A nyomonkövetési rendszer alapelvei

A nyomonkövetési rendszer alapelvei

A NYOMONKÖVETÉSI RENDSZER ALAPELVEI

Nagykálló Város Önkormányzata

Készült a ,,Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0.” ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 projekt keretében

1


KÉSZÍTETTE: MEGAKOM STRATÉGIAI TANÁCSADÓ IRODA KFT. MEGBÍZÓ : NAGYKÁLLÓ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÁTUM : 2014. ÁPRILIS 30.

A tanulmány az az Államreform operatív program keretében megvalósuló „Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára” című egyfordulós pályázati felhívás (Kódszám: ÁROP-1.A.5-2013) keretében finanszírozott ,,Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0.” ÁROP-1.A.5-2013-20130114 azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra.

2


Tartalom 1

A PROJEKT NYOMONKÖVETÉSÉNEK ALAPELVEI .................................................................... 4

2

A PÁLYÁZATI-ADMINISZTRATÍV SZEMPONTÚ NYOMONKÖVETÉS ........................................ 4

3

SZAKMAI NYOMONKÖVETÉS....................................................................................................... 5 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4

Szakmai ellenőrzés a szervezetfejlesztést végző, külső szállítónál .................................... 5 Szakmai ellenőrzés és nyomonkövetés az önkormányzati projektmenedzsment szintjén . 5 A támogató általi szakmai nyomonkövetés és ellenőrzés ................................................... 5 Záró nyomonkövető értékelés ............................................................................................. 5

4

AZ ÖNKORMÁNYZATI PROJEKTMENEDZSMENT SZERVEZET BEMUTATÁSA ...................... 7

5

MELLÉKLET (ELLENŐRZŐLISTA)................................................................................................. 8

3


A projekt nyomonkövetésének alapelvei A projekt szakmai koncepciója szerint a projekt nyomonkövetése a pályázat szakmai megvalósítása keretében, annak kiegészítéseképp, a projektben összesen teljesíteni vállalt 11 fejlesztési elem közül, 13. számú fejlesztési elemként került megvalósításra, az alábbiak szerint. 13. fejlesztési elem: A projektmegvalósítás időszakában 3 szintű nyomonkövetés történik. Az önkormányzat részéről szakmai vezető követi nyomon, hogy a pályázati felhívással és útmutatóval, valamint az adatlappal összhangban valósuljon meg a projekt. A szervezetfejlesztést végző cég vagy cégek részéről elvárás lesz, hogy kijelöljenek, egy a projektben közvetlenül nem részt vevő munkatársat, aki rendelkezik szervezetfejlesztési gyakorlattal, hogy nyomonkövesse a vállat tevékenységek szakszerű megvalósítását. A nyomonkövetés 3. szintje, hogy a projekt keretében elkészülő outputok munkaváltozatát a projektgazda megküldi véleményezésre a KIM Tanácsadók, illetve kijelölt tanácsadó számára. Mindezzel összhangban, figyelembe véve a projekt viszonylag rövid megvalósítási idejét, egy egyszerű nyomonkövetési rendszer kerül kialakításra. A projekt nyomkövetése alapvetően két különböző jellegű és célú, két szálon futó folyamat az alábbi részelemekből áll: 1.

pályázati-adminisztratív jellegű nyomonkövetés;

2.

szakmai nyomonkövetés.

A pályázati-adminisztratív szempontú nyomonkövetés A pályázati-adminisztratív jellegű nyomonkövetés a projekt támogatásához készített pályázatban, majd az az alapján készült Támogatási Szerződésben meghatározott, a támogatott projekt alapvetői információinak és az azokból fakadó feladatoknak a monitoringját jelöli, úgy mint: •

a teljes projekt határidőn belüli megvalósítása;

•

a TSZ-ben rögzített projekttevékenységek határidőn belüli megvalósítása;

• a TSZ-ben rögzített kifizetési kérelmek határidőben történő előkészítése és benyújtása; •

a TSZ-ben rögzített indikátorok teljesítésének ellenőrzése;

• a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításával kapcsolatos feladatok előírt és határidőben történő teljesítése és dokumentálása; • a horizontális vállalásokkal kapcsolatos feladatok határidőben történő teljesítése és dokumentálása; • projektben vállalt tudás- és ismeretátadási szint teljesítésének előkészítése és dokumentálása; • a szakmai feladatok teljesítésének ellenőrzése, aszerint, hogy azok igazodnak-e a pályázatban előírt ütemezéshez, amely alapján a projektben tervezett tanulmányok mindegyikének legalább a projektzárás előtt 3 hónappal el kell készülnie; •

a Záró Beszámoló előkészítése és határidőben történő benyújtása.

