V. Scope
Inhoud
A.
Leeswijzer scope ..................................................................................................................V-2
B.
Doel en beschrijving scope .................................................................................................V-3
C.
Relevante wet- en regelgeving ............................................................................................V-5
D.
Welke partijen kunnen bij een scope betrokken zijn? ......................................................V-6
E.
Indicatie van tijd en geld ......................................................................................................V-8
F.
Wat is voorafgaand aan het schrijven van een scope te doen? ......................................V-9
G.
Acties, stappenplan en werkzaamheden om te komen tot de scope ............................V-10
Bijlage: Model scope...................................................................................................................V-25
november 2005, versie 1
A.
Leeswijzer scope
In dit handboek treft u een model scope aan en een toelichting daarop. Voorts treft u in onderdeel G een stappenplan aan dat op hoofdlijnen aangeeft hoe u kunt komen tot een definitieve scope. De model scope is gebaseerd op de scope die gemaakt is ten behoeve van het Montaigne Lyceum te Nootdorp en het Rijnlands Lyceum te Wassenaar, maar zodanig gestandaardiseerd dat het in beginsel voor iedere school een bruikbaar model is.
Verantwoording Het deelproduct Scope is in opdracht van het Kenniscentrum PPS opgesteld door de heer ir. A.M.P.A. de Vries en de heer ing. M.P. de Lange van Grontmij.
V-2
B.
Doel en beschrijving scope
Beschrijving Een scope is een overzicht met daarin componenten waaruit het project is opgebouwd. Hierbij kunnen motivaties, randvoorwaarden en prioriteiten ter beeldvorming geformuleerd worden. De scope moet praktisch en realiseerbaar zijn. Daarom moet er steeds goed nagedacht worden of hetgeen in de scope omschreven wordt ook haalbaar zou zijn indien de school middels een traditionele manier aanbesteed en geëxploiteerd zou worden. Aanbesteding middels PPS biedt wel ruimte om diensten elders onder te brengen, maar men moet zich realiseren dat PPS geen middel is om veel luxere (de zogenaamde gouden kranen) of duurdere eisen te stellen zonder dat er een budget tegenover staat of de marktpartij een reële mogelijkheid geboden wordt om deze kostenverhogende zaken op een andere wijze, bijvoorbeeld door gebruik door derden, terug te verdienen.
Doel Het doel van de scope is om de afbakening van het project aan te geven. De scope bepaalt de grens tussen de elementen die binnen het project vallen (en dus onderdeel van het DBFM-contract zullen uitmaken) en de elementen die buiten het project vallen. Met het maken van een scope stelt een opdrachtgever zijn behoefte vast. Het gebruik van een scope is goed mogelijk bij bouw- en onderhoudsprojecten, maar is ook bruikbaar voor andere soorten projecten. In dit protocol wordt ingegaan op het schrijven van een scope voor scholenbouw ten behoeve van een Publiek Private Samenwerking.
Plaats in het proces De scope is één van de basisdocumenten voor de verdere ontwikkeling van de contractstukken voor een PPS traject. De scope wordt opgesteld voordat de daadwerkelijke aanbesteding gestart wordt, in het voorbereidingstraject van de aanbesteding. Het is van belang dat de mogelijke keuzes goed doordacht worden en dat steeds stil gestaan wordt bij de consequentie van de keuze voor het PPS contract. Gedacht kan worden aan de keuze voor het uitbesteden van een bepaalde dienst zoals schoonmaak. Uitbesteden heeft als gevolg dat de dienst helder en meetbaar omschreven moet worden en dat de kosten/budgetten voor het betreffende onderdeel deel uitmaken van het contract, ook personele consequenties moeten hierin betrokken worden. Hoe breder de scope is, hoe meer mogelijkheden er ontstaan voor optimalisaties en een verlegging van risico’s en verantwoordelijkheden naar de private sector kan plaatsvinden.Bijvoorbeeld het niet uitbesteden van schoonmaak kan tot gevolg hebben dat de bieder een gebouw ontwerpt waarbij onvoldoende rekening wordt gehouden met de mogelijkheden om het gebouw schoon te maken (slechte materiaalkeuzes of verkeerde afwerkingen) omdat hij daarvoor toch niet verantwoordelijk is.
V-3
De scope wordt vooral opgesteld vanuit het oogpunt van de gebruiker. De gebruiker is vaak niet degene die het contract afsluit. De relatie tussen de gebruiker (de school) en de opdrachtgever van het PPS project (de Gemeente) is vastgelegd in de bestuursovereenkomst. Het is belangrijk om bij het opstellen van de scope rekening te houden met de daarin vastgelegde afspraken.
Het verdient aanbeveling dit traject zorgvuldig te doorlopen en wanneer de scope eenmaal is vastgesteld deze niet meer te wijzigen zonder gegronde reden. Dit om te voorkomen dat de basis waarop de outputspecificatie en het DBFM-contract opgesteld worden steeds aan verandering onderhevig is. Een goede voorbereiding in deze fase verdient zich dubbel terug in het vervolg van het project. Door de keuzes goed te overdenken, wordt voorkomen dat later bij de uitwerking teruggekomen moet worden op eerder genomen beslissingen met alle gevolgen van dien voor de outputspecificatie, het DBFM-contract en de PSC. Daarnaast is het belangrijk vast te leggen waarop de keuzes en eventuele wijzigingen zijn gebaseerd, zodat later in het traject of bij wijzigingen de consequenties duidelijk zijn.
V-4
C.
Relevante wet- en regelgeving
Bij het opstellen van een scope is het belangrijk dat bekend is binnen welke wettelijke kaders en regels de nieuwe ontwikkeling plaats gaat vinden. Aandachtspunten hierbij zijn: •
Bestemmingsplan locatie.
•
Eisen met betrekking tot huidige gebouwen (monument, asbest).
•
Bodemvervuiling.
•
Stedenbouwkundige randvoorwaarden.
Op basis van deze informatie kunnen al kaders geschapen worden voor de toekomstige ontwikkeling. Door bij het schrijven van een scope rekening te houden met deze zaken wordt voorkomen dat er in de scope een beeld geschetst wordt van de nieuwe ontwikkeling die niet in overeenstemming is met de reële mogelijkheden of die niet past binnen de financiële kaders.
Enkele voorbeelden in dit verband zijn: •
De school wil ruimte bieden aan de bieder om na schooltijd het gebouw en het terrein voor andere doeleinden aan te wenden, past dit in het bestemmingsplan?
•
De school wil een volledige nieuwbouw, mag het pand gesloopt worden (monumentenstatus) en zijn de kosten voor de sloop in verhouding tot renovatie (sanering asbest, bodemverontreiniging).
V-5
D.
Welke partijen kunnen bij een scope betrokken zijn?
In principe zijn bij de totstandkoming van een scope onderstaande partijen betrokken:
De school De directie van de school met een vertegenwoordiger van de school voor het project zullen direct betrokken zijn bij de werkgroep die de scope opstelt.
Een klankbordgroep samengesteld uit vertegenwoordigers van ouders, docenten en directie kan gebruikt worden als klankbord voor de opstellers van de scope. Tevens kan deze werkgroep vragen beantwoorden die tijdens het opstellen van de scope naar voren komen.
De directie van de school zal als verantwoordelijke partij de scope formeel moeten vaststellen en goedkeuren. Het verdient aanbeveling het belang van een goede scope en de plaats in het totale proces goed toe te lichten, zodat ook het bestuur zich realiseert wat het betekent indien een scope formeel is vastgesteld.
Indien er sprake is van meerdere scholen, meerdere functies (Brede School), of verschillende gebruikers (Multifunctionele accommodatie) in een project op dezelfde locatie moet een werkgroep gevormd worden met gemandateerde vertegenwoordigers van alle betrokken partijen die gezamenlijk een scope opstellen voor het project. Wanneer er sprake is van een project met meerdere gebruikers op diverse locaties is het mogelijk om per locatie een scope op te stellen.
De gemeente In principe is het aan de school om vast te stellen welke eisen gesteld worden aan de school. De gemeente zal deze toetsen aan de geldende wet- en regelgeving. Voor de betrokkenheid van de gemeente verdient het aanbeveling tussentijds regelmatig overleg te hebben met een vertegenwoordiger van de gemeente en hen ook te informeren over de achtergrond van keuzes die gemaakt zijn. Hier wordt mee bereikt dat de gemeente reeds in een vroeg stadium mee kan denken met de school over de mogelijkheden die er binnen de gestelde kaders zijn of gecreëerd kunnen worden. Hierbij moet gedacht worden aan het combineren van functies in het gebouw (sportvoorzieningen, bibliotheek maar ook aan ruimte voor aanvullende ontwikkelingen op of boven de locatie van de school). Probeer reeds in deze fase de gemeente zoveel mogelijk te betrekken in het proces. Later wordt de achterstand in kennis en informatie alleen maar groter waardoor de aansluiting moeilijker en de betrokkenheid geringer wordt. De gemeente bestaat uit veel verschillende afdelingen, bijvoorbeeld onderwijs, maar ook de afdeling die zich met bestemmingsplannen bezighoudt. Zorg dat de juiste afdelingen betrokken zijn bij het opstellen van de scope.
V-6
De externe adviseur In de praktijk is het opstellen van een scope de eerste keer dat de school goed na gaat denken over wat men nu wil bereiken met een nieuwe of andere school. Afhankelijk van de voorkennis en het voorwerk kan de school zich in deze fase laten ondersteunen door een aantal externe adviseurs zoals een conceptueel- en een technisch adviseur.
Conceptueel Een deskundige die de school begeleid in het opstellen van een onderwijsvisie. Dit is met name van belang voor het formuleren van de functies die onderdeel uit moeten maken van de school, de wijze waarop het onderwijs ingericht moet worden en welke eisen dit stelt aan het gebouw.
Technisch Een ervaren technisch adviseur kan de school ondersteunen bij het opstellen van de scope door met name de consequenties van de keuzes die gemaakt moeten worden aan te geven en desgevraagd hiervoor onderbouwingen op te stellen.
Private partijen Het is mogelijk om via een marktconsultatie voorafgaand aan de aanbesteding te onderzoeken of de markt de opgestelde scope haalbaar schat. Meer informatie hierover kunt u vinden in onze handleiding Marktconsultatie: een dialoog tussen markt en overheid.
V-7
E.
Indicatie van tijd en geld
Indien zonder enige voorbereiding gestart wordt, zal redelijk wat tijd besteed moeten worden aan het opstellen van een scope omdat nog nagegaan dient te worden wat de wettelijke kaders zijn en welke visie de school heeft op onderwijs en de bijbehorende huisvesting. Dit voorbereidende traject zal 2 tot 3 maanden in beslag nemen. Indien alle informatie helder is, kan het opstellen van een scope in 6 tot 8 weken gebeuren. In drie tot vier besprekingen zal de definitieve scope geformuleerd worden. De tijd tussen de besprekingen is nodig om vragen te beantwoorden, overleg te plegen met de achterban en goedkeuring te krijgen op voorgenomen besluiten.
Indien geen gebruik gemaakt wordt van een externe adviseur zijn alleen de uren van de eigen organisatie als kosten aan te merken. Indien we er vanuit gaan dat hier drie personen mee belast worden, moet men voor het opstellen van de scope rekening houden met de volgende totale tijdsbesteding:
Grootte van de school
Minimaal aantal uren
Maximaal aantal uren
<6.000 m2
80
120
>6.000 en <12.000
120
150
>12.000
150
180
Indien er wel gebruik gemaakt wordt van een externe adviseur zijn zowel de uren van de eigen organisatie als de kosten van de adviseur als kosten aan te merken. Indien we daar van uitgaan moet men voor het opstellen van de scope rekening houden met de volgende totale tijdsbesteding / kosten:
Tijdsbesteding door school: Grootte van de school
Minimaal aantal uren
Maximaal aantal uren
<6.000 m2
40
60
>6.000 en <12.000
60
75
>12.000
75
90
Kosten externe adviseur: Grootte van de school
Minimaal
Maximaal
<6.000 m2
€ 4.800,00
€ 7.200,00
>6.000 en <12.000
€ 7.200,00
€ 9.000,00
>12.000
€ 9.000,00
€ 10.800,00
V-8
F.
Wat is voorafgaand aan het schrijven van een scope te
doen? De volgende stappen zijn te onderscheiden in het proces voorbereidend op het schrijven van een scope: •
Duidelijkheid over draagvlak van het project
•
De projectorganisatie inclusief de externe adviseurs dient vastgesteld te zijn (zie Deelproduct Projectorganisatie).
•
De onderwijsorganisatie en -visie dienen vastgesteld te worden.
Draagvlak: Vooraf moet duidelijk zijn dat er voldoende draagvlak is om te starten aan een project. Belangrijk hierbij zijn de beschikbare financiële middelen, de bereidheid van de gemeente om deze ook beschikbaar te stellen en mee te werken en de goedkeuring van het bestuur.
De projectorganisatie dient vastgesteld te zijn: Er dient vastgesteld te zijn wie deelneemt aan de werkgroep die tot taak krijgt de scope op te stellen. Tevens dient een werkgroep benoemd te zijn die vragen kan beantwoorden en de tussentijdse resultaten kan beoordelen.
De onderwijsorganisatie en -visie dient vastgesteld te worden: Wanneer er nog geen onderwijsvisie is, is de eerste stap van het opstellen van de scope het opstellen van de onderwijsorganisatie en -visie. Daarbij dienen de gegevens over ontwikkelingen van leerlingenaantallen, mede op basis van lokale ontwikkelingen, de onderwijsvisie van de school en de daarbij behorende huisvestingsbehoefte in grote lijnen bekend te zijn. Tot de onderwijsorganisatie en -visie behoort in dit kader ook de visie die er is ten aanzien van huisvesting in relatie tot wat de school onder haar core-business verstaat. Dit onderdeel van de visie zal in grote mate bepalend zijn voor de vaststelling in hoeverre het vereist / gewenst is dat onderdelen wel of juist geen onderdeel uitmaken van het project. Hierin dient tevens meegenomen te worden hoe omgegaan wordt met lopende dienstverbanden (bijvoorbeeld conciërge) en andere contractuele afspraken.
V-9
G.
Acties, stappenplan en werkzaamheden om te komen tot de
scope Actie
0.
Tijd
Voorbereiding (zie F) Vast-/ opstellen visie (zie F)
1.
Startbespreking / startnotitie
2.
Concept scope •
Vast-/ opstellen visie
•
Opstellen basisscope
A
•
Definitie aanvullende (gebouw-) onderdelen
B
•
Definitie (facilitaire) diensten
C
•
Vaststellen wensen en opties
D
•
Vaststellen onderdelen die niet
E
meegenomen zijn • 3.
F
Vaststellen harde en zachte eisen
Toetsing en goedkeuring
Om te komen tot de scope worden de hierboven aangegeven stappen doorlopen in de volgorde als hier aangegeven.
Ad 1. Startnotitie In de startnotitie dienen de volgende onderwerpen opgenomen te zijn: a.
Project.
b.
Product.
c.
Partijen.
d.
Planning.
e.
Communicatieplan.
Ad a. In de startnotitie dient een globale omschrijving van het project opgenomen te worden, zodat het voor de betrokkenen duidelijk is waar aan gewerkt wordt. Deze omschrijving kan opgesteld worden aan de hand van ‘F wat is voorafgaand aan het schrijven van een scope te doen?’. Ad b. Hier wordt aangegeven waarom een scope opgesteld wordt en hoe het eindresultaat er uit dient te zien. Deze omschrijving kan opgesteld worden aan de hand van ‘B doel en beschrijving scope’.
V-10
Ad c. Op basis van ‘D welke partijen kunnen bij een scope betrokken zijn?’ wordt in de startnotitie weergegeven wie betrokken zijn bij het opstellen van de scope en wat de rol van de betrokkenen in het proces is. Ad d. Een planning van de werkzaamheden die verricht moeten worden, dient opgenomen te worden zodat op efficiënte wijze tot een scope gekomen kan worden. Hiervoor kan het model dat in het begin van dit hoofdstuk opgenomen is als onderlegger gebruikt worden. Ad e. In de startnotitie dienen de verschillende vormen van overleg die plaats dienen te vinden om te komen tot de scope vastgelegd te worden. In de voorgaande hoofdstukken is aangegeven wat de rol van de verschillende partijen is in het proces. Hieronder is aangegeven hoe dit proces zodanig vormgegeven kan worden dat er op een efficiënte wijze tot een definitieve scope gekomen wordt: •
Startbespreking (vertegenwoordiger school, vertegenwoordiger gemeente en adviseur(s)).
•
Afstemming achterban (mensen die de school en de gemeente vertegenwoordigen).
•
Vervolgbesprekingen (vertegenwoordiger school en adviseur(s)).
•
Afstemming en uitzoeken vragen (school en adviseur(s)).
•
Afronden concept scope (vertegenwoordiger school en adviseur(s)).
•
Toelichting (school-)bestuur en gemeente (vertegenwoordiger school, vertegenwoordiger gemeente en adviseur(s)).
•
Goedkeuring van vaststellen door (school-)bestuur en gemeente.
Ad 2. Scope Bij de opzet van de scope kan onderstaande indeling gebruikt worden: A. De basisscope. B. Aanvullende onderdelen op het gebouw. C. Facilitaire diensten. D. Wensen en opties. E. Onderdelen die niet meegenomen zijn. F. Tevens dient bij elk onderdeel aangegeven te worden of iets een harde eis is of dat het een zachte eis is.
