A SZERVEZETFEJLESZTÉSI MÉRNÖKI, SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG TARTALMA ÉS EREDMÉNYEI - BESZÁMOLÓ -

Humancare Felnőttoktatási Szolgáltató

Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874

A SZERVEZETFEJLESZTÉSI MÉRNÖKI, SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG TARTALMA ÉS EREDMÉNYEI -

BESZÁMOLÓ

A Humancare Felnőttoktatási Szolgáltató Kft. az ÁROP-1.A.2/A-2008-0156 jelű szervezetfejlesztés Füzér Község Önkormányzatánál pályázat megvalósításában az IVMBridge Tanácsadó Kft.-vel, mint alvállalkozóval működött közre. A közreműködés célja a pályázati dokumentációban meghatározott műszaki (szervezetfejlesztési) tartalom megvalósítása. A projekt megvalósításához az első céltisztázó és részletes szükségletfeltáró megbeszélést 2009. július 16.-án tudtuk megtartani Füzéren, amikor is alkalmunk nyílt a pályázatban rögzített műszaki tartalom aprópénzre váltására a körjegyző asszony és a polgármesterek részvételével, a pályázati anyag tartalmi átbeszélésével. A pályázatban megfogalmazott célok mögött konkrétabban fogalmazódott meg egy olyan korszerű önkormányzati működés megteremtése, amely a lakosság, a civil és vállalkozói szférával kialakított jó kapcsolat további erősítését, az önkormányzati működés és gazdálkodás korszerűsítését és átláthatóságának növelését tűzi zászlajára. 1. Diagnózis fázis 2009. július 16.-án meg is kezdtük a Diagnózis fázisban rögzített helyzetfeltárást az interjúkkal, amelynek során a polgármestereken kívül a körjegyző asszonyt, illetve a körjegyzőség munkatársait (8 fő) kérdeztük meg az aktuális működés jellemzőiről, a működtetést nehezítő problémákról, illetve az általuk szükségesnek tartott kitörési pontokról. (Interjúvázlat az 1.sz. melléklet Interjú kérdések_önkorm_Füzér.doc c. dokumentumban található). 1.1 Az interjúkból levonható főbb következtetések a következők: ‐

Szervezetek közötti munkamegosztás, együttműködés Tekintettel a Körjegyzőség viszonylag alacsony létszámára, nem jelent problémát a munkatársak közötti együttműködés, alapvetően a napi feladat megbeszélések és egyeztetések jellemzőek. Ugyanez igaz az intézményekkel való kapcsolattartásra is, azaz sokkal inkább a személyes és informális egyeztetések határozzák meg a gazdálkodás napi teendőit. A Körjegyzőség szervezete tevékenységileg elkülönül egy hatósági és egy pénzügyi csoportra, azonban kinevezett csoportvezetők nincsenek, a napi munka irányítását a körjegyző végzi. Valódi érdekellentétek a csapaton belül nincsenek, ami gondot okoz az együttműködésben az leginkább a körjegyzőség „kettős” kiszolgáló tevékenysége, illetve a törvényi szabályzásokból eredő anomáliák. A válaszadók 78%-a gondolja úgy, hogy szükséges lenne törvényi előírások

1


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 mentén a körjegyzőségi tevékenységek tartalmi és jogszabályi tisztázása, folyamatokba való rendezése. ‐

Rendeletalkotás A rendeletalkotással kapcsolatban legfontosabb kritikaként fogalmazódott meg a törvényi, jogszabályi változások gyakorisága, ezek átvezetésének szükségessége és a naprakészen tartás érdekében a nyomon követés és rendelkezésre álló szűkös határidők betartása. Alapvetően a rendeletalkotási folyamat olajozottan működik, a körjegyzőség megfelelően ki tudja szolgálni a Képviselő Testületeket és a döntés előkészítő anyagok is megfelelőek a polgármesterek visszajelzései alapján. Problémaként merült fel, hogy habár az általános szabályok szerint a Képviselő Testületeknek havonta kellene ülésezni, a gyakorlat sokszor megkívánja a sűrűbb összeülést, egyeztetést és megfelelő határozathozatalt. A megkérdezettek a rendeletalkotási folyamat mentén szükségesnek tartják a projekt keretei között a rendeletalkotáshoz szükséges döntés előkészítési tevékenységek pontosítását, áttekintését, illetve a jelenlegi rendeletek harmonizálását a változó jogszabályi előírások mentén.

‐

Döntéshozás A képviselő testületek munkájának elősegítésére külön Ügyrendi és Közbeszerzési Bizottság került felállításra speciális feladatokkal, továbbá a kisebbségi jogok és érdekek képviseletére Kisebbségi Önkormányzat is működik. A megkérdezettek úgy tartják, hogy a Képviselő Testületek alacsony létszáma és kölcsönös ismertsége miatt külön Bizottsági ülések megtartása nem indokolt, az információáramlás pontosítása és gyorsítása érdekében sokkal inkább a Testületi ülések a jellemzőek, ahol minden érintett részvételével a legfontosabb döntések megfelelő hatékonysággal meghozhatók. Általános észrevétel, hogy a körjegyzőség a döntések meghozatala előtt lehetőség szerint mindent információt beszerez, az érintettekkel egyeztet és megfelelő módon terjeszti elő azokat. A megkérdezettek többsége szerint a döntéshozatal egy másik aspektusa, hogy azokat a kockázatokat csökkentsük, amelyek abból erednek, hogy nem azokon a helyeken hozzák meg a napi operatív működtetéshez szükséges döntéseket, ahol a kellő információk rendelkezésre állnak. Ebből a szempontból szükséges a hatásköri, kötelezettségvállalási szabályokat is a projekt során felülvizsgálni.

