A. STRUKTUR FILE EXCEL NISN

PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER | NISN

A. STRUKTUR FILE EXCEL NISN Berikut adalah struktur file Excel yang benar dan dapat diterima oleh aplikasi ini: Kolom ke1 (A)

Judul kolom NO

Tipe data Angka

Batasan isi Berurutan.

Pengecekan

Keterangan

Tidak ada.

Penanda nomor urut data.

Jika berisi data maka NISN akan diverifikasi terhadap NISN yang terdaftar di sekolah yang dipilih.

NISN boleh diisi, boleh tidak diisi. Jika diisi, maka sistem akan melakukan proses update data terhadap NISN tersebut. Jika tidak diisi, maka sistem akan melakukan penambahan data siswa baru di sekolah yang dipilih.

Tidak boleh mengandung karakter selain huruf (a-z).

Nama siswa.

2 (B)

NISN

Angka

9 digit NISN, boleh kosong.

3 (C)

NAMA

Teks

Maksimum 100 karakter, tidak boleh kosong.

4 (D)

Salah satu dari P Tidak boleh mengandung KELAMIN Karakter atau L, tidak boleh karakter selain P (perempuan) Jenis kelamin siswa. kosong. atau L (laki-laki).

5 (E)

TEMPAT LAHIR

6 (F)

TGL LAHIR

Teks

Maksimum 250 karakter, tidak boleh kosong.

Tidak boleh mengandung karakter selain huruf (a-z).

Tempat (kota/kab) lahir siswa.

Tanggal

Minimum 1 January 1950, maksimum 31 Desember 2004, tidak boleh kosong.

Di Excel, kolom ini diformat sebagai tipe Date, atau teks dengan format penulisan tanggal 'yyyy-MM-dd'.

Tanggal lahir siswa.

Alamat siswa (saat ini).

7 (G)

ALAMAT

Teks

Maksimum 250 karakter.

Tidak boleh mengandung karakter selain huruf (a-z) atau angka (0-9) yang berurutan lebih dari 2 karakter.

8 (H)

KELAS

Angka

Minimum 1, maksimum 13.

Batasan minimum dan maksimum akan dicek berdasarkan jenjang sekolah yang dipilih.

Kelas (tingkat) siswa (saat ini).

9 (I)

NPSN

Angka

8 digit NPSN, tidak boleh kosong.

NPSN harus sesuai dengan NPSN sekolah yang dipilih.

Sekolah siswa (saat ini).

PANDUAN DAPODIK WEB UPLOADER v.1.0

1

Berikut adalah contoh tampilan file Excel dengan struktur seperti di atas:

Keterangan: Screenshot file Excel dengan struktur yang benar, dibuka di OpenOffice Calc.

Gambar di atas sekaligus menunjukkan bahwa file Excel juga bisa dibaca/ditulis menggunakan aplikasi OpenOffice Calc. Agar file Excel tetap bisa dibuka dengan aplikasi Microsoft Excel dan bisa diterima aplikasi WebUploader, pastikan untuk selalu menyimpan file data Dapodik (NISN) sebagai file Excel dengan format Excel 97-XP/2003 (dengan memilih target tipe format file seperti yang terlihat pada gambar di atas).

B. DAFTAR PESAN KESALAHAN PERHATIAN: Aplikasi WebUploader hanya menerima upload data berupa file Microsoft Excel dengan format Excel 97-2003 (format BIFF8). File dengan format Excel 95 atau yg lebih lama, format Excel 2007 atau yg lebih baru, serta format-format file lainnya (.dbf, .csv, dlsb) tidak dapat diterima. Oleh karena itu, sebelum melakukan upload pastikan terlebih dahulu format file Excel yang akan diupload tersimpan dalam format dan struktur kolom yang benar. Berikut adalah daftar pesan kesalahan yang mungkin muncul di aplikasi ini: 1. Halaman Login Teks Pesan Kesalahan

Jenis Kemungkinan Penyebab

Cara Mengatasi

Username atau password Masukan username dan/atau password Isi username dan password dengan ERROR harus terisi. saat login tidak terisi (kosong). benar. Pastikan username dan password yg User tak dikenal atau Masukan username dan/atau password ERROR dimasukkan saat login telah benar dan password salah. saat login tidak benar. terdaftar di sistem Dapodik. Server sedang sibuk. Server terlalu banyak diakses melebihi Tunggu beberapa saat untuk ERROR Coba beberapa saat lagi. kemampuan maksimalnya. mengakses kembali layanan ini.


