A céljait szem előtt tartva, és hogy amit szeretne elérni egy rendezvény létrehozásával, tegye fel magának az alábbi öt kérdést:

Rendezvény Útmutató Ezt a rendezvény útmutatót lépésről lépésre úgy terveztük, hogy segítsen Önnek megtervezni és megszervezni a saját sikeres rendezvényeit, újra és újra!

Vázolja fel Célkitűzéseit A tervezés rendkívül fontos, és egy rendezvény terv vagy kutatás nélkül katasztrófa lehet. Így annak érdekében, hogy a vágyai valóra váljanak, létre kell hoznia egy rendezvény tervet, ami magába foglalja a ‘SMART’ célkitűzéseit. S – Specific=Specifikus A céljait szem előtt tartva, és hogy amit szeretne elérni egy rendezvény létrehozásával, tegye fel magának az alábbi öt kérdést:     

Mit – Mit akarok elérni egy rendezvény megszervezésével? Miért – Miért akarom elérni? Kit – Kit fogok bevonni, hogy segítsen nekem a céljaim elérésében és a rendezvényem megszervezésében? Hol – Hol tartom a rendezvényt? Milyen – Milyen rendezvény eszközökre és anyagokra lesz szükségem?

M –Measurable =Mérhető Honnan tudja, hogy előre halad, ha nem méri le? Egy célnak mérhetőnek kell lennie, hogy meggyőződhessen arról, hogy jó úton halad a rendezvénytervvel. A rendezvény terve részeként hozzon létre feladatokat és határozza meg a határidejüket. Amikor minden feladatot végrehajt világos lesz, hogy hol tart, és hogy előre halad. A – Achievable (Attainable)= Elérhető (Megvalósítható) A fenti kérdéseket követően, mit gondol eléggé reális a célja? Megvalósítható az Ön által kiszabott határidőn belül? A saját rendezvénye megszervezéséhez időre, igyekezetre, megfelelő hozzáállásra és erőforrásra lesz szüksége annak érdekében, hogy zökkenőmentes legyen.

R – Relevant & Realistic=Lényeges & Reális Amennyit befektet a rendezvénybe, annyit fog nyer belőle. De pontosan mi is az, amit el szeretne érni a rendezvény megszervezésével? Ismételten, a célkitűzéseinek reálisnak kell lennie. T – Timed=Időzített Gondolja át, hogy melyik a legjobb dátum és melyik az az időpont, amikor az emberek a leginkább részt tudnak venni. Továbbá győződjön meg arról, hogy ugyanazon a napon nincsenek konkurens rendezvények, amelyek befolyásolhatják az Ön sikereit!

Mire összpontosít? A célkitűzései felvázolják az Ön rendezvényének típusát és azt, hogy mit hangsúlyoz ki vele. Ez lehet;      

Értékesítési rendezvény Üzletépítés & Toborzás Termékbevezetés Találkozó Konferencia HBM Tréning

Ki a célközönsége? Ez a kérdés követi a célkitűzéseit és annak hangsúlyát, ahol meghatározza a tervét és a rendezvény megszervezésének a célját. Ezt szem előtt tartva tudni fogja, hogy kik vegyenek részt a rendezvényen. Át kell gondolnia a következőket, hogy megértse ki az Ön célközönsége:  

Demográfiai adatok: kor, elhelyezkedés Pszichográfiai jellemzők: érdeklődési kör, hobbi és személyiség

Ez is segít megérteni azt, hogy a célközönsége milyen módon szeretne kommunikálni. Előnyben részesítenék postai úton megkapni az információt a rendezvényről, vagy inkább egy elektronikus e-mailben? Használják a Közösségi weboldalakat és meg tudná hirdetni ott a rendezvényét? Erről bővebb tájékoztatást adunk az útmutató Reklámozás fejezetében.

Rendezvényszervezés Alapjai Íme, néhány alapvető szempont, amit figyelembe kell venni, amikor megszervezi a rendezvényét. A lista úgy működik, mint egy ellenőrzési lista a tervezés kezdeti szakaszában; 

A rendezvényszervezést kezdjük kutatással, kutatással és még több kutatással! Vegyen részt más rendezvényeken, kiállításokon, találkozókon és vásárokon, hogy megismerje, hogy mi működik és mi nem. Továbbá kezdje el keresni a hotelokat és helyszíneket, ahol a rendezvényét meg szeretné tartani.



