A Győri Művészeti és Fesztiválközpont fenntartása alatt működő Győri Agóra PóLUS intézmény előzetes üzleti terve Készült a Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program keretében meghirdetett Agóra PóLUS Pólus- illetve társpólus városok innovatív kulturális infrastruktúra fejlesztéseinek támogatása c. pályázati felhíváshoz Az üzleti terv részei: 1.) Vezetői összefoglaló 2.) Az intézmény általános bemutatása 3.) Marketing Terv 4.) Működési terv 5.) Szervezeti felépítés 6.) Pénzügyi terv I. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ A projektfejlesztés feladatát és az intézmény majdani fenntartását felvállaló Önkormányzat a város gazdasági versenyképességének megőrzése, a humán erőforrások piaci egyensúlyi helyzetének megteremtése érdekében jó lehetőséget látott projektben, különösen a már korábban elindított szakképzési szerkezetátalakítási programjának kiegészítéseként. A pályázati útmutató előírásainak megfelelően a projektgazda a 12 éves minimális fenntartási időszak alatt a projekt céljainak megvalósítását saját intézménye keretei között kívánja biztosítani. A lehetőségek vizsgálatát követően első megközelítésre a legmegfelelőbb alternatívának a Győri Művészeti és Fesztiválközpont, mint önkormányzati költségvetési szerv e feladattal történő felruházása bizonyult. Kiemelendő ugyanakkor, hogy az intézmény várható nyitásáig hátralévő több mint két év során az időközben várhatóan változó piaci, társadalmi, intézményi viszonyok szükségessé teszik optimális működtetési struktúra újragondolását. A projekt keretei között egy három szinten mintegy 2.700 nm hasznos alapterületű épületben egy kb. 1.000 nm hasznos alapterületű interaktív kiállítás mintegy 74 interaktív kiállítási eszközzel alkotja az intézmény magját. A fő tevékenység kiegészítéseként kreatív foglalkoztató, látványlabor, előadó és oktatóterek és egy kb. 100 fő befogadására alkalmas konferenciatér biztosítja az intézmény minél szélesebb körű hasznosítását. Természetesen a hasonló létesítményekben elvárt büfé, e-olvasó és az üzemeltetéshez és karbantartáshoz szükséges kiszolgálóterek teszik teljessé. Az interaktív kiállítási eszközök egyedi tervezésű és gyártású eszközök, melyek lehetőséget teremtenek arra, hogy a látogató a járműgyártáshoz kapcsolódó fizikai törvényszerűséget ismerjen meg, annak alkalmazási területét és innovációs eredményeit vizsgálja játékos, szemléletes úton, vagy éppen csoportos projektmunkát vigyen véghez. Az intézmény állandó kiállításának bemutatása mellett utazó kiállításokat fogad be, és szervez maga is saját eszközparkjából. Iskolai osztályok számára tanítási időben interaktív tanórák számára szolgál helyszínül, rendszeresen szervez előadásokat, kísérleti bemutatókat műszaki, természettudományos témában. Fontos tevékenysége a meglévő városi rendezvényekhez való kapcsolódás
(Győrkőc Fesztivál, Széchenyi Futam, …). Konferenciatere tág lehetőséget biztosít szakmai fórumok, céges rendezvények, továbbképzések lebonyolítására. II. AZ INTÉZMÉNY ÁLTALÁNOS BEMUTATÁSA 1.) Az intézmény alapadatai • Hivatalos elnevezése: • Székhelye: 9022 Győr, Liszt F. u. 20. • Működési területe: Győr város közigazgatási területe, rendezvényszervezés esetén az egész ország • Felügyeleti szerve: Győr Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal • Az intézményre teljeskörűen vonatkoznak a hatályos jogszabályokból a helyi önkormányzat rendelkezéseiből az intézményre irányadó normatív és egyedi jogi aktusokban foglalt szabályok és egyéb döntések, határozatok. • Alaptevékenysége: • Az intézmény gazdasági szervezete: KP-GSZK, 9022 Győr, Czuczor G. u. 7. • Számlát vezető hitelintézet: OTP Bank Zrt, 9022 Győr, Teleki u. 51. • Jogállása: részben önálló jogi személy • Gazdálkodási forma: részben önálló gazdálkodással és bérgazdálkodással rendelkező költségvetési szerv 2.) Az intézmény története Az intézmény majdani fenntartója, a Győri Művészeti és Fesztiválközpont Győr Megyei Jogú Város költségvetési szerveként üzleti terv készítésére nem kötelezett. A Győri Agóra PóLUS intézményre vonatkozó üzleti terv elkészítése mégis szükséges és fontos a tulajdonos számára a következő okok miatt: 1. A pályázati konstrukció kötelező előírása az üzletit terv megléte, anélkül a pályázat nem támogatható. 