‐

Ügyintézés A napi ügyintézés a kialakított rutinok alapján működik, azonban sok a kihasználatlan lehetőség. Az ügyintézőkre háruló halmozódó hatáskörökből eredően szükséges szabályozott ügyfélfogadási rend kialakítása. Ilyen lehet például az ügyfélszolgálati koncepció kialakítása, a front és back office jellegű tevékenységek szétválasztása.

2


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Ehhez szükséges lenne egy olyan ügyfélszolgálati rend kialakítása, amely lehetőséget biztosít az ügyintézés gyorsítására, az ügyintézők egymás közötti jobb helyettesíthetőségének megoldására az elektronikus lehetőségek kihasználásával. Nagyon sok idő megy el azzal, hogy a különböző kérelmekhez tartozó űrlapokat nem megfelelően, vagy hiányosan töltik ki. ‐

Költségvetés készítés Magát a költségvetés készítést és az előirányzatok felhasználásnak ellenőrzését a körjegyzőség fogja össze és ellenőrzi. Ez teljesen összhangban van a törvényi szabályozásokkal Ez az a terület, amely szabályozottságában végrehajtási rendeletekkel a lehető legjobban szabályozott. Ami problémát okoz, az sokkal inkább a tervek megalapozottsága, az egyes költségvetési tételek „beállításához” szükséges pénzügyi elemzések és információk hiányossága, amiből az adódik, hogy pl. az intézmények közötti normatív elosztás és felhasználás nem mindig jelent hozzáadott érték szerinti igazságos megosztást.

‐

Gazdálkodás A napi működtetés során legnagyobb megfelelőségének ellenőrzése, illetve az teljesítésének nyomon követése okoz.

gondot a teljesítések minőségi intézményi felhasználások pontos

Annak érdekében, hogy az ellenőrzés és a jóváhagyás megfelelő módon megtörténjen, sokszor kell pótlólagos igazolásokat bekérni. Ez viszont lassítja a kifizetéseket, ami vállalkozói oldalon elégedetlenséget eredményez. Elsősorban a pénzügyi területen dolgozók vélekednek úgy, hogy szükséges lenne a működésben rejlő kockázatok kiértékelése és fennállásuk esetén azok kezelésére megfelelő szabályok rögzítése. ‐

Közintézmények felügyelete A közintézmények számára a körjegyzőségnek kettős szerepe van, amiből szerepkonfliktusok adódnak. Ennek lényege a hatósági és a szolgáltatási funkció keveredése, ami a költségvetés készítésből és az előirányzatok felhasználásnak ellenőrzéséből adódik, másrészt pedig abból, hogy a legtöbb intézmény gazdálkodási tevékenységét maga a körjegyzőség pénzügyi csoportja látja el, szolgáltatásként. A többség véleménye alapján fontos lenne a gazdálkodási tevékenységre vonatkozóan az intézmények és a körjegyzőség között olyan szolgáltatási megállapodások megkötése, amelyekben egyértelműen rögzítésre kerülnek az egyik és másik fél által „vállalt” kötelezettségek, nyújtott szolgáltatások és szükséges információáramlási utak.

‐

Lakossági, civil és érdekképviseleti kapcsolattartás A lakossági és civil szférával való kapcsolattartás elsősorban az önkormányzati képviselők egyéni munkájának az eredménye, amely a testületi üléseken formálódik konkrétumokká. Ehhez nagyban hozzájárulnak a lakossági fórumok is,

3


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 de alapvetően mindenki számára „nyitva áll a körjegyzőség ajtaja”. Amit a megkérdezettek szerint legjobban hiányol a lakossági és civil szféra, hogy döntések előtt értesüljenek a várható irányokról, szakmai, önkormányzati elképzelésekről. A kommunikációból sohasem elég és ez igaz itt is: nem áll egyenes arányban a kommunikációba fektetett energia a lakosság elégedettségével, legalábbis a megkérdezettek szerint. Fontos lenne a súlypontok és a főbb üzenetek megfogalmazása a különböző célcsoportok számára és egy előre felépített és ütemezett rendszeres kommunikáció beindítása. 1.2.

Szociometriai vizsgálat

Annak érdekében, hogy a pályázat szerinti szervezetfejlesztési programot el lehessen végezni, szükségesnek tartottuk a körjegyzőség munkatársaira vonatkozóan egy szociometriai vizsgálat elvégzését. Ennek lényege, hogy feltárjuk a munkatársak közötti informális kapcsolatokat is a formális mellett.

Szociometriai felmérés eredménye Egyszeres v. Kétszeres v. Háromszoros v. Négyszeres v.

6

3 1 7

5 2 hatósági pénzügyi

4

A fenti ábrából látható, hogy a pénzügyi és a hatósági csoport munkatársai a napi kapcsolattartásban is meglehetősen elkülönülnek egymástól, viszonylag kevés közös pont van. Fontos következtetés, hogy a pénzügyi és hatósági csoportot „közelebb kell hozni” egymáshoz, a fejlesztési munka akkor lesz sikeres, ha mindannyian részt vesznek ebben. A jó hír, hogy az informális háló közepén is a körjegyző helyezkedik el, tehát az ő személye biztosíték és egyben garancia is a szervezetfejlesztési változások

4


megvalósítására. 1.3.


