A LEE2 rendszer Jelenléti és számlázás modulja
Felhasználói leírás
2008 Budapest
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék................................................................................................... 2 Áttekintés ............................................................................................................ 3 Tanfolyami alkalmak felvitele ................................................................................ 5 Jelenléti ív kezelése (elektronikus)......................................................................... 8 Jelenléti ív kezelése (papír alapú) ........................................................................ 11 Számlázás/Elszámolás kezelése ........................................................................... 12
2
Áttekintés A számlázásnál a következő főbb fogalmak merülnek fel: • tanfolyami alkalmak felvitele • jelenléti ív kitöltése elektronikusan és papíron • képzői számlák kiállítása Ezek a főbb fejezetek külön, részletesen is be lesznek mutatva! Ebben a fejezetben csupán összefoglalva bemutatom a teljes folyamatot segítve ezzel az áttekinthetőségét.
A LEE2 program alapelve, hogy a fókuszban a hallgató áll, így a tanfolyam csak a hallgatók összefogására szolgál. A számlákat tehát (a képzői számlákat és a hallgatói támogatásokat is) minden esetben a hallgató nevére kell kiállítani. A számlák gyorsabb kezelése érdekében azonban ezeket a hallgatói adatokat (jelenlét és számlák) a tanfolyam felől lehet elérni. Kiindulópont egy jóváhagyott tanfolyam. Első lépés (az elszámolási folyamat tekintetében) a tanfolyam indítási adatainak megadása: • a pontos kezdete és vége, valamint a vizsga dátuma. • a tanfolyami alkalmak tételes felsorolása (ezek pontos megadása kiemelt jelentőségű, mivel a jelenléteket ez alapján lehet rögzíteni) Majd az összes alkalom megadása után a „Mentés” gombra kattintva kezdődik el a tanfolyam („Megkezdve” állapotba kerül a tanfolyam). Elmenteni csak akkor lehet, ha legalább annyi tanfolyami óra megadásra került, amennyi óraszám a képzésben meg van határozva. Egy tanfolyami alkalom több órából is állhat. Második lépés a jelenléti ív kinyomtatása a „Jelenléti ívek nyomtatása” gomb segítségével. A jelenléti ívek hallgatónként lesznek kiállítva. A jelenléti ívek kinyomtathatók PDF formátumban is. Ehhez Adobe Reader ingyenesen letölthető programra van szükség. Van lehetőség 1 és 2 oldalas formátum nyomtatására is. Harmadik lépés a jelenléti ív elektronikus valamint papír alapú rögzítése. Ez is a tanfolyam felől érhető el. Elektronikusan 4 állapota van egy hallgatónak egy tanfolyami alkalom rögzítésére: • N/A (üres négyzet) – nincs meghatározva (ez az alapérték) •
– jelen
•
– igazoltan távol
•
– igazolatlanul távol
3
Van lehetőség egy tanfolyami alkalomnál megadni, az összes hallgatóra, hogy jelen volt. Erre a jelenléti táblázat az utolsó sora szolgál. Csak olyan tanfolyamalkalom jelenléte adható meg, melynek dátuma nem nagyobb mint a kitöltéskor aktuális dátum (előre nem tölthető ki). A papír alapú jelenléti ívet a hallgatóval valamint a tanárra alá kell íratni, és minden alkalomnál meg kell adni, hogy hány órát volt jelen, illetve távol a hallgató egy-egy alkalomtól. Negyedik lépés a képzői számla kiállítása, pontosabban az elszámolás (mivel a tényleges számlát minden képző a saját számázó programjával, vagy saját számlatömbjéből állítja ki). Ez a funkció szintén a tanfolyam felől érhető el, a jelenléti ívek kezeléséről át kell kapcsolni a számlázásra. A rendszer minden esetben felkínálja azokat a számlákat, amelyekre a képző jogosult, ezek elfogadása egyetlen gombnyomás. Számlák kiállítására minden képzőnek 2 havonta van lehetősége. 