(a) Tajuk 2 : GARIS PANDUAN PERSIAPAN TEMPAT, FIZIKAL, HIASAN & KEBERSIHAN MAJLIS SANTAPAN MALAM ISTIADAT KONVOKESYEN AJK : JAWATANKUASA FIZIKAL, HIASAN DAN KEBERSIHAN MAJLIS SANTAPAN MALAM ISTIADAT KONVOKESYEN PTj : Jabatan Pembangunan TUGASAN AJK FIZIKAL HIASAN DAN KEBERSIHAN SEBELUM : a) Mendapatkan maklumat – maklumat dan keperluan Fizikal untuk persiapan Majlis Santapan Istiadat Konvokesyen daripada semua Jawatankuasa. (Sekretariat / JK Jamuan/JK Keselamatan/JK Multimedia) b) Menyediakan pelan susunatur dalam dan luar Dewan. c) Menyediakan anggaran harga bagi kerja-kerja yang terlibat untuk kelulusan Jabatan Bendahari. d) Merancang jadual perlaksanaan kerja. e) Membentuk jawatankuasa dalaman untuk menyelaras pelaksanaan kerja. Jawatankuasa terdiri daripada unit-unit berikut :i.
Unit Pengurusan Harta
iii.
Unit Kejuruteraan Awam
ii.
iv. v.
Unit Cucian
Unit Elektrikal
Unit Mekanikal
f) Memastikan semua peralatan-peralatan Majlis Santapan Malam Istiadat Konvokesyen diperiksa, disemak dan dibaiki mengikut kerosakan atau dibeli baru. g) Memastikan semua peralatan-peralatan Majlis Santapan Malam Istiadat Konvokesyen dihantar ke Dewan dari Stor Peralatan / JKR. h) Menyediakan Dokumen Sebutharga dan melaksanakan perolehan Kerja. i) Memantau aktiviti pemasangan kerusi , meja, rostrum, platform, karpet , cucian, kebersihan dan hiasan dilaksana mengikut perancangan asal. (Hiasan utama akan diuruskan oleh Unit Komunikasi Korporat atau sekretariat majlis)
j) Memastikan semua persiapan Fizikal, Hiasan Dan Kebersihan disiapkan sehari sebelum Majlis Santapan berlangsung. k) Memastikan semua peralatan elektrikal berfungsi terutama lampu hiasan, lampu dewan, suis dewan, kipas, ‘air cooler’ dan lain-lain pendawaian / elektrikal. l) Memastikan semua penghawa dingin dalam dewan telah diservis oleh pemilik dewan dan memeriksa kondusi penghawa dingin agar tidak berlaku perkara tidak diingini semasa majlis berlangsung. m) Jika terdapat penambahan pada saat akhir, maka kos Jabatan Pembangunan akan meningkat dan kadar harga akan menggunakan mengikut sebutharga asal atau pihak Jabatan Pembangunan akan runding harga mengikut harga yang bersesuaian dengan penambahan yang diminta.
SEMASA : a) Memastikan peralatan fizikal, kebersihan dan hiasan berada dalam keadaan baik sepanjang Istiadat berlangsung. b) Memastikan bekalan elektrik berfungsi sepanjang majlis santapan berlangsung. c) Memastikan keadaan penghawa dingin dalam keadaan baik dan berfungsi jika tidak alternative lain seperti ‘aircooler’ atau kipas angin perlu diletakkan untuk memastikan VVIP dalam keadaan sejuk dan dingin. d) Tunggu sedia di lokasi sekretariat untuk sebarang masalah luar jangka agar tindakan pantas dapat dilakukan dalam menyelesaikan masalah berkenaan atau melaksanakan kaedah lain / pelan kontigensi. e) Memastikan tandas VVIP sentiasa dalam keadaan elok, ceria, wangi dan terkawal untuk digunakan oleh VVIP. f) Memastikan hiasan lampu luaran dan dalaman dalam keadaan yang baik sepanjang majlis
SELEPAS : a) Kerja-kerja menghantar semua peralatan konvo dari Dewan ke stor peralatan / JKR. b) Kerja-kerja pembaikan dan semakan semula kerosakan peralatan semasa dihantar semula dan pembaikan perlu dilakukan jika ada atau proses pembelian baru perlu dilakukan. c) Memastikan Dewan berada dalam keadaan bersih selepas Majlis untuk penyerahan semula kepada pemilik bangunan. d) Memastikan semua peratalan dibuka semula dalam tempoh 2 hari selepas Majlis. Kebiasaaannya Jabatan Pembangunan akan mengeluarkan semua peralatan UniMAP pada malam berkenaan juga bagi memastikan tiada kehilangan peralatan.
(b) CARTA ALIR PROSES JK FIZIKAL, HIASAN DAN KEBERSIHAN MAJLIS SANTAPAN ISTIADAT KONVOKESYEN Tangggungjawab Aliran Kerja Proses-proses Mula
Jawatankuasa Sekretariat / JK Jamuan/JK Keselamatan/JK Multimedia Jawatankuasa Fizikal Jawatankuasa Fizikal
Jawatankuasa Fizikal Jawatankuasa Fizikal Jawatankuasa Fizikal Tidak
Jawatankuasa Fizikal dan Jabatan Bendahari.
Jawatankuasa Fizikal
Jawatankuasa Fizikal
Ya
Mendapatkan maklumat – maklumat dan keperluan Fizikal untuk persiapan Majlis Santapan daripada semua Jawatankuasa. Menyediakan pelan susunatur dalam dan luar Dewan Menyediakan anggaran harga bagi kerja-kerja yang terlibat untuk kelulusan Jabatan Bendahari. Merancang jadual perlaksanaan kerja. Membentuk jawatankuasa dalaman untuk menyelaras pelaksanaan kerja. Memastikan semua peralatan-peralatan konvo dihantar ke Dewan dari Stor Peralatan / JKR. Menyediakan Dokumen Sebutharga dan Melaksanakan Perolehan Kerja . Memantau aktiviti pemasangan khemah, elektrikal, cucian, kebersihan dan hiasan dilaksanakan mengikut perancangan asal. Memastikan semua persiapan Fizikal, Hiasan dan Kebersihan disiapkan sehari
Jawatankuasa Fizikal
Jawatankuasa Fizikal
sebelum Majlis Santapan berlangsung. Memastikan peralatan fizikal, kebersihan dan hiasan berada dalam keadaan baik serta staf tunggu sedia sepanjang Majlis Santapan berlangsung. a) Kerja-Kerja menghantar semua peralatan konvo dari Dewan ke stor peralatan / JKR. b) Memastikan Dewan berada dalam keadaan bersih selepas Majlis. c) Memastikan semua peralatan dibuka semula dalam tempoh 2 hari selepas Majlis. Tamat
C) ERRC
Reduce :
Eliminate : i.
Permintaan saat akhir oleh Jawatankuasa ii. Kerja-Kerja Tambahan.
Raise : i.
Gunakan konsep hiasan sederhana dan ringkas
i. Hiasan yang terlalu banyak
ii. Lampu hiasan yang terlalu banyak
Create : i. Dewan Konvokesyen perlu dibina segera agar Majlis Makan Malam boleh diadakan di Dewan Ilmu.