2. A tulajdonos fontosnak tartja az intézmény közhasznúsága mellett hangsúlyozni, hogy az tevékenységeivel olyan szerepet tölt majd be, melyből a város és a régió gazdasági, tudományos és közszereplői közvetlenül vagy közvetve profitálhatnak. Ez Önkormányzat célja ezért az intézmény önfenntartóvá tétel, melyhez fent említett szereplők megszólítása és az intézmény küldetése iránt elkötelezetté tétele fontos feladat. III. MARKETING TERV Pályázathoz mellékelten csatolt részletes marketingterv alapján IV. MŰKÖDÉSI TERV 1.) Fejlesztési elemzés Az intézmény az üzleti terv készítésének ideje alatt a pályázati konstrukció keretei között előírt tervek előállításának stádiumában áll. Az intézmény működtetésének fontos alapkövei a projektfejlesztés során 2009. augusztus 14-i határidővel elkészülnek a következők szerint: • Építészeti tervezés:
•
•
o Az intézményt befogadó épület engedélyes terveinek elkészítése. Belsőépítészeti tervezés: o Az intézmény kiállítási eszközparkjának teljes, minden eszközt magába foglaló design terveinek és részletes funkcionális leírásának kidolgozása. o Az intézmény működtetéséhez szükséges egyéb eszközök számbavétele. Üzleti, működtetési tervezés: o Megvalósíthatósági tanulmány, o Beruházási költségvetés, o Működtetés költségvetése, o Költség-haszon elemzés, o A működtetés intézményi struktúrájának kidolgozása, o Marketingterv, o Szakmai koncepció, o Egyéb tanulmányok.
A projektfejlesztés befejezése várhatóan – a pályázati kiírás jelenlegi előírásaival összhangban – 2011. szeptemberében várható. Ez magába foglalja a pályázathoz kapcsolódó adminisztratív feladatok elvégzését, a közbeszerzési eljárások lefolytatását, a kiviteli tervek elkészítését, a kivitelezést, hatósági engedélyek beszerzését, beüzemelést, próbaüzemet. Ennek megfelelően az intézmény várható nyitása a nagyközönség előtt 2011. ősze. A fenti feladatok ellátására rendelkezésre álló idő rendkívül szűkösnek mondható. A határidők tartását a következő esetleges kockázatok veszélyeztethetik: • Pályázati értékelési eljárás elhúzódása, • Közbeszerzési eljárás sikertelensége, • Időjárás-kockázatok a kivitelezés során. A megvalósításban a koordinációs feladatok döntő részét a tulajdonos és a fenntartó munkatársai végzik, külső erőforrások igénybevétele a későbbiekben lefolytatandó közbeszerzési eljárások útján történik. 2.) Szolgáltatási terv Az intézmény jellegéből adódóan egy kifele nagymértékben nyitott, szolgáltató funkciót betöltő létesítmény, mely sikeressé csak a célközönsége maximális elégedettségének elérésével válhat. A Győri Agóra PóLUS népszerűségének, pénzügyi eredményességének fenntartása mellett ugyanakkor igen fontos célként kell, hogy megjelöljük közhasznú funkciójának fontosságát, mely nem más, mint fő küldetése, a gazdasági egyensúly humánerőforrás oldali fenntartásában való aktív közreműködés. Az intézmény a következő fő szolgáltatásokat nyújtja célcsoportjainak: • Interaktív kiállítási szolgáltatás (széles nyilvánosság győri, regionális és országos hatókörrel; turisták; …), • Oktatási kiegészítő funkciók (oktatás valamennyi szintje, vállalatok), • Konferenciaszervezés, helybiztosítás (konferenciaturizmus),
•
•
Vállalati rendezvények lebonyolítása (vállalatok), Egyéb városi, regionális, országos hatókörű rendezvények lebonyolítása (széles nyilvánosság).