Dokumentumok elemzése

A diagnózis teljessé tétele érdekében a Körjegyzőségtől megkértük és megkaptuk a működésre vonatkozó legfontosabb dokumentumokat (önkormányzati és intézményi alapító okiratok, önkormányzati SZMSZ-ek, körjegyzőségi ügyrend munkaköri leírások). A dokumentum vizsgálat célja az volt, hogy megvizsgáljuk milyen mértékben vannak lefedve az általános önkormányzati folyamatok, azok milyen tevékenységekből épülnek fel, illetve vannak-e szabályozási anomáliák, nem megfelelőségek. Már a diagnózis fázisban fontosnak tartottuk rávilágítani a párhuzamosságokra, hiányosságokra, vagy a nem megfelelő folyamatszervezésre figyelembe véve az interjúkon is elhangzottakat. Vizsgálatunk eredményeként elkészítettük a 2.sz. mellékletben található Folyamat_szervezet mátrix_091021_Füzér_jv.xls táblázatot, amelyben a fenti szabályozásokban rögzített tevékenységeket a főbb folyamatok mentén csoportosítottuk és megjelöltük az ellentmondásos pontokat, illetve azokat, amelyekben döntés szükséges. Az elemzés keretében felvett fő folyamatok és megállapítások összefoglalva a következőek, amelyek egyben a folyamat GAP elemzését is jelentik, és jelentős kockázati tényezőt is magukban hordoznak. Rendeletalkotás o o o o

az előkészítés során a szükségességi vizsgálatok mibenléte nincs egyértelműen rögzítve A rendeletalkotás céljának, tárgyának meghatározásához nincs egyértelmű felelős meghatározva, inkább a többszörös felelősség a jellemző A tartalmi előkészítés során a közvélemény kutatás, a szakmai tartalom és a véleményeztetés módjának meghatározása, felelőse nem egyértelmű A rendelettervezet törvényességi felülvizsgálatának mikéntje és egyértelmű felelőse hiányzik

Gazdálkodás o o o o o o o

az elmúlt időszak költségvetési előirányzatok felhasználásának elemzése magas szintre van delegálva (körjegyző) A költségvetési koncepció bizottsági véleményezése az interjúkon elhangzottak alapján felesleges lépésnek tűnhet Az ügyrendi bizottság bevonása az adatáramlási utak kialakítása szintén feleslegesnek tűnik A helyi kisebbségi önkormányzat költségvetésének beépítése a teljes költségvetésbe több ponton tisztázásra szorul A költségvetési rendeletek nyilvántartásba vételének nincs egyértelmű felelőse A költségvetési rendelet kihirdetésében, kötelező tájékoztatásban a döntési jogkör nem megfelelően definiált Az Áht. alapján a normatív hozzájárulások, pótlólagos igénylések nincsenek

5


o

Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 tevékenységekkel és egyértelmű felelősségekkel lefedve és ugyanez igaz a Kincstárral való kapcsolat fenntartására, működtetésére is. A belső ellenőrzésről nincs megfelelő folyamatszabályozás, tevékenység elem

Ügyfélszolgálat, ügyintézés o o o o o

Gyakorlatilag a front és a back office nem különül el Nincsenek meghatározott felelősségek, gyakorlatilag mindenki felelős valamennyi tevékenységelemért, így elaprózódik a speciális tudás A tudás elaprózódás következtében az átfutási idők hosszúak Minden döntés egy kézben csoportosul. Az ügyintézés során nincs egységes szabályozás a kérelmek feldolgozására, iktatására

Kapcsolatépítés o o o o o

o

Nincs egyértelmű rendszer és folyamat, sokkal inkább csak kommunikációs csatornák léteznek, amelyeket rendszeresen működtet a csapat Stratégiai elemzés, stakeholder elemzés nem áll rendelkezésre, nincs az önkormányzat gyakorlatában Hiányzik az üzenetek egységes koncepció alapján történő megfogalmazása A Gazdasági Program kihirdetése minden alkalommal megvitatásra és kihirdetésre kerül, azonban hiányzik egy tudatos nyomon követés Az érdekegyeztető és lakossági fórumok előkészítése, a civil és vállalkozói szférával való kapcsolatépítés gyakorlatilag a körjegyző egyszemélyi feladata Nincs a körjegyzőségen belül dedikált ember a szervezési, előkészítési munkákra

Tekintettel arra, hogy a fenti vizsgálatok bizonyultak a körjegyző és polgármester urakkal kérdőíves vizsgálatok szükségtelenné váltak, az kellő alapot szolgáltattak egy átfogó programterv

kellőképpen átfogó jellegűnek való egyeztetés alapján, további összegyűjtött információk pedig kialakítására.

A fenti információk és tapasztalatok alapján a következő teendők és határidők fogalmazódtak meg a tervezési és megvalósítási fázisra Körjegyző asszonnyal való egyeztetés eredményeképpen: o o o o o o o o

Alapító Okiratok jogszabályi tartalomnak megfelelő felülvizsgálata (2009. 09.30) SZMSZ-ek felülvizsgálata, illetve a jogszabályi követelményeknek való átalakítása (2009.09.30) Kötelezettségvállalási Szabályzat összeállítása az SZMSZ mellékleteként (2009.10.31) Rendeletalkotási, ügyfélszolgálati és gazdálkodási folyamatok részletes felülvizsgálata és folyamattérképek kialakítása (2009.11.30) Ügyfélszolgálati rend kialakítása (2009.12.31) Szabályozási leltár összeállítása (2010.02.15) Szolgáltatási szerződés minta összeállítása (2010.02.15) Kockázatkezelési szabályzat (2010.02.28)

6


o o

Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Stakeholder elemzés, kommunikációs terv (2010.03.31) Munkaköri leírások összeállítása (2010.04.30)

