9 Personeel 9.1 Wat u moet weten 9.2 Vragen en praktijkvoorbeelden (zijn bij dit hoofdstuk niet uitgewerkt) 9.3 Extra informatie
9.1 Wat u moet weten. De sportvereniging is in veel gevallen werkgever, bijvoorbeeld waar het gaat om trainers, maar ook onderhoudsmensen en andere medewerkers kunnen in dienst zijn van de vereniging. Aan het werkgeverschap zijn diverse wettelijke bepalingen verbonden.Voor een vereniging is het allereerst belangrijk om te weten wanneer er sprake is van werkgeverschap of dienstbetrekking (9.3.1). Als het werkgeverschap is vastgesteld is het verstandig een schriftelijke arbeidsovereenkomst (9.3.2) op te stellen. Tevens dient te worden nagegaan of er een Collectieve Arbeidsovereenkomst, kortweg CAO (9.3.2), van toepassing is. Daarnaast zijn er aan het werkgeverschap een aantal wettelijke (9.3.3) en fiscale aspecten (IV Belastingen) waaraan de vereniging zich moet houden.
9.3 Extra informatie 9.3.1 Werkgeverschap en (fictieve) dienstbetrekking 9.3.2 Schriftelijke overeenkomsten 9.3.3 Wettelijke aspecten
9.3.1 Werkgeverschap en (fictieve) dienstbetrekking Stap 1: Nagaan of er sprake is van een dienstbetrekking. Wanneer is er sprake van een dienstbetrekking? Er is sprake van een dienstbetrekking als een arbeidsovereenkomst is aangegaan. Een arbeidsovereenkomst is aanwezig wanneer de ene partij (werknemer) zich verplicht om in dienst van een andere partij (werkgever) tegen loon gedurende een zekere tijd werkzaamheden te verrichten. Een arbeidsovereenomst voldoet altijd aan drie criteria, die alledrie aanwezig moeten zijn: 1. arbeid die persoonlijk moet worden verricht; 2. loon (in geld of natura); 3. gezagsverhouding, dat wil zeggen: • de vereniging, dus in feite het bestuur heeft, als werkgever, het recht om opdrachten en aanwijzigingen te geven over werk dat moet worden gedaan; • de werknemer moet zich aan deze opdrachten houden. Ook wanneer het gezag niet daadwerkelijk wordt uitgevoerd kan er toch sprake zijn van een gezagsverhouding en dus een dienstbetrekking zijn. Soms brengt de aard van het werk met zich mee dat de gezagsverhouding op de achtergrond staat, bijvoorbeeld bij een trainer of een manager. Bepalend is de feitelijke verhouding tussen het bestuur van de vereniging en de werknemer. De arbeidsovereenkomst is meestal schriftelijk vastgelegd, maar kan ook mondeling of stilzwijgend totstandkomen. Verstandig is het om gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast te leggen. De werkgever moet in ieder geval het volgende schriftelijk verstrekken als de werknemer erom vraagt: • • • • • • • • • • • • •
naam en woonplaats van partijen; de plaats of plaatsen waar de arbeid wordt verricht; de functie van de werknemer of de aard van zijn arbeid; het tijdstip van indiensttreding (aanvangsdatum arbeidsovereenkomst); de duur van de overeenkomst (overeenkomst voor onbepaalde of bepaalde tijd); het aantal vakantiedagen; de duur van de opzegtermijn (of een verwijzing naar wettelijke opzegtermijnen); het loon en de termijn van uitbetaling (bijvoorbeeld wekelijks,maandelijks); de gebruikelijke arbeidsduur per dag of per week; of de werknemer deelneemt aan een pensioenregeling; of er een CAO van toepassing is; of de arbeidsovereenkomst een uitzendovereenkomst is; wanneer de werknemer langer dan een maand buiten Nederland werkzaam zal zijn: de duur hiervan, de huisvesting, de toepasselijke sociale wetgeving, de geldsoort waarin het loon wordt betaald, de vergoedingen waar de werknemer recht op heeft en de wijze waarop de terugkeer naar Nederland is geregeld.
Stap 2: Er is geen sprake van een dienstbetrekking. Nagaan of er sprake is van een fictieve dienstbetrekking is. Wanneer is er sprake van een fictieve dienstbetrekking? Soms is een arbeidsverhouding geen dienstbetrekking, bijvoorbeeld omdat de gezagsverhouding ontbreekt. Sommige van die arbeidsverhoudingen - veelal freelance opdrachten - worden toch als een dienstbetrekking beschouwd. Er is dan sprake van een fictieve dienstbetrekking. Er is sprake van een fictieve dienstbetrekking als de volgende elementen aanwezig zijn:
• • •
De opdrachtnemer werkt doorgaans op tenminste twee dagen per week. Het aantal gewerkte uren per dag is niet van belang. Het bruto inkomen per week bedraagt tenminste 40% van het voor de opdrachtnemer geldende minimum(jeugd)loon. De arbeidsverhouding is voor onbepaalde tijd of naar verwachting voor een aaneengesloten periode van tenminste 30 kalenderdagen aangegaan.
Er is alleen sprake van een gelijkstelling met een dienstbetrekking als deze drie elementen aanwezig zijn. Om inzicht te geven hoe nauw een en ander luistert en of er al dan niet sprake is van een fictieve dienstbetrekking zijn enkele uitspraken van arrondissementsrechtbanken verzameld in de paragraaf jurisprudentie Stap 3 Gegevens werknemer of opdrachtnemer administreren; Stap 4 Loonadministratie aanleggen; Stap 5 Bepalen wat tot het loon behoort; Stap 6 Premies werknemersverzekeringen berekenen; Stap 7 Loonheffing berekenen; Stap 8 Bedragen in de loonstaat boeken; Stap 9 Loonstrook aan werknemer of opdrachtnemer verstrekken; Stap 10 Loonheffing aangeven en afdragen; Stap 11 Premies werknemersverzekeringen betalen; Stap 12 Loonbelastingkaarten en jaaropgavekaarten opsturen; Stap 13 Jaaropgaaf verstrekken; Stap 14 Informatie verstrekken bij controle; Stap 15 Einde van dienstbetrekking of inhoudingsplicht.
9.3.2. Schriftelijke overeenkomsten Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO) Een CAO is een overeenkomst waarin partijen afspraken maken over de arbeidsvoorwaarden die gelden in een bepaalde bedrijfstak, zoals de sport. De CAO wordt gesloten tussen een of meerdere verenigingen van werknemers (vakbonden) aan de ene kant en een vereniging van werkgevers of een werkgever zelf aan de andere kant. In de sport komen enkele CAO’s voor, namelijk de CAO Betaald Voetbal en de CAO Sport. De CAO Sport wordt jaarlijks afgesloten tussen de werkgevers in de sport, de WOS (Werkgeversorganisatie in de Sport, www.w-o-s.nl en www.werkenindesportvereniging.nl ) en de werknemers in de sport (FNV Sport, Dienstenbond CNV en de Landelijke Vereniging van Artsen in Dienstverband, de LAD). Deze CAO is van toepassing op ‘elke landelijke, regionale of provinciale privaatrechtelijke instelling of organisatie, die zich ten doel stelt, zonder winstoogmerk, faciliteiten te verschaffen voor sportbeoefening in de ruimste zin dan wel deze sportbeoefening te bevorderen’. Het gaat dan voornamelijk om personeel van sportbonden en -organisaties. Alle werknemers die bij deze instellingen werken vallen er onder, met uitzondering van de directeur, de stagiaire, de vakantiewerker en zij die minder dan 12 uur per week werken. De CAO bevat nagenoeg alle arbeidsvoorwaarden tussen werkgever en werknemer. De arbeidsovereenkomst kan dan dus heel kort zijn, er hoeft alleen verwezen te worden naar de CAO en wat daarin ontbreekt dient nog in de arbeidsovereenkomst zelf te worden opgenomen. Er zijn twee modellen beschikbaar die verengingen kunnen gebruiken om de arbeidsverhouding vast te leggen. 1. Model “Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd” (er is dan sprake van een dienstbetrekking)
zie bijlage 1
2. Model "Overeenkomst van opdracht” of freelance overeenkomst (er kán sprake zijn van een fictieve dienstbetrekking)
zie bijlage 2
9.3.3. Wettelijke aspecten Wet flexibiliteit en zekerheid Wanneer een werknemer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd heeft die meerdere keren voor bepaalde tijd verlengd wordt, moet de werkgever zich ervan bewust zijn dat na verloop van tijd automatisch een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan ontstaan. Dit is het geval wanneer er meer dan drie arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd achter elkaar worden aangegaan, of wanneer de arbeidsovereenkomsten opgeteld langer dan 36 maanden duren. Overeenkomsten worden geacht op elkaar aan te sluiten als er een ‘pauze’ is van minder dan drie maanden. Zit er meer dan drie maanden tussen twee overeenkomsten, dan zal de telling opnieuw starten. Daarnaast zijn er in het kader van deze wet nog enkele andere wijzigingen doorgevoerd in het arbeidsrecht. Zo kan de proeftijd alleen nog schriftelijke worden overeengekomen en is de maximale duur gerelateerd aan de duur van de arbeidsovereenkomst. Alleen in het geval een overeenkomst voor onbepaalde tijd is aangegaan bedraagt de proeftijd twee maanden, in alle andere gevallen maximaal één maand. De opzegtermijn voor de werknemer is één maand, tenzij een langere termijn is overeengekomen. De opzegtermijn voor de werkgever is altijd het dubbele van die van de werknemer en afhankelijk van de duur van de arbeidsovereenkomst. De opzegtermijnen worden met een maand verkort indien er toestemming is verleend door het CWI (Centrum voor Werk en Inkomen) Wet minimumloon Voor werknemers van 23 jaar tot 65 jaar geldt het wettelijk minimumloon. Voor werknemers jonger dan 23 jaar geldt het minimumjeugdloon. De hoogte van het minimumloon wordt periodiek aangepast. In 2009 bedraagt het bruto minimumloon (vanaf 23 jaar) € 1381,20 per maand. Ziekte Bij ziekte moet minimaal 70% van het loon worden doorbetaald gedurende het eerste ziektejaar. Het kabinet heeft aangekondigd deze doorbetalingsverplichting uit te willen breiden tot het tweede ziektejaar. De begeleiding van zieke werknemers is van groot belang. De Wet verbetering poortwachter legt de werkgever – én de werknemer – de verplichting op om gedurende het eerste ziektejaar te voldoen aan de reïntegratieverplichting. Dit houdt in dat beiden zich aantoonbaar moeten inspannen om de werknemer weer aan het werk te krijgen, in zijn oude functie óf een andere functie. Vakantie Het aantal vakantiedagen bedraagt minimaal viermaal de overeengekomen arbeidsduur per week; meer mag altijd. De werknemer bespreekt zijn wensen rond het opnemen van vakantiedagen met de werkgever. Deze stelt vast of dit mogelijk is. Alleen bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ zal hij zich tegen de wensen van de werknemer verzetten. Vakantiedagen moeten altijd worden genoten en kunnen niet vervallen. Wanneer bij het einde van het dienstverband blijkt dat niet alle vakantiedagen zijn genoten, moeten deze dagen worden uitbetaald. Werkgever en werknemer mogen hier niet vooraf afspraken over maken. Schade De werkgever is aansprakelijk voor schade die de werknemer veroorzaakt tijdens het uitoefenen van zijn werkzaamheden. Alleen wanneer er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid bij de werknemer kan de werkgever de schade op de werknemer verhalen. Ook is de werkgever tegenover de werknemer aansprakelijk voor schade die de werknemer zelf lijdt tijdens de uitoefening van zijn werkzaamheden Sportservicebureaus en sportleraren Sportservicebureaus (de provinciale sportraden) kunnen in het kader van ‘Net-Werk-in-de-Sport’ optreden als formeel werkgever van de personen (trainers of coaches) die feitelijk bij de sportvereniging werkzaam zijn. Hiertoe sluit het bureau een arbeidsovereenkomst met de betreffende persoon en vervolgens werkt deze op basis van detachering bij de sportvereniging. Normaliter zou hierover BTW verschuldigd zijn, maar sportservicebureaus zijn hiervoor vrijgesteld van BTW. NetWerk-in-de-Sport is een samenwerkingsverband van provinciale sportraden waarbinnen het werkgeverschap van het kader van sportverenigingen kan worden overgenomen. Sportservicebureaus kunnen ook alleen de salarisadministratieve handelingen verrichten. www.iossport.nl (netwerk in de sport)
Zelfstandigen Sportleraren kunnen ook als zelfstandige hun lessen geven. Zij kunnen een dergelijke positie aantonen met behulp van een zelfstandigenverklaring, de zogeheten VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) die door betrokkene kan worden aangevraagd bij de belastingdienst. Zelfstandigen zijn wel BTW-plichtig en moeten dit zelf in rekening brengen bij de leerlingen. De sportvereniging is niet verantwoordelijk voor de vraag of de leraar ten onrechte geen BTW in rekening brengt.
Bijlagen bij hoofdstuk 9 Bijlage 1 MODEL “ARBEIDSOVEREENKOMST VOOR BEPAALDE TIJD” 1) De ondergetekenden: 1. De vereniging/bond........................................gevestigd te................overeenkomstig haar statuten 2) vertegenwoordigd door naam:......................., voorzitter naam:......................., secretaris naam:......................., penningmeester hierna te noemen: werkgever en 2. De sportleider/trainer-coach/........ (naam en voornamen) geboren: ............................................... wonende te.............................................. straat.................................................. postcode................................................ in het bezit van het diploma............................ hierna te noemen werknemer, verklaren de volgende arbeidsovereenkomst te hebben aangegaan: Artikel 1. Werknemer treedt bij werkgever in dienst als sportleider/trainer en/of coach/................................. Artikel 2. De arbeidsovereenkomst is aangegaan voor bepaalde tijd en wel voor een tijdvak van..............maanden/jaar, derhalve ingaande op ........20...en van rechtswege eindigend, derhalve zonder dat daartoe opzegging vereist is op........20..... Artikel 3. 3) Bij de aanvang van de arbeidsovereenkomst geldt een proeftijd van één maand. Artikel 4a. Partijen overleggen drie maanden voor het einde van de arbeidsovereenkomst met elkaar over het aangaan van een nieuw tijdelijk contract, uiterlijk per ................... Indien dan geen beslissing wordt genomen over het aangaan van een nieuw tijdelijk contract, wordt uiterlijk één maand voor het einde van het contract door werkgever en/of werknemer medegedeeld of een nieuw tijdelijk contract wordt gewenst. Vorenstaande termijnen zijn uitdrukkelijk géén opzegtermijnen c.q. opzegbepalingen. Artikel 4b. Wanneer de mededeling ex lid a achterwege blijft, ontstaat stilzwijgend een nieuw tijdelijk contract en wel 4) voor dezelfde tijd doch voor maximaal één jaar. Artikel 4c. De mededeling ex lid a dient per aangetekend schrijven te geschieden. Artikel 5. De werkzaamheden van de werknemer zullen omvatten: a. oefenen van :………………… b. selecteren van :………………… c. samenstellen van :………………… d. begeleiden van :………………… e. toezicht op :………………… f. trainings- en wedstrijdvoorbereiding :………………… g. verdere werkzaamheden :…………………
Artikel 6. Op deze arbeidsovereenkomst is het in de sportorganisatie/instelling geldende reglement van toepassing. Een exemplaar van het reglement is de werknemer bij het aangaan van deze overeenkomst uitgereikt. Artikel 7. De werktijden van werknemer bedragen in totaal .... uur per week, namelijk: ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur ........dag van .... uur t/m .... uur Artikel 8. De standplaats van werknemer is............. Artikel 9 a. Werknemer verbindt zich alle door hem in deze overeenkomst aanvaarde werkzaamheden naar zijn beste kunnen te verrichten. Artikel 9b. Werknemer verplicht zich ook andere werkzaamheden te verrichten dan die welke tot een normale uitoefening van zijn functie behoren, indien deze redelijkerwijze van hem verlangd kunnen worden. Artikel 9c. De werkgever stelt de heer/mevrouw ............aan als contactpersoon met de werknemer. Maandelijks worden de werkzaamheden doorgesproken en aan de contactpersoon legt de werknemer ook verantwoording af. Artikel 10. De werknemer is gebonden de werkgever schriftelijk in kennis te stellen van het voornemen al dan niet gehonoreerde nevenwerkzaamheden te verrichten. Aanvaarding van die werkzaamheden door de werknemer is toegestaan tenzij de werkgever, na de werknemer te hebben gehoord, binnen één maand na ontvangst van bedoelde brief schriftelijk met reden omkleed verklaart deze nevenwerkzaamheden niet in overeenstemming met of schadelijk voor de vervulling van de functie van de werknemer te achten, dan wel in strijd met enig belang van de vereniging c.q. de bond. Artikel 11. Het salaris van de werknemer bedraagt ten tijde van het aangaan van de overeenkomst € .... bruto per maand/vierwekelijkse periode/per uur, uiterlijk op de laatste werkdag van de maand betaalbaar gesteld. Artikel 12. 5) Werknemer ontvangt voorts de navolgende onkostenvergoeding: € .... per maand als reiskosten; € .... per maand als verblijfkosten; € .... per maand als beroepskleding, schoeisel en attributenkosten; € .... per maand als vergoeding voor specifieke kosten; € .... per maand als vergoeding voor "diversen". Artikel 13. Aan werknemer wordt een recht op een vakantie met behoud van salaris toegekend van .... werkdagen 6) per jaar; op te nemen in overleg met werkgever. Artikel 14. Aan de werknemer zal 8% per jaar van zijn salaris als vakantiebijslag worden uitgekeerd. De uitbetaling van de vakantietoeslag , lopende over de periode van 1 juni tot 31 mei zal geschieden in de maand juni.
Artikel 15. In geval van arbeidsongeschiktheid ex artikel 7: 629 BW, zal de werkgever aan de werknemer ten hoogste drie aaneengesloten maanden boven het wettelijk loonpercentage (70%) waarop de werknemer aanspraak heeft per maand een aanvullend bedrag uitkeren tot het maandloon (100%) waarop de 7) werknemer normaliter recht heeft. Artikel 16. Indien werknemer niet verplicht verzekerd is ingevolge de Ziekenfondswet zal werkgever aan werknemer vergoeden 50% van de jaarlijkse premie voor een ziektekostenverzekering gebaseerd op een verpleging tweede klasse. Deze vergoeding zal worden uitbetaald in januari. Artikel 17a. Werkgever behoudt zich het recht voor om werknemer op non-actief te stellen, doch alleen indien hij hiervoor gegronde redenen heeft en na schriftelijke opgave van redenen. Werknemer zal eerst in de gelegenheid worden gesteld om in een persoonlijk onderhoud met werkgever weerwoord te leveren. Artikel 17b. In geval van non-activiteit blijft de werknemer in het genot van zijn loon; maar niet van zijn 8) onkostenvergoeding. Tevens behoudt de werknemer aanspraak op zijn vakantiebijslag. Artikel 18. Zodra de werknemer op grond van de reglementen van de sportbond ….. niet meer bevoegd is de conform deze overeenkomst overeengekomen werkzaamheden uit te oefenen, eindigt het dienstverband van rechtswege. Artikel 19. Bij het einde van het dienstverband dient de werknemer onmiddellijk aan de werkgever ter beschikking te stellen al hetgeen werknemer van en/of met betrekking tot de werkgever onder zich heeft. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te ..............., op ...........20.......... Werkgever, de vereniging: ......... 2)
Naam: ................., (bestuursfunctie……….) Handtekening:......................
Naam: ................., (bestuursfunctie……….) Handtekening:......................
Werknemer: Naam: .................... Handtekening:...................... (Bron: NKS)
Toelichting: Het betreft een model “arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.” Derhalve hoeven uiteraard niet alle bepalingen exact te worden overgenomen. Het model is een richtlijn waarvan afwijking mogelijk is; zie ondermeer onderstaande noten. Noten: 1) “Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd” is de juridische benaming voor “tijdelijk contract”. 2) Conform het BW (Burgerlijk Wetboek) vertegenwoordigt het bestuur, dus alle bestuursleden gezamenlijk, de vereniging. Dat is niet praktisch. Derhalve hebben de meeste verenigingen er in hun statuten voor gekozen om naast het bestuur ook (twee) bestuursleden afzonderlijk vertegenwoordigingsbevoegd te verklaren. 3) Bij een duur van de arbeidsovereenkomst van minder dan twee jaar bedraagt de proeftijd maximaal één maand. Wanneer het tijdelijke contract voor twee jaar of langer is aangegaan bedraagt de maximale proeftijd echter twee maanden. 4) Een werkgever kan met de werknemer meer tijdelijke arbeidsovereenkomsten na elkaar afsluiten danwel stilzwijgend laten ontstaan. Maar dit kan niet onbeperkt! De Flexwet bepaalt terzake: een tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege, tenzij het gaat om: a. een vierde tijdelijk contract, waarbij tussen de diverse arbeidsovereenkomsten tussenpozen van maximaal drie maanden zijn gelegen, of, b. de arbeidsrelatie, tenzij er tussenpozen van langer dan drie maanden zijn geweest, langer dan 36 maanden heeft geduurd. Wanneer de vierde arbeidsovereenkomst wordt gesloten of de arbeidsrelatie meer dan 36 maanden heeft geduurd, verandert het tijdelijk contract in een vast contract (arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd) en is er dus voor beëindiging een ontslagvergunning nodig. 5) In het nieuwe belastingsysteem zijn de mogelijkheden van het betalen van onbelaste kostenvergoedingen in hoofdlijnen ongewijzigd gebleven. Kostenvergoedingen zijn belastingvrij voorzover zij geacht kunnen worden te strekken tot bestrijding van kosten die in verband met werk moeten worden gemaakt. De vrijstelling geldt uitsluitend voor vergoedingen die afzonderlijk, naast het loon, worden verstrekt en mag dus niet worden toegepast op (een deel van) de beloning. Voor de maximale bedragen terzake de onbelaste kostenvergoedingen voor werknemers in de sport: zie de brochure “Sportclubs, belastingen en sociale verzekeringen” van de Belastingdienst/Cadans. 6) De werknemer heeft jaarlijks recht op tenminste viermaal het bedongen aantal arbeidsdagen per week; bij een vijfdaagse werkweek derhalve twintig dagen. Deeltijdwerkers hebben recht op een evenredig aantal vakantiedagen, maar de effectieve periode waarin vakantie kan worden genoten blijft gelijk; bijvoorbeeld: twee dagen per week werken levert een minimum-vakantie op van acht dagen (4 * 2) ofwel minimaal vier weken vakantie. 7) Het loon kan verminderd worden met het bedrag aan onkosten, welke werknemer door het niet werken heeft bespaard. 8) Er kán in het contract worden bepaald dat er tijdens de schorsing géén loon is verschuldigd. Schorsing met verlies van loonaanspraak zal echter door de kantonrechter eerder ongeoorloofd worden geacht dan een schorsing met behoud van loon. De werkgever zal derhalve ernstige tekortkomingen van de werknemer moeten kunnen aantonen.
