8. előadás. Táblázatkezelés alapok. Dr. Kallós Gábor

Informatika I.

Széchenyi István Egyetem

8. előadás Táblázatkezelés – alapok

Dr. Kallós Gábor

2013–2014 11

Informatika I.


Tartalom A táblázatkezelésről általában A táblázatkezelők szolgáltatásai Problémamegoldás táblázatkezelőkkel

Az Excel munkafelülete Újdonságok az újabb Excel verziókban

Mozgás a dokumentumban Adatok Típuskonverziók

Kifejezések Kijelölések, blokkműveletek Relatív és abszolút címek Egyszerű példák

2

Informatika I.


A táblázatkezelésről általában A táblázatkezelők szolgáltatásai A táblázatkezelő programok adatok gyors és sokoldalú kezelését teszik lehetővé Lehetséges definíció: a fogalmak pontos felsorolásával és magyarázatával

A fontosabb elvárások: könnyű programkezelés kényelmes és gyors adatbevitel kapcsolatok létrehozásának lehetősége az adatok között új adatok származtatása feltételek, valamint matematikai és egyéb eszközök felhasználásával adatok rendezése bizonyos tulajdonságú adatok kiválogatása diagramkészítés képek, ábrák megjelenítése nyomtatás

3

Informatika I.


A táblázatkezelésről általában Problémamegoldás táblázatkezelőkkel 1. Figyelmesen olvassuk el/elemezzük és értsük meg a feladatot! 2. Hogyan oldanánk meg mi a feladatot? (Építsük fel a megoldást papírceruza módszerrel, számítógép nélkül.) 3. Milyen segítséget tud adni az általunk elképzelt megoldáshoz a táblázatkezelő program? (Gyűjtsük össze a szükséges apparátust – függvények, képletek stb.) 4. Állítsuk elő a (rész)megoldást egy cellában/egy példányban! (Előfordulhat, hogy a teljes megoldás több részből áll.) 5. Ha szükséges: másoljuk le a (rész)megoldást a további szükséges helyekre! •

Át kell gondolni: másolható-e a képlet!

4

Informatika I.


A táblázatkezelésről általában Mi a különbség a másolható és a nem másolható képlet között?

5

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Mielőtt elkezdjük az érdemi munkát… A program indítása, kilépés A képernyő felépítése Az elemek megfelelő szintű/hatékony kezelése Gyors navigáció (lásd még később is) Érdekes lehet: Alt billentyű használata

Nézetek Nagyítás

Testreszabás, a munkafelület beállításai Eszközök/Testreszabás… és Eszközök/Beállítások… (2003-as és korábbi verziók) Fájl/Beállítások/Menüszalag testreszabása és Fájl/Beállítások/Általános, Képletek és Speciális (2010-es változat) Pl. számolás, hibaellenőrzés, hivatkozási stílus, képletkiértékelés, frissítések, számolási/közelítési pontosság nyelvfüggő beállítások, ld. még később is

6

Informatika I.


Az Excel munkafelülete 2003-as verzió

7

Informatika I.


Az Excel munkafelülete 2010-es verzió A menüszalag megjelenése függ az ablak szélességétől

8

Informatika I.


Az Excel munkafelülete A 2010-es Excel főbb újdonságai (a 2007-es Excelhez képest) 64 bites változat elérhető Ha a hardver és az op. rendszer támogatja

Új (fejlettebb) szűrési lehetőségek Fájl backstage A 2007-es Office-nál: Office gomb

Fejlettebb feltételes formázási lehetőségek Új (felerősített) függvények Főként: pénzügyi és statisztikai csoport

Beillesztés előnézet → Menüszalag testreszabása Gyorsabb számolás (háttérben) Jóval nagyobb táblázatok kezelése lehetséges

Fejlettebb Solver változat VBA fejlesztések

9

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Már a 2007-es Excelben is bevezetett fontosabb újítások a 2003-as változathoz képest (itt: nagy mértékű változások) Menüszalag a menük helyett, Office gomb Az eszköztárak lényegében eltűntek

Környezettől függő (helyzetérzékeny) menüszalag Párbeszédablakok bal oldali tagolással → Új függvények (jelentős változás) Új alapértelmezett betűtípus a munkalapon (Arial helyett Calibri) Kibővített színpaletta (Office 2007) Táblázat típus és formátum Sok művelet támogatásával, kényelmes formázások

Cellastílusok, sablonok, témák

10

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Általános beállítások (Excel 2010)

11

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Képletek, teljesítmény és hibakezelési beállítások (Excel 2010)

12

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Speciális beállítások (Excel 2010)

13

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Menüszalag testreszabása (Excel 2010)

14

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Fájlműveletek Új dokumentum készítése Meglevő dokumentum betöltése (keresés is) Dokumentum mentése (másként: név, hely, típus) Átgondolni: milyen fájltípusokat tud kezelni az Excel? .xls/.xlsx mellett .xml, .txt, csv és mások (más táblázatkezelők formátumai)

15

Informatika I.