4 féle képzői számla van: • 150 órás számlák (számuk a tanfolyam óraszámától függ) • Végszámla • Tankönyvszámla • Vizsgadíj számla Azok a tanfolyam alkalmak, melyekre már számla lett kiállítva, nem módosíthatóak. A számla kiállítása után van egy közbülső lépés, amikor a számlák „Kiállítva” státuszba kerülnek. Ekkor a „Számlázás” keretből átkerülnek a fölötte lévő „Kiállított számlák” keretbe, ahol még van lehetőség a számla sorszámát javítani, vagy egy-egy sort teljesen visszaküldeni a kiállítás lépésbe. FIGYELEM! A számlák ezzel még nem kerülnek beküldésre! Ez a lépés arra szolgál, hogy beküldés előtt a Képzőknek legyen lehetősége még egyszer ellenőrizni a kiállított számlák darabszámát, az egyes számlák típusát, összegét, számlaszámát, stb. Ezeket a számlákat a „Számlák beküldése” gombbal lehet ténylegesen beküldeni az FSZH-ba. A státuszuk ezután változik „Beküldött” státuszúra. A kiállított számlák az összesítővel és a jelenléti ívekkel együtt a Foglalkoztatási és Szociális Hivatalba küldendőek. A jelenléti ív papír alapú kezelése a következőképpen történjen: A számlázás napján a jelenléti ívek alján meg kell adni az időszakot, azaz az első és az utolsó alkalom dátumát. Ezután fénymásolatot kell készíteni valamennyi jelenléti ívről, és az EREDETIT kell postázni, míg a fénymásolt lapon folytatni kell a jelenlétek nyilvántartását. A következő számlázás alkalmával ugyanígy meg kell adni az oldal alján az aktuális időszakot (a tintával aláírt alkalmak időszakát), majd készíteni egy fénymásolatot róla, és az eredetit beküldeni.
A hallgatói támogatások kifizetése az FSZH feladata, így azzal a képzőknek nincs külön tennivalójuk, csak annyi, hogy a jelenléti íveket (amiket egyébként is beküldenek a számla mellékleteként) beküldjék a Hivatalba.
4
Tanfolyami alkalmak felvitele A tanfolyamok kilistázásához válasszuk ki az új kliens felület „Tanfolyam” üzemmódját. A saját feladatok között „Támogatott” állapotú tanfolyamok azok ahol a tanfolyami alkalmak megadhatók.
Az „Indítási adatok megadása” lépésben meg kell adnunk a tanfolyam • tényleges kezdő dátumát • tényleges végdátumát • tényleges vizsga dátumát korábban ugyanis csak a tervezetett adtuk meg. Ezek után az „Új alkalom megadása” linkkel tudjuk hozzáadni az egyes alkalmakat egyenként. Mivel a tanfolyami alkalmak nagyon különfélék lehetnek, mindegyik alkalmat külön kell megadni. Egy tanfolyami alkalom adatai: • Dátum: Az alkalom dátuma • Helyszín: A helyszín rövid elnevezése, mely segítségével az egyértelműen beazonosítható. A pontos helyszíneket a képzésnél kellett megadni. • Típus: Elméleti vagy Gyakorlati alkalomról van-e szó. Ha egy nap van mind a kétféle típusú óra, azokat külön tanfolyami alkalomként kell felvinni. • Óraszám: Egy egész szám, mely a tanórák számát adja meg. • Kezdete: Az első tanóra kezdete (óra:perc) • Vége: Az utolsó tanóra vége (óra:perc) A már felvitt alkalmak módosíthatók, törölhetők.
5
A felvitelt addig kell végezni, amíg a lekötetlen óraszám el nem éri a nullát. Azaz LEGALÁBB annyi tanfolyami alkalmat fel kell vinni, hogy azok összóraszáma elérje vagy meghaladja a képzésnél megadott óraszámot külön az elméleti és gyakorlati órák esetében.
A Mentés gomb csak ezután válik aktívvá.
