BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR Gazdaságdiplomácia és Nemzetközi Menedzsment Szak Nemzetközi Menedzsment Szakirány
A KÖZBESZERZÉSEKEN VALÓ RÉSZVÉTEL FOLYAMATÁNAK NEHÉZSÉGEI AZ APRI KFT-NÉL
Készítette: Flórián Florin Budapest, 2006
2
Tartalomjegyzék: Előszó......................................................................................................................................... 5 1. Közbeszerzések ..................................................................................................................... 6 1.1 A közbeszerzés célja, alapvető tudnivalók a közbeszerzési törvényről ............................... 6 1.1.1 A törvényi szabályozás jellege................................................................................. 6 1.1.2 A törvény alapelvei és ezek érvényesülése az eljárásban ........................................ 7 1.2 A Kbt. alanyi hatálya, a közbeszerzés tárgyai...................................................................... 8 1.2.1 A közbeszerzésre köteles szervezetek köre.............................................................. 8 1.2.2 A közbeszerzés tárgyai............................................................................................. 8 1.3 A beszerzés értékének meghatározása ................................................................................. 9 1.4 A közbeszerzési értékhatárok, a szabályozási szintek ......................................................... 9 1.5 Az egybeszámítási kötelezettség........................................................................................ 11 1.6 Az eljárás előkészítésével kapcsolatos főbb rendelkezések ............................................... 12 1.6.1 Eljárás típusok ........................................................................................................ 12 1.6.1.1 Egy szakaszból álló eljárások.............................................................................. 13 1.6.1.2 Két szakaszból álló eljárások .............................................................................. 14 1.7 Az ajánlatkérő nevében eljáró személyekkel kapcsolatos szabályok................................. 15 1.8 Közbeszerzések az Európai Unióban: ................................................................................ 16 1.9 Közbeszerzések Magyarországon ...................................................................................... 17 2. A közbeszerzési eljárás folyamata .................................................................................... 19 2.1 A közbeszerzési eljárás folyamata az ajánlatkérő szemszögéből....................................... 19 2.2 A közbeszerzési eljárás folyamata a pályázó szemszögéből.............................................. 20 3. Az ajánlati felhívás ............................................................................................................. 23 3.1 Az ajánlati felhívások közzététele...................................................................................... 23 3.1.1 A Közbeszerzési Értesítő ....................................................................................... 24 3.2 Az ajánlati felhívás kiírója – az ajánlatkérő ....................................................................... 26 3.3 Az ajánlati felhívás tárgya.................................................................................................. 26 3.3.1 A kivitelezés finanszírozása ................................................................................... 27 3.3.2 Az utófinanszírozás terhei a kivitelezőre ............................................................... 27 3.4 Az eljárás............................................................................................................................ 28 3.4.1 A pályázatok elbírálása .......................................................................................... 28 3.4.1.1 Az ár, mint döntő kritérium................................................................................. 28
3
3.4.1.2 Műszaki, szakmai kritériumok ............................................................................ 29 3.5 Kiegészítő információk az ajánlati felhíváshoz ................................................................. 30 3.5.1 Projekt finanszírozása ............................................................................................ 30 3.5.2 Hiánypótlás............................................................................................................. 30 4. A pályázatokon való részvétel feltételei............................................................................ 32 4.1 A részvétel jogi feltételei.................................................................................................... 32 4.2 Gazdasági és pénzügyi alkalmasság................................................................................... 32 4.3 Műszaki és szakmai alkalmasság ....................................................................................... 33 4.3.1 A szakemberek felkutatásának nehézségei ............................................................ 33 4.3.2 Szakemberek felkutatása az Apri Kft-nél............................................................... 34 4.3.3 Szakemberek felkutatása nemzetközi projektekhez............................................... 34 4.4 A referenciák jelentősége ................................................................................................... 35 4.5 Konzorciumi megállapodások ........................................................................................... 36 5. Az ajánlati dokumentáció.................................................................................................. 39 5.1 Az ajánlati dokumentáció tartalma..................................................................................... 40 5.2 Begyűjtendő igazolások, nyilatkozatok.............................................................................. 40 5.3 Szakmai tervek ................................................................................................................... 41 5.4 Szakmai önéletrajzok, szakértői referenciák ...................................................................... 42 5.5 Projekt költségvetése.......................................................................................................... 42 5.6 Egyéb dokumentumok........................................................................................................ 43 5.7 Az ajánlati dokumentáció részei ........................................................................................ 43 6. A közbeszerzési eljárás nehézségei ................................................................................... 45 Következtetés .......................................................................................................................... 48 Bibliográfia ............................................................................................................................. 49
4
Előszó A szakmai gyakorlatomat egy olaszországi székhelyű vállalat (az Apri Kft.) budapesti központjában végeztem. Ez a vállalat már több mint tíz éve vesz részt közbeszerzéseken a világ számos országában. A munkámat irányító szakemberek pedig szintén több éves tapasztalatot szereztek a közbeszerzésekről, így a szakmai gyakorlatom alatt lehetőségem volt megismerni a közbeszerzési folyamatot. A szakdolgozatom megírásához leginkább azokat a tapasztalatokat használom fel, amelyeket az Apri Kft-nél végzett munkám során szereztem. Ahhoz, hogy teljesebb képet szerezzek a magyar közbeszerzések piacáról más vállalatoknál dolgozó szakemberekkel is készítettem interjúkat. Az így összegyűjtött adatokból és tapasztalatokból bemutatom a közbeszerzéseken való részvétel folyamatát a pályázók szemszögéből, és megvizsgálom azokat a nehézségeket, amelyeket a folyamat során tapasztaltam. A szakdolgozatom leginkább azok számára lehet hasznos, akik kevésbé jártasok a közbeszerzéseket illetően, ugyanis az elméleti rész tartalmazza mik a közbeszerzések, milyen célból írják ki azokat, milyen eljárás típusok vannak stb.., a gyakorlati részben pedig konkrét példákon keresztül mutatom be a közbeszerzési folyamatot. Szintén hasznos lehet a szakdolgozatom olyan közbeszerzési szakemberek részére, akik a miénkhez hasonló kisebb cégeknél dolgoznak, és hasonló problémákkal találják magukat szembe, mivel a gyakorlati részben elemzem a tapasztalt nehézségeket, és felvázolok olyan a megoldási javaslatokat, amelyeket a cégünknél alkalmaztunk. A szakdolgozatomban továbbá megvizsgálom azt is, hogyan alakult a magyarországi közbeszerzések piaca.
5
1. Közbeszerzések 1.1 A közbeszerzés célja, alapvető tudnivalók a közbeszerzési törvényről1 A közbeszerzések szabályozására 2004. január 1-től, illetve 2004. május 1-től új törvény vonatkozik, az 1995. évi XL. törvényt felváltotta a 2003. évi CXXIX. törvény. Az új törvény megalkotásának oka az, hogy ezzel teljes mértékben megvalósul az uniós joggal való összhang, másrészt a törvénybe bekerülhettek a közbeszerzéseket érintő eddigi gyakorlati tapasztalatok. Bár a fentiek szükségessé tették, hogy módosítás helyett új törvény szülessen, a közbeszerzések szabályozásának célja és a mögötte rejlő filozófia továbbra sem változott. A közpénz és egyáltalán a köztulajdon jogszerű és célszerű felhasználását széleskörű garanciák biztosítják, melyek között kiemelt szerepet kap a közbeszerzési szabályozás. A Kbt. célja ezáltal kettős, egyrészt a korrupciós kockázatok csökkentése érdekében biztosítani hivatott ezen óriási nagyságú közpénz elköltésének nyilvánosságát, átláthatóságát és ellenőrizhetőségét, másrészt keretet kíván biztosítani arra, hogy a megvalósított beszerzések minél hatékonyabbak legyenek, azaz a közpénz felhasználói pénzükért – valamennyiünk pénzéért – valós, és a lehető legjobb értéket kapják. Nagyon fontos, hogy a közbeszerzések során a fent említett célok mindegyike érvényesüljön, azaz egyiket sem szabad oly mértékben túlhangsúlyozni, hogy az a másik rovására menjen. A fenti elvek együttes és helyes alkalmazása járulhat hozzá az államháztartási kiadások ésszerű felhasználásához, minél több fejlesztés megvalósításához, valamint a jogbiztonság és a közbeszerzésekbe vetett hit növeléséhez. 1.1.1 A törvényi szabályozás jellege A korábbi hagyományokat követve a Kbt. szabályozása szigorúbb megoldást követ, ami leegyszerűsítve annyiban foglalható össze, hogy a Kbt. az eltérést nem engedő törvények közé tartozik (például ilyenek az adótörvények is). Ez annyit jelent, hogy a Kbt. szabályaitól csak ott és annyiban lehet eltérni, ahol ezt maga a törvény kifejezetten megengedi. Tehát adott esetben az eljárás lefolytatása során nem alkalmazhat az ajánlatkérő kedvezményezett a törvénytől eltérő megoldásokat, arra való hivatkozással, hogy azt a Kbt. nem tiltja. Ez a gyakorlatban például azt jelenti, hogy az ajánlatkérő nem írhat elő olyan speciális 1
http://www.hidasi.hu/menu_45.htm; http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=109
6
szabályokat, melyek ellentétesek a Kbt.-vel, nem támaszthat az ajánlattevőkkel szemben olyan követelményeket, melyek a közbeszerzés céljához esetlegesen nem szükségesek és ezért a törvényben sem szerepelnek. A szabályozás jellegével kapcsolatban azt is meg kell említeni, hogy az eltérés akkor sem megengedett, ha abba az ajánlattevők is beleegyeznek. Konkrét példaként említhető, hogy bizonyos törvényben előírt időpontokat (ajánlatok felbontásának, az eredményhirdetésnek, szerződéskötésnek stb. az időpontja) akkor sem lehet figyelmen kívül hagyni, ha ahhoz esetleg valamennyi érintett hozzájárult. A törvény ugyanakkor nem terjedhet ki minden apró részletre, így az eljárással kapcsolatos technikai részletek szabadon kialakíthatóak (ajánlatok példányszáma, csomagoláson feltüntetett adatok stb.), de ennek során ügyelni kell arra, hogy ezek ne legyenek ellentétben a törvény alapelveivel és konkrét rendelkezéseivel sem. 1.1.2 A törvény alapelvei és ezek érvényesülése az eljárásban Természetesen a jogszabályok nem rendezhetnek minden élethelyzetet, ezért van nagy jelentőségük – különösen a szigorú, eltérést nem megengedő jogszabályok esetén – az alapelveknek. Az eljárás résztvevőinek, de leginkább az ajánlatkérőknek általános kötelezettsége, hogy a törvény alapelveit betartsák, és ennek szellemében járjanak el. Emellett azonban az alapelveknek hézagkitöltő szerepe is van, azaz amennyiben valamely esetre nincs konkrét jogszabályi rendelkezés, úgy az alapelvek szem előtt tartásával kell döntést hozni. Az alapelvek tiszteletben tartása azért is fontos, mert egy jogorvoslati vitában megsértésük önmagában elmarasztalás alapját képezheti. A Kbt. Alapelvei lényegében nem változtak, ezek az alábbiak: a.
A verseny tisztasága: ezen alapelv főleg az ajánlatkérőre ró kötelezettséget, de az
ajánlattevőknek is tiszteletben kell tartaniuk, lényege, hogy a versenyben csak tiszta eszközök alkalmazhatóak; b.
A nyilvánosság: a közpénz-felhasználás ellenőrizhetőségét szolgáló alapelv, mely azt
is biztosítja, hogy az érintettek tájékoztatást kapjanak az eljárás adatairól; c.
Esélyegyenlőség és egyenlő bánásmód: az ajánlatkérő azon kötelezettsége, hogy egyik
ajánlattevőnek se kedvezzen vagy nyújtson megengedhetetlen előnyöket; d.
Nemzeti elbánás: a közösségi jogból is fakadó, az uniós tagállamok ajánlattevői és árui
számára egyenlő elbánást biztosító ajánlatkérői kötelezettség.
7
1.2 A Kbt. alanyi hatálya, a közbeszerzés tárgyai2 1.2.1 A közbeszerzésre köteles szervezetek köre A közbeszerzési törvény a közbeszerzési eljárás lefolytatására köteles szervezeteket, azaz az ajánlatkérőket alapvetően két nagy csoportra osztja: az ún. kormányzati és a közüzemi beszerzők körére. a.
Kormányzati beszerzők alatt azonban a törvény nemcsak az állami, önkormányzati
szervezeteket, hanem azokat a gazdálkodó szervezeteket is érti, amelyek meghatározott közérdekű feladatot látnak el, illetve az Országgyűlés vagy a Kormány az adott gazdálkodó szervezet felett meghatározó befolyással bír. Fontos kiemelni, hogy a kormányzati beszerzők körébe tartoznak még – az egyéni vállalkozó és az egyéni cég kivételével – azok a szervezetek is, amelyek beszerzése az Európai Unióból származó támogatásból valósul meg, sőt bizonyos esetekben azon szervezetek is, amelyek beszerzéseit hazai költségvetési forrásból támogatják. Emellett – kizárólag a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések tekintetében – ajánlatkérő lehet az is, akinek a kötelezettségéért a Kormány készfizető kezességet vállalt, bár utóbbi eset a gyakorlatban ritkán fordul elő. b.
