A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

Block Quote (hosszabb idézet) Hosszabb idézetet jelölő formázó elem. Az idézetet térköz vagy más tipográfiai megkülönböztető jel emeli ki a szövegből. Ha idézőjellel kiemelt szavakat vagy rövid kifejezést akarunk hangsúlyozni,

helyett

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára használjuk a hangsúly (<emph>) elemet.

24

Administrative History

The Brewster presidential administration's primary objective was to raise academic standards comprehensively throughout Yale University. This required the substantial revision of certain existing policies and disciplines, as well as the development of new programs, schools, and departments.

President Brewster began this process in the 1960s by significantly increasing the size of the faculty and by actively recruiting renowned non-Yale scholars to fill the positions. According to Brewster, previous Yale administrations tended to overlook high caliber academicians who graduated and specialized outside the university. ...

As the size of the Yale faculty increased, Brewster's new admissions policies caused the make up of the undergraduate body to shift. By the early 1960s, most undergraduates had prepared at private schools, and many were sons of Yale alumni. As with the faculty, Brewster felt that Yale was consistently overlooking some of the best intellectual student talent necessary to maintain the highest levels of academic excellence. In a 1965 speech to alumni, Brewster summarized his administration's revised recruitment policy by stating that Yale would only seek students

whose capacity for intellectual achievement is outstanding and who also have the motivation to put their intellectual capacities to creatively influential use, in thought, in art, in science, or in the exercise of public or private or professional responsibility.

...

Component (Unnumbered) (nem számozott összetevő) A leírt anyag alárendelt részeit jelölő szülőelem. Az összetevő az alárendelt anyagrészek tartalomáról, kontextusáról és terjedelméről tartalmaz információkat. Mindig be van ágyazva egy alárendelt részek leírása () elembe, s gyakorta más elembe is. Minden meghatározza a leírt anyag egy értelmes és logikus részét. Az összetevők közti fizikai elválasztók, nem mindig esnek egybe az intellektuális határvonalakkal. Például egy drámai munkát jelölő elem vége lehet, hogy ugyanabban a dobozban van, mint a rákövetkező novellagyűjtemény eleje. Nem minden tartozik közvetlenül egy aktába vagy más fizikai egységbe. Némely elemek pusztán a hierarchikus leírás egy adott szintjét jelentik. Az összetevőket egyre kisebb és kisebb összevetőkbe lehet csoportosítani, melyek alkalmasint elérheti az egyes iratdarab szintjét. Például egy gyűjtemény összetevői lehetnek a sorozatok, a sorozatokéi az alsorozatok, az alsorozatokéi az állagok, az állagokéi az egyes iratdarabok. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. A LEVEL attribútumot használjuk az összetevő leíró jellegének azonosítására, például „sorozat”, „alsorozat”, „alfond”, „alcsoport”, „állag”, „iratdarab”. Ajánlott, hogy a legfelső -hez rendeljünk LEVEL attribútumot; így az attribútum elérhető, ha a tár használni szeretné. Series 1 Correspondence

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

25

<scopecontent>[...] Subseries 1.1 Outgoing Correspondence Abbinger-Aldrich ... Subseries 1.2 Incoming Correspondence Adams-Ayers ...

Component (First Level) A leírt anyag felső vagy első szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. A LEVEL attribútumot használjuk arra, hogy meghatázozzuk, a melyik leírási szintet fedi, például „sorozat”, „alsorozat”, „állag”, vagy „iratdarab”. Nem helyes azt várni, hogy minden, ugyanazon számozott összetevővel jelzett elem ugyanazt a leírási szintet jelöli. A elem különböző segédleteklben kölönböző szinteken kezdődhet, a hierarchikus összetevők száma pedig váltakozhat például a „sorozat” és az „állag” között. Például egy elem jelenthet „állagot” a segédlet egyik részén, míg a segédlet másik részén a jelenti ugyanazt, mivel további hierarchikus szintet kellett beemelni a leírt anyag kategorizálása céljából. További információkat lásd az összetevő () elem alatt. Topical Files 1918-1945 <scopecontent>[...] California Dining Club Annual financial statements

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 1923-1929 Membership rosters 1918-1932 Minutes 1925-1930 Newsletters 1919-1932 ...

Component (Second Level) A leírt anyag másodlagos szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Third Level) A leírt anyag harmadik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Fourth Level) A leírt anyag negyedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Fifth Level) A leírt anyag ötödik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

26

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

27

Component (Sixth Level) A leírt anyag hatodik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Seventh Level) A leírt anyag hetedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Eighth Level) A leírt anyag nyolcadik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Ninth Level) A leírt anyag kilencedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Tenth Level) A leírt anyag tizedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Eleventh Level) A leírt anyag tizenegyedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

Component (Twelfth Level) A leírt anyag tizenkettedik szintű alárendelt részét jelölő szülőelem. A komponensek lehetnek számozatlan elemek, vagy számozott , stb. elemek. A -től -ig terjedő számozott elemeknél a segédlet XML kódolójának kell ügyelnie a tizenkét elem pontos egymásba ágyazottságára. További információkat lásd az összetevő () elem és a z első szintű összetevő () alatt.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

28

Change (változás) Az <eadheader> részében található választható elem. Az EAD dokumentumon végzett módosítások rövid összefoglalását adja. Fel kell tüntetni a segédlet új részeit és a jelentős adatrögzítéseket, de tollhibák javításait nem. A elem modelje a Szövegkódolási Kezdeményezés (Text Encoding Initiative, TEI) DTD

eleme volt. A TEI azt ajánlja, hogy a módosításokat fordított időrendben kell felvenni és számozni úgy, hogy a legutóbbi legyen az első. Ha azt akarjuk jelölni, hogy a segédlet olyan jelentékeny mértékben módosult, hogy ez lényegében egy az előzőt felváltó új változat, akkor ezt az <edition> elemben tegyük meg. <eadheader langencoding="iso639-2b"> ... May 5, 1997 This electronic finding aid was updated to current markup standards by Sarah Taylor using a perl script. Updates included: eadheader, eadid, and arrangement of did elements and their labels.

Chronology List Item (időrendi felsorolás egysége) Fromázó elem, ami egy dátumot párosít össze egy eseménnyel vagy elemcsoporttal egy időrendi felsorolásban (). Minden tartalmaz egy elemet (ami lehet egyetlen dátum, vagy dátumtartomány), valamint egy <event> elemet vagy annak a leírását, ami az adott időpontban történt. Ha egyetlen dátumhoz () több esemény (<event>) csatolható, az <event> elemeket egy <eventgrp> elemen belül helyezzük el, amit könnyű megfeleltetni a megfelelő dátummal. Chronology 1840 <event>Born Helena Opid in Krakow, Poland on October 12th. 1861 <event>Made stage debut as Helena Modrzejewska in charity fair production of , in Bochnia, Poland. ... 1909 <event>Died April 8th at her home on Bay Island. Funeral services held at St. Vibiana's Cathedral in Los Angeles, and Modjeska was later buried in her native Krakow.

Chronology List (időrendi felsorolás) Formázó elem, ami információt nyújt a leírt anyaghoz kapcsolódó fontos múltbéli események sorozatáról. A biztosítja továbbá ezen dátumok és események struktúrált megjelenítését. Minden -eket tartalmaz, melyek összekapcsolnak egy dátum () elemet

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

29

vagy dátumtartományt az egy esemény (<event>) vagy eseménycsoport (<eventgrp>) leírásával. A leginkább egy életrajz vagy történet () elem részeként jelenik meg, de más elemekben is elérhető, ahol történeti dátumok, helynevek és események jelennek meg többoszlopos listában. Biographical Note 1820, Dec. 20 <event>Born eighth of ten children of Taylor and Dicey (Jones) Duke; Little River, Orange Co., N.C. 1842 <event>Married Mary Caroline Clinton 1844 <event>Sidney Taylor Duke born ...

Table Column Specification (oszlopmeghatározás) Üres formázó elem, mely kijelöli egy oszlop elhelyezkedését és méretét a táblázatban (). Az oszlop egyedi nevét, táblázaton belüli egyedi számát, szélességét és mértékeit, valamint a szöveg oszlopon belüli vízszíntes igazítását attribútumok jelölik. A táblázaton () belüli oszlopok számát a elem COLS attribútuma határozza meg, és nem az, hogy hány darap elemet definiáltunk. A -ben beállított értékek felűlírják a -ból vagy a -ből származtatott értékeket. Lásd még a kapcsolódó és elemeket. <entry colname="1">Major Family Members <entry colname="2">Spouses <entry colname="3">Children <entry colname="1">John Albemarle (1760-1806) <entry colname="2">Mary Frances Delaney (1769-1835) <entry colname="3">John Delaney Albemarle (1787-1848) ...

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

30

Container (tároló) A elemen belüli információs elem, mely segíti az EAD példányban leírt anyagok helyének rögzítését azáltal, hogy jelzi az anyagot tároló eszközök fajtáit, és azonosítja a hozzájuk rendelt sorszámokat. A elemet leggyakrabban az összetevő szintjén használjuk, vagyis az után, hogy az alárendelt összetevők leírása () elemet megnyitottuk. A tárolási információ segíti a kutatót annak megértésében, hogy mekkora az anyag kiterjedése, különösen akkor, ha nincs önálló fizikai terjedelem (<extent>) az összetevp szintjén. Erősen ajánlott a TYPE attribútum használata a tárolóeszköz jellegét tisztázandó céllal. Bármely hasznos jelölés szóba jöhet, például „doboz”, „irattartó” és „tekercs”. A fizikai elhelyezés () elem használandó a polc, raktárrész, szoba, épület és egyéb olyan helyek jelölésére, ahol magát az anyagot tárolják. Az egységazonosító () elemmel jelöljük a fizikai tárlókkal nem összefüggő raktári számokat, például a gyarapodási számot. A legtöbb tár vagy a vagy a elemet használja raktári számként, amikor az anyagot kiadja a kutatónak. Ha mindkét elemet használjuk, fontoljuk meg, hogy a LABEL attribútummal jelezzük azt, hogy az adott elem a raktári szám vagy sem. A PARENT attribútummal hivatkozhatunk az iratot tartalmazó dobozt leíró elemre. 1. Correspondence, 1942-1987 <scopecontent>[...] 1 1 1942-1943 2 January-August 1944 3 August 1944-March 1945 . . . . . . 2. [...]

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

31

3 18 Parent-Teacher Association of Fondsville 1959-1972 3 19 Pasta and Politics Club 1967-1975 . . .

Controlled Access Headings (ellenőrzött szótári címfejek) Csomagolóelem, mely a leírt anyag legfontosabb hozzáférési pontjait jelzi, és lehetővé teszi az egységes névalak szerinti keresést több segédleten belül a számítógépes hálózaton. Egy segédleten belül is több száz név vagy tárgyszó bukkanhat fel. A fontosabbakat ki lehet emelni azáltal, hogy az <archdesc>-en vagy egy nagyobb összetevőn () belül egy helyre gyűjtjük őket egy elembe. A elemben található kifejezésk összevethetők a MARC katakógus rekordok 1xx, 6xx és 7xx mezőjében szereplőkkel. Ha a segédletekben való keresés a elemre és ennek gyermekelemeire korlátozzuk, az növeli a kívánt tárgyról szóló releváns források megtalállásának a valószinűségét, mivel a hozzáférést biztosító kifejezések az összes segédletben egységes alakban lettek rögzítve, továbbá azért, mivel feltehetően csak a leginkább idevágó kifejezéseket rögzítették. Bár megengedett a helyben kialakított szótárból való nevek és kifejezések használata, a gyermekelemeit (, , , , , , , <subject>, és New York: Wells & Sons, 1931 2.

This collection, number 1988-015, was donated by Mrs. Dolores Franklin on April 23, 1988.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

37

<defitem> Definition List Item (definíciós felsorolás eleme) Formázó elem egy különleges felsorolási típusban, melyben a lista alapeleméhez ( elem) egy meghatározást, leírást vagy kifejtést () rendelünk. A <defitem>-re gondolhatunk úgy is mint egy két cellából: a -ből és a rákövetkező -ből álló sorra. A <defitem> elemekből álló felsorolásokat gyakran két oszlopban jenítjük meg. Lásd még a <list> elemet. <list type="deflist"> <listhead> Abbreviation Expansion <defitem> ALS Autograph Letter Signed <defitem> TLS Typewritten Letter Signed

<descgrp> Description Group (leírási csoport) Az elemet arra használhatjuk, hogy a levéltári leírás <archdesc> elem a és elemeken kívüli gyermekelem-csoportját egy helyre gyűjtsük össze. A leírási csoportot használhatjuk arra, hogy például az Általános levéltári leírás nemzetközi szabványa (ISAD(G)) elemcsoportjai alapján csoportosítsuk az elemeket. A leírási csoportot használjuk az EAD 1.0 változatában szereplő csomagoló elemek, az aminisztratív információk () és járulékos leírási adatok () helyett. A TYPE attribútummal írhatjuk le a csoportosítás jellegét. 1. <descgrp> Related and Associated Materials <separatedmaterial>

Photographs and sound recordings have been transferred to the appropriate custodial divisions of the Library where they are identified as part of these papers. Among the sound recordings are the following broadcasts:

<list>[...] <separatedmaterial>

Other papers of Earl Warren, which relate chiefly to his early years and public service in California, are held by the California State Archives in Sacramento.

Records relating to the Warren Commission are held in the National Archives and Records Administration.

2. <descgrp> Important Information for Users of the Collection Access

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

38

Collection is open for research. Scrapbooks are extremely fragile and require close supervision by Special Collections staff during use.

<userestrict> Publication Rights

Property rights reside with the University of California. Literary rights are retained by the creators of the records and their heirs. For permissions to reproduce or to publish, please contact the Head of Special Collections and Archives.

<prefercite> Preferred Citation

Eugene Loring Papers. MS-P02. Special Collections and Archives, The UCI Libraries, Irvine, California.

Acquisition Information

Gift of Eugene Loring, 1975 and 1980.

<processinfo> Processing History

Preliminary processing by Roger Berry in 1975 and 1980. Processing completed by Emma Kheradyar in 1996-1997. Guide edited by Laura Clark Brown in 1998 and completed by William Landis in 2000.

<descrules> Descriptive Rules (leírási szabályok) A profil leírás (<profiledesc>) gyermekeleme, a leírás elkészítésénél felhasznált szabályok, szabványok, konvenciók és protokolok felsorolására. Ne tévesszük össze a gyermekelemeinek (, és

Descriptive Identification (leíró azonosítás) Kötelező csomagoló elem mely különféle, a leírt anyagról szóló alapvető információkat azonosító elemeket fog össze a levéltári leírás <archdesc> vagy egy összetevő elemen belül. A különféle gyernekelemeinek rendeltetése, hogy rövid, érthető információs állításokkal szolgáljanak. Jellemzőjük továbbá, hogy a <note> (megjegyzés) kivételével nem szükséges bekezdésekben (

) rögzíteni a szöveget. A olyan elemeket csoportosít, melyek a levéltári egység megfelelő alapleírását képezik. Ez a csoportosítás biztosítja, hogy ugyanazok az adatelemek és –szerkezet elérhető legyen az EAD hierarchia minden leírási szintjén. Megkönnyíti az összetartozó adatelemek visszakeresését és egyéb adatkimenetét a forrásfeltárás és -megismerés érdekében. 10

Anglo-American Cataloguing Rules 2nd edition. Az angolszász világban és a távol-keleten alkalmazott általános könyvtári leírási szabvány. Lényegében az hazánkban is alkalmazott ISBD (International Standard Bibliographic Description - nemzetközi szabványos bibliográfiai leírás) angolszász megfelelője, noha az AACR korábbi mint az ISBD. 2002-ben született az AACR második kiadása (amihez azóta öt javítást adtak ki). Bővebben lásd http://www.aacr2.org/.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

39

Az <archdesc>-beli elemet néha felső szintű -nek nevezik, mivel ez a gyűjtemény egészét írja le. A felső szintű gyermekelemiként a következőket tanácsos használni: , , , , , és . A és akkor ajánlott, ha beilleszthetőek a tár gyakorlatába. Az összetevőn belüli lehet kevébé teljes, tartalmazhat akár egy vagy és egy elemet. 1. <archdesc type="inventory" level="subgrp"> Overview of the Records Minnesota Historical Society Minnesota. Game and Fish Department Game laws violation records, 1908-1928 Records of prosecutions for and seizures of property resulting from violation of the state's hunting and fishing laws. 2.25 cu. ft. (7 v. and 1 folder in 3 boxes) See Detailed Description section for box location . . . 2. <archdesc level="collection"> Early Durham Cartularies GB-0033-DCD compiled between 1220 and 1230, with later additions 1 cartulary (175ff. and inserts), 1 fragment and 1 [photostat of] fragment. Durham University Library, Archives and Special Collections early cartularies produced by the Durham monastic administration. 3. Series 1: Correspondence, 1943-1978 <extent>2.5 linear ft. (5 document boxes) <scopecontent>[...] Subseries 1.1: Outgoing Correspondence, 1943-1969 <extent>0.75 linear ft.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

40

B:14:D 1 1 Abbinger-Aldrich <extent>14 letters

Dimensions (kiterjedés) A gyermekeleme, mely a leírt anyag méretéről ad számot, általában numerikus formában. A mértéket bármilyen elfogadott egységben ki lehet fejezni. Ha a mértékegység vagy a kiterjedés típusa nem magától értetődő a segédletben, használhatunk attribútumokat. A UNIT (mértékegység) attribútum hatázozza meg a mérték fajtáját, például „hüvelyk” vagy „méter”. A TYPE (típus) attribútum határozza meg a mért kiterjedés fajtáját, például „magasság” vagy „átmérő”. Több kiterjedést (például magasság–szélesség) címkézhetünk egyetlen vagy több elemmel, eltérő attribútum értékeket megadva. Nem összetévesztendő az <extent> elemmel, ami a leírt anyag mennyiségét adja meg. Handlist Cartuarium vetus 3 paper leaves; 1 parchment on paper leaf; 175 leaves, 4 inserts, 2 schedules, parchment; 4 paper leaves approximately 230 mm x 163 mm. . . .

Text Division (szövegrész) Általános elem, mely a -en belül egy nagyobb szövegrészt jelöl. A szövegrészekre példa a címoldal, előszó, köszönetnyílvánítás vagy a segédlet használati útmutatója. A elemmel jelezetjük a

célját. 1. [...]

Acknowledgements

The University of California, Irvine Libraries wishes to acknowledge the generosity of the family of Edgar Holden for an endowment in support of the processing and maintenance of this collection and the University of California Office of the President for grant funding in support of the encoding of this and other finding aids using the Encoded Archival Description standard.

. . . 2.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

41

Inventory of the Rietta Hines Herbert Papers, 1940-1969 Processed by: Debra Carter Schomburg Center for Research in Black Culture The New York Public Library August, 1977 &schtp;

© 1999 The New York Public Library, Astor, Lenox and Tilden Foundations. All rights reserved.

Preface

This inventory is one of several prepared as a part of the archival preservation program at the Schomburg Center for Research in Black Culture, a research division of The New York Public Library.

The Schomburg archival preservation program involves the organization and preservation of primary source material held by the Center and of significance to the study of the Black Experience. It furthermore includes the preparation of detailed inventories of these records, making the information contained therein accessible as well as available to scholars.

The necessary staff and supplies for this program were made available through a combination of Library, National Endowment for the Humanities grant, and State of New York grant funds.

Description of Subordinate Components (alárendelt összetevők leírása) Csomagoló elem, ami a leírt anyag hieararchikus csoportosításáról szóló információkat gyűjti egybe. Az alárendelt összetevőket a leírási részletezettség különféle formájában vagy szintjén jeleníthetjük meg, amit az elem kötelező TYPE (típus) attribútuma jelöl. Például az „analyticover” (analitikus áttekintés) a sorozatok és alsorozatok leírásának összefoglalóját jelenti, ami után állhat egy másik elem, melynek TYPE attribútuma „in-depth” (részletesen) arra utal, hogy az elem az anyag tartalmának részletes felsorolását nyújtja, beleértve az anyaghoz rendelt raktári számokat is. A „combined” (összetett) TYPE attribútumot akkor használjuk, ha a sorozat leírását közvetlenül követi a sorozat tartalmának felsorolása. Az „othertype” (egyéb) TYPE attribútumot akkor használjuk, ha egyik felsorolt formátumot sem követjük. Ebben az esetben az OTHERTYPE attribútummal jelöljük meg a megjelenítési mintát. Lásd még a valamint a – elemeket. 1. Activities, 1965-1971 <extent>0.3 linear ft. <scopecontent>

The Activities series gives examples of the types of activities offered at the camp. The folders contain reports, schedules, and inventories from each activity area of the camp. These records are predominantly from the late 1960s and early 1970s and replicate some of the information found in the staff manuals.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 1 General, 1970-1971 1 Camp Crafts, 1967 1 Education Program, 1967 1 Expressive Arts, 1970 . . . . . . 2. 1-429-1 Forest Stand Maps by Township and Basemap 1958-1979 <extent>36 ft. (approx. 1700 sheets) of cartographic records. <materialspec>Scale: predominantly 4 inches to 1 mile (1:15,840) <scopecontent>

Series consists of forest stand maps. A map sheet was created for each township of the surveyed section of the province and for each basemap area in unsurveyed areas.

. . . RG 1-429-2 Forest Stand Map Composites 1958-1971 <extent>ca.70 maps <materialspec>Scale: 1 inch to 1 mile <scopecontent>

Series consists of composite maps of the forest resource inventory data from all the townships within a Forestry Management Unit. The composites offer a broader view of an area than the township/basemaps, however

42

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára the forest stand statistics are quite small and difficult to read.

. . . . . . 3. Series 1: Administrative Records, 1912-1956. Box 1 7-8 Annual reports, 1912-16, 1922 9 Board of Directors—Minutes and correspondence, 1947-1949 10 Contracts and specifications for construction of nurses' quarters, ca. 1947 11 Marin County Reports, 1955-1956 Series 3: Philip King Brown, 1910-1931, n.d. 21 Correspondence, 1910-1931 22 Writings,

43

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

44

n.d. . . .

Description of Subordinate Components Group (alárendelt összetevőcsoport leírása) Kizárólag az EAD Groupd DTD <eadgrp> elemének <archdescgrp> gyermekelmén belül alkalmazható csomagolóelem. A két vagy több <ead> segédletet tartalmas, sorban egymás után. Lásd még az <eadgrp> elemet.

<ead> Encoded Archival Description (kódolt levéltári leírás) A leginkább segédletként ismert információ-hozzáférési eszköz legkülső csomagoló eleme. A segédlet fizikai és szellemi ellenőrzést kijelöl ki számos levéltári anyagféleség felett, és seígti a kutatót a leírt nayag megértésében és az azokhoz való hozzáférésben. Az <ead> elem egy adott, EAD dokumentumtípus meghatározással (DTD) kódolt dokumentumpéldányt határoz meg. Tartalmazza a kötelező <eadheader>, a választható és az ugyancsak kötelező <archdesc> elemet – ebben a sorrendben. Az AUDIENCE (célközönség) attribútumot „external” (külső) ertékre lehet állítani, hogy minden gyermekelem megjelenjen, hacsak az értéket egy adott elemben nem állítjuk át másra. Hogy az EAD XML sémaként való alkalmazását megkönnyítsük, egy xmlns (XML névtér) attribútumot kell bekapcsolnunk az alapértelmezett DTD-ben, az alábbiak szerint: Utána: Előtte:



Egy EAD Group (EAD csoport) nevű külön dokumentumtípus meghatározás szolgál az gyűjtemény különféle intézetekben vagy őrzési egységekben elhelyezett különböző részeit leíró és <ead> segédletek összekapcsolására. További információkat lásd az <eadgrp> elem leírásánál. <ead> <eadheader> <eadid>[...] [...] <archdesc level="fonds"> [...] [...]

