Püspökladány Város Gazdasági Ellátó Szervezete
Beszámoló a Gazdasági Ellátó Szervezetnél 2013 évben végzett belső ellenőrzések által feltárt hibák javításáról Pusztainé Nádházi Ibolya
2014. május 14.
„A legjobb az, ha a nagy problémákkal már akkor foglalkozunk, amikor még kicsik.” (Vető József)
Tisztelt Polgármester Asszony!
Tisztelt Képviselő-testület!
A Tisztelt Képviselő-testület 2014. áprilisi ülésén kötelezett arra, hogy az intézménynél 2013 évben végzett belső ellenőrzések által feltárt hiányosságok megszüntetéséről beszámoljak. Beszámolóm alátámasztásaként felkértem az ellenőrzéseket elvégző Szenczi Divizor Kft-t, hogy utóellenőrzés keretén belül nézze át, a 2013 évben feltárt hiányosságok megszüntetését. A Szenczi Divizor kft utóellenőrzési jelentését beszámolóm kiegészítéseként, annak elkészülését követően tudom biztosítani Önöknek. A Gazdasági Ellátó Szervezet minden évben javaslatokat küld a Polgármesteri Hivatal Városgazdálkodási
Irodájának,
a
következő
évben
javasolt
belső
ellenőrzések
témaköreiről. és az ellenőrzések helyszínéről.
Előzmények Ezért 2012 októberében intézményünk a belső ellenőrzés területeinél javasolta, hogy a Gazdasági Ellátó Szervezetnél 2013 évben foglalkoztatott alkalmazottak személyi anyagait vizsgálja felül a belső ellenőrzés. Javaslatom ahhoz volt hasonló, melyet az oktatási
intézményeknél 2013 évben az Oktatási Hivatal végzett el. Akkor a technikai személyzet személyi anyagának felülvizsgálata nem történt meg.
A Gazdasági Ellátó Szervezet 2013 évtől olyan feladatokat vett át az oktatási intézményekkel kapcsolatosan, melyek áfa körbe tartozóak, és olyanokat is, melyek nem áfa körbe tartozóak. A szolgáltatásoknál alkalmazott áfa szabályok ellenőrzése mellett, szükség volt olyan kontrollra, mely megnyugtatóan vizsgálja felül az intézményben folyó áfa nyilvántartást, a bevallásokat. Az ellenőrzés szükségszerűségét azért tartottam fontosnak, mivel az oktatási intézmények áfa bevallásának ellenőrzésére is sor került 2013 februárjában, a megszűnő feladat ellátás miatt.
A harmadik témája az általam szükségesnek tartott ellenőrzésnek, az önállóan működő intézményekkel kötött Együttműködési megállapodás helyett, újonnan, a 2014 évtől kezdődően hatályba lépő, a számvitelt érintő jogszabályi háttér teljes megváltozása miatt megfogalmazásra kerülő Munkamegosztási megállapodás tartalmi meghatározása. Ez az ellenőrzés a 2008. évi Együttműködési megállapodást vizsgálta felül, valamint azt a tervezetet, melyet 2014. december 31-ig kellett elfogadnia a képviselő-testületnek. A Munkamegosztási megállapodást illetően az ellenőrzés javaslataival átdolgozva került az intézmények vezetői elé, jóváhagyásra. A Munkamegosztási megállapodásban az ellenőrzés javaslatai mellett, az intézmények vezetőinek állásfoglalásait is belevéve került a Képviselő-testület elé a Munkamegosztási megállapodás, melyet a Képviselő-testület 2014. novemberi ülésén, 148/2013. XI. 28. határozatszámmal elfogadott.
Intézkedések ellenőrzésenként Személyi anyag ellenőrzés intézkedései A személyi anyag ellenőrzése során 51 esetben kellett intézkedni az alkalmazott erkölcsi bizonyítvány, vagy előző jogviszonyok igazolása, vagy szakképesítés igazolása miatt. A dolgozók a hiányosságokat megszüntetni azonnal elkezdték.