6
Az egyes alkalmak rögzítésekor azok rögtön adatbázisba mentődnek, így egy esetleges áramszünet, vagy Internetes kapcsolat megszakadása esetén sem vesznek el a már felvitt alkalmak.
Mentés után a tanfolyam „Megkezdve” állapotba kerül, ezután lehet a jelenléti íveket tölteni és a számlákat kiállítani.
7
Jelenléti ív kezelése (elektronikus) Keressünk ki egy „Megkezdve” állapotú tanfolyamot, majd válasszuk ki (kétszer kattintsunk az adott sorra).
A „Jelenléti ív” keretben találjuk az elektronikus jelenléti íveket, a papír alapú ívek nyomtatási lehetőségét, valamint a tanfolyami alkalmak módosítása gombot.
Jelenléti ívet heti bontásban találjuk, mely arra is utal, hogy hetente egyszer érdemes időt szánni a papír alapú ívek rögzítésére. Jelenléti ívet csak a mai napnál nem későbbi tanfolyami alkalmakra tudunk rögzíteni. A későbbi napok szürkék. Ugyanígy azok a jelenléti bejegyzések sem módosíthatók már, melyre történt már számlázás.
8
•
N/A (üres négyzet) – nincs meghatározva (ez az alapérték)
•
– jelen
•
– igazoltan távol
•
– igazolatlanul távol
9
Minden hallgatóra megadható egyenként is, hogy mely alkalmakon volt jelent, de van lehetőség az összes hallgató beállítására is (csak a jelen és az N/A státuszok között). Ez esetben a program rákérdez, hogy ne rontsuk el a már beállított hiányzások állapotát.
A „Váltás számlázás módra” gombbal tudunk a számlázás modulba átlépni. Ld. későbbi fejezet.
A „Tanfolyam alkalmak módosítása” gombbal a tanfolyam visszaküldhető előző állapotba, melynek köszönhetően az alkalmak módosíthatók, de természetesen CSAK azok, melyekre nem történt még rögzítés.
10
Jelenléti ív kezelése (papír alapú) A „Jelenléti ívek nyomtatása” gombbal tudjuk kinyomtatni a felvitt tanfolyami alkalmak alapján hallgatónként a jelenléti íveket, ahol is a papír alapú (hivatalos) nyilvántartást vezethetjük. A jelenléti ívek kinyomtathatók PDF formátumban is. Ehhez Adobe Reader ingyenesen letölthető programra van szükség. Van lehetőség 1 és 2 oldalas formátum nyomtatására is. A papír alapú nyilvántartás elengedhetetlen, ugyanis ez az alapja a számláknak. Szintén fontos, hogy a papíron lévő adatokat pontosan rögzítsük be a rendszerbe, mivel az FSZH munkatársai ezt fogják ellenőrizni, és hiba esetén azt javításra visszaküldik, ami a kifizetést lassítani fogja.
A papír alapú nyilvántartás a következő metodika szerint történjen: 1. Jelenléti ív nyomtatása 2. Az ívek pontos vezetése, aláírás a hallgató és a tanár által 3. Amikor számlázásra kerül a sor, a jelenléti ív alsó kis táblázatának kitöltése, hogy az adott számlázási időszak mettől meddig tartott. 4. A jelenléti ívek lefénymásolása 5. Az eredeti ívek beküldése a számlákkal együtt a FSZH-ba 6. A fénymásolt ívek további kitöltése. 7. Ha a következő számlázási időszak végéhez értünk, visszatérés a 3. pontba, és folytatni mindezt a tanfolyam kifutásáig.
A jelenléti íven az aláírásokon kívül fel kell tüntetni minden egyes alkalom esetén, hogy a hallgató hány órán vett részt, és hányon hiányzott. Ezek összege meg kell egyezzen az „Ó” mint óraszám oszlopban lévő számmal.
11
Számlázás/Elszámolás kezelése A „Váltás számlázás módba” gombbal lehet a jelenléti nyilvántartásból átlépni a számlázás módba, míg vissza a „Váltás jelenléti módba” gombbal lehet lépni.