A DIAGNÓZIS FÁZIS zárásaként, és egyben a tervezési fázis nyitányaként a főbb megállapítások feldolgozására szükségesnek tartottunk egy olyan workshop megtartását, amelyen a körjegyzőség munkatársai teljes létszámban vettek részt és áttekintették a fenti elemeket, illetve elmondták a gyakorlati megvalósítás mikéntjét. Ebből született meg az a javaslati tábla, amely a 3.sz. melléklet táblázatban található és a jövőbeli működés alapjait rögzíti. Ebben a táblázatban egyetlen nyitott kérdés maradt a megvalósítási fázisra, egy ún. civil referensi pozíció létrehozása. 2. Tervezési fázis A tervezési fázis előkészületi munkálatai gyakorlatilag a diagnózis fázis elején lebonyolított interjúk után elkezdődtek, tekintettel arra, hogy sürgős szükség mutatkozott a jogszabályi háttér tisztázására, az előírásokkal minden szempontból összhangban levő alapdokumentumok előállítása miatt (Alapító Okiratok, SZMSZ-ek, Kötelezettségvállalási Szabályzat). 2.1. Jogszabályi összehasonlítás és értelmezés elkészítése A jogszabályi összehasonlításhoz a 2008. évi CV. tv., a 2008. CII tv. a 2009.évi költségvetésről, a 1990. évi LXV. tv. a helyi önkormányzatokról (ötv), a részletes szakfeladat rend, a 217/1998 (XII.30) kormányrendelet az államháztartás működési rendjéről (Ámr), és a 1992. évi XXXVIII. tv. az államháztartásról (Áht). jogszabályait tekintettük át és készítettük el azt az összehasonlító táblázatot, amely az Alapító okiratokra és SZMSZ-re vonatkozó kötelező tartalmi elemeket tartalmazza, kiegészítve a dokumentációk teljessé tétele érdekében megfelelő magyarázatokkal és pontos paragrafus szerinti hivatkozásokkal. Az összehasonlítás a 4.sz. melléklet táblázatban található, amely összehasonlításként egymás mellett tartalmazza az Alapító Okiratok és az SZMSZ-ek azonosságaiból és különbözőségeiből származó információkat, illetve külön munkalapon az önkormányzati, a körjegyzőségi és az intézményi SZMSZ-k jogszabályi előírások szerinti és ajánlott tartalmi elemeit. Minden egyes összehasonlításnál és tartalom kifejtésnél szerepel a pontos jogszabályi hivatkozás, annak közérthető leírása és olyan értelmező megjegyzések feltüntetése, amelyek segítik a munkatársak számára azok tartalmi tisztázását. 2.2.

Alapító Okiratok átvizsgálása, továbbá önkormányzati, körjegyzőségi és intézmény SZMSZ-ek elkészítése

A fenti jogszabályi összehasonlítás és tisztázás volt az alapja egyben az Alapító Okiratok áttekintésének és az SZMSZ-k elkészítésének. Tanácsadói munkában felülvizsgálatra került Füzér és Pusztafalu önkormányzata Körjegyzőségének Alapító Okirata, valamint kialakításra kerültek az alábbi SZMSZ-ek:

7


o o o o o o o

Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Füzér önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata Pusztafalu önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzata A körjegyzőség SZMSZ-e Füzér Gondozási központ SZMSZ-e Füzér Víziközmű SZMSZ-e Közösségi Kincstér SZMSZ Pusztafalu Idősek Klubja SZMSZ

Az SZMSZ-k kialakításánál a jogszabályi megfeleltetés mellett kiemelt hangsúlyt fektettünk a következő szempontok kidolgozására: o

o o

o o

o

o

o

o

Az SZMSZ-k struktúrájában és felépítésében megjelentek a jogszabályi hivatkozások, azok pontos megnevezésével és szükség esetén paragrafus szintű pontos „idézetével”. Az SZMSZ-ekben további értelmező megjegyzéseknek is helye van, ami az adott jogszabály helyi megvalósításában segíti a köztisztviselők munkáját. A körjegyzőség irányítási struktúrájában az intézmények feletti felügyeleti kontroll erősítése kiemelt szerepet kapott. Az intézmények számára a körjegyzőség gazdálkodási szolgáltatási funkciójának erősítése is megjelenik a gazdálkodási, illetve a költségvetési előirányzatok felhasználása terén A körjegyzőség és intézmények szervezeti és munkaköri struktúrájának újraértelmezése Új, önálló fejezetként jelentek meg a körjegyzőség, illetve az intézmények működési szabályai, amelyek szoros és közvetlen kapcsolatot teremtettek a további helyi szabályozások, rendeletek között, megjelölve azokat, amelyeket külön keretek között kell részletesen szabályozni. A szabályzatalkotási tevékenységet a Körjegyzőség hatáskörébe helyeztük, ami elősegíti az egységes és átlátható szabályrendszer kialakítását és ezáltal az irányítási kontroll biztosítását (intézményekre vonatkozóan csak a körjegyzőség határozhat meg szabályozásokat, amelyeket a Képviselő Testületek fogadnak el) Külön fejezetként jelent meg az információ, kommunikáció és kapcsolattartás, mint az átláthatóságot, és esélyegyenlőséget biztosító egyik legfontosabb alapelv, megjelölve mindazon fórumokat, amelyek szükségesek a lakosság, a civil és a vállalkozási szféra igényeinek megjelenítésére, a társadalmi párbeszéd erősítésére. Ugyancsak külön fejezet tartalmazza a Körjegyzőségi SZMSZ-ben a tervezés és gazdálkodás, valamint az ellenőrzés és kockázatkezelés témaköreit, amelyekhez kapcsolódóan megjelenik pl. a Kockázatkezelési Szabályzat létrehozásának szükségessége, és a FEUVE rendszer megvalósításának igénye. A körjegyzőség SZMSZ-ének tervezési gazdálkodási fejezetében jelenik meg az az alapelv is, hogy a körjegyzőség az intézmények számára szolgáltatásként nyújtja a tervezési és gazdálkodási feladatokat.

