhő és melegvíz szolgáltatás. Az 1. és a 3. számú melléklet részletesen tartalmazza te1ephelyenként és rendezvényenként az egyes kiadásokat. A Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum esetében a kiadások 27,79 %-a személyi jellegű juttatás és járulékai, 65,94 % dologi kiadás. A dologi kiadás jelentős része vásárolt közszolgáltatás, amelyen elsősorban a rendezvényeken fellépő művészek díjai vannak elszámolva. A 2. számú melléklet részletesen tartalmazza rendezvényenként a kiadásokat.
4
A kiadások jelentős része kapcsolódik anagyrendezvények lebonyolításához. Anagyrendezvények lebonyoUtásához a források az intézményeknél biztosítottak voltak. Előzetes költségkalkuIációt a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum szervezésben lebonyolított rendezvényekről nem tudtak bemutatni. Az intézménynél meglévő erőforrások (személyi és tárgyi feltételek) szétaprózottak. Hatékonyabb együttműködéssel, kevesebb külső szolgáltató igénybevételével gazdaságosabbá lehetne tenni egy-egy rendezvény lebonyolítását.
II.
RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK Az irányításhoz, a működéshez és a gazdálkodáshoz szükséges szabályzatok során az alábbiak kerültek megállapításra:
1-2.
ellenőrzése
A Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum );>
Alapító Okiratát Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlése a 33/2010. (ILI.) számú határozatával módosította, a 3. sz. pontjában a telephelyei című részt kiegészítette a Nagyszállási Közösségi Házzal. 2010. február l-től hatályos, az egységes szerkezetbe foglalt és felülvizsgált 21112009. (IX.28.) határozattal.
);>
2011. évben a 156/2011. (VIII.25.) számú közgyűlési határozattal az Alapító Okirat ismét módosításra került, gazdálkodását a Móricz Zsigmond Megyei és Városi Könyvtár Gondnoksága látja el, 2011. augusztus 25-től hatályos, az egységes szerkezetbe foglalt és felülvizsgált 156/2011. (VIII.25.) határozattal.
);>
A helyszíni vizsgálat során rendelkezésünkre bocsátott SZMSZ 2011.09.05. nappal készült, a Kulturális és Civil Kapcsolatok Bizottsága elnöke még nem hagyta jóvá. Az SZMSZ ebben a formában nem felel meg az Ámr. 20. §- ban foglaltaknak.
A Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum );>
Alapító Okiratát a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlése 21112009. (lX.28) számú határozat 3/a számú és módosítását 3/b. számú mellékiete tartalmazza. 2010. évben a gazdálkodását a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum gondnoksága látta el.
);>
A jelenleg érvényben lévő Alapító Okirata 20 ll. augusztus 25-től hatályos, az egységes szerkezetbe foglalt és felülvizsgált 15612011.(VIII.25.) határozattal.
);>
Az intézmény SZMSZ-e 2009. április 14.-én került jóváhagyásra, aktualizálása az Alapító Okiratában és az Ámr.-ben időközben történt változások miatt indokolt.
);>
A Szervezeti és Működési Szabályzata szerint a gazdálkodási feladatokat a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum látja el, külön megállapodás
5
/7
alapján. Külön megállapodás, valamint az SZMSZ mellékletét képező szabályzatok a volt gazdaságvezető tájékoztatása szerint nem készültek el, azok a vizsgálat időpontjában nem voltak fellelhetőek. 2011. augusztus 25-től mindkét intézmény önállóan müködő költségvetési szerv lett, gazdálkodásukat a továbbiakban a Móricz Zsigmond Megyei és Város Könyvtár Gondnoksága látja el. A Váci Mihály Kulturális, még az alábbi szabályzatait:
Művészeti
és Gyermekcentrum rendelkezésünkre bocsátotta
~ Ügyrend 2010. január 08. ~
Ellenőrzési Nyomvonal, 201 O. Kockázatkezelési Szabályzat, 2010. ~ Szabálytalanságok Kezelésének Eljárásrendje, 20 l O. ~ Számviteli Politika 20 10. ~ Számlarend 20 l O. (mellékiete alkalmazott bizonylatok köre) ~ Kötelezettségvállalási Szabályzat 2010. ~ Pénzkezelési Szabályzat, 20 10. ~ Leltározási Szabályzat, 20 10. ~ Selejtezési Szabályzat, 2010. ~ Önköltség-számítási Szabályzat, 20 10. ( mellékietei aktualizált 20 ll.) ~ Gépjármű Üzemeltetési Szabályzata, 2009. ~
Az Ellenőrzési Nyomvonal általános folyamatleírásokat tartalmaz, amely ebben a formában nem teljes körűen felel meg a Pénzügyminisztérium által kiadott Útmutatóban foglaltaknak.
A Kockázatkezelési Szabályzat és a Szabálytalanságok Kezelésének Eljárásrendje 20 l O. szeptember Ol.-i hatállyal aktualizálásra került. Az intézmény Számviteli Politikája 2010. évben a Vhr. 8. §-ban foglaltaknak módosításra került.
megfelelően
A Számlarend 2010. évben aktualizálásra került. Mellékletét képezi az intézmény által alkalmazott bizonylatok körének nyilvántartása. A felsorolt bizonylatok semmilyen azonosításra alkalmas adatot nem tartalmaznak, nincs nyomtatvány számuk és bizonylati album sincs, amelyből azonosítható lenne, hogy konkrétan milyen nyomtatványt használnak. Az elnevezések mellett külön fel van tüntetve, hogy melyik szigorú számadású nyomtatvány. A nyilvántartást a pénztáros vezeti. Abelépőjegyek jelenlegi nyilvántartási rendszere nem megfelelő, nehezen nyomon követhető, ezért a belépőjegyek szigorú számadású nyomtatv~yként való nyilvántartása indokolt. A Kötelezettségvállalási Szabályzat 2010. évben módosításra került, mellékletként tartalmazza az aláírási mintákat, azonban az arra jogosult személyek az Ámr. vonatkozó előírásai szerint nem kerültek Írásban kijelölésre. Az aláírás-minták alapján nem lehet tudni, hogy ki mire jogosult. Az írásban történő kijelölésről, valamint ez alapján a jogosult személyekről és aláírás-mintáj ukról naprakész nyilvántartást kell vezetni, amelyen fel kell tüntetni, hogy ki, mire jogosult.
II
6
A Pénzkezelési Szabályzat 2010. évben készült. A megbízások és a felelősségi szabályok elfogadásának írásba foglalása nem szerepel a szabályzat mellékleteként, azok a pénztárban vannak elhelyezve. A Leltározási Szabályzat és Selejtezési Szabályzat részletesen tartalmazza a követendő eljárásokat, a felelős személyek kinevezésének módját és a végrehajtással kapcsolatos bizonylatok mintáit. Az Önköltség-számítási Szabályzat szerint az intézményben az egyes telephelyeket tekintve egységes helyiségbérleti rendszer került kialakításra, amely a gazdasági vezetővel közösen lett megállapítva. A bérleti díjaktól való eltérés a terembérlet gyakoriságától függően engedélyezett, azonban minden esetben egyeztetést igényel az intézményvezetővel. Az Önkormányzat és intézményei számára engedményt biztosítanak. Az intézményvezető jótékonysági célból ingyen is biztosíthat termet. );> );> );>
);>
Nincs meghatározva, hogy milyen gyakoriság esetén engedélyezett az engedmény, és mennyi annak a mértéke. Az ingyenes teremhasználatoknál szükséges meghatározni, hogy milyen költségkeretből és kell-e hozzá fenntartói hozzájárulás. Az egyes telephelyekre vonatkozó önköltségek számításánál a villamos-energia szolgáltatás kiadása nem szerepel a ténylegesen ráfordított kiadások között. A NYÍRVV által minden évben megküldésre kerül az egyes telephelyekre vonatkozó energiafelhasználás mennyisége és értéke is. Ennek alapján az önköltségek számításánál figyelembe kell venni, független attól, hogy az nem az imézrnény költségvetésében jelenik meg közvetlenül. A helyiségek bérleti díjának megállapításánál figyelembe vették a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlésének 117/2010. (V.27.) számú határozatát a nem lakás céljára szolgáló helyiségek bérleti díj minimumának megállapításáról.
A Gépjármű Üzemeltetési Szabályzata 2009. július Ol.-től hatályos. Tartalmazza az intézményi tulajdonú gépkocsi, a saját gépjármű hivatali célú használatának és igénybevételének szabályait. );>
);>
A saját gépjármű munkába járásra történő igénybevételének szabályainál a hivatkozott jogszabály megváltozott, a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítéseknél a 39/2010. (11.26.) Korm. rendelet szabályai szerint kell eljárni. A szabályzat szerint az intézmény által üzemeltetett gépjárművek üzemanyag normáinak, valamint a korrekciós szorzók megállapítása a 60/1992. (IV. L) Korm. rendeletnek megfelelően történik. A szabályzat mellékiete szerint viszont a gépjárművek üzemanyag normái aVAGÉP Rt. által kiadott igazolásra hivatkozással kerültek megállapításra és ennek megfelelően történik az elszámolásnk is. Az igazolások nem szerepeltek a szabályzat mellékletként és a vizsgálat ideje alatt sem kerültek bemutatásra. A 60/1992. (IV.I.) Korm. rendelet mellékietei tartalmazzák az egyes járművekre (erőgépekre) vonatkozó alapnormát, mely a különleges üzemmód miatt korrekciós tételekkel módosítható. A kormányrendelet mellékletében nem szereplő típusú, valamint meg nem határozható alapnormájú, illetőleg a rendeletben meghatározottaktól eltérő fajtájú üzemanyaggal üzemelő gépjárművek esetében az alapnorrna értékét a gyártó adatai vagy az
7
~
üzemanyag-fogyasztás mérése alapján műszaki szakértő állapíthatja meg. Az üzemanyag fogyasztási norma meghatározására -dokumentációk, illetőleg fogyasztásmérés alapján alkalmas szervezet például a Nemzeti Közlekedési Hatóság. Amennyiben az elszámolás módja a továbbiakban is az igazolásra való hivatkozás, úgy azokat ismételten hivatalosan is meg kell kémi. A gépjárművek tárolása az intézmény gépj árműtárolój ában, illetve az erre a célra kijelölt területen történik a szabályzat szerint. A valóságban az intézmény saját parkolójában vannak elhelyezve a gépjárművek.
Az Ámr. 20. § (3) bekezdése szerint a költségvetési szervnek belső szabályzatban kell rendezni a működéshez, gazdálkodáshoz kapcsolódó és pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket és felsorolja azokat az eseteket, amelyeknél különösen indokolt. A kormányrendeletben szerepel, azonban az intézmény nem rendelkezik például a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrenddel, a reprezentációs kiadások felosztására, azok teljesítésére és elszámolására vonatkozó, valamint a vezetékes és rádiótelefonok használatára vonatkozó szabályzattal. 3. Pénzügyi feltételek és azok hatása az intézmények szakmai munkájára. Az intézmények által ellátandó feladato k és azok finanszírozási forrásainak áttekintése során megállapítást nyert, hogy a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum 18 telephellyel 236.088 eFt összegű bevételből gazdálkodott, mely bevételek 70,27 %-a önkormányzati támogatás, az előző évi pénzmaradvány átvétele 5,57 %, pénzmaradvány 6,44 %,; 6,14 %-a átvett pénzeszköz, 12,98 %-a működési bevétel. Finanszírozási oldalról a bevételek mindössze 17,72 %-a származik nem önkormányzati forrásból. A 30.633 eFt összegű működési bevételből 19.301 eFt bérleti díj bevétel, amelyből a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum bérleti díjbevétele 10. 478 eFt, a telephelyek bevételeinél az Alvégesi (3.763 eFt), a Jósavárosi (2.035 eFt) és Városmajori (1.853 eFt) Művelődési Házak bevétele jelentősebb, összességében 8.823 eFt. Az átvett pénzeszközöknél a T ÁMOP pályázat 12.059 eFt összegű tétele jelentős. A kiadások 44,95 %-a személyi juttatás és járulékok, 52,96 %-a dologi kiadás. A dologi kiadásoknál a legnagyobb tétel a szolgáltatások~ azon belül is a közüzemi díjak és a vásárolt közszolgáltatások. Az 1. számú melléklet részletesen, telephelyenként tartalmazza az egyes kiadásokat és bevételeket.
A Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum összes kiadásainak aránya hasonló, 27,79 % személyi juttatás és járulékok, 65,94 % a dologi kiadások, mely utóbbi összegszerűségében 49.968 eFt. A 2. számú melléklet részletesen tartalmazza a 2010. évi bevételeket és kiadásokat. A bevételek 5,88 %-a átvett pénzeszköz, 15,84 %-a működési bevétel. Egyedül a Krúdy Gyula Art Mozi bevétele haladja meg a kiadásokat, a többi rendezvény jelentős összegű önkormányzati támogatást igényel. Összességében a közművelődési intézmények külön működtetése nem gazdaságos. Az intézmények tevékenysége és ellátandó feladatai tekintetében átfedések vannak, ezért szakmai felülvizsgálatuk indokolt. A működési kiadások jelentős része megtakarítható lenne, amennyiben egy intézményi struktúrában működnének.
8
4. Bevételi és kiadási előirányzatok tervezése (folyamata, megalapozottsága), módosítása, teljesítése. A 2010. évi költségvetésben tervezett források és kiadások megalapozottsága, az évközben történt módosítások indokoltsága. A kulturális tevékenységre fordított kiadások tervezése már a költségvetési évet megelőző évben elkezdődik. 2009. évben Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlése 226/2009. (X.26.) határozatával döntött a 2010. évi kulturális nagyrendezvények meghatározásáról és arról, hogy a rendezvények finanszírozására 65 millió forint támogatást biztosít a 20 l O. évi költségvetésben. A finanszírozással kapcsolatban a javaslat alapja az előző év támogatási költsége volt, amely tartalmazta az adott program marketing költségét is. Nem tartalmazott információt a konkrét programra vonatkozólag és költségkalkuláció sem készült a várható kiadásokról. A határozatban a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum szervezésében a Nyíregyházi Művészeti Hetek Gavasolt támogatás: 5 millió Ft) és a Városnapi programsorozat . Gavasolt támogatás: 6 millió Ft), a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum szervezésében a Szabadtéri Nyár Gavasolt támogatás: 14 millió Ft) és a Nyírségi Ősz Gyümölcskamevál Gavasolt támogatás: 14 millió Ft) volt. A Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlés 2/2010. (I.19.) KGY rendelete a 2010. évi költségvetésről és költségvetés vitelének szabályairól 4. számú mellékiete - Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzata 2010. évi költségvetésében tervezett kiadások feladatonként szerint jóváhagyott előirányzatok Nyíregyházi Művészeti Hetek 3.366 eFt, Városnapi Programsorozat 6.000 eFt, Szabadtéri Nyár 13.000 eFt, Nyírségi Ősz 11.000 eFt volt. Év közben a városi nagyrendezvények előirányzatai átkerülnek a szervezést és lebonyolítást végző intézmény költségvetésébe, emiatt a beszámoló ban a 4. számú mellékletben a nagyrendezvényekfeladatoknál csak az eredeti előirányzat szerepel. A nagyrendezvényekkel párhuzamosan a városi szintű kulturális programok tervezése is elindul, ezek finanszírozása a kulturális célfeladat terhére történik. A kulturális célfeladatok a 2010. évi költségvetési rendelet 4.6. számú mellékiete szerint, 26.250 eFt működési és 3.000 eFt beruházási előirányzattal kerültek elfogadásra. Év közben a vizsgált intézmények szervezése keretében megvalósuló kulturális feladatok átkerü1nek az intézmények költségvetésébe. Az így lebonyolított rendezvények a beszámoló ban már nelira kulturális célfeladat felhasználásánál kerülnek kimutatásra, hanem az adott intézményi költségvetés részeként. A vizsgálatban részvevő intézmények költségvetésében elsősorban a rendezvényekhez biztosított támogatások miatt 73.289 eFt és 53.800 eFt összesen 127.089 eFt összegű előirányzat módosítás történt. A rendezvények során a kiadások mellett bevétele is keletkezik a szervezést végző intézménynek. A programokra általában biztosított a teljes költségvetési fedezet, az abból származó bevétel összege, annak felhasználhatósága nem szabályozott.