A közüzemi beszerzők tekintetében a közbeszerzési törvény azon közérdekű feladatot
ellátó szervezetekre fogalmaz meg speciális rendelkezéseket, amelyek meghatározott területen – a vízügy, az energia, a közlekedési és az elektronikus hírközlési ágazatokban – működnek. E körben szükséges hangsúlyozni, hogy e fenti szervezeteknek nem valamennyi, hanem csupán a törvényben pontosan felsorolt beszerzéseire alkalmazhatók e speciális (a Kbt. szóhasználata szerint: különös) közbeszerzési szabályok. 1.2.2 A közbeszerzés tárgyai Közbeszerzési eljárás lefolytatása csak akkor kötelező, ha a beszerezni kívánt áruért, szolgáltatásért vagy építési munkáért az ajánlatkérő valamilyen ellenszolgáltatást teljesít, azaz ha a beszerzést követően az ajánlatkérő és a nyertes ajánlattevő ún. visszterhes szerződést kötnek. Három beszerzési fajtáról beszélhetünk: árubeszerzésről, építési beruházásról, vagy szolgáltatás megrendeléséről. 2
http://www.euvonal.hu/index.php?op=mindennapok_vallalkozas&id=38; http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=109
8
a.
Árubeszerzés valamilyen dolog (ingó vagy ingatlan) tulajdonjogának, illetőleg
használati, hasznosítási jogának a megszerzése, az esetleges beállítással és üzembe helyezéssel együtt. b.
Az építési beruházás értelemszerűen valamilyen építmény kivitelezésére és átvételére
irányul, amely munka lehet fővállalkozás (teljes körű, „kulcsrakész” kivitelezés) és a törvényben pontosan meghatározott egyedi építési tevékenység is. Az építési beruházás általában magában foglalja a tervezési tevékenységet is (bár a tervezési tevékenység önállóan, egy speciális, ún. tervpályázati eljárás keretében is megrendelhető). c.
Szolgáltatás pedig minden olyan tevékenység, amely a fentiek szerint nem minősül
árubeszerzésnek, vagy építési beruházásnak. 1.3 A beszerzés értékének meghatározása A közbeszerzési szabályok kötelező alkalmazásának a fentieken túl az egyik elsődleges fontosságú kérdése, hogy mekkora a beszerzés értéke. A beszerzés értéke és – a később ismertetésre kerülő – egybeszámítási szabályok alapján dönthető el ugyanis, hogy a szerződéskötés előtt kell-e közbeszerzési eljárást lefolytatni, és ha igen, a közösségi, vagy a nemzeti értékhatárok szerint irányadó szabályokat kell-e alkalmazni. A Kbt. ugyanis külön szabályozza azokat a beszerzéseket, amelyek értéke a közösségi értékhatárokat eléri vagy meghaladja, külön azokat, melyek értéke a nemzeti értékhatárokat eléri vagy meghaladja, és külön azokat, melyek értéke a nemzeti értékhatárokat nem éri el. A beszerzés értékét a közbeszerzési eljárás megindításakor becsléssel kell meghatározni, a becsült érték a beszerzés tárgyáért a piacon általában kért vagy kínált legmagasabb nettó, azaz általános forgalmi adó nélkül számított érték. A becsült érték meghatározása általában csak akkor okozhat a gyakorlatban problémát, ha a szerződést az ajánlatkérő hosszabb időre, azaz több évre vagy határozatlan időre kívánja megkötni. 1.4 A közbeszerzési értékhatárok, a szabályozási szintek3 A közbeszerzési értékhatárokat a Kbt. három szempont szerint különbözteti meg. Eltérő értékhatárok vonatkoznak az egyes szabályozási szintekre, ennek alapján különböztetjük meg a korábban említett három szabályozási szintet, a közösségi értékhatárokat elérő vagy 3
http://www.e-kozbeszerzes.hu/index.php?lap=doc/doc&dok_id=82 http://ted.europa.eu/GetRecords?Template=TED/static/help/hu/ch02.htm
9
meghaladó értékű, a nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű, és a nemzeti értékhatárokat el nem érő beszerzéseket. Az ún. közüzemekre az első két szabályozási szint vonatkozik, a harmadik csakis és kizárólag az ún. „klasszikus” ajánlatkérői kört vagy más néven a kormányzati beszerzőket érinti. Másik elkülönítési szempont a fenti csoportokon belül az érintett ajánlatkérők köre, ugyanis eltérő értékhatárok vonatkoznak a kormányzati beszerzőkre és a közüzemekre. Végül az értékhatárok aszerint is különböznek, hogy mely beszerzési tárgyra vonatkoznak, tehát árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatásra, építési koncesszióra vagy szolgáltatási koncesszióra. A beszerzési értékhatárok meghatározása részben euróban, részben forintban, részben pedig egy, a Nemzetközi Valuta Alap által megállapított speciális elszámolási egység, az SDR alapján történik. Az SDR alapján megállapított értékhatárok az aktuális árfolyamtól függően változhatnak, így adott esetben, a közbeszerzési kötelezettség megállapításának körében szükséges az SDR/euró árfolyam ellenőrzése is. A közösségi közbeszerzési értékhatárok az Európai Unió Hivatalos Lapjából (Official Journal) ismerhetők meg. Az adott szabályozási szintre vonatkozó rendelkezéseket akkor kell alkalmazni, ha a beszerzés becsült értéke eléri vagy meghaladja az adott szintre irányadó értékhatárt. A fontosabb közösségi értékhatárok 2006. január 1-je és 2006. december 31-e között: a.
Klasszikus ajánlatkérők esetében: ¾ Árubeszerzés: a beszerzés tárgyának törvény szerinti besorolásától függően 137000 euró (34.422.973 forint) vagy 211000 euró (53.016.404 forint); ¾ Építési beruházás: az alsó határ 5278000 euró (1.326.163.884 forint); ¾ Építési koncesszió: az alsó határ 5278000 euró (1.326.163.884 forint); ¾ Szolgáltatás: a beszerzés tárgyának törvény szerinti besorolásától függően 137000 euró (34.422.973 forint) vagy 211000 euró (53.016.404 forint).
b.
Közszolgáltató ajánlatkérők esetében: ¾ Árubeszerzés és a szolgáltatás esetében 422000 euró (106.032.808 forint) ¾ Építési beruházásoknál 5278000 euró (1.326.163.884 forint)
10
A nemzeti értékhatárok 2006. január 1-je és 2006 december 31-e között:
Árubeszerzés Építési beruházás Építési koncesszió Szolgáltatás megrendelése Szolgáltatási koncesszió
Klasszikus beszerzők esetében 30 000 000,00 Ft 90 000 000,00 Ft 100 000 000,00 Ft 25 000 000,00 Ft 25 000 000,00 Ft
Közszolgáltató ajánlatkérők esetében 50 000 000,00 Ft 100 000 000,00 Ft 50 000 000,00 Ft
1. sz. ábra (forrás: http://www.e-kozbeszerzes.hu/index.php?lap=doc/doc&dok_id=82) Nemzeti értékhatárok alatti (ún. egyszerű, vagy „szabadkézi”) beszerzések értékhatárai 2006. január 1-je és 2006 december 31-e között, klasszikus ajánlatkérők esetében: ¾ Árubeszerzés: 8.000.000 Ft. ¾ Építési beruházás: 15.000.000 Ft. ¾ Szolgáltatás megrendelése: 8.000.000 Ft. A közszolgáltatók e vonatkozásban nem tartoznak a Kbt. hatálya alá, a rájuk irányadó nemzeti értékhatárt el nem érő beszerzéseik esetén nem kötelesek a törvény rendelkezéseit alkalmazni. Az esetek többségében – figyelemmel arra, hogy a hazai piacon jelentős forgalmat bonyolító piaci szereplőkről van szó – a közszolgáltatók saját beszerzési vagy versenyeztetési szabályzataikban foglalt rendelkezések alapján végzik az ilyen típusú beszerzéseiket. 1.5 Az egybeszámítási kötelezettség4 Annak eldöntéséhez, hogy közbeszerzési eljárást kell-e lefolytatni, a beszerzés tárgyának és becsült értékének megállapítása mellett nélkülözhetetlen az ún. egybeszámítási kötelezettség fennállásának vizsgálata. Az egybeszámítási kötelezettség célja annak megakadályozása, hogy a törvényt a beszerzés részekre bontásával, és így a beszerzési érték csökkentésével meg lehessen kerülni. Hangsúlyozni kell azonban, hogy nem tilos, hogy az ajánlatkérő a korábban egybeszámított értékű beszerzést több részre bontva, több közbeszerzési eljárás keretében valósítsa meg. Így akár az is előfordulhat, hogy az ajánlatkérő több olyan beszerzést is közbeszerzési eljárás keretében valósít meg, melyek értéke önállóan jóval az értékhatár alatt 4
http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=109
11
van, összesített értékük azonban eléri vagy meghaladja a vonatkozó közbeszerzési értékhatárt. Ennek a gyakorlatban történő előfordulása azonban viszonylag ritka. A lényeg tehát az, hogy ha az ajánlatkérő részekre is bontja a beszerzését, azt a kérdést, hogy alkalmaznia kell-e a közbeszerzési jogszabályokat, mindenképpen az egybeszámított érték alapján kell eldöntenie. Az egybeszámítási kötelezettség alapján az ajánlatkérő tehát minden beszerzési részre a teljes beszerzési érték szerinti közbeszerzést kell, hogy lefolytasson. Az egybeszámítási kötelezettség keletkezéséhez három feltétel együttes fennállása szüksége, nevezetesen, hogy: a.
A beszerzésekre egy költségvetési éven vagy tizenkét hónapon belül kerüljön sor (a
fenti időtartam vizsgálatánál a beszerzés megkezdésének időpontja irányadó); b.
A beszerzésekre egy vállalkozóval is lehetne szerződést kötni (itt az érintett
vállalkozónak a szerződéskötésre vonatkozó elméleti lehetőségét, képességét kell vizsgálni, nem azt, hogy az adott helyzetben tudja-e teljesíteni a szerződést), és c.
Az egyes beszerzések rendeltetése azonos, hasonló vagy egymással közvetlenül
összefügg. Fontos kiemelni, hogy az egybeszámítási kötelezettség az egyes szabályozási szintek alkalmazhatósága tekintetében is irányadó, azaz jogsértő például, ha az egybeszámítási kötelezettség alapján közösségi szintű közbeszerzési eljárást kellene lefolytatni, de az ajánlatkérő a nemzeti értékhatárok szerinti szabályokat alkalmazza az eljárás során. 1.6 Az eljárás előkészítésével kapcsolatos főbb rendelkezések5 Amennyiben a közbeszerzési kötelezettség fennáll, az ajánlatkérőnek a szerződéskötést megelőzően közbeszerzési eljárást kell folytatnia. Az alábbiakban röviden ismertetem a közbeszerzési eljárás megindítására irányadó legfontosabb rendelkezéseket. 1.6.1 Eljárás típusok Alapvetően három eljárási típus létezik: nyílt, meghívásos és tárgyalásos eljárás. Előzetesen két fő szabályt érdemes kiragadni az eljárási fajtákra vonatkozó rendelkezésekből. Az egyik az, hogy tárgyalásos eljárást csak akkor lehet alkalmazni, ha azt a törvény kifejezetten
5
http://www.hidasi.hu/menu_45.htm
12
megengedi. A másik lényeges szabály pedig az, hogy az eljárás megindítását követően egyik eljárási fajtáról a másikra nem lehet áttérni. A fenti három típusú eljárás, a szerint, hogy hány szakaszban történik a beszerzés – lehet egy vagy kétszakaszos: ¾ Egy szakaszból álló eljárások: a nyílt eljárás és a hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárások; ¾ Két szakaszból álló eljárások: a meghívásos és a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárások. Ezeken túl ismeretesek az ún. speciális eljárások, amelyeket vagy a beszerzés tárgya (pl. koncesszió – a klasszikus ajánlatkérői kör esetében, tervpályázat), vagy az eljárást megindító hirdetmény fajtája miatt lesz különleges. 1.6.1.1 Egy szakaszból álló eljárások a.
Nyílt eljárás
A leggyakrabban alkalmazott eljárási fajta a nyílt eljárás. Lényege, hogy az eljárást megindító felhívásra bárki szabadon nyújthat be ajánlatot, azonban mind az ajánlatkérő, mind az ajánlattevők fő szabály szerint kötve vannak a kiírási feltételekhez, illetőleg az ajánlat tartalmához (ajánlati kötöttség). Ennek megfelelően nyílt eljárás alkalmazása esetén az ajánlatkérő alapvetően nem tárgyalhat az ajánlattevőkkel, hanem az ajánlatot a benyújtás időpontja szerinti formában és tartalomnak megfelelően köteles értékelni. Ez alól kivétel, hogy a nemzeti értékhatárokat elérő (de a közösségi értékhatárok alatti) beszerzések esetén az ajánlatkérő nyílt eljárásban is tárgyalhat legfeljebb az első három legkedvezőbb ajánlatot benyújtó ajánlattevővel, feltéve, hogy a beszerzés megvalósítására meglévő fedezet alapján a legkedvezőbb ajánlat nem elfogadható, vagy ha nem a legolcsóbb ajánlat a legkedvezőbb a kiírási feltételek szerint. b.
Hirdetmény közzététel nélkül induló tárgyalásos eljárás
A tárgyalásos eljárás lényege, hogy nem érvényesül sem az ajánlatkérő, sem az ajánlattevők oldalán az ajánlati kötöttség, hanem a felek közötti tárgyalások során a kiírási feltételek és az ajánlat tartalma is – nem korlátlanul, de – módosítható. A hirdetmény közzététele nélküli eljárásban nem bárki, hanem csak az ajánlatkérő által ajánlattételre felkért ajánlattevők vehetnek részt. Emellett az eljárási határidők meghatározása során is lényegesen nagyobb szabadsága van az ajánlatkérőnek a nyílt vagy meghívásos eljáráshoz képest. A fenti „könnyítések” miatt azonban ez az eljárás csak a törvényben meghatározott, rendkívül szigorú 13
feltételek fennállása esetén alkalmazható (kizárólagos jogok megléte, rendkívüli sürgősség stb.). 1.6.1.2 Két szakaszból álló eljárások A két szakaszból álló eljárások lényege, hogy az első, részvételi szakaszban – mely nyilvánosan közzétett részvételi felhívással indul – az ajánlatkérő kizárólag a jelentkezők szerződés teljesítésére való alkalmasságát vizsgálja, azonban e szakaszban a megvalósításra ajánlat nem tehető. Az első szakaszra bárki jelentkezhet, melyet a Kbt. az adott eljárási fajtától függően részvételi jelentkezésnek, jelentkezésnek vagy szándéknyilatkozatnak hív. A második szakaszban már csak azok – az első szakaszban érvényes jelentkezést benyújtó, alkalmasnak minősített jelentkezők – vehetnek részt, akiket az ajánlatkérő az első szakasz alapján ajánlattételre felkért, a közvetlenül nekik megküldött felhívással. A második szakaszban a felkértek benyújthatják a beszerzés megvalósítására vonatkozó ajánlatukat, melyeket az ajánlatkérő – ha erre az eljárás lehetőséget ad, a tárgyalásokat követően – elbírás és az ajánlatok alapján meghatározza az eljárás nyertesét. a.
Meghívásos eljárás
A meghívásos eljárás lényegét tekintve rendkívül hasonló a nyílt eljáráshoz, mivel a meghívásos eljárásban a nyílt eljárással egyezően érvényesül az ajánlati kötöttség, azaz tárgyalásra itt sincsen mód. Eltérés a nyílt eljáráshoz képest, hogy nem minden jelentkező tehet ajánlatot, hanem csak azok, akiket az első szakasz alapján az ajánlatkérő ajánlattételre felkér (meghív). A keretszám ötnél kevesebb nem lehet. b.
Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás
A két szakaszból álló eljárások fent ismertetett közös szabályaival egyezően ezen eljárásnál is az első szakaszra bárki jelentkezhet, és az ajánlatkérő a jelentkezők közül választja ki, hogy kikkel kíván tárgyalni a második szakaszban. A második szakasz lényegét tekintve a hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárással egyezik meg, azaz a felek a feltételekről szabadon tárgyalnak.
14
1.7 Az ajánlatkérő nevében eljáró személyekkel kapcsolatos szabályok6 A közbeszerzési eljárás minden részében az ajánlatkérő nevében eljáró (tehát nála alkalmazásban álló), illetőleg az eljárásba bevont személyeknek, szervezeteknek megfelelő – a közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi – szakértelemmel kell rendelkezniük. Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervezet akkor felel meg ennek a követelménynek, ha részéről legalább egy olyan személy vesz rész a közbeszerzési eljárásban, aki megfelelő szakértelemmel rendelkezik. Az ajánlatkérő külső szakmai segítőt is igénybe vehet. Az ajánlatkérő 2005-től a közösségi értékhatárokat elérő közbeszerzéseknél köteles ún. hivatalos közbeszerzési tanácsadót az eljárásba bevonni. Az ajánlatkérőnek célszerű vagy a már létező beszerző szervezetén belül, vagy önálló új szervezeti egységként közbeszerzésekkel foglalkozó szervezeti egységet létrehozni. A közbeszerzési
eljárás
ugyanis
belső
egyeztetést,
a
beszerzési
folyamat
rengeteg
adminisztrációt és szervezést igényel, amelyet külső szakértő vélhetően nem tud elvégezni (pl. napi kommunikáció a vezetéssel, hirdetmények elkészítése, közbeszerzési tevékenységgel összefüggő szerződések teljesítésének figyelemmel kísérése az esetleges módosítások miatt, jegyzőkönyvek, dokumentációk elkészítése, belső levelezések más szervezeti egységgel, technikai feltételek biztosítása, egyéb a Kbt.-ben az ajánlatkérőre előírt tájékoztatási kötelezettség teljesítése stb.). Az ajánlatkérő emellett minden közbeszerzési eljárásban köteles egy legalább három tagból álló bíráló bizottságot létrehozni, amely szakvéleménnyel segíti a döntéshozatalra jogosult személyt vagy testületet. A bíráló bizottság tagjainak nem kell „külsős” közreműködőknek lenniük, azonban lényeg, hogy legyen közöttük legalább egy személy, aki az adott közbeszerzés kapcsán megfelelő szakértelemmel rendelkezik. Lényeges szabály továbbá, hogy egy adott személy a közbeszerzési eljárásban csak az egyik, tehát vagy az ajánlatkérői, vagy az ajánlattevői oldalon vehet részt. Ezért aki az ajánlatkérő munkájában akár a közbeszerzés előkészítése, akár lefolytatása során részt vesz, az ugyanebben az eljárásban nem lehet sem ajánlattevő, sem az ajánlattevő alvállalkozója (összeférhetetlenség). Az összeférhetetlenség egyaránt vonatkozik a természetes személyekre és a cégekre is. Az összeférhetetlenség emellett nemcsak az ajánlatkérő munkáját segítőkre, hanem ezen
6
http://net.jogtar.hu/jr/gen/getdoc.cgi?docid=a0300129.tv
15
személyek alkalmazottaira, megbízottaira, az érintett cég tulajdonosaira, vezetőire, továbbá az alkalmazottak, tulajdonosok, vezetők stb. hozzátartozóira is kiterjed. 1.8 Közbeszerzések az Európai Unióban7 Az Európai Unióban a közbeszerzésekkel odaítélendő összegeket a tagállamok korábban igyekeztek saját, hazai vállalatik között „szétosztani” úgy, hogy a helyi cégek nyerjék el a megrendeléseket. Politikai, gazdaságpolitikai okokból sokszor még annak ellenére is a hazai vállalatok voltak a szerződő felek, hogy árban vagy minőségben gyengébb ajánlatot tettek más tagállamokból érkező versenytársaiknál. A hetvenes évektől az Európai Közösség megpróbálta a közbeszerzést is az egységes piac szellemében szabályozni. Az 1987-es Egységes Európai Okmány előtt létrehozott ún. Fehér Könyvben – amelynek célja az egységes belső piac megvalósítsa – már a közbeszerzési irányelvek nem kizárólag a kormányzati, hanem a közüzemi beszerzésekre is vonatkoztak, valamint szabályozták a közbeszerzésekhez kapcsolható jogorvoslati lehetőségeket, illetve az uniós tagállamokban közösségi szinten kötelező állami megrendelések közbeszerzési pályáztatásának és a tenderfelhívásoknak a publikálását. Az esélyegyenlőség betartását az Európai Bizottság ellenőrzi. A nemzeti elbánás alapelve értelmében a magyar vállalkozók jelenleg az európai uniós tagállamok cégeivel azonos feltételek mellett vehetnek részt az uniós közbeszerzési pályázatokon. A 92/50/EGK irányelv a szolgáltatásokról, a 93/36/EK irányelv az árubeszerzésekről, a 93/37/EK irányelv az építési-beruházási szerződésekről, 97/52/EK irányelv a fentiek módosításáról tartalmazzák a klasszikus közbeszerzések általános eljárás szabályait. A 93/38/EK irányelv a vízügyi-, energia-, közlekedési és távközlési ágazatokban működő szervezetek közbeszerzési eljárásainak összehangolásáról, és a 98/4/EK irányelv a módosításáról határozzák meg a speciális/különös eljárás szabályait. A közösség a közbeszerzéseknél értékhatárokat állapított meg, és amennyiben a közbeszerzés tárgya eléri a határt, akkor az uniós irányelvek végrehajtása kötelező. Ennélfogva az uniós értékhatárt elérő közbeszerzéseknél – nyílt vagy meghívásos eljárásnál – a felhívásokat az ajánlatkérő köteles közzétenni az unió hivatalos közlönyében (Official Journal), amelynek ma már fontos kiegészítője a Tenders Electronic Daily (TED), azaz a Napi Elektronikus
7
http://www.euvonal.hu/index.php?op=mindennapok_vallalkozas&id=38
16
Ajánlatok című (elektronikus) kiadvány (www.ted.europa.eu). A hirdetések kódokat tartalmaznak, amelyek jelzik a közbeszerzés tárgyát. A CPA az árubeszerzési nomenklatúrát, a CPC a szolgáltatási nomenklatúrát, a NACE az építési beruházásokat, a CPV pedig a közös közbeszerzési szószedetet jelenti. A CPV kódok alapján lehet az EGT országokban kiírt közbeszerzési pályázatokat keresni. A kódok a www.kozbeszerzes.lap.hu, illetve a www.simap.eu.int internetes oldalon érhetők el. A közösségi közbeszerzéseket a 2001/78/EK irányelv alapján hirdetik meg. Az OJ-ben a közösségi beszerzések általában minden hivatalos nyelven megjelennek, de a részletes kiírás csak a kiíró hatóság nemzeti nyelvén olvasható, és ezen a nyelven kell a pályázatokat is benyújtani. Szintén a hivatalos közlönyben kell közzétenni a közbeszerzési eljárások végeredményét. 1.9 Közbeszerzések Magyarországon8 A nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzéseket a Közbeszerzések Tanácsának (KT) hivatalos lapjában kell közzétenni, a Közbeszerzési Értesítőben(KÉ). A KT tevékenységi területei: ¾ Figyelemmel kíséri a közbeszerzésekről szóló törvény szabályainak érvényesülését, kezdeményezi a közbeszerzésekkel kapcsolatos jogszabályok megalkotását, módosítását, véleményezi
a
közbeszerzésekkel
és
a
KT
működésével
kapcsolatos
jogszabálytervezeteket; ¾ Vezeti és közzéteszi a hivatalos közbeszerzési tanácsadók névjegyzékét, a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékét, meghatározza a minősítési szempontokat és igazolási módjait, az akkreditált tanúsítók listáját és jogosult ellenőrizni az akkreditált tanúsítók tevékenységét; ¾ Gondoskodik a KÉ-nek, illetőleg elektronikus változatának szerkesztéséről, a közbeszerzési és a tervpályázati eljárással kapcsolatos hirdetmények ellenőrzéséről, közzétételéről; ¾ Figyelemmel kíséri a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződések módosítását és teljesítését; nyilvántartást vezet az ajánlatkérőkről, valamint a közbeszerzésekről, ideértve a közbeszerzések alapján fizetendő ellenértékeket is; ¾ Éves összesített statisztikai jelentést készít, felügyeli, koordinálja, elősegíti a közbeszerzési eljárásban résztvevők oktatását és továbbképzését;
8
http://www.euvonal.hu/index.php?op=eu_kulcs_intezmenyek&id=335
17
¾ Kapcsolatot
tart
más
államok
közbeszerzési
szervezeteivel
és
nemzetközi
szervezetekkel; ellátja a részére e törvényben és egyéb törvényben előírt egyéb feladatokat.
18
2. A közbeszerzési eljárás folyamata A közbeszerzési eljárás folyamatát a szereplők szemszögéből lehet megvizsgálni: ¾
Az ajánlatkérő szemszögéből (az a szervezet, amely a pályázatot kiírta) meg lehet
vizsgálni, hogyan történik a pályázat kiírása, milyen módszereket alkalmaz, milyen szempontokat vesz figyelembe a győztes kiválasztásánál stb.. ¾
A pályázó szemszögéből (az a szervezet, amely a pályázatban kiírt projekt
kivitelezésére nyújtja be a pályázati anyagokat) meg lehet vizsgálni, milyen feltételeknek kell megfelelnie a pályázaton való részvételhez, hogyan biztosítja a szakembereket a munka kivitelezésére, hogyan történik a pályázati dokumentáció kitöltése és benyújtása stb.. 2.1 A közbeszerzési eljárás folyamata az ajánlatkérő szemszögéből: Röviden, pontokba szedve mutatom be az ajánlatkérő feladatait a közbeszerzési eljárás folyamatában. Meg kell említenem azt is, hogy egyes közbeszerzéseknél az ajánlatkérő külső szakértőket bíz meg bizonyos részfeladatok végrehajtására (például az ajánlati felhívás vagy az ajánlati dokumentáció elkészítésével), ugyanis nem minden ajánlatkérő rendelkezik kellő számú, megfelelően képzett szakemberrel ahhoz, hogy az egész folyamatot maga szervezze meg. A folyamat lépései: a.
Az ajánlati felhívás közzététele
b.
Az ajánlati dokumentáció biztosítása a pályázók részére
c.
A beérkező ajánlatok összehasonlítása, a győztes kiválasztása
d.
Szerződés megkötése a győztes céggel
e.
A szerződés teljesítésének felügyelete
f.
Zárójelentés elfogadása
19
2.2 A közbeszerzési eljárás folyamata a pályázó szemszögéből A folyamat lépései: a.
Az ajánlati felhívások áttanulmányozása, szelektálása
A közbeszerzési eljárásokban érdekelt vállalatok folyamatosan figyelemmel kísérik, milyen ajánlati felhívások jelennek meg – a TED és a Közbeszerzési Értesítő napi figyelése. Az ajánlati felhívások közül ki kell emelni azokat, amelyeken a vállalat a végrehajtandó feladat jellegétől függően meg tud pályázni (pl. a vállalat rendelkezik a szükséges humánerőforrással, vagy hasonló jellegű tevékenységeket végez). Az ajánlati felhívásokat részletesen kell elolvasni annak érdekében, hogy a vállalat meg tudja állapítani, hogy a közbeszerzésen való részvétel feltételeinek eleget tesz-e (meg kell vizsgálni milyen kritériumoknak kell megfelelni a részvételhez: pénzügyi, műszaki/szakmai kritériumok; a részvételhez szükséges referenciákkal rendelkezik-e a cég stb.). Végül pedig a cégnek el kell döntenie azt, hogy részt kíván-e venni a pályázaton – azaz megéri-e anyagilag. b.