2.3. Kötelezettségvállalási Szabályzat A körjegyzőség SZMSZ-nek mellékleteként alakítottuk ki az egységes kötelezettségvállalási táblázatot (szabályzatot), amelynek nagy előnye, hogy egyben láttatja a Képviselő testületek, a polgármesterek, a körjegyző, a körjegyzőségi munkatársak, illetve az intézményvezetők hatásköreit és

8


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 felelősségeit úgy, hogy az aláírási jogok az adott tevékenységek mentén elkülönülve jelennek meg az alábbi bontásban: o o o o o o o o o o o o

együttműködési szerződések, társulási megállapodások költségvetési szerv létrehozása költségvetési gazdálkodás belső szolgáltatási megállapodások beszállítói szerződések munkavállalói szerződések pályázatokon való részvétel pénzügyi tranzakciók kiadmányozás döntési jogosítványok gyakorlása perképviselet hivatalos beszámolók, jelentések

A szabályozások egyszerűsítése és integrálása érdekében javasoltuk a későbbiekben az SZMSZ mellékleteként szerepeltetni a kötelezettségvállalást, tekintettel arra, hogy az SZMSZ-ben rögzített általános szabályok aprópénzre váltását jelenti. (5.sz. melléklet - kötelezettségvállalás_Füzér_ver2.xls) 2.4. Folyamatleírások A diagnózis fázisban kidolgozott javaslati tábla (folyamat- szervezet mátrix) adta az alapját a részletes folyamatleírások elkészítésének, amely egyszerűsített verziójában Excel táblázat formájában készítettük el. Ez jelenti egyben a pályázati anyagban megjelenített átalakított szervezeti eljárásokat is. Ebben o o o

a lépcsőben kialakításra kerültek a következő folyamatok: rendeletalkotás gazdálkodás (költségvetés tervezés és előirányzat felhasználás) ügyfélszolgálat

Az átalakítás szempontjai mindazok voltak, amelyeket a diagnózis fázisban az interjúkon résztvevők problémaként vetettek fel, illetve a dokumentum elemzések kapcsán tisztázatlanságok, nem megfelelőségekként azonosítottunk. A feldolgozás a következő elméleti modell szerint készült:

9


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 MF – FOLYAMATMENEDZSMENT

Részletező szinten rögzített információk

Milyen adat vagy információ az input?

Melyek a fő tevékenységek ?

Kik érintettek a tevékenység végrehajtásában? Melyik informatikai rendszer támogatja a tevékenységet?

Mi a tevékenység eredménye (output)?

Mik a kapcsolódó folyamatok?

Az Excel táblában (6.sz. melléklet Folyamatleírás_20100106+KTJ.xls) külön munkalapokon jelennek meg az átalakításra javasolt folyamatok, amelyeken belül a tevékenységekhez kapcsolódó inputok és outputok szükség esetén értelmező megjegyzésekkel és konkrét szervezeti felelősségek megjelölésével kerültek meghatározásra. A felelősségek megjelölésénél az alábbi jelöléseket alkalmaztuk: F- felelős, D- döntéshozó, E-együttműködő, I- inputadó, O – outputot kapó. Az áttekinthetőség és a működés szempontjából fontos, hogy egy tevékenységnek csak 1 felelőse legyen, egyébként a végrehajtás bizonytalansági kockázata magas lesz. Ugyancsak fontos, hogy az inputok és outputok útvonala nyomon-követhető legyen, azaz azonos megnevezéseket használjunk ugyanazoknál és jelöljük meg a kapcsolódási pontokat. Ez egyben az információ áramlási útvonalakat is meghatározza, amely pedig a gazdálkodási folyamat esetében az informatikai rendszerterv kialakításának az alapja. A folyamatleírásokat szakértői munkában készítettük elő, amelyet utána a körjegyzőség munkatársaival workshop keretében tekintettük át. Ennek során a folyamatleírások olvasásának módját és a folyamatszemlélet alapjait is elsajátították a résztvevők. Ez rendkívül fontos abból a szempontból, hogy utána a mindennapi munkájukhoz megfelelő, hozzáértő módon tudják alkalmazni azokat. A rendeletalkotási folyamat a következő folyamatrészekre bomlott le: o o o

rendeletalkotás indítása rendelettervezet tartalmi előkészítése a rendelettervezet elfogadása

10


o

a rendelet kiadása


A gazdálkodási folyamat a következő folyamatrészekre bomlott le: o o o o o o

költségvetési koncepció elkészítése költségvetés tervezet összeállítása előirányzat átcsoportosítás, módosítás a gazdálkodással kapcsolatos operatív teendők a gazdálkodás ellenőrzése beszámolás, információ szolgáltatás

Az ügyfélszolgálati folyamat a következő folyamatrészekre bomlott le: o o o o o o o o o o o

ügyfélszolgálati rend fejlesztése ügycsoportok ügyintézőhöz rendezése az ügyfélszolgálati rend betartásának ellenőrzése információ szolgáltatás bejelentések, kérelmek fogadása nyilvántartásba vétel kérelmek formai, tartalmi megfelelőségének ellenőrzése kérelmek, bejelentések elbírálásának előkészítése kérelmek, bejelentések ügyintézése, kivizsgálása igazolások, engedélyek kiadása adatszolgáltatás

