A Bureau Veritas Hungary hitelesítő jelentése
A Bureau Veritas Magyarország hitelesítő jelentése Független hitelesítő nyilatkozat Készítette: a Bureau Veritas
A BAT Hungary érintettjei részére
Bevezetés A Bureau Veritas Magyarország immár a harmadik beszámolási ciklusban nyújtott független jelentéshitelesítő szolgáltatásokat a British American Tobacco (BAT) Hungary számára. Ez a hitelesítés a BAT Hungary 2007. évi Társadalmi Beszámolójára (a továbbiakban a „Beszámoló”) vonatkozik. A Beszámoló elkészítéséért és annak tartalmáért kizárólag a BAT Hungary felel. A Bureau Veritas felelőssége a jelentéskészítési folyamat megbízhatóságának igazolására terjed ki, ideértve a végleges beszámoló hitelesítését is. A beszámoló hitelesítő szolgáltatások kiterjedése A megbízás terjedelme és módszertana •
•
•
108
A hitelesítő szolgáltatások az alábbiakra terjedtek ki: ǿǿ
Azon tevékenységek felülvizsgálata, amelyeket a BAT Hungary az érintettek által a legutóbbi ciklusban elfogadott intézkedések megvalósítása érdekében hajtott végre;
ǿǿ
A kulcsfontosságú témakörök és az érintettek beazonosítása érdekében alkalmazott új folyamatok és eljárások, valamint a CSR (társadalmi felelősségvállalás) szakértő szolgáltatásai igénybe vételének nyomon követése és kiértékelése annak érdekében, hogy a teljeskörűség alapelve iránti elkötelezettségről megbizonyosodjunk.
ǿǿ
Az érintettekkel folytatott dialógus auditálása - ideértve a dialógus előkészületi szakaszát, a végrehajtást, az adatok és információk kezelését, az érintettek észrevételeire adott válaszokat és a folyamatot követő jelentéskészítési eljárást - az AA1000 beszámoltatási szabvány fő alapelvei: lényegesség, teljesség és társadalmi fogékonyság alapján.
ǿǿ
Biztosítani az érintetteket afelől, hogy a végleges beszámolóban ismertetett információk pontosak, megbízhatóak és elfogultságtól mentesek, ideértve a GRI-fejezetben (Globális Jelentéstételi Kezdeményezés) közölt adatokat is.
Az audit részeként a Bureau Veritas az alábbi tevékenységeket hajtotta végre: ǿǿ
Felülvizsgálta és kielemezte azokat a dokumentumokat és kapcsolódó dokumentum-jellegű bizonyítékokat, amelyek a BAT Hungary azon tevékenységeihez kapcsolódnak, amelyeket a cég az érintettek által a legutóbbi ciklusban elfogadott intézkedések megvalósítása érdekében hajtott végre.
ǿǿ
Négyszemközti interjúkat készített a társadalmi párbeszéd folyamat irányításáért felelős vezetőkkel, illetve a fenti tevékenységekért felelősséggel tartozó egyéb BAT-alkalmazottakkal.
ǿǿ
Felülvizsgálta a dialógus előtti dokumentumokat, feljegyzéseket és az előkészítő lépések egyéb bizonyítékait, ideértve az érintettek listáját, a CSR-tanácsadó és a BAT érintettjei között lezajlott interjúk rögzített anyagát, a felmerült témák és problémák listáját és kezelésük módját stb.;
ǿǿ
Részt vett kettő, az érintettekkel folytatott munkacsoport-megbeszélésen, áttekintette valamennyi megbeszélés jegyzőkönyveit és összevetette őket az eredeti hangfelvételekkel;
ǿǿ
Felülvizsgálta azokat a folyamatokat, amelyeket a BAT Hungary alkalmaz a tárgyhoz tartozó információk, a jelentésbe szánt tartalmi elemek és teljesítményadatok azonosítására és összeállítására;
ǿǿ
Hitelesítette a beszámoló „Érintettek elvárásai” szakaszát, mindkét irányban elvégzett mintavételt is ideértve: •
Az érintetti kommunikáció eredeti forrásaiból vett mintákat összevetette azzal, hogy hogyan jelentek meg ezek a beszámolóban és hogyan reagált a BAT az érintettek megnyilvánulásaira és jelzéseire.
•
Az érintettek beszámolóban szereplő elvárásait megvizsgálta és visszanyomozta a kommunikáció kiinduló forrásáig.