2

2. Halaman Pemilihan Sekolah (Langkah 1) Teks Pesan Kesalahan


Silakan pilih propinsi terlebih dahulu.

ERROR

User tidak menentukan pilihan propinsi saat diminta.

Silakan pilih kota/kab terlebih dahulu.

ERROR

User tidak menentukan pilihan kota/kab saat diminta.

Kode NPSN yg dimasukkan salah atau tidak terdaftar.

User tidak memasukkan: - kode NPSN sekolah dengan benar (8 digit angka), atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan salah, atau ERROR - kode NPSN sekolah yang dimasukkan belum/tidak terdaftar di Dapodik, atau - kode NPSN sekolah yang dimasukkan berada di luar lingkup wilayah operator.

Cara Mengatasi Pastikan pilihan propinsi telah ditentukan atau diisi dengan benar. Pastikan pilihan kota/kab telah ditentukan atau diisi dengan benar. Pastikan kode NPSN yang dimasukkan benar, terdaftar, dan berada di daam lingkup wilayah operator.

3. Halaman Pemilihan File Excel (Langkah 2) Teks Pesan Kesalahan


Silakan pilih file dgn format Excel (.xls)

ERROR File yang diupload bukan file Excel.

Ukuran file terlalu besar dari maksimal yg diijinkan (300 KB).

Ukuran file yang diupload melebihi ERROR batas maksimal ukuran file yang diijinkan, yaitu 300 KB.

File yang diupload: Format file salah, file - tidak tersimpan dengan format tidak ditemukan, atau Excel 97-2003, atau file rusak. Pastikan file ERROR - kosong (ukurannya 0 KB), atau excel menggunakan - gagal mencapai server akibat format Excel 97-2003. gangguan koneksi. Terjadi kegagalan penyimpanan file Gagal menyimpan file di server, akibat: di server, silakan ERROR - server terlalu sibuk, atau ulangi lagi. - ada gangguan teknis di sisi server.

Cara Mengatasi Pastikan file Excel yang akan diupload adalah benar-benar file format Excel 972003, bukan file gambar atau file-file format lainnya. Pastikan ukuran file Excel yang akan diupload kurang dari atau sama dengan 300 KB. Jika file Excel berisi data yang wajar maka ukuran 300 KB mampu menampung hingga sekitar 1000 (seribu) data siswa. Pastikan: - fle yang diupload berupa file format Excel 97-2003, - file berisi data, - koneksi ke server Dapodik dalam kondisi baik dan lancar. Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas).

4. Halaman Verifikasi Data (Langkah 3) Teks Pesan Kesalahan

Kemungkinan Penyebab

Cara Mengatasi

ERROR

File yang diupload telah dalam format yang benar, tapi tidak berisi data apapun (kosong).

Pastikan file Excel yang akan diupload telah berisi data yang benar.

ERROR

File yang diupload telah dalam format yg benar dan berisi data, tapi struktur kolomnya salah.

Pastikan data dalam file Excel yang akan diupload telah sesuai dengan struktur kolom yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN.

WARNING

Judul kolom tidak sesuai dengan judul yang seharusnya.

Pastikan judul kolom sesuai dengan yang telah ditentukan di sistem Dapodik. Lihat Struktur File Excel NISN.

Tidak boleh kosong, harus berisi data valid.

ERROR

Sel kosong atau tidak berisi data, sementara aturan struktur mengharapkan adanya data pada sel tersebut.

Pastikan pada kolom-kolom yang tidak mengijinkan data kosong, telah berisi data yang benar.

Nilai tanggal/waktu salah atau tidak sesuai format.

