7. SZÁM TARTALOM

2015/7. SZÁM TARTALOM Utasítások

oldal

1/2015. (II. 04. MÁV-START Ért. 7. ) GVR sz. gazdálkodási vezetői rendelkezés a MÁV-START Zrt. Eszközgazdálkodási folyamatszabályozásáról .........................................................................................

7. szám Budapest, 2015. február 04.

2

ÉRTESÍTŐ Uta sí tá s ok

1/2015. (II. 04. MÁV-START Ért. 7.) GVR sz. gazdálkodási vezetői rendelkezés a MÁV-START Zrt. Eszközgazdálkodási folyamatszabályozásáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA Az utasítás célja, hogy összefogja a tárgyi eszközök életútjának gazdálkodási folyamatait, kijelölje a benne résztvevő szervezetek feladatait. Az utasítás csak a nagyobb feladatokat/ folyamatelemeket és azok kapcsolatát írja le, részletes leírásukat a hivatkozott utasítások tartalmazzák. HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás hatálya Jelen utasítás kiterjed a MÁV-START Zrt. valamennyi szervezeti egységére és munkavállalójára, valamint a jelen utasítás tárgya szerinti tevékenységet külön szerződés(ek) alapján a MÁV-START Zrt. részére végző személyekre, a vonatkozó szerződés(ek)ben rögzítettek szerint. 2.0

2.2 Felelősség A MÁV-START Zrt. Gazdasági Igazgatója. 3.0 FOGALOM MEGHATÁROZÁS a) Befektetett eszköz: Befektetett eszközként olyan eszközt szabad kimutatni, amelynek az a rendeltetése, hogy a tevékenységet, a működést tartósan, legalább egy éven túl szolgálja. A befektetett eszközök közé az immateriális javakat, a tárgyi eszközöket, a befektetett pénzügyi eszközöket kell besorolni. (Szvt. 24§) b) Tárgyi eszköz: A tárgyi eszközök között a mérlegben azokat a rendeltetésszerűen használatba vett, üzembe helyezett anyagi eszközöket (földterület, telek, telkesítés, erdő, ültetvény, épület, egyéb építmény, műszaki berendezés, gép, jármű, üzemi és üzleti felszerelés, egyéb berendezés, ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok),

2 tenyészállatokat kell kimutatni, amelyek tartósan - közvetlenül vagy közvetett módon – szolgálják a MÁV-START Zrt. tevékenységét, továbbá az ezen eszközök beszerzésére (a beruházásokra) adott előlegeket és a beruházásokat, valamint a tárgyi eszközök értékhelyesbítését. (Szvt. 26§) c) Nyilvántartásra kötelezett anyag: Azok az eszközök minősülnek nyilvántartásra kötelezett anyagnak, amelyek beszerzése és elszámolása anyagként történik, viszont a vállalkozást éven túl szolgálja és a személyi felelősség biztosítása érdekében szükséges a kiadás, visszavétel nyomon követése. d) Számviteli szolgáltató A MÁV-START Zrt. számviteli feladatait a köztük megkötött Szolgáltatási szerződés alapján a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. végzi, melynek része a beruházáshoz kapcsolódó számlák Basware és GIR rendszerekben történő adminisztrációja, valamint a könyvelési bizonylatok ellenőrzése, nyilvántartása az alábbiak szerint: - beszerzési folyamatban: a Kontrolling által átadott beruházási okmány alapján gondoskodik a projekt és a kapcsolódó feladatszámok GIR-ben történő megnyitásáról. A beérkező beruházási számlákat a Basware rendszerben kezeli, azokat ellenőrzésre és/vagy jóváhagyásra megküldi a Kontrolling részére, saját kivitelezés esetén a Befejezett munka költségei bizonylatot könyveli. Előkészíti az aktiválást, melynek során ellenőrzi és jóváhagyja az eszközgazdálkodótól kapott eTEV jegyet, és azt megküldi az SZK Számvitel tárgyi eszköz könyvelés részére. - nyilvántartásában: feladata a főkönyvi nyilvántartás folyamatos vezetése és ellenőrzése és a tárgyi eszközben bekövetkező változások nyomon követése és rögzítése GIR-ben. - selejtezési folyamatban: fogadja a hitelesített okmányokat a selejtezés tényéről, azokat feldolgozza, ellenőrzi és iktatja. A MÁV SZK Zrt. részéről a beruházási folyamatban részt vevő főbb szervezeti egységek:  Bejövő Számla Könyvelés  START Beszámoló Készítés  Tárgyi Eszköz Könyvelés


ÉRTESÍTŐ e) Beszerzési és logisztikai szolgáltató A MÁV-START Zrt. beszerzési, selejtezési feladatait a köztük megkötött Szolgáltatási szerződés alapján a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzés és Logisztika Üzletág (SZK BLÜ) végzi, melynek része a beszerzési eljárások, a selejtezési és bontási folyamatok lefolytatása az alábbiak szerint: - beszerzési folyamatban: a beszerzési/közbeszerzési eljárás lebonyolítása a MÁVSTART Zrt. Beszerzés felkérésére. - selejtezési folyamatban: a Társaság által küldött selejtezési kimutatások alapján a folyamat kidolgozása, (mozdonyok, motorvonatok és személykocsik esetében a Kontrolling által küldött megrendelő alapján árajánlat küldése a selejtezésről, bontásról) a selejtezési bizottság összehívása és koordinálása, a selejtezési, bontási folyamat teljes lebonyolítása, vissznyeremény értékesítése, hulladék kezelése és havi státusz, valamint teljesítésigazolás küldése a Kontrolling részére. f) Beszerzés A MÁV-START Zrt. Beszerzés, amely a tervezési és beszerzési folyamatban az alábbi tevékenységeket végzi: - üzleti tervezési és nyomon követési folyamatban: az üzleti terv alapján elkészíti a beszerzési és közbeszerzési tervet. - beszerzési folyamatban: az üzleti tervvel összhangban fogadja a beszerzési igényeket, meghatározza az eljárás típusát, kijelöli az eljárásban közreműködő bizottsági tagokat és bejelenti az eljárást az SZK BLÜ felé. g) Beruházó A beruházó jelen utasítás szerint a MÁVSTART Zrt. A beruházó kibővített hatásköre alá tartozik a vontatási és karbantartási beruházások, felújítások, illetve minden egyéb, korábban a MÁV-TRAKCIÓ Zrt.-ben és MÁV-GÉPÉSZET Zrt.-ben indított projekt. h) projektgazda A beruházó azon szervezeti egysége, melynél a beruházás szükségessége felmerült. i) Informatika A MÁV-START Zrt. Informatika, amely aktívan részt vesz a hozzá tartozó eszközkörhöz kapcsolódó folyamatokban. Tevékenysége a

3 tárgyi eszköz gazdálkodási folyamatában az alábbiakat jelenti: - üzleti tervezési és nyomon követési folyamatban: a műszaki nyilvántartás, a fejlesztési igények és egyéb javaslatok alapján az informatikai projektek beszerzési tervének elkészítése, a végleges üzleti terv alapján elkészíti a végleges operatív beszerzési tervet az informatikai projektekre, év közben operatív tervmódosítási javaslat előterjesztése a Kontrolling részére. - beszerzési folyamatban: az üzleti tervvel összhangban beszerzési igény ütemezése és átadása a Beszerzés részére, eszköz átvétele szