A tudásmenedzsment emberi oldala avagy hogyan ösztönözzünk tudásmegosztásra? Hajdu-Kis Diána tréner, tanácsadó 2011.11.30.
ISMERŐS? „„Miért kell ezt folyton újratanulnunk?” „Honnan tudom, hol találom meg ezt a tudást?” „Emlékszem, hogy valaki említette ezt mostanában, de ki is volt az?” „Valaki már biztos csinálta ezt korábban – de ki?” „Amikor az a srác elment, minden tudást magával vitt.” „Nagy szerencsém volt, hogy találkoztam Balázzsal – pont tudta a választ, amire kíváncsi voltam." „Ez most nagyon jól ment – hogyan ismételjük meg legközelebb is ezt a sikert?” „Ezt a hibát mi is elkövettük az irodánkban.”
MI A TUDÁSMENEDZSMENT? • „A tudásmenedzsment kísérlet az emberek fejében lévő tudás felismerésére és vállalati tudásvagyonba való integrálására, hogy mindazok tudják használni, akik döntésein a cég sikere múlik.” (Larry Prusak, IBM) • „Egy integrált, szisztematikus megközelítés, ami alkalmazható a tudásciklus valamennyi szakaszában, beleértve a tudás azonosítását, megszerzését,felhasználását, megosztását, megőrzését és terjesztését.” (NAÜ)
NEM CSUPÁN IT ESZKÖZ “Az IT az adatok és információk csodálatos továbbítója és elosztója, de sosem helyettesítheti azt a gazdag interakciót, kommunikációt és tanulást, ami a párbeszédben rejlik”
“Hogy az információ tudássá váljon, nyilvánvalóan mindent az embereknek kell csinálniuk.”
A TUDÁSÁRAMLÁS Hova... Honnan...
Emberek
Tudásbázis
Kommunikáció
Összegyűjtés
Elérés
Rendszerezés
Emberek
Tudásbázis
Nonaka nyomán (1994) © Minden jog fenntartva.
KOMMUNIKÁCIÓ
TUDÁS BEGYŰJTÉS
TUDÁS RENDSZEREZÉS
TUDÁS RENDSZEREZÉS
TUDÁSMEGOSZTÁS
A KIFOGÁSOK
„HA MAJD LESZ IDŐNK ÉS PÉNZÜNK …”
„Most nem érünk rá, dolgoznunk kell!” „Egyszer biztosan bevezetjük!”
TM KOCKÁZATOK
• Kulcstudások elvesztése • Fel nem dolgozott tapasztalatok • Ismétlődő hibák • Visszatartott információk • „A tudás: hatalom!”
PÉNZÜGYI HASZON
24 millió dollár megtakarítás 2002-ben egyetlen bányában 83 millió dollár megtakarítás a fúrásköltségben Schiehallion-ban
TANULÁSI GÖRBE Két fontos dimenzió
Költség
Költség
Érték A tanulás gyorsítása egyetlen vállalatnál
Ismétlések száma
Ismétlések száma
A tanulás átadása és alkalmazása több vállalat között Költség
Ismétlések száma © Minden jog fenntartva.
BEST PRACTICE
FOLYAMAT HATÉKONYSÁG
TM RENDSZER ELEMEI • A tudás mérése, elemzése • • Tudásmegosztás jutalmazása • • Projektek közötti tanulás & Best Practice • • AAR = Akció utáni tanulás • Tudástérkép • • CoP = szakmai • tudásközösségek • • Szakmai tudástárak, adatbázisok • Retrospekt értékelések •
TM-barát szervezeti struktúra, kultúra Mester-tanítvány kapcsolat (mentor, gyakornok) Modern együttműködési technológiák Yellow pages Tudás-brókerek Közösségi alkalmazások (wiki, blog, stb) Storytelling
A TMR ALKOTÓ ELEMEI
MIÉRT LEGYEN A HR A TM GAZDÁJA?
• • • •
Az ember és a tudás szoros kapcsolata Az emberi erőforrás kezeléséért felel A szervezeti kultúra változás kezdeményezője A többi egység hozzájuk köti a TM-t
Miért nem a HR? • • •
Gyakran periférikus szerep, ellentmondásos megítélés Leegyszerűsítő felfogás (képzési rendszer) Lekötött erőforrások
TM MOTIVÁCIÓS RENDSZER ÁLTALÁNOS MODELLJE
ALAPELVEK A motivációs rendszer kiépítésének két sarkalatos pontja: • minden olyan akadály elhárítása, ami a tudásmegosztást gátolhatja • különböző ösztönzők bevezetése a tudásmegosztásra
TANÁCSOK, AJÁNLÁSOK 1. Tanítsd meg az embereknek, hogy melyik tudás értékes és azt hogyan lehet felhasználni! 2. Mutasd meg az embereknek, hogy néz ki a tudásmegosztás! 3. A tudásmegosztás legyen a munkakövetelmények része! 4. Tudasd az emberekkel, hogy nem baj, ha hibáznak. 5. Erősítsd a belső motivációt! 6. Minimalizáld az anyagi ösztönzőket! 7. Törekedj a kritikus tömeg elérésére! 8. Alakíts ki megfelelően működő, kellemes felhasználói felületet kínáló szoftvert!