Az ajánlati dokumentáció beszerzése
Miután a vállalatnál eldöntötték, hogy a közbeszerzésen részt kívánnak venni, be kell szerezni az ajánlati dokumentációt. Az ajánlati dokumentáció sok közbeszerzés esetén ingyenesen hozzáférhető. Az ajánlati dokumentáció tartalmazza egyrészt a beszerzésre vonatkozó műszaki paramétereket (műszaki dokumentációt), valamint a részletes szerződési feltételeket. Megtalálható benne a feladat részletesebb leírása, mivel bizonyos közbeszerzéseknél nem áll módban az ajánlati felhívásban szerepeltetni azt, és minden más fontos információ, ami még esetleg kimaradt az ajánlati dokumentációból. A vállalatoknak a lehető legrövidebb idő alatt be kell szerezniük az ajánlati dokumentációt, hogy a feladatokat időben kiosszák a munkatársak között. Az ajánlati felhívás és az ajánlati dokumentáció egyaránt tartalmazza azon beszerzendő igazolások listáját is – pl. bankoktól, minisztériumoktól -, amelynek benyújtása szintén feltétele a közbeszerzéseken való részvételnek. c.
Az ajánlati dokumentáció elkészítése – ajánlat benyújtása
Ebben a szakaszban az ajánlattevők kitöltik a közbeszerzéshez benyújtandó ajánlati dokumentációt. Fontos, hogy a pályázó időben kezdjen hozzá ehhez a feladathoz, hiszen bizonyos közbeszerzéseknél nagyon sok dokumentumok kell kitölteni, ami elég időigényes. A szükséges igazolások beszerzését is időben kell elkezdeni. Az ajánlati dokumentációt végül be kell nyújtani az ajánlatkérőnek az ajánlati felhívásban szereplő időpontig, a megkövetelt formában.
20
d.
Szerződéskötés a megbízóval
Amennyiben a vállalat által benyújtott ajánlati dokumentáció a legjobbnak bizonyult, vagyis a céget hozták ki győztesnek, a pályázó megköti a közbeszerzés tárgyának beszerzéséről szóló szerződést a megbízóval. A szerződés megkötésével kapcsolatban már az ajánlati felhívásban találhatunk információkat, a Kbt. szerint ugyanis az ajánlatkérőnek már az ajánlati felhívásban meg kell jelölnie a szerződéskötés helyét és idejét. e.
A szerződés teljesítése
Miután a felek megkötik a szerződést, a kivitelező elkezdi a tényleges munkát. Ez egy folyamatos tevékenységet jelent, ami bizonyos időre vonatkozik – esetenként akár több éves munkavégzést foglalhat magába, de a szerződést megköthetik határozatlan időre is. A részfeladatok teljesítéséről a kivitelező havonta írásban, vagy a megállapodott módon számol be megbízójának. A beszámolókból a megbízó számára kiderül, hogy a feladatot az előzetesen megbeszélt, szerződésben szereplő módon hajtják-e végre. f.
Zárójelentés benyújtása
A közbeszerzési eljárás utolsó szakasza a zárójelentés benyújtása a kivitelező részéről. Ennek elfogadását követően megkapja a kivitelező a referenciát. A következő fejezetekben a közbeszerzési eljárás folyamatát mutatom be a pályázók szemszögéből. Az eljárás első három részére fordítok figyelmet, mivel a közbeszerzési dokumentumok elkészítése és az ajánlatok benyújtása kapcsolódik leginkább ahhoz a tevékenységhez, amit a szakmai gyakorlatom alatt végeztem. Azokra a pontokra fókuszálok, ahol a pályázók számára a legtöbb nehézség adódik, a győztes kihirdetése előtt. Ezek olyan nehézségek, mint például a referenciák hiánya vagy a szakemberek felkutatásának a nehézségei. Megvizsgálom azt is, hogy a pályázók hogyan tudják, próbálják ezeket a nehézségeket áthidalni. Szintén foglalkozom olyan nehézségekkel, amelyek a pályázati dokumentáció elkészítésével és benyújtásával merülhetnek fel. A következő részek megírásához azokat a gyakorlati tapasztalatokat használom fel, amelyeket az Apri Kft-nél (www.apriworld.com) végzett munkám során szereztem. Megvizsgálom azt a folyamatot, amelyet a cégnél ismertem meg a közbeszerzéseken való részvételről. Próbálok megoldásokat találni olyan folyamatbeli problémákra, amikre a munkám során figyeltem fel. Ki kell emelnem azt is, hogy az Apri Kft egy „fiatal” cég a magyar közbeszerzési piacon – valamivel több, mint fél éves jelenlét -, ennélfogva viszonylag sok nehézséggel találja magát szembe. Az Apri Kft olaszországi anyavállalatát azonban 1990-ben alapították meg, és fő 21
tevékenységi köre a közbeszerzéseken való részvétel. A cég idővel bővült, és jelenleg többek között Kínában is működtet irodát, illetve több mint húsz országban vesz részt különböző projekteken. A tevékenységi kör is bővült, ugyanakkor a cég munkatársai között jelenleg is túlsúlyban vannak a közbeszerzési szakértők. Az Apri Csoport (Gruppo Apri, www.aprispa.it) úgy vesz részt a közbeszerzéseken, hogy a közbeszerzés tárgyának kivitelezéséhez nem saját, belső munkaerőt biztosít (a legtöbb esetben), hanem a kivitelezéssel külső szakembereket, vállalatokat bíz meg. Azok a pályázatok, amelyek a cégünket érinti, szolgáltatásokkal kapcsolatosak – pl. könyvelés, projektvezetés, tervek készítése (környezetvédelem) stb.. Ennélfogva a következő fejezetekben is ilyen jellegű közbeszerzésekre fogok hivatkozni. A gyakorlati időm alatt elvégzett munkámat egy olyan személy irányította, aki már több mint öt éve foglalkozik közbeszerzési pályázatokkal, ennélfogva hatalmas tapasztalatot szerzett ezen a területen – vele rendszeresen konzultáltam a szakdolgozatommal kapcsolatban. A cégnél végzett gyakorlatom alatt több ajánlati felhívást is alaposan áttanulmányoztam, így megismerkedhettem az ajánlati felhívások felépítésével és tartalmával, illetve azokkal a feltételekkel, kritériumokkal, amik a közbeszerzéseken való részvételhez elengedhetetlenek. Több esetben is eljutottunk addig a fázisig, amikor kész ajánlatot benyújtottunk, így lehetőségem volt betekintést nyerni a dokumentáció elkészítésében is, és levonhattam következtetéseket a vállalatnál tapasztalt folyamatokról, és a közbeszerzési eljárás során megfigyelt nehézségekről. Ahhoz, hogy jobban megismerhessem a közbeszerzési folyamatot – és az ezzel jelentkező nehézségeket a pályázók részéről – más, közbeszerzésekkel foglalkozó cégek munkatársaival is interjúkat készítettem (többnyire az Apri Kft partnercégei). Ezekből az interjúkból levont következtetéseket szintén beépítettem a szakdolgozatomba.
22
3. Az ajánlati felhívás A pályázatokon történő részvétel első lépése az ajánlati felhívás elolvasása és áttanulmányozása. Ebben szerepelnek ugyanis a pályázattal kapcsolatos információk. Az ajánlati felhívást hat részre osztják: ¾
Az első részben az ajánlatkérővel kapcsolatos adatok találhatók
¾
A második részből megtudhatjuk, miért írták ki a pályázatot – az ajánlati felhívás
tárgya ¾
A harmadik részben részletesen leírják milyen feltételeknek kell megfelelniük az
ajánlattevőknek – jogi, pénzügyi, technikai kritériumok ¾
A negyedik rész az eljárással kapcsolatban tartalmaz információkat
¾
Az ötödik rész az ajánlati felhívás megjelenésénél üres, ugyanis oda fognak bekerülni
a pályázaton győztes cég adatai ¾
A hatodik részben kiegészítő információk szerepelnek.
Ebben a fejezetben bemutatom az ajánlati felhívás részeit, kivéve a harmadik és az ötödik részt. A harmadik résszel egy külön fejezetben foglalkozok, mivel ez a rész a legfontosabb a pályázók szempontjából a közbeszerzési eljárásban való részvételhez. Az ötödik részben pedig a győztes cég információi kerülnek, amit az eredményhirdetést követően tölt ki az ajánlatkérő/megbízó. Az ajánlati felhívást és az ehhez kapcsolódó pályázati dokumentációt elkészítheti a pályázatot kiíró vállalat, intézmény, vagy amennyiben erre nincs lehetőség – ha az ajánlatkérő nem rendelkezik kellő számú képzett szakemberrel -, megbízhat ezzel a feladattal egy másik céget. 3.1 Az ajánlati felhívások közzététele A nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzés pályázati felhívását közzé kell tenni a Közbeszerzési Értesítőben (a Közbeszerzések Tanácsának hivatalos lapja; KÉ.). Ha az ajánlati felhívás tárgya meghalad egy bizonyos összeget – a szolgáltatásoknál és a beszerzéseknél más-más a felső határösszeg -, akkor a felhívást az Európai Unió közbeszerzésekkel foglalkozó internetes oldalán is meg kell jelentetni, a TED-en (Tenders Electronic Daily). Természetesen nem csupán ezeken a helyeken találkozhatunk ajánlati felhívásokkal. Egy minisztérium például a saját weblapján is megjelenteti a felhívást, amennyiben az egybevág feladatkörével.
23
Találkozhatunk ajánlati felhívásokkal önkormányzatok, kereskedelmi kamarák, vagy egyes cégek internetes portálján is. Az EU-s pénzekből finanszírozott pályázatok pedig nagyon sok weboldalon elérhetők. A Hefop (Humánerőforrás-fejlesztés Operatív Program) keretén belül kiírt pályázatok például megjelennek egyrészt a Hefop internetes oldalán, a Nemzeti Fejlesztési
Ügynökség
oldalán,
ezenkívül
sok
esetben
megtalálhatók
az
Állami
Foglalkoztatási Szolgálat honlapján is. A különböző területen tevékenykedő szakértőket – pl. könyvvizsgálók, mérnökök – tömörítő szervezetek pedig szintén megjelentetik a pályázati lehetőségeket tagjaik számára. 3.1.1 A Közbeszerzési Értesítő A nemzeti értékhatárt elérő közbeszerzéseket kötelezően meg kell jelentetni a KÉ.-ben. Az ajánlati felhívások előbb megérkeznek a Közbeszerzések Tanácsához, amely ezeket egyrészt interneten, másrészt írott formában közzéteszi. A KÉ.-ben megjelenő ajánlati felhívásokat típus, mennyiség és érték szerint érdemes csoportosítani. Nagyon fontosnak tartom a csoportosítás eredményeit bemutatni, hiszen ebből következtetéseket lehet levonni arról, hogyan alakul a közbeszerzések piaca Magyarországon, és ez milyen lehetőségeket jelent a vállalkozások részére. Figyelemre méltó, hogy 2006. I-VI. hónapja között összesen 2554 közbeszerzési eljárás folyt, ami a 2005. I. félévében regisztrált 1339 eljárással szemben 90,8%-os növekedést jelent. Ezen belül a nemzeti értékhatárok feletti beszerzések száma 1734 (67,9%) míg az EU-s értékhatárok feletti beszerzések száma 820 (32,1%) volt. Az eljárások típusa szerinti részletézést az alábbi tábla mutatja:9 Eljárás típus
2005. év I-VI. hó eljárások száma
nyílt eljárás meghívásos eljárás tárgyalásos eljárás egyszerűsített eljárás Összesen:
877 31 300 131 1339
2006. év I-VI. hó % 65,5 2,3 22,4 9,8 100,0
eljárások száma 1593 46 716 199 2554
2. sz. ábra (forrás: http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=281&details=519)
9
http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=281&details=519
24
% 62,4 1,8 28,0 7,8 100,0
A közbeszerzések összértéke 2006. I. félévében 839,6 milliárd forintot tett ki, szemben a 2005. év azonos időszakában mért 540,1 milliárd forinttal. Ez 55,5%-os növekedést jelent. A közbeszerzési eljárások értékének 22%-a nemzeti, 78%-a pedig a közösségi eljárásrend szabályainak megfelelően bonyolódott le. A beszerzések értékének tekintetében az eljárások struktúrája a következők szerint alakult:10 Eljárás típus
2005. év I-VI. hó eljárások értéke
nyílt eljárás meghívásos eljárás tárgyalásos eljárás egyszerűsített eljárás Összesen:
190,1 10,0 330,7 9,3 540,1
2006. év I-VI. hó % 35,2 1,9 61,2 1,7 100,0
eljárások értéke 426,4 19,2 375,2 18,8 839,6
% 50,8 2,3 44,7 2,2 100,0
3. sz. ábra (forrás: http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=281&details=519) A közbeszerzések tárgyait tekintve az építési beruházások értéke több mint kétszeresére (234%) nőtt, részaránya a közbeszerzések összértékéből elérte az 50%-ot. Az árubeszerzések értéke szintén megduplázódott, míg a szolgáltatásoké mintegy 15%-kal csökkent. Az előbbi részaránya a közbeszerzések összértékéből 2006. első félévében 21%, míg az utóbbié 29% volt. A kis-, és középvállalkozások 2006. I. félévben a közbeszerzési eljárások számának 66,2%-át nyerték el, ami megfelel a megelőző év azonos időszakának adatának. A közbeszerzések értékét tekintve viszont részesedésük a 2005. I. félévi 57%-ához képest 32%-ra csökkent. A statisztikai adatok azonban nem tartalmazzák az egyszerű eljárásokat – amelyek nem szerepelnek a KÉ-ben, az értékük miatt -, amelyben a kis- és középvállalkozások hagyományosan döntő részt képviselnek. E kérdéskör kapcsán meg kell jegyezni azt is, hogy a közbeszerzési eljárások alapján létrejött szerződések teljesítésében rendszeresen alvállalkozóként vesznek részt.
