7.5.3 V bûr a hodnocení dodavatelû

7 Organizace nákupních činností

7.5 Výběr a hodnocení dodavatelů

7.5.3

VERLAG DASHÖFER, nakladatelství, spol. s r. o.

Úvod

7.5.3

V˘bûr a hodnocení dodavatelÛ

Snad nejdůležitější činností osoby odpovídající za nákup v organizaci je výběr dodavatele, který je schopen splnit nejen technické, ale i obchodní a dodací požadavky na vstupující produkty. V průběhu realizace dodávek nebo v pravidelných intervalech je nezbytné shromažďovat a vyhodnocovat údaje o naplňování dohodnutých parametrů. Takto probíhá hodnocení dodavatelů, na které by měla navazovat komunikace o dosažených výsledcích v organizaci a případné seznámení dodavatele s jeho zařazením na seznam schválených dodavatelů a dosaženou úrovní. Pravidelně udržovaný seznam schválených dodavatelů slouží dále při jejich opakovaném výběru pro další dodávky (v případě zboží, materiálu a surovin) a spolupráci (v případě služeb). Správně používané hodnocení dodavatelů má poskytovat nákupu i managementu organizace dostatek objektivních informací sloužících k navázání partnerských, vzájemně výhodných vztahů. Při výběru a hodnocení jsou pro jednotlivé dodavatele voleny způsoby, které maximálně objektivizují hodnocení, jsou jednoduché a reprodukovatelné. Hlavními ukazateli jsou jakost, termíny dodávek, služby a cena.

LOGISTIKA V PRAXI

Při hlubším zamyšlení nad jednotlivými hodnotícími parametry zjistíme, že lze definovat větší množství kritérií, které lze seřadit pro jednotlivé typy nakupovaných produktů podle důležitosti. Pořadí buď stanovujeme intuitivně nebo pomocí technik týmové spolupráce („brainstorming“, „brainwhritinig“...).

1


7.5 2

7.5.3

T Stanovení parametrů pro výběr a hodnocení dodavatelů

Výběr a hodnocení dodavatelů

P.ã. Parametr 1 Jakost (naplnûní poÏadovan˘ch technick˘ch parametrÛ, „kompatibilita“) 2 Termíny dodávek 3 V˘sledky pfiede‰l˘ch dodávek 4 Záruky (garance) spojené s produktem 5 Kapacitní moÏnosti produkce (v˘roby) 6 Cena 7 Technické parametry (uÏitek) 8 Platební podmínky 9 PfiizpÛsobivost poÏadavkÛm 10 Systém komunikování 11 Mínûní o dodavateli 12 Pozornost v˘robce vûnovaná produktu 13 Parametry v˘robního zafiízení 14 Operativní kontrola 15 Nabízené „poprodejní“ sluÏby 16 Postoj prodejce 17 Dojem z prodejce 18 Uspokojiv˘ sortiment 19 PrÛvodní dokumentace k produktu 20 Geografická poloha (vzdálenost) 21 V˘znam slab˘ch stránek (SWOT) 22 Organizaãní struktura v˘robce 23 Akceptace pfiipomínek zákazníka

Kritérium Pfiíznivé hodnocení pouÏiteln˘ch technick˘ch parametrÛ produktu Poãet zpoÏdûn˘ch dodávek MnoÏství reklamací Záruãní doba MnoÏství produkce/den DosaÏení stanoveného limitu Îivotnost, bezporuchovost Splatnost faktur Doba reakce na poÏadavek VyuÏívání SW Známka (1 - 5) Známka (1 - 5) DosaÏení poÏadovan˘ch pfiesností

Hodnocení NejdÛleÏitûj‰í

Hodnû dÛleÏité

Zaji‰tûní servisu, náhradních dílÛ DÛvûfiuje produktu Kultivuje vztah se zákazníkem Stfiednû Vyhovující rozsah nabízen˘ch produktÛ dÛleÏité PouÏitelná, podporující produkt Poãet km Pracuje se slab˘mi stránkami Vyhovující organizaci zákazníka Vstfiícnost Málo dÛleÏité

Stanovení parametrÛ pro v˘bûr a hodnocení dodavatelÛ

Uvedené parametry i kritéria je nutno brát jen jako podpůrný seznam. Každá organizace má svůj rozsah i pořadí, které vyhovují jejím specifickým podmínkám. Seznam parametrů lze po doplnění o jmenovité hodnoty využívat pro vlastní hodnocení dodavatele. Analýza výkonnosti dodavatele (grafická metoda hodnocení)

Tato metoda spočívá v grafickém znázornění (s využitím „glyfu“) celkové výkonnosti dodavatele. Aktivity a výstupy dodavatele Např.: 1. Cena 1.1. Struktura prodejní ceny 1.2. Úroveň ceny ve srovnání s konkurencí 1.3. Platební podmínky navrhované dodavatelem 2. Termín dodání 2.1. Dlouhé dodací termíny 2.2. Dodržování dohodnutých termínů 3. Jakost




3.1. 3.2. 3.3. 4. 4.1. 4.2. 4.3.

3

7.5.3

Úroveň jakosti (zaručované parametry) Stabilita jakosti (skutečně dosahované parametry) Neshody (vnitřní) „Služby“ Poměrový ukazatel jakost/cena Poměrový ukazatel množství/termín „Poprodejní“ servis

Hodnocení dodavatele Dodavatel se podrobnû zab˘vá hodnocen˘m parametrem (napfi. pfiedstavuje dÛvûryhodnou strukturu cena = mzdy, materiál, reÏijní náklady, „marÏe“) a „má jej pod kontrolou“ ve prospûch firmy zákazníka. Dodavatel souhlasí s diskusí nad hodnocen˘m parametrem a zohledÀuje její v˘sledky (pfiijímá úãinná opatfiení). Dodavatel poskytuje odborn˘ odhad v˘sledkÛ sledovaného parametru a dokáÏe jej odÛvodnit. Dodavatel souhlasí s diskusí o sledovaném parametru. Dodavatel se vyh˘bá diskusi a neposkytuje v˘sledky sledovaného parametru. Dodavatel se sledovan˘m parametrem sám nezab˘vá.

