Dienst Jeugd & Vrije Tijd Laarne Dorpsstraat 2, 9270 Laarne | 09 365 46 26 |
[email protected]
Aanvraag voor het organiseren van een activiteit of evenement Voor wie is dit formulier? Dit formulier is bestemd voor alle verenigingen of organisatoren die een activiteit of evenement (fuif, barbecue, wijkfeest, wielerwedstrijd, …) organiseren in de gemeente.
In te vullen door de dienst Ontvangstdatum
Waarvoor dient dit formulier? Via dit formulier wordt de evenementencel van de gemeente op de hoogte gebracht van de georganiseerde activiteit. Hierdoor kan worden nagegaan of voor deze activiteit eventueel bijkomende (veiligheids)maatregelen getroffen moeten worden, zoals het opmaken van een tijdelijk politiereglement, … Door het invullen van dit formulier hoef je geen afzonderlijke aanvragen meer te richten tot het College van Burgemeester en Schepenen.
Wanneer dien ik dit formulier in? Bezorg dit formulier ten laatste 60 dagen voor aanvang van de activiteit aan de dienst Vrije tijd & jeugd (Dorpsstraat 2, 9270 Laarne,
[email protected]).
1. Algemene info activiteit Naam activiteit* *Voeg een volledig programma toe als bijlage (dit kan een affiche of flyer zijn)
fuif / bal
eetfestijn
markt / beurs
buurtfeest
sporthappening
andere
Aard activiteit
Indien ‘andere’, verduidelijk hiernaast
Vereniging/organisator Datum activiteit
.......... (dd) .......... (mm) ……………….. (jjjj)
Indien de activiteit meerdere dagen omvat, geef hieronder de verschillende data en uren aan Activiteit – dag 1
datum:
beginuur:
einduur:
Activiteit – dag 2
datum:
beginuur:
einduur:
Activiteit – dag 3
datum:
beginuur:
einduur:
Activiteit – dag 4
datum:
beginuur:
einduur:
Aantal bezoekers (+/-)
Aanvraag evenement
Pagina 1 van 9
2. Details activiteit Als er een opbouw- en/of afbraakperiode is, vul deze hieronder aan Opbouw activiteit
van (datum):
tot (datum):
Afbraak activiteit
van (datum):
tot (datum):
3. Organisator van het evenement Verantwoordelijke 1 Straat + nummer Postcode + gemeente Geboortedatum
.......... (dd) .......... (mm) ……………….. (jjjj)
Gsm & Telefoon
gsm:
telefoon:
E-mail Aanwezig op activiteit*
ja
neen
Verantwoordelijke 2 Straat + nummer Postcode + gemeente Geboortedatum
.......... (dd) .......... (mm) ……………….. (jjjj)
Gsm & Telefoon
gsm:
telefoon:
E-mail Aanwezig op activiteit*
ja
neen
*Er moet tijdens de activiteit minstens één verantwoordelijke bereikbaar zijn!
4. De locatie Naam locatie Adres locatie Locatie is
Aanvraag evenement
privaat
openbaar
Pagina 2 van 9
Indien privaat, vul hieronder de gegevens van de eigenaar aan Adres eigenaar Telefoon eigenaar
zaal
tent
open lucht
loods
woning
andere
Soort locatie
Indien ‘andere’, verduidelijk hiernaast
5. Verkeersmaatregelen Als de activiteit doorgaat op het openbaar domein en/of hinder meebrengt voor het plaatselijk verkeer, is het soms aangewezen een parkeerterrein te voorzien, straten parkeervrij te maken, … Als dit het geval is, kan je dit hieronder aangeven. Voeg hierbij een inplantingplan van het terrein met plaats van zaal/tent, toiletwagen, parkeerterrein, … toe als bijlage bij dit formulier. Parkeerterrein voorzien aan de locatie
ja
neen
ja
neen
ja
neen
ja
aantal wagens:
neen
Adres parkeerterrein
Parkeerverbod in de straat nodig
voeg een overzicht van de straten toe als bijlage
Afsluiten straat nodig
voeg een overzicht van de straten toe als bijlage
Verkeersomleiding nodig
voeg een overzicht van de voorgestelde omleiding toe als bijlage
neen
ja
Omleiding ‘De Lijn’ nodig
voeg een overzicht van de voorgestelde omleiding toe voor de betreffende haltes
Aanvraag evenement
Pagina 3 van 9
6. Muziek en geluid Aanvraag afwijking geluidsnormen muziekactiviteit (Hoofdstuk 6.7. van VLAREM) Uw vereniging/organisatie heeft een milieuvergunning klasse 2 of melding klasse 3 voor het spelen van elektronisch versterkte muziek? NEEN, Maximum 12 keer per jaar per locatie kan voor bijzondere gelegenheden een afwijkingsaanvraag door het College van Burgemeester en Schepenen verleend worden. Bijkomende voorwaarde is dat er maximaal 2 gelegenheden per maand mogen doorgaan.