Általánosan megállapítható, hogy az intézmény hosszú távon eredményesen csak a következő feltételek teljesülése mellett működtethető: • Állandó aktív kommunikáció, a célcsoportok érdeklődésének folyamatos megtartása érdekében, • Folyamatosan megújuló szakmai és szabadidős programkínálat, • A kiállítási eszközpark időről-időre megújulása, • Szakmai professzionalizmus, kiválóság képviselete nemzetközi szinten. Az intézmény működésében a fenti feltételeket részben bevételeinek maximálása, részben humán erőforrásainak optimalizálása, részben pedig külső kapcsolatai, támogatói számának növelése útján érheti el. A működtetés pénzügy és HR feltételei az üzleti terv következő fejezeteiben kerülnek részletezésre. A külső kapcsolatok építése során a következőket rögzítjük:
•
•
•
Az intézmény a Széchenyi István Egyetem területén épül. Az egyetemmel kötött Együttműködési Megállapodás értelmében szoros szakmai munka várható mind a kivitelezés, mind a későbbi működtetés ideje alatt. Az intézmény és az egyetem közös érdeke, hogy olyan szakmai program kerüljön kidolgozásra, mely hozzájárul az egyetem tevékenységeinek bővítéséhez, színesítéséhez és a Győri Agóra PóLUS bevételeinek növeléséhez, kiadásainak csökkentéséhez. Az intézmény egyik fő célközönsége az általános és középiskolás korosztály, amely számára részben az oktatási programot, tanrendet színesítő, magyarázó tartalmat nyújt a ház, részben a pályaválasztás előtt álló fiatalok felé informális pályaorientációt végez. Az iskolai osztályok (városi, regionális és országos szinten) bevonása a látogatói létszám bővülésének, az intézmény folyamatos kihasználtságának jó lehetősége. Ezt az iskolákkal és fenntartóikkal való szoros kapcsolatok kiépítésével, rendszeresen megújuló programkínálattal érhetjük el. Az intézmény potenciális jövőbeli támogatói azok a vállalatok, amelyek a ház által képviselt üzenetek között kapcsolódási pontokat találva üzleti jóhírük növelése, társadalmi felelősségvállalásuk kifejezése érdekében anyagi támogatás nyújtására is hajlandók.
3.) Működtetési terv Az intézmény szakmai működtetése a Győri Művészeti és Fesztiválközpont szervezeti keretei között, az V. fejezetben bemutatásra kerülő személyi feltételekkel történik. Külső • • •
erőforrások igénybevétele a következő területeken várható: Épületfenntartás, Épülettakarítás, Eszközjavítás, karbantartás (nagyobb volumenű munkák),
• • • • •
Eszközcsere, Marketing, Biztonsági szolgáltatás, Büfé-üzemeltetés, Rendszergazdai szolgáltatás.
A szolgáltatásokra vonatkozó adatok:
Szolgáltatás
Szolgáltató
Gyakoriság
Munkavégzés módja
Indok
megnevezése Épületfenntartás
Ingatlanfenntartással,
Éves gyakorisággal,
teljes kiszervezése indokolt
Nagy volumenű,
üzemeltetéssel foglalkozó
illetve elhasználódás
(anyag és munkadíj)
szaktudást igénylő
vállalkozó Takarító cég
függvényében Napi és heti
Teljes kiszervezés:
munka, Speciális
rendszerességgel
Személyzet és eszközök
szakértelmet
biztosítása is vállalkozó
igényel, jobban
feladata Eseti megbízással, az
számonkérhető Nagyobb volumenű
intézmény szakember-
munkák házon belül
Épülettakarítás
Eszközjavítás,
Műszaki eszközök
Eseti jelleggel
karbantartás
javítására szakosodott
Eszközcsere
vállalkozó Egyetemisták, helyi
Éves
kapacitásain felül Pályázatos keretek között,
nem elvégezhetők A helyi szaktudás
termelővállalkozások,
rendszerességgel,
esetleg szponzorizáció
bevonásának és az
specialisták
az eszközpark 5-10
útján
vállalkozói
%-a mértékéig
elkötelezettség kivívásának
Marketing
Marketing-tanácsadás, PR
Állandó megbízás
Az intézmény külső
megfelelő módja A professzionális és
ügynökség
útján
kapcsolati munkatársának
költséghatékony
koordinációjában