A beszámolón belül a Bureau Veritas különböző hitelesítési szinteket használ a kiválasztott információk vonatkozásában, az alábbi jelekkel mutatva be a munka terjedelmét és jellegét. Ezek a szimbólumok a szöveg egy-egy adott szakaszára vonatkoznak, és az auditált szövegrész elején és végén jelennek meg.
BAT Társadalmi Beszámoló 2007
ǿǿ
Magas szintű: A Bureau Veritas magas szinten hitelesítette az érintettek azonosításához és a Társadalmi Párbeszédhez kapcsolódó tevékenységeket, ideértve az alábbiakat: az érintettek bevonását célzó eljárások; a megbeszélések témaköreinek kiválasztása; a munkacsoport-megbeszéléseken történő részvétel; annak részletes felülvizsgálata, hogy a dialógus során felvetődött nézetekről és véleményekről kellő alapossággal és független módon számoltak-e be, továbbá hogy a BAT Magyarország milyen válaszokat adott azokra.
ǿǿ
Pozitív: A Bureau Veritas interjúk lebonyolításával, részletes mintavétellel és az igazoló dokumentumok - ideértve a dialógus során született és külső forrásból származó anyagokat is - ellenőrzésével felmérte, hogy a beszámolóban szereplő információk igazolhatók-e objektív módon és bizonyítékokkal.
ǿǿ
Alap: A beszámolóban szereplő, a Globális Jelentéstételi Kezdeményezés (GRI) G2 indikátorai alapján közölt információk ellenőrzése véletlenszerű mintavétellel és a dokumentum formában rendelkezésre álló bizonyítékok gondos és alapos áttekintésével.
Ténymegállapítások A BAT Hungary néhány olyan új elemet alkalmazott a társadalmi felelősségvállaláshoz (CSR) kapcsolódó folyamatai területén, amelyek az előző ciklusokkal összehasonlítva lehetővé tették a CSR-irányítás további fejlesztését. •
A témakörök és érintettek beazonosítására új és szofisztikált eszközt vezettek be. Ez az eszköz egy részben automatizált médiafigyelő és beszámoló folyamaton alapul, melynek eredményeképpen egy nagy mennyiségű adatot tartalmazó adatbázis alakult ki, amely azután lehetővé tette a témák és érdekcsoportok beazonosítását. Ez az új eljárás ugyanakkor annak kockázatát hordozza, hogy a médiumokban nem jelen lévő vagy alulreprezentált - „néma” - érintetti csoportok kimaradhatnak a párbeszédből. A BAT Hungary felismerte ezt a veszélyt a beszámolókészítési ciklus során, és kiegészítő eljárásokat alkalmazott annak garantálása érdekében, hogy valamennyi érintett fél és csoport beazonosításra kerüljön.
•
Egy független szakértő CSR-tanácsadót választottak ki a dialógus előtti, dialógus alatti és dialógus utáni tevékenységek segítésére és támogatására, ami erősítette a folyamat szakmaiságát és objektivitását. A tanácsadó kapcsolatba lépett az érintettekkel és megpróbálta rábeszélni őket arra, hogy véleményük kifejtése céljából vegyenek részt a párbeszédben és/ vagy a négyszemközti interjúkban. Bármelyik beazonosított érintett fél megnevezhetett olyan egyéb érintetteket, akik beazonosítására még nem került sor. A tanácsadó részt vett ezen felül a különböző forrásokból begyűjtött összefoglaló információk kiértékelésében. E tevékenység célja azon témakörök összegyűjtése volt, amelyeket végül kiválasztottak a közvetlen megvitatásra.
•
Az előző beszámolási ciklusban már alkalmazott web-alapú feedback-eszközt továbbfejlesztették, ugyanakkor úgy tűnik, hogy ez a megoldás még mindig nem elég hatékony az érintettek „aktiválásához”, a részvétel ugyanis kiábrándítóan alacsony volt.
Véleményünk szerint a fent bemutatott új elemekkel a BAT nem csupán a CSR iránti elkötelezettségről tett tanúbizonyságot, de bebizonyította azt is, hogy képes a folyamatos fejlődésre. Vizsgálatunk alapján az alábbi véleményre jutottunk: •
A Társadalmi Beszámolóban közölt információ megbízható és elfogultság nélküli, ezen felül érthető és világos stílusban került bemutatásra.