II
9
5. A pénzügyi folyamatok áttekintése során a gazdálkodásra irányuló jogszabályok, belső szabályzatok megtartásának, az operatív gazdálkodásnak az ellenőrzése (bizonylati rend és okmányfegyelem a bizonylatok szúrópróbaszerű mintavétel es ellenőrzése)
A gazdálkodásra irányuló szabályozottság vonatkozásában megállapítást nyert, hogy a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrummal nem készült külön megállapodás a feladatellátás vonatkozásában, így a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum szabályzatai az irányadóak az operatív gazdálkodás ellenőrzése során. A Kötelezettségvállalási Szabályzat 2010. évben készült, azonban az nem felel meg teljes köruen az Ámr. vonatkozó előírásainak. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, szakmai teljesítés igazolása, érvényesítés i feladatok ellátására a jogosultak nem kerültek írásban kijelölésre, a munkaköri leírások nem tartalmazzák az ezzel kapcsolatos feladatokat, a szabályzat mellékletét képező aláírási mintákból nem állapítható meg, hogy ki, milyen feladat ellátására jogosult. Mindezek alapján nehezen azonosítható, hogy az arra jogosult által került-e aláírásra a bizonylat. A helyszíni vizsgálat során 2011. év október 24.-én pénztárrovancsra került sor, amelyről készült és az ellenőrzési jelentés mellékletét képezi. A nyilvántartás szerinti egyenleg és a tényleges készpénz állomány összege között a pénztárrovancs időpontjában eltérés nem volt.
jegyzőkönyv
A kiflZetések ellenőrzése során az alábbiak kerültek megállapításra: };>
A saját
szervezésű
Művelődési
};>
};>
};>
programok esetében, konkrétan a Jósavárosi és a VárosmaJori házban tartott gyógytorna foglalkozásokra fizetett díjat, a vizsgált
időszakban fedezte a jegyelőadásokból származó bevétel, azonban erre vonatkozólag nem vezetnek nyilvántartást. A gyógytornásszal mindkét művelődési ház vonatkozásában vállalkozási szerződés, illetve megállapodás készült, amelyet kötelezettségvállalóként egyedül az igazgató írt alá. A szolgáltatásról kiállított számlán az érvényesítés ténye szerepel, azonban azt nem írta alá senki, a szakmai teljesítést a művelődési ház szakembere igazolta, a kiadási pénztárbizonylaton az aláírásoknál lévő szignó nem minden esetben beazonosítható. A számlából heti l alkalom a Városmajori, heti két alkalom külön szerződés szerint a JósavárosÍ Művelődési Ház kiadását terheli. A könyvelés ben az egész számla kiadását a Jósavárosi Művelődési Ház részben önállóra könyvelték. A működési kiadások között havi rendszerességgel szerepel ügyvédi költség címen 15.000.- Ft+áfa kifizetés. Megbízási szerződés (2009.01.29.-től határozatlan időre) alapján egy Ügyvédi Iroda meghatározott ügyvédi feladatokattanácsadás, szerződések véleményezése, fizetési felszólítás, peres ügyekben képviselet - lát el. Városnap alkalmából a Város dalának eléneklésére felkért művész Vállalkozási Szerződését a Megbízó részéről egyedül Bohács József igazgató úr írta alá, ellenjegyzése nem történt meg, az érvényesítés bélyegző lenyomata, az összeg és a dátum ki van töltve, de nem írta alá senki. A szakmai teljesítést Szegőné igazolta, a számlán szerepel a fizetve, a kiadási pénztárbizonylaton nem szerepel az összeg átvevőjének aláírása. Egy lektorálási d~i kifizetése mellett nincs írásbeli kötelezettségvállalás.
10
~ Egy
~ ~
vállalkozóval felújítási munkára kötöttek szerződést, ami ténylegesen karbantartási munka volt, a szerződésben műszaki ellenőr lett kijelölve, azonban műszaki ellenőr közreműködése nem volt igazolható. Egy javítási megrendelés mellett nem volt visszaigazolt megrendelő. A szúrópróbaszerűen kiválasztott készpénzfizetési számlák befizetésének ellenőrzése során mindkét intézmény által kiválasztott sorszámú számlák a pénztárba befizetésre kerültek.