kommunikáció az intézmény népszerűségének
Biztonsági
Őrző-védő vállalkozás
szolgáltatás
Állandó megbízás
Folyamatos jelenlét
útján
egyik kulcsa Speciális szakértelmet igényel, jobban
Büfé-üzemeltetés
Külső vállalkozó
Hosszú távú bérleti
A büfé üzemeltetésének
számonkérhető Speciális
szerződés útján
felelőssége vállalkozó
szakértelmet
feladata, intézmény
igényel
üzemeltetője ezért bérleti Rendszergazdai szolgáltatás
Informatikai vállalkozás
Állandó megbízás útján
díjat számol fel Folyamatos jelenlét
Speciális szakértelmet igényel, jobban számonkérhető
V. SZERVEZETI FELÉPÍTÉS A szervezet tervezett struktúrája:
Igazgató Szakmai vezető
Műszaki vezető
Külső kapcsolatok felelőse
Asszisztens
Demonstrátorok vezetője (2 fő)
Gazdasági vezető
Műszaki kisegítők (2 fő)
Pénztárosok (2 fő)
Ruhatárosok (2 fő)
Boltosok (2 fő)
Demonstrátorok (pool – 30-40 fővel)
Az alkalmazottak felvételének ütemezése Az intézmény személyi kapacitásait célszerű már a projektfejlesztés, kivitelezés időszaka alatt részben kiépíteni. Mind az épület, mind az eszközpark tervezése, kivitelezése során szükséges egyik oldalról a működtetői elvárások érvényesítése, részben pedig biztosítani kell a majdani személyzet számára a megfelelő rálátást az infrastruktúra egészére, elsősorban műszaki vonatkozásokat tekintve. Mindezek miatt célszerű legkésőbb 2011 januárjától az intézmény szakmai és műszaki vezetőjének, valamint a külső kapcsolatokkal foglalkozó munkatársának projektbe vonása. A humán erőforrások fennmaradó része a nyitás előtt kb. 3 hónappal, a projekt zárása, próbaüzeme ideje alatt lép alkalmazásba. Az alkalmazottak kiválasztásának vezérlőelvei Az alkalmazottak kiválasztásánál törekedni kell az esélyegyenlőség elveinek maximális érvényesítése mellett a hasonló területen tapasztalatot szerzett szakemberek kiválasztására minimálisan a vezetői szinteken. A személyzeti politika fontos területe a megfelelő demonstrátori „pool” kialakítása. Itt az egyetemi kapcsolatok kiaknázása útján az üzemeltetőnek lehetősége nyílik kellően motivált, a cél irányában elhivatott egyetemisták kiválasztására, akik eseti, dömpingszerűen felmerülő feladatok esetén is könnyen motiválhatóak. További ösztönzési módszer lehet irányukban a legjobb demonstrátorok főállású alkalmazottá emelése. Külső cég igénybevétele az alkalmazottak kiválasztásában eseti jelleggel, szükség esetén elképzelhető. A javadalmazási rendszer A pénzügyi fejezetekben bemutatásra kerül a munkavállalók várható alapfizetéseit tartalmazó fix munkabéres javadalmazási rendszer, melytől kisebb
eltérések egyedi megállapodások esetében elképzelhető. A munkavállalók további ösztönzése az intézmény pénzügyi eredményéhez kötötten alakulhat. Munkaerőképzés Az intézmény jellegéből fakadóan csak az aktuális piaci változások naprakész figyelemmel kísérésével, az új irányok figyelemmel kísérésével működhet hatékonyan. Fontos továbbá az Agóra nemzetközi ismertségének fokozása, fenntartása, nemzetközi kapcsolatainak ápolása. Ezért biztosítani kell a szakmai működtetéssel foglalkozó munkatársak számára rendszeres éves továbbképzést, konferenciákon való részvételt. Ennek finanszírozására kiemelt figyelmet kell fordítani pályázati (hazai, EUs, egyéb nemzetközi) források igénybe vételére. Pozíciók és feladatok Szakmai vezető • Az Agóra sikeres működéséért felel • Közvetlenül felügyeli a műszaki vezető és a külső kapcsolatok felelőse munkáját • A gazdasági vezető gazdasági ügyekben irányában számol el • Utalványoz, aláírási joggal bír • Munkáltatói jogkört gyakorol az Agóra alkalmazottai felé • Beszámol a Győri Művészeti és Fesztiválközpont igazgatója számára • Meghatározza az intézmény szakmai küldetésének teljesítéséhez szükséges