•
A Beszámoló megtárgyalja és teljes egészében megválaszolja azokat a témaköröket és kérdéseket, amelyeket a BAT Hungary a CSR-tanácsadóval együttműködve a fentebb ismertetett részletes dialógusfolyamat eredményeképpen beazonosított, továbbá elkötelezettségeket is megfogalmaz velük kapcsolatban;
•
A párbeszédben részt vevő érintettek szabadon fogalmazhatták meg nézeteiket, kétségeiket vagy elvárásaikat a témául választott kérdéskörökben.
•
A résztvevő érintetti csoportok átfogó képviseletét bizonyos szintig befolyásolta az egészségügyi civil szervezetek vonakodása attól, hogy részt vegyenek a dialógusfolyamatban; ugyanakkor néhány képviselőjük megjelent a független CSR-tanácsadóval folytatott négyszemközti megbeszéléseken és így véleményük végül ugyanolyan módon bekerülhetett a beszámolóba, mint a párbeszédben teljes szerepet vállaló feleké.
•
A BAT Hungary belefoglalta a Beszámolóba a Globális Jelentéstételi Kezdeményezés (GRI) G2 teljesítményindikátorai szerinti helyzetét és teljesítményét. A Beszámolóban szereplő adatmennyiség mintegy 35%-át választottuk ki abból a célból, hogy az információ minőségének megállapításához visszanyomozzunk a forrásadatokig, és hogy igazoljuk a Beszámolóban szereplő állítások és számadatok pontosságát, valamint hiba- és elfogultság-mentességét. A mintába nem kerültek bele azok a pénzügyi/gyártási adatok, melyek auditálását más független szervezetek végzik.
•
Úgy véljük, hogy a beszámoló az AA1000AS szabványban lefektetett alapelvek - lényegiség, teljesség és társadalmi fogékonyság - szellemében készült, tudomásul véve, hogy az alapelvek alkalmazása a beszámolási folyamat jövőbeni fejlődésével és finomodásával tovább fog javulni.
• •
A témakörök összetettsége és egymáshoz kapcsolódása miatt egyes fejezetek között átfedések vannak. Ugyanakkor az átláthatóságot és olvashatóságot segítendő az ilyen ismétlődések némelyikét el lehetett volna kerülni.
BAT Társadalmi Beszámoló 2007
109
Fontosabb fejlesztendő területek •
Javasoljuk, hogy a BAT Hungary a jövőben is folyamatos és proaktív módon, és az érintettek átfogó bevonásával végezze a beszámolási és hitelesíttetési tevékenységeit, összhangban az AA1000AS szabvány alapelveivel és lehetőség szerint több tényezőjét alkalmazva az AA1000 SES szabványnak (Érintettek bevonása). Különösen sok lehetőség van az ilyen irányú fejlődésre az érintettek felkutatásának és a bevonási folyamatoknak a területén, noha tisztában vagyunk vele, hogy komoly kihívást jelent az érintettek bevonása.
•
Ajánlatos lenne tovább lépni a GRI beszámolási rendszer G3-as szintjére. A G3 sokkal egyértelműbb teljesítményindikátorokat ajánl, amelyek jobban tükrözik a fenntarthatóság iránti elkötelezettséget. Javasoljuk a G3-ra történő továbblépés mielőbbi megvalósítását annak érdekében, hogy biztos háttéradatok álljanak rendelkezésre és ezek összehasonlítási alapot nyújtsanak a következő beszámolási ciklus idejére.
•
A környezeti adatok megbízhatósága és a környezetvédelmi tevékenységek hatékonysága tovább javítható egy olyan dokumentált, helyi szintű, belső auditfolyamat bevezetésével, amelyik rendszeres jelleggel ellenőrzi, hogy a tervek és eljárásrendek működőképesek és kellően hatékonyak-e, továbbá szükség esetén helyesbítő intézkedéseket is alkalmaz.
•
A BAT Hungarynek gondoskodnia kellene róla, hogy valahányszor egy vállalást tesz és annak megvalósítása céljából tevékenységeket hajt végre, a folyamatokat megfelelő módon és formában dokumentálja a későbbi sikeres hitelesítés lehetővé tétele érdekében.
•
Annak érdekében, hogy tiszta és valódi képet kapjunk a GRI fenntarthatósági indikátorok vonatkozásában, javasoljuk, hogy: ǿǿ
Vonják be a depókat a beszámolási folyamatba;
ǿǿ
Vegyék bele a beszámolóba a BAT területén munkatevékenységeket végző alvállalkozók baleseteit.