Összegzésképpen megállapítható, hogy nem minden bizonylat felel meg teljes mértékben az Ámr.-ben foglaltaknak. Az intézmény nem rendelkezik a beszerzések lebonyolításával kapcsolatos eljárásrenddel. A bizonylatok alapján nem állapítható meg, hogy az árú- és szolgáltatás beszerzések esetében mi alapján kerültek a szállítók, szerződő felek kiválasztásra. 6. A bevételek forrás szerinti bemutatása. A saját bevételek alakulásának vizsgálata (az intézményalaptevékenysége mellett folytatott bevétel szerző tevékenysége), Mindkét intézmény bevételeit részletesen tartalmazzák az l. és 2. számú mellékletek. Az éves bevételek jelentős része: ~
a Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum vonatkozásában elsősorban a rendezvények bevételeiből, filmvetítés bevételéből, működési célra átvett pénzeszközökből, bérleti díj bevételekből és reklámtevékenység bevételeiből származott.
~
a Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrumnál elsősorban terembérleti díjakból, átvett pénzeszközökből, rendezvények, előadások, tanfolyamok bevételeiből származik. A működési bevételekből a telephelyeken 10.461.814.- Ft, a Művelődési Központban 20.172.028.- Ft keletkezett.
A terembérleteket és használatokat részletesen intézményenként és telephelyenként a 4. számú melléklet tartalmazza. 2010. december 31.-én vevőkövetelések összege 7.553.842.- Ft, melyből a MUSIC-CLUB Kft. terembérleti díj tartozása 4.932.000.- Ft. Ez a követelés a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság 10Fpk.15-09-000 113/20 számú záró végzése szerint a hitelezői igényekre forrás részben képződött, a hitelezők a követeléseiket a számviteli jogszabályok betartása mellett leírhatják. Ebben szerepel "F" + "F" reg.díj kategóriában fenti követelés is, amely kivezetésre került.
7. Kiadások alakulásának vizsgálata különös tekintettel a jelentős rendezvényekre.
összegű
kifIzetésekre,
A Váci Mihály Kulturális, Művészeti és Gyermekcentrum esetében a kiadások 44.95 %-a személyi juttatás és járulékai, 52,96 %-a dologi kiadás. A dologi kiadás jelentős része közüzemi szolgáltatás, ezen belül is a távhő és melegvíz szolgáltatás. Az 1. és a 3. számú melléklet részletesen tartalmazza telephelyenként és rendezvényenként az egyes kiadásokat.
7
~II /\
11
A Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum esetében a kiadások 27,79 %-a személyi jellegű juttatás és járulékai, 65,94 % dologi kiadás. A dologi kiadás jelentős része vásárolt közszolgáltatás, amelyen elsősorban a rendezvényeken fellépő művészek díjai vannak elszámolva. A 2. számú melléklet részletesen tartalmazza rendezvényenként a kiadásokat.
A kiadások jelentős része kapcsolódik anagyrendezvények lebonyolításához. Az Oktatási, Kulturális és Sport Osztály 2010. június 20.-án kérte, hogya 2/2010. (1.19.) KGY rendelet alapján elfogadott, a költségvetésben külön soron szereplő összegeket támogatásként - az adott szervező intézmény költségvetésébe emeljék be. A tervmódosítás mellékletét képezte a Krúdy Art Mozi igazgatójának 2010, augusztus 30.-án Polgármester Asszonyhoz írt levele, amelyben hivatkozott a pályázati lehetőségek beszűkölésére és egy mellékelt költségvetésre, amely szerint a 37. Nyírségi Ősz elindításához a közgyűlés által megítélt 11.000 eFt összeg nem elegendő és további forrást kért. Így a 37. Nyírségi Ősz rendezvényre 12.000 eFt támogatás került beemelésre az intézmény kö ltségvetésébe.