A számlázást, más néven elszámolást a program végzi, a kitöltött jelenléti ívek alapján. Azaz, ha a jelenléti ívek kitöltése naprakész és pontos, a számlázás gyakorlatilag egy gombnyomás. A számlázás módban két keretet láthatunk: Kiállított számlák, melyek a már kiállított számlák listáját tartalmazza a kiállítás időpontja szerint csoportosítva, valamint Számlázás, ahol a kiállítható számlákat tekinthetjük meg, és készíthetjük el az ehhez tartozó elszámolást, amihez aztán a konkrét számlát ki tudjuk állítani. Az előbbi keret csak információt szolgáltat, az utóbbi az, ahol tényleges tennivalónk van. A Kiállítandó? oszlopban láthatjuk a kiállítható számlákat, vagy ha nem lehet számlázni, akkor szürkével az okát, hogy miért nem (pl. 10%-nál több hiányzás).
12
Számlázáskor meg kell adnunk a számla sorszámát, mely az azonosítást miatt fontos. A számlák, mint láthatjuk, hallgatónként kerülnek kiállításra. Van lehetőség arra is, hogy a számlák közül kivegyük a pipát egy-egy sorból. Ilyen esetben ez a számla a következő számlázáskor újra belekerül ebbe a listába, azaz nem tudunk elfelejtkezni egyetlen hallgató egyetlen órájáról sem. A számlákat a „Számlák kiállítása” gombbal tudjuk kiállítani. Megkötés a számlák kiállításával kapcsolatban, hogy azt a képzők csak kéthavonta tehetik meg. A számla kiállítása után van egy közbülső lépés, amikor a számlák „Kiállítva” státuszba kerülnek. Ekkor a „Számlázás” keretből átkerülnek a fölötte lévő „Kiállított számlák” keretbe, ahol még van lehetőség a számla sorszámát javítani, vagy egy-egy sort teljesen visszaküldeni a kiállítás lépésbe. FIGYELEM! A számlák ezzel még nem kerülnek beküldésre! Ez a lépés arra szolgál, hogy beküldés előtt a Képzőknek legyen lehetősége még egyszer ellenőrizni a kiállított számlák darabszámát, az egyes számlák típusát, összegét, számlaszámát, stb. Ezeket a számlákat a „Számlák beküldése” gombbal lehet ténylegesen beküldeni az FSZH-ba. A státuszuk ezután változik „Beküldött” státuszúra. Ha egy számla és/vagy az ahhoz tartozó jelenléti ív valamilyen oknál fogva hibásan lett beküldve, azt már csak az FSZH munkatársai tudják visszaküldik a képzőnek; a Bírálat oszlopban megjelenik a visszaküldés oka. Ennek javítására a következő számlázási időszakban van lehetőség, viszont a hibátlan számlák kifizetését ez nem akadályozza, azaz – szemben a lee1 programmal – hiba esetén nem áll az egész tanfolyam kifizetése a javításig/pótlásig, csak annak az 1-2 hibás hallgatói számla kerül később, a javítás után kifizetésre.
A számláknak 4 fő típusa van: • 150 órás számlák • Végszámla • Tankönyv számla • Vizsga számla A 150 órás számlák értelemszerűen 150 óránként kerülnek kiszámlázásra, a Végszámla az utolsó számlát jelenti, melynek feltétele, hogy a hallgató valamennyi hozzá tartozó tanfolyami alkalma meg legyen adva (Jelen volt, vagy hiányzott igazoltan vagy igazolatlanul). Igazolatlan hiányzás esetén a program megerősítést kér, mivel Végszámla kiállítása után már nem lesz lehetőség az igazolatlan hiányzás igazoltra állítására. A Tankönyvszámlák és a Vizsgaszámlák többször is kiállíthatóak (az összegét kell kisebbre átírni, ahol a rendszer alapból a teljes díjat ajánlja fel).
13