A hiányosságokat nagyrészt az a tény okozta, hogy a Petőfi Sándor Általános Iskolában a személyi anyagokat a dolgozóknak visszaadta a vezetés abban az időszakban, amikor a közalkalmazotti alapnyilvántartás vezetés munkáltatói kötelezettsége hatályba lépett. A dolgozóknak csak az attól az időponttól történő átsorolásai, valamint más, a jogviszonyával kapcsolatos iratai voltak fellelhetők a személyi anyagban. A személyi anyagban minden okiratot pótolni igen nehéz feladat, az adatfelvételi lapot pedig újból előállítani nem lehet, hiszen azt a jogviszony kezdetén kellett kitölteni, utólag a KIR rendszerben nem lehet előállítani, hiszen az alkalmazott már alkalmazásban áll. Minden változás, mely jogviszonyában bekövetkezik, kinevezés-módosítás alapját képezi, melynek indoklása szükséges. Az indoklásokban az ellenőrzés által feltárt hiányosságra vonatkozó jogszabályi hivatkozás szolgált alapul, mely eleve meghatározta azt, hogy a munkavállaló tájékozódjon a jogszabályi háttér felől is, mely az intézkedést szükségessé teszi. Intézkedésre 51 alkalmazott esetében kellett sort keríteni. Jubileumi jutalom jogosultság idejében bekövetkezett változás miatt 10 alkalmazott esetében került sor adatlap módosításra, és tájékoztatásra. Az alkalmazottak személyi anyagába ezek az iratok is bekerültek. A személyi anyag hiányosságaként került sor a munkaköri leírások hiányára, mely nem volt a személyi anyagban fellelhető. E munkaköri leírásokat, a dolgozók már januárban aláírták, azonban a munkaköri leírásokat külön mappában őriztük. A személyi anyagokba csak be kellett tenni. Határozatokat, a dolgozók kereset-kiegészítéséről a személyi anyagokban nem helyeztük el, csak a KIR-ben elkészített értesítések voltak fellelhetők, melyekre indoklásként felvezetésre került az igazgatói határozat, annak oka, és összege is. A külön határozatok az iktatás anyagából kerültek a személyi anyagokba pótlásra. A jelen álláspont szerint a feltárt hiányosságok felszámolására minden szükséges intézkedést megtettünk.
Áfa nyilvántartás, bevallások ellenőrzés intézkedései Az oktatási intézmény 2013. január 01-től is ugyan úgy kellett, hogy működjön, mint 2012 decemberében, annak ellenére, hogy a fenntartó váltás, és a működtetés átvételének folyamatai zajlottak. A kifizetések és befizetések ugyan úgy megtörténtek, mint azelőtt. A
Gazdasági Ellátó Szervezet 2013 évi gazdálkodásáról és működéséről szóló beszámolómban említettem, hogy a GESZ sok olyan számlát kifizetett, melyet utólag a Klebelsberg intézményfenntartó elszámolás útján fizetett meg. Az átvétel időpontjában számlázó program sem állt még rendelkezésünkre, ezért célszerűnek tartottam, ha a belső ellenőrzés az áfa bevallásainkhoz vezetett analitikát, valamint azok tartalmát átvizsgálja, hiszen inkább az ellenőrzés találjon hiányosságot esetleg, mint később a NAV áfa ellenőre. A NAV minden év első hónapjában közli, hogy az adott gazdálkodó abban az évben havi, negyedéves, vagy éves bevallásra kötelezett. Intézményünk negyedéves bevallásra kötelezett volt 2012 évben, és a kiközlés szerint is az maradt. Azonban az első negyedévre befizetett 1.000.000.-Ft feletti áfa miatt a NAV havi bevallásra kötelezte intézményünket. Ezért önellenőrzésként a januári, februári és márciusi bevallásokat el kellett készíteni, és benyújtani. Április hónaptól intézményünk havi bevallásra kötelezettként vallotta és fizette be az áfát. A belső ellenőrzés e tárgykörben azt állapította meg, hogy az élelmezési nyilvántartásban a térítési díj kedvezményben részesülőket nem a kedvezmény okait feltüntetve, elkülönítetten mutatták ki, - ami a normatív állami támogatás elszámolásához szükséges, és indokolt, - csak a kedvezmény mértéke jelent meg a térítési díj nyilvántartásában és a számlán is. E tárgykörben az élelmezésvezetők felé a szükséges intézkedéseket megtettem, az étkezőnkénti nyilvántartás szétbontása megtörtént, a térítési díj kedvezménynek már nem csak a mértéke és összege, hanem az oka is elkülönítetten lekérdezhető. A kollégium esetében az összesítő kimutatások és a számlák sorszáma alapján az egyeztethetőség biztosított volt.
Munkamegosztási megállapodás ellenőrzés intézkedései A Munkamegosztási megállapodás teljes mértékű átfogalmazását tette szükségessé a 4/2013. I. 11. Kormányrendelet 2014 január 01-i hatálybalépése. A költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó jogszabályi háttér változása a számviteli és könyvvitel változásaiban teljesedik ki. A számvitelre vonatkozó szabályozás olyan hatásköri, bizonylatolási és elszámolási rend kialakítását teszi szükségessé, amely miatt a Munkamegosztás rendjét, a hatásköröket és jogköröket át kellett gondolni, ennek megfelelően elkészíteni.
Az ellenőrzés javaslatai mellett, az intézmények vezetőinek állásfoglalásait is belevéve került a Képviselő-testület elé a Munkamegosztási megállapodás, melyet a Képviselő-testület 2014. novemberi ülésén, 148/2013. XI. 28. határozatszámmal elfogadott.
Püspökladány, 2014. május 13.