V˘konnost 5

4 3 2 1 0

jsou posuzovány známkou podle následujícího klíče: Výsledky jsou zaznamenávány do následujícího grafu, který je upravován vždy podle posuzovaných aktivit a výstupů dodavatele. O Vyhodnocení výkonnosti

13 21

Termíny dodávek

12

Cena

11 22

LOGISTIKA V PRAXI

43 31

Služby

42

32 41

33

Jakost


7.5 4


7.5.3

Využití diagramu („glyfu“): Jeden ze způsobů, kterým lze využít diagram, je nakreslit modelovou plochu „minimálního požadavku“ na výkonnost dodavatele a porovnávat ji s jeho skutečně dosaženými výsledky. Jiná možnost je porovnat výkonnost jednotlivých dodavatelů v jednom grafu. Dále můžeme pro výběr dodavatele využít jen část grafu (např. jakost). Hodnocení dodavatelů služeb

Poněkud odlišným způsobem provádíme hodnocení dodavatelů služeb, u nichž je podíl hmotného produktu minimalizován a vyvážen. Dodávan˘ produkt Parametr Není 0 ÚroveÀ komunikace DosaÏitelnost obchodního zástupce Informování nákupce o pfiípadn˘ch v˘robních problémech Rychlost nabízen˘ch sluÏeb v naléhav˘ch pfiípadech V˘znam pfiipisovan˘ „poprodejním“ sluÏbám Spolupráce s nákupcem

Dodavatel: PodprÛmûrná 2 PrÛmûrná 5

Dobrá 8

Dokonalá 10

x8=

x 10 =

V˘zkum a v˘voj Návrhy zmûn vedoucích ke sniÏování nákladÛ Kooperace pfii fie‰ení problémÛ (fakturace, pfiejímka...) Pfiijímání odpovûdnosti pfii fie‰ení problémÛ Schopnost vyuÏívat pfiátelsk˘ch kontaktÛ pfii obchodním jednání x0= Hodnocení:

Hodnocení s využitím ukazatele významnosti (váhy)

x2=

x5= Σ=

Toto hodnocení je univerzálně použitelné pro všechny typy parametrů. Jednotlivému parametru je přiděleno jeho bodové ohodnocení, které je vynásobeno váhou (koeficientem významnosti jednotlivého parametru).



5

7.5.3

S využitím pomocné tabulky stanovíme úroveň bodového hodnocení jednotlivého parametru (lze přijmout i jinou bodovou škálu, např. 1 - 5): Poãet bodÛ 3

2

1

0

Charakteristika úrovnû hodnoceného parametru Dodavatel splÀuje vÏdy. Napfi. nedo‰lo ani k jedinému pfiípadu zpoÏdûní dodávky, ani jedné zámûnû dodávky nebo nedodrÏení jejích technick˘ch parametrÛ. Dodavatel splÀuje. Napfi. do‰lo k ojedinûlému zpoÏdûní dodávky, zámûnû dodávek nebo nedodrÏení technick˘ch parametrÛ. Dodavatel vykazuje nedostatky. Napfi. opakovanû dochází ke zpoÏdûní dodávek, jejich zámûnû nebo nedodrÏení technick˘ch parametrÛ. Dodavatel vykazuje závaÏné nedostatky. Napfi. pfies projednání nedostatkÛ s dodavatelem dochází ke zpoÏdûní dodávek, jejich zámûnû nebo nedodrÏení technick˘ch parametrÛ.


Stanovenou „úroveň bodového hodnocení“ zapíšeme do následující tabulky, provedeme její vynásobení koeficientem (váha, která je určena na základě důležitosti posuzovaného parametru a v součtu dosahuje 100) a výsledky zapíšeme do tabulky jako „hodnocení parametru“. Parametr

ÚroveÀ bodového hodnocení

Jakost Termíny dodávek SluÏby Cena

Váha

Hodnocení parametru

40 30 20 10 Σ = 100

DODAVATEL ZA¤AZEN DO KATEGORIE:

Σ=

V konečné fázi provedeme s využitím další tabulky zařazení dodavatele „do kategorie“ na základě „dosaženého celkového hodnocení“.

LOGISTIKA V PRAXI

Kategorie A B C

DosaÏené celkové hodnocení 270 - 300 240 - 269 210 - 239

Charakteristika dodavatele Bezproblémov˘ (není nutno pfiijímat opatfiení) PrÛmûrn˘ (nutno komunikovat o poÏadavcích) Problémov˘ (je nutno pfiijmout opatfiení)

Jednotliví dodavatelé jsou v jednotlivých komoditách využíváni podle své charakteristiky. Nejprve jsou přirozeně oslovováni dodavatelé z kategorie „A“. Hodnocení s využitím „matice“

Toto hodnocení je použitelné pro typy parametrů, u nichž potřebujeme posoudit parametr (např. termín dodávek) s využitím dvou na sobě nezávislých proměnných (např. „počet týdnů zpoždění“ a „% zpožděných dodávek“).