A) De basisscope Hierin is omschreven wat de basis van de marktvraag inhoud, dit kan zijn: ‘het ontwerp, de nieuwbouw, de financiering, het onderhoud en het beheer van een VMBO school voor … leerlingen (met een minimale oppervlakte van …m2)’. Deze basis wordt omschreven zodat private partijen al in een zeer vroeg stadium kenbaar gemaakt kan worden wat de omvang van het project zal zijn. Hierdoor kunnen de private partijen zich organiseren op een wijze die ook aansluit bij hetgeen aan hen gevraagd wordt. Het verdient de voorkeur de oppervlakte niet te noemen indien het geen eis is vanuit de gemeente om een bepaald aantal m2 te realiseren. Vanuit de gemeentelijke verordening is normatief een
V-11
aantal m2 te berekenen op basis van de functie en de omvang van de school. Indien de gemeente eist dat deze ook gerealiseerd worden omdat het budget daarop afgestemd is en de school na de contractduur weer eigendom van de gemeente wordt, moet dit vermeld worden. Het geeft echter de bieders meer ruimte indien deze eis niet gesteld wordt. Zie hiervoor het onderdeel Bestuursovereenkomst.
Voor het begrip is het goed te vermelden hoe de verdeling van de leerlingen is over de diverse onderwijssectoren en over welke leerlingaantallen het gaat.
Tenslotte dient in de basisscope omschreven te worden welke faciliteiten in de school aanwezig dienen te zijn (leslokalen, mediatheek, laboratorium, praktijkruimten etc.).
B) Aanvullende onderdelen op het gebouw Hierna volgt een overzicht van onderdelen die aanvullend binnen de scope ondergebracht kunnen worden. De lijst is niet limiterend of compleet: •
Nutsvoorzieningen zoals gas, water en elektra: Door de nutsvoorzieningen op te nemen in de scope zal bij het ontwerp rekening gehouden worden met het energiegebruik. Ook bij toekomstige vervangen zal steeds een afweging gemaakt worden tussen investeringskosten en energiegebruik. Indien de energiekosten geen onderdeel uitmaken van de scope dient het gebouw bij realisatie minimaal te voldoen aan de eisen van het bouwbesluit maar is het risico aanwezig dat bij vervangingsinvesteringen geen rekening meer wordt gehouden met het energiegebruik en zodoende nieuwe ontwikkelingen op dit gebied niet ingebracht worden. De ’hogere’ energiekosten zijn dan immers toch voor de gebruiker. Let wel dat de gebruiker degene is die de meeste invloed heeft op het gebruik van nutsvoorzieningen. Indien de nutsvoorzieningen opgenomen worden in de scope, is het belangrijk dat er alsnog prikkels blijven bestaan voor de gebruikers om efficiënt om te gaan met de nutsvoorzieningen.
•
ICT-infrastructuur: De levensduur van de ICT-infrastructuur is vaak veel korter dan de levensduur van het gebouw. Om er voor te zorgen dat vervanging eenvoudig en betaalbaar uitgevoerd kan worden, verdient het de voorkeur dit onderdeel mee te nemen in de scope. Bij de uitwerking is een goede definitie van de verwachte prestatie van de ICT-infrastructuur vereist om later vast te kunnen stellen of tussentijdse vervanging op basis van het contract gevraagd kan worden.
•
ICT Hardware en Software: Dit is een apart onderdeel wat nauwelijks relatie heeft met de andere onderdelen van de scope. Indien de school inkoopvoordeel kan behalen, moet overwogen worden om dit onderdeel zelf te organiseren. Een overweging kan zijn om dit voor een kortere periode onderdeel van de PPS-constructie te laten zijn.
•
Terreininrichting (parkeren, fietsenstalling, sportvelden, speelplein, beplanting etc.): De inrichting van het terrein heeft vaak een directe relatie met het ontwerp van het gebouw. Een goede terreininrichting met het oog op beheer wordt bereikt door dit onderdeel op te
V-12
nemen in de scope. Indien de terreininrichting tot stand gebracht moet worden in samenspraak met meerdere partijen omdat op het terrein diverse instanties gehuisvest moeten worden, dienen goede afspraken gemaakt te worden over de investering en het beheer van de infrastructuur. Lukt dit niet dan is het beter om de infrastructuur apart te realiseren. •
Calamiteiten- en rampenplan: Het ontwerp van het gebouw bepaalt de omvang van het calamiteiten- en rampenplan. De relatie tussen een dergelijk plan en de projectactiviteiten is niet sterk. Daarnaast is er voor dit onderdeel ook veel inbreng van de eigen organisatie nodig. Dit kan een afweging zijn om dit onderdeel buiten de scope te houden. Bij de definitieve keuze spelen de onderwijsvisie en de definitie van de core-business een belangrijke rol.
•
Inrichting van de leeromgeving (inventaris inclusief apparatuur): De keuze van de inrichting dient afgestemd te worden op het onderwijsconcept en het daaraan gekoppelde gebouwontwerp. Door dit onderdeel mee te nemen in de scope kan een maximale afstemming bereikt worden. Indien de school inkoopvoordeel kan behalen, moet overwogen worden om dit onderdeel zelf te organiseren. Daarnaast kan het zijn dat de school reeds beschikt over meubilair dat ze mee willen nemen naar de nieuwe huisvesting.
•
Toegangscontrole: Het ontwerp bepaalt de omvang van de te nemen voorzieningen. Een goede bouwkundige structuur kan veel installatiekosten voor toegangscontrole besparen.
•
Fysieke beveiligingsvoorzieningen: Het ontwerp bepaalt de omvang van de te nemen voorzieningen. Een goede bouwkundige structuur kan veel installatiekosten voor fysieke beveiligingsvoorzieningen besparen.
•
Vandalisme: Door dit onderdeel op te nemen in de scope wordt voorkomen dat er later discussie ontstaat over de kwaliteit van het gebouw bij schade. Het ontwerp wordt maximaal afgestemd op de mogelijke risico’s van vandalisme. Nadeel is dat het voor de contractant moeilijk in te schatten is welke risico’s verbonden zijn aan dit onderdeel.
