Duits Verkeersbureau Haaksbergweg 51 1101 BR Amsterdam
Amsterdam, 6 oktober 2014
Openbare aanbesteding in Nederland (conform § 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A) - exemplaar voor de deelnemer
Geachte deelnemers, Het Duits Verkeersbureau/de Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) is voornemens de diensten, zoals genoemd in de bijgevoegde beschrijving van werkzaamheden, aan te besteden. 1.
Informatie over de aan te besteden werkzaamheden
1.1
Over de opdrachtgever De Deutsche Zentrale für Tourismus e.V. (DZT) is de nationale organisatie voor toerisme in Duitsland. Al 60 jaar promoot de DZT het vakantieland Duitsland in opdracht van de Duitse bondsregering. In de hele wereld brengt de organisatie de veelzijdigheid van Duitsland als vakantieland onder de aandacht. Daarmee verzorgt zij de marketing voor een van de grootste en meest aantrekkelijke merken: het vakantieland Duitsland. De DZT is met 11 buitenlandse vertegenwoordigingen en 18 agentschappen overal in de wereld aanwezig. Zij vormen de basis van de commerciële activiteiten en zorgen ervoor dat het merk 'Vakantieland Duitsland' de grootst mogelijke bekendheid krijgt over de hele wereld.
1.2
Onderwerp van de opdracht Lot 1: Aanpassing van bestaande basisreclame-uitingen De DZT Amsterdam zoekt voor het omzetten van de marketingmaatregelen een communicatiebureau dat de basisreclame-uitingen die het hoofdkantoor ter beschikking heeft gesteld, snel en competent aan de Nederlandse markt en media aanpast.
Tot de basisreclame-uitingen behoren advertenties, onlinebanners, rollups en posters. Deze moeten worden aangepast aan de formatvoorschriften van het gekozen medium. Dit geldt, indien nodig, ook voor de slogan en het copyright. In elk geval dient rekening gehouden te worden met het corporate design van de DZT. Bovendien moeten beeld en de daarbij behorende slogans voor marktspecifieke campagnes worden ontwikkeld en aan de richtlijnen van het betreffende medium worden aangepast. In het kader van de openbare aanbesteding wordt een raamcontract overeenkomstig § 4 VOL/A met de gunstigste bieder gesloten. Lot 2: Aanpassing van een thematische mediabijlage en ontwikkeling van een marktspecifieke bijlage A. Aanpassing van de bestaande brochure voor actieve vakanties (verkleind A4formaat, 21 x 26 cm) in twee mediabijlagen met elk een eigen thema, namelijk het thema 'Fietsen' en het thema 'Wandelen'. Omzetting gebeurt op basis van de bestaande layout van de bijlage voor actieve vakanties voor nieuwe resp. alle deelnemende partners, incl. kleine aanvullende features binnen het concept. B. Ontwikkeling van een marktspecifieke bijlage over het jaarthema van 2015 'Tradities & gebruiken'. Hierbij wordt gebruikgemaakt van het centrale DZT-campagnedesign en worden de bijdragen van deelnemende partners geïntegreerd. Met de gunstigste bieder wordt een contract afgesloten. Dit betreft de uitvoering van de werkzaamheden, genoemd in de aanbesteding. De DZT kan door een eenzijdige schriftelijke verklaring t/m 30-06 van het lopende contractjaar het contract met het reclamebureau met nog een jaar verlengen. Dit gebeurt tegen de afgesproken voorwaarden voor het brengen van een identiek volume van de werkzaamheden. Voor deze optie kan maximaal tweemaal worden gekozen (maximale looptijd van het contract t/m 09-11-2017). 1.3
Verdeling in loten: Er kan voor meerdere of voor alle loten worden geboden. De gunning van de loten kan aan verschillende bieders worden verleend of aan één bieder.
