Dévaványa Város Polgármesteri Hivatala
A projektmenedzsment szervezet működésére vonatkozó javaslat Dévaványai Varázskapu Projekt
Készítette: Educatio Bene Kft. 2010. március 1.
1
1.
ELŐZMÉNYEK............................................................................................................... 3
2.
A VARÁZSKAPU PROJEKT RÖVID LEÍRÁSA ....................................................... 3
3.
A PROJEKTMENEDZSMENT FOGALMA ÉS A DÉVAVÁNYAI
VARÁZSKAPU PROJEKT .................................................................................................... 4 4.
A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET MEGJELENÍTŐDÉSE .................. 5
5.
A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET CÉLJA ............................................. 5
6.
A PROJEKT FELÉPÍTÉSE ........................................................................................... 6
6.1.
Előkészítő szakasz................................................................................................................................... 6
6.2.
Odaítélési szakasz ................................................................................................................................... 7
6.3.
A fizikai megvalósítás szakasza ............................................................................................................. 7
6.4.
Az utóelemzés szakasza .......................................................................................................................... 8
7.
A PROJEKT ÉLETCIKLUSA ....................................................................................... 8
8.
A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET FELÉPÍTÉSE.................................. 9
9.
A PROJEKT MENEDZSMENT SZERVEZET TAGJAI ......................................... 12
9.1.
A projektvezető ..................................................................................................................................... 12
9.2.
A projektvezető-helyettes ..................................................................................................................... 12
9.3.
A munkacsoportok................................................................................................................................ 13
10. A PROJEKT IDŐBELI ÜTEMEZÉSE ....................................................................... 15 11. PROJEKTEN BELÜLI CSOPORTOK KOMMUNIKÁCIÓS TERVE .................. 16 12. A PMSZ MŰKÖDÉSI RENDJE................................................................................... 17 12.1.
A működési rend tartalma ................................................................................................................... 17
12.1.1.
A projektkommunikáció leírása..................................................................................................... 17
12.1.1.1.
A személyes megbeszélések..................................................................................................... 18
12.1.1.2.
A telefonon történő megbeszélések .......................................................................................... 19
12.1.1.3.
Az írásbeli levelezés ................................................................................................................. 20
12.1.2.
A projekten belüli megbeszélések rendje....................................................................................... 21
12.1.3.
A PMSZ ügyrendje ........................................................................................................................ 23
12.1.3.1.
Döntéshozatali rend .................................................................................................................. 23
12.1.3.2.
Felterjesztési rend..................................................................................................................... 24
12.1.3.3.
A beszámolás rendje................................................................................................................. 24
12.1.4.
A projekt dokumentációs rendje .................................................................................................... 24
13. A PROJEKT MINŐSÉGBIZTOSÍTÁSI STRATÉGIÁJA........................................ 25 13.1.
A Dévaványai Varázskapu Projekt kétszintű minőségbiztosítása:................................................... 25
13.2.
A projekt folyamatok minőségbiztosítása, a minőségbiztosítás célja ............................................... 26
1. Előzmények Dévaványa Önkormányzatának (továbbiakban: Önkormányzat) képviselő testülete 2009. november 16-án kinyilvánította abbéli szándékát, hogy az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: ÖTM) által elindított Varázskapu Projektben részt kíván venni, és szándékában áll egy Varázskapu multifunkcionális épületegyüttesnek helyet adni a településen. Az ÖTM és az Önkormányzat között támogatási szerződés megkötésére került sor, amely a tervezett beruházás előkészítő munkálatainak finanszírozására hivatott, és amelynek kapcsán, sikeres pályázat esetén az Önkormányzat vállalja egy, a tervezett beruházást lebonyolító fejlesztő társaság, a Dévaványai
Varázskapu
Városfejlesztő
Kft.
(továbbiakban:
fejlesztő
társaság)
létrehozását. Jelen dokumentáció a fejlesztő társaság menedzsmentjének szerkezeti összetételét, a projekttel összefüggő menedzsment folyamatokat, feladatokat és célokat határozza meg.
2. A Varázskapu projekt rövid leírása A projekt legfőbb célkitűzése, a Sport XXI. Nemzeti Sportstratégiában megfogalmazott létesítményfejlesztési tervvel összhangban – 2008 és 2013. közötti célként – a sportolás ás egészségmegőrzés centrumai köré szervezett komplex szolgáltatást nyújtó multifunkcionális épületegyüttesek létrehozása. A multifunkcionális létesítmények központját sportolásra és kulturális rendezvények megtartására is alkalmas sporttér alkotja, de alapvetően a humánszolgáltatások hétköznapi életminőséget befolyásoló minimális koncentrációjának, és az üzleti élet, a magántőke hosszú távú együttműködésének kialakítási szándéka jellemzi. A hozzá kapcsolódó oktatási, kulturális és esélyegyenlőségi, helyi sporthagyományokat ápoló funkciók, humán szolgáltatások együttese adja „filozófiai” lényegét. A komplex funkciók egy új, XXI. századi fenntarthatósági modell hazai kialakítását célozzák,
mert
a
létesítmények
nemcsak
színterei
a
szabadidősportnak,
az
egészségmegőrzésnek és az életminőség javításának, de szinterei a „szabadidő-gazdaság, a sportipar” fejlesztésének is.