A következő lépésben meghatároztuk azokat a legfontosabb mutatókat (Kulcs Teljesítmény Jelzők (KTJ), amelyek szükségesek és fontosak az adott tevékenységsor hatékony elvégzése érdekében. Ezeket a mutatókat a folyamatleírás Excel táblában rögzítettük, külön meghatározva a mérési módszert. Fontos megemlíteni, hogy a munka elvégzése közben a Körjegyzőség munkatársaival közösen határoztuk meg ezeket a mutatókat úgy, hogy a nagyobb tevékenységcsoportok mentén adjon lefedettséget. Ez másképpen azt is jelenti, hogy nem az egyes tevékenységekre külön-külön, hanem olyan részfolyamatokra határoztunk meg mutatószámokat, amelyek rendelkeznek megfelelően mérhető kezdettel és befejezési időponttal, illetve konkrétan mérhető termék keletkezik benne. 2.5. Ügyfélszolgálati Rend kialakítása Az ügyfélszolgálat kialakítása jelentette a szervezetfejlesztési projekt egyik legsarkalatosabb pontját, tekintve, hogy itt volt szükség a legtöbb alkotó jellegű munkára, a front és a back office típusú tevékenységek szétválasztására (mindazon tevékenységeket tekintjük front office jelegűnek, amely az ügyfelekkel való közvetlen kapcsolatot igénylik). Az ügyfélszolgálati rend egy olyan dokumentum, amely az igazgatási csoport munkáját érinti és a lakosság, valamint a civil és vállalkozói szféra számára az egyik legfontosabb. Éppen ezért kezeltük kiemelt fontossággal egy mindenki számára átlátható és érthető szabályrendszer létrehozását.

11


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Az ügyfélszolgálati rend (7.sz. melléklet Ügyfélszolgálat Rend.doc) a következő fejezeteket tartalmazza: o o

o

o

általános működtetési szabályok, amelyek a nyitvatartási rendet, helyet, ügyeletet szabályozzák általános ügykezelési szabályok, amely az egyenlő elbírálás elvére épül és a megkeresések dokumentált, mindenki számára hozzáférhető nyilvántartását hangsúlyozza az elektronikus, telefonos és személyes ügyfélszolgálat működtetésének specifikus szabályait tartalmazó fejezetek, amelyből az elektronikus rész szoros összefüggésben van a honlap működtetésével és a honlapon létrehozandó jogszabályok és rendeletek nyilvántartási rendszerével. Fontos, hogy a formanyomtatványok elektronikusan is hozzáférhetők kell legyenek mindenki számára Elkülönülten tartalmazza a Back office tevékenységeket, az információgyűjtés és feldolgozás, valamint elbírálás lehetséges kimeneteli és végrehajtási módjait

2.6. Szabályozási leltár kialakítása A előző pontokban végrehajtott munka eredményeként elkészültek azok a legfontosabb alap dokumentumok, amelyek a korszerű önkormányzati működéshez alapvetően szükségesek, azonban ezeken túlmenően is szükség van még olyan szabályzatok kialakítására, amelyek a működés átláthatóságát és tisztaságát segítik elő és javítják a társadalmi felelősségvállalást, a felelős önkormányzati igazgatást és irányítást. Éppen ezért, ennek érdekében elkészítettük azon szabályzatok listáját, amelyek szükségesek a működéshez és összevetettük az adott pillanatban meglevő belső szabályozásokkal (8. sz. melléklet Szabályzatlista_Füzér.xls) Az elvégzett vizsgálat a lapján megállapítható, hogy az adott pillanatban meglevő szabályzatok a megfelelő tartalommal álltak rendelkezésre, viszont számos szabályzatot kell még a törvényi előírásokhoz igazodóan elkészíteni. Ezek többnyire túlmutatnak a projekt keretein, így azok az anyagban csak javaslati szinten fogalmazódtak meg az önkormányzat felé.

2.7. Szolgáltatási szerződések kialakítása Az intézmények megfelelő működtetésének biztosítása érdekében szükséges volt egy olyan szolgáltatási megállapodás minta elkészítése, amely aprópénzre váltja az SZMSZ-ben megfogalmazott Körjegyzőségi gazdálkodási és pénzügyi szolgáltatási funkciót és egyben felhatalmazza a körjegyzőséget az adott intézmény gazdálkodásának átlátására, szükség szerint szabályozására. Ennek érdekében elkészítettük Pusztafalu Idősek Klubja és a Körjegyzőség közti minta megállapodást a 9.sz. mellékletben Pusztafalu - Megállapodás az Idősek Klubja gazdálkodására_ver3_100202.doc néven.

12


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 A megállapodás a következő legfontosabb megállapítások és alapelvek mentén szabályozza az együttműködést és felelősségvállalást a körjegyzőség és az adott intézmény között: o o

o o o

a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátását a körjegyzőség látja el a körjegyzőség gondoskodik az adott intézmény működtetéséhez szükséges belső szabályzatok előállításáról és gondoskodik azok betartásáról a kötelezettségvállalásokat az adott intézmény vonatkozásában a körjegyzőség SZMSZ-ének melléklete tartalmazza és szabályozza az adott intézmény beszámolási kötelezettséggel tartozik körjegyzőség felé a körjegyzőség által általános érvénnyel kiadott szabályzatok az adott intézményre is kötelező érvényűek.