10
http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=281&details=519
25
3.2 Az ajánlati felhívás kiírója – az ajánlatkérő Az ajánlati felhívás első szakasza olyan adatokat tartalmaz, amelyek az ajánlati felhívás kiírójára vonatkoznak (az ajánlatkérőre): az ajánlatkérő neve, címe, elérhetőségei. A pályázó ebben a pontban informálódhat arról is, honnan szerezheti be az ajánlati dokumentációt, és a pályázattal kapcsolatos kérdésekkel kihez fordulhat. Ebben a szakaszban a kiírónak meg kell jelölnie azt is, ha más céget bízott meg az ajánlatok begyűjtésére, és a pályázás folyamatának irányítására. Sok esetben ugyanis a pályázat kiírója a pályázattal kapcsolatos feladatok ellátására másik céget bíz meg. Ez azért történhet meg, mert egyrészt Magyarországon egyelőre kevés közbeszerzési szakértő van (abból is kitűnik, hogy egyre több közbeszerzésekkel kapcsolatos tanfolyamot szerveznek). Másrészt pedig gyakran nem éri meg a kiírónak, hogy a pályázatok miatt teljes munkaidőben foglalkoztasson valakit, mivel sok esetben egy-egy szervezet évente egyetlen pályázatot hirdet meg. Meg kell említeni azt az okot is, hogy bizonyos pályázatoknál a benyújtott anyagok olyan terjedelműek (akár száz vagy több oldal, egyetlen pályázótól), hogy ezek átnézése sok időt igényelnek. Emiatt is érdemes lehet az ajánlatkérőknek külső szakértők bevonása, akik rövidebb idő alatt végezhetik el a rájuk bízott feladatokat. Amennyiben az ajánlatkérő úgy dönt, hogy a pályázat folyamatát egy másik vállalatra bízza, úgy az a vállalat felel a pályázatok begyűjtéséért, értékeléséért, és a megbízójával együtt hirdetik ki a győztest. 3.3 Az ajánlati felhívás tárgya Az ajánlati felhívás ezen részében az ajánlatkérő megjelöli milyen eszköz beszerzésére, szolgáltatás megrendelése érdekében írta ki a pályázatot. A kiíró szervezet igényeitől függően igen eltérő lehet a pályázati felhívás tárgya: anyagbeszerzés, hitelnyújtás, környezeti hatástanulmányok készítése, beruházás – épület kivitelezése, hídfelújítás stb. -, tanfolyamok szervezése, könyvvizsgálati szolgáltatások stb.. A pályázati felhívás tárgyának jellege szerint pedig lehetőség van egyes esetekben részekre történő ajánlattételre (általában a beruházásoknál és beszerzéseknél). Ritkább esetben lehet részekre ajánlatot tenni szolgáltatások esetében: ha például egy komplex folyamat kivitelezéséhez könyvvizsgálókat és mérnököket kell biztosítani, úgy külön kell megállapítani a nekik fizetendő díjat, hogy a megrendelő minden szakértőkre a legalacsonyabb összegű pályázót választhassa ki. A megrendelt szolgáltatás, termék mennyiségét is fel kell tüntetni ebben a pontban.
26
A szerződés tárgyához tartozik a szerződés időtartama vagy a befejezés, teljesítés határideje. Amennyiben a pályázatot valamilyen termék beszerzése érdekében írták ki, úgy a teljesítésre a pályázat győztesének biztosítanak egy határidőt – a dátum az ajánlati felhívásban szerepel. Szolgáltatások esetén az ajánlat kiírója egy időtartamot biztosíthat a győztes számára a feladat kivitelezésére. Az időtartam többnyire egy év vagy félév lehet, és gyakran a tevékenység január hónapban kezdődik. Természetesen a szolgáltatás vagy termék jellegétől, illetve attól milyen sürgősen van igénylik, a teljesítéshez tartozó feltételek változhatnak. 3.3.1 A kivitelezés finanszírozása A kivitelezés finanszírozása több módon történhet. Bizonyos pályázatok esetén a megbízó előleget fizet a kivitelezőnek, leginkább olyan megrendeléseknél, amelynek értéke nagyon magas – pl. építési megbízás. Más pályázatoknál egy költségkeretet állapít meg a megbízó, és az elszámolások megállapodás szerint történnek: pl. egy több millió forintos költségkeretet biztosítanak, és ebből az elvégzett havi tevékenységért a kivitelező egy bizonyos összeget igényel, amelyet a megbízó számlák alapján egyenlíti ki. A legtöbb pályázat esetén azonban az figyelhető meg, hogy a megrendelő csak a részteljesítés vagy a kivitelezést követően fizet, azaz miután a kivitelező igazolja a munka vagy annak egy részének a teljesítését. A fizetés módja a legtöbb pályázatnál nem „alku” tárgya, hanem a kivitelező részére ez egy adott feltétel. Az Apri Kft-nél azt tapasztaltam, hogy a legtöbb pályázat esetén a megbízó utólag fizet. Ezeknél a pályázatoknál a fizetés úgy történik, hogy az elvégzett havi munkát igazolni kell, pl. egy beszámolóval, amit be kell nyújtani a megbízónak. A beszámolókat a megbízó megvizsgálja, és megállapítja, hogyan halad a feladat kivitelezése. Amennyiben a beszámoló meggyőzi a megbízót, úgy megtörténik a pénzügyi ellenérték átutalása. Ha a megbízó nem elégedett az elvégzett munka minőségével, büntetéssel sújthatja a kivitelezőt. 3.3.2 Az utófinanszírozás terhei a kivitelezőre Az utófinanszírozás leginkább a kis- és középvállalkozások részére nehezíti meg a pályázatokon való részvételt, mivel nem rendelkeznek erős pénzügyi háttérrel (ezt a statisztikák is igazolják, ugyanis a kisvállalatok legtöbbször mint alvállalkozók vesznek részt pályázatokon). A fiatal vállalatok leginkább azokat a pályázatokat célozhatják meg, amelyben 27
valamilyen szolgáltatást kell nyújtani. Ezekben a pályázatokban is gyakran több millió forintnyi összeget kell havonta előre átutalni a megbízott szakembereknek, így a kisvállalatok arra kényszerülnek, hogy nagyobb vállalatokkal konzorciumban együttműködve, a profitjukat megosztva vegyenek részt pályázatokon. Ez pedig megnehezíti a fiatal vállalatok megerősödését. Az Apri Kft esetében a pénzügyi háttér erős, mivel az olaszországi anyavállalat számos közbeszerzésen vesz részt, és jelentős bevételei vannak. 3.4 Az eljárás Az ajánlati felhívás ezen része nyújt információkat az ajánlati dokumentációval és az ajánlattétellel kapcsolatban. A megbízó informálja a potenciális pályázókat arról, mikor és hol kell benyújtani a pályázati anyagokat, figyelembe véve a pályázati dokumentáció részeit. Ennek a pontnak a legfontosabb része azonban az, hogyan történik a pályázatok elbírálása, mi alapján döntenek a győztesről. 3.4.1 A pályázatok elbírálása A megbízó megvizsgálja az ajánlati felhíváshoz benyújtott pályázati dokumentációt, hogy megfelel-e a formai követelményeknek. Azt követően pedig összehasonlítja a vállalatok által benyújtott ajánlatokat különböző szempontok alapján – a szempontokat az ajánlati felhívás tartalmazza. A megbízó dönthet úgy, hogy az ajánlatok elbírálásánál csak az árat veszi figyelembe, vagy az ár mellett megvizsgálhat más, pl. műszaki, technikai, szakmai követelményt. 3.4.1.1 Az ár, mint döntő kritérium A győztes pályázat kiválasztásánál a legtöbb esetben csak az ár az egyetlen tényező amit figyelembe vesznek (az ajánlati felhívás megfogalmazása szerint: a legalacsonyabb értékű ellenszolgáltatás). A szolgáltatásokhoz kapcsolódó több ajánlati felhívás áttanulmányozását követően figyeltem fel erre. A pályázat győztesének kiválasztásának ilyen módja azonban arra kényszeríti a vállalatokat, hogy olyan „szakembereket” biztosítson a munka elvégzésére, akik sok esetben nem kellően képzettek, vagy nem képesek az adott munkát a legjobban elvégezni – a cégek alullicitálják egymást. Sok esetben érdemesebb lenne talán nagyobb hangsúlyt helyezni a pályázat szakmai részére, és jobban meg kéne becsülni azokat a szakembereket, 28
akik nagyobb tapasztalattal, jobb képzettséggel rendelkeznek – még akkor is, ha nekik többet kell fizetni. A megbízó bizonyos esetekben pedig kiköti az ajánlati felhívásban, hogy amennyiben a teljesítmény nem megfelelő, akkor büntetéssel sújtják a kivitelezőt, erre pedig nagy esély van gyengébben képzett munkaerő esetén. Véleményem szerint azonban olyan esetekben adódhatnak nagyobb problémák, ahol a megbízás tárgya nem egy szolgáltatás, hanem pl. építési feladat, hiszen ezeknél a mulasztások sokkal súlyosabb következményekkel járhatnak. 3.4.1.2 Műszaki, szakmai kritériumok A győztest az ajánlatkérő több szempont figyelembe vételével határozza meg. Természetesen a szempontok között az első helyen szerepel az ár, de azon kívül más tényezőket is figyelembe vehetnek, a kritériumokat azonban szerepeltetni kell az ajánlati felhívásban. A győztes kiválasztása sok pályázatnál úgy történik, hogy minden kritériumhoz hozzárendelnek egy bizonyos értéket, és a benyújtott dokumentációban szereplő adatok alapján osztályozzák a pályázókat. Ezeket az osztályzatokat összeadják, majd a legmagasabb osztályzatú pályázó kapja a megbízást a feladat végrehajtására. A szolgáltatásokhoz kapcsolódó közbeszerzéseknél (ahol szakembereket kell biztosítani a feladat kivitelezésére) az ajánlatkérő más szempontokat is figyelembe vesz az ár mellett: pl. megvizsgálja az ajánlattevők által javasolt szakemberek szakmai tapasztalatát és képzettségét. Bizonyos pályázatoknál az ajánlattevőknek szakmai, vagy kivitelezési tervet kell benyújtaniuk - amelyben leírják hogyan tervezik kivitelezni a folyamatot, ha ők nyerik el a megbízást. Ilyen pályázatoknál az ajánlatkérő alaposan áttanulmányozza a szakmai tervet mielőtt kihirdeti a győztest. A műszaki és szakmai kritériumokat az ajánlatkérő úgy alakítja ki, hogy a benyújtott szakmai anyagokból számára kiderüljön ki a legalkalmasabb pályázó.
29
3.5 Kiegészítő információk az ajánlati felhíváshoz Minden olyan információ, amely az ajánlati felhívás eddigi részeiben még nem szerepelt, ebben a pontban található meg. Az ajánlatkérő itt jelöli meg milyen forrás(ok)ból finanszírozza a projektet – EU, nemzeti, saját forrás mértéke. Ebben a pontban kell szerepelniük azoknak az információknak is, amelyekből az ajánlattevők megtudhatják hogyan és hová kell benyújtani az ajánlati dokumentációt. Ezek szintén nagyon fontos információk, hiszen bármennyire is jó az ajánlat, ha a benyújtás módja nem megfelelő, akkor elutasításra kerül. 3.5.1 Projekt finanszírozása Az ajánlatkérő finanszírozhatja a pályázatot belső vagy külső pénzügyi forrásokból. A belső források alatt egy vállalat vagy intézmény saját erőforrásait értem, míg a külső források magába foglalják azokat a pénzügyi eszközöket, amelyeket a magyar állam vagy az EU külön, vagy együtt (társfinanszírozás) biztosít a pályázathoz. Cégünk számára nagyon fontos ez a rész is, mivel Olaszországban szinte kivétel nélkül olyan pályázatokat nyertünk meg, amelyekhez az EU biztosította a keretet, ennélfogva a referenciáink révén a magyar piacon szintén ilyen pályázatokon vehetünk részt. 3.5.2 Hiánypótlás Az ajánlatkérő megjelöli azt is, hogy a pályázat során biztosít-e lehetőséget hiánypótlásra. Ez szintén nagyon fontos a pályázók számára, mivel bizonyos esetekben nagyon hosszú ajánlati dokumentációt kell készíteni, amely tartalmazhat szakmai terveket, költségvetéseket, és rengeteg igazolást. Leginkább az olyan pályázatok esetén van lehetőség hiánypótlásra, ahol a beszerzendő eszköz, nyújtandó szolgáltatás nagyon összetett – pl. az egyik közbeszerzésen, amelyen részvettünk, és amelynél könyvelőket, mérnököket és más szakértőket kellett biztosítani egy projekt kivitelezéséhez minden céget felszólítottak hiánypótlásra. Az ajánlati felhívás ezen pontja számunkra is nagyon fontos, mert tevékenységünk nagyrésze külföldön zajlik, így gyakran onnan kell beszerezni a céggel kapcsolatos dokumentumokat, igazolásokat. A cég mérlegének a benyújtása szinte pályázat esetén kötelező, éppen ezért rendelkezünk lefordított és hitelesített mérleggel, így nem jelent plusz időt ennek a beszerzése. A referenciák azonban olasz nyelven vannak meg, így azokat le kell fordíttatni, 30
mivel szinte minden pályázathoz más-más referencia kell. Vannak olyan igazolások is, amelyeket Olaszországban kell aláírni közjegyző előtt. Ezek a dokumentumok általában kéthárom nap alatt érnek Magyarországra, és utána el kell vinni fordításra és hitelesítésre. A dokumentumok és igazolások beszerzése elég időigényes, így időben kell elkezdeni, hiszen nem minden pályázatnál biztosítanak lehetőséget pótlásra.