Tűzzön ki egy határidőt, amire a feladatait elvégzi, más néven egy végrehajtási ütemtervet.



Tűzze ki a rendezvény időpontját és egyeztessen a fontos vendégekkel, hogy részt tudnak-e venni a megadott dátumon és időpontban.



Tegyen egy helyszíni látogatást, hogy meggyőződhessen arról, hogy a helyszín megfelel a rendezvényének és a látogatóinak is. Vizsgálja meg, hogy könnyen megközelíthető-e a helyszín és mennyi parkolóhely áll a rendelkezésükre.



Melyik termet bérelje ki? Mennyibe fog ez Önnek kerülni és mit tartalmaz, illetve nem tartalmaz a szerződés?



Ellenőrizze a hotel szolgáltatásait. Van étkezési lehetőség a vendégek részére a saját költségükön?



Vegye fontolóra a szobafoglalásokat is a vendégei részére, amennyiben a rendezvény ideje több mint egy nap.



Tegye a hotelt érdekeltté a rendezvény megszervezésében és adjon okot arra, hogy őket válassza, és hogy ez nekik egy jó reklámot fog jelenteni, ami egy jó munkakapcsolat megteremtését is jelentheti.



Határozza meg a helyszíni követelményeit és a beállításokat. (pl.: technikai felszerelés, asztal, szék, étel, ital)



Ellenőrizze a termet és tervezze meg, hogyan tartana előadást a teremben. Szüksége lesz asztalokra vagy csak székekre, és az első terület legyen könnyen látható minden akadály nélkül.



Biztosítson egy egyszerű, könnyen használható regisztrációs rendszert a helyszínen.



Hozzon létre egy reklámozási és marketing tervet, hogy erősítse a tudatosságot és az érdeklődést a rendezvényre.



A helyszíni vagy bérelt eszközöket fogja használni? A hotel nem biztos, hogy rendelkezik a szükséges eszközökkel, ezért alapvetően fontos ezt ellenőrizni!

Amint Ön is látja, ez egy nagyon átfogó lista azokról a dolgokról, amelyeket meg kell fontolnia mielőtt hozzá fog a rendezvény megszervezéséhez.

Meghívott Előadók Képzelje csak el, hogy milyen lenne, ha Anthony Chaplin, a Nikken Europe Ügyvezető Igazgatója mondana beszédet a rendezvényén, hogy motiválja, ösztönözze és inspirálja a résztvevőket. Továbbá, Ben Woodward, a Nikken Europe Vezetőségének legújabb tagja, aki jártas a Hálózati Marketing területén, és mint az Európai Értékesítési Igazgatónk biztosak vagyunk abban, hogy egyet fognak érteni velünk abban, hogy Ben egy fantasztikus előadója lesz a rendezvényének. Rendezvénye fő célja a tréning? Akkor nagyszerű meghívott előadója lenne Larry Proffit. Egy termékbevezetési rendezvényt szervez? Nos, ki lehet jobb vendég előadója, mint például Dave Balzer, vagy Roger Drummer; termékszakértők. Julie Gostick, a Nikken Europe Termékmarketing Vezetője a termék szakértelmével szintén nagyszerű előadója lehet a termékbevezetési rendezvényének. Curtis Bennett, más néven ‘Thermo-Guy’, a “Thermografix Consulting Corporation” alapítója. Curtis gyakran tart előadásokat konferenciákon és rendezvényeken, mint például a “14. Anti-Ageing Gyógyászat Éves Kongresszusán” Chicagóban. Az előadásaiban rengeteg tudásra tehet szert a termál és hőmérséklet technológiákról, ami biztosan inspirálni fog minden egyes résztvevőt. Összpontosítani szeretne a Nikken Üzletépítésre és a Toborzási Eszközökre? Akkor Mari Daly, a Nikken Europe Marketing Vezetője lehet a legideálisabb vendég előadó a rendezvényén, hogy ösztönözze a résztvevőket az üzleti eszközök használatára, illetve megtudhatják azok előnyeit és hogyan hozhat ki a legtöbbet belőlük. Lehetősége van meghívni Vendég Előadókat a rendezvényére, amennyiben eléri a szükséges létszámú vendéget, az alábbi táblázat szerint. Ki lesz bevonva a csapatba? Lépjen kapcsolatba mindenkivel és ez Önnel is megtörténhet. Meghívott Előadók

