Partijen om zaken mee te doen
V1 - 2010
ARCHIEVEN in EAD
inhoud Voorwoord
3
Probleemloos over op EAD
4
Van word naar EAD
6
Archieven online toegankelijk
8
Drie partijen voor EAD Drie partijen sloten onlangs een alliantie om hun klanten de ultieme service voor te digitaliseren archieven te bieden: Pictura, Ivo Zandhuis en Armatiek. Hoeveel gebundelde inventarissen staan er
2. Armatiek is gespecialiseerd in de
momenteel nog in kasten op de studie-
conversie van Word-bestanden naar EAD.
zaal? Heel veel. Speuren in dikke boeken
Op elk tijdstip en vanaf elke plek kunt u met Memorix Maior uw collectie
heeft iets romantisch en dat is mooi maar
3. Pictura plaatst EAD’s uiteindelijk in het
beheren. Memorix Maior is een webbased beheer pakket, ontwikkeld voor alle
uiteindelijk wil iedereen toch dat de in-
open sourceprogramma proMead (lees
soorten collecties. Fotograaf, Archief, Musea, ...voor iedere omgeving kunnen
ventaris op internet komt om aldus voor
hiervoor de duidelijke toelichting van
wij Memorix Maior inrichten.
een grotere publiek bereikbaar te worden.
technisch directeur Mark Lindeman verderop in deze brochure) en verzorgt
• Webbased
Daarvoor moet de inventaris-vanaf het
voor de klant een daarop aansluitende
papieren origineel of vanuit Word-
betrouwbare storage.
bestanden- in een EAD-structuur worden
• Klantportaal • Collectiebeheer • Digital Asset Management
gegoten. EAD staat voor Encoded Archival
Aan het eind van de keten kunt u uw
Description. Een hiërarchisch systeem.
digitale toegangen via uw website
Als de omzetting naar EAD is voltooid
doorzoekbaar maken met onze archieven-
kan de informatie worden bewerkt in
applicatie die in nauwe samenwerking met
een speciale EAD-editor.
het Nationaal Archief gemaakt is.
• Vocabulairebank De drietrapsraket ziet er als volgt uit.
• Gebruikersbeheer
1. Ivo Zandhuis beschikt over de kennis en de didactische vaardigheden om een op
• Webwinkel
het eerste oog tamelijk complex EADproces te verklaren en uit te leggen aan iedereen die er mee gaat werken. Bovendien kan Zandhuis de hele operatie begeleiden.
tekst
www.pictura-im.nl
3
Een automatiseringsspecialist met historisch gevoel
Probleemloos over op EAD Ivo Zandhuis wilde als kleuter al archeoloog worden waarmee zijn interesse voor het verleden op reeds zeer jeugdige leeftijd is verklaard. Vanaf zijn vijftiende groef Zandhuis zich een weg door zijn familiegeschiedenis en op de middelbare school koos hij ‘geschiedenis’ als extra vak. En toch besloot Zandhuis informatica te gaan studeren aan de Technische Universiteit in Eindhoven maar hij bleef zijn keuzevak geschiedenis ook tijdens die studie trouw. Zandhuis geldt inmiddels als super-
Gelukkig ben ik in staat op maat een
specialist op het gebied van EAD.
plan op te stellen voor de introductie
Vraag aan Zandhuis hoe snel we met EAD
van nieuwe software. Uit de praktijk blijkt
aan de slag kunnen als we het in onze
dat het goed werkt als ik tijdens de hele
werkomgeving hebben geïntroduceerd.
introductie als aanspreekpunt beschikbaar blijf voor het oplossen van technisch-in-
Zandhuis: ,,De introductie van Encoded
houdelijke kwesties en het verklaren van de
Archival Description (EAD) in een organi-
werking van de software. Voor dit laatste
satie behelst meer dan het installeren van
heb ik overigens de cursus ‘ProMEAD in
ProMEAD. Voordat archiefinventarissen
twee dagdelen’ ontwikkeld.”
kunnen worden bewerkt met een EAD-
Ivo Zandhuis Adviseur van cultureel erfgoed
editor, moeten ze natuurlijk eerst worden
Hoe ziet de samenwerking met Pictura
omgezet naar EAD. Daarnaast heeft de
eruit? ,,Met Pictura heb ik regelmatig
informatie in de archiefinventarissen een
contact over de werking van de software
relatie met het depot en met gedigitali-
die zij beschikbaar stellen om met EAD
seerd materiaal. Maar belangrijker: het
te werken. Als ik een vraag over deze
werken met EAD heeft consequenties voor
software niet al zelf kan beantwoorden,
de werkzaamheden van de medewerkers.”
heb ik snel contact met een medewerker
Is dat niet heel erg ingrijpend?
die de vraag voor ons kan beantwoorden.
,,Dat valt wel mee. Maar toch... om de
Voor Pictura is het prettig om voor de
overgang naar EAD te kunnen maken,
klant een gespecialiseerd aanspreekpunt te
moet nieuwe kennis worden opgedaan
hebben. Voor de klant is het handig, omdat
over de werking van de software en EAD
de introductie van EAD in hun organisatie
zelf. Het is nieuwe kennis, die niet in iedere
veel soepeler verloopt.”
organisatie zo maar voor handen is.
5
Serieus puzzelen voor gevorderden
Hoezo puzzelen?
Armatiek BV heeft, in samen-
Omdat de meeste archieven lang
werking met Ivo Zandhuis, soft-
Van Word naar EAD
niet altijd beschikken over
ware ontwikkeld waarmee dat
buitengewoon logisch geordende
mogelijk wordt. Op basis van een
inventarissen.
vast formaat waarin inleidingen en
Maarten Kroon en Arjan Loeffen vormen Armatiek. Het bedrijf biedt expertise aan op het gebied van informatie-integratie, -beheer en -ontsluiting. In de samenwerking met Pictura en Ivo Zandhuis houden beide heren zich bezig met het serieuze,
inventarissen binnen Word zijn De keuze voor EAD voor de
ingevoerd, is het mogelijk de
registratie van inventarissen houdt
omzetting automatisch te laten
in, dat bestaande inventarissen
uitvoeren. Binnen een webom-
moeten worden omgezet in dit
geving (www.armatiek.nl/eaddienst)
XML formaat. Uw inventarissen
kunt u uw bestanden uploaden,
zijn wellicht ingevoerd in Microsoft
waarna deze worden omgezet naar
Word. Hoe maakt u de stap naar
EAD. Deze EAD wordt -op haar
EAD, en verder nog: naar een EAD-
beurt- vervolgens omgezet naar
editor zoals ProMEAD?
PDF. Zowel EAD als PDF volgen
hogere puzzelwerk.
de richtlijnen van het Nationaal Archief.
Maarten Kroon en Arjan Loeffen
6
7
Archieven online toegankelijk Waar nu nog voornamelijk conversie van bestaande databases (MS Access, ABS Archeion) en toegangen (bv. in MS Word) ingezet worden om EAD’s te genereren, is het ook mogelijk om een specifiek EAD programma in te zetten, waardoor de auteur van de toegang geholpen wordt om een technisch juiste en goed uitwisselbare toegang te maken. In samenwerking met het Nationaal Archief ontwikkelt Pictura Database Publishing de applicatie proMEAD (project Make EAD). Zoals bij alle applicaties van Pictura werkt dit gereedschap met een webbrowser en een internettoegang, zodat u overal waar een internetaansluiting is, aan uw toegang kunt werken, zonder eerst software te hoeven installeren. proMEAD wordt ter beschikking gesteld onder de GNU General Public License, het product is dus Open Source. U hoeft als eindgebruiker dus geen licentiekosten te betalen Pictura Database Publishing bv
om proMEAD te kunnen gebruiken. De broncode is gratis te downloaden.
Waar in het archiefbeheersysteem voornamelijk
Het EAD project is in 1993 geïnitieerd door de
ontwikkeling van EAD dat de standaard uitwisselbaar
leent dit zich uitstekend tot transparante uitwisseling
administratieve gegevens van het archief geregistreerd
bibliotheek van de Amerikaanse University of California
moet zijn met ISAD(G), een andere veel gebruikte
van gegevens tussen archieven onderling. XML docu-
worden, is in de EAD ruimte om contextuele infor-
in Berkeley, in een poging om coderingsstandaard te
standaard in het archiefwezen.
menten zijn niet gebonden aan specifieke software,
matie op te nemen, inclusief uitgebreide bibliografische
ontwikkelen voor door een machine leesbare toegan-
gegevens van de vormers en een getrapte indeling in
gen zoals inventarissen, registers, indexen en andere
In 2008 heeft een doorontwikkeling van EAD geleid
conversie-problemen vermeden en wordt de digitale
rubrieken. Naast de klassieke verschijningsvorm van
documenten.
tot de vervanging van de DTD door een XML schema,
duurzaamheid sterk verbeterd.
toegangen in boekvorm kan de EAD gebruikt worden
of besturingssystemen. Hierdoor worden toekomstige
waardoor een nog betere verwerking en controle van
om zoekmogelijkheden op een website te realiseren
Sinds 2002 ligt er een nieuwe versie van de coderings-
de EAD mogelijk is.
De XML documenten worden “gecontroleerd” door
en archiefstukken kunnen online geraadpleegd en
standaard, volledig gericht op XML en DTD tech-
De codering van de toegangen ligt vast in een XML
een elektronisch document: de DTD (Document Type
eventueel aangevraagd worden.
nologie. Een belangrijk uitgangspunt is geweest bij de
document. Omdat XML een open standaard formaat is,
Definition). Dit is een formele, voor de machine lees-
8
9
bare, uitdrukking van de XML structuur
Als u gebruik maakt van Memorix kunnen
en syntax regels waaraan een document
ook gedigitaliseerde archiefdocumenten
met een specifiek document type moet
gekoppeld worden en doorzoekbaar
voldoen.
gemaakt worden. Ook hier blijft de hiërarchische structuur in takt: een scan
Het aanpassen van gegevens uit de toegang middels zelf in te richten formulieren
Waar nu nog voornamelijk conversie van
is te vinden door een trefwoord uit de
bestaande databases (MS Access, ABS
inleiding, een hoofdrubriek en de eigen
Archeion) en toegangen (bv. in MS Word)
metadata van de scan te combineren.
ingezet worden om EAD’s te genereren, is het ook mogelijk om een specifiek EAD
Voor de bezoeker is het direct duidelijk
programma in te zetten, waardoor de
waar in de toegang een “hit” zich bevindt:
auteur van de toegang geholpen wordt om
in de inleiding, in de archiefbestanddelen
een technisch juiste en goed uitwisselbare
of in een scan. Via een uitklapbare boom-
toegang te maken. Zoals bij alle applicaties
structuur kan de bezoeker door de
van Pictura werkt dit gereedschap met een
toegang bladeren. De bezoeker kan
webbrowser en een internettoegang, zodat
eventueel een selectie van archiefbestand-
u overal waar een internetaansluiting is,
delen maken om te printen.
aan uw toegang kunt werken, zonder eerst Eenvoudig indeling van bestanddelen in rubrieken, d.m.v. slepen en neerzetten
software te hoeven installeren. Online doorzoeken EAD documenten Voor de nieuwe website van het Nationaal Archief is een applicatie ontwikkeld die het mogelijk maakt om snel en trefzeker archiefstukken te vinden uit de toegang. De hiërarchische structuur van een EAD document wordt door een slim proces Beschrijving van een bestanddeel
omgezet naar onze Collection Information Search Server (CISS), waardoor u archiefstukken niet alleen kunt vinden op de eigen metadata, maar ook op de overerfde metadata van de series en rubrieken. Ook informatie uit de inleiding is doorzoekbaar.
Bladeren door de aanwezige toegangen
10
11
Duurzame storage Schematische weergave
Pictura IT-infrastructuur
Colofon De afbeeldingen zijn een referentie naar de collecties die gedigitaliseerd zijn. Wij willen onze klanten bedanken voor het beschikbaar stellen van dit prachtige beeldmateriaal. tekst: Job Janssens / Pictura opmaak: Michiel de Boer repro’s: Pictura medewerkers lithografie: Pictura-im ©2010 pictura, Heiloo - nl www.pictura-im.nl Hoefsmid 11-13-15 1851 PZ Heiloo - NL T +31(0)72 53 20 444
www.pictura-im.nl www.pictura-im.nl
[email protected]