•
Tijdelijke huisvesting: Indien de school vast zit aan een bepaalde datum kan overwogen worden om eventueel benodigde tijdelijke huisvesting onderdeel uit te laten maken van de scope. Op die manier wordt altijd voorzien in de benodigde huisvesting. Nadeel is dat de kosten onderdeel uitmaken van het contract, terwijl de gemeente gewoonlijk een apart budget heeft wanneer, onvoorzien, extra tijdelijke huisvesting nodig is. De gemeente kan vaak niet op voorhand dit budget toekennen aan het project. Het opnemen van de tijdelijke huisvesting in de scope kan alleen wanneer er niet al eerder tijdelijke huisvesting nodig is dan de datum waarop het contract gesloten zal worden.
•
Sloop: Om te voorkomen dat eventuele vertraging of tegenvallers van een sloop van invloed zijn op het nieuwbouwtraject verdient het de voorkeur deze werkzaamheden in de scope onder te brengen. Bedenk echter wel dat het voor de private partij moeilijk is om vooraf de huidige gesteldheid van het gebouw en de grond te bepalen. Deze informatie zal zo compleet mogelijk
V-13
door de opdrachtgever aangeleverd moeten worden. •
Technische installaties (intercom, lestijdenregistratie etc.): Deze installaties hebben een directe relatie met het ontwerp van het gebouw en dienen bij voorkeur onderdeel uit te maken van de scope.
Bij elk van de onderdelen dient vastgesteld te worden of deze onderdeel uit gaan maken van de scope. Bij de afweging spelen de volgende vragen een rol: •
Is dit onderdeel in de huidige locatie al aanwezig en zo ja wordt het dan meegenomen?
•
Kan de bieder dit onderdeel beter leveren dan de school (kwaliteit)?
•
Kan de bieder dit onderdeel goedkoper leveren dan de school (financieel)?
•
Welke risico’s zijn aan dit onderdeel verbonden en wie kan die risico’s het beste managen?
•
Zijn er relaties of interfaces tussen het betreffende onderdeel en andere onderdelen / diensten die onderdeel zijn van het project waardoor de kans bestaat dat risico’s niet helder meer verdeeld zijn tussen school en opdrachtnemer?
•
Heeft het onderdeel invloed op de kwaliteit van de school indien dit niet meegenomen wordt? Betrek bij het maken van een keuze voor de zaken die deel uitmaken van de scope nadrukkelijk de totale levensduur gedachte. Bijvoorbeeld: Indien het consortium verantwoordelijk is voor de gevolgen van vandalisme zullen andere materiaalkeuzes gemaakt worden dan wanneer dit risico bij de school gelegd wordt. Het consortium zal altijd de afweging investeringskosten versus exploitatiekosten maken. Soortgelijke processen spelen bij aspecten als energiegebruik, schoonmaak en beveiliging.
•
Behoort dit onderdeel tot de core-business van de school? Als het geven van onderwijs de core-business van de school is dan dient beoordeeld te worden of het betreffende onderdeel daartoe behoort of juist niet. Vanuit dit oogpunt kan een functionele afweging gemaakt worden wie het beste invulling kan geven aan het betreffende onderdeel. De onderlegger voor de definitie van de core-business is de onderwijsvisie van de school.
C) (Facilitaire-) diensten Hierbij een overzicht van diensten die binnen de scope ondergebracht kunnen worden. De lijst is niet limiterend of compleet: •
Verhuizing: Wanneer ook de verhuizing onderdeel uitmaakt van het project kan gevraagd worden om op een vastgestelde datum een compleet gebruiksklaar gebouw te hebben. Daarnaast zijn beschadigingen tijdens de verhuizing dan voor rekening van de opdrachtnemer.
•
Beveiliging (alarmopvolging): Afhankelijk van de invulling van conciërgefuncties en wat gebruikstijden zullen zijn, kan hier een keuze worden gemaakt waarbij met name de verantwoordelijkheid helder bij één van de partijen gelegd dient te worden.
V-14
•
Schoonmaak en afval: Hier is een belangrijke interface met het ontwerp. Afhankelijk van het ontwerp kunnen de kosten behoorlijk verschillen. Het verdient daarom de voorkeur deze in ieder geval gedeeltelijk, maar liever nog geheel, voor rekening van de opdrachtnemer te laten komen.
•
Catering: Commercieel is deze dienst veelal niet kostendekkend in te vullen. Dit dient meegenomen te worden in de beslissing of het onderdeel uit zou moeten maken van het project en in welke vorm (zie D, wensen en opties).
•
Conciërgewerkzaamheden: Hier is een onderscheid te maken tussen de pedagogische taken en de technische taken van de conciërge. Afhankelijk van de omvang van de beide takenpaketten dient een afweging gemaakt te worden. Wanneer er voor gekozen wordt ook de technische taken bij de school te laten, dient in het contract aandacht besteed te worden aan de verantwoordelijkheden die daar mee samenhangen.
•
Repro: Commercieel is deze dienst veelal niet kostendekkend in te vullen, tenzij er een combinatie gezocht mag worden met een commerciële invulling die ook beschikbaar mag zijn voor derden. Dit dient meegenomen te worden in de beslissing of repro onderdeel uit zou moeten maken van het project en in welke vorm (zie D, wensen en opties).
•
Technische ondersteuning bij het onderwijs en examens: In de beoordeling of dit onderdeel uitmaakt van de scope van het project moet meegenomen worden in hoeverre dit een pedagogische dienst is en in hoeverre dit door de opdrachtnemer ingevuld zou kunnen worden. Daarnaast moet beoordeeld worden of deze dienst niet al ingevuld wordt door bijvoorbeeld een conciërge die in dienst is van de school.
•
Receptie en administratie: In de beoordeling of dit onderdeel uitmaakt van de scope van het project moet meegenomen worden in hoeverre dit een pedagogische dienst is en in hoeverre dit door de opdrachtnemer ingevuld zou kunnen worden. Daarnaast moet beoordeeld worden of deze dienst niet al ingevuld wordt door bijvoorbeeld een conciërge die in dienst is van de school.