A TUDÁSMEGOSZTÁS AKADÁLYAI • Külső akadályok: • •
versenyző vállalati kultúra a hibák büntetése
• Belső akadályok: • •
•
• •
a tudás elismerésének hiánya a mások tudásában való hit hiánya (not invented here syndrome), ellenállás általános bizalomhiány a munkavállalók és a vezetők között időhiány (felhatalmazás) nem megfelelő eszköz használata
KIT ÉS MIVEL ÖSZTÖNÖZZÜNK?
4 STRATÉGIA • • • •
A tudásmegosztókat mennyiség szerint A tudásmegosztókat minőség szerint Ösztönözni a felhasználókat aktivitás szerint Ösztönözni a tudás újrafelhasználását: egyformán a tudás átadóját és felhasználóját is
BELSŐ ÖSZTÖNZŐK A tudás újrahasznosítására: Visszafizetés (Payback): megoldást találsz a problémáidra Nyitottság és kíváncsiság: 1%--> nekik kell szerepeket delegálni Biztonság: ne érezzék az emberek, hogy a segítség kérése valami rossz dolog Jártasság: a technológiában és a folyamatokban Bizalom: azoktól kérdezünk, akiket ismerünk és akikben bízunk CoP-ok alakítása A tudás megosztására: Kölcsönösség Szakmai elismerés Önzetlenség Hűség és barátság (CoP-ok kezdeti kialakulására erősen jellemző motivátor.)
KÜLSŐ ÖSZTÖNZŐK Külső ösztönzők a tudás újrahasznosítására: • Elvárás (A segítségkérés legyen az elvárt viselkedés.) • Bátorítás • Felhatalmazás (pl.: TM terv a projektdokumentáció része.) • Üzleti nyomás: Olyan feladatokat is kapjanak az emberek, amit nem tudnak, hogyan kell megoldani. Külső ösztönzők a tudás megosztására: • Jóváhagyás: az elvárt viselkedést aktívan támogassák a vezetők • Emlékeztetés: a bátorítás részeként kell valaki, aki emlékezteti az embereket a tudásmegosztásra • Elismerés: akár a munkavállalóktól, akár a felsőbb vezetéstől • Anyagi ösztönzők: leggyengébb motivátor • Személyes értékelés: a teljesítményértékelés és bónuszrendszer része legyen • Kötelező tevékenység
ESZKÖZÖK, MÓDSZEREK Díjak, elismerések rendszere ConocoPhillips/Archimedes awards: • kritérium: a sikertörténetek mennyisége, a legerősebb hatás az üzletben, a szervezeti egység relatív mérete • 4 díj: a tudás újrafelhasználása, a tudás átadása, a kollaboráció vezetése, tanulságos hibák megosztása
Shell díjak: • •
„entry of the month” „top three contributers”
• nyugdíjba vonult szakértő javasolja a jelölteket, a közösség facilitátorai szavaznak • a díj elnyerésére vonatkozó kritériumok publikusak: mennyiség, minőség és elköteleződés alapján • a top 3 díj munkavállalói riportokban és teljesítményértékelésekben is megjelenik
COP - TUDÁSKÖZÖSSÉG
Szakértők csoportja (a vállalatban), akik informálisan kötődnek egymáshoz, hasonló problémákkal néznek szembe és keresnek ezekre megoldásokat. A tudásközösség tagjai szabadon cserélik egymással tudásukat, amely a tudás még nagyobb forrását-bázisát hozza létre.
MILYEN ÉRTÉKET JELENT A TUDÁSKÖZÖSSÉG? A közösség azért létezik, hogy növelje az egyes tagok és ezen keresztül a szervezet teljesítményét.
Érték az egyénnek
Érték a szervezetnek
Érték a főnöknek
• Hozzájárulhat és segíthet • Lehetőség, hogy lássák és hallják • Lehetőség, hogy változtasson • Hatékonyabb munkavégzés
• Gyorsabb tanulás • Hatékonyabb munkavégzés
• Nagyobb tudású, hatékonyabb beosztott
VAJON A SAJÁT MUNKAVÁLLALÓINKAT MI MOTIVÁLNÁ? Kérdezzük meg tőlük!
ELÉRHETŐSÉGEINK POZITEAM – A Tudásmenedzsment Szakértő Hajdu-Kis Diána tanácsadó +1 362 6282 +30 685 9577
[email protected] www.poziteam.hu
Tudásmegosztó fórumaink (térítésmentesek): Nyitott és Bővített Műhelyek (TM Tudásközösség) Havi TM Hírlevél