3
3. A projektmenedzsment fogalma és a Dévaványai Varázskapu Projekt Ahhoz, hogy pontosan láttassuk a Dévaványai Varázskapu projekt menedzsment szerkezetét, összetételét és működési mechanizmusát, mindenképpen szót kell ejtenünk először a projektmenedzsmentről, mint fogalomról, hiszen csak akkor tudjuk megalkotni az optimális menedzsment koncepciót, ha pontosan behatároljuk a Varázskapu projektet az egyes menedzsment technikák között. Az 1. számú ábra elemzéséből egyértelműen kiderül, hogy a Dévaványai Varázskapu projekt, a döntések időhorizontja szempontjából középtávú, a tevékenység gyakorlásának jellege szempontjából pedig egyszeri menedzsment folyamat, ezért tehát mindenféleképpen a projekt menedzsment technikák közé soroljuk. 1. számú ábra: A projektmenedzsment helye a tervezési formák között
A
projektmenedzsment
tehát,
elsődlegesen
a
változások
bevezetéséhez
és
menedzsmentjéhez kapcsolódik, és minden esetben egy projekt áll a középpontjában. Az ISO szabványokban foglaltak alapján a projekt olyan egyedi folyamat, amely egyértelmű kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – minőségi, erőforrás és költségkorlátoknak – megfelelő, egy adott célkitűzés érdekében vállalt, 4
koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. A fenti meghatározás egyértelműen illik a Varázskapu „témára”, mint projektre, és megvalósul az az elméleti követelmény is, ami a projektekkel szemben elvárásként van támasztva, miszerint egy projektnek minden esetben kell, hogy legyen terméke és megvalósítandó célja. A létrehozandó fejlesztő társaságra pedig leginkább azért van szükség, mert a projekteket, így a Dévaványai Varázskapu projektet is az ideiglenessége és egyedisége nagyban különbözteti meg a hagyományos szervezeti működéstől.
4. A projekt menedzsment szervezet megjelenítődése A Dévaványa Város Önkormányzata által saját, egyszemélyes társaságként létrehozott Kft. alapvető funkciója a Varázskapu projekt megvalósítása. A minden szakmai igénynek megfelelő munka érdekében a projekt konkrét megvalósításának időtartamára - a Kft., saját szervezetén belül - egy projektmenedzsment szervezetet alakít ki. A Kft. a projekt megvalósításának időszakában végzi a menedzsment munkájának (működési feltételeinek) mindenoldalú biztosítását, és emellett felkészül a projekt megvalósulása utáni feladataira, ami a Varázskapu multifunkcionális létesítmény fenntartása és üzemeltetése. A projekt menedzsment szervezet tehát a Dévaványai Varázskapu Városfejlesztő Kft-n belül fog működni, mely gazdasági társaságnak a feladata a Varázskapu projekt teljes körű levezénylése. A projekt menedzsment tevékenységet egy külön erre a célra kialakított menedzsment egység koordinálja majd a Dévaványai Varázskapu Városfejlesztő Kft-n belül.
5. A projekt menedzsment szervezet célja A projekt menedzsment szervezet (továbbiakban: PMSZ) célja, hogy képes legyen sikeresen koordinálni azt a folyamatot, amelynek eredményeképpen Dévaványán megvalósul a Varázskapu projekt, és felépül a Dévaványai Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes. A fenti cél megvalósulását
5
6. A projekt felépítése A Dévaványai Varázskapu projekt mind időintervallum, mind pedig a tevékenységek felosztása szempontjából, több szakaszból áll. Ahhoz, hogy meghatározzuk a PMSZ ideális összetételét, láttatnunk kell a projekt egyes szakaszait, melyekhez rendeljük az elvégzendő feladatokat és munkacsoportokat. 6.1. Előkészítő szakasz A projekt előkészítő szakasza már zajlik, amelynek során meghatározásra kerül a stratégiai cél, valamint a Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes iránti igény felmérése és megfogalmazása. Ebben a stádiumban zajlik a tervezett létesítmény megvalósíthatóságának elemzése, és az egyes létesítmény – elképzelések kialakítása, valamint a megvalósíthatósági tanulmány elkészítése, amely az alábbi elemekből, egymásra épülő résztanulmányokból áll: o műszaki megvalósíthatósági tanulmány; o környezeti és ökológiai tanulmány; o marketingtanulmány; o gazdasági tanulmány; o finanszírozási tanulmány; o társadalmi-politikai tanulmány; o szervezési-vezetési tanulmány; Összességében tehát a Dévaványai Varázskapu Projekt előkészítési szakaszának legfontosabb célkitűzése, hogy kialakításra kerüljenek a stratégiai célok, és ezekhez rendelve elkészüljön az a pályázati anyag, amely az anyagi erőforrások megteremtéséhez, illetve a pályázati források lehívásához szükséges. A Dévaványai Varázskapu Projekt esetében az előkészítési szakasz végén kapunk választ arra, hogy milyen forrásból, és milyen konstrukcióban zajlik majd a projekt finanszírozása.