31
4. A pályázatokon való részvétel feltételei Az ajánlati felhívás és a pályázás legfontosabb részét jelentik a részvételi feltételek. Ezek a feltételek biztosítják az ajánlatkérőt arról, hogy a pályázók megfelelnek a pályázat követelményeinek, és a közülük kikerülő győztes a rábízott feladatokat a legmagasabb szinten el tudja végezni. A kritériumok azt a célt is szolgálják, hogy a pályázaton csak olyan vállalatok, intézmények vegyenek részt, amelyek képesek a feladatok végrehajtására. A feltételek közül a jogi feltételek többnyire adottak, a gazdasági, pénzügyi és a technikai feltételeket a pályázatírók maguk döntik el a beszerzendő szolgáltatás vagy eszköz jellegétől. 4.1 A részvétel jogi feltételei Ide tartoznak az ajánlattevő személyes helyzetére vonatkozó adatok, beleértve a szakmai és a cégnyilvántartásokba történő bejegyzésre vonatkozó előírásokat. Az ajánlattevőnek és a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozójának igazolnia kell, hogy nem áll kizáró okok hatálya alatt. Ezeket a feltételeket vagy kizáró okokat a Közbeszerzési Törvényre (Kbt.) hivatkozva állapítják meg, így ebben a pontban elengedhetetlen, hogy az ajánlattevő a Kbt.-t bizonyos mértékben ismerje. Természetesen a tendereken való részvétel jogi feltételei nagyon sok esetben azonosak, így rövidebb tapasztalatszerzést követően az ajánlattevő már meg tudja állapítani, hogy milyen igazolásokat kell ebben a pontban benyújtania. Szükség van annak igazolására, hogy az ajánlattevőnek, illetve alvállalkozójának nincsenek köztartozásai. Általában szintén szükség van 30 napnál nem régebbi cégkivonatra is. 4.2 Gazdasági és pénzügyi alkalmasság Minden ajánlati felhívás egyik fontos része a gazdasági és pénzügyi alkalmassággal foglalkozó szakasz. Ebben a pályázatokban érdekelt vállalatoknak be kell bizonyítaniuk, hogy rendelkeznek elegendő pénzügyi forrással, hogy a pályázatot kivitelezzék. A pályázó a számlavezető pénzintézettől szerzett igazolásokkal bizonyíthatja, hogy megfelel a pénzügyi követelményeknek. Pályázaton történő részvétel kizárását jelenti például ha a számlavezetése során az elmúlt egy-két évben, vagy utolsó néhány hónapban (az ajánlati felhívástól függően)
32
hitelezői sorban állás volt. Sok pályázatnál csatolni kell a pályázati dokumentációhoz a legutóbbi két év (vagy akár több év, a pályázatban szereplő adatoktól függően) beszámolóját. Az ajánlatkérő kizárhatja azokat a vállalatokat a pályázaton történő részvételtől, amelyeknek nettó árbevétele az utolsó két vagy több lezárt üzleti évben nem ér el egy bizonyos összeget (attól függ, mennyi a közbeszerzés értéke, mivel bizonyos esetekben egyáltalán nem alkalmazzák ezt a kitételt). Ez az összeg általában 50 millió forint alatt szokott lenni, és a kisebb cégek számára okozhat problémát. Azonban más cégekkel konzorciumban együttműködve együttesen is megfelelhetnek ennek a kritériumnak. Az Apri Kft ezt a kritériumot úgy tudja teljesíteni, hogy az olaszországi anyavállalat pénzügyi mutatóira támaszkodik. 4.3 Műszaki és szakmai alkalmasság Tapasztalataim szerint ez a szakasz az egyik legfontosabb része az ajánlati felhívásnak. Ebben a részben az ajánlatkérő leírja milyen technikai követelményeknek kell megfelelniük azoknak a vállalatoknak, amelyek a pályázatban részt akarnak venni. A műszaki és szakmai alkalmasság rész különösen fontos az Apri Kft és olyan vállalatok számára, amelyek valamilyen szolgáltatással kapcsolatban nyújtják be a pályázatukat – például szakemberek biztosítása projektekhez. Ebben a pontban részletesen le van írva, milyen képzettségű szakemberekre van szükség, a pályázó vállalat milyen egyéb eszközökkel kell rendelkeznie a tevékenység kivitelezéséhez, illetve milyen referenciák bemutatása elengedhetetlen a pályázati részvételhez. 4.3.1 A szakemberek felkutatásának nehézségei A legtöbb nehézséggel a szakemberek felkutatásával kapcsolatban találkoztam a munkám során. Az olyan vállalatok számára is nehézséget jelent a szakemberek toborzása, amelyek már több éve tevékenykednek a magyar piacon. Így az Apri Kft. részére ez különösen nehéz feladat, mivel a cégünk csak fél éve tevékenykedik ezen a piacon. A legtöbb vállalat olyan pályázatokon vesz részt, amelynek kivitelezéséhez a szükséges anyagi és emberi erőforrások rendelkezésére állnak, például egy építkezési vállalat hídfelújításhoz nyújthatja be a pályázati anyagokat; vagy egy könyvvizsgálattal foglalkozó cég olyan tendereken vesz részt, amelyekben könyvvizsgálókat kell biztosítani a projekt végrehajtásához. Ezeknek a 33
vállalatoknak nem kell szakértőket keresni, mivel a céggel munkaviszonyban állók megfelelően képzettek, így a saját embereit tudja biztosítani a különböző projektekhez. Az Apri Kft. főképp Olaszországban tevékenykedő anyavállalata már számos közbeszerzésen vett részt, így rendelkezésükre áll egy szakérői névsor. Ez a névsor számos nemzetközi szakértőt is tartalmaz. A magyar leányvállalat számára azonban ez a szakértőkből álló lista nem jelent segítséget, hiszen az ezen szereplő személyeknek túl magas összegeket kellene fizetni, a magyar megbízási díjakhoz képest. 4.3.2 Szakemberek felkutatása az Apri Kft-nél Az Apri Kft számára a legnagyobb nehézséget a szakemberek felkutatása jelenti. Az időigényes folyamat egy álláshirdetés feladásával kezdődik. Meg kell találni azokat a helyeket – internetes portálok vagy újságok -, ahol a legnagyobb hatékonysággal lehet hirdetni. Különösen nehéz a feladat, ha a pályázathoz nem Budapesten, hanem más régiókban keresünk szakembereket. A legolcsóbb a vállalat számára az, ha a helyi munkaügyi központ internetes portálján hirdet, hiszen a hirdetés ingyenes. A legköltségesebb és egyben leghatékonyabb megoldás, ha a cég a szakemberek felkeresését egy fejvadász cégre bízza – ez azonban túl magas költségeket jelent. A kiválasztás során nagyon fontos, hogy a pályázat végrehajtásához a legalkalmasabb személyeket találja meg a vállalat. Az ajánlati felhívásban ugyanis gyakran szerepel egy olyan kitétel, amely a szolgáltatás minőségére vonatkozik. Amennyiben a cég által biztosított szakemberek rosszabbul, kisebb hatékonysággal végzik a rájuk bízott feladatokat, úgy a megbízó pénzügyi szankciókat is alkalmazhat. 4.3.3 Szakemberek felkutatása nemzetközi projektekhez Nemzetközi projektekhez könnyebben lehet szakembereket találni. Létezik ugyanis egy olyan weblap, ahol a szakembereket kereső vállalatok álláshirdetéseket tehetnek közzé (www.devnetjobs.org). Az álláshirdetés teljesen ingyenes és általában négy napon belül jelenik meg. Ha a cég számára nagyon sürgős a szakemberek megtalálása, fizethet egy bizonyos összeget, és az állásajánlatot egy napon belül megjelentetik. Ezen a weboldalon már én is hirdettem az Apri Kft olaszországi anyavállalatának megbízásában egy nemzetközi pályázattal kapcsolatban, és több alkalmas szakértőt is találtunk a feladatra. Természetesen a magyar szakemberek közül néhányan szintén felkeresik ezt a weblapot, ők azonban több mint 34
tíz éves tapasztalattal rendelkeznek, ennélfogva a fizetési igényeik is magasak. Meg kell jegyeznem azt is, hogy ezen a weblapon többnyire külföldi vállalatok hirdetnek, és kevésbé ismert a magyar vállalatok és szakértők körében. Úgy vélem, hogy szükség lenne egy olyan internetes portál kialakítására, ahol a magyar szakértők kereslete és kínálata találkozna. Az Apri Kft egyik fontos feladatának tartja egy ilyen weblap beüzemeltetését, hiszen így tudná a legegyszerűbben összeállítani egy szakértőkből álló listát, és fel tudná mérni a hazai piacot. A működtetés és a piaci szereplők tájékoztatása azonban az elején nehézségeket jelenthet. 4.4 A referenciák jelentősége A magánéletben, ha valaki egy állásra pályázik nagyon fontos milyen tapasztalatokat, eredményeket tud felmutatni. Egy állás szempontjából elengedhetetlenek az önéletrajz mellett a különböző referenciák. Ugyanígy a cégek számára is nagyon fontos, milyen projektek végrehajtásában működtek közre, mivel ezeket szerepeltethetik a céges referenciák között. A referenciák és a szakemberek biztosítása szoros összefüggésben vannak egymással. A pályázatok egyrésze ugyanis ismétlődő jellegű, tart egy évig vagy fél évig, és utána új pályázatot írnak ki ugyanarra a feladatra. Így az a cég, amelyik a legutolsó pályázat során a győztes volt, és biztosította a szakembereket, nagy eséllyel pályázhatja meg az újabb kiírást: a referencia adott, és a szakemberek listája is megvan. Természetesen ez még nem garantálja a sikert (csupán helyzeti előny) a következő kiírásban, hiszen a pályázat győztesének a kiválasztása szinte mindig a szolgáltatás árától függ. A referenciák és a szakemberek biztosítása tehát két kritikus pontja a pályázatokon történő részvételnek, azonban a kettő között van egy lényeges különbség. A szakemberek megkeresése a cég munkavállalóinak feladata, és attól függően tudják megoldani, hogy milyen kapcsolatokkal, adatbázissal rendelkeznek. A referenciák ugyanakkor adottak, azaz egy cég csak akkor vehet részt bizonyos pályázatokon, ha korábban már közreműködött ugyanolyan, vagy hasonló tevékenység kivitelezésében. A kért referenciák száma mindig attól függ, milyen tevékenység végrehajtására írták ki a pályázatot. Ennélfogva minél komplexebb és hosszabb ideig tart a feladat, annál több referenciát igényel a megbízó, így pl. egy hídépítésnél nyilván egy hosszú referencialistát kell bemutatnia a pályázónak, míg mondjuk munkaügyi tanácsadási tevékenység érdekében elegendő egy-két referencia. A céges referenciák azonban nem lehetnek „régiek”, hiszen az ajánlati felhívásban a kiíró ki szokta kötni, hogy a referenciák az utóbbi két-három évből legyenek. 35
A referenciákkal szembeni legfontosabb követelmények: ¾ Ugyanolyan vagy hasonló tevékenységgel kapcsolatosak. ¾ Három-négy évnél nem lehetnek régebbiek. ¾ Lehetőleg azonos földrajzi területre vonatkozzanak. Az Apri Kft az olaszországi anyavállalat révén sok referenciával rendelkezik. Az Olaszországban megnyert és kivitelezett pályázatokból származó referenciákat ugyanis a magyarországi leányvállalat is felhasználhatja. Ez a lista körülbelül hatvan, Olaszországban megnyert pályázatot tartalmaz, melyek különböző időtartamra vonatkoznak. Vannak a referenciák között azonban olyanok is, amelyek négy évnél régebbiek, ennélfogva nem használhatjuk fel, a referenciák többsége azonban nemrég befejezett, illetve jelenleg is folyó projekteket takar. Nehézségeket okozhatnak azonban az olyan pályázatokon történő részvétel, amely magyarországi referenciákat igényelnek. A legtöbb ajánlati felhívásban ugyanakkor a referenciákra vonatkozó kitétel az, hogy milyen szakmai területről kell hogy származzanak, a „földrajzi kitételt” többnyire csak olyan pályázatok esetén alkalmazzák, ahol a helyi igények felismerése nagyon fontosak. 4.5 Konzorciumi megállapodások Nagyon kevés olyan vállalat van jelenleg Magyarországon, amely az őket érintő területeken minden, az ajánlati felhívásban szereplő kritériumnak meg tud felelni, és a pályázathoz szükséges humánerőforrást és más eszközöket biztosítani tudnák. De ezek a vállalatok is csupán olyan tendereken tudnak részt venni, amelyek kizárólag az őket érintő területeket fogja át – a tenderek azonban nem mindig állnak rendelkezésben egy bizonyos szakterületen, ezért alkalmazkodni kell. Az eszközök, illetve a munka megosztása érdekében a pályázatokkal foglalkozó vállalatok sok esetben konzorciumi megállapodásokat kötnek egymással. Nagyon fontos éppen ezért cégünk számára, hogy ismerje azokat a vállalatokat, amelyek a magyar „tenderpiacon” jelen vannak – a megismerés jelenleg kísérletezéseken keresztül történik, azaz a pályázatokon különböző partnercégekkel együttműködve veszünk részt. Ez azonban egy hosszútavú folyamat, és mivel cégünk csupán hat hónapja tevékenykedik Magyarországon, csupán a folyamat elején jár.