Szükséges résztvevők száma

Mari Daly / Julie Gostick / Ben Woodward

50+

Anthony Chaplin / Larry Proffit Dave Balzer / Roger Drummer / Curtis Bennett

100-200 200+

Témák / Szakterületek Marketing, Termékek, Üzleti/Toborzási Eszközök, Motiváció, Értékesítés, Célkitűzés Motiváció, Tréning, Célkitűzés Nikken Termékek, Táplálkozás, Technológiai Szakértelem

Regisztráció Minden sikeres rendezvény kulcsa egy hatékony regisztráció. Íme, néhány fontos dolog, amit érdemes megjegyezni a rendezvény regisztrációjával kapcsolatban: Költségek:  

Mennyibe fog kerülni a jegy a Tanácsadóknak illetve a Vendégeknek? Mennyit fog költeni a rendezvény anyagaira?

Jegyek:  

Határozza meg, hogy a jegyeket a helyszínen kell fizetni vagy elővételben. Gondoljon a jegyek nyomtatására, az alapanyagokra és más nyomatott anyagokra, amelyekre szüksége lesz a rendezvényen.

Anyagok:    

Megtervezte és kinyomtatta a résztvevők jelvényét és a nyakszalagját? A nyomtatott anyagok elérhetőségét biztosíthatja az emberek számára a regisztráció során, vagy elvégezheti Ön is és elhelyezheti a székekre a rendezvény megkezdése előtt. Ad ingyenes ajándékokat vagy termékmintákat? A székeken hagyott speciális ajándék kellemes meglepetés lenne a vendégeinek (még ha csak márkás tollról is van szó). Összeállíthatna egy Rendezvény Csomagot a résztvevők számára, amely tartalmazhat; ingyenes ajándékot, a rendezvény programját, termékinformációkat és kérdőíveket. A csomagot a rendezvény ajándékaként adja oda, amelyet a vendégei haza vihetnek emlékül.

Promóció & Marketing Számtalan különböző módszer létezik, amelyek segítségével reklámozhatja és kommunikálhat a rendezvényéről a piacon a résztvevőktől függően. Íme, néhány lehetőség; 

Közösségi Háló – Facebook, Twitter, LinkedIn vagy blogolás



Reklám - poszterek, bannerek, kijelzők, rendezvény szórólapok és más anyagok



Élőszóval – online és személyesen barátokkal, családdal és lehetséges üzletfelekkel



Rendezvény programterv – amely felvázolja a programot, időpontot, témát és a helyszínt



Ad promóciós kedvezményt a jegyárakra? Csak 10% kedvezmény tovább növelheti a jegyvásárlásokat, vagy például tarthat tombolasorsolást a rendezvény ideje alatt.



Nikken Rendezvény Naptár – a Nikken Rendezvény Naptár megtalálható a Nikken Nyilvános weboldalán és a MyNikkenen, amely lehetővé teszi Önnek, hogy feltöltse a rendezvény adatait a weboldalra. Hasznos forrás lehet az összes esemény részleteinek megtekintéséhez egy helyen.

Anyagok & Reklám a Rendezvényén Természetesen a reklámozás nem áll le, amikor a rendezvény elkezdődik. Reklámozni kell a rendezvény szervezése során, mint ahogy a rendezvényen és még a rendezvény után is. Mintákat és termékeket vihet bemutatni a rendezvényen és bemutatókat tarthat például arról, hogyan működik a PiMag® Vízrendszer és az Air Power5® Pro® készülék, illetve hogyan kell kicserélni a szűrőbetéteket az egyes termékekben. Hogy segítsük Önt, létre hoztuk a speciálisan kialakított “Nikken Eszközöket” ami Pop-up Bannereket és további anyagokat kínál Önnek a rendezvényéhez: http://www.nikkentools.eu/ PowerPoint Prezentációk, Nikken segédanyagok és YouTube videók megtalálhatók itt: http://www.youtube.com/nikkeneurope Természetesen, ha bármilyen további kérése van, vagy szüksége lenne valamire a rendezvényéhez, akkor kérjük, lépjen kapcsolatba a Nikken Europe Rendezvény Osztályával az [email protected] email címen.