Ja, (kruis aan) vergunning Klasse 2 vergunning Klasse 3
Geluidsniveau:
Er zijn drie categorieën, die ingedeeld zijn volgens het geluidsniveau: Categorie 1: Er is geen aanvraag tot afwijking van de geluidsnormen nodig voor een muziekactiviteit waarbij het geluidsniveau kleiner of gelijk aan 85 dB(A) LAeq,15min,is.
lager dan of gelijk aan 85 dB(A) LAeq,15min
Met onderstaande aanvragen wordt een hoger geluidsniveau aangevraagd, namelijk (aanduiden naar keuze): Categorie 2: kleiner of gelijk aan 95 dB(A) LAeq,15min Door de organisator te nemen maatregelen: meten en visuele indicatie geluidsniveau
hoger dan 85 dB(A) LAeq,15min en lager of gelijk aan 95 dB(A) LAeq,15min
OF Categorie 3: kleiner of gelijk aan 100 dB(A) LAeq,60min Door de organisator te nemen maatregelen: meten en registeren en visuele indicatie geluidsniveau, gratis ter beschikking stellen van oordopjes
kleiner of gelijk aan 100 dB(A) LAeq,60min
Meer informatie, zie: www.lne.be/geluidsnormen Met deze aanvraag wordt eveneens een afwijking aangevraagd op de geluidsnormen in de omgeving van de muziekactiviteit. Muziekactiviteiten > 100 dB(A)LAeq,60min Zijn verboden. Hier kan geen toelating voor gegeven worden.
Aanvraag evenement
Pagina 4 van 9
De organisator vraagt een afwijking aan om langer dan 23u muziek te mogen spelen. In het politiereglement van de gemeente werd vastgelegd dat er na 23u geen (elektronisch versterkte) muziek meer mag gespeeld worden die hoorbaar is op de openbare weg. Het College kan echter een afwijking toestaan waarbij wel langer muziek kan gedraaid worden op evenementen. Het College geeft hierbij doorgaans een principiële afwijking tot 3u voor evenementen in ‘open lucht’ (tenten, kramen langs de openbare weg,…) en tot 5u voor activiteiten die ‘binnenshuis’ doorgaan (zalen).
tot 3u (in open lucht en tenten)
tot 5u (binnen)
Geef hieronder een overzicht van alle dagen en uren waarop muziek wordt gedraaid of gespeeld. datum:
van:
tot:
datum:
van:
tot:
datum:
van:
tot:
datum:
van:
tot:
OPGELET! De organisator staat zelf in voor de aanvraag van SABAM en Billijke vergoeding! SABAM: aanvragen wanneer live muziek of opgenomen muziek wordt gespeeld Billijke vergoeding: aanvragen wanneer opgenomen muziek wordt gespeeld Aanvraagformulieren en informatie zijn beschikbaar bij de jeugd- en cultuurdienst.