<eadgrp> EAD Group (EAD csoport) Az EAD Group dokumentumtípus meghatározásban található csomagolóelem, mely lehetővé teszi, hogy több, az EAD DTD szerint kódolt segédletet egy dokumentumba fogjunk össze. Az EAD csoport DTD-t arra tervezték, hogy több, különféle egységekben (pl. több tárban vagy egy táron belül különböző őrzési egységekben) őrzött anyagot leíró segédlet legfelsőbb szintű csomagolója legyen. Az

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

45

EAD csoport megközelítési módja lehetővé teszi, hogy az <archdescgrp> elemben összefoglaljuk az szétszórt anyagokat és szorosan összekapcsoljuk azokat a segédleteket, melyeket a szétszórt anyagok megértéséhez együtt kell láttatnunk. Jó példa lehet az <eadgrp> alkalmazására a kölönféle tárakban őrzött Mark Twain iratokhoz készült segédletek, vagy egyazon gyűjtemény formátum alapján különféle táraiban elkülönített mozgóképes és kéziratos anyagához készült segédletek esete. Az <eadgrp> egy kötelező <eadheader> elemmek kezdődik, amit egy választható , majd egy kötelező <archdescgrp> elem követ. Az <archdescgrp> nem csak a jellemző <archdesc> gyermekelemeket tartalmazza (mint amilyen a és a ), de az egyedi elemet is, ami alárendelt összetevőkként összekapcsolja az <ead> egyedeket. Az EAD csoport DTD nem használható egy adott gyájtemény vagy egy hivatali egység által őrzött fond gyarapodási dokumentációának összeállítására; az egyes gyarapításokat ugyanabban az <ead> példányban kell leírni. Az <ead><archref> elemmel lehet linkeket létesíteni nagy iratmennyiségekről szóló segédletek valamint az alárendelt sorozataikat leíró segédletek között. Példa erre a helyzetre: egy kormányhivatali iratcsoport a sorozatokkal együtt olyan nagy, hogy minden sorozatnak saját segédletet készítenek. Hogy az EAD csoport XML sémaként való alkalmazását megkönnyítsük, egy xmlns (XML névtér) attribútumot kell bekapcsolnunk az alapértelmezett DTD-ben, az alábbiak szerint: Utána: Előtte:



<eadheader> EAD Header (EAD fejrész) A leírt levéltári anyag helyett a segédletről mint dokuemtumról szóló könyvészeti és leíró információk csomagoló eleme. Az <eadheader>-t a Szövegkódoló Kezdeményezés (TEI) header eleme alapján mintázták elősegítve a dokumentumtípusok közti metaadatok egységességét. Az <eadheader> kötelező, mivel a helyi, papír alapú segédletekben gyakorta nem rögzített információk a géppel olvasható környezetben lényegesek. Négy, az alábbi sorrendben alkalmazandó gyermekelem érhető el: <eadid> (kötelező), (kötelező), <profiledesc> (választható), and (választható). Ezek az elemek és a gyermekelemeik biztosítják: a segédlet egyedi azonosító kódját; a segédlet könyvészeti adatait (például szerző, cím); a segédlet kódolásáról szóló információkat; valamint a jelentősebb felülvizsgálatokról szóló ismertetőket. A FINDAIDSTATUS (segédlet státusza) attribútum szolgál annak jelzésére, hogy a segédletbe forglalt információ mennyire teljes vagy kidolgozott. A COUNTRYENCODING (országkódolás), DATEENCODING (dátumkódolás), LANGENCODING (nyelvi kódolás), REPOSITORYENCODING (tár-kódolás), és SCRIPTENCODING (írásrendszer kódolása) attribútumok használandók azon ISO szabványok meghatározására, ahonan más attribútumok értékeit vesszük (például az <eadid> és COUNTRYCODE (országkód) attribútumait). Az <eadheader> némely, vagy összes gyermekelemeével megjeleníthetünk címoldali információt. Más alkalommal az <eadheader>-t a megjelenítés során blokkolni is lehet, ha az AUDIENCE (célközönség) attribútumot „internal”-ra (belsőre) állítjuk és elemekkel készítünk címoldalt. <eadheader> <eadid>[...]

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

46

[...]

<eadid> EAD Identifier (EAD azonosító) Az <eadheader> kötelező gyermekeleme, ami egyedi kódot rendel egy adott EAD segédlet dokumentumhoz. Két kötelező attribútum, a COUNTRYCODE (országkód) és MAINAGENCYCODE (a segédletet karbantartó intézmény kódja) biztosítja az <eadid> kompatibilitását az ISAD(G) 3.1.1. elemével. A MAINAGENCYCODE egy ISO 15511-es, a segédletet karbantartó intézményt reprezentáló kódot biztosít (ami lehet más intézmény, mint a leírt anyag őrzője). A COUNTRYCODE egy ISO 3166-1-es kódot biztosít a karbantartó intézmény országa reprezentálására. Ezen két attribútumon felül ajánlatos, hogy az <eadid> globális egyediségének biztosítása érdekében a tárak használják a követkető attribútumok legalább egyikét: URL, PUBLICID, vagy IDENTIFIER. A PUBLICID-nek egy formális nyilvános azonosítónak (Formal Public Identifier)11, az URL-nek abszolút vagy relatív címnek, az IDENTIFIER-nek pedig egy géppel olvasható, a segédlet fájljára vonatkozó egyedi azonosítónak kell lennie. (A PUBLICID-re vonatkozó helyes szintaxist az ISO/IEC 9070:1991 „Információtechnológia – SGML támogató eszközök – Regisztrációs eljárás nyilvános szövegek tulajdonos-azonosítóihoz.”12 documentum írja le.) <eadid countrycode="us" mainagencycode="txu-hu" publicid="-//us::txu-hu//TEXT us::txu-hu::hrc.00001//EN" url="www.lib.utexas.edu/taro/hrc/00001.xml"> hrc.00001

<edition> Edition (kiadás) A segédlet vagy más könyvészeti tétel egy változata. Ha az <eadheader> <editionstmt> gyermekelemében vagy a gyermekelemében használjuk, az <edition> a segédlet változatára vonatkozik. A segédlet újabb kiadása lényeges többletet vagy változtatást jelent, és felül kell írnia a korábbi online változatokat. Ha könyvészeti hivatkozásban () használjuk, az <edition> elem a kiadott munka (könyv) változatát jelenti. <eadheader audience="internal" langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <editionstmt> <edition>2nd ed.

This edition reflects substantial additions to the collection in 1994.

. . .

<editionstmt> Edition Statement (kiadás ismertetője) Az <eadheader> részén belül választható gyermekelem, amely a segédlet kiadásával kapcsolatos információkat gyűjti össze egy <edition> elemmel és egy az elbeszélő jellegű ismertetőt szolgáltató bekezdéssel (

).

11

Lásd N. Walsh - J. Cowan - P. Grosso: A URN Namespace for Public Identifiers. http://www.ietf.org/rfc/rfc3151.txt 12 http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=16645, http://10036ra.org/docs/main.htm

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

47

1. <eadheader audience="internal" langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <editionstmt> <edition>2nd ed.

This edition reflects substantial additions to the collection in 1994.

. . . 2. Etat sommaire des fonds d'archives privées du Centre historique des Archives nationales <subtitle> Séries AP et AB XIX Instrument de recherche rédigé par Claire Sibille, avec la collaboration de George-Andrée Banguio et de Violaine Le Nénaon, sous la direction de Christine Nougaret <editionstmt> <edition> Première Édition Centre historique des Archives nationales de France (CHAN)

60 rue des Francs-Bourgeois F-75141 PARIS CEDEX 03

mai 2001

<emph> Emphasis (hangsúlyozás) Formázó elem amivel nylevi hatást célozva hangsúlyt, vagy kiemelést tudunk adni egyes szavaknak vagy kifejezéseknek. A RENDER (formázás) attribútummal jelölhetjük meg a hangsúly fajtáját, pl. félkövér vagy dőlt. Ha egy elem teljes tartalmát minden esetben dőlttel vagy más formázással kell megjelenítenünk, hasznljunk inkább stíluslap funkciókat az <emph> helyett. Papers document Donald C. Stone's work with Ornstein and Swencionis on the <emph render="italic">est Outcome Project, and the development of his doctoral research, including his various publications on the human potential movement, up to the completion of his doctoral dissertation.

<entry> Table Entry (táblázat cellája) A táblázat egy cellájának tartalmát jelölő formázó elem. A cella a sor és az oszlop metszete. Az <entry> attribútumai határozzák meg a cellák összevonását, a tartalom igazítását, és a cella szélein lévő függőleges vonalakat. Az attribútumokat meg lehet úgy határozni hogy csak az adott <entry>-re vonatkozzanak, de a cella örökölheti ezeket a hozzá legközelebb eső táblázati elemektől: a -től, a -tól, a -tól, a -tól, vagy a -tól. Három attribútumot együttesen kell használnunk egy adott karakter (például egy tizedes pont)

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 48 vízszintes eltolására. Az ALIGN (eltolás) attribútumot „char” értékre kell állítanunk (align="char"). A CHAR attribútumban azt a karaktert kell megadnunk, amelyikhez képest el szeretnénk rendezni a szöveget (például a tizedes pont esetében, char="."). A CHAROFF (karakter eltolás) attribútum rögzíti az eltolás helyzetét megnevezve az oszlop bal szélétől az igazított karakter bal éléig érő távolságának az adott oszlop teljes szélességéhez viszonyított százalékát (például charoff=”30”). A vízszintes cellaösszevonás kiterjedését az összevonásban részt vevő első (NAMEST) és utolsó (NAMEEND) oszlop megnevezésével tudjuk megadni. Szokás szerint a meghatározott cellahatároló jelet az oszlop jobb oldalán jelenítjük meg, vagy jobb oldalára nyomtatjuk. Külső cellahatároló jeleket a elem FRAME (keret) attribútumában, vízszintes vonalakat a ROWSEP (sorelválasztó) attribútummal tudunk megadni. <entry colname="1">Major Family Members <entry colname="2">Spouses <entry colname="3">Children <entry colname="1">John Albemarle (1760-1806) <entry colname="2">Mary Frances Delaney (1769-1835) <entry colname="3">John Delaney Albemarle (1787-1848) . . .

<event> Event (esemény) Az időrendi felsorolás egysége () azon része, mely leírja, vagy megnevezi ami történt. Az <event> párban áll a elemmel (egyedi időpont, vagy időintervallum) és más eseményekkel össze lehet csoportosítani az <eventgrp> elemben, ha ugyanazt a elemet több eseményhez is lehet kapcsolni. Lásd még az időrendi felsorolás elemet. Biographical Note 1892, May 7 <event>Born, Glencoe, Ill. 1915 <event>A.B., Yale University, New Haven, Conn. 1916 <event>Married Ada Hitchcock

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

49

1917-1919 <event>Served in United States Army

<eventgrp> Event Group (eseménycsoport) Az időrendi felsorolás egységén () belüli elem; több, ugyanazon időponttal () kapcsolatos eseményt (<event>) kapcsol össze. Lásd még az időrendi felsorolás elemet. Biographical Note 1901 July 18 <event>Born, Holsterhausen, Westphalia, Germany 1918 <event>Member and active participant of Sokoly, Polish insurrection against the Germans 1920 <eventgrp> <event>Private, Polish Army, Polish-Russo War <event>Graduated from Agricultural High School, People's University . . .

<expan> Expansion (rövidítés feloldása) A rövidítésben vagy mozaikszavakban gyakran előforduló szavak teljes alakját jelölő általános elem. Az ABBR (rövidítés) attribútummal adhatjuk meg a szó rövidítését mutató készítés vagy keresés céljából. Lásd még a rövidítés elemet. <note>

<expan abbr="ALS">Autograph Letter Signed

<extent> Extent (terjedelem) A gyermekeleme, mely információt szolgáltat a leírt anyag mennyiségéről vagyis kifejezi, hogy az mekkora fizikai teret foglal el. Olyan hagyományos levéltári mértékeket is magába foglal, mint az egyszerű és köbláb illetve -méter; továbbá a mikrofilm tekercsek, fényképek vagy más speciális adathozdozók száma, a logikai rekordok száma egy adatbázisban, vagy az adatfájlok bájtban kifejezett mennyisége. Ha több fajta terjedelem, vagy több mértékegység is rendelkezésre áll (például mind az, hogy hány lábnyi az irat terjedelme, mind az, hogy hány tárolóegységben van elhelyezve), ismételjük meg az elemet. A UNIT attribútumot használhatjuk a mértékegység, pl. „bájt” vagy „köbméter” jelzésére. A (méret) elemet használjuk ha meg kell jelenítenünk a leírt levéltári anyag méretét, például a magasságát, szélességét. 1.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

50

<archdesc level="collection"> Franklin, George A. (George Albert). The George Franklin Papers, 1928-1972 <extent>100 boxes; <extent>50 linear feet 2. B:14:D 1 1 Abbinger-Aldrich <extent>14 letters

<extptr> Extended Pointer (kiterjesztett mutató) Üres linkelő elem, ami attribútumokat használ az EAD dokumentum és egy, a leírt anyag részét nem képező külső elektronikus objektum összekapcsolására. Példa erre a tár pecsétjének vagy logójának képi megjelenítése, vagy az intézet weboldalára mutató linkek. Az ENTITYREF (entitás hivatkozás) vagy HREF (hiperhivatkozás) attribútumokkal azonosíthatjuk a külső objektumot. Nem tévesztendő össze a mutató elemmel, ami egy, a segédlet egyik helyéről ugyanazon segédlet egy másik pontjára való mozgást segítő belső link. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt. Inventory of the Rietta Hines Herbert Papers, 1940-1969 Processed by: Debra Carter Schomburg Center for Research in Black Culture <extptr linktype="simple" entityref="phyllis" title="Image of Phyllis Wheatley" actuate="onload" show="embed"/> The New York Public Library August, 1977 &schtp;

© 1999 The New York Public Library, Astor, Lenox and Tilden Foundations. All rights reserved.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

51

<extptrloc> Extended Pointer Location (kiterjesztett mutató helye) A kiterjesztett mutató <extptr> helye, ami egy kiterjesztett linken belüli erőforrás. (????) The location of an Extended Pointer <extptr> that is a resource in an extended link. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt.