7.5.3

Aby bylo možno ohodnotit dodržování smluvních parametrů v oblasti stanovených dodacích termínů, musíme ve stanoveném období sledovat jednotlivé proměnné. Parametr 2 Parametr 1 ménû neÏ 5 % od 5 do 25 % od 25 do 50 % od 50 do 75 % více neÏ 75 %

% zpoÏdûn˘ch dodávek

6

ménû neÏ 1 t˘den 100 90 85 80 70

Poãet t˘dnÛ zpoÏdûní 1 - 2 t˘dny 2 - 3 t˘dny 3 - 4 t˘dny 90 80 70 65 60

85 70 60 50 40

80 60 40 30 20

více neÏ 4 t˘dny 70 50 30 20 0

Stanovenou škálu bodového hodnocení lze ve smlouvě s dodavatelem „provázat“ s koeficientem pro penalizaci. Hodnocení ukazatele s využitím „poměrového výpočtu“

V případě porovnávání číselných parametrů (např. cena) několika různých dodavatelů lze využívat jejich procentuální vyčíslení vztažené k nejnižší (případně očekávané) hodnotě dle vzorce: nejnižší tržní cena C = –––––––––––––––– x 100 nabízená cena

C ... srovnávací koeficient pro posouzení dodavatele Hodnocení dodavatele

V předchozích řádcích jsme hovořili o významu výběru a hodnocení dodavatele pro naši společnost. V praxi se často nedomýšlí rozsah možných hodnocení. Jistě se bude odvíjet od vlivu dodávky na jakost (výsledného) produktu naší firmy.

Hodnocení dodavatele před realizací dodávky

Při výběru dodavatele můžeme získat informace: - o jeho způsobilosti vyhovět požadavkům naší firmy na dodávku, - o potenciálních rizicích spojených s dodávkou. Smyslem výběru a hodnocení dodavatele je vybrat nejvýhodnějšího dodavatele a odhalit potenciální rizika. Díky informacím získaným při výběru pak tedy můžeme přijmout vhodná opatření s cílem minimalizovat ohrožení jakosti výsledného produktu (ať se jedná o termín, technickou kvalitu, cenu dodávky, místo doručení atd.). Otázkou zůstává objektivita získaných informací: např. dodavatelé ve svých nabídkách logicky vyzvednou své přednosti, než aby zmiňovali svá slabá místa.

Zákaznický audit

V případě, že je dodávka klíčová pro jakost výsledného produktu, je výhodné provést ještě před kontrahováním dodávky audit u posuzovaného dodavatele. Norma ČSN EN ISO 19011 (označení také ČSN 01 0330), Směrnice pro auditování systému managementu jakosti a/nebo systému environmentálního managementu, definuje audit jako „systematický, nezávislý a dokumentovaný pro-



7.5.3

ces získávání důkazů z auditu a jeho objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah splnění kritérií auditu“.

LOGISTIKA V PRAXI


Auditem lze prověřit celý systém managementu dodavatele, což obvykle není zapotřebí, protože nás zajímá především ta část jeho systému, kterou jsme vyhodnotili jako zdroj rizika, potenciálních problémů (neshod) v dodávkách, typicky: - jaká je reakce na změny v požadavcích, zda-li se promítnou až do příslušných pracovních postupů a jsou-li o změně informováni potřební pracovníci, - jak je zajištěno, že v dodávce bude pouze přípustné minimum výrobků mimo toleranci, - jak se řeší mimořádné případy (např. opoždění dodávky), - jak se zajišťuje operativní řízení kapacit (např. v případě subdodavatele na stavbě), - zajištění skladování a manipulace s materiálem, aby nedošlo ke snížení jeho kvality atp. Zdůrazňuji, že se jedná o audit, tedy zjišťuje se způsob systémového zajištění (řešení) dané oblasti. Zjištěním z auditu totiž může být informace, že vše je v pořádku. Současně také, že příslušné činnosti zajišťuje jediný pracovník a nikdo jiný o tom nic neví. To je velmi významné riziko; je sice příjemné, že se dosud nic nestalo, ale co když dotyčného přetáhne konkurence? Co nemoc? Dovolené? A to nejhorší: co když se to stane právě při realizaci naší dodávky? Auditem můžeme získat objektivní, významné informace, jedná se ovšem o nástroj, při jehož používání je vhodné dodržet určitá pravidla (jsou obsahem zmíněné normy ČSN EN ISO 19011). Jedná se především o: - osobu auditora, - kritéria auditu, - provádění auditu, - důkazy z auditu. Auditor

Kdo může být auditorem? V zásadě jsou dvě možnosti: využít vlastních lidí nebo tuto službu nakoupit. Prvním hlediskem pro posuzování vhodnosti pro funkci auditora je schopnost vidět věci v souvislostech, systémové uvažování. Druhým je pak odborná způsobilost - auditor se musí dokázat orientovat v příslušném oboru. Norma ČSN EN ISO 19011 uvádí kromě odborné způsobilosti ještě další požadavky na osobu auditora: a) etické chování, b) spravedlivé prezentování, c) povinnost profesionálního přístupu, d) nezávislost, e) průkaznost.

Kritéria auditu

Auditor potřebuje vědět, co považujeme za standard, tedy co je mezí přijatelnosti, aby mohl rozhodnout o závažnosti svých zjištění - co je pro někoho běžný stav, pro nás může být nepřípustné. Jako kritérium se používají uznávané standardy, normy, především systémové (např. ISO 9001, ISO 9004, VDA 6.1 apod.). Mohou být zvoleny i interní normy naší firmy. Auditor pak může rozhodnout o shodě s kritériem, tedy vyhovění požadavku normy, nebo neshodě, kdy zjištěná skutečnost nesplňuje požadavek zvolené kriteriální normy.

7


7.5 8

7.5.3


Provádění auditu

Audit by měl být předem oznámený a domluvený s dodavatelem. Jinak se vytvoří atmosféra nedůvěry a auditor má při provádění auditu velmi ztíženou pozici. Navíc je audit ohrožen nepřítomností vhodných pracovníků dodavatele (auditovaných) - když tomu tak bude v případě ohlášeného auditu, měl by být připravený jejich zástupce. A pokud není, může to být důkazem o nefunkčnosti systému.

Důkazy z auditu

Platí zásada faktů. Každé zjištění z auditu by měl auditor doložit jednoznačným důkazem (dodací list č., reklamace č., předávací protokol k zakázce č., zápis z porady ze dne X.Y., jména auditovaných a jejich funkce apod.), na základě kterého rozhodl o tom, že daná oblast vyhovuje nebo nevyhovuje zadanému kritériu (shoda/neshoda). Veškerá zjištění a komentáře auditor uvede ve zprávě z auditu. Je velmi vhodné poskytnout zprávu také dodavateli, aby se k ní mohl vyjádřit a případně přijmout vhodná nápravná opatření.