6
6.2. Odaítélési szakasz Az odaítélési szakasz végső célja, hogy a fejlesztő társaság, és az azon belül működő Projekt Menedzsment Szervezet döntést hozzon arra vonatkozóan, hogy a saját szervezetén kívül mely szervezetek, személyek vegyenek részt, és milyen formában, a fizikai megvalósításban. Az odaítélési szakasz tevékenységei: o ajánlati felhívás; o előzetes minősítés; o értékelés; o szerződéskötés; Az odaítélési szakaszban kerül eldöntésre, hogy a megvalósításban résztvevők milyen mértékben és milyen módon viselnek felelősséget és kockázatot. Ez meghatározza az előzetes minősítés, az ajánlati felhívás tartalmát és módját is. 6.3. A fizikai megvalósítás szakasza A Dévaványai Varázskapu Projekt esetében a fizikai megvalósítás két síkon zajlik majd egymás mellett párhuzamosan. Egyfelől megkezdődik a beruházás, a Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes építése, másfelől pedig konkréttá válnak azok az egyeztetések, melyek eredményeképpen kiválasztódnak a Varázskapu projektben részt vevő partnerek. A leendő partneri kör potenciális résztvevői: szolgáltatásokat és/vagy termékeket értékesítő vállalkozások, civil szerveződések (egyesületek, alapítványok, szövetségek) a kultúra, a sport, az egészségmegőrzés és a művészet területén, valamint oktatási szervezetek. A potenciális partnerekkel való tárgyalások lefolytatását, a velük való együttműködések kidolgozását a Projekt Menedzsment Szervezet erre a tevékenységre szakosodott munkacsoportja végzi.
7
6.4. Az utóelemzés szakasza Az utóelemzés szakaszában a PMSZ munkacsoportjai elemzik a projekt lefolyását, az elért eredményeket, és megállapítják, hogy a Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes megvalósításával mennyiben sikerült elérni az első szakaszban megfogalmazott célt, célokat.
7. A projekt életciklusa Javaslatunk, hogy a projekt menedzseléséhez szükséges technikákat és módszereket rendezzük a projekt lefolyása szerint, tehát az időbeli lefolyás alapján kerüljön majd elemzésre a projekt életciklusa, a cikluson belül pedig kezeljük külön egységenként a projekt fázisokat. A Dévaványai Varázskapu Projekt kiindulópontja az a koncepció, és egyben ötlet, amelynek legfőbb célkitűzése az volt, hogy a Sport XXI. Nemzeti Sportstratégiában megfogalmazott létesítményfejlesztési tervvel összhangban – 2008 és 2013. közötti célként – minél több magyarországi kistérségben (kiemelve a hátrányos helyzetű kistérségeket) valósuljon meg, a sportolás és egészségmegőrzés centrumai köré szervezett komplex szolgáltatást nyújtó multifunkcionális épületegyüttes-beruházás. Jelen projekt záró pontja pedig a konkrét beruházás megvalósulása, tehát a multifunkcionális épületegyüttes megépülése, valamint egy olyan, szakmai és gazdasági kockázatelemzésen keresztülment üzemeltetési modell kidolgozása, amely garantálja a Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes fenntartható működését.
8
2. számú ábra: A projekt életciklusának ábrázolása
Ráfordítás Koncepció (Megvalósíthatóság)
Tervezés
Végrehajtás
Lezárás
Idő
Az ábra vízszintes tengelyén a projekt időbeli lefutása, a fázisok láthatóak (idődimenzió). A függőleges tengely az egyes fázisok munkaráfordításával arányos (munkaóra, embernap, néha pénz), tehát a projektbe invesztált munkamennyiséget mutatja.
8. A Projekt Menedzsment Szervezet felépítése Ismerve, és projektmenedzsment szempontból elemezve a Dévaványai Varázskapu Projektet és a projekt speciális jellemzőit, egyértelműen úgy ítéljük meg, hogy a projektmenedzsment terület jelenleg elfogadott szervezeti struktúrái (lineáris – funkcionális, mátrix, projektorientált) közül a projektorientált szervezeti megoldás a legideálisabb, hiszen ez a struktúra támogatja leginkább a létesítménymegvalósítással összefüggő projekteket. A projektorientált szervezeti struktúrában a projekt tevékenységeit az erre a célra kialakított szervezeti egység irányítja a projektigazgatóság vezetésével. A szervezet magába integrálja a különböző funkcionális tevékenységeket a szükséges időtartamra és a szükséges kapacitásban, így összetétele és mérete a projektmegvalósítás során is változik. A projekt teljesítésével összefüggő lényegi döntéseket a projektigazgatóság hozza meg, mely szervezeti egység a fejlesztő társaság vezetői szintjének közvetlen irányítása alatt végzi munkáját.