Seite 2 von 8
1.4
Toeslagscriteria Lot 1: Prijs van de offerte 60% Aanpassing van advertenties (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
Aanpassing van onlinebanners (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
Rollups, posters en andere reclame-uitingen (geschatte af te nemen hoeveelheid)
5%
Aanpassing van foto‘s (geschatte af te nemen hoeveelheid)
4%
Tekstaanpassingen (geschatte af te nemen hoeveelheid)
3%
Concept en nieuw ontwerp, incl. final artwork van advertenties per beeld (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
Concept en nieuw ontwerp van onlinebanners per beeld (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
Concept en nieuw ontwerp van posters en rollups per beeld (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
Opzetten van marktspecifieke reclame-uitingen, zoals titelpagina’s van brochures, inleidingen (geschatte af te nemen hoeveelheid)
8%
In te dienen werkportfolio 40% Opdracht: Er worden drie Duitse titelpagina’s met het thema 'Kamperen' ter beschikking gesteld. Uw taak is het om De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen (het
4%
hoofdkantoor bepaalt doorgaans de titel) De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen en naar
4%
eigen idee aan te passen, voor zover dit naar uw mening mogelijk is Benoemen van de naar uw mening meest geschikte titel en het meest 4 % geschikte beeld voor de doelgroep Een eigen beeld en eigen titel voor de Nederlandse markt te creëren
12 %
Het nieuwe beeld en de nieuwe titel in een DINA4-advertentie van de
8%
DZT, incl. bodycopy om te zetten Creëren van een onlinebanner op basis van een advertentieconcept
8%
Seite 3 von 8
Lot 2: Prijs van de offerte 60% A Aanpassing van de bestaande brochure voor actieve vakanties, totale
25 %
prijs Uurtarief voor eventueel extra werk ten gevolge van extra pagina‘s B Ontwikkeling van een marktspecifieke bijlage, totale prijs Uurtarief voor eventueel extra werk ten gevolge van extra pagina‘s
5%
25 % 5%
In te dienen werkportfolio 40% Opdracht: Er worden drie Duitse titelpagina’s met het thema 'Kamperen' ter beschikking gesteld. Uw taak is het om De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen (het
4%
hoofdkantoor bepaalt doorgaans de titel) De titel van de Duitse brochure in het Nederlands te vertalen en naar
4%
eigen idee aan te passen, voor zover dit naar uw mening mogelijk is Benoemen van de naar uw mening meest geschikte titel en het meest 4 % geschikte beeld voor de doelgroep Een eigen beeld en eigen titel voor de Nederlandse markt te creëren
12 %
Het nieuwe beeld en de nieuwe titel in een DINA4-advertentie van de
8%
DZT, incl. bodycopy om te zetten Creëren van een onlinebanner op basis van een advertentieconcept
8%
1.5
Plaats van dienstverlening Nederland
1.6
Uitvoeringstermijn/looptijd Aanvang contract: 10-11-2014 Einde contract: 09-11-2015 (met een mogelijke verlenging t/m 09-11-2017)
Seite 4 von 8
2
Informatie over de gunningprocedure
2.1
Wijze van gunning Onderhandse aanbesteding in Nederland conform § 3 (1), art. 3 van het Duitse aanbestedingsreglement VOL/A
2.2
Bureau dat de gunning verleent Duits Verkeersbureau Haaksbergweg 51 1101 BR Amsterdam
2.3
Informatie/inzage in de aanbestedingsdocumenten Voor informatie Lot 1: Duits Verkeersbureau Manuela Hagener
[email protected] Voor informatie Lot 2: Duits Verkeersbureau Christin Müller
[email protected] Vragen met betrekking tot deze aanbesteding kunnen worden gesteld t/m 21-10-2014, 16:00 uur. Vragen kunnen alleen per e-mail worden gesteld. Als het antwoord van belang is voor alle deelnemers aan de aanbesteding, zal het Duits Verkeersbureau dit antwoord ter informatie aan alle bieders sturen. Vragen die na de hierboven vermelde datum en het hierboven vermelde tijdstip binnenkomen, zullen niet beantwoord worden. Mochten er onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten staan, dan vragen wij u onmiddellijk contact op te nemen met de hierboven vermelde persoon. Kosten die gemaakt worden voor de aanbesteding, worden niet vergoed. Dit betreft ook de kopieer- en frankeerkosten. Aanbestedingsdocumenten die niet compleet zijn, worden niet in behandeling genomen. Mocht u na de toekenning vragen hebben, dan kunt u gedurende 3 werkdagen contact opnemen met Manuela Hagener. Mocht u na de toekenning klachten hebben, dan kunt u gedurende 3 werkdagen contact opnemen met Anja Richter, Administration Manager van het Duits Verkeersbureau in Amsterdam (e-mail
[email protected], tel. 0203113921).