36
A konzorciumi megállapodások számos előnnyel járnak a tagjai részére. A tagok az együttműködésnek köszönhetően jobban megismerhetik a hazai tenderpiacot, hiszen tapasztalatokat cserélhetnek. Ahhoz, hogy tökéletesen informáltak legyünk a pályázási lehetőségekről szükség van a cégek közötti kommunikációra és információcserére. A pályázatokon való részvétel egy hosszú folyamat, és a cégek időnként nagyon sok feladatot hajtanak végre. Egyrészt minden hónapban folyamatosan figyelni kell a pályázati kiírásokat, ki kell válogatni azok közül a legmegfelelőbbeket. Másrészt a cégek folyamatosan pályáznak is különböző projektekre, így az idő nagy részét kiteszi a dokumentumok kitöltése, igazolások beszerzése, szakértők felkutatása, folyamatok áttekintése stb.. A konzorciumi együttműködés azért is jelent előnyt tagjai számára, mert lehetőséget biztosít a „munkamegosztásra”. A rendszeres üzleti megbeszélések révén a partnercégek ellátják egymást információkkal, segítenek egymásnak dokumentumok kitöltésével, tehát megosztják egymás között a feladatokat annak érdekében, hogy minél több pályázatban részt tudjanak venni. A konzorciumok másik nagy előnye az, hogy a partnercégek a rendszeres kommunikációt a projekteket követően sem szakítják meg. Ennek megfelelően olyan hosszú távú együttműködések jöhetnek létre a cégek között, amelyek mindkét fél számára gyümölcsözőek lehetnek.
Egy másik fontos oka annak, hogy a cégek konzorciumi együttműködést kötnek egymással a referenciák. Az üzleti szolgáltatásokkal foglalkozó (velünk hasonló területen tevékenykedő) cégek többsége ugyanis egy bizonyos szakterületre specializálódott: üzleti-, menedzsment-, adótanácsadás, könyvelés stb.. Még a Magyarországon tevékenykedő multinacionális cégek sem foglalkoznak a tanácsadás minden területével. Ennélfogva a cégek más-más referenciákkal rendelkeznek, így míg bizonyos pályázatokon a referenciákat illetően megfelelnek, addig másokon nem. A konzorciumi megállapodások részben tehát éppen abból a célból jönnek létre, hogy a benne szereplő partnercégek egymás referenciáira támaszkodva részt vehessenek minél több pályázaton.
37
Konzorciumi megállapodás előnyei:
erőforrások megosztása referenciák megosztása információk megosztása piaci ismeretek megosztása hosszú távú együttműködés
4. sz. ábra
38
5. Az ajánlati dokumentáció Az ajánlati dokumentáció azt a célt szolgálja, hogy meggyőzze a pályázat kiíróját arról, hogy a pályázó cégek megfelelnek a kritériumoknak, és hogy a győztes vállalat képes lesz a rábízott feladatok teljesítésére. Az ajánlati dokumentáción keresztül egyrészt a pályázó igazolja, hogy rendelkezik megfelelő pénzügyi háttérrel – az utófinanszírozás miatt -, nincsenek köztartozásai, rendelkezik megfelelő referenciákkal, azaz a szakterületen már szerzett tapasztalatot. Másrészt, a pályázó a szakmai tervek tartalmával próbálja meggyőzni a kiírót arról, hogy az adott szakterületen otthonosan mozog. Az ajánlati felhívás tartalmazza az ajánlati dokumentációval kapcsolatos információkat: honnan, kitől lehet azt beszerezni, milyen igazolásokat kell benyújtani, mikorra kell elkészíteni, hol kell leadni stb.. Miután a pályázók áttanulmányozták az ajánlati felhívást, és megállapították, hogy megfelelnek-e az abban szereplő kritériumoknak (vagyis részt tudnak venni a pályázatban), be kell szerezni az ajánlati dokumentációt. Az ajánlati dokumentációt a pályázat kiírója bocsátja a potenciális pályázók részére a legtöbb esetben, ugyanakkor ezzel a feladattal egy harmadik céget is megbízhat. Az ajánlati dokumentáció beszerzésének menete az, hogy a pályázók e-mailen és/vagy faxon keresztül kifejezik a pályázati részvételi szándékukat és kérik a kiírót a dokumentáció átküldésére – egy e-mail vagy fax átküldése nagyon fontos a kiíró részére, hogy így regisztrálni tudják, hányan és kik fejezték ki részvételi szándékukat. A kiíró pedig e-mailben és/vagy postán elküldi a dokumentációt a potenciális pályázók részére. Az ajánlati dokumentációért bizonyos pályázatoknál fizetni kell, és ilyenkor csak akkor juthat hozzá a pályázó a dokumentációhoz, ha bemutatja a fizetési igazolást. Tapasztalataim alapján azt mondhatom, hogy a pályázatok felénél fizetni kell a dokumentációért. A fizetendő összeg azonban nem szokott magas lenni – legalább is a szolgáltatások esetén - és azt a célt szolgálja, hogy a pályázatok kiírója csak a legkomolyabban érdeklődő vállalatokkal kerüljön kapcsolatba.
39
5.1 Az ajánlati dokumentáció tartalma Az ajánlati dokumentáció több olyan igazolást, szakmai anyagot tartalmaz, amelyek a pályázat szempontjából elengedhetetlenek. Az igazolásokat különböző intézményektől kell beszerezni, pl. banktól, az APEH-tól vagy a VPOP-től. A szakmai anyagokat/terveket a pályázók készítik el, terjedelmüket az ajánlatkérő határozza meg. Az előbb felsorolt dokumentumokon kívül a pályázónak számos nyilatkozatot is ki kell töltenie. Attól függően, hogy a közbeszerzést mivel kapcsolatban írták ki, az ajánlati dokumentáció terjedelme különböző lehet. Egy építési beruházás, vagy útfelújítás esetén a dokumentáció nagyon hosszú lehet, mert ilyen pályázatoknál sok referenciára van szükség, hosszú szakmai terveket kell készíteni, illetve sok más igazolást és nyilatkozatot kell benyújtani. Az Apri Kft viszont olyan közbeszerzéseken vesz részt, ahol többnyire valamilyen szolgáltatást kell nyújtani. Ezeknél a közbeszerzéseknél az ajánlati dokumentáció terjedelme is rövidebb, mivel elegendő néhány oldalas szakmai terv, és egy-két referencia a cég részéről. A szakértők önéletrajzát – szakmai előéletük -, esetenként referenciáit szintén csatolni kell. Az ajánlati dokumentáció terjedelme azoknál a pályázatoknál, amelyeken az Apri Kft vesz részt, többnyire száz oldal körüli, de természetesen a szolgáltatás jellegétől függ. 5.2 Begyűjtendő igazolások, nyilatkozatok Az ajánlati dokumentáció beszerzése még nem jelenti azt is, hogy a cég ténylegesen ajánlatot is tesz a közbeszerzés tárgyának kivitelezésére – kivéve azt az esetet, amikor a dokumentációért fizetni kell. Az ajánlat benyújtása attól is függ, hogy mennyi ideje van a cégnek az ajánlati dokumentáció elkészítésére, illetve milyen más közbeszerzéseken érdekelt még, és ezekhez hogyan tudja hozzárendelni a humánerőforrásait. Az Apri Kft-nél körülbelül két, két és fél hetünk marad arra, hogy elkészítsük a dokumentációt. Mivel azonban az ajánlati dokumentációhoz olyan igazolásokat is be kell szerezni, amelyeket különböző szervezetek állítanak ki, nagyon fontos, hogy a dokumentáció megérkezését, és a részvételi döntést követően megnézzük, melyek ezek az igazolások. Szinte minden pályázathoz igazolnia kell a cégnek, hogy nincsenek köztartozásai – az APEH-től szerzett igazolással -, és a vámhatóság felé sem tartozik. A pályázó cégeknek nyilatkozniuk kell arról is, hány bankszámlájuk van, mely bankoknál, és egy banki igazolással bizonyítaniuk kell, hogy a számlájukon a pénzmozgás
kiegyensúlyozott.
A
pályázók 40
cégkivonattal,
cégbizonyítvánnyal
vagy
cégmásolattal bizonyíthatják azt, hogy nem állnak kizáró okok hatálya alatt. A fent felsorolt igazolások begyűjtése időigényes lehet, ezért időben kell elkezdeni. Az utóbbi években valamivel könnyebb lett a pályázók dolga, mivel modernizálták az igazolások kiadásának rendszerét, így bizonyos igazolásokat elektronikus úton is lehet igényelni. Ugyanakkor pl. a VPOP-s igazolás (amely minden pályázathoz kell) beszerzése csak személyesen lehetséges és több napig is eltart a kiállítása. A fenti igazolásokon kívül a pályázóknak számos más írásbeli nyilatkozatot is tenniük kell, pl. arról, hogy elfogadják az ajánlati felhívás és dokumentáció feltételeit, és hogy az ajánlatot a dokumentációban meghatározott tartami és formai követelményeknek megfelelően készítik el. Nyilatkozatot kell kitölteni akkor is, ha a pályázó a feladat kivitelezésében alvállalkozót kíván bevonni, vagy a munkát harmadik személlyel végezteti el – az Apri Kft esetében ezt a nyilatkozatot szinte minden esetben ki kell tölteni, mivel mi külső szakemberekkel végeztetjük el a feladatokat. A bevont szakemberek listáját pedig szintén tartalmaznia kell az ajánlati dokumentációnak. A pályázónak nyilatkoznia kell arról is, hogy nem áll kizáró okok hatálya alatt, és ezt a nyilatkozatát a feljebb felsorolt igazolásokkal támasztja alá. A kitöltendő nyilatkozatok száma mindig attól függ, milyen jellegű a pályázat, és milyen szolgáltatás nyújtása vagy beruházás kivitelezése érdekében írták ki. 5.3 Szakmai tervek A pályázatokhoz biztosított szakemberek önéletrajzai mellett az ajánlati dokumentáció legfontosabb részét képezi a szakmai terv (a pályázatok többségében kell ilyen tervet készíteni). Ezek a szakmai anyagok győzik meg ugyanis az ajánlatkérőt arról, hogy az ajánlattevő a legalkalmasabb a feladatok kivitelezésére. A szakmai terv terjedelme változó – 5 oldaltól akár 20-30 oldalig szolgáltatásoknál, bizonyos pályázatoknál azonban akár hosszabb is lehet – és mindig attól függ, milyen feladat végrehajtása érdekében írták ki a pályázatot. A szakmai tervben szerepelnie kell minden olyan információnak, ami a feladat kivitelezésével kapcsolatos: az ajánlattevő leírja milyen szakaszokban tervezi végrehajtani a munkát, mennyi időt igényel egy-egy szakasz, milyen részeredményeket kíván elérni stb.. A szakmai tervben a pályázónak meg kell győznie az ajánlatkérőt arról, hogy az adott piacot, vagy szakterületet nagyon jól ismeri, és pontosan meg tudja határozni a prioritásokat a folyamat végrehajtása során.