<extref> Extended Reference (kiterjesztett hivatkozás) Egy linkelő elem, ami tartalmazhat szöveget és gyermekelemeket a az EAD dokumentumon kívüli elektronikus objektumra való hivatkozás részeként. Az ENTITYREF (entitás hivatkozás) vagy HREF (hiperhivatkozás) attribútumokkal azonosíthatjuk a külső objektumot. A elemet hasznlhatjuk arra, hogy az EAD dokumentumon belül egy másik helyre mutassunk. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt. Chronology . . . October 1995 <event> <extref linktype="simple" entityref="nobelsite" title="Nobel Prize eMuseum" actuate="onrequest" show="new">Awarded Nobel Prize in Physics by the Royal Swedish Academy of Sciences. . . .

<extrefloc> Extended Reference Location (kiterjesztett hivatkozás helye) Egy kiterjesztett hivatkozás <extref> helye, ami egy kiterjesztett linken belüli forrás. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt.

The Society also has records of other conservation organizations in Minnesota.

<extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/3270.xml"> <archref>Issak Walton League of Minnesota <extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/9248.xml"> <archref>Minnesota Audubon Council <extrefloc entityref="FBWW"> <archref>Friends of the Boundary Waters Wilderness <extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/23145.sgm"> <archref>Minnesota Emergency Conservation Committee

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

52

Family Name (családnév) Egy szoros vérségi vagy háztartási kötelékben lévő emberek csoportját jelölő tulajdonnév. Felölel egyedi családokat és család-csoportokat pl. Patience Parker család és Parker család. Nem kell a segédlet minden nevét felcímkézni. Az egyik lehetőség, hogy csak azokat a neveket címkéssük, melyekhez kívánatos az alap, differenciálatlan kulcsszó alapján történő keresésen felüli hozzáférés. Ajánlatos egységesített neveket használni, ami megkönnyíti a nevekhez való hozzáférést a segédleti rendszeren belül és között. A elemet szöveges elemeken (pl.

) belül használhatjuk. A leírt anyagban főbb szerepet játszó családnevet a elemen belül szereplő -be ágyazzuk. A ROLE (szerep) attribútumot használhatjuk a név és a leírt anyag közti kapcsolatt meghatározására, pl. „összeállító”, „létrehozó”, „gyűjtő” vagy „tárgya”. A NORMAL (normalizált alak) attribútum használható a -en belüli szöveges részben, pl. egy bekezdésben (

) szereplő név egységes alakjának jelölésére. Az AUTHFILENUMBER attribútummal határozzuk meg az azonosító leírásra (authority record) mutató linket, mely további információkat nyújt az adott névről vagy kereszthivatkozásokat tartalmaz alternatív névalakokra és az adott névvel kapcsolatba hozható más nevekre. A SOURCE (forrás) attribútummal határozhatjuk meg azt a szótárat, ahonnan a névalakot vettük, és/vagy a RULES attribútummal adhatjuk meg azokat a leírási szabályokat, amelyeket a névalak kialakításánál követtünk. Lásd még a , , és elemeket. A összevethető a 100-as, 600-as és 700-as MARC mezőkkel. 1. Hely-Hutchinson family Pedigree, 20th cent. MS. Eng. c. 5769, fol. 74 2. <archdesc level="collection"> [...] . . . Controlled Vocabulary Indexing Terms: Subjects: Ferry family. Ferry Field (University of Michigan)

File Description (a fájl leírása) Az <eadheader> kötelező, a segédletről szóló bibliográfiai információkat (például a -ben szereplő szerző, cím, alcím, támogató valamint a külön címkézett kiadás, kiadó, sorozat és a vonatkozó megjegyzések) összegyűjtő gyermekeleme.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

53

Az elem modellje a Szövegkódoló Kezdeményezés (TEI) DTD egyik eleme volt. A következő gyermekelemek lehetségesek (fenntartva az alábbi sorrendet): egy kötelező (cím adatok), egy választható <editionstmt> (kiadás-változat adatai), választható (kiadási adatok), választható <seriesstmt> (sorozati adatok> és a választható <notestmt> (megjegyzések). A azokat az információkat tartalmazza, melyek a segédlet bibliográfiában vagy lábjegyzetben való idézésénél használhatóak. Azok az intézmények, melyek a segédleteket a leírt anyagtól külön katalógizálják, a elemet használhatják a segédlet bibliográfiai alaprekordjának kialakítására. Nem tévesztendő össze a <profiledesc> elemmel, ami a segédlet kódolását írja le. Nem tévesztendő össze továbbá az <archdesc> elemmel, ami inkább a leírt anyagra, mintsem a segédletre vonatkozik. 1. <eadheader> <eadid>[. . .] Guide to the Bank of Willows Records, 1880-1905 &hdr-cst-spcoll; © 1999

The Board of Trustees of Stanford University. All rights reserved.

<profiledesc>[. . .] 2. Inventory of the Otis Turner Papers, 1978-1990 Processed by Hanna Bailey &hdrscm;

© 2000 The New York Public Library. Astor, Lenox and Tilden Foundations. All rights reserved.

File Plan (irattári terv) A leírt anyag rendezésére, tárolására és visszakeresésére vonatkozó, a létrehozásért és összeállításért eredetileg felelős felektől származó osztályozási sémáról szóló információk. Az irattári tervet rendszerint az alkalmazott rendszer típusa azonosítja, például ábécészerinti, számrend szerinti, alfanumerikus, tizedes, szín-kódolt, stb. Gyakran hierarchikus jellegű és esetleg tartalmazhatja az iratképző szerv iratrendezési útmutatóját is. További típusok például: a szoba alaprajzi vázlata vagy egy tudományos osztályozási rendszer. Ne tévesszük össze az egyéb segédlet () elemmel, ami a segédlet további leírására vonatkozó hivatkozásokat tartalmazza, és nem az anyag rendezését esetleg máig meghatározó osztályozási sémák leírását. Az EAD 1.0 változatában az EAD 2002-ben elavultá vált járulékos leíró adatok () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk,

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 54 használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. File List <note>

The list below outlines the classification system used for the central files of Vice President Mondale's office. This structure assigned alpha-numeric codes to primary subjects and to secondary and tertiary subdivisions thereunder.

AGRICULTURE (AG) <list type="ordered"> <defitem> 1 Home Economics <defitem> 2 Horticulture <defitem> 3 Marketing <defitem> 4 Price Support ARTS (AR) <list type="ordered"> <defitem> 1 Languages <defitem> 2 Museums <defitem> 3 Music <defitem> 4 Painting/Drawing

Front Matter (elülső rész) A leváltári leírás <archdesc> kezdetét megelőző bevezető jellegő szövegek csomagoló eleme. A segédlet létrehozására, közreadására és használatára fókuszál, és nem a leírt anyagot érintő

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

55

információkra. Ilyen például a címlap, az előszó, az ajánlás, és a segédlet használati utasítása. A -en belül a választható (címlap) elemben megismételhetjük az <eadheader>-ből válogatott információkat, így egy olyan címoldalt készíthetünk, ami az információk elrendezésének helyi gyakorlatát követi. Más szerkezeteket, például az ajánlást szövegrész

elemekként kell kódolnunk és tartalmazniuk kell egy a szöveg jellegét megvilágitó elemet. Register of the Gibbons (Stuart C.) Papers, 1955-1964 Collection number: Ms28 San Joaquin County Historical Society and Museum <extptr actuate="onload" show="embed entityref="sjmlogo"> Lodi, California &tp-cstoh; <list type="deflist"> <defitem> Processed by: Don Walker <defitem> Date Completed: 1997 <defitem> Encoded by: Don Walker

© 2000 San Joaquin County Historical Society & Museum. All rights reserved.

Function (funkció) A leírt anyagot létrehozó tevékenységek és eljárások körébe tartozó kifejezések. Az ilyen kifejezések gyakran az anyag hozzáférési pontjaiként is szolgálnak, különösen a vállalati, kormányzati vagy intézményi iratoknál. Ilyen példa az adószedés vagy a szórakoztatás. Nem kell a segédletben említett minden funkciót felcímkézni. Az egyik lehetőség, hogy csak azokat a funkciókat címkézzük fel, amelyeket az alapszintű, differenciálatlan kulcsszavas keresésen felül is el akarunk érni. Javasoljuk, hogy használjunk ellenőrzött szótári alakokat, mivel ezek megkönnyítik a nevekhez való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. A elem használható szöveges elemeken belül is (mint például a

elem). Ha a funkciónak a leírt anyagon belüli központi jelentősségét akarjuk jelezni, a -t helyezzük a elembe. A SOURCE (forrás) attribútumban kell meghatározni azt a szótáratt, ahonnan a kifejezést vettük. Az AUTHFILENUMBER (azonosító-fájlon belüli szám) attribútumot használhatjuk a funkcióval kapcsolatos kiegészítő információkal szolgáló és kereszthivatkozásokat tartalmazó azonosító leírás megjelölésére. Nem összetévesztendő az (foglalkozás) elemmek, ami a munka vagy üzleti tevékenység típusát jelzi és gyakran személyi iratokkal kapcsolatos.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára Lásd még a hozzáférési gyermekelemeit. A összevethető a 657-es MARC elemmel.

56

Index Terms

These records are indexed under the following headings in the catalog of the Minnesota Historical Society. Researchers wishing to find related materials should search the catalog under these index terms.

Government Functions: Law enforcing. Convicting.

Genre/Physical Characteristic (műfaj/fizikai jelleg) A leírt anyag típusát meghatározó intellektuális tartalma (műfaja) stílusa vagy technikája; információs rendjük vagy tárgyi funkciójuk (formájuk); valamint fizikai jellegük megnevezésére szolgáló kifejezések. Néhány példa: főkönyv, tervrajz, portré, novella, hangszalag, videókazetta. Nem kell a segédletben előforduló minden műfajt és anyagi formát felcímkézni. Az egyik lehetőség, hogy csak azokat a kifejezéseket címkézzük fel, amelyeket az alapszintű, differenciálatlan kulcsszavas keresésen felül is el akarunk érni. Javasoljuk, hogy használjunk ellenőrzött szótári alakokat, mivel ezek megkönnyítik a nevekhez való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. A elem használható szöveges elemeken belül is (mint például a

elem). Ha a műfajnak/formának a leírt anyagon belüli központi jelentősségét akarjuk jelezni, a -t helyezzük a elembe. Ha a kifejezéseket részletezőbb fizikai jellemzéshez akarjuk társítani, használjuk a elemet a vagy a elemeken belül. A SOURCE (forrás) attribútumban kell meghatározni azt a szótáratt, ahonnan a kifejezést vettük. A NORMAL attribútummal adhatjuk meg egy elbeszélő jellegű szövegrészben, például egy bekezdésen belül használt -ban kódolt kifejezés azonosító (authority) alakját. Az AUTHFILENUMBER (azonosító-fájlon belüli szám) attribútumot használhatjuk a funkcióval kapcsolatos kiegészítő információkal szolgáló és kereszthivatkozásokat tartalmazó azonosító leírás megjelölésére. Lásd még a hozzáférési gyermekelemeit. A összevethető az ISAD(G) 3.1.5-ös adatelemeével, 655-ös MAR mezővel és abban az esetben ha az <extent> elemmel együtt használjuk, a 300-as MARC mezővel. 1. Index Terms Physical Characteristics of Materials in the Collection: Architectural drawings Photographs 2. <scopecontent> Scope and Content of the Collection

Although the bulk of the collection is composed of letters, portrait photographs appear in several series.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

57

3. [...] Diaries, 1820-1864 <extent>14 diaries bound in red leather

Geographic Name (földrajzi név) Helyet, természeti jelenséget vagy politikai körzetet jelölő tulajdonnév. Néhány példa: Appalachehegység, Baltimore (MD), a san franciscoi Chinatown, Kew Gardens, Anglia13. Nem kell a segédletben előforduló minden nevet felcímkézni. Az egyik lehetőség, hogy csak azokat a neveket címkézzük fel, amelyeket az alapszintű, differenciálatlan kulcsszavas keresésen felül is el akarunk érni. Javasoljuk, hogy használjunk ellenőrzött szótári alakokat, mivel ezek megkönnyítik a nevekhez való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. A elem használható szöveges elemeken belül is (mint például a

elem). Ha a helynévnek a leírt anyagon belüli központi jelentősségét akarjuk jelezni, a -t helyezzük a elembe. A ROLE (szerep) attribútumot használhatjuk a név és a leírt anyag közti kapcsolatt meghatározására, pl. „tárgya”. A NORMAL attribútummal adhatjuk meg egy elbeszélő jellegű szövegrészben, például egy bekezdésen belül használt -ben kódolt kifejezés azonosító (authority) alakját. A SOURCE (forrás) attribútumban kell meghatározni azt a szótárat, ahonnan a kifejezést vettük és/vagy a RULES (szabályok) attribútummal határozhatjkuk meg azokat a leíró szabályokat, melyeket a névalak kialakításánál követtünk. Az AUTHFILENUMBER (azonosító-fájlon belüli szám) attribútumot használhatjuk a névvel kapcsolatos kiegészítő információkal szolgáló és kereszthivatkozásokat tartalmazó azonosító leírás megjelölésére. Lásd még a hozzáférési gyermekelemeit. A összevethető a 651-es és 752-es MARC mezővel. Controlled Vocabulary Indexing Terms: Subjects: Ferry family. Ferry Field (University of Michigan)

Heading (címfej) Egy szövegrész vagy felsorolás címét vagy feliratát jelölő általános elem. Ha használunk elemet, ennek kell a legelső elemnek lennie, ami egy vagy több másik elem követ. Nem tévessztendő össze a <listhead> és nevű gyermekelemeivel, melyek a felsorolás egy-egy oszlopának címfejét jelölik. A táblázati oszlopok címfejét a elemmel adjuk meg. 13

Kew Gardensben található a brit Nemzeti Levéltár – http://www.nationalarchives.gov.uk/

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 1. Publications List <listhead> Publication Year Book Title [...] 2. Administrative History

In October 1964, the incoming Labour government created new office of Secretary of State for Economic Affairs (combined with First Secretary of State) and set up the Department of Economic Affairs under the Ministers of the Crown Act 1964 to carry primary responsibility for long term economic planning.