Hodnocení dodavatele po realizaci dodávky

Závěr z hodnocení po realizaci dodávky typu „kdybychom to věděli, udělali bychom to jinak“ je důkazem o nedostatečném hodnocení při výběru dodavatele. Smyslem hodnocení po realizaci dodávky je totiž efektivně využít informace získané právě při realizaci naší zakázky, které jsou objektivní v nejvyšší míře. Samozřejmě je zbytečné provádět hodnocení v případě, že pravděpodobnost další spolupráce s dodavatelem je nulová. Obsahem hodnocení má být: 1) splnění specifikovaných požadavků na dodávku, 2) splnění jiných požadavků (např. doba reakce na změnu), 3) uvedení jiných skutečností, které nebyly předmětem hodnocení při výběru dodavatele, ale mohou být významné pro další dodávky. Závěr hodnocení se promítne např. do „Profilu dodavatele“ (viz „Záznam informací o dodavateli“ v kapitole 7.3.1, Výzkum nákupního trhu). Popsanými způsoby lze vytvořit kvalitní, poměrně rozsáhlou databázi dodavatelů včetně významných marketingových a obchodních informací. Pozorný čtenář si ovšem položí otázku: Jestliže se budou preferovat „A“ dodavatelé, protože jsou nejlepší, snadno se stane, že od dodavatelů „B“ či „C“, případně alternativních, nebude odebrán žádný produkt po poměrně dlouhou dobu. Jakou máme jistotu, že hodnocení těchto dodavatelů je platné, tedy že dodavatelé jsou stále způsobilí dodávat produkt? Kvůli době uplynulé od hodnocení: a) nebyla dodavateli dána šance hodnocení změnit, ať směrem nahoru nebo dolů, b) se význam hodnocení dodavatele snížil; v mezidobí snadno mohlo dojít u dodavatele ke změnám v kvalitativních parametrech produktů a jejich procesů, které bychom hodnotili negativně. Lze snadno navrhnout opatření, aby byli všichni dodavatelé, uvedení v seznamu schválených dodavatelů, hodnoceni průběžně, podle přijatého plánu. Ovšem ekonomická nákladovost takového opatření je neodůvodnitelná. Řešení může být více, důležité ale je, aby vždy byla:



7.5.3

• systematická, tedy plánovitá, promyšlená, připravená, • systémová, tedy v souladu s přijatou strategií a systémem managementu. Dále jsou uvedena typická řešení; skutečná řešení jsou pak často kombinací několika uvedených případů.


Hodnocení při výběru dodavatele

1) Dodavatelé jsou hodnoceni pouze při výběru. Dodavatelé se vybírají stanoveným postupem a podle stanovených kritérií pouze před dodávkou. Databáze (seznam) dodavatelů se použije pouze jako zdroj kontaktů. Každá metoda má také svá omezení, zde to jsou například tato: • Jedná se o poměrně riskantní metodu v případě klíčových komodit, proto by celý postup měl být důkladný (viz např. tabulka Fáze nákupního procesu, kapitola 7.5.2, Proces řízení nákupu, strana 3). Doporučuje se, aby jeho součástí byl zákaznický audit (ověření úrovně systému managementu dodavatele) nebo zkušební dodávka (ověření jakosti nakupovaného produktu). • Metoda je výhodná v případě jednorázových dodávek, kdy na další dodávku jsou anebo mohou být jiné požadavky či následuje významná časová prodleva. Typická je subdodávka stavebních prací (jiné staveniště, jiný projekt, jiný rozsah práce, jiné podmínky).

Dodavatelský vějíř

2) Použije se „dodavatelský vějíř“. Dodavatelský vějíř znamená využití dodávek stejné komodity od několika dodavatelů současně. Díky tomu je také vyřešeno riziko výpadku dodavatele, protože ostatní jsou jej schopni zastoupit poměrně bez problémů. Údaje pro hodnocení dodavatelů jsou snadno dostupná vzhledem k realizaci dodávek. Omezení této metody:

LOGISTIKA V PRAXI

• využití existence vějíře při obchodním vyjednávání je diskutabilní, protože riziko, že se dodavatelé dohodnou na společném postupu, je poměrně vysoké, • hodnotí se pouze aktivní dodavatelé, nikoli všichni možní, kteří jsou obsaženi v databázi (seznamu) dodavatelů, • metodu lze použít pouze při vysokých odběrech, které zaručují dosažení významných obchodních slev a bonusů, • nakupované komodity musí být srovnatelné a zaměnitelné, protože odchylky v jakostních a technických parametrech způsobí zvýšení nákladů na přestavování technologických zařízení. Plán hodnocení způsobilosti dodavatelů

3) Dodavatelé uvedení v seznamu schválených dodavatelů budou hodnoceni podle přijatého plánu hodnocení. Nákupní oddělení vypracovává plán hodnocení způsobilosti dodavatelů. Je určena metodika pro sběr, třídění a hodnocení údajů, využívá se publikovaných údajů (vydávaných přímo dodavatelem, např. výroční zpráva, odborné články, informační letáky apod.), veřejně dostupných údajů (informace z tisku, informace profesních komor apod.), případně se komunikuje s dodavatelem. Na základě výsledků hodnocení se analyzují trendy u dodavatelů příslušné komodity, potřeby vlastní společnosti (protože ony se také vyvíjejí, na to se za-

9


7.5 10

7.5.3


pomíná!) a přijímají se vhodná opatření od modifikace příslušných metod až po úpravu strategie nákupu. Opatření bude vhodné pouze tehdy, bude-li prováděno pro dodavatele vybraných nakupovaných komodit, tedy u těch komodit, které jsou nejvýznamnější z pohledu jakosti, vzhledem k hodnotě roční spotřeby nebo kombinaci obojího (viz tabulka v kapitole 7.2.3, Pojem „Nakupovaných produktů“, strana 5). Program udržení jakosti dodávek

4) Program zajištění jakosti dodávek. Program zajištění jakosti dodávek patří mezi formy aktivní spolupráce s dodavatelem, přičemž program je založen na společném plánování. Cílem plánování je optimalizovat jakostní parametry, náklady na dodávky, služby potřebné pro zajištění jakosti dodávek apod. Plánování se zabývá také potřebnými řídícími akty, které jsou řízeny a prováděny společně. Plánování a realizaci naplánovaných opatření se zabývá pracovní tým, složený z pracovníků odběratele i dodavatele.