41
Egy jól szerkesztett, megfelelő tartalmú szakmai terv akár a pályázó győzelmét jelentheti egy közbeszerzésen. Éppen ezért nagyon fontos, hogy ennek a résznek az elkészítését olyan szakemberekre bízzuk, akik nagyon jól ismerik az adott piacot, vagy szakterületet. Bizonyos esetben a közbeszerzéseken részt vevő vállalatok – leginkább a kisebb cégek – maguk készítik el a dokumentáció ezen részét is, az ezzel járó pluszköltségek miatt. Az Apri Kft a szakmai terv készítését mindig külső szakemberre bízza, így pl. egy olyan pályázatnál, amelyet az integrált nevelés terjesztése érdekében írták ki, olyan szakértőre bíztuk a szakmai terv készítését, aki otthonosan mozog ebben a témában, mivel egy közoktatási intézményben dolgozik, vagy éppen egy önkormányzatnál foglalkozik ezzel a témával. A szakmai terv elkészítetése valóban többletköltségként jelenik meg, de megtérülhet, mivel több pályázat megnyerését biztosíthatja. 5.4 Szakmai önéletrajzok, szakértői referenciák Az olyan pályázatoknál, ahol valamilyen szakmai tevékenységet kell végezni – szolgáltatások – hozzá kell csatolni az ajánlati dokumentációhoz a projektben érintett szakemberek szakmai önéletrajzát és az ebben szereplő végzettségeket igazoló okmányokat. A pályázatoknál a bevont szakértőknek rendelkezniük kell valamilyen szintű végzettséggel (a legtöbb esetben felsőfokú, de lehet csupán érettségi; mindig a végrehajtandó feladat jellegétől függ), és emellett nagyon fontos milyen szakmai tapasztalatokat szereztek – többnyire meghatározzák, hány év tapasztalatra van szükség az adott szakterületen. A volt munkahelyekről szerzett igazolások az ún. szakértői referenciák, amiket szintén hozzá kell csatolni az ajánlati dokumentációhoz. A pályázat kiíróját az ajánlati áron kívül ezek a szakmai anyagok győzik meg a pályázók alkalmasságáról. 5.5 Projekt költségvetése Az ajánlati dokumentációhoz abban az esetben kell költségvetést hozzácsatolni, ha a pályázat kiírója egy költségkeretet határoz meg a munka kivitelezésére, pl. valamilyen építési beruházás kivitelezése esetén, de szolgáltatásoknál is előfordulhat. Ha azonban a pályázati anyagokhoz költségvetést kell csatolni, akkor ez lehet az ajánlati dokumentáció legvitatottabb része. A pályázat kiírója ugyanis meg akar győződni arról, hogy a projekt során a pályázat nyertese számára fizetendő pénzösszegeket valóban ésszerűen, és a feladatok elvégzésére költik el. Ennek érdekében a kiíró meghatározza a költségvetésben szereplő egyes tételek 42
felső határát – pl. megadja mennyit fordíthat a pályázó a humánerőforrással felmerülő kiadásokra. Viszont nem minden költségvetési tétel esetén lehet megállapítani, hogy az a munkát milyen mértékben segítette elő. Ezenfelül az eszköz a feladat kivitelezése után a pályázó tulajdonába marad – pl. tanácsadással kapcsolatos pályázatoknál a szakértőknek biztosítani kell számítógépeket, vagy egyéb eszközöket, amik a pályázó eszközállományát bővítik a feladatok elvégzése után. A költségvetésekkel kapcsolatban sok kétség merülhet fel a kiíróban, ilyen pályázatoknál ezért is biztosítanak lehetőséget hiánypótlásra, illetve kiegészítésre. 5.6 Egyéb dokumentumok Az eddig felsorolt dokumentumok, igazolások nagy részét szinte minden pályázatnál be kell nyújtani. Azoknál a pályázatoknál azonban, amelyeknél az ellenszolgáltatás összege nagyon magas (több tíz-, százmillió forint), illetve a végezendő feladat nagyon összetett vagy hosszú ideig tartó – pl. valamilyen beruházás kivitelezése – az ajánlatkérő más dokumentumok, kivitelezési tervek benyújtását is kérheti az ajánlattevőtől. Ezekhez a dokumentumokhoz azonban minden esetben kitöltési útmutatót is biztosít az ajánlattevők részére. Ilyen dokumentumok lehetnek: ¾ logikai keretmátrix ¾ Gantt diagramm. 5.7 Az ajánlati dokumentáció részei A közbeszerzés tárgyától és értékétől függően az ajánlati dokumentáció különböző terjedelmű és tartalmú lehet. Bírósági nyilvántartásban szereplő szervezeteknek a következő dokumentumokat kell általában benyújtaniuk szolgáltatásokra vonatkozó pályázatoknál: 1.Általános része: ¾ Ajánlati felolvasó lap (tartalmazza az ajánlattevő nevét, címét vagy székhelyét, illetve a kapcsolattartó személy adatait) ¾ Teljességi nyilatkozat (arról nyilatkozik a cég, hogy elfogadja a pályázat feltételeit) ¾ Nyilatkozat az alvállalkozóról és a harmadik személyekről ¾ Nyilatkozat a kizáró okok hiányáról (a jogi alkalmasság körében) 43
¾ Igazolások a kizáró okok hiányáról (APEH-től és a VPOP-től) ¾ Cégkivonat, vagy cégbizonyítvány ¾ Aláírási címpéldány ¾ Nyilatkozat a pénzügyi számlákról (hány bankszámlája van a cégnek) ¾ Igazolás a bank részéről arról, hogy a cég folyószámláján nincsenek sorbanálló tételek, illetve a pénzmozgás kiegyensúlyozott ¾ Nyilatkozat a személyes közreműködőről (a szakértők listája, szolgáltatások esetén) 2.Szakmai része: ¾ Referenciák (az ajánlati felhívástól függően vonatkozhat a cégre, vagy a feladat során bevont szakértőkre) ¾ Szakmai vagy kivitelezési terv(ek) ¾ Szakmai önéletrajzok ¾ A képesítéseket igazoló okmányok fénymásolatai Az ajánlatkérő más dokumentumok benyújtását is kérheti a fent említett dokumentumokon kívül. Bizonyos pályázatoknál szükség lehet költségvetés készítésére, vagy az ajánlati dokumentációhoz csatolni kell pl. logikai keretmátrixot, vagy Gantt digrammot. Szintén bele kell kerülnie az ajánlati dokumentációba a konzorciumi megállapodás, ha több cég működik együtt egy pályázatban.
44
6. A közbeszerzési eljárás nehézségei Az előző fejezetekben olyan nehézségekről tettem említést, amelyek a közbeszerzéseken való részvétel során jelentkezhetnek. Ebben a részben összefoglalom ezeket a nehézségeket, és megvizsgálom milyen megoldási lehetőségek adódnak a pályázók előtt. Az utófinanszírozás miatti problémák Nagyon sok pályázatnál a megbízó utófinanszírozást alkalmaz, vagyis csak azután fizeti ki a szolgáltatás ellenértékét a kivitelező számára, miután az már kiegyenlítette a számláit az alvállalkozóival, vagy megbízott szakembereivel szemben. Emiatt előfordulhat, hogy a kivitelező több millió forintnyi összeget utal át, mielőtt hozzájutna az őt megillető pénzhez. Leginkább a kisvállalatok számára teszi nehezebbé a pályázatokon való részvételt az utófinanszírozás, ugyanis ezek a cégek nem rendelkeznek elég erős pénzügyi háttérrel. A kisebb cégek gyakran arra kényszerülnek, hogy tehetősebb társaikkal együttműködve vegyenek részt a pályázatokon, és így kénytelenek megosztani a profitjukat. Az Apri Kft. az olaszországi anyavállalat pénzügyi forrásiból finanszírozza a szakértőit a kivitelezés szakaszában, így számunkra az utófinanszírozás nem jelent nehézséget. Az ár, mint döntő kritérium A pályázat kiírója több szempontot vesz figyelembe amikor meghatározza a feladat kivitelezésére legalkalmasabb céget. Ezek a kritériumok között a legfontosabb szerepet az ár játssza. A pályázók több esetben is arra kényszerülnek, hogy alullicitálják egymást, és az alacsony árak miatt nem tudnak megfelelően képzett szakembereket biztosítani a munkavégzéshez. Ilyenkor az elvégzett munka rosszabb minősége miatt pénzügyi szankciókkal sújthatják a kivitelezőt, sőt akár pereskedésre is sor kerülhet a felek között. A magyar közbeszerzéseknél sokkal nagyobb mértékben kellene figyelembe venni a szakemberek szakmai felkészültségét, tapasztalatát, beruházások esetén pedig a benyújtott szakmai terveket.
45
Szakemberek felkutatása A legtöbb vállalat olyan pályázatokban vesz részt, amelyek kivitelezéséhez megfelelően képzett humánerőforrással rendelkezik. Az Apri Kft-nél azonban közbeszerzési szakértők dolgoznak, vagyis minden pályázatnál meg kell keresnünk azokat a szakembereket, akik az adott közbeszerzésben meghatározott feladatokat végre tudják hajtani. Ez a folyamat pedig rendkívül nehéz és időigényes, mivel a cégünk csak fél éve tevékenykedik a magyar piacon, és még nem rendelkezik egy olyan szakértői listával, amelyről ki tudná válogatni az alkalmas szakembereket. A nemzetközi pályázatoknál könnyebb a cégünk helyzete, mivel eddig több országban is megnyertünk pályázatokat, így rendelkezünk ottani kapcsolatokkal és szakértőkkel. Szintén segítséget jelent ezeknél a pályázatoknál egy olyan weblap, ahol ingyenesen álláshirdetéseket lehet feladni. Nagyon fontos lenne Magyarországon is létrehozni egy olyan internetes oldalt, ahol a szakértők kereslete és kínálata találkozna. A referenciák hiánya A referenciák elengedhetetlenek ahhoz, hogy a cégek részt vehessenek közbeszerzéseken. Attól függően milyen feladat megvalósítására írták ki a pályázatot, különböző referenciákat kell felmutatnia a pályázónak. Mivel az üzleti szolgáltatásokkal foglalkozó cégek többsége egy bizonyos szakterületre specializálódott, pl. üzleti-, menedzsment-, adótanácsadás, könyvelés stb., ezért a cégek többsége csak erről a területről rendelkezik referenciákkal. Azonban nem mindig írnak ki olyan pályázatokat, amelyek a cég szakterületét érinti. Ilyen esetekben a közbeszerzéseken részt vevő vállalatok konzorciumi megállapodásokat kötnek, és egymás
erőforrásaira
–
referenciáira
–
támaszkodva
pályáznak.
A
konzorciumi
együttműködés nem csupán erre a problémára ad választ, hanem lehetővé teszi, hogy a felek egymással együttműködve megosszák a feladatokat - pl. a szakemberek keresését – és hogy információkat cseréljenek. Az ajánlati dokumentációval kapcsolatban felmerülő nehézségek Az ajánlattevők minden közbeszerzésnél benyújtanak egy ajánlati dokumentációt, amelynek áttanulmányozását követően az ajánlatkérők meg tudják állapítani melyik cég a legalkalmasabb a feladat kivitelezésére. Az ajánlati dokumentáció nagyon sok anyagot tartalmaz: igazolások, nyilatkozatok, szakmai tervek, önéletrajzok, költségvetés stb.. Az 46
igazolásokat különböző intézményektől kell beszerezni, így hosszas utánajárást igényelnek; különösen fontos, hogy a VPOP igazolást időben kérvényezzük, hiszen annak kiállítása több napig is eltart. Az ajánlati dokumentáció legfontosabb része a szakmai vagy kivitelezési terv, amelyben az ajánlattevő leírja, hogyan látna neki a közbeszerzésben meghatározott feladat kivitelezésének akkor, ha ő nyeri a megbízást. A szakmai tervnek meggyőzőnek kell lennie, és ki kell derülnie belőle, hogy a pályázó az adott szakterületet nagyon jól ismeri. Lehetőség szerint ezt a részt egy olyan szakemberrel kell készíteni, akinek már többéves tapasztalata van a szakterületen. A kisebb cégek azonban sokszor ezen a részen spórolnak – maguk fogalmazzák meg a szakmai tervet -, és emiatt nem nyerik el a megbízást. Az ajánlati dokumentáció fontos részét képezi a költségvetés is. Az ajánlatkérő meghatározhatja az egyes költségvetési tételeknél szerepeltethető összegek felső határát, ugyanakkor nem minden tételnél lehet megállapítani, hogy az mennyire szolgálta a feladat kivitelezését, illetve hogy valóban a piaci árat alkalmazták-e. Sok pályázatnál szükség van a költségvetésben szereplő összegek megváltoztatására. Attól függően, hogy a pályázók milyen tapasztalatokkal, kapcsolatokkal rendelkeznek, illetve mióta tevékenykednek a magyar piacon kevesebb vagy több nehézséggel találják szembe magukat a közbeszerzési folyamat során.
47
Következtetés Más termékek és szolgáltatások piacához hasonlóan a közbeszerzések piacán is a kisebb cégek vannak a legnehezebb helyzetben, mivel nem rendelkeznek elég erős pénzügyi háttérrel, vagy jó kapcsolatokkal. Magyarországon nagyon sok közbeszerzésekkel foglalkozó multinacionális cég képviselteti magát, és az EU-csatlakozást követően jelenlétük egyre csak erősödik, mivel a hazánkba áramló EU-s források is megnőttek. A kisvállalatoknál figyelhető meg a legtöbb nehézség a közbeszerzési folyamat egyes szakaszaiban. A felmerülő problémákra pedig úgy lehet a legkönnyebben megoldást találni, ha ezek a cégek egymással szorosan együttműködnek. Szükség van e cégek között folyamatos kommunikációra, hogy ez által jobban megismerjék a piacot, tapasztalatokat és információkat cseréljenek, illetve egymás erőforrásaira támaszkodva vegyenek részt a közbeszerzéseken. Az Apri Kft. is azt tartja elsődleges feladatának, hogy jó kapcsolatot építsen ki olyan cégekkel, amelyek már hosszabb ideje vannak jelen a magyar piacon.
48
Bibliográfia: Vállalati anyagok A szakdolgozatomban több helyen hivatkozom olyan közbeszerzésekre, amelyeken a gyakorlatom alatt vett részt az Apri Kft.. Ezekhez a közbeszerzésekhez kapcsolódó ajánlati felhívások és ajánlati dokumentációk tartalmát is felhasználtam a gyakorlati rész megírásánál. Hivatkozások: http://www.kozbeszerzes.new-line.hu/kefigyeles/reg_figyel.htm http://www.euvonal.hu/index.php?op=eu_kulcs_intezmenyek&id=335 http://www.euvonal.hu/index.php?op=eu_kulcs_intezmenyek&id=125 http://www.hidasi.hu/menu_45.htm http://www.euvonal.hu/index.php?op=mindennapok_vallalkozas&id=38 http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=109 http://www.kozbeszerzes.hu/index.php?akt_menu=281 http://www.itd.hu/itdh/nid/eicdokpp/pid/0/itdhArticleDisplay/oid/0/Article.6536 http://www.penzforras.hu/01pf/archivum/31/904.html http://www.e-kozbeszerzes.hu/index.php?lap=doc/doc&dok_id=82 http://ted.europa.eu/Exec?DataFlow=ShowPage.dfl&Template=TED/static/faq/hu/faq.htm http://ted.europa.eu/Exec?Template=TED/homepage.htm&DataFlow=hRead.dfl&hpt=ALL& StatLang=HU http://ted.europa.eu/GetRecords?Template=TED/static/help/hu/ch02.htm
49
http://net.jogtar.hu/jr/gen/getdoc.cgi?docid=a0300129.tv http://www.mhk.hu/kozbesz/index.php http://www.mhk.hu/kozbesz/index.php?menuindex=0100&pageindex=2006
50