First Heading (első címfej) A <listhead>-en belül, egy többoszlopos felsorolásban az első elem feletti fejrészt jelölő formázó elem. Nem tévesztendő össze a az átlalános elemmel, ami ez egész felsorolás vagy más szövegrészek fejrészét jelöli. Nem tévesztendő össze a táblázatok oszlopfejeit jelölő a elemmel sem. Publications List <listhead> Publication Year Book Title 1928 <event> . . .

Second Heading (második címfej) A <listhead>-en belül, egy többoszlopos felsorolásban a második elem feletti fejrészt jelölő formázó elem. Nem tévesztendő össze a az átlalános elemmel, ami ez egész felsorolás vagy más szövegrészek fejrészét jelöli. Nem tévesztendő össze a táblázatok oszlopfejeit jelölő a elemmel sem. Publications List <listhead> Publication Year Book Title 1928 <event> . . .

58

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

59

Imprint (impresszum) A könyvészeti hivatkozásban () vagy a elemben idézett munka közreadásával vagy terjesztésével kapcsolatos információk. Mindkét elemben lehetőség van rá, hogy a megjelenés helyét, a kiadó nevét és a kiadás idejét egyszerű szövegként vagy az gyermekelemeiben (a , és elemekben) rögzítsük. Az ritkán alkalmas arra (ha egyáltalán), hogy a -ben idézett nem publikált munka esetében használjuk. , Washington, D.C.: Citizen's Committee For The Outdoor Recreation Resources Review Commission Report, 1964.

Index (mutató) A leírt anyaghoz való hozzáférést elősegítendő sszegyűjtött kulcsszavak és utalók (reference pointers) felsorolása. Az egyúttal a tárgyak, levélírók, fényképészek és a gyűjteményben szereplő egyéb entitások kényelmes, ábécérend szerinti áttekintését is nyújtja. A könyvek végén szereplő mutatóhoz hasonlatos tartalmazhat hipertext linkekeket, vagy a tárolóegységek sorszámát, melyek a mutatózott anyag segédleten belüli megjelenési helyét rögzítik. Az feltehetően felcímkézett szöveg, nem pedig a segédletből automatikusan generált szöveg. Bizonyos esetekben az megismétli a segédlet más pontjain található kifejezéseket és neveket. Más esetekben pedig (például irodalmi jellegű kéziratgyűjtemények esetében) az az egyetlen hely, ahol a neveket felsorolják, az utalók pedig egy vagy több, az adott személytől vagy testülettől származó leveleket tartalmazó, de azokat csak általános kifejezésekkel (például „Levelezés T–Z”) leíró fájlra mutatnak. Az indexnek elemeket kell tartalmaznia, melyek egy hozzáférési elemből (például (név) vagy <subject> (tárgy)), és az ezt követő utaló (), utaló csoport () vagy hivatkozás () elemből állnak. Sima szöveget nem használhatunk az elemben. Ha az elemek elvárásunk szerint az alap, kulcsszavas kereséstől eltérő hozzáférési pontokat biztosítanak, használjunk besorolási állomány (authority file) kifejezéseit, mivel ezek megkönnyítik a nevekhez való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. Az EAD 1.0 változatában az EAD 2002-ben elavultá vált járulékos leíró adatok () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk, használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. Photographer Index

Names of photographers and studios--and the cities and states in which they operated--are usually noted as they appear on the photographs (usually stamped or written on the versos). Corporate names appear in direct order; personal names in inverted order (i.e., filed by surname). Rectos and versos of photographs were microfilmed to capture information exactly as it appears on the photographs. To locate a specific photographer/studio, a user should consider all possible forms of entry (corporate and personal), browse the index under these forms, identify which LOT(s) contain photographs by that photographer/studio, then browse the relevant LOT on the microfilm to locate specific photographs that bear the markings of the specific photographer/studio.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

60

12th Air Force Photo: LOT 13105 15th Air Force Command: LOT 13105 324th Service Corp.: LOT 13105 A.L. Adams Photo Studio--Atlanta, Ga.: LOT 13076 AAA Agricultural Adjustment Agency by Cooper: LOT 13121

Index Entry (mutató tétel) Egy mutató kifejezést egy vagy több linkkel összekapcsoló formázó elem. Minden tartalmaz egy hozzáféréssel kapcsolatos elemet, például (nevek csoportja) vagy <subject> (tárgy), egy választható <note> (megjegyzés) elemet, ami a tétel kategóriákba sorolhatja (pl. „hivatali ideje alatt” és „családi élet”), végül az ezt követő választható utaló , utaló csoport vagy hivatkozás elemeket. sima szöveg nem használható az -n belül. Ha az gyermekelemei elvárásunk szerint az alap, kulcsszavas kereséstől eltérő hozzáférési pontokat biztosítanak, használjunk besorolási állomány-beli (authority file) kifejezéseket, mivel ezek megkönnyítik a nevekhez való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. Ha csoportosítani akarjuk az ugyanazon , és elemeket használó hozzáférési elemeket (pl. több (családnév) és (személynév) elemet), használjuk a névcsoport elemet. Az utalócsoport elemmel köthetünk össze több, ugyanarra a hozzáférési kifejezésre mutató vagy elemet. Ha nem szükséges a linkekbe szöveget írnunk, használjuk a elemet. Ha mind a szöveg, mind a link szükséges, használjuk a elemet. 12th Air Force Photo: LOT 13105 15th Air Force Command: LOT 13105

Item (darab) Az alábbi három kontextus egyikében használható formázó elem: mint egy egyszerű, véletlenszerű vagy rendezett <list> (felsorolás) eleme; mint egy definíciós felsorolás <defitem> elemének része; vagy mint a (változtatás) elemen belüli feljegyzés. Az első esetben az lehet szám, szó, vagy kifejezés. Egy definíciós felsorolásban – ami általában két oszlopban jelenik meg – egy <defitem> egy (felirat) elemet köt össze egy elemmel, ami a -lel címkézett

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

61

kifejezések vagy más szövegek meghatározását, leírását, vagy kifejtését tartalmazza. Az <eadheader> (EAD fejrész) (módosítások leírása) (módosítás) elemben az a segédlet módosításáról szóló infromációkat tartalmazza – gyakran egy (időpont) elemmel párosítva. Nem tévesztendő össze a (időrendi felsorolás egysége) elemmel, ami egy idő szerinti felsorolás () egyedeit jelzi. Lásd még a <list> (felsorolás), <defitem> (definíciós felsorolás eleme) és (módosítás) elemeket. 1. <eadheader langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] . . . May 5, 1997 This electronic finding aid was updated to current markup standards by Sarah Taylor using a perl script. Updates included: eadheader, eadid, arrangement of did elements and their labels. 2. <list type="deflist"> <defitem> ALS Autograph Letter Signed <defitem> TLS Typewritten Letter Signed

Label (felirat) A definíciós felsorolás eleme <defitem> elemben leírt, definiált vagy kifejtett kifejezéseket vagy fogalmakat azonsoító formázó elem. A <defitem> elemre úgy lehet gondolni, mint egy két oszlopban, a -ben és az ezt követő -ben megjelenített felsorolás (<list>) egysége. Minden <defitem> felsorolás-egyég egy (-nek (feliratnak) nevezett) kifejezést vagy fogalmat és a meghatározását, leírását vagy kifejtését tartalmazza (ez utóbbit -nek (darab) nevezzük). Nem tévesztendő össze a LABEL attribútummal, ami a gyermekelemeiben a nyilvánosan megjelenített információk fajtáját jelöli. Lásd még a <list> és <defitem> elemeket. <list type="deflist"> <defitem> ALS Autograph Letter Signed <defitem> TLS Typewritten Letter Signed

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

62

Language of the Material (az anyag nyelve) Azleírt egységben szereplő levéltári anyagok nyelveinek prózai felsorolása. Az anyag nyelvét a gyermekelemeinek LANGCODE attribútumában ISO 639-2b szabvány szerinti hárombetűs nyelvi kódok formában is lehet rögzíteni. Nem tévesztendő össze a nyelvhasználat elemmel, ami a segédlet nyelvét határozza meg. Lásd még a elem leírását. A elem összevethető az ISAD(G) 3.4.3 adatelemmel és az 546-os MARC mezővel. 1. Correspondence, 1854-1902. 4 boxes Correspondence in French, German, and English. 2. <eadheader langencoding="iso639-2b">[...] <archdesc level="fonds"> . . . Texte arabe et traduction française par Lacroix fils . . . 3. DL 42 Duchy of Lancaster: Cartularies, Enrolments, Surveys and other Miscellaneous Books 13th Century -1894 English, French and Latin

Language (nyelv) A gyermekeleme az <eadheader> <profiledesc> részén belül, ami meghatározza a segédlet nyelvét vagy kommunikációs rendszerét. Két- vagy többnyelvű segédletek esetében vagy külön elemekkel határozzuk meg az összes nyelvet; vagy csak a legfontosabb nyelvet említjük meg. A LANGCODE attribútummal adhatjuk meg a nyelv ISO 639-2b hárombetű nyelvi kódot. A gyermekelemében is meg lehet adni a leírt anyag nyelvét. Az alábbi példában a LANGCODE attribútumot használjuk a hárombetűs ISO 639-2b kód rögzítésére, ami megegyezik a 041-es MARC mezővel. A SCRIPTCODE (írásrendszer kódja) attribútumban határozzuk meg az megadott nyelv

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

63

írásrendszerének ISO 15924-es kódját. 1. <eadheader langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <profiledesc> [...] Bilingual finding aid written in French and English. 2. Correspondence, 1854-1902. 4 boxes Correspondence in French, German, and English.

Language Usage (nyelvhasználat) Az <eadheader> elemben lévő <profiledesc> gyermekeleme, ami a segédletben szereplő nyelvekről, nyelvváltozatokról és dialektusokról szolgáltat információt. A segédlet nyelv(ei)t (amelyeken a sagédletet írták), a elemen belül további elemekkel lehet finomabban meghatározni. Két- vagy többnyelvű segédletek esetében vagy külön elemekkel határozzuk meg az összes nyelvet vagy csak a legfontosabb nyelvet említjük meg. A elem mintája egy Szövegkódolási Kezdeményezés (TEI) DTD-beli elem volt. <eadheader langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <profiledesc> [...] Bilingual finding aid written in French and English.

Line Break (sortörés) Üres formázó elem, arra kényszeríti a szöveget, hogy egy új sorban folytatódjon azon a ponton, amit nem egy sortörési algoritmus, vagy stípuslap, hanem a segédlet szerzője határoz meg. Csak akkor használjuk, ha tényleg sortörést szeretni egy elemen belül, például a (címlap) elemben. Elemek közti sortörést inkább stíluslappal határozzunk meg. San Joaquin County Historical Society and Museum <extptr actuate="onload" show="embed" entityref="sjmlogo"/>

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

64

Lodi, California

Legal Status (jogi státusz) A segédletben leírt anyagok jogszabályilag (például az Egyesült Királyság 1958-as Közirati törvénye (Public Records Act) által) meghatározott státusza. A elem összevethető az ISAD(G) 3.4.1-es adatelemmel és az 506-os MARC mezővel. PREM 8 Prime Minister's Office: Correspondence and Papers 1935-1951 Public Record(s)

Linking Group (link csoport) Két vagy több kiterjesztett link csoportot alkotó linkelő elemet magában foglaló csomagolóelem, ami így lehetővé teszi a többirányú, külső helyen tárol (out-of-line14) linkelést.

The Society also has records of other conservation organizations in Minnesota.

<extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/3270.xml"> <archref>Issak Walton League of Minnesota <extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/9248.xml"> <archref>Minnesota Audubon Council <extrefloc entityref="FBWW"> <archref>Friends of the Boundary Waters Wilderness <extrefloc href="http://www.someserver.edu/findaids/23145.sgm"> <archref>Minnesota Emergency Conservation Committee

<list> List (felsorolás) Egymástól elválasztott és víszintesen vagy gyakran függőlegesenen sorozatba rendezett, -nek hívott szavakat vagy számokat tartalmazó formázóelem. A TYPE attribútumot használjuk a felsorolás azonosítására és formázására. A lehetséges értékei: „simple” (egyszerű), „deflist” (definíciós felsorolás), „marked” (megjelölt), és „ordered” (rendezett). Egy „simple” (egyszerű) felsorolásban az elemek sem nem számozottak, sem grafikai díszítőelem (pl. golyó) nem kapcsolódik hozzájuk. Egy „deflist”-ben vagyis definíciós felsorolásban minden <defitem> összekapcsol egy -t (feliratot) a vele összefüggő -mel, ami a lel jelölt kifejezés vagy egyéb szöveg meghatározását, leírását vagy kifejtését tartalmazza. A „marked” (megjelölt) felsorolásban az elemek egymásutánisága lényegtelen, és minden elem előtt egy 14

Az out-of-line linkelés lényege, hogy olyan dokumentumra teszünk kétirányú linket, amihez csak olvasási hozzáférésünk van, vagyis nem tudunk módosítani, ilyenkor a linket egy külső dokumentumban adjuk meg. A fogalmat az XLink szabványcsoport definiálja. Bevezetőnek lásd: http://www.layoutgalaxy.com/xml/hyper2.php4

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

65

golyó, doboz, kötöjel vagy más karakter jelenik meg. Egy „ordered” (rendezett) felsorolásban az -ek sorrendje fontos, és minten egy betűvel vagy számmal van megjelölve. Lásd még a <defitem> és elemeket. Major Works of Archibald MacLeish <list type="ordered" numeration="arabic"> 1924 (Boston and New York: Houghton Mifflin. 79 pp.) 1925 (Boston and New York: Houghton Mifflin. 44 pp.) . . .

<listhead> List Heading (felsorolás fejrésze) A definíciós, megjelölt vagy rendezett listában, az időrend szerinti felsorolásban vagy az elemben az oszlopokat csoportosító fejrészek formázó eleme. A fejrészek a és . Publications List <listhead> Publication Year Book Title [...]

<materialspec> Material Specific Details (anyagspecifikus részletek) Az anyagok egy adott csoportjára vagy formájára nézve egyedi információk, melyeket a leírás egyetlen más eleme sem érintett. Ilyen anyagspecifikus részlet például az olyasféle matematikai adatok, mint a térképi vagy építészeti iratok méretaránya, egy bélyeggyűjtemény fennhatósági és névérték adata, valamint zenei iratok előadására vonatkozó adatok. A <materialspec> element elem összevethető a 254-es, 255-ös és 256-os MARC mezővel. . . . <materialspec label="Mathematical Data"> <materialspec label="Scale:">1:10000 <materialspec label="Projection:">Universal transverse Mercator projection . . .

Name (név) Olyan elemek tulajdonnevének vagy névalakjának a megjelölése, amit nehéz ennél specifikuasabban, például , , , , vagy Compiled by David Carmichael; assisted by Lydia A. Lucas and Marion E. Matters. St. Paul. Division of Archives and Manuscripts. Minnesota Historical Society. 1985.

Paragraph (bekezdés) Egy vagy több, logikailag prózai bekezdést alkotó mondat. A bekezdés lehet egy nagyobb kompozíció része, de állhat magában is. Általában tipográfiailag elkülönül: előtte egy sor távolság gyakran üres; a szöveg egy új sorban kezdődik; és az első szó első betűjét gyakran beljebb húzzák, megnagyobbítják vagy ezt a két technológiát egyszerre alkalmazzák. A

elem fontos szövegbeli jellemője az EAD-nak, amit több mint harminc egyéb elemen belül lehet használni. A

tartalmi modellje harminchárom másik elemhez nyújt hozzáférést, beleértve ebbe az utaló és linkelő elemeket, a formázó elemeket, a szabályozott hozzáférés elemeit, és a leíró azonosítás néhány gyermekelemét. Biographical Sketch

John Ferguson Godfrey was born in Toronto on December 19, 1942. He received a B.A. (Hons.) from Trinity College, University of Toronto, in 1965, a M.Phil. degree from Balliol College, Oxford University, England, in 1967, and a D.Phil. degree from St. Anthony's College, Oxford University, in 1975. He holds

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

72

the title of Doctor of Sacred letters (honoris causa), Trinity College (1987).

Mr. Godfrey taught in the Department of History of Dalhousie University, Halifax, first as Assistant Professor (1970-1975), and then as Associate Professor (1980-1987). At King's College University, Halifax he held the position of Assistant Professor (1975-1976), before becoming President and Vice-Chancellor (1977-1987).

Personal Name (személynév) Egy személy tulajdonneve, beleértve a személy bizonyos, vagy összes előneveit, keresztneveit, tiszteletbeli címeit és kapott neveit. All names in a finding aid do not have to be tagged. One option is to tag those names for which access other than basic, undifferentiated keyword retrieval is desired. Use of controlled vocabulary forms is recommended to facilitate access to names within and across finding aid systems. The element may be used in text elements such as

. To indicate a personal name with major representation in the materials being described, nest within the element. A név és a leírt anyag közti egyéb kapcsolat(ok)at a ROLE (szerep) attribútum segítségével tudunk jelezni, pl. „összeállító”, „létrehozó”, „gyűjtő” vagy „tárgya”. A NORMAL attribútum használható a -en belüli szöveges részben, pl. egy bekezdésben szereplő név egységes alakjának jelölésére. A SOURCE (forrás) attribútummal határozhatjuk meg azt a szótárat, ahonnan a névalakot vettük. Az AUTHFILENUMBER attribútummal határozzuk meg az azonosító leírásra (authority record) mutató linket, mely további információkat nyújt az adott névről vagy kereszthivatkozásokat tartalmaz alternatív névalakokra és az adott névvel kapcsolatba hozható más nevekre. a RULE attribútummal adhatjuk meg azt a leírási szabályt, amit a névalak kialakításánál követtünk, pl. az AACR2R-t. Lásd még a , , , és elemeket. Az elem kompatibilis az 100-as, 600-as és 700-as MARC mezővel. 1. <scopecontent> Scope and Content Note

The papers of university professor and economist Mark Perlman span the dates 1952-1994, with most of the papers being dated between 1967 and 1989. The papers consist chiefly of professional correspondence to and from Perlman, indexes to these letters and a small number of subject files, but include none of his personal papers. The collection documents Perlman's career as an economist and author at Cornell, Johns Hopkins, and the University of Pittsburgh and reflects his interest in work arbitration, trade unions, and the economics of public health. Among correspondents are many noted economists, including Moses Abramovitz, Martin Shubik, and Martin Bronfenbrenner. While many of the letters are personal in nature, others contain considerable information about Perlman's work, particularly in the years around the publication of his works (1954) and (1972). Additional

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

73

correspondence relates to the publication of the

2. Subjects: Reimann, Lewis Charles, 1909-1978. Evans, Thomas. Trippe, Matthew J., 1915-1967. Elliot, Raymond.

Physical Description (a külső leírása) A leírt anyag megjelenésével vagy szerkezetével kapcsolatos információkat (például méretük, az általa elfogalt tér mennyiségi számai, vagy ennek szöveges megállapítása, a műfajukat, formájukat vagy funkcióját leíró kifejezések, valamint a megjelenésül egyéb aspektusai, mint a színük, alkotórészei, stílusuk és a létrehozásuk során használt technika és módszer) tartalmazó csomagolóelem. Ezeket az információkat egyszerű szövegként is meg lehet jelenítani, de be lehet tenni a , <extent>, , és gyermekelemekbe. A elem kompatibilis az ISAD(G) 3.1.5-ös adatelemével és a 300-as MARC mezővel. 1. Seizure Records, December 1908-January 1928. 4 volumes and 1 folder. 2. Documentary Movies, 1952-1964 <extent>2.5 linear ft.

Physical Facet (külső tulajdonságok szempontja) A gyermekeleme, ami a leírt anyagok egy adott megjelenési szempontját írja le, például színét, stílusát, jegyeit, alkotórészeit, anyagát, vagy létrehozásuk során használt technikát és módszert. Különösen arra használatos, hogy a megjelenés egy olyan aspektusait írjuk le, mely az anyagok használatát befolyásolja, vagy korlátozza. Általában nem használható olyan szempontok leírására, amiket közvetlenebb módon leírhatunk az <extent>, , és elemekkel, bár a használata az bizonyos esetekben a elemen belül is megfelelő lehet, az adatok finomítására. A TYPE attribútummal jelezzük, hogy melyik szempontot írunk le, például: red 1.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

74

<extent>3 daguerreotypes, hand colored 2. Paper Ruled in red ink Briquet 1234 Bound in 19th century red leather

Physical Location (fizikai elhelyezés) A leírt anyag tárolási helyét azonosító információ, mint amilyen az épület, szoba, raktár, polc vagy más idetartozó helyiség neve vagy száma. Nem tévesztendő össze a elemmel, amit a kartonok, dobozok, tekercsek, irattartók és más, a leírt anyagot tároló eszközök azonosítására használjuk. Ne tévesszük össze továbbá a elemmel, ami a leírt anyaghoz való intellektuális hozzáférését biztosításáért felelős intézet vagy szerv azonosítására szolgál. Mint a leíró azonosítás többi gyermekeleme, a elemnek is van LABEL (felirat) attribútuma, amivel az elem tartalmának készen megérthető címfejét adhatjuk meg. A TYPE (típus) attribútummal a tároló hely jellegét adhatjuk meg. Biztonsági célból az AUDIENCE (célközönség) attribútumot „internal”-ra (belsőre) állíthatjuk, hogy a tárolóhely adatait elrejtsük a nyílvánosság elől. A elem kompatibilis a 852-es MARC mezővel. 1. <archdesc type="inventory" level="subgrp"> Overview of the Records Minnesota Historical Society Minnesota. Game and Fish Department Game laws violation records, 1908-1928 Records of prosecutions for and seizures of property resulting from violation of the state's hunting and fishing laws. 2.25 cu. ft. (7 v. and 1 folder in 3 boxes) See Detailed Description section for box location 2. 112.I.8.1B-2 2 December 1908-July 1917

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

75



Physical Characteristics and Technical Requirements (külső jellegzetességek és műszaki követelmények) A leírt anyag tárolását, őrzését és használatát befolyásoló fontos fizikai feltételek. Ebbe beleértjük külső összetételüket vagy az anyag őrzéséhez, hozzáféréséhez szükséges sajátos hardvereket és szoftvereket. A elem kompatibilis az ISAD(G) 3.4.4-es adatelemével valamint a 340-es és 538-as MARC mezővel. 1. [...]

Some oxydization of the aluminum layer.

2. [...] System Requirements

48K RAM; Apple Disk II with controller; colour monitor

<prefercite> Preferred Citation (kívánatos hivatkozási forma) Információ arról, hogy a felhasználók hogyan azonosítsák a leírt anyagokat ha egy publikációban kívánnak rájuk hivatkozni. A felhasználók számára általában az anyaghoz való intellektuális hozzáférés biztosításáért felelős tár vagy szerv adja meg a leírt anyagra való bibligráfiai, lábjegyzeti, képernyőn történő és egyéb hivatkozás ajánlott szövegezését, vagy az előírt szerkezeti formátumát. Nem tévesztendő össze az <archref> vagy a elemmel, melyeket azon anyagokra való hivatkozások vagy linkek esetében használunk, melyek kívül esnek segédletben leírtak körén. Az EAD 1.0 változatában az EAD 2002-ben elavultá vált adminisztratív információk () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. A <prefercite> elem kompatibilis az 524-es MARC mezővel. 1. <prefercite> Preferred Citation

[Identification of item], Arequipa Sanatorium Records, BANC MSS 92/894c, The Bancroft Library, University of California, Berkeley.

2. <prefercite>

item, folder title, box number, Charles Thomas, Jr. Papers, Bentley Historical Library, University of Michigan.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

76

<processinfo> Processing Information (az anyag feldolgozásával kapcsolatos információk) A beszerzéssel, iratrendezéssel, leírással, megőrzéssel, tárolással vagy egyéb, a leírt anyag kutatásra való előkészítésével kapcsolatos információk. Külön-külön is címkézni lehet az összes felsorolt tevékenység egyedi szempontjait más elemekkel (, <arrangement>, , stb.) Az EAD 1.0 változatában az EAD 2002-ben elavultá vált adminisztratív információk () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. A <processinfo> elem kompatibilis az ISAD(G) 3.7.1-es adatelemével és az 583-as MARC mezővel. A <processinfo>

elemeken belül elhelyezett elem kompatibilis az ISAD(G) 3.7.3-as adatelemével. <processinfo> Processing Information:

These records were organized and cataloged in 1977 by Lydia Lucas.