2.8. Kockázatkezelési szabályzat kialakítása Ugyancsak a tervezési fázis alatt kialakításra került az önkormányzatok működésének átláthatóságát és a működési kockázatok csökkentését szolgáló szabályzat, amely magában foglalja működésben rejlő kockázatok csoportosítását, a FEUVE szabályrendszer érvényre jutását és szükséges kockázatkezelési eljárások megvalósítását. (10. sz. melléklet Kockázatkezelési szabályzat_ Füzér Körjegyzőség_elküldött.doc.) Kiemelt szempontként kezeltük a szabályzat kidolgozása során o o o o o

a kockázat fogalmának meghatározását a kockázatok azonosításának, értékelésének módjait a kockázatok kezelésre adható megfelelő válaszreakciók kialakítását a kockázatok meglétének rendszeres felülvizsgálatát a kockázatok és azok kezelésére hozott intézkedések nyilvántartásának módját

Mindez a pénzügyi és költségvetési végrehajtás ellenőrzésének keretében az egyik legfontosabb és sürgősen megoldandó hatékonyságnövelési intézkedések között fogalmazódott meg. 2.9. A munkakörök hatékony ellátásához szükséges kompetenciák meghatározása A munkaköri leírások újradefiniálásához a 2.4. pontban bemutatott folyamatleírások szolgáltatnak alapot. Alapvetően a folyamatleírásokban definiált tevékenységek mellé definiált F felelősségi hatáskörök határozzák meg az új munkaköri leírások alapjait: A szükséges alapkompetenciák munkakör típusonként térnek el egymástól, amelyeket a szervezetfejlesztési projekt célkitűzéseit is figyelembe véve, a következőképpen határoztunk meg alapkövetelményként, amelyek mellé megfelelő szinteket is definiáltunk (1 szint – alapismeretek, 2 szint – elmélyült ismeretek és alkalmazás, 3 szint – professzionális, adaptív alkalmazás, 4 szint – betanítói tudásszint)

13



Körjegyző  stratégiai gondolkodás és átlátó képesség (4)  tervezési és szervezési készség (4)  cél- és eredményorientáció (3)  tényfeltáró és problémamegoldó képesség (3)  együttműködési készség (3)  szociabilitás (3)

Hatósági munkatársak      

empátia és tolerancia (3) tényfeltáró és problémamegoldó képesség (3 – csop vez: 4) konfliktuskezelés (3, csop vez: 4) tervezési és szervezési készség (3 –csak az esetleges csoportvezetőnek) együttműködési készség (3) rugalmasság (2, csop. vez: 3)

Pénzügyi munkatársak      

cél- és eredményorientáció (3) információ elemzési és feldolgozási képesség (3, csop vez: 4) tervezési készség (3, csop vez: 4) szabálykövetés (4) tényfeltáró és problémamegoldó képesség (3) együttműködési készség (3)

Civil referens    

kommunikációs készség (4) problémaelemzés és megoldás (3) frusztrációs tolerancia (3) tárgyalási készség és meggyőző képesség (3)

2.10. Stakeholder elemzés A lakossági, a civil és vállalkozói szféra kapcsolatainak javítása érdekében, a társadalmi párbeszéd fejlesztésének céljából a diagnózis fázisban fontos tevékenységként, elvárásként fogalmazódott meg egy átlátható és világos kommunikációs rendszer felépítése. Ennek instrumentális oldala az ügyfélszolgálati rend kialakításával megoldódott, azonban nem adtunk megfelelő választ arra, hogy kik is az önkormányzat partnerei, ún. stakeholderei.

14


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Ennek érdekében a munkatársak részvételével és a polgármester bevonásával egy workshopot tartottunk és definiáltuk a stakeholderek mibenlétét. Különös figyelmet fordítottunk a „közvélemény” beépítésére, amely a lakossági fórumok jegyzőkönyveinek és az önkormányzati ügyintézések kapcsán beérkezett panaszok másodlagos feldolgozásával történt meg. Az alábbi ábra mutatja a workshop eredményét, ahol az egyes karikák jelölik a különböző érdekcsoportokat vagy stakeholdereket, a tervezési fázis során kialakított elképzelések, szabályozások megvalósításának/megvalósíthatóságának szempontjából.

ÉRDEKCSOPORTOK KEZELÉSE

Változás ügynökök

Érdekcsoportok pozícionálása Igen

Van-e megfelelő képesség a változások véghezviteléhez?

Követők

Támadó ellenállók

J H

Védekező ellenállók

C V

M

T K

I Nem

Érdekcsoportok:

N A változások ellen

P

Semleges

L

Ö Erősen támogató

Elkötelezettség a tervezett változásokra

Várakozó Változás Ügynökök

Az ábrából látható, hogy szerencsés helyzetben van az önkormányzat, mivel a legtöbb érdekelt szeretné a változásokat, sőt szívesen áll ezen változások élére. A részletes elemzés a 11. sz. melléklet Kommunikacios es bevonasi terv_ws_pres_vegl.ppt fileban található, ahol a rövidítések és érdekek is feltüntetésre kerültek. Ahhoz, hogy a társadalmi párbeszéd és a megvalósulás is el tudjon indulni, szükséges volt egy átfogó kommunikációs és bevonási terv elkészítése, amely tartalmazza meghatározott érdekeltségi csoportonként azok bevonására szolgáló főbb kommunikációs akciókat, megfogalmazott üzeneteket, lehetséges kommunikációs csatornákat és a végrehajtásért felelős személyt, valamint egy relatív ütemezést. (Komm_es_bevonasi_terv_vegl.xls)

15


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 Fontos kiemelni, hogy az önkormányzatok és a körjegyzőség fő kommunikátora a körjegyző, ami további kockázatokat hordoz magában: gyakorlatilag a megvalósítás több esetben várathat magára, vagy késhet, mint ahogy egy-egy rendelet megfelelő időben való elkészítése is. Éppen ezért javasoltuk ezen a területen egy civil referensi pozíció beállítását, ami még nem történt meg.