•
Elvárjuk, hogy a BAT Hungary a következő Társadalmi Beszámolóban egyértelműen tegyen jelentést az érintetteknek arról, hogy milyen haladást és eredményeket ért el a nyilvánosságra hozott kötelezettségvállalásai területén.
•
A BAT Hungarynak ki kellene alakítania egy pontosan definiált, következetes beszámolókészítési periódust, ami lehet a naptári éven (január-december) vagy a pénzügyi éven (pl. március-április) alapuló. Ez lehetővé tenné az évről évre történő összehasonlítást, garantálná a beszámolási folyamatok következetességet és meghatározná a Beszámoló tartalmára vonatkozó paramétereket.
Szempontok és korlátozások Hitelesítő tevékenységünk nem terjedt ki az alábbiakra vonatkozó információkra: •
a BAT jelen beszámolóban nem szereplő tevékenységei;
•
a 2007. decembere utáni információk;
•
jövőbeni cselekedetek végrehajtására utaló nyilatkozatok, kötelezettségvállalások vagy szándékok;
•
a beszámolóban ismertetett esettanulmányokban szereplő állítások és tényadatok;
•
vélemények, hitvallások és/vagy törekvések kinyilvánítása;
•
azok az előző ciklusból származó vállalások és elkötelezettségek, amelyekre vonatkozóan nem álltak rendelkezésre olyan auditálható bizonyítékok, amelyek ellenőrizhetőek lettek volna az információk minősége szempontjából.
Hitelesítő tevékenységünk nem terjedt ki azokra az információkra, amelyekre link mutat tovább a Társadalmi Beszámoló szövegéből. A környezeti és társadalmi adatok természetüknél és a meghatározásukra, kiszámításukra és megbecslésükre használt módszereknél fogva eleve korlátozottak. Emiatt egy független hitelesítő nyilatkozattól nem elvárható, hogy az minden hibát, hiányosságot és félreérthető adatközlést feltárjon. A nyilatkozat ezen felül nem vállalhat garanciát a számviteli és beszámolási folyamatok minőségére sem. Azokban az esetekben, amikor az információ forrása közvetlenül a British American Tobacco Hungary éves jelentése volt, megbízhatónak tekintettük őket, hiszen a jelentést egy független okleveles könyvvizsgáló és bejegyzett auditor auditálta. A hitelesítési eljárás során egyetlen jelét sem tapasztaltuk annak, hogy lényegi hiba, kihagyás vagy téves állítás szerepelne az auditált információk között. Ugyanakkor a hitelesítési eljárás célja az ésszerű szintű és nem abszolút mértékű auditálás volt. Úgy érezzük, hogy a hitelesítés kiterjedésének fentebb megadott mérete kellő alapot biztosít a végkövetkeztetések levonásához. Függetlenség, részrehajlás-mentesség és hozzáértés kinyilvánítása A Bureau Veritas mint független szakértői szervezet a minőségbiztosítási, egészségügyi, munkavédelmi, társadalmi és környezeti irányítás területén nyújt tanácsadói és megfelelőségi szolgáltatásokat. A cég csaknem 180 éves múltra tekint vissza a független hitelesítési szolgáltatások vonatkozásában, éves forgalma 2006-ban elérte az 1,8 milliárd eurót. A Bureau Veritas üzleti tevékenységeit saját etikai kódexe alapján végzi. Szándéka szerint ez a kódex garantálja, hogy a cég valamennyi munkatársa magas szintű előírásokat és szabályokat tart be a napi munkavégzés során. Különösen éberen figyelünk az érdekellentétek kiküszöbölésére. Véleményünk szerint a hitelesítő szolgáltatásokra szóló megbízás semmiféle érdekellentétet nem vetett fel.
110
BAT Társadalmi Beszámoló 2007
Szakmai hozzáértés: a BAT Hungary számára hitelesítő szolgáltatásokat nyújtó csapatunk széles körű ismeretekkel és összesen több mint 10 éves tapasztalattal rendelkezik a környezeti, társadalmi, egészségügyi, munkavédelmi és etikai információk, rendszerek és folyamatok auditálásának területén. A team tagjai átfogóan és kiválóan ismerik a társadalmi felelősségvállalás auditálásához és a beszámolókészítéshez kapcsolódó módszereket és eljárásokat.
Bureau Veritas Magyarország Kft. Budapest, 2007. december
BAT Társadalmi Beszámoló 2007
111