9
Ebben a megoldásban a projektvezetőnek közvetlen utasítási és ugyanilyen mértékben ellenőrzési joga van, mivel az egyes funkcionális tevékenységek a saját szervezetébe integráltan, a fejlesztő társaság funkcionális szervezetétől elkülönítve léteznek, noha utóbbiakkal értelemszerűen információs, illetve adatszolgáltatási kapcsolatban van. A projektvezető feladata a feltáró és elemző tevékenységen túl egyértelműen koordináló és döntéshozó. Hatásköre és felelőssége átfedésben vannak, így a szervezeti, a projekt egység könnyen működtethető költség-, illetve profitcentrumként. Az alábbi struktúrában a létesítménymegvalósítás erőssége elsősorban abban nyilvánul meg, hogy bizonyos feladatra egyetlen szervezeti egységbe integrálja a szükséges kapacitásokat, s így erőforrásait egy adott feladat teljesítésére tudja koncentrálni, elkerülve a megosztottságból származó veszteségeket. Hátránya, hogy konfliktus esetén a projektérdek háttérbe szoríthatja a funkcionális egységek szakmai érdekeit, valamint hogy a „nyílt team” jellegből fakadóan a szervezeti egység a folyamatos ideiglenesség állapotában van, mivel egyrészt mind létszámát, mind szakmai összetételét tekintve folyamatosan változik, másrészt a szervezeti egység a projekt befejezésekor megszűnik.
10
3. ábra. A dévaványai Varázskapu projekt menedzsment szervezetének felépítése Ügyvezető igazgató
projekt vezetőség projektvezető
projektvezetőhelyettes
Műszaki, építésügyi és ingatlangazdálkodási munkacsoport
Kommunikációs és marketing munkacsoport
Minőségügyi és monitoring munkacsoport
projektvezetőhelyettes
Menedzselési és jogi munkacsoport
Pályázati munkacsoport
Kereskedelmi munkacsoport
Pénzügyi és gazdasági munkacsoport
ALAPTEVÉKENYSÉGEK 11
9. A Projekt Menedzsment Szervezet tagjai Munkaszervezés szempontjából a PMSZ két, egymástól elhatárolható egységből áll. Az egyik egységet alkotja a projektigazgatóság, amely áll a fejlesztő társaság ügyvezető igazgatójából, egy projektvezetőből és egy projektvezető-helyettesből, a másik egységet pedig az operatív feladatokat végző munkacsoportok alkotják. 9.1. A projektvezető A projektvezető döntési hatásköre az esetek döntő többségében a Dévaványai Önkormányzat többségi tulajdonában álló fejlesztő társaság származik. Az ily módon biztosított hatáskör a projektvezető de jure hatásköre. Ez csak egyik összetevője a valóságos, ún. de facto hatáskörnek, amely nagyban függ a projektvezető befolyásoló képességétől, ami kiterjedhet beosztottaira, a vele egyenrangúakra és feletteseire is. Így a de facto hatáskör lehet kisebb, egyenlő vagy éppen nagyobb, mint a de jure hatáskör. A projektvezetőt a projekt időtartamán belül a lehető legkorábban kell kijelölni, ideális esetben már az előkészítési szakaszban, hiszen minél később kerül kijelölésre, annál több olyan döntés születhet, amiben a projektvezető még nem vett részt, s amelyekkel esetleg nem is ért egyet. Ezen problémákat a projektvezetőnek a lehető legkorábban jeleznie kell, hogy a döntések módosítása megfontolható legyen. A vállalt korai kötelezettségek nagyban befolyásolják a projekt sikerét. A sikeres projektvezető kiemelten fontos menedzseri képességei: jó személyi kommunikációs készség, jó probléma-definiálási és –megoldási képesség, vezetési, mozgósítási képesség, motivációs képesség. 9.2. A projektvezető-helyettes A projektvezető-helyettes csupán annyi különbözteti meg a projektmenedzsertől, hogy döntési és hatásköri illetékesség szempontjából kevesebb jogosultsággal bír, és hogy a projektvezető felé beszámolási kötelezettsége van. Ettől függetlenül a projektvezető által birtokolt menedzseri képességekkel neki is illik rendelkezni.
12
9.3. A munkacsoportok A munkacsoportokat a munkacsoport tagjai, és a munkacsoport vezetője alkotja, mely munkacsoportokat a projektvezetőség állítja össze, hozza létre. A munkacsoport feladatainak és tevékenységeinek szervezését, valamint a munkacsoporton belül szervezeti kérdések menedzselését a munkacsoport vezető végzi a projektmenedzsment részeként. A munkacsoport vezetők feladatai részletesebben: • Felelősek az irányításuk alatt álló munkacsoport feladatainak ütemterv szerinti elvégzéséért, valamint ezt biztosítandó, a munkacsoport tagok napi tevékenységeinek koordinálásáért; •
A munkacsoport munkájáról rendszeresen beszámolnak a projektvezetőségnek;
•
Szakmai kérdésekben iránymutatást adnak, illetve döntés előkészítési, és szükséges esetben döntést is hozhatnak szakmai kérdésekben;
•
Együttműködik az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium által, a munkacsoporthoz
delegált
Varázskapu
-
szakértővel,
akivel
közösen
–
a
munkacsoporttagok bevonásával – alakítják ki az adott munkacsoport szakmai tartalmát; A munkacsoport tagok feladatai: • A projektfeladatok tekintetében, a munkacsoport vezetők által kiadott feladatok elvárt minőségben és határidőre történő elvégzése; • Aktív részvétel a szakmai egyeztetésekben; • A munkacsoport vezetők időben történő informálása a feladat végrehajtása során felmerült nehézségekről, hátráltató tényezőkről;
13
4. számú ábra: A PMSZ munkacsoportjai
Dévaványai Varázskapu Projekt A munkacsoport neve
Feladatkörök
Műszaki, építésügyi és ingatlangazdálkodási munkacsoport
A kivitelezéssel, építkezéssel, ingatlangazdálkodással kapcsolatos feladatok teljes körű ellátása.