7. Drank en eten Worden er alcoholische drank geschonken (bieren, wijnen en afgeleide producten)
Worden er sterke drank geschonken (toegevoegde gedistilleerde alcohol min. 1,2%, zoals jenevers, breezer, passoa, pisang, …)
ja
neen
ja
neen
Een toestemming tot het schenken van sterke drank wordt aangevraagd bij de Burgemeester
Voeg een overzicht toe met de gebruikte dranken en/of het recept van de gemaakte cocktails. Volg hierbij de voorwaarden uit het evenementencharter.
Is er eetgelegenheid op het evenement?
neen
ja
verduidelijk hieronder en duid de plaats aan op het inplantingplan Wat is de locatie van de eetkramen?
Aanvraag evenement
binnen
buiten
Pagina 5 van 9
Hoeveel eetkramen en/of wagens worden geplaatst?* Aantal: ……… ……… *Als er meerdere kramen en/of wagens geplaatst worden, duidt hun plaats aan op het inplantingplan.
Kraam 1: Kraam 2: Welke ‘voedingsbron’ wordt gebruikt per eetkraam?
Kraam 3: Kraam 4: Kraam 5:
Zijn er blustoestellen aan elk eetkraam?
gas gas gas gas gas
elektriciteit elektriciteit elektriciteit elektriciteit elektriciteit
ja neen
8. Materiaal & aansluitingen
Voor de activiteit wordt gemeentelijk materiaal gebruikt.
neen ja
vul het formulier ‘aanvraag uitlenen gemeentelijk materiaal’ in en voeg toe
Voor de activiteit wordt een gemeentelijke elektriciteitskast en/of wateraansluiting gebruikt.
neen ja vul het formulier ‘aanvraag elektrische- en/of wateraansluiting’ in en voeg toe
9. Publiciteit en bewegwijzering De organisator vraagt toestemming voor het plaatsen van tijdelijke publiciteitsborden. Wanneer je publiciteit wil maken voor je activiteit op tijdelijke reclameborden, moet je hiervoor toestemming krijgen van het College. Door hiernaast ‘ja’ aan te vinken, wordt deze vraag op de agenda van het College gebracht en hoef je geen extra aanvraag meer te doen.
Indien publiciteit wordt aangevraagd: geef aan waar publiciteit wordt gemaakt.
Voor een activiteit worden tijdelijke wegwijzers uitgehangen. Ook voor het ophangen van tijdelijke wegwijzers, moet je toestemming krijgen van het College. Door hiernaast ‘ja’ aan te vinken, wordt deze vraag op de agenda van het College gebracht en hoef je geen extra aanvraag meer te doen.
Aanvraag evenement
ja
neen
gemeentelijke aanplakborden
openbare weg
ja
neen
duidt de plaatsen van de wegwijzers aan op een plan van de route en voeg dit toe als bijlage
Pagina 6 van 9
OPGELET! Publiciteitsborden kunnen ten vroegste 2 weken voor de activiteit geplaatst worden en moeten ten laatste 1 week na de activiteit verwijderd worden. Wanneer er publiciteitsborden worden geplaatst op gewestwegen (Rivierstraat, Heirweg, Dendermondsesteenweg, Nerenweg, Kalkendorp, Gaverstraat en Provinciebaan) moet toelating gevraagd worden bij de bevoegde gemeenschapsdienst van het gewest. Je kan hen bereiken op: Wegendistrict 414 St.-Niklaas, Industriepark 51, 9100 Sint-Niklaas (Tel: 03 780 20 30, Fax: 03 780 20 60)
10.
Veiligheid en verzekeringen
Als organisator ben je verplicht een verzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af te sluiten*
voeg een kopie van de polis toe aan de bijlage
*Werk je als organisator met vrijwillige medewerkers (toog, stewards, …) dan kan je als extraatje naar hen toe ook een verzekering ‘lichamelijke ongevallen’ afsluiten. Dit is echter niet verplicht, maar wordt door het gemeentebestuur wel sterk aangemoedigd.