Logisztika        

Tűzze ki a rendezvény időpontját Biztosítsa a helyszínt, a beállításokat, a termet, a termékbemutató területét, ültetést és a színpadot Egyeztesse az előadókat és a program tartalmát, beleértve az érkezést és beszédek időpontját Gondoskodjon frissítő italok biztosításáról Ha jegyeket ad el, hogy fogja eladni és hány darabot szeretne eladni? Egyeztessen a hotellal, ellenőrizze, hogy minden a helyén van-e és milyen segítséget tudnak Önnek nyújtani Lesz regisztrációs pult a helyszínen? Ha igen, tegye jól felismerhetővé ezt a területet, hogy a vendégei könnyen megtalálhassák Miután a logisztikát elrendezte, reklámozza a rendezvényét!

Előadás és AV eszközök Kép és PowerPoint Bemutatók    

Célszerűbb a PowerPoint bemutatókat, videókat és zenéket előzetesen letölteni a rendezvény előtt, mint a helyszínen az internetről. Ezeket könnyen elérheti, amikor szüksége lesz rá, ha lementi a laptop asztalára. Győződjön meg arról, hogy rendelkezik elegendő kinyomtatott anyaggal, ha az szükséges az előadás kiegészítéseként. Szüksége lesz vetítővászonra és projektorra a bemutatójához? És a legfontosabb, hogy győződjön meg arról, hogy a rendelkezésére áll minden szükséges kábel a laptopjához.

Zene/Hang  

A kiválasztott zene kapcsolódjon a rendezvényéhez; alaposan gondolja át, hogy vendégei számára is mi lenne a legmegfelelőbb. Mikrofonok – Válasszon kézi mikrofont, felcsíptethetőt vagy fülhallgatóval ellátott mikrofont (Javasoljuk, hogy több mint 50 résztvevő esetén kézi mikrofont használjon, mert ez hatékonyabb hangzást biztosít) és biztosítsa az AV hangosítás beállításait.

Meghívott Előadók  

Mindig ellenőrizze a hangot, biztosítsa, hogy minden működik megfelelően és a hátsó sorokban lévő emberek is hallják az előadót! Fordítás – Amennyiben szükséges, biztosítson szinkrontolmácsot vagy előadást követő tolmácsot a Vendég Előadó számára.

Fogalom meghatározások Szinkrontolmácsolás: a tolmács az előadót fejhallgatón keresztül hallgatja, közvetlen rálátása van a teremre és az előadóra és egyidejűleg folyamatosan mikrofonba tolmácsolja az elhangzottakat. Előadást követő tolmácsolás: a tolmács a szöveget azonnal szó szerint tolmácsolja, amint az előadó befejezett egy gondolatot. Az előadás részletekben hangzik el, és a tolmács az eladó közelében helyezkedik el.

Rendezvény nyomon követése & A siker ünneplése! Megcsinálta! Megszervezte és kivitelezte a saját rendezvényét, hát nem jó érzés ez? Most itt az ideje, hogy gondoskodjon az extra feladatokról, amik a rendezvénye után jönnek: 

Rendezvény Értékelése: Kérdőívek létrehozása nagyszerű módja annak, hogy visszajelzést kapjon a résztvevőktől a rendezvényt követően, ami segíteni fog Önnek abban, hogy a következő alkalommal egy még jobb rendezvényt szervezzen. Továbbá a saját véleményét is mondja el – mit gondol, hogy sikerült?



Köszönetmondás: a meghívott előadóinak, speciális vendégeinek és a résztvevőknek.



Sajtóközlemény: Írhat egy rövid sajtóközleményt a rendezvényéről és beküldheti a média irodáknak, megválaszolva a ‘ki’, ‘mit’, ‘miért’, ‘mikor’, ‘hogyan’ kérdéseket. Sosem lehet tudni, lehet, hogy meg fog jelenni az egyik újságban és még több figyelem fog irányulni az üzleti lehetőségre, Önre és a következő rendezvényére.



Fotó/Videó megosztás: Használja ki az internetes lehetőségeket és ossza meg a rendezvény képeit és videóit olyan weboldalakon, mint a Facebook, Twitter, YouTube és a Flickr.



És végezetül…Ünnepeljen! Megérdemli!

Produced by Nikken Europe