A pályázati adminisztratív jellegű nyomonkövetés tehát lényegében a projekt szakmai koncepciójában ismertetett 1. szintű nyomonkövetéssel egyezik meg.

4

A nyomonkövetési rendszer alapelvei A nyomonkövetéshez egy ellenőrzőlista is készül, amely jelentősen megkönnyíti a projekt monitoringját. (lásd a Mellékletet)

Szakmai nyomonkövetés A szakmai nyomonkövetés – a pályázat szakmai koncepciójával összhangban – három szintű. Szakmai ellenőrzés a szervezetfejlesztést végző, külső szállítónál Első eleme a szervezetfejlesztési tevékenységet végző cégben valósul meg, annak felelősségi körébe tartozik. Az, hogy az általuk készített szakmai anyagokat egy független külső vagy a szervezetükön belüli belső, de a projektbe nem bevont szakértővel előzetesen minőségbiztosítsák. Ez nem kötelező előírás, azonban hasznos lépés. Szakmai ellenőrzés és nyomonkövetés az önkormányzati projektmenedzsment szintjén A külső szállító által leadandó dokumentumok előzetes megküldése az önkormányzat által kijelölt szakmai projektkoordinátornak és projektmenedzsernek azonban előfeltétele annak, hogy az anyagok elfogadásra kerüljenek (2. elem). A szakmailag indokolt esetekben az önkormányzat által kijelölt szakmai kapcsolattartó az önkormányzaton belüli felelős szervezeti egységének (Jegyzői Kabinet) közvetlenül is meg kell küldenie előzetes véleményezésre. A szakmai projektkoordinátor és a bevont egyéb szervezeti egységek véleménye alapján a projektmenedzser terjeszti elő a teljesítés igazolását a jegyzőnek/polgármesternek. A támogató általi szakmai nyomonkövetés és ellenőrzés A támogató általi nyomonkövetés két részből áll. Az adminisztratív nyomonkövetés kiegészítő, de kötelező eleme a minden hónap utolsó munkanapján a közreműködő szervezet számára megküldendő monitoring tábla, amely a TSZ-ben rögzített, legfontosabb tevékenységek és mérföldkövek teljesítésének nyomonkövetésére szolgál. A tábla folyamatos aktualizálása és megküldése a projektmenedzser felelőssége. A szakmai nyomonkövetés 3. eleme az elkészült anyagok KIM tanácsadók számára történő megküldése. A Közreműködő Szervezet tájékoztatása alapján ez nem jelenti azt, hogy minden esetben, minden szakmai teljesítés dokumentumát meg kell küldeni a KIM tanácsadóknak, hanem a KIM tanácsadók szúrópróbaszerűen fogják ellenőrizni az egyes projekteket. Ez tehát egy opcionális minőségbiztosítási elem a projekt nyomonkövetésen belül. Záró nyomonkövető értékelés A szakmai nyomonkövetés záró része továbbá egy összegző, záró nyomonkövető értékelés fejlesztési elemenként, ez lényegében a fejlesztési elemek keretében ténylegesen is megvalósult tevékenységeket és azok hatásait összegezni és értékelné, és meghatározná az esetlegesen szükséges további intézkedéseket is. A záró nyomonkövető értékelés két fontos elemből tevődik össze: • Egyrészt a külső szakértők a projekt utolsó időszakában ellenőrzőlista segítségével vizsgálják a bevezetett változások állapotát, esetleg már érzékelhető hatásait. • Másrészt egy egyszerűen alkalmazható eszköz segítéségével összefoglalóan áttekintik minden fejlesztési elemnél az elért eredményeket, és amelynek használata az adott