Kommunikációs és marketing munkacsoport
A projekt által előírt, hazai tájékoztatási, kommunikációs, PR és marketing feladatok ellátása
Minőségügyi és monitoring munkacsoport
A Dévaványai Varázskapu Projekt nemzetközi kommunikációja, minőségbiztosítása, értékelése Monitoring tevékenység
Menedzselési és jogi munkacsoport
A projekt kapcsán felmerülő jogi és menedzsment terület tekintetében felmerülő problémák és feladatok megoldása, kezelése.
Pályázati munkacsoport
A projekt kapcsán pályázat figyelés, pályázatírási tevékenység teljes körű ellátása.
Kereskedelmi munkacsoport
A Varázskapu multifunkcionális épületegyüttes for-profit partnereivel való tárgyalások előkészítése, a potenciális partneri kör megszervezése.
Pénzügyi és gazdasági munkacsoport
A projekt gazdasági egyensúlyának fenntartása, a pénzügyi folyamatok felügyelete, koordinálása.
14
10. A projekt időbeli ütemezése A Dévaványai Varázskapu Projekt működési mechanizmusát elemezve azon a véleményen vagyunk, hogy ciklogrammon érdemes vezetni a projekt időbeli előrehaladását, hiszen a tervezett tevékenységek és feladatok ebben a rendszerben láttathatók ideális módon.
5. számú ábra: A Dévaványai Varázskapu Projekthez használt ütemezési eljárás
Készenlét % 100
A
C
B
D
Idő
A ciklogram egy olyan ütemezési eljárás, amelynél a vízszintes tengelyen az eltelt idő, míg a függőlegesen a tevékenységek készenléti foka található. A tevékenységeket reprezentáló vonalak az adott időpontban a tevékenység készenléti fokát mutatják. Lehetnek tört vonalak, amelyek azt jelentik, hogy a munkavégzés intenzitása megváltozott és lehetnek megszakított vonalak, amelyik azt mutatják, hogy a tevékenységek végzése egy időre megszakadt. Ha az ábrán a B tevékenység pl. árokásás, míg a C csőfektetés, akkor a ciklogramról leolvasható, hogy egy időszakaszon olyan helyre kellene csövet fektetni, ahol az árok hozzá még nem készült el.
15
11. Projekten belüli csoportok kommunikációs terve
Célközönség
Projektvezetőség
Munkacsoport vezetők
Munkacsoport tagok
Kommunikáció tárgya
Felelős
Gyakoriság, időpont
Módszer, csatorna
Operatív feladatok számonkérése, kiadása
Projektvezető
kéthetente
értekezlet, e-mail
Munkacsoport vezetők részletes beszámoltatása
Projektvezető
havonta
értekezet, email
Operatív feladatok számonkérése, kiadása
Munkacsoport vezető
kéthetente
értekezlet, e-mail
Projekt hírek
Munkacsoport vezető
Státuszjelentés, stratégiai döntések, átadás-átvétel elfogadás, változás kérelem, eszkalált problémák
Projekt helyzetének áttekintése
16
12. A PMSZ működési rendje A PMSZ működési rendje meghatározásának célja, hogy a Dévaványa Város által indított Dévaványai Varázskapu projekttel kapcsolatban meghatározza a projekt szervezeti felépítését és működési rendjét, és azt minden, a projektben résztvevő szervezet és személy számára egyértelművé tegye. 12.1.
A működési rend tartalma
A működési rend egy egységes, áttekinthető és kezelhető "kézikönyv" formájában rögzíti a projekt sikeres megvalósításához szükséges alapvető információkat. Ennek keretében a dokumentum tartalmazza a projekt szervezeti és működési szabályait, a kommunikációhoz szükséges személyi és elérési információkat, valamint a fontosabb munka dokumentumok mintáit. Fő fejezetei a következők: o
A projektkommunikáció leírása
o
A projekten belüli megbeszélések rendje
o
A projekt ügyrendje
o
A projekt dokumentációs rendje
12.1.1. A projektkommunikáció leírása A projekt sikere érdekében a megfelelő kommunikáció folyamatos fenntartása elengedhetetlen. A projekt széles funkcionális és műszaki területet fed le, ezért kiemelten fontos az alább felsorolt alapelvek minden projekttag általi elfogadása és betartása. Az alapelvek minden projekttagra egységesen érvényesek. A projekt sikere nagymértékben függ a kommunikáció sikerességétől. Ezért nagyon fontos, hogy megfelelő kommunikáció kialakuljon és fennmaradjon. A kommunikáció célja elsősorban az, hogy mindenki mindig tudja, mi a feladata és mi annak a célja (mit miért kell kinek elvégeznie).