Program zvyšování jakosti dodávek

5) Program zvyšování jakosti dodávek. Další z metod aktivní práce s dodavatelem. Podobně jako v předchozím případě se pro přijetí programu zvyšování jakosti dodávek vytváří pracovní tým, který řeší přijaté úkoly za účelem dosažení stanovených cílů. Klíčové činnosti programu: • definice společné politiky dodávek; vychází z firemní strategie a opírá se o motivaci dodavatele, • analýza dodávek, jejich silných a slabých stránek, rizik, které dodávky ohrožují, s přihlédnutím k parametrům dodávek, které mají nejvyšší vliv na jakost poskytovaného produktu, • definice požadovaného stavu, • návrh vhodného projektu pro dosažení žádoucího stavu včetně stanovení měřitelných cílů, přínosů a nákladů, zajištění potřebných zdrojů, kontrolních míst a míst pro přezkoumání stavu projektu, • schválení projektu všemi zainteresovanými stranami, • realizace projektu, • hodnocení dosažených cílů, přínosů a nákladů, • zhodnocení vlivu výsledků projektu na zákazníka, • přezkoumání politiky dodávek a návrh změn. V případě metod „Program zajištění jakosti dodávek“ a „Program zvyšování jakosti dodávek“, kde se vytvářejí pracovní týmy, dochází ke komunikaci výrobních (resp. realizačních) útvarů s odpovídajícími útvary dodavatele. Tato komunikace má probíhat přes člena týmu, který bude z útvaru nákupu. Důvody jsou prosté: • ochrana důvěrných informací (ve vztahu k obchodnímu tajemství, možnostem obchodního vyjednávání apod.), • přehled o vývoji potřeb výrobních útvarů a vývoji parametrů dodávané komodity,



7.5.3

• získávání podnětů pro doplnění/úpravu příslušného programu, • koordinace prováděných činností za účelem dodržení stanoveného programu. To neznamená, že nemůže komunikace probíhat přímo, zvlášť v době rychlé komunikace prostřednictvím e-mailů by to bylo brzdou, avšak musí být umožněn přehled o komunikaci. U elektronické pošty to znamená přinejmenším, že adresa příslušného pracovníka bude uvedena v položce „kopie“. Protože problematika řízení takovéhoto mezifiremního týmu a vzájemné komunikace je velmi významná, doporučuje se, aby byl vedoucím pracovního týmu pracovník útvaru nákupu. Aby byla provedená opatření skutečně systémová, musí být jejich výstupy přezkoumávány v kontextu výsledků celé firmy, např.:


• v rámci přezkoumání systému managementu - činnost prováděná vedením společnosti (viz standardy ISO 9001, ISO 14001 apod.), • při přezkoumávání plnění obchodních a firemních cílů. Výběrové řízení

Ve fázi výběru dodavatele (viz tabulka Fáze procesu nákup na straně 3) dochází k vybrání potenciálních dodavatelů, kteří jsou osloveni poptávkou a mají připravit nabídky splňující požadavky odběratele (v případě obchodní veřejné soutěže jsou osloveny neurčité osoby). Současně s nimi probíhají další obchodní jednání. Tuto činnost můžeme nazvat výběrovým řízením. Jejím cílem je vybrat takového způsobilého dodavatele, který s nejvyšší mírou pravděpodobnosti splní požadavky na dodávku při minimalizaci nákladů na dodávku.

Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách

V současné době, kdy jsou některé aktivity podniků financovány z prostředků strukturálních fondů Evropské unie anebo dotačních titulů, je na místě připomenout, že v zákonem stanovených situacích musí být toto výběrové řízení v souladu se zákonem č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách.

LOGISTIKA V PRAXI

Podle tohoto zákona (ve znění č. 253/2005 Sb.) jsou zadavateli veřejných zakázek následující subjekty (viz § 2, odst. 1 zákona): a) veřejný zadavatel, kterým je: 1. Česká republika, 2. státní příspěvková organizace, 3. územní samosprávný celek a v případě hlavního města Prahy a statutárních měst též městský obvod nebo městská část a jimi řízené a zřizované příspěvkové organizace, 4. Fond národního majetku České republiky, Pozemkový fond České republiky, státní fond, Česká národní banka, Český rozhlas, Česká televize, Česká konsolidační agentura, zdravotní pojišťovna, dobrovolný svazek obcí a jiná právnická osoba, pokud byla zřízena zákonem nebo na základě zákona za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu a je financována převážně veřejnými zadavateli, nebo je veřejnými zadavateli řízena nebo veřejní zadavatelé jmenují více než polovinu členů v jejím správním, řídícím nebo kontrolním orgánu,