Seite 5 von 8
Als u niet tot overeenstemming komt naar aanleiding van de klachten, dan kunt u binnen 5 werkdagen schriftelijk contact opnemen met ons hoofdkantoor in Frankfurt: Deutsche Zentrale für Tourismus De heer Volaric Beethovenstraße 69 60325 Frankfurt/Main DUITSLAND Alle relevante informatie moet worden toegevoegd. De uitspraak van het hoofdkantoor in Frankfurt is bindend. 2.4
Beoordeling van de geschiktheid van de kandidaten De beoordeling van de geschiktheid van de kandidaten vindt plaats op grond van de prijs-kwaliteitverhouding; dit gebeurt aan de hand van de onder 3.2.2. genoemde documenten, verklaringen en bewijzen. Aan de volgende minimale eisen dient te worden voldaan: -
aantoonbare ervaring met toerisme (gegevens op standaardformulier 4)
-
medewerkers die competent zijn in hun vakgebied (gegevens op standaardformulier 5)
-
beschikbaarheid op korte termijn voor de afhandeling van dagelijkse zaken (binnen 24 uur)//afgifte van een passende eigenverklaring
-
opgave van een vaste aanspreekpartner op een aparte bijlage
3
Voorwaarden waaraan offertes moeten voldoen
3.1
Vorm en inhoud van de aanvragen tot inschrijving
3.1.1
Vorm Schriftelijke aanvragen tot inschrijving moeten als zodanig worden aangeduid en in tweevoud in afzonderlijke, dubbel gesloten enveloppen worden ingediend bij het onder 3.3. genoemde bureau met het opschrift 'Aanbesteding reclamebureau'. Digitale aanvragen worden niet in behandeling genomen. Prijzen dienen in euro's te worden aangegeven. Alle genoemde prijzen zijn exclusief de wettelijk voorgeschreven btw.
3.1.2
Wijzigingen, aanvullingen en toelichting Wijzigingen en aanvullingen in de aanbestedingsdocumenten zijn niet toegestaan. Voor zover een toelichting noodzakelijk is om de aanvraag tot inschrijving te kunnen beoordelen, kan deze als bijlage worden toegevoegd. Wijzigingen door de kandidaat in zijn documenten moeten boven alle twijfel verheven zijn.
Seite 6 von 8
3.1.3
Ondertekening Alle documenten, de standaardformulieren (voor zover van toepassing) en verklaringen moeten ondertekend zijn met vermelding van de naam van de ondertekenaar.
3.2
Bewijsstukken bijvoegen Bij de aanvraag tot inschrijving moeten de volgende, onder 3.2.1 en 3.2.2 vermelde bijlagen worden gevoegd.
3.2.1
Standaardformulieren Ingevuld en ondertekend formulier 'Formulier aanvraag met standaardformulieren’, inclusief: Ingevuld en ondertekend formulier 'Lijst met bijlagen' Ingevuld en ondertekend standaardformulier 1 'Gegevens van de inschrijver' Ingevuld en ondertekend standaardformulier 2 'Referenties van de inschrijver/onderaannemer voor vergelijkbare verrichtingen in de laatste 3 kalenderjaren' Standaardformulier 3: referenties van derden voor vergelijkbare werkzaamheden (voor zover van toepassing) Standaardformulier 4: referenties van de inschrijver/derden voor vergelijkbare werkzaamheden (voor zover van toepassing) Standaardformulier 5: referenties over de werkzaamheden van de verantwoordelijke medewerkers van de inschrijver/van derden (voor zover van toepassing)
3.2.2
Documenten voor de beoordeling van de geschiktheid Voor het beoordelen van de geschiktheid van de inschrijver moeten met de offerte de volgende documenten worden overgelegd: - Offerte - Uittreksel uit het handelsregister of een kopie van uw VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) - Gegevens van de inschrijver (zie standaardformulier 1) - Gegevens van de inschrijver met alle daar gevraagde gegevens (voor zover van toepassing: één voor ieder lid van de gezamenlijke inschrijvers) Het overleggen van deze verklaringen en bewijzen is een vereiste. Aanvragen tot deelname die niet of niet volledig voorzien zijn van deze verklaringen en bewijzen, worden niet in behandeling genomen. Ook de in de standaardformulieren gevraagde gegevens moeten volledig worden ingevuld. Indien een inschrijver om zakelijke redenen bij een of meerdere velden geen gegevens kan verstrekken, dan moet dit bij dit veld of deze velden worden vermeld. Bovendien moet dit worden toegelicht. Indien er gegevens ontbreken zonder dat de zakelijke redenen hiervoor worden toegelicht, moet het Duits Verkeersbureau de betreffende aanvraag tot inschrijving van de procedure uitsluiten.
Seite 7 von 8
3.3
Indienen van de offertes en de proefopdrachten De offerte met alle gevraagde standaardformulieren moeten uiterlijk 24-10-2014 om 16:00 uur per post zijn ingeleverd bij: Duits Verkeersbureau Manuela Hagener Haaksbergweg 51 1101 BR Amsterdam Offertes die later binnenkomen en/of niet schriftelijk per post worden bezorgd, kunnen niet in behandeling worden genomen. Voor het toezenden van de offerte en overige bijkomende kosten wordt geen vergoeding betaald.
4.0
Gunningstermijn De gunningstermijn loopt af op 07-11-2014
Wij hopen dat onze aanbesteding u aanspreekt en zien uw offerte graag tegemoet. Met vriendelijke groeten,
Anja Richter Administration Manager Duits Verkeersbureau Amsterdam
Seite 8 von 8