Als organisator ben je verplicht een brandverzekering af te sluiten, tenzij de verhuurder van de locatie al een brandverzekering heeft en afstand doet van verhaal*
De verhuurder doet afstand van verhaal
Indien neen
ja
neen
voeg een kopie van de afgesloten polis toe aan de bijlage
*In zaal Skala is er een ‘afstand van verhaal’, waardoor de organisatoren van een evenement hier geen bijkomende verzekering moeten afsluiten. Voor andere/private locaties ga je dit best na met de eigenaars.
Zijn er (vrijwillige) fuifbuddy’s of stewards aanwezig op het evenement
Is er professionele bewaking / security aanwezig op het evenement
ja
voeg een lijst toe met naam, adres, geboorteplaats en geboortedatum van alle fuifbuddy’s of stewards
neen
ja, aantal personen: ……… ………
voeg een kopie van het contract toe aan de bijlage
neen
neen
ja
Naam security-firma Naam verantwoordelijke firma Adres security-firma Gsm security-firma
Zijn er hulpdiensten aanwezig tijdens het evenement? (Rode Kruis, EHBOpost, …)
duidelijk aan op het inplantingplan
Aanvraag evenement
verduidelijk hieronder en geef de plaats van de hulpdiensten
aantal personen: ……… ………
Pagina 7 van 9
Is ondersteuning van de politie noodzakelijk tijdens het evenement?
contactgegevens (gsm): ……… ……… ……… ……… ……… ………
neen
ja
verduidelijk hieronder
Reden politieondersteuning:
Is ondersteuning van de brandweer noodzakelijk tijdens het evenement?
neen
ja
preventieve controle in de zaal / op het terrein
aanwezigheid / permanentie tijdens het evenement
verduidelijk hieronder
OPGELET! Alle aanvragen in verband met ondersteuning van politie en/of brandweer moeten niet afzonderlijk aangevraagd worden, indien ze hierboven aangevinkt zijn. De evenementencel zal afwegen of bijkomende ondersteuning van politie en/of brandweer aangewezen is.
11.
Bijlagen
Duid hieronder aan welke bijlagen zijn toegevoegd. Een aantal bijlagen zijn verplicht toe te voegen, andere zijn optioneel (naargelang de situatie). Verplichte bijlagen:
volledig programma (flyer of affiche) kopie polis verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en/of lichamelijke ongevallen Optionele bijlagen:
inplantingplan terrein / route overzicht straten met parkeerverbod (met vermelding huisnummers) overzicht straten die moeten afgesloten worden (met vermelding huisnummers) overzicht verkeersomleiding en/of omleiding De Lijn formulier ‘aanvraag uitlenen gemeentelijk materiaal’ formulier ‘aanvraag elektrische en/of wateraansluiting’ kopie brandverzekering kopie overeenkomst met security-firma lijst vrijwillige stewards
Aanvraag evenement
Pagina 8 van 9
12.
En nu…?
Na ontvangst van dit formulier, zal de dienst vrije tijd & jeugd aftoetsen welke aanvragen moeten doorgespeeld worden aan het College van Burgemeester en Schepenen en/of de Burgemeester. Het dossier zal verder besproken worden op de maandelijkse bijeenkomst van de evenementencel, waarbij zal afgewogen worden of extra ondersteuning van politie en/of brandweer aangewezen is. De organisatoren kunnen uitgenodigd worden op een bijeenkomst van de evenementencel om hun evenement toe te lichten en/of enkele knelpunten te bespreken. Politie en/of brandweer worden met dit formulier automatisch op de hoogte gebracht, waardoor extra contact van de organisatoren niet nodig is - tenzij er expliciet naar gevraagd wordt door de evenementencel of het gemeentebestuur. Na behandeling van de verschillende aanvragen uit het formulier, ontvangt de organisator een schriftelijke bevestiging van het gemeentebestuur.
Opgemaakt te Laarne op
datum:
Namens de organiserende vereniging Naam + voornaam:
_________________________ Handtekening:
_________________________
Aanvraag evenement
Pagina 9 van 9