<profiledesc> Profile Description (profil leírás) A <eadheader> választható gyermekeleme. A segédlet kódolt változatának elkészítéséről szóló információkat gyűjti össze, ideértve a kódolást végző szerv nevét, és a kódolás helyét és idejét. A <profiledesc> elem jelzi továbbá a segédletben használatos fontosabb és kisebb jelentőségű nyelveket is. Nem tévesztendő össze a elemmel, ami a segédlet bibliográfiai adatait (cím, szerző, kiadó, kiadás, sorozat) gyűjti egy helyre. Újabb segédletek esetében a szerző és a kódoló lehet ugyanaz a személy vagy intézmény, bár a legtöbb régebbi segédlet esetében a szerzőtől eltérő személy konertálja és kódolja a dokumentumot. A kódolót a <profiledesc> nevű gyermekelemében kell felsorolni, míg az a szerzőt a elemében. A <profiledesc>-en belül a leírás szabályai <descrules> elemet használhatjuk a segédlet létrehozása során követett leírási szabályok vagy útmutatók meghatározására. <eadheader audience="internal" langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <profiledesc> Machine-readable finding aid and skeletal markup derived via a macro from WordPerfect file; markup checked and completed by Sarah Taylor. April 23, 1995. Finding aid written in English. <descrules> Finding aid prepared using

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

77

Pointer (utaló) Üres belső linkelő elem, ami attribútomok segítségével biztosítja a segdélet egyik pontjáról a másikra való ugrást. A elemtől eltérően a nem tartalmazhat a hivatkozott objektum leírására szolgáló szöveget és gyermekelemet. Nem tévesztendő össze az <extptr> elemmel, ami az EAD segédletet egy, a segédlet részét nem képező külső elektronikus objektummal köti össze. Lásd még a <extptr>, <extptrloc>, <extref>, <extrefloc>, , , , , és linkelő elemeket. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt.

This collection was re-appraised by repository staff in 1992 in order to facilitate use by weeding the collection of materials no longed deemed as having evidential or informational value. A list of materials removed from the collection after the re-appraisal is provided at the end of this guide.

Pointer Group (utaló csoport) Kettő vagy több utaló vagy hivatkozás elem csomagolóeleme az -ben. Az utalók és hivatkozások belső linkek, melyek a segédlet egyik ponsjáról egy másik pontjára való ugrást segítik. Ha az EAD-ban egy mutatót kódolunk, a nevet vagy a bejegyzést általában elég egyszer felsorolni, ezt egy követi, ami egy sor utalót és hivatkozást tartalmaz, melyek összekötik a nevet vagy a bejegyzést valamint azokat a segédlet azon helyeit, ahol előfordulnak. A meggátolja, hogy a név vagy bejegyzés többször is szerepeljen a mutatóban. Correspondent Index Adeltraud, Jerome 1973 August 24 1974 February 28 1975 March 15 . . .

Pointer Location (utaló helye) Az utaló helye, ami egy kiterjesztet linkkel megjelölt erőforrás. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

78

Publication Statement (kiadással kapcsolatos közlés) Az <eadheader> részén alkalmazható csomagolóelem, mely a segédlet kiadására vagy terjesztésére vonatkozó információkat (köztük a kiadó nevét, címét, a kiadás időpontját és egyéb idetartozó részleteket) tartalmazza. A tartalmazhat akár csak egyszerű, bekezdésekre (

) osztott szöveget is, de a kiadó nevét és címét, a kiadás időpontját, és az esetlegesen a kiadott segédlethez rendelt számokat külön-külön felcímkéző ,

, , és elemeket. [...] 1995 Prints & Photographs DivisionLibrary of Congress

Washington, D.C. 20540

Publisher (kiadó) Az <eadheader> részén, vagy a elemében a a kódolt segédlet kibocsájtásáért vagy terjesztéséért felelős fél neve. Ez a fél gyakran ugyanaz a testület, amit a segédlet elemében azonosítottunk. Ha a könyvészeti hivatkozás (impresszum) elemében alkalmazzuk, a a segédletben idézett monográfiát vagy egyéb könyvészeti munkát közreadó fél. 1. [...] 1995 Prints & Photographs DivisionLibrary of Congress

Washington, D.C. 20540

2. Kinder, Dolores. New York: Wells & Sons, 1931

Reference (hivatkozás) Belső linkelő elem, ami biztosítja a segédlet egyik pontjáról a másikra való ugrást. A belső utalótól eltérően a tartalmazhat a hivatkozott objektumot azonosító vagy leíró szöveget és gyermekelemeket. A elemet számos módon használhatjuk a segédletben. Például egy képezhet dinamikus linket két összetevő elem között, ugyanúgy, ahogy a Lásd és Lásd még hivatkozások útbaigazítják a papír alapú segédletek olvasóit. A továbbá az olvasót egy tárgyitartalmi jegyzet szövegéből egy tartalmi felsorolásban szereplő összetevő leírásához irányíthatja. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

79

olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt. Index to Correspondents and Recipients Bach & Bros. (In non correspondence) Bacon and Lewis, Ltd. Levering, Alexander M. Windom, Lucious (1861 Apr. 8, ALS, to W.W., re: inquiry into what to do with unsold flour) . . .

Reference Location A hivatkozás helyét regzítő linkelő elem, ami egy kiterjesztet linkkel megjelölt erőforrás. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt. <archdesc level="collection"> [...] <arrangement>

This collection is organized into two major sections. The Original Gift portion reflects the materials originally donated to the Society by Mr. Provenance, while the Additions portion contains records transferred following his death. As these two groups of documents have not been physically interfiled, materials on any given topic may appear in either or both sections, each of which is divided into four parallel series.

Personal Correspondence>

Financial Records

Diaries

Literary Manuscripts

Original Gift Personal correspondence, 1917-1965. . . .

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

80

Additions Personal correspondence, 1922-1945. . . .

Related Material (kapcsolódó anyagok) A segédletben leírt anyaghoz sem fizikailag, sem logikailag nem tartozó, de az olvasó számára a kapcsolódások miatt mégis hasznos anyagokról szóló információk. Az itt jelzett anyagok sem provenienciájukat tekintve, sem gyűjtést, sem a használatot illetően nem kapcsolódnak a leírt anyaghoz. A nem tévesztendő össze a <separatedmaterial> elemmel, ami a leírt anyagtól elkülönített vagy attól fizikailag eltávolított, de a proveninencia miatt azokkal kapcsolatban lévő anyagrészeket írja le. Nem tévesztendő össze továbbá az elemmel sem, ami leírt anyag másolatainak (pl. mikroformák, fotómásolat, digitális reprodukciók) adatait rögzíti. Végezetül az elemmel sem tévesztendő össze, ami az eredeti iratok létével és helyével kapcsolatos adatokat rögzíti, ha a leírt egység másolatokat tartalmaz. Az EAD 1.0 változatában az EAD 2002-ben elavultá vált járulékos leíró adatok () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. A elem kompatibilis az ISAD(G) 3.5.3-es adatelemével és a 544-es, 1-es indikátorú16 MARC mezővel. 1. Related Correspondence

Researchers should note that a significant amount of the correspondence between Franklin Wigglethorpe and Nellie Forbush is extant. In addition to the incoming letters in this collection from Mr. Wigglethorpe to Miss Forbush, the letters written to Mr. Wigglethorpe by Miss Forbush are available to researchers at the Mainline University Special Collections Library.

<archref> Wigglethorpe, Franklin. Franklin Wigglethorpe Papers, 1782-1809. MSS 00143

An online guide to the Wigglethorpe Papers is available. <extptr actuate="onrequest" entityref="mu-scl-00143" show="new">

2. <separatedmaterial> 16

A MARC adatmezők indikátorai (legfeljebb kettő lehetséges) finomítják a mező értelmezését.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

81

Photographs and sound recordings have been transferred to the appropriate custodial divisions of the Library where they are identified as part of these papers. Among the sound recordings are the following broadcasts:

<list>[...] <separatedmaterial>

Other papers of Earl Warren, which relate chiefly to his early years and public service in California, are held by the California State Archives in Sacramento.

Records relating to the Warren Commission are held in the National Archives and Records Administration.

Repository (tár) A leírt anyagok intellektuális hozzáférésének biztosításárét felelős intézmény vagy szerv. A elemen belül a elemmel adhatjuk meg az intézmény tulajdonnevét. Bár a intellektuális hozzáférést biztosító intézmény általában egyúttal az anyagok őrzőhelye is, ez nem igaz minden esetben. Például feltehetjük, hogy a levéltár felelős az elektronikus iratokhoz való hosszú távú intellektuális hozzáférésért, ugyanakkor a tényleges elektronikus adatállományok vagy – rendszerek továbbra is abban az irodában maradnak, ahol azokat létrehozták és kezelték, vagy olyan hosszú távú tárolóegység őrzi, mint az adatkönyvtár, ami biztosítja a tárolásról és az adatok felmásolásáról gondoskodó a megfelelő műszaki eszközöket. Ha világos, hogy a fizikai őrzésért felelős intézmény nem nyújt intellektuális hozzáférést, a elemmel azonosítjuk az őrzőt és a elemmel az intellektuális fenntartót. Ha nem lehet a kettőt megkülönböztetni, feltehetjük, hogy a fizikai objektum őrzője intellektuális hozzáférést is nyújt, és ilyenkor a elemet használjuk. A elem kompatibilis az 582-es MARC mezővel. 1. <archdesc type="inventory" level="subgrp"> Overview of the Records Minnesota Historical Society Minnesota. Game and Fish Department Game laws violation records, 1908-1928 Records of prosecutions for and seizures of property resulting from violation of the state's hunting and fishing laws. 2.25 cu. ft. (7 v. and 1 folder in 3 boxes) See Detailed Description section for box location 2. <archdesc level="otherlevel" otherlevel="Lettercode"> EW Records of the Department of Economic Affairs Department of Economic Affairs

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

82

1945-1979 <extent>28 classes Public Record Office, Kew

Resource (erőforrás) A kiterjesztett linkben részt vevő helyi erőforrást azonosító linkelő elem. Bár az XML utaló nyelv (Linking Language - XLink) 1.0-ás változata, mely az EAD utalóinak alapul szolgál elég stabil, az EAD példákban szereplő link-használat hipotetikus alapú, és nem lett kipróbálva igazi XLink-alapú alkalmazásban. Arra bíztatjuk azokat akik az XLinket használni szeretnék, hogy olvassák el az online http://www.w3.org/TR/xlink/ címen elérhető specifikációt. Photographs of John Smith and family members 1895-1928

Sample digitized image from this file: John Smith graduation portrait, 28 May 1895.

<arc linktype="arc" show="embed" actuate="onload" from="start" to="thumb"/> <arc linktype="arc" show="new" actuate="onrequest" from="thumb" to="reference"/>

Revision Description (javítás leírása) Az <eadheader> választható, a kódolt segédlet módosításait és változtatásait rögzítő gyermekeleme. A módosításokat rögzíthetjük listában (<list>) vagy elemek sorozataként. Mint az <eadheader> nagy részét, a elemet is a Szövegkódoló Kezdeményezés (TEI) DTD-ben található elem alapján mintázták. A TEI azt ajánlja, hogy a módosításokat számozzuk, és fordított időrendben jelenítsük meg, úgy, hogy a legutolsó legyen elől. <eadheader audience="internal" langencoding="iso639-2b"> <eadid>[...] [...] <profiledesc>[...] May 5, 1997 This electronic finding aid was updated to current markup standards by Sarah Taylor using a perl script. Updates included: eadheader, eadid, arrangement of did elements and their labels.

Table Row (táblázat sora) A tábla egy vagy több <entry> elemét (vízszintes celláját) tartalmazó formázó elem.

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

83

Szokás alapján a ROWSEP attribútum által meghatározott határoló jelet a sor alatt nyomtatjuk ki, vagy jelenítjük meg. A függőleges határolójeleket a vagy valamelyik oszloppal kapcsolatos gyermekelemének COLSPEC attribútuma határozza meg; a külső határolókat pedig a FRAME (keret) attribútuma. Lásd még a , , , és elemeket. <entry colname="1">Major Family Members <entry colname="2">Spouses <entry colname="3">Children <entry colname="1">John Albemarle (1760-1806) <entry colname="2">Mary Frances Delaney (1769-1835) <entry colname="3">John Delaney Albemarle (1787-1848) . . .