ERROR

Sel pada kolom bertipe tanggal berisi data tanggal yang salah, atau format tanggalnya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan.

Teks melebihi maksimum karakter yg diijinkan.

ERROR

File tidak berisi data apapun (kosong). Isi diabaikan krn jumlah kolom salah atau kurang. Judul kolom tidak sesuai dgn yg seharusnya.

Jenis

Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data tanggal, telah berisi data tanggal yang benar dan format tanggal yang sesuai dengan yang telah ditentukan. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe Sel pada kolom bertipe teks berisi data data teks, panjang data kurang dari atau yang panjang karakternya melebihi sama dengan maksimal jumlah karakter jumlah maksimum yang diijinkan. yang telah ditentukan.


3

Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka atau tanggal, nilainya kurang dari atau sama dengan maksimal nilai yang telah ditentukan. Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe Sel pada kolom bertipe angka atau data angka atau tanggal, nilainya lebih tanggal berisi data yang lebih kecil dari dari atau sama dengan minimum nilai nilai minimum yang diijinkan. yang telah ditentukan.

Nilai lebih besar dari maksimal yg diijinkan.

ERROR

Nilai lebih kecil dari minimal yg diijinkan.

ERROR

Nilai harus berupa angka (tidak mengandung huruf).

ERROR

Sel pada kolom bertipe angka mengandung karakter selain angka.

Data diluar pilihan nilai yg diijinkan.

ERROR

Sel pada kolom bertipe karakter atau teks berisi nilai selain yang diijinkan.

Data teks mengandung urutan karakter yg tidak diijinkan.

ERROR

Kode NPSN sekolah tidak sesuai dgn pilihan sebelumnya.

ERROR

Kode NISN siswa tidak terdaftar di sekolah ini.

ERROR

Kelas tidak sesuai dgn tingkat sekolah yg dipilih.

ERROR

Data kelas salah nilai atau salah format.

ERROR

Sel pada kolom bertipe angka atau tanggal berisi data yang melebihi nilai maksimum yang diijinkan.

Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data angka, isinya tidak mengandung karakter selain angka (0-9). Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe data teks atau karakter, isinya sesuai dengan batasan data yang ditentukan. Misal: pada kolom Kelamin hanya berisi karakter L atau P.

Pastikan pada kolom-kolom yang bertipe Sel pada kolom bertipe karakter atau data teks atau karakter, isinya tidak teks mengandung karakter atau urutan mengandung karakter atau urutan karakter yang tidak diijinkan. karakter yang tidak diijinkan. Misal: pada kolom Nama berisi data '---'. Sel pada kolom NPSN berisi data NPSN Pastikan pada kolom NPSN, isinya sesuai yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN dengan kode NPSN sekolah yang sebelumnya. dipilih/dimasukkan. Sel pada kolom NISN berisi data NISN Pastikan pada kolom NISN, isinya adalah yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN NISN yang telah terdaftar pada pilihan sebelumnya. sekolah (NPSN) yang dipilih/dimasukkan. Pastikan pada kolom KELAS, isinya Sel pada kolom KELAS berisi data Kelas adalah tingkat kelas yang diijinkan pada yang tidak sesuai dengan pilihan NPSN jenjang sekolah (NPSN) yang sebelumnya. dipilih/dimasukan. Pastikan pada kolom KELAS, isinya adanya berupa angka saja, bukan huruf atau gabungan angka dan huruf. Misal: pada kolom Kelas berisi data '2-A1'.

Sel pada kolom kelas tidak berupa angka (saja).

Keterangan: Aplikasi masih menerima file yang memiliki kesalahan dengan tipe WARNING tapi akan menolak yang memiliki kesalahan dengan tipe ERROR. 5. Halaman Konfirmasi Upload (Langkah 4) Teks Pesan Kesalahan


Terjadi kegagalan koneksi database di server, akibat: Gagal terhubung - ada gangguan koneksi di sisi server dgn database, ERROR Dapodik, atau silakan ulangi lagi. - ada gangguan teknis di sisi mesin database Dapodik.