Az Excel munkafelülete Fájlműveletek – a fájl backstage (2010-es verzió)

16

Informatika I.


Mozgás a dokumentumban A mozgás lehetőségei Billentyűzettel Billentyű

A mozgás iránya

←, →, ↑, ↓

Egy cellával balra/jobbra/fel/le

HOME

Az aktuális sor eleje

PAGE UP, PAGE DN

Egy képernyővel fel/le

CTRL+PAGE UP/CTRL+PAGE DN

Munkalap váltás fel/le

ALT+PAGE UP/ALT+PAGE DN

Egy képernyővel balra/jobbra

CTRL+HOME, CTRL+END

A „birtokba vett” tartomány eleje/vége

CTRL+←, →, ↑, ↓

Táblázat széle adott irányban, vagy …

END+←, →, ↑, ↓

… mozgás tartományok között

Egérrel Gördítősávok, kattintás

Ugrás meghatározott helyre (cím, elnevezett blokk, menüből: Kezdőlap/Szerkesztés; CTRL+G, F5) 17

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Adatok Beírás a cellákba, javítás, törlés Beírás vége: Enter, Tab, nyilak vagy Esc Hosszú adat esetén átlógás, „levágás” vagy ##### sorozat Szerkesztőmód: szerkesztőléc vagy F2 ill. dupla kattintás a cellán Ins szerepe Home és End

Adattípusok Szöveg, szám (+ dátum, idő), logikai Alapértelmezésben az igazítás mutatja a típust (ez felülbírálható)

Egyéb (?): (hiba)üzenet Konverzió: a ‘ jellel, ill. függvényekkel (ld. később) Néha automatikus is lehet

Az „elrontott” típusok (gyakran) szövegesek, pl.: 1999.2.29.; 25:62

Fontos: mi a cella (tényleges) értéke, (valódi) tartalma, milyen a kijelzés/megjelenítés módja (megjelenített érték)!

18

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Adatok – egyszerű példák

19

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Adatok További fontos kérdések Mi az adott adattípus értelmezési tartománya, értékkészlete? (Elsősorban szám típusú adatoknál, fontos elméletileg is tudni, hogy melyik a legnagyobb ábrázolható érték.) Milyen problémák adódhatnak abból, ha túllépjük ezeket a határokat? (Hogyan kezeli a rendszer a túlcsordulást?) Példa: gépi epszilon bemutatása

Milyen pontosságot várhatunk a táblázatkezelőtől egész, ill. tört számok használata esetén? (Vá.: a standard egész ill. a double float értékhatáráig/pontosságáig)

Milyen problémák adódhatnak kerekítési hibákból? Feladat: hogyan célszerű összeadni sok kicsi és sok nagy számot?

Próbáljuk ki: Hogyan tudunk logikai adattal számként műveletet végezni? Mekkora az Excelben a legkisebb nemnegatív valós szám? 20

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Adatok – egyszerű példák

21

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés

22

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Kifejezések Adatok, műveleti jelek és függvények felhasználásával Kezdőszimbólum: =, +, Használható műveletek Számokra: +, -, *, /, ^ (precedencia, zárójelezés!) (Noha elméletileg elvégezhető, nem biztos, hogy minden értelmes minden esetben)

Szövegekre: & Hasonlítás Egyes műveletek függvénnyel is végrehajthatók Pl. Fakt, Hatvány (ld. még később is)

Cellahivatkozásokat és függvényeket is tartalmazhatnak Képletes megjelenítés: Eszközök/Beállítások…/Megjelenítés ill. Képletek/Képletvizsgálat További lehetőségek: elődök mutatása, utódok mutatása, hibaellenőrzés 23

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Kifejezések – egyszerű példák

24

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Kifejezések – kiértékelés A hivatkozásokat tartalmazó kifejezések kiértékelésénél a sorrendet a cellák közötti kapcsolatok határozzák meg A táblázatkezelő egy gráfban tartja nyilván ezt a bonyolult rendszert, és frissíti a változásokat (bekapcsolt automatikus újraszámolásnál)

A mögöttes logika működését jól szemléltetik olyan egyszerű feladatok, hogy mi lesz az eredmény, ha eltávolítjuk a munkalapról (pl. oszlop törlésével) azt a cellát, amire az adott képlet hivatkozott, vagy a hivatkozást másolással „lefuttatjuk” a munkalapról

25

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Kijelölések, blokkműveletek Kijelölés billentyűzettel Shift, F8 Teljes munkalap: Ctrl+A

Kijelölés egérrel Kattintás és húzás Több független blokk (Shift+F8 vagy Ctrl)

Kijelölés név mezővel (nagy méretű blokkokra igen előnyös) Blokk azonosítása: átellenes cellacímmel (Fordított sorrendben is megadható, többes kapcsolatot is értelmezhet a táblázatkezelő)