17
A hivatalos kommunikáció eszközei: o o o
a személyes megbeszélések, a telefonon történő megbeszélések, illetve az írásbeli levelezés (ami lehetőleg elektronikus úton történi k).
Minden más kommunikáció, illetve annak részletei és eredménye a projekt szempontjából nem tekinthető és nem tekintendő relevánsnak. 12.1.1.1. A személyes megbeszélések A megbeszéléseken a legfontosabb alapelv a meghívottak: o részvétele; o pontos megjelenése; o felkészültsége; A személyes megbeszélések lehetőleg legyenek: o rendszeresek; o egy felelős személy által szervezettek, aki felelős a megbeszélés helyének, konkrét céljainak és napirendjének az érintettekhez való eljuttatásáért (az érintettekkel történt egyeztetés után), a megbeszélések előtt legalább 2 nappal; A megbeszélés felelőse a megbeszélést elsősorban elektronikus úton kezdeményezi, ugyanúgy a megbeszélés helyszínének lefoglalását is. A megbeszélés résztvevői kötelesek a megbeszélés szervezőjét informálni a megbeszélés napirendjét vagy más lényeges részét érintő változtatásokról és az esetleges hiányzásról a megbeszélés kezdete előtt legkésőbb egy munkanappal. A megbeszélés idejét, célját, napirendjét és helyszínét, esetleg munkaanyagát a megbeszélés szervezője az érintettekhez elsősorban a projekt levelező rendszere segítségével, annak munkacsoport-szervező alkalmazásával (elektronikus úton) juttatja el. A nem rendszeres, eseti (ad hoc) személyes megbeszélésnek is kell, hogy legyen felelős szervezője, aki a megbeszélés sikeres megszervezéséért és levezetéséért felel. A megbeszélés szervezője köteles kijelölni a megbeszélés levezetőjét és a jegyzőkönyv vezetőjét. A jegyzőkönyvet a jegyzőkönyv vezetője kizárólag a jelen dokumentumban található formanyomtatvány alkalmazásával készíti el, külön összegezve a megvitatott és eldöntött problémaköröket, valamint a meghozott döntéseket, a meghatározott feladatokat, a hozzájuk rendelt határidőt és a felelős nevét. A jegyzőkönyv vezetője a megbeszélés befejezése után, attól számítva legkésőbb egy munkanapon belül köteles az elkészített jegyzőkönyvet a részvevőkhöz és az esetlegesen érintettekhez (elsősorban elektronikus
úton)
észrevételezésre
eljuttatni,
az
észrevételezés
határidejének
meghatározásával (általában egy munkanap).
18
A résztvevők észrevételeiket írásban (elsősorban elektronikus úton), a jegyzőkönyvre hivatkozva tehetik meg. A megjelölt határidőig be nem érkezett (vagy más alkalmas módon nem jelzett) észrevételek semmisnek tekintendőek. A jegyzőkönyv vezetője az észrevételeket megfelelően feldolgozza és a jegyzőkönyvet az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül véglegesíti. Feldolgozhatatlan ellentét esetén a jegyzőkönyv vezetője azt jelzi a projektvezetésnek, amely az ellentétet vagy feloldja/eldönti, vagy az érintettek megfelelő bevonásával tisztázza. A jegyzőkönyv vezetője a jegyzőkönyv véglegesítéséről, illetőleg a feldolgozhatatlan ellentétről az érintetteket az észrevételek határidejét követő egy munkanapon belül értesíti. A jegyzőkönyv vezetője köteles a megbeszélés során felmerült problémákat és feladatokat az érintett munkacsoport-vezetőhöz vagy projektvezetőhöz haladéktalanul eljuttatni. Amennyiben a megbeszélésről egy vagy több nélkülözhetetlen munkatárs igazoltan vagy igazolatlanul hiányozna, az automatikusan a megbeszélés elhalasztását jelenti. A megbeszéléseken a mobil telefon kikapcsolása kötelező. Megbeszélésről résztvevőt kihívni csak halaszthatatlan esetben lehet, a munkacsoport-vezető, ill. a projektvezető távozása esetén az ilyen eset automatikusan az illető visszatértéig tartó szünetet jelent. A megbeszélések résztvevői csak indokolt esetben jelölhetnek ki maguk helyett a megbeszélés napirendjében szereplő témákban kompetens, őket helyettesítő személyt. Ez alól kivétel a munkacsoport-vezetők esete, akik a csoportot közösen vezetik, és az ő egyeztetett belátásuk szerint vesznek részt az őket érintő megbeszéléseken. 12.1.1.2. A telefonon történő megbeszélések A telefonon történő megbeszélések elsősorban egyeztetésre szolgálnak, másodsorban rövid és kis jelentőségű esetek megbeszélésére. Ezért a telefonon történő megbeszélések rögzítése általában nem megkövetelt. Amennyiben az mégis elengedhetetlen, telefonon történt megbeszélés részleteinek és eredményének rögzítésére: o
elsősorban az írásbeli megerősítés szolgál (írásbeli levelezés);
o
másodsorban az azt követő személyes megbeszélés;
Ugyanez érvényes a kettőnél több résztvevős (ún. konferencia) telefon-megbeszélésre is.
19
12.1.1.3. Az írásbeli levelezés Az írásbeli levelezés történhet: o
elektronikus úton (elektronikus posta, e-mail);
o
papíron (levelek);
o
telefaxon (telefax üzenetek);
o
egyéb módon
Elektronikus posta (e-mail): Minden projekt tag önálló, személyéhez hozzárendelt levelezési címet fog használni. Annak érdekében, hogy a várhatóan nagyszámú elektronikus levelezés (továbbiakban: üzenet) feldolgozása, azonosítása a lehető legkönnyebb legyen, szükséges a következő szerkezet és elvek betartása: Az üzenet szerkezete a következő: o
Fejléc: Tartalmazza a címzetteket (Címzett, Másolatot kap, Bcc:,);
o
Tárgy: Az üzenet tárgyának előírt struktúrája van;
o
Szöveg: Az üzenet tartalma/szövege a lehető legstrukturáltabban írandó le;
o
Esetleges hosszú üzenet esetén célszerű annak összefoglalása az üzenet elején;
o
Melléklet (opcionális);
Levelek A levél alaki és tartalmi összetevői azonosak a hivatali és irodai gyakorlatban alkalmazottakkal. Fő jellemzője, hogy elsősorban papíron létezik, a megfelelő iktatással. Eredetije általában a címzetthez kerül, míg a másolat az iktatás után a küldőnél található, ahonnan nem vihető el. Szükség esetén róla munkamásolat készíthető.
20
Telefax üzenetek Lényegében azonos szabályok vonatkoznak rá, mint a papír alapú levelezésre. Külön hangsúly fektetendő a következőkre: o
Fax fedőlap készítése (hacsak nem egyértelmű, munkajellegű anyag küldéséről van szó);
o
Küldő (neve, telefonszáma), címzett (neve, beosztása, telefonszáma, faxszáma);
o
Küldés dátuma;
o
Tárgy meghatározása;
o
Küldött oldalak száma: 1+X formátumban, ahol X a fedőlap nélküli A4 oldalak száma;
o
Fax szövege: szem előtt tartandó, hogy az apró betűk a fogadó oldalon (átviteli okok és legtöbb helyen a hőérzékeny papírra történő nyomtatás miatt) általában nehezen olvashatók;
12.1.2. A projekten belüli megbeszélések rendje A projekten belüli kommunikáción a projekttagok egymás közötti kommunikációját értjük. A szabályozás csak a hivatalos kommunikációra vonatkozik, az informális kommunikáció kialakításáért a projekt- és a munkacsoport-vezetők a felelősek.
21
A projekten belüli rendszeres megbeszélések a következők: 1. Projekt teljes létszámú megbeszélés Cél:
A projekt egészét érintő témák megbeszélése, a projekt tagok tájékoztatása
Kötelező résztvevők:
A projekt minden tagja
Gyakoriság:
Esetenként
Felelős:
Projektvezető
2. Projekt Irányító Értekezlet, PIÉ Cél:
A projekt státuszának figyelemmel kísérése, munkacsoportok projekt terveinek összehangolása
Kötelező résztvevők:
Projektvezetők, munkacsoport-vezetők
Gyakoriság:
A projekt haladásának függvényében
Felelős:
Projektvezető
A PIÉ szokásos forgatókönyve A PIÉ teljes időtartama: max. 1,5 óra. o
Projektvezetői beszámoló Tájékoztató az egész projektet érintő projektvezető. Időtartam: max. 15. perc.
o
eseményekről.
Felelős:
Munkacsoport-beszámolók Minden munkacsoport beszámol az elvégzett munkáról és a hátralévő feladatokról. A beszámoló alapja a korábban megtartott státuszmegbeszélés. Időtartam: max. 10 perc munkacsoportonként. Felelősök: a munkacsoport-vezetők.
22
o
Az egész projektet érintő problémák Azon problémák megbeszélése, amelyek az egész projektet érintenek. A megbeszélések feltétele, hogy a probléma feldolgozottsága lehetővé tegye a gyors lezárást. Felelős: projektvezető. Idő: max 30 perc. A rendelkezésre álló fél óra túllépése esetén új időpontot kell kijelölni.
o
Egyéb kérdések: Bármely egyéb, az egész projektet érintő kérdés. 3. Munkacsoportszintű státusz megbeszélés
Cél:
A munkacsoport munkájának és a munka státuszának figyelemmel kísérése, értékelése, a soron következő feladatok megbeszélése és meghatározása
Kötelező résztvevők:
Munkacsoport-vezetők, munkacsoport-tagok
Gyakoriság:
Igény szerint
Felelős:
Munkacsoport-vezetők
12.1.3. A PMSZ ügyrendje 12.1.3.1. Döntéshozatali rend Amennyiben egy döntés feladata, joga egy szervezetet illet meg, a döntést a szervezet vezetője fogalmazza meg, és egyúttal felel is a döntésért. A szervezet többi tagja a szervezet ülésének emlékeztetőjében megfogalmazott döntéssel kapcsolatban, írásban észrevételt tehet, és azt eljuttathatja a szervezet vezetőjének. Amennyiben egy szervezet vezetője az egyébként a szervezetének vagy a vezetőnek a feladatai közé sorolt kérdésben nem tud dönteni, azt felterjeszti a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon belül. Amennyiben egy szervezet egyenrangú vezetői nem tudnak megállapodni a szervezetük feladatai közé sorolt kérdésre vonatkozó döntésben, ugyancsak felterjesztik a kérdést a következő, magasabb szintű szervezet elé három munkanapon belül.
23
A legmagasabb szintű szervezet egyenrangú vezetői konszenzusának hiánya esetén külső szakértőt vonnak be a döntés támogatására. Egy szervezet vagy személy feladatkörébe utalt kérdésben a döntést csak indokolt esetben terjesztheti a következő szintű szervezet elé. 12.1.3.2. Felterjesztési rend Ki
Kinek
Mit
Munkacsoport
Projektvezetés
Saját munkacsoporton belüli szakmai kérdések
Projektvezetés
PIÉ, Projekt Irányító Értekezlet
A munkacsoportokat érintő szakmai kérdések
12.1.3.3. A beszámolás rendje A munkacsoport- és a projektvezetők feladata a beszámolók készítése, a státuszjelentések kitöltése. Ennek megfelelően beszélhetünk munkacsoport státuszról és projekt státuszról. A státuszjelentés igény szerinti rendszerességgel készül, ennek határideje mindig a megfelelő szintű státusz megbeszélésének időpontja előtti nap 24. órája. A státuszjelentések rendszeres vezetése és rögzítése biztosítja az egyes szinteken a projekt előrehaladásának nyomon követhetőségét, a munka során felmerült problémák bizonylatolását. A státuszjelentés tartalmazza az előző státusz-megbeszélés, illetve jelentés óta elért eredményeket, a tervvel összevetett ütemezést, a heti feladatokat, problémákat, változtatásokat, megbeszélendőket, kockázatokat, valamint a megbeszélés résztvevőinek névsorát. 12.1.4. A projekt dokumentációs rendje A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét nyomon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő.
24
A projekt adminisztráció a koordináció megoldása érdekében kiemelten fontos. A projekt során a dokumentációs eljárás kialakításáért és működtetéséért a projektvezetők a felelősek. A dokumentálás célja: o
A projekt ellenőrizhetőségének megteremtése;
o
A projekt szervezetei közötti kommunikáció elősegítése;
o
A félreértések elkerülése, a hibák számának minimalizálása;
Formai követelmények: A projektmunka során a projekt által előállított dokumentumokat azonos template-tel formai mintával - szükséges készíteni. Az egységes, projektszabványoknak megfelelő "dokumentum-arculat" elérése a projektvezetők és munkacsoport vezetők feladata. Minden dokumentumnak tartalmaznia kell a következő adatot:
13.
o
A munkacsoport neve;
o
A dokumentum címe;
o
Verziószám;
o
Számozott példányok esetén a példány azonosítója;
o
Státusz (tervezet, ellenőrzött, jóváhagyott);
o
Dátum;
o
Előző változatok listája;
o
Szétosztási lista: kik kapják a dokumentumot;
A projekt minőségbiztosítási stratégiája 13.1. •
A Dévaványai Varázskapu Projekt kétszintű minőségbiztosítása: A belső minőségbiztosítás a munkavégzők saját munkájára és termékeire vonatkozó önálló minőségbiztosítás;
•
A független minőségellenőrzés a folyamatokban és a termékek előállításában közvetlenül nem érintett, az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium által kijelölt munkatárs vagy külső megbízott által végzett minőségügyi szakmai felügyelet és/vagy ellenőrző tevékenység; 25
13.2.
A projekt folyamatok minőségbiztosítása, a minőségbiztosítás célja
A projekt folyamatának minőségellenőrzése a projekt eseményeivel, mérföldköveivel párhuzamosan történik, annak érdekében, hogy időben feltárja a projekten belüli esetleges konfliktushordozó területeket, kockázatokat, és megoldási javaslatokat tegyen ezek hatékony kezelésére, és célja, hogy elősegítse a projekt hatékony és terv szerinti működését. A minőségbiztosítás feladata: •
A projekt tervszerűségének biztosítása,
•
A Projekt Alapító Okiratában meghatározott célok megvalósulásának követése,
•
A Projekt Alapító Okiratában meghatározott működési rend betartásának ellenőrzése,
•
A döntési folyamatok dokumentáltságának ellenőrzése,
•
A feladat kiadás és számonkérés hatékonyságának elősegítése,
•
A feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások meglétének ellenőrzése,
•
A projekt kockázatok kezelésének elősegítése és ellenőrzése.
Fenti dokumentum az Educatio Bene Kft. szellemi terméke, és része a Dévaványai Varázskapu Projekt pályázati tanulmánynak, amely az Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium által lefektetett követelményrendszer alapján készül az Educatio Bene Kft. kivitelezésében. A fenti tanulmány sokszorosítása, vagy hivatalos közzététele kizárólag az Educato Bene Kft. hozzájárulásával történhet. Kivétel ez alól Dévaványa Város Önkormányzata, vagy annak intézményei, melyeknek jogosultsága van az anyag közzétételére. © Educatio Bene Kft.
Budapest, 2010. március 1.
26