•
Medegebruik: Hier dient met name aangegeven te worden in welke vorm medegebruik toegestaan is. Te onderscheiden zijn daarbij:
•
o
niet onderwijsgerelateerde activiteiten in ruimtes van de school;
o
onderwijsgerelateerde activiteiten in ruimtes van de school;
o
niet onderwijsgerelateerde activiteiten in toegevoegde ruimtes aan de school;
o
onderwijsgerelateerde activiteiten in toegevoegde ruimtes aan de school.
Onderhoud. Hier ligt een belangrijke interface met de verantwoordelijkheid van de technische kwaliteit van de school.
V-15
Bij elk van de onderdelen dient vastgesteld te worden of deze onderdeel uit gaan maken van de scope. Bij de afweging spelen dezelfde vragen een rol bij de bepaling van het opnemen van de aanvullende onderdelen op het gebouw, onder deel 2.B hiervoor.
D) Wensen en opties Hier kunnen zaken genoemd worden die de school graag gerealiseerd wil zien, maar niet noodzakelijk zijn (wensen) of zaken die de school wellicht uit wil besteden maar dit af laat hangen van de aanbieding voor dit onderdeel (opties). •
Een voorbeeld van een wens is de mogelijkheid tot het realiseren van extra (commerciële) functies door de bieder.
•
Een voorbeeld van een optie is de repro. Indien dit voordelig is, wordt deze taak neergelegd bij de bieder. Indien dit niet het geval is, maakt de school geen gebruik van deze optie en doet men het werk zelf.
E) Onderdelen die niet meegenomen zijn Bij het vaststellen van de aanvullende onderdelen en de diensten wordt ook vastgesteld welke onderdelen niet meegenomen worden. Het is verstandig deze onderdelen apart te benoemen zodat altijd duidelijk blijft dat zaken bewust niet opgenomen zijn.
F) Harde of zachte eis Harde eisen zijn alle onderdelen die noodzakelijk zijn voor het realiseren van een school. Indien een van deze onderdelen niet ingevuld wordt, is er geen sprake meer van een school en kan het project niet doorgaan.
Zachte eisen zijn zaken die wel gewenst zijn, maar waar geen apart budget voor is. De bieder die erin slaagt het beste te voldoen aan de zachte eisen wordt hierop ook het beste beoordeeld. De wijze waarop de beoordeling gebeurd dient uitgewerkt te worden in het gunningsprotocol.
Ad 3.
Toetsing en goedkeuring
De opdrachtgever van het project dient de scope integraal te toetsen. Pas na goedkeuring kan de scope ingezet worden voor de verdere ontwikkeling van het project.
V-16
Overzicht afwegingen en keuzes Het definiëren van de verschillende onderdelen van de scope is een lastige opgave. Het is immers niet altijd mogelijk om een inschatting te maken van bijvoorbeeld leerlingaantallen over 20 jaar, net zo min als dit in de traditionele situatie mogelijk is.
Zonder hierbij volledig te zijn, is hieronder aangegeven welke afwegingen er zoal gemaakt dienen te worden en welke criteria daarbij een rol kunnen spelen: Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope A. Basisscope Omvang
Oppervlak
Wanneer het budget gerelateerd is aan een minimaal te realiseren oppervlak moet het oppervlak genoemd worden. Anders verdient het de voorkeur het oppervlak niet te benoemen maar door de inschrijvers zelf, vanuit de outputspecificatie, te laten berekenen.
Aantal leerlingen
Bij de opgave van leerlingaantallen dient rekening gehouden te worden met eventuele toe-/afname van de leerlingaantallen gedurende de contractperiode.
Verdeling van leerlingaantallen
Bij de opgave van de verdeling van
over sectoren
leerlingaantallen dient rekening gehouden te worden met eventuele verschuivingen gedurende de contractperiode.
Faciliteiten
Gymzalen
Voor zover deze al definitief bekend zijn, verdient
Theater
het de voorkeur de faciliteiten te benoemen zodat
Techniekruimten
voor de private partijen inzichtelijk wordt welke
Laboratoria
omvang het project heeft.
Keukens Bibliotheek / mediatheek Lesruimtes Onderwijsondersteunende ruimtes Pauzeruimte Vergaderruimtes …. Ontwerp
Het ontwerp dient altijd onderdeel te zijn van de scope. Hierdoor weet de private partij welke deskundigheid verlangd wordt.
V-17
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope Realisatie
Realisatie dient altijd onderdeel te zijn van de scope. Hierdoor weet de private partij welke deskundigheid verlangd wordt.
Financiering
Financiering is een essentieel onderdeel van een PPS en daarom van de scope. Door het opnemen van de financiering in de scope worden twee mechanismen in werking gesteld. Ten eerste wordt er een extra partij betrokken (de financiers) die baat heeft bij een goed verloop van het project. Zij zullen er dus op toe zien dat het consortium zijn uiterste best zal doen om van het project een succes maken. Ten tweede wordt door middel van private financiering de private partij geprikkeld om de afgesproken kwaliteit te leveren. Immers, indien het consortium niet voldoet aan de afspraken, wordt er door de overheid niet of minder betaald.
B. Aanvullende onderdelen Energie
Gas en elektra
Ten behoeve van het ontwerpen van een energiezuinig gebouw dient de levering van energie opgenomen te worden in de scope. Voor de private partij betekent dat echter dat er een aanzienlijk risico bij hen weggelegd wordt. Dit risico zal ook beprijsd worden. Oplossingen in de vorm van 50% 50% verdeling of periodieke markettesting en benchmarking zijn daarom reële opties. Bij de keuze wat er opgenomen wordt in de scope dient men een realistische uitgangspositie te kiezen. Naast het bovenstaande dient in de overwegingen ook meegenomen te worden hoe met de kosten en de opbrengsten voor het gebruik door derden omgegaan zal worden.
Water
Gezien de geringe omvang van dit onderdeel verdient het de voorkeur de levering van water geheel onderdeel van de scope te maken.