Runner (sordísz/futódísz) Választható formázó elem, ami lehetővé teszi, hogy az élőfej, élőláb agy vízjel a nyomtatott segédlet vagy az elektronikus változat minden oldalán megjelenjen. Ha a háttérben átlátszó képet szeretnénk, inkább a <extptr> elemet használjuk. A az <archdesc>-en és az <archdescgrp> elemen belül érhető el és a előtt kell megjelenjen. A PLACEMENT (elhelyezés) attribútum határozza meg, hogy a vajon a élőfejben, élőlábban vagy a vízjelben jelenjen-e meg. Special Collections, University of Virginia Library, #5866-b

<scopecontent> Scope and Content (tárgy és tartalom) A leírt anyag terjedelmét és az abban érintett tágyakat összefoglaló szöveges közlés. Gyakran megemlíti az anyag formáját és elrendezését, megnevezve az előforduló jelentősebb szervezeteket, személyeket, eseményeket, helyeket és tárgyakat. A <scopecontent> elem célja, hogy segítse az olvasót az anyagnak a kutatásához viszonított potenciális jelentőssége feltérképezésében. Rávilágíthat a leírt anyag erősségeire és hiányosságaira, elbeszélő formában összefoglalhatja a segédlet más részeiben részletezett adatokat. Az elem további <scopecontent> gyermekelemeket foglalhat magába, ha egy összetett anyaggyűjteményt írunk le. Ilyenkor kívánatos külön címfejeket alkalmaznunk. Például ha a gyűjteményt a tár részletekben kap meg és dolgoz fel, minden egyes rész kapcsán külön tárgyitartalmi jegyzet készíthető. Az EAD megengedi, hogy ezeket az elkülönített elbeszélő jellegű leírásokat külön <scopecontent> elemekben rögzítsük, de az is lehetséges, hogy a kódoló a független <scopecontent> megjegyzéseket egyetlen nagyobb <scopecontent> elembe gyűjtse, ami az anyag egészét tükrözi. Az egymásba ágyazott <scopecontent> elemek megjelenhetnek akkor is, ha az intézmény egy hosszú tárgyi-tartalmi megjegyzés első bekezdését külön, összefoglaló jellegű

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára 84 <scopecontent> elembe teszi, melynek az ENCODINGANALOG attribútumát az 520$a MARC mezőre állítja. A <scopecontent> elem kompatibilis az ISAD(G) 3.3.1-es adatelemével és a 520-as MARC mezővel. 1. <archdesc level="fonds"> [...] <scopecontent encodinganalog="520"> Scope and Content

Fonds includes records relating to the Department of Plant Ecology's administration, teaching and research; extension work relating to the Saskatchewan Weed Survey; and correspondence with a variety of institutions and individuals. A series of minutes and correspondence relating to the Saskatchewan Committee on the Ecology and Preservation of Grasslands (established in 1935) documents the efforts to establish permanent reserves of significant grasslands in Saskatchewan.

2. Detailed Description of the Collection Record of Prosecutions, 1916-1927. 3 volumes. <scopecontent>

Information provided in each entry: date of report, name and address of person arrested, location where offense was committed, date of arrest, nature of offense, name of judge or justice, result of trial, amounts of fine and court costs, number of days served if jailed, name of warden, and occasional added remarks. Types of offenses included hunting or fishing out of season or in unauthorized places, exceeding catch or bag limits, taking undersized fish, illegal fishing practices such as gill-netting or dynamiting, illegal hunting practices such as night-lighting, killing non-game birds, fishing or hunting without a license, and hunting-related offenses against persons such as fraud and assault.

3. <scopecontent>

Papers of the Lewis family, 19th-20th cent., mainly letters to: Elizabeth, Lady Lewis (1844-1931), with a few to her husband Sir George Lewis, 1st Bart. (1833-1911); to one of their daughters, Katherine Elizabeth Lewis (d. 1961), with a few to their son Sir George Lewis, 2nd Bart. (1868-1927); and to their grand-daughter Elizabeth Lewis, later Wansbrough (d. 1995). Many of the letters are undated; some can be dated from the postmark on the envelope, but several letters were kept in the wrong envelopes; most of Paderewski's and Whistler's letters had become separated from their envelopes.

<separatedmaterial> Separated Material (elkülönített anyagrész) A provenineciája alapján a leírt anyaggal kapcsolatos, de attól fizikailag elkülönített vagy eltávolított anyagokról szóló információk. Az elkülönítésre változatos okok kínálkoznak, például különleges formát szétosztása megfelelőbb őrzőegységekbe; a duplikátumot vagy felesleges anyagok tervszerű megsemmisítése; a fondok különböző tárakba való szándékos, vagy szándéktalan szétosztása. Nem tévesztendő össze a elemmel, ami olyan anyagok leírására vagy idézésére szolgál,

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

85

melyek sem fizikailag, sem logikailag nem tartoznak a segédletben leírt anyagok körébe, de a leírt anyaggal való kapcsolatuk miatt az olvasó számára hasznosak lehetnek. A elemmel címkézett iratok sem provenienciájukat, sem gyűjtésüket, sem használatukat tekintve nem kapcsolatosak a leírt anyaggal. Az EAD 1.0 változatában <separatedmaterial> az EAD 2002-ben elavultá vált járulékos leíró adatok () alárendelt eleme volt (lásd. B. melléklet). Ha csoportos címfejet kívánatos alkalmaznunk használhatjuk szülőelemnek az új leírási csoport (<descgrp>) elemet, ami az alárendelt összetevők leírása () kivételével bármely szintű elemet összefoghat. Ahol az EAD 1.0-ban elemet használtunk szülőelemként, az EAD 2002-ben ezt a <descgrp>-pal cserélhetjük fel. A <separatedmaterial> elem kompatibilis az ISAD(G) 3.5.3-as adatelemével és az 544-es, 0-ás indikátorú MARC mezővel. 1. <separatedmaterial> Materials Cataloged Separately

Photographs have been transferred to Pictorial Collections of The Bancroft Library.

2. <separatedmaterial>

Photographs and sound recordings have been transferred to the appropriate custodial divisions of the Library where they are identified as part of these papers. Among the sound recordings are the following broadcasts:

<list>[...] <separatedmaterial>

Other papers of Earl Warren, which relate chiefly to his early years and public service in California, are held by the California State Archives in Sacramento.

Records relating to the Warren Commission are held in the National Archives and Records Administration.

<seriesstmt> Series Statement (sorozati közlés) Az <eadheader> részében alkalmazható csomagolóelem, ami a könyvsorozatról szóló információkat gyűjti össze (ha van ilyen), amibe a kódolt segédlet beletartozik. A <seriesstmt> tartalmazhat akár csak bekezdésekből

álló szöveget, de magába foglalhatja a és elemeket is, melyek lehetővé teszik a sorozattal kapcsolatos nevek és számok pontosabb felcímkézését. Inventory of the Alfred Harrison Joy Papers, 1910-1972 Processed by Ronald S. Brashear; machine-readable finding aid created by Xiuzhi Zhou &hdr-huntm; © 1998

The Huntington Library. All rights reserved.

<seriesstmt>

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

86

Observatories of the Carnegie Institution of Washington Collection

<sponsor> Sponsor (támogató) A leírt anyag beszerzését, vételét és feldolgozását vagy a segédlet elkészítését és terjesztését támogató, finanszírozó vagy szervező intézmény(ek) vagy személy(ek) neve(i). Mivel a támogatóknak szóló köszönetnyílvánítás gyakran a segédlet címoldalén jelenik meg, a <sponsor> két helyen is elérhető: a választható elemében és az <eadheader> kötelező részében. Nem tévesztendő össze az (szerző) elemmel, ami a segédlet intellektuális tartalmáért felelős személyek vagy intézmények jelölésére, vagy a (tár) elemmel, ami a leírt anyaghoz való intellektuális hozzáférést biztosító intézmény vagy testület azonosítására szolgál. A <sponsor> elem kompatibilis az 536-os MARC mezővel. Inventory of The Bruno Walter Papers, ca. 1887-1966 Processed by Richard Koprowski, Fran Barulich, and Robert Kosovsky; machine-readable finding aid created by Robert Kosovsky <sponsor> Encoding funded by the generous support of the Gladys Krieble Delmas Foundation. . . .

<subarea> Subordinate Area (alárendelt terület) Egy a táron vagy más testületen belüli másodlagos, vagy kiegészítő adminisztratív szintet; egy nagyobb egységen belüli specializált tárgykört vagy egyéb gyűjteményi hangsúlyt; vagy egy, az anyagok fizikai formáján alapuló kiegészítő gyűjteményi területet jelző név vagy kifejezés. Ezeket az adatokat a vagy a elemen belül szabad szöveges leírásban, vagy ugyanezen elemeken belül a <subarea> elemen belül is jelezni lehet. Ez utóbbi megközelítés megkönnyíti a segédlet adminisztratív felosztás, osztály vagy valamilyen specialitás szerinti való szűrését. A (tár) elemtől eltérő elemek esetében a <subarea> segítheti a közös szavakat (pl. Egyesült Államok) használó nagy testületi entitások (pl. kormányszervek) keresésének finomítását. 1. Library of Congress, <subarea>Manuscript Division 2. Index Terms National Association for the Advancement of Colored People <subarea>Washington Bureau

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

87

<subject> Subject (tárgy) A leírt anyaggal kapcsolatos vagy azt felölelő tárgyat azonosító kifejezés. A személy-, testületi és földrajzi neveket mint tárgyszavakat rendre a , és elemként kell felcímkézni. A ROLE (szerep) attribútumot „subject”-re (tárgyra) kell állítani ha meg akarjuk határozni a névnek a leírt anyaghoz való viszonyát. Nem kell a segédletben szereplő minden tárgyat külön felcímkézni. Egy lehetséges választás, hogy csak azokat a tárgyakat címkézzük fel, amelyeket az alapszintű, differenciálatlan kulcsszavas keresésen felül is el akarunk érni. Javasoljuk, hogy használjunk ellenőrzött szótári alakokat, mivel ezek megkönnyítik a tárgyhoz való hozzáférést az egyszerre több segédleten belül való keresés esetében. A <subject> elem használható szöveges elemeken (pl.

) belül. Ha azt akarjuk jelezni, hogy a tárgy nagy szerepet kap a leírt anyagban, a <subject> elemet a elemen belül helyezzük el. A SOURCE (forrás) attribútummal határozhatjuk meg azt a szótárat, ahonnan a kifejezést vettük. A NORMAL attribútum használható a <subject>-en belüli szöveges részben, pl. egy bekezdésben (

) szereplő kifejezés egységes alakjának jelölésére. A RULES attribútummal adhatjuk meg azt a leírási szabályt, amit a kifejezés kialakításánál követtünk. Az AUTHFILENUMBER attribútummal határozzuk meg az azonosító leírásra (authority record) mutató linket, mely további információkat nyújt az adott tárgyról vagy kereszthivatkozásokat tartalmaz a tárgyi kifejezés alternatív alakjaira. A <subject> elem kompatibilis a 650-es és 69X-es MARC mezőkkel. Selected Search Terms Subjects: <subject encodinganalog="650">Alien and Sedition laws, 1798 <subject encodinganalog="650">American Confederate voluntary exiles <subject encodinganalog="650">Kentucky and Virginia resolutions of 1798

<subtitle> Subtitle (alcím) A kódolt segédlet másodlagos vagy kiegészítő neve, ami a elemben kódolt fő névhez képest alárendelt. A <subtitle> elem csak a és a elemben érhető el abból a célból, hogy a segédlet könyvészeti vonatkozásait rögzítsük. Monográfiák, sorozatok, festmények és a segédletben említett más hasonló típusú munkákat nem címkézünk külön, ezeket ugyanis a 2. p. 29.

Title Page (címoldal) A elemen belüli csomagoló elem, ami a kódolt segédlet bibliográfiai adatait (például nevét, szerzőjét valamint a létrehozás és közreadás más aspektusait) gyűjti össze. Többé-kevésbé ugyanazokat az adatokat tartalmazza, mint az <eadheader> része, vagyis a segédlet , <subtitle>, , <sponsor>, , és elemeit. Bár az <eadheader>ből közvetlenül is generálhatunk elektronikus vagy nyomtatott címoldalt, a elemet jobban megfeleltethetjük a helyi igényeknek, például betehetünk illusztrációs fotókat, intézményi logókat vagy más képeket. Inventory of The Arequipa Sanatorium Records, 1911–1958 BANC MSS 92/894 c The Bancroft LibraryUniversity of California, BerkeleyBerkeley, California <list type="deflist"> <defitem> Processed by: Lynn Downey <defitem> Completed by: Mary Morganti and Katherine Bryant <defitem> Date Completed: May 1994 <defitem> Encoded by: Gabriela A. Montoya

A Kódolt levéltári leírás (EAD 2002) elemkönyvtára

92

© 1996 The Regents of the University of California. All rights reserved.

Title Proper of the Finding Aid (a segédlet saját címe) A segédlet vagy a segédleti sorozat neve. A a kötelező gyermekeleme, ami viszont az <eadheader> részének gyermekeleme. Választható módon a gyermekelmében is használhatjuk. A segédleti sorozat nevének címkézéséhez a választható <seriesstmt> gyermekelemén belül használjuk a -t. A a segédletre vonatkozik, és nem tévesztendő össze a címmel