Cara Mengatasi Tunggu beberapa saat untuk mengakses kembali layanan ini. Jika gangguan masih berlanjut, segera hubungi admin pusat layanan Dapodik (Tim Dapodik Depdiknas).

6. Halaman Riwayat Upload Teks Pesan Kesalahan Tidak ada catatan upload, Anda belum pernah mengupload file sebelumnya.

Jenis

Kemungkinan Penyebab

UserID yang dimasukkan pada menu Riwayat tidak memiliki WARNING catatan upload atau belum pernah mengupload file.

UserID yang dimasukkan pada User ID tidak terdaftar menu Riwayat tidak terdaftar, atau tidak berada dalam WARNING atau tidak berada di dalam lingkup Anda. lingkup wilayah operator (yang sedang login).


Cara Mengatasi Pastikan userID yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah pernah melakukan upload sebelumnya. Pastikan userID yang akan ditampilkan riwayat uploadnya telah benar dan berada di dalam lingkup wilayah operator yang sedang bekerja (login). Misal: operator propinsi Jawa Timur hanya bisa menampilkan riwayat operator kota/kab di propinsi Jawa Timur saja.

4

C. STATUS PEMROSESAN FILE Pada menu RIWAYAT tabel LOG kolom STATUS PROSES, setiap operator bisa langsung melihat status pemrosesan file yang telah diterima sistem Dapodik. Status ini menunjukkan perkembangan proses atau progres yang telah dilakukan terhadap masing-masing file dari waktu ke waktu (realtime). Informasi waktu proses ditunjukkan pada kolom WAKTU PROSES. Berikut adalah daftar status proses yang mungkin muncul di aplikasi ini: Teks status File telah diterima.

Keterangan Menyatakan file Excel yang diupload telah diterima sistem dengan baik. Status ini merupakan status awal yang otomatis diberikan setiap kali operator berhasil mengupload file ke sistem.

Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah dibuatkan NISN baru (jika siswa NISN dibuat atau belum memiliki NISN) atau telah berhasil diupdate data siswanya (jika siswa telah memiliki diupdate. NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima. Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload telah ditampilkan di situs web Dapodik Data tampil di (NISN). Status ini merupakan status lanjutan dari status NISN dibuat atau diupdate dan situs. merupakan status akhir dari rangkaian pemrosesan file. File gagal diproses.

Menyatakan seluruh data dalam file Excel yang diupload gagal untuk diproses lebih lanjut. Status ini merupakan status lanjutan dari status File telah diterima, ketika sistem tidak bisa memprosesnya ke status NISN dibuat atau diupdate. Jika status ini muncul maka operator diharapkan segera membenahi file asalnya dan diupload ulang kembali.

Lebih lanjut tentang status File gagal diproses: Status ini muncul diakibatkan karena ada sebagian data yang salah atau kurang lengkap sehingga tidak memungkinkan bagi sistem untuk memprosesnya lebih lanjut. Karena satu dan lain hal, kesalahan atau ketidaklengkapan tersebut gagal dideteksi oleh aplikasi WebUploader ini. Jika sistem menemukan satu saja data yang salah atau tidak lengkap, maka seluruh data dalam file tersebut dibatalkan pemrosesannya (rollback) dan tidak akan diproses lebih lanjut. Untuk mengetahui lebih rinci kesalahan apa yang menyebabkan data tidak bisa diproses, silakan hubungi Konsultan Pendamping Daerah atau Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas. PERHATIAN: Operator tidak perlu melakukan upload ulang file yang berstatus File telah diterima apabila data-datanya tidak segera tampil di situs web Dapodik. Apabila data belum muncul di situs web hingga lebih dari 2x24 jam, silakan hubungi Admin Pusat layanan Dapodik Depdiknas. Keluhan data tidak tampil di situs web Dapodik (NISN) hanya akan dilayani jika operator menyertakan informasi Nomor Kode Upload file (FileID) dan UserID operator yang bersangkutan. Informasi FileID bisa dilihat pada cetakan Tanda Bukti Upload Data yang diberikan oleh aplikasi WebUploader ini.


5

A. STRUKTUR FILE EXCEL NISN

Recommend Documents