Anagyrendezvények lebonyolításához így a források az intézményeknél biztosítottak voltak. Bohács József igazgató elmondása és a mintaként rendelkezésre bocsátott költségvetések azt igazolták, hogy az egyes rendezvények előtt költségvetést készítenek abból a keretből, ami rendelkezésre áll és a programokkal együtt előzetesen egyezetik a szakmai felügyeletet ellátó Osztállyal. A Krúdy Gyula Art Mozi és Rendezvénycentrum rendezvényei vonatkozásában nem tudtak költségvetést rendelkezésre bocsátani - a fenti hivatkozott levél szerint p{,;dig készült - . A nagyrendezvényekről szakmai és pénzügyi beszámoló is készül, amelyet a szakmai felügyeletet ellátó Oktatási, Kulturális és Sport Osztály részére benyújtanak. A Nyírségi Ősz vonatkozásában a benyújtott beszámolót az osztályon nem tudták rendelkezésünkre bocsátani, így egy másolat alapján került megtekintésre, amelyben szakmai szöveges és tényszerűen számlamásolatokkal alátámasztott kifizetések vannak. A Nyírségi Ősz rendezvény a rendelkezésre álló költségkereten belül megvalósult A megrendelések, szerződéskötések körülményeit, előzetes árajánlatokat, pályáztatással kapcsolatos dokumentumokat a helyszíni ellenőrzés során nem tudtak prezentálni. Az elszámolt árú és szolgáltatás·· vásárlások szükségességének megítélése szakmai feladat.
12
lll. Javaslatok a tapasztalt hiányosságok megszüntetése érdekében: A helyszíni ellenőrzés megállapításainak maradéktalan betartása érdekében:
hasznosítása,
a
törvényi
előírások
~
A szabályzatokat a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével módosítani és pontosítani szükséges. ~ Az Ámr.-ben felsorolt esetek vonatkozásában a hiányzó szabályzatokat el kell készíteni. ~ A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítésre vonatkozó szabályokat alkalmazzák teljes körűen. ~ Az inté~ény által alkalmazott bizonylatok körének meghatározásához készítsenek . bizonylati albumot. ~ A belépőjegyek szigorú számadású bizonylatként való nyilvántartása javasolt. ~
~
A gépjárművek elszámolásának alapjául szolgáló igazolásokat hivatalosan kérjék meg az illetékes hatóságtól. A rendezvények gazdaságosabb és hatékonyabb lebonyolítása érdekében az intézményeknél meglévő erőforrások (személyi és tárgyi feltételek) összevonása, egyesítése javasolt.
Javaslat az Önkormányzat részére: ~ A
költségvetési szervek beszerzéseinek lebonyolításával kapcsolatos belső eljárásrend szabályozásához javasoljuk, a Nyíregyháza Megyei Jogú Város Közgyűlése 46 1/2008. (III.3.)számú határozatával módosított 336/2004. (XII.15.) számú határozata Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkorrnányzatának Beszerzési Szabályzata felülvizsgálatát, egységes szerkezetbe foglalását és a hatálya alá tartozók tájékoztatását.
~
A kulturális programok előkészítése során javasoljuk a város következő évi teljes tervezett programját meghatározni. Szakmai programonként készüljön előzetes költségkalkuláció, és a feladat az azt megvalósító intézmény költségvetésében szerepeljen. Amikor az intézmény benyújtja szakmai beszámolóját egy adott rendezvény megvalósításáról, vagy arra többlet támogatás engedélyezését kéri, akkor az előzetes költségkalkuláció alapján pontosan meghatározható, számon kérhető annak megalapozottsága. A rendezvényekből származó bevétel vonatkozásában fenntartói intézkedés indokolt.
Nyíregyháza, 20 ll. december 05. ~/
~fJtd::L' jJt: ~(:l/.~
','
"
1
o o" o o
:1f
o o o • o 0'0 •
o
belsó ellenőrzési vezető
,
1
13
o:
Záradék
Az ellenőrzési jelentés javaslatai alapján a vizsgált szervezet vezetője - a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a vonatkozó határidők megjelölésével köteles a jelentés kézhezvételétől számított 10 munkanapon belül intézkedési tervet készíteni, és azt haladéktalanul megküldeni az ellenőrzést végző szerv belső ellenőrzési vezetőjének véleményezésre.
Nyíregyháza, 2011. december 05.
'f ~·(' í,y .....
.ctL ~P~ !
.
r.gc.
Lengyelné Petris Erika osztályvezető
{)
,/y
14