11


7.5 12

7.5.3


b) jiná právnická nebo fyzická osoba, zadává-li zakázku na dodávky, služby nebo stavební práce, která je z více než 50 % financována veřejným zadavatelem, nebo c) podnikatel, jestliže je ovládán veřejným zadavatelem, nebo jehož podnikání je podmíněno udělením oprávnění, které mu poskytuje zvláštní nebo výhradní práva, a vykonává některou z činností uvedených v § 3. Ustanovení § 3 vymezuje další skupinu zadavatelů pro oblast nadlimitních veřejných zakázek (nadlimitní veřejné zakázky jsou definované v § 14): (1) Zadavatel v odvětvích vodního hospodářství, energetiky, dopravy a telekomunikací zadává podle tohoto zákona pouze nadlimitní veřejné zakázky (§ 14), pokud: a) poskytuje nebo provozuje pevné sítě určené k zásobování veřejnosti v souvislosti s výrobou, přepravou nebo distribucí: 1. pitné vody, 2. elektřiny, 3. plynu nebo tepla, b) zásobuje sítě uvedené v písmenu a) pitnou vodou, elektřinou, plynem nebo teplem, c) vykonává činnost, při které využívá geograficky vymezeného území za účelem: 1. průzkumu nebo těžby ropy, zemního plynu, uhlí nebo jiných pevných paliv, nebo 2. poskytování letištních, přístavních a jiných terminálových zařízení leteckým dopravcům a dopravcům na vnitrozemských vodních cestách, d) provozuje sítě poskytující služby veřejnosti v oblasti železniční dopravy, automatizovaných systémů, tramvají, trolejbusů, autobusů nebo lanovek, e) poskytuje nebo provozuje kanalizaci pro veřejnou potřebu nebo provádí čištění nebo úpravu odpadních vod, pokud zároveň poskytuje nebo provozuje pevné sítě určené k zásobování veřejnosti v souvislosti s výrobou, přepravou nebo distribucí pitné vody nebo pokud tyto sítě zásobuje pitnou vodou, f) poskytuje telekomunikační služby nebo provozuje telekomunikační sítě. Ustanovení § 4 a 5 definují výjimečné, specifické případy, kdy zadavatelé při vypisování veřejných zakázek podle zákona postupovat nemusí. Obchodní (veřejná) soutěž

V těch případech, kdy nemůžeme nalézt a oslovit vhodné potenciální dodavatele, lze využít ustanovení obchodního zákoníku (zákon č. 513/1991 Sb.) o veřejném návrhu na uzavření smlouvy (§ 276 a násl.) a/nebo obchodní veřejné soutěži (§ 281 a další).

Obálková a „dvouobálková“ metoda

V rámci výběrového řízení, ať již provedeném podle vlastních postupů, zákona o veřejných zakázkách nebo obchodního zákoníku se nejčastěji uplatňuje „obálková metoda“ jako poměrně efektivní nástroj výběrového řízení. Nejsme-li determinováni zákonem o veřejných zakázkách, volíme si podmínky jejího provedení sami. Tyto podmínky ale vždy musí být uveřejněny jako součást podmínek výběrového řízení!



7.5.3


Hlavní, obvyklé zásady: • Každý zájemce, který byl zadavatelem vyzván, může podat pouze jednu nabídku. V nabídce musí být uvedeny identifikační údaje o zájemci v požadovaném rozsahu. • Jednu nabídku může podat i více zájemců společně. • Nabídky se podávají písemně a v uzavřené obálce označené typicky názvem zakázky, případně specifikovanými identifikačními údaji zakázky. Doručené nabídky zadavatel eviduje a přiděluje jim pořadová čísla. • Zájemce je vázán svou nabídkou po dobu stanovenou zadavatelem v oznámení o výběrovém řízení. • Pokud dodavatel nebo zájemce podá více nabídek samostatně nebo společně s dalšími dodavateli nebo zájemci, vyloučí zadavatel všechny tyto nabídky. • Otevírání obálek probíhá protokolárně před komisí složenou z určených pracovníků a pozvanými dodavateli. V praxi se osvědčuje metoda, kdy je nabídka technická oddělena od cenové: 1. Zájemce podává jedinou obálku s kompletní nabídkou. 2. Po otevření obálky jsou z ní vytaženy další dvě obsahující cenovou část a část o plnění technické specifikace nabídky. 3. Obě části jsou posuzovány samostatně, vždy kompetentními pracovníky. Účelem je vybrat právě tu nabídku, která optimálně plní požadavky zadavatele (cena je samozřejmě velmi důležitá, avšak zaměření se na nejnižší cenu dodávky způsobí zvýšení provozních nákladů po aplikaci). Dvouobálková metoda zajišťuje, aby posuzování plnění technických specifikací poptávky (zadávací dokumentace) nebylo ovlivňováno cenou. Účastníci smluvních vztahů

Vnímáme, že právní systém je složitý, nepřehledný. Nevíme, kdy a který zákon aplikovat. Máme sestavovat a posuzovat smlouvu podle občanského nebo obchodního zákoníku? Základní rozdíly jsou popsány v části 4, Legislativa v oblasti logistiky. Protože ale uzavírání smluv nelze vyjmout z procesu nákupu, uvedeme, kdy se uplatní právě zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník. Veškeré případy jsou vyjmenovány v § 261:

LOGISTIKA V PRAXI

(1) Tato část zákona upravuje závazkové vztahy mezi podnikateli, jestliže je při jejich vzniku zřejmé s přihlédnutím ke všem okolnostem, že se týkají jejich podnikatelské činnosti. (2) Touto částí zákona se řídí rovněž závazkové vztahy mezi státem nebo samosprávnou územní jednotkou a podnikateli při jejich podnikatelské činnosti, jestliže se týkají zabezpečování veřejných potřeb. K tomuto účelu se za stát považují i státní organizace, jež nejsou podnikateli, při uzavírání smluv, z jejichž obsahu vyplývá, že jejich obsahem je uspokojování veřejných potřeb. Část nejvýznamnější pro běžné obchodní případy je zvýrazněna tučným písmem. Z ustanovení plyne, že jsou-li obě smluvní strany podnikatelskými subjekty, vždy se použije obchodní zákoník pro jejich obchodní vztahy. Definice podnikatele je uvedena v obchodním zákoníku, § 2 odst. 2:

13


7.5 14

7.5.3


Podnikatelem podle tohoto zákona je: a) osoba zapsaná v obchodním rejstříku, b) osoba, která podniká na základě živnostenského oprávnění, c) osoba, která podniká na základě jiného než živnostenského oprávnění podle zvláštních předpisů, d) osoba, která provozuje zemědělskou výrobu a je zapsána do evidence podle zvláštního předpisu. Další odstavce v § 261 definují ostatní případy, kdy se na obchodně závazkové vztahy aplikuje obchodní zákoník. Tyto případy se nicméně již netýkají problematiky nakupování. Obsah uzavíraných smluv

Ve fázi „výběr dodavatele“ aplikujeme také obchodní vyjednávání, které ústí v uzavření patřičné smlouvy s nejvhodnějším dodavatelem. Uzavírání smluv se považuje za doménu právníků. V praxi je vypozorovatelná snaha, aby právník, jenž pracuje pro zadavatele, vypracoval „vzorové“ smlouvy, které oprávnění pracovníci útvaru nákupu aplikují s většími či menšími změnami. Právníci sice upozorňují, že připravený vzor nelze používat bezhlavě, stejně jako nelze provádět jakékoli změny - na druhou stranu známe případy, kdy se má právník vyjádřit, pro jistotu, k jakékoli změně. Problémové jsou obě situace: buď se ve smlouvě objeví naprosto katastrofální chyby plynoucí z neznalosti a nepochopení právního aspektu obchodně závazkových vztahů, nebo se celý administrativní proces sestavování smlouvy zbytečně prodlužuje, ačkoli jsou technické požadavky na dodávku (specifikace dodávky) dávno vyjasněné! Z toho důvodu zde uvedeme nejvýznamnější zásady pro tvorbu smluv. Přihlédneme také k některým specifickým situacím. Poznámka: Oblast práva je řešena v části 4, Legislativa v oblasti logistiky, proto se zde soustředíme jen na ty skutečnosti, které jsou stěžejní v procesu nákupu a v praxi v nich často dochází k přehmatům.

Specifikace smluvních stran ve smlouvě

První zásadou je specifikace smluvních stran. Je žádoucí, aby byly uvedeny jejich identifikační údaje právě v takové podobě, jaká je uvedena v obchodním nebo jiném, veřejně dostupném rejstříku (např. živnostenský). Má být také uvedeno, kdo za smluvní strany vystupuje - a pokud to není osoba v daných rejstřících uvedená, doporučuje se uvést také její identifikační údaje (např. rodné číslo, bydliště), a na základě jakého právního aktu za smluvní stranu jedná (plná moc). Je úsměvné, že lze narazit na smlouvy, které v záhlaví definují zastupující osobu a podpis v závěru je někoho jiného.

Specifikace závazků ve smlouvě

Dále musí být jasné (jednoznačné určení), v čem spočívají závazky smluvních stran; ano, obě strany se smlouvou zavazují: dodavatel k dodání , odběratel k zaplacení <stanovené a splatné pohledávky>. Běžně poté následuje bližší specifikace dodávky a její ceny, platební podmínky. Ovšem smlouva by měla také určit: ⇒ místo, termín (dobu) a způsob plnění smlouvy (převzetí dodávky, zaplacení), ⇒ technické specifikace dodávky, ⇒ kritéria pro převzetí dodávky,



7.5.3

⇒ kdy a jak přechází vlastnické právo na odběratele (a tedy i odpovědnost za škodu), ⇒ jakým způsobem a na čí náklady se má řešit pojištění dodávky a další poplatky (např. cla), případně transport, ⇒ požadavky na způsobilost dodavatele (předložení živnostenského listu, certifikátu), ⇒ požadavky na způsobilost produktu (atesty, certifikáty, prohlášení o shodě atp.).


Vyjmenované oblasti ve smlouvách bývají, bohužel mnohem méně často následující: ⇒ požadavek na dodání bezpečnostních listů a vyškolení osob pro manipulaci s chemickými látkami a přípravky, které jsou obsahem nebo součástí dodávky, ⇒ problematika obalů (mají-li se vrátit dodavateli, způsob likvidace atd.), ⇒ způsob komunikace při realizaci dodávky, ⇒ kontaktní a odpovědné osoby pro specifické činnosti nebo rozhodování, ⇒ způsob prokázání shody produktu, tzn. jakou metodou se určí, že dodaná komodita splňuje požadavky, ⇒ způsob komunikace a řešení neshodných případů v dodávce (ve smyslu pragmatického postupu), ⇒ vymezení rizik souvisejících s dodávkou, a to ve smyslu ohrožení vlastních realizačních procesů objednatele, aspekty a dopady na životní prostředí nebo ohrožení jiných osob, ⇒ způsob řešení vymezených kritických situací v dodávce, opět ve smyslu pragmatického postupu, ⇒ možnost a způsob aplikace zákaznického auditu, ⇒ ustanovení o obchodním tajemství, viz obchodní zákoník § 271: Jestliže si strany při jednání o uzavření smlouvy navzájem poskytnou informace označené jako důvěrné, nesmí je strana, které byly tyto informace poskytnuty, prozradit třetí osobě a ani je použít v rozporu s jejich účelem pro své potřeby, a to bez ohledu na to, zda dojde k uzavření smlouvy, či nikoli. Kdo poruší tuto povinnost, je povinen k náhradě škody. Smlouva je postupem pro realizaci dodávky

Smlouva by z hlediska logistiky měla kompletně a komplexně řešit problematiku (techniky, způsobu) dodání a všech možných stavů, které při realizaci dodávky mohou nastat, včetně určení odpovědných osob.