operatív döntéseket, koordinálja azok végrehajtását Műszaki vezető • Fő feladata a kiállítási eszközpark fenntartásának és fejlesztésének folyamatos felügyelete, illetve az épület működésével kapcsolatos műszaki kérdéskörök koordinációja. • Szakmai irányítása alatt 2 fő műszaki kisegítő áll, akik az eszközpark karbantartásának, működtetésének operatív feladataival foglalkoznak. • Kapcsolattartást elsősorban az intézmény működtetésével foglalkozó szakmai vezető, az épület fenntartását végző szervezet és az eszközpark fejlesztését végző külső szakértők irányában lát el. • Részt vesz a demonstrátorok kiképzésében, • Részt vesz pályázatok megírásában. • Részt vesz utazó kiállítások operatív lebonyolításában Gazdasági vezető Feladata • az intézmény könyvviteli feladatainak ellátása, • beszámolók készítése a szakmai vezető és tulajdonos irányba, • a készpénzállomány szabályzatban rögzített kezeléséért felel, • az intézet szabályzatait aktualizálja • cash-flow terv készítése és annak végrehajtása, • számlázás, utalványozás • Szakmai irányítása alatt a pénztárosok állnak. • Kapcsolattartást részben a szakmai vezető, részben a fenntartó és tulajdonos irányába pénzügyi kérdésekben lát el. • Lebonyolítja a leltárazást.
Külső kapcsolatok felelőse Feladata • Kapcsolattartás az intézmény marketingtevékenységeit ellátó külső szolgáltató irányába, • Programszervezési feladatokat lát el a szakmai program megvalósítása során, • Részt vesz az éves szakmai program összeállításában, • Részt vesz pályázatok megírásában, • Iskolák irányában kapcsolattartó, programszervező, • Részt vesz utazó kiállítások operatív lebonyolításában. Műszaki kisegítők (2fő) • Gondoskodik az eszközök karbantartásáról, javításáról, • Részt vesz a kiállítási eszközpark beüzemelésében, • Részt vesz a kiállítási eszközpark gyártásához kapcsolódó egyeztetéseken, • Kisebb mértékű tervezési feladatokat ellát az eszközökhöz kapcsolódóan, • Telefonközpontot kezeli, • Rendezvényekhez, kiállításokhoz kapcsolódó rakodási, helyszín kialakítási munkákat lát el, • Közreműködik a leltár elkészítésében, Asszisztens • Irodai szervezési, támogató feladatokat lát el, • Dokumentumok iktatását végzi, • Részt vesz pályázatfigyelési, pályázatírási munkákban, • Közreműködik a szakmai programok lebonyolításában, • Tárgyalásokon szükség esetén jegyzőkönyvet vezet, • Szükség esetén tolmácsol. 2 fő boltos (váltásban) • Folyamatos jelenlét a bolt pénztárában, • Pénzkezelés és elszámolás 2 fő pénztáros (váltásban) • Az intézménybe beléptetés jegykiadási feladatait végzi • Pénzkezelés és elszámolás 2 fő ruhatáros (váltásban) • Látogatók ruházatának átvétele, elhelyezése kezelése Demonstrátorok (30-40 fős pool, egyidejűleg átlagosan napi 6 fő) • Az egyetemistákból álló demonstrátorok feladata a látogatók segítése és a velük való foglalkozás (elmagyarázzák az eszközök működését, segítik azok kipróbálását). • 30-40 fős demonstrátori kerettel számolunk, hiszen az egyetemista létből fakadóan a fiatalok nem tudnak rendszeres, heti több napi munkavégzést vállalni. Az előre bejelentett csoportok is megszabják, hogy az adott napon hány demonstrátornak kell ellátni feladatát. • A demonstrátorok kiválasztásánál fontos követelményként fog megjelenni a kiváló kommunikációs készség, a nyitottság, a rugalmasság és
természetesen a technikai érdeklődés is. Tervezzük, hogy a kiválasztott demonstrátorok szervezett képzésben fognak részesülni az eszközökkel kapcsolatban, és tudásukról később számot is kell majd adniuk.
VI. PÉNZÜGYI TERV Költségvetési terv (induló működési költségek és bevételek)
Cash-flow kimutatás A pályázat megvalósítási szakaszában
A projekt kötelező fenntartási időszakában