Blokkműveletek Másolás, mozgatás, törlés (szokásos módokon +) Egérrel „vonszolva” (közben lehet Ctrl) Kitöltőfül „lehúzásával” ill. intelligens kitöltéssel CTRL+ENTER Szerkesztés/Törlés…/Oszlop, Sor vagy Cellák (E 03), ill. Kezdőlap/Cellák/Törlés (E 10)

Beszúrás Beszúrás/Sorok v. Oszlopok v. Cellák… (E 03), ill. Kezdőlap/Cellák/Beszúrás (E 10)

26

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés A kifejezések sokszor megváltoznak, ha beszúró és törlő műveleteket hajtunk végre! Egyszerű példák Egy sor beszúrása Egy oszlop törlése Egy oszlop beszúrása Egy sor törlése Gondoljuk meg külön, hogy mi történik akkor, ha a képletet tartalmazó sort töröljük!

Feladat Adódhat-e olyan helyzet, hogy a beszúrási művelet nem végezhető el?

27

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés

28

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Relatív és abszolút címek A relatív hivatkozás cellák közötti logikai kapcsolatot határoz meg Feladat: növekedő számoszlop, faktoriális

A relatív hivatkozás másoláskor mindig megváltozik (az alapértelmezett hivatkozási stílus szerint) (Kivétel: másik munkalap ugyanazon cellájába másolunk) Mozgatáskor nem (!)

Vannak azonban olyan feladatok, amikor így nem tudunk eljutni a megoldáshoz Egyszerű feladat: útiköltség-elszámolás

Egy adott tulajdonságot leíró konstans adat a táblázatban csak egyszer helyezhető el! Más előfordulásait csak hivatkozással állíthatjuk elő. (Természetesen elnevezés is használható)

29

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Relatív és abszolút címek Feladat: útiköltség-elszámolás

30

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Relatív és abszolút címek (folyt.) A hivatkozások lehetséges típusai: A1, A$1, $A1, $A$1 (relatív, vegyes és abszolút)

Az alkalmazandó hivatkozás/rögzítés típusát a feladat jellege határozza meg Egy rögzítés lehet: Szükséges Felesleges Hibás

Célszerűen mindig csak a feladat megoldásához szükséges rögzítést adunk meg, tehát nem korlátozzuk magunkat indokolatlanul Meg kell vizsgálni a másolás során történő változást (szükséges/hibás)

Egyszerű feladatok: szorzótábla, hatványtábla Felhasználható: kitöltés sorozattal; Szerkesztés/Kitöltés/Sorozatok… (E 03), ill. Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés/Sorozatok… (E 10)

Konstans adatokat hivatkozásnál célszerű elnevezni (nevesítés) Gyakran abszolút hivatkozással, ritkábban vegyes hivatkozással is (ld. később) 31

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Relatív és abszolút címek Feladat: szorzótábla

32

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Körkörös hivatkozás Önmagára hivatkozó cella (vagy: képletünk az őt tartalmazó cellára hivatkozik, akár közvetetten) Leggyakrabban/gyakran hibás képlet előállítása során találkozunk vele (elírás, félrekattintás) Az Excel a beállításoknak megfelelően kezeli (figyelmeztető üzenet)

Feladat: egymásra hivatkozó cellák, közelítés engedélyezése (számítási beállítások) 33

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Körkörös hivatkozás (folyt.) Vannak azonban olyan (gazdasági és matematikai) feladatok, amelyek megoldása során szükséges a körkörös hivatkozás használata (iteratív megoldás)

34

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Névkezelő Nevek használata Javasolt: másolásnál (blokkok, cellák), konstans adatok használatánál Név mező, ill. Beszúrás/Név/Név megadása (E 03) ill. Képletek/Definiált nevek/Névkezelő (E 10) Ugyanitt nevek módosíthatók (átírás, majd pipa jel), törölhetők Tréfás példa: gyümölcs–alma

35

Informatika I.


Egyszerű táblázatkezelés Nevek használata (folyt.) Névadás a Név mező segítségével: abszolút hivatkozással Névadás a Névkezelővel: nem csak abszolút, hanem relatív és vegyes hivatkozással is hozhatunk létre nevet (kiindulás: aktuális cella) A név a hivatkozások mellett konstansokat, függvényeket is tartalmazhat Szabályok: A név csak betűvel és aláhúzással kezdődhet; a továbbiakban csak számot, betűt és aláhúzást tartalmazhat A név nem ütközhet a táblázatkezelő valamely más beépített nevével vagy a munkafüzet valamely más objektumának a nevével (pl. cellaazonosító)

Vannak kompatibilitási eltérések a régebbi Excel verziókkal (pl. c konstans) Név törlése hibaüzenethez vezet az adott nevet használó képletekben

Külön köszönet: Corona és Boros N. kollégáimnak

36

8. előadás. Táblázatkezelés alapok. Dr. Kallós Gábor

Recommend Documents