LOGISTIKA V PRAXI

Pokud to nelze uvést přímo ve smlouvě anebo to není vhodné vzhledem k očekávané potřebě operativních rozhodnutí, můžeme ve smlouvě použít odkazy na další, konkrétní dokumenty, které tyto případy řeší. Smlouva se posuzuje podle obsahu

Je také na místě poznamenat, že na právní vztah (tedy i na obchodně závazkový) se při jeho posuzování vždy nahlíží prostřednictvím jeho obsahu, nikoli formy. Takže i když je smlouva nazvána „kupní“, bude případný soud nebo rozhodce nejprve posuzovat, obsahuje-li znaky pro kupní smlouvu předepsané (viz níže), a pokud shledá, že nikoli, tak jakému smluvnímu vztahu daná smlouva odpovídá. A teprve podle něj budou posuzovány právní skutečnosti a akty prováděné smluvními stranami.

15


7.5 16

7.5.3

Dodatky smlouvy


Paradoxně se naprostá většina obchodně závazkových vztahů uzavírá prostřednictvím písemných smluv (ač v mnoha případech to zákony nevyžadují), aby se poté staly jen kusem popsaného papíru, protože je smluvní strany nedodržují. Kupříkladu dodatky. Snad každá smlouva obsahuje ustanovení, že ji lze „měnit pouze písemnými a očíslovanými dodatky“, což také ctí obchodní zákoník v § 272: (1) Smlouva vyžaduje k platnosti písemnou formu pouze v případech stanovených v tomto zákoně nebo když alespoň jedna strana při jednání o uzavření smlouvy projeví vůli, aby smlouva byla uzavřena v písemné formě. (2) Obsahuje-li písemně uzavřená smlouva ustanovení, že může být měněna nebo zrušena pouze dohodou stran v písemné formě, může být smlouva měněna nebo zrušena pouze písemně. V praxi jsou ale změny závazků definovaných smlouvou často prováděny mimoděk, prostřednictvím jiných dokumentů. Např. objednávka obsahuje jiný termín nebo místo dodání, ačkoli tento komunikační nástroj smlouva neuvádí. Primárně je porušeno ustanovení smlouvy a znění zákona, sekundárně může dojít k rozporu je-li závazek splněn či nikoli a v jaké míře! Jak si s daným problémem poradit?

Jednoduché smlouvy, využití povinností definovaných v obchodním zákoníku

Napoví nám obchodní zákoník § 269: (1) Ustanovení upravující v hlavě II této části zákona jednotlivé typy smluv se použijí jen na smlouvy, jejichž obsah dohodnutý stranami zahrnuje podstatné části smlouvy stanovené v základním ustanovení pro každou z těchto smluv. (2) Účastníci mohou uzavřít i takovou smlouvu, která není upravena jako typ smlouvy. Jestliže však účastníci dostatečně neurčí předmět svých závazků, smlouva uzavřena není. (3) Dohoda o určité části smlouvy může být nahrazena dohodou stran o způsobu umožňujícím dodatečné určení obsahu závazku, jestliže tento způsob nezávisí jen na vůli jedné strany. Má-li být chybějící část smlouvy určena soudem nebo určitou osobou, vyžaduje se, aby dohoda měla písemnou formu a platí obdobně, § 291. 1. Smluvní strany si ve smlouvě mohou sjednat cokoli. Jedinou podmínkou je, že nesmí být porušen zákon. Ovšem pro většinu běžných obchodních vztahů lze aplikovat typové smlouvy (jsou uvedené v obchodním a občanském zákoníku) a spoustu běžně uváděných ustanovení smlouvy prostě vynechat. Jestliže naše smlouva splňuje znaky typové smlouvy, bude celý smluvní vztah posuzován právě podle ní. Lze se také odvolat na paragrafy týkající se příslušné smlouvy, které uvádějí jednotlivé povinnosti smluvních stran. Když je to v zákoně, proč to psát znovu do smlouvy?



Jednoduché smlouvy, využití obchodních zvyklostí

7.5.3

Obchodní zákoník, § 273: (1) Část obsahu smlouvy lze určit také odkazem na všeobecné obchodní podmínky vypracované odbornými nebo zájmovými organizacemi nebo odkazem na jiné obchodní podmínky, jež jsou stranám uzavírajícím smlouvu známé nebo k návrhu přiložené.


(2) Odchylná ujednání ve smlouvě mají přednost před zněním obchodních podmínek uvedených v odstavci 1. 2. Využívají se obchodní zvyklosti, např. soubor výkladových pravidel pro použití obchodních doložek INCOTERMS určuje způsob zajištění transportu dodávky včetně rozdělení odpovědností za jednotlivé úkony mezi jednotlivé smluvní strany. Odkaz na konkrétní případ se pak provádí uvedením jeho příslušné zkratky, blíže viz kapitola 11.5.2, INCOTERMS. Ovšem odkaz na obchodní zvyklosti je velmi závazný, viz obchodní zákoník, § 274: Použijí-li strany ve smlouvě některé z doložek upravených v užívaných vykládacích pravidlech, má se za to, že strany zamýšlely dosáhnout touto doložkou právních účinků stanovených vykládacími pravidly, na něž se strany ve smlouvě odvolaly, jinak vykládacími pravidly, která se s přihlédnutím k povaze smlouvy obvykle používají. 3. Všeobecné obchodní podmínky jsou také velmi často používanou formou, zvláště u společností dominantních na trhu. Jsou výhodné, často ale poměrně komplikované. Jednoduché smlouvy, využití formulářových smluv

Obchodní zákoník, § 273: ... (3) K uzavření smlouvy lze užít smluvních formulářů užívaných v obchodním styku.

LOGISTIKA V PRAXI

4. Formulářové smlouvy se používají pro nejjednodušší případy. V zásadě v nich nelze nic měnit, pouze jsou vyplněny. Pro navázání dlouhodobé spolupráce jsou nevýhodné, protože mohou jen obtížně postihnout specifika dané dodávky a její směřování - rozvoj, spolupráce na programech jakosti, na vývojových programech atp.

17


7.5 18

7.5.3


7.5.3 V bûr a hodnocení dodavatelû

Recommend Documents