3. Megvalósítási fázis Az IVM-Bridge mérnöki, szakértői tevékenysége (40 nap szervezetfejlesztés) a tervezési fázissal tulajdonképpen véget ért, mivel a megvalósításban a munkatársak felkészítését a Humancare képzési szakemberei végezték (4 nap szervezetfejlesztés, 5 nap képzés) a diagnózis és tervezési fázis eredményeinek figyelembevételével sokszor párhuzamosan a tervezés megvalósításával. Ugyanez igaz az informatikai tartalom megvalósítására is, amelybe beletartozik a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás szabályozásához szükséges információs adattartalom kidolgozása. Ehhez az IVM-Bridge Tanácsadó Kft. a gazdálkodási folyamat leírásában rögzített inputok és outputok meghatározásával működött közre. Ugyanígy közreműködői tevékenységnek tekinthető az SZMSZ-ben és a folyamatleírásban megfogalmazott kommunikációs és ügyfélszolgálati tartalom, illetve a tervezési fázis végén kialakított stakeholder elemzés és kommunikációs terv. A Humancare szakemberei az előzetes interjúk és vizsgálatok során feltárt tények alapján összeállították azokat a területeket és témaköröket, amelyek az alábbi képzések megvalósítását tették szükségessé: Első körben a Gazdasági és igazgatási képesítések (Vezetési és szervezési ismeretek: Folyamatmenedzsment) képzés (Folyamatmen_kepz_leir.doc, jelenléti ív, tanúsítványok) került megrendezésre 2009. október 26-27-én, amely képzés a bürokratikus szervezeti anomáliák és rugalmatlan folyamatok optimalizálását tűzte ki zászlajára. A képzés során olyan tényezőkkel ismertettük meg a résztvevőket (8 fő), amelyek a hatékonyság, az átfutásiidő-csökkentés, valamint a minőségjavítás szervezeti keretek közé való implementálásával teremtik meg azokat a feltételeket, amelyek nélkül nem lehet hatékony és eredményes intézményi, hivatali munkáról beszélni. A hivatalban dolgozók azokkal a technikákkal ismerkedtek meg, amelyek által hatékonyan tudják fejleszteni, menedzselni a szervezeti folyamatokat és a belső szabályozási rendszereket. A második körben megtartott képzés az Egyéb, más ágazatba nem sorolható képesítések (Vezetési specializáció: Problémamegoldás és döntéshozatal) (Prob_es_donthoz_kepz_leir.doc, jelenléti ív, tanúsítványok) címet viseli. Az előző, Folyamatmenedzsment képzésen résztvevők 2010. február 3-4-5-én ültek újra össze, hogy részt vegyenek a problémák feldolgozását és döntéshozatali módszerek alkalmazását előirányzó képzésen. A résztvevők ismereteiket bővítették a problémák és fejlesztésre váró területek pontos beazonosítását lehetővé tévő

16


Korlátolt Felelősségű Társaság Székhely: 2700 Cegléd, Egres köz 1. Fióktelep: 1036 Budapest, Lajos u. 48-66. D/2. Felnőttképzési nyilvántartási szám: 00429-2008 Intézmény-akkreditációs lajstromszám: AL-1874 technikák vonatkozásában. Fontos kiemelni, hogy a hivatali dolgozók az elméleti módszerek és gyakorlati feladatok során találkoztak azokkal a témakörökkel, amelyek rávilágítottak a helyes problémakezelésre. A képzés nyomán elsajátították az információgyűjtés, tervezés és kreatív problémamegoldás technikáit. Összességében mindkét képzésről elmondható, hogy a résztvevők konstruktívan és érdeklődően vettek részt mind az elméleti témák, mind pedig a szituációs gyakorlatok feldolgozásában. A képzéseken résztvevő hivatali alkalmazottak olyan tudás birtokába kerültek, amelyek révén a szervezeti működés a szinergiák és erőforrás többletek optimális allokálásával egy magasabb hatékonysági szinten valósulhat meg a jövőben.

Budapest, 2010. április 10.

Palatinus Zoltán ügyvezető Humancare Felnőttoktatási Szolgáltató Kft

17



MELLÉKLETEK JEGYZÉKE

1.

Interjúkérdések az átvilágításhoz (Interjú kérdések_önkorm_Füzér.doc)

2.

Folyamat‐szervezet GAP elemzés (Folyamat_szervezet mátrix_091021_Füzér_jv.xls)

3.

Folyamat‐szervezet felülvizsgálati eredmény ()

4.

Jogszabályi előírások összehasonlítás ()

5.

Kötelezettségvállalási tábla (kötelezettségvállalás_Füzér_ver2.xls)

6.

Folyamatleírások (Folyamatleírás_20100106+KTJ.xls)

7.

Ügyfélszolgálati rend (Ügyfélszolgálat Rend.doc)

8.

Szabályozási leltár (Szabályzatlista_Füzér.xls)

9.

Szolgáltatási szerződés minta (Pusztafalu - Megállapodás az Idősek Klubja gazdálkodására_ver3_100202.doc)

10. Kockázatkezelési szabályzat (Kockázatkezelési szabályzat_ Füzér Körjegyzőség_elküldött.doc.) 11. Stakeholder elemzés (Kommunikacios es bevonasi terv_ws_pres_vegl.ppt) 12. Kommunikációs és bevonási terv (Komm_es_bevonasi_terv_vegl.xls) 13. Folyamatmenedzsment képzés leírás (Folyamatmen_kepz_leir.doc) 14. Folyamatmenedzsment képzés jelenléti ív, tanúsítványok (Megnevezés!!!) 15. Problémamegoldás és döntéshozatal képzés leírás (Prob_es_donthoz_kepz_leir.doc) 16. Problémamegoldás és döntéshozatal képzés jelenléti ív, tanúsítványok (Megnevezés!!!)

18

A SZERVEZETFEJLESZTÉSI MÉRNÖKI, SZAKÉRTŐI TEVÉKENYSÉG TARTALMA ÉS EREDMÉNYEI - BESZÁMOLÓ -

Recommend Documents