5

A nyomonkövetési rendszer alapelvei területért felelős hivatali vezető koordinálásával az értékelés a projekt lezárulta után is rendszeresen elvégezhető és dokumentálható. A záró nyomonkövető értékelés eredményeinek összefoglalása minden fejlesztési elem esetében az alábbi táblázattal történik és tartalmazza a javaslat intézkedések/fejlesztések/változtatások és azon belül a konkrét tevékenységek megnevezését, majd annak bemutatását, hogy: •megvalósult-e az adott tevékenység, •szöveges megjegyzést a tevékenységre, annak megvalósulására vonatkozóan, •a megvalósulás időpontját vagy időszakát, •a keletkezett output leírását. A záró nyomonkövetés alapját az alábbi ellenőrzőlista jelenti: Javasolt intézkedés, fejlesztés

-

Konkrét tevékenység

-

Megvalósult-e?

Megjegyzés

igen

nem

részben

-

-

-

-

Határidő / időpont

-

Output

-

6


Az önkormányzati projektmenedzsment szervezet bemutatása Az önkormányzati részéről az alábbi munkatársak vesznek részt a projektmenedzsmentben, így különösen a projekt nyomonkövetésében és pályázati-adminisztratív jellegű megvalósításában. Projektmenedzser: A projektgazda, Nagykálló Város Önkormányzata részéről a projektmenedzselést Dr. Török László, jegyző látja el. A jegyző rendelkezik azokkal a döntési jogosultságokkal, amely a projektgazda részéről nélkülözhetetlen a zökkenőmentes, eredményes megvalósításhoz, van jogosultsága a döntéshozatali folyamat elindítására. A jegyző az előző ÁROP-1.A.2/A-2008-0081 azonosítószámú „Teljesítmény, minőség, hatékonyság – A nagykállói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című pályázatban is projektmenedzserként vett részt. Szakmai közreműködők: Bereczki Mária, közgazdász. Több éves banki és gazdasági szférában szerzett tapasztalattal rendelkezik. Jelenleg Nagykálló Város Polgármesteri Hivatalának Gazdasági Irodáját vezeti. A pénzügyi elszámolásokban való jártasság mellett rendelkezik projekt-menedzselési közbeszerzési tapasztalatokkal is. A gazdasági vezető az előző ÁROP-1.A.2/A-2008-0081 azonosítószámú „Teljesítmény, minőség, hatékonyság – A nagykállói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése” című pályázatban is részt vett. Makárné dr. Kriston Katalin, jogász. Jelenleg Nagykálló Város Polgármesteri Hivatalának Hatósági és Ügyfélszolgálati Irodájának a vezetője. Kapcsolt munkakörben nemzetiségi referens és közbiztonsági referens.

7

Melléklet (Nyomonkövetési ellenőrzőlista)

Mérföldkő neve

mérföldkőhöz rendelt határidő / teljesítés / benyújtás határideje

Előlegigénylés C típusú hirdető tábla elkészítése és elhelyezése Időközi kifizetési kérelem Adatbázisok, tanulmányok elkészítése 1. ütem Adatbázisok, tanulmányok elkészítése 2. ütem Szakmai tevékenység végrehajtása 1. ütem Szakmai tevékenység végrehajtása 2. ütem Tudásmegosztás lebonyolítása Képzések lebonyolítása TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése Fotódokumentáció elkészítése D típusú tábla elkészítése és elhelyezése Horizontális vállalások teljesítése Záró kifizetési kérelem

2013.12.31 2013.12.31 2014.04.30 2014.04.30 2014.06.30 2014.06.30 2014.09.30 2014.09.30 2014.09.30

záró beszámoló

2014.09.30

teljesítés hiánypótlás hiánypótlás tartalma érkeztetése teljesítés (ha (összeg vagy (ha releváns) releváns) output)

egyéb megjegyzés, változás

4 994 275 Ft 11 938 000 Ft 5 037 000 Ft

2014.09.30 2014.09.30 2014.09.30 2014.09.30 2014.09.30 2014.09.30

8 039 100 Ft előlegelszámolással

A nyomonkövetési rendszer alapelvei

Recommend Documents