Model Vrijwilligersovereenkomst 1)
De sportvereniging......., vertegenwoordigd door........, en de vrijwilliger ........, komen bij deze het volgende overeen:
1. De vrijwilliger zal op een dag/ochtend/middag/avond per week de onderstaande activiteiten verrichten 2) voor sportvereniging: ............... ............... ............... 2. De onkostenvergoeding terzake voornoemde activiteiten bedraagt €.....
3)
Alternatief: 4) De vrijwilliger ontvangt een vergoeding op basis van de werkelijk gemaakte kosten. 3. Bij ziekte van de vrijwilliger zal geen vergoeding worden doorbetaald, noch bij vakantie van vrijwilliger. 4. Er bestaat géén gezagsverhouding tussen de vereniging en de vrijwilliger. De vrijwilliger bepaalt zelf op welke tijdstippen hij zijn activiteiten voor de vereniging verricht en op welke hij deze activiteiten verricht.
de
wijze
5. Bij ziekte van de vrijwilliger is hij gehouden zelf voor een vervanger te zorgen. 6. De vereniging heeft een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Voor de vrijwilligers is een collectieve ongevallenverzekering afgesloten. 7. Deze overeenkomst is gesloten voor onbepaalde tijd. Opzegging van de overeenkomst kan dag, zonder opzegtermijn, geschieden door schriftelijke mededeling aan de wederpartij.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend te ..............., de .............20.....................
Namens de vereniging:
De vrijwilliger
(naam)...............
(naam).........
Handtekening:
Handtekening:
per
Toelichting: Het betreft slechts een model c.q. standaardvrijwilligersovereenkomst. Het model is slechts een richtlijn waarvan afwijking mogelijk is. Noten: 1) De vrijwilliger is een persoon die niet bij wijze van beroep arbeid verricht voor normaliter slechts één organisatie. Vragen die bij de afweging “vrijwilliger of niet” voor de fiscus een rol kunnen spelen, zijn: • Sluit het werk van de vrijwilliger aan bij zijn opleiding c.q. beroep? • Steekt de vrijwilliger relatief veel tijd in het werk? • Ontvangt de vrijwilliger een beloning die overeenstemt met zijn werk? Op grond van het bovenstaande zal bijvoorbeeld een vrouw die van beroep schoonmaakster is en ook als “vrijwilliger” bij een voetbalclub kleedkamers schoonmaakt à € 4,50 per uur, door de fiscus niet als vrijwilliger worden beschouwd. Met alle gevolgen van dien. 2) Fiscus, uitvoeringsinstelling (bedrijfsvereniging) en GSD (Gemeentelijke Sociale Dienst) stellen geen maximum terzake het aantal uren dat een persoon als vrijwilliger mag werken. Toch is het om meerdere redenen verstandig om wél een redelijk maximum (bijvoorbeeld maximaal acht uur per week per vrijwilliger) in acht te nemen! 3) De vrijwilliger ontvangt een zogenaamde "forfaitaire" onkostenvergoeding. Een vast bedrag, dat de werkelijke kosten ongeveer benaderd. Als er sprake is van vrijwilligerswerk, mag de sportvereniging in maximaal € 150,00 per maand betalen als belastingvrije onkostenvergoeding. Op jaarbasis geldt dan een maximum van € 1500,00. Uit de boekhouding van de sportvereniging moeten ook de wekelijkse betalingen blijken. De fiscus zal geen genoegen nemen met een jaarlijkse boeking van € 1500,00. Indien men niet meer dan € 150,00 per maand of 1500,- per jaar uitbetaalt, hoeft men niet middels bonnen te bewijzen dat het om werkelijk gemaakte kosten gaat. 4) Ontvangt een vrijwilliger meer dan € 150,00 per maand of € 1500,00 per jaar aan onkostenvergoeding en men kan niet het gehele bedrag met bonnen verantwoorden, raakt men in de gevarenzone. De kans is groot dat de vrijwilliger een navorderingsaanslag inkomstenbelasting krijgt. De fiscus beschouwt dan de onkostenvergoeding die niet middels declaraties (bonnen) verantwoord kan worden, als inkomsten uit arbeid (neveninkomsten). Indien het bedrag van € 150,00 respectievelijk € 1500,00 overschreden wordt en de fiscus constateert dat er ook een gezagsverhouding is tussen de sportclub en de “vrijwilliger”, zal de club over het niet verantwoorde bedrag een naheffing loonbelasting ontvangen. De naheffingsaanslag kan worden verhoogd met een fiscale boete. ook de uitvoeringsinstelling kan, onafhankelijk van de fiscus, bij het constateren van een gezagsverhouding (en dus arbeidsovereenkomst) de sociale premies voor WW/WAO navorderen. Indien de sportclub meer dan 40% van het minimumloon* aan de vrijwilliger betaalt, gaan fiscus en uitvoeringsinstelling er automatisch vanuit dat er een “fictieve dienstbetrekking” is. De sportvereniging heeft dan zonder meer een inhoudingsplicht voor loonbelasting/premies volksverzekering en premies werknemersverzekeringen. Die inhoudingsplicht heeft de club uiteraard ook bij een “echte” dienstbetrekking. Volledigheidshalve wordt tot slot opgemerkt dat als de vrijwilliger een vergoeding wordt gegeven voor de daadwerkelijk gemaakte kosten en die meer dan € 150,00 per maand of € 1500,00 per jaar bedragen, de vergoeding toch belastingvrij is. Het gaat dan immers om werkelijke kosten; niet om verkapt loon. Wel moet de vereniging dan een opgaaf doen aan de Belastingdienst (IB 47-kaarten) (Bron: NKS)
Bijlage 2 MODEL "OVEREENKOMST VAN OPDRACHT" (FREELANCE OVEREENKOMST) De ondergetekenden: 1. De sportorganisatie ............... gevestigd te ..................... en ten deze vertegenwoordigd door: Naam: ................. Functie: .............. Naam: ................ Functie: .............. Naam: ................ Functie: .............. hierna te noemen de organisatie, dan wel opdrachtgever; en 2. ...................... wonende............... hierna te noemen opdrachtnemer; Overwegende: - dat de organisatie behoefte heeft aan een trainer/sportleider/oefenmeester; - dat de opdrachtnemer bereid is in deze behoefte te voorzien; 1) - dat partijen géén arbeidsovereenkomst wensen te sluiten. De opdrachtnemer zal dan ook niet in dienst treden van de organisatie; de organisatie zal derhalve ook geen zorgdragen voor de afdracht van loonbelasting en premies werknemersverzekeringen. Verklaren het volgende te zijn overeengekomen: Artikel 1. Aard en duur van de overeenkomst De opdrachtnemer zal geheel zelfstandig, derhalve naar eigen inzicht en verantwoordelijkheid, 2) navolgende werkzaamheden verrichten. ....................................................... ....................................................... voor de periode .......................... gedurende ......uur per week. De data en tijden van de werkzaamheden worden in onderling overleg vastgesteld. De sportorganisatie is derhalve niet bevoegd om de opdrachtnemer bindende aanwijzingen en opdrachten te geven ten aanzien van onder meer de inhoud van de werkzaamheden, de wijze van uitvoering daarvan en/of de tijden waarop die werkzaamheden dienen te worden verricht. Evenmin kan de 3) sportorganisatie aan de opdrachtnemer sancties opleggen. Artikel 2. Vervanging De opdrachtnemer kan de afgesproken werkzaamheden deels of geheel door een ander laten verrichten indien hij dit tevoren aan de organisatie heeft medegedeeld en de organisatie zich met die ander kan verenigen. De organisatie kan slechts een ander weigeren indien deze niet aan een aantal tussen partijen 4) overeengekomen objectieve criteria voldoet.
Voor de betaling van de vervanger zal de opdrachtnemer zorgdragen. Artikel 3. Honorarium Lid 1. Het ter zake van de in artikel 1 genoemde werkzaamheden door de organisatie aan de opdrachtnemer te betalen honorarium zal € .... per werkelijk gegeven lesuur/training bedragen. Het honorarium zal niet verschuldigd zijn, indien de opdrachtnemer, om welke reden dan ook (ziekte en vakantie daaronder begrepen), de van hem bij deze overeenkomst bedongen diensten niet heeft verricht 5) en geen vervanger de werkzaamheden heeft verricht. Lid 2. De volgende onkosten worden vergoed: Reiskosten: Beroepskleding en attributen: Verblijfskosten:
€ ...... € ...... € ......
Lid 3. Uitbetaling geschiedt na maandelijkse declaratie van de opdrachtnemer. De declaraties dienen binnen dertig dagen na de maand waarop deze betrekking hebben bij de organisatie te zijn ontvangen. Artikel 4. Verzekeringen De opdrachtnemer draagt zelf zorg voor de nodige verzekeringen. Artikel 5. Beëindiging De overeenkomst eindigt door het enkele verloop van de in artikel 1 genoemde termijn. Voorts kan zowel opdrachtgever als opdrachtnemer de overeenkomst tussentijds opzeggen als een opzegtermijn van minimaal één maand in acht wordt genomen.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, per bladzijde geparafeerd en ondertekend te ..........., de ............ Opdrachtgever: de vereniging.......... Naam:.................
, voorzitter
Handtekening:.........................
Naam:....................., secretaris Handtekening:.........................
Naam:.................., penningmeester Handtekening:..........................
Opdrachtnemer: Naam: .................................. Handtekening opdrachtnemer..............
Toelichting Het betreft slechts een model c.q. standaardovereenkomst terzake een freelance overeenkomst. De benaming "freelance overeenkomst" is geen juridische term. De juridische term is "overeenkomst van opdracht". De "overeenkomst van opdracht" is, samengevat, de overeenkomst waarbij de opdrachtnemer zich jegens de opdrachtgever verbindt om buiten dienstverband arbeid te verrichten (art. 7: 400 BW).
Noten 1) Bepalend voor de definitieve vaststelling, eventueel door de rechter, van de rechtsverhouding is niet enkel de benaming die partijen aan hun contract hebben gegeven en hun bedoeling, maar ook de daadwerkelijke uitvoering van de overeenkomst. 2) De rechter zal bij als "freelance" betitelde overeenkomsten dan ook de feitelijke situatie (praktijk) bekijken. Indien de vrijheid van de opdrachtnemer slechts een papieren vrijheid is en er toch sprake is van een gezagsverhouding, zal de rechter concluderen dat er feitelijk sprake is van een arbeidsovereenkomst. 3) De inhoud van de werkzaamheden dienen nauwkeurig te worden omschreven, zodat de opdrachtgever in beginsel bij de uitvoering van de overeenkomst geen verdere aanwijzingen hoeft te geven en de opdrachtnemer deze zelfstandig zal kunnen uitvoeren. 4) Er is bijvoorbeeld toch sprake van een gezagsverhouding, en dus arbeidsovereenkomst, indien bepaalde opdrachten en aanwijzingen door de opdrachtnemer opgevolgd moeten worden. 5) Eén van de kenmerken van de freelance overeenkomst is dat er de mogelijkheid tot vervanging bestaat. Bij de arbeidsovereenkomst is de werknemer daarentegen wel verplicht om de arbeid persoonlijk te verrichten. De andere kenmerken van de freelance overeenkomst zijn "volledige wederkerige vrijblijvendheid" en "geen ondergeschiktheid bij de uit te voeren werkzaamheden" c.q. “geen zeggenschap van de opdrachtgever over de opdrachtnemer”. 6) Bij een freelance overeenkomst bestaat geen recht op doorbetaalde vakantie of doorbetaling bij ziekte; evenmin hoeft er voor de freelancer een pensioenvoorziening getroffen te worden. Het loon wordt bij een freelance overeenkomst veelal aangeduid als "honorarium" of "vergoeding". Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn in principe vrij - contractvrijheid - om zelf de hoogte van de vergoeding te bepalen. Indien echter, samengevat, de maandelijkse vergoeding van de opdrachtnemer tenminste 40% van het voor hem geldende wettelijk minimumloon bedraagt, gaan de fiscus en de bedrijfsvereniging er zonder meer vanuit dat er sprake is van een "fictieve dienstbetrekking"! De opdrachtgever moet dan op de "vergoeding" loonheffing en premies werknemersverzekeringen inhouden. Om "belastingvrij" te kunnen vergoeden moet derhalve in elk geval het maandelijkse honorarium van de opdrachtnemer minder dan 40% van het minimumloon bedragen. (Bron: NKS)