ICT
Infrastructuur
Om te voorkomen dat hier een erg lastige interface ontstaat, namelijk een private partij die
V-18
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope een gebouw realiseert en een school die hier kabelgoten en bekabeling in gaat aanbrengen, is het sterk aan te raden dit op te nemen in de scope. Hardware en software
Wanneer de indruk bestaat dat private partijen dit voordeliger in kunnen vullen dan de school dit zou kunnen, kan de levering van hardware onderdeel gemaakt worden van de scope. Belangrijke afweging is hierbij of dit onderdeel voor de gehele contracttijd gespecificeerd kan worden. Men kan overwegen om deze voor een kortere periode in de scope op te nemen.
Terreininrichting
Parkeren
Het ontwerp van het gebouw en de situering op het terrein worden door de private partij gemaakt. De mogelijkheden die er daardoor zijn voor de terreininrichting worden ook door de private partij bepaalt. Vanuit dat oogpunt maar ook vanuit het oogpunt van beheer, vandalisme en dergelijke verdient het de voorkeur dit in de scope onder te brengen. Alleen wanneer het bebouwingsvlak en daarmee het terrein vastliggen en er bijzondere eisen gesteld worden door medegebruikers van het terrein zou er voor gekozen kunnen worden dit onderdeel buiten de scope te laten
Fietsenstallingen
Zie parkeren.
Terreininventaris
Zie parkeren.
Calamiteiten- en
Vanuit de gedachte dat de school zich alleen richt
rampenplan
op het geven van onderwijs verdient het de voorkeur dit op te nemen in de scope.
Inrichting
Meubilair
De belangrijkste afwegingen hierbij zijn: 1. Wat is de relatie met beheer, onderhoud en vandalisme? 2. Past dit binnen de werkzaamheden van de school die zich primair wil richten op het geven van onderwijs? 3. Kan de school de gevraagde functionaliteiten in het gebouw realiseren wanneer de private partij niet de inrichting voor haar rekening
V-19
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope neemt? Met andere woorden: past het meubilair dat de school voorziet en gebudgetteerd heeft ruimtelijk in het ontwerp of is de private partij uitgegaan van een niet gebudgetteerde innovatieve inrichting. 4. Kan de school het goedkoper?
Gezien de eerste drie punten verdient het de voorkeur dat de private partijen invulling hieraan geven. Hierbij dient men zich wel te realiseren dat private partijen hier tot op dit moment weinig ervaring mee hebben, maar dat dit naar verwachting in de toekomst zal veranderen. Alleen het laatste punt zou er toe kunnen leiden dat de school zelf meubilair aanschaft al zijn er dan tussenvormen denkbaar waarbij de bieding van de private partij inclusief een apart gespecificeerde post meubilair is en die post vervolgens door de school ingekocht wordt en overgedragen wordt aan de private partij. Apparatuur
Vanuit de gedachte dat de school zich alleen richt op het geven van onderwijs verdient het de voorkeur de levering van apparatuur op te nemen in de scope.
Vaste inrichtingselementen Toegangscontrole
Zie Meubilair. Aangezien de toegangscontrole een zeer nauwe relatie heeft met het ontwerp verdient het de voorkeur dit in de scope op te nemen. Je zou eventueel aan kunnen geven dat onder bepaalde condities dit door de school ingevuld zal worden. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door aan te geven dat wanneer receptie en conciërge gecombineerd worden en vanuit de receptie de toegangscontrole plaats kan vinden voor het gehele gebouw, de toegangscontrole door de school ingevuld kan worden.
Beveiliging
Het ontwerp bepaalt in belangrijke mate welke voorzieningen getroffen dienen te worden. Het
V-20
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope verdient daarom de voorkeur dit op te nemen in de scope. Vandalisme
Hier spelen een aantal zaken namelijk: 1. Hoe motiveer je de private partij een vandalisme-ongevoelig gebouw te realiseren. 2. Hoe voorkom je hoge risicobeprijzingen door private partijen doordat zij de risico’s moeilijk kunnen kwantificeren. 3. Wat valt onder de verzekering van de gemeente.
Het is niet realistisch om het totale risico bij de private partij te leggen: het risico is moeilijk in te schatten en zal daarom hoog beprijsd worden. Dit zou kunnen leiden tot langdurige onderhandelingen met hoge transactiekosten. Belangrijk is wel dat een vandalisme-ongevoelig gebouw ontworpen wordt en dat dit in het contract wordt opgenomen. In de contractvorming kan daarom bijvoorbeeld met een cap of een floor het vandalisme risico voor de private partij beperkt worden. Een 50% verdeling is hier af te raden omdat het lastig te beoordelen is wat precies het gevolg van vandalisme is door derden en wat door de school.
Vanuit het hierboven geschetste scenario zou het de voorkeur verdienen wanneer de gemeente de verzekering niet voor het project afsluit en het budget dat daarmee vrij komt toekent aan het project. Aan de private partij zou dan vervolgens weer aangeboden kunnen worden dat ze die verzekering bij de gemeente af kunnen sluiten. Tijdelijke
Hier zijn twee verschillende scenario’s denkaar
huisvesting
namelijk: 1. Tijdelijke huisvesting is altijd nodig. 2. Tijdelijke huisvesting is alleen nodig wanneer de oplevering te laat is.
V-21
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope 1. Wanneer tijdelijke huisvesting altijd nodig is, kan het voordelig zijn om dit in de scope op te nemen. Echter, dit moet wel mogelijk zijn binnen de planning. In de praktijk is het vaak zo dat de tijdelijke huisvesting al gerealiseerd dient te worden voordat er een contract afgesloten is. Er zal in dat geval wel goed nagedacht moeten worden over een boeteclausule bij te late oplevering. 2. Wanneer tijdelijke huisvesting alleen nodig is bij te late oplevering zou dit ondergebracht kunnen worden in de scope in plaats van een andersoortige boeteclausule. Nadeel hiervan kan zijn dat de private partij een deel van de kosten als risico calculeert en opneemt in de bieding terwijl de gemeente het budget voor tijdelijke huisvesting veelal niet vooraf aan het project toe wil kennen. Bij de keuze om dit op te nemen in de scope dient dit, mede in samenhang met de ruimte die er is voor private partijen in de planning, beoordeeld te worden. Sloop
Om tegenvallers te voorkomen, dient dit altijd in de scope opgenomen te worden. Bedenk echter wel dat het voor de private partij moeilijk is om vooraf de huidige gesteldheid van het gebouw en de grond te bepalen. Deze informatie zal zo compleet mogelijk door de opdrachtgever aangeleverd moeten worden.
Technische
Intercom, lestijdenregistratie
Deze installaties hebben een directe relatie met
installaties
etc.
het ontwerp van het gebouw en dienen bij voorkeur onderdeel uit te maken van de scope.
C. Facilitaire diensten Verhuizing
Naar nieuwbouw
In verband met ingebruikname datum en beschadigingen verdient het de voorkeur dit op te nemen in de scope.
Binnen de nieuwbouw
Dit kan ondergebracht worden in de scope. Het is dan wel belangrijk dat ook gespecificeerd kan worden welke omvang dit op jaarbasis zal
V-22
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope hebben. Wanneer dat niet mogelijk is, verdient het de voorkeur het buiten de scope te houden en het te zijner tijd zelf te doen of als wijzigingsprocedure te behandelen. Beveiliging
Vanuit de gedachte de beheertaken bij de private partijen weg te leggen, ligt het voor de hand dit op te nemen in de scope.
Schoonmaak
Hier ligt een belangrijke interface met het ontwerp en met het onderhoud. Schoonmaak dient daarom onderdeel uit te maken van de scope.
Catering
Aangezien catering veelal niet kostendekkend is, is het onverstandig dit op te nemen als harde eis. Vanuit het oogpunt dat de school zich alleen nog wil richten op haar onderwijstaken is het het meest voor de hand liggend hiervan een zachte eis of een wens/optie van te maken.
Conciërge
Taken die betrekking hebben op beheer en onderhoud dienen zo mogelijk onderdeel uit te maken van de scope. Wanneer de school hiertoe mogelijkheden ziet, kunnen pedagogische taken beperkt ook bij de private partij gelegd worden. Hierover dienen dan wel heldere afspraken gemaakt te worden en de school dient dan ook een stem te krijgen in het aannamebeleid van personeel.
Repro
Aangezien repro veelal niet kostendekkend is, is het onverstandig dit op te nemen als harde eis. Vanuit het oogpunt dat de school zich alleen nog wil richten op haar onderwijstaken is het het meest voor de hand liggend hiervan een zachte eis of een wens/optie van te maken.
Technische
Afhankelijk van de invulling van de
ondersteuning
conciërgefunctie kan er voor gekozen worden technische ondersteuning wel of geen onderdeel van de scope uit te laten maken.
Receptie en
Veelal zal de invulling hiervan, met name van de
administratie
administratie bij de school blijven. Uitzondering hierop is de administratie die betrekking heeft op
V-23
Onderdeel
Mogelijke onderdelen van de
Overwegingen
scope het project. Dit bestaat onder andere uit de registratie van gebreken, de berekening van kortingen en dergelijke. Dit dient wel onderdeel van de scope uit te maken, zodat er bij de school alleen een controletaak ligt. Medegebruik
Hier dient met name aangegeven te worden of, en zo ja onder welke voorwaarden medegebruik van het gebouw toegestaan is. Hierbij dient een onderscheid gemaakt te worden tussen medegebruik tijdens schooltijden en na schooltijden.
Onderhoud
Dit dient onderdeel uit te maken van de scope.
D. Wensen en opties Het verdient de voorkeur alle wensen van de school al zo vroeg mogelijk kenbaar te maken, zodat private partijen er rekening mee kunnen houden. De kans is dan het grootst dat er invulling aan gegeven wordt. In de uiteindelijke biedingen zullen de private partijen de wensen en opties uiteindelijk alleen vorm geven wanneer zij dit zonder meerkosten kunnen realiseren of wanneer deze extra kwaliteiten binnen het budget gerealiseerd kunnen worden. Hier ligt derhalve een sterke relatie met de beoordelingssystematiek (zie deelproduct biedingsleidraad en leidraad eindbod). Commerciële
Omdat dit onderdeel invloed heeft op de financiële
functies
potentie van een project is het aan te bevelen hier kenbaar te maken welke mogelijkheden / onmogelijkheden er zijn. Wanneer de private partij hier veel ruimte in krijgt, kunnen opbrengsten uit de ontwikkeling van commerciële activiteiten deels gebruikt worden om de bieding te verlagen en zo het werk in opdracht te krijgen.
V-24
Bijlage: Model scope
V-25
Element
Motivatie
Harde of
Eventueel
zachte eis
i.s.m. leerlingen
a) Basisscope De basisscope is het hart van PPS en daarmee van het contract. b) Aanvullende onderdelen gebouw Technische installaties en onderhoud Gas/water/elektra ICT-infrastructuur Aanleg en onderhoud buitenterrein inclusief parkeerplaatsen (alleen voor school niet voor gezondheidscentrum e.d.). Calamiteiten –en rampenplan incl. aspecten als (brand)veiligheid Inrichting van de leeromgeving (Behalve veranderingsgevoelige elementen als ICT en kopieermachines) Voorzien in toegang tot accommodatie Beveiliging fysiek Vandalisme … …
V-26
hard
Nog openstaande vragen
Element
Motivatie
Harde of
Eventueel
zachte eis
i.s.m. leerlingen
c) Facilitaire diensten Verhuizing Beveiliging Schoonmaak en afval Catering Medegebruik … … … … d) Extra publieke en commerciële functies Ruimte laten aan private partij met eigen initiatief te komen wat betreft toevoeging publieke functies. Commerciële functies Mogelijke functies zijn: •
…
•
…
… … … …
V-27
Nog openstaande vragen
Elementen die niet in de scope opgenomen worden: Element
Motivatie
b) Aanvullende onderdelen gebouw Hardware Software Schoolwoningen Voorziening in tijdelijke huisvesting … … … c) Facilitaire diensten Conciërge werkzaamheden Repro Technische ondersteuning onderwijs en toezicht bij tentamens Receptie en administratie … … … d) Extra publieke en commerciële functies … … … …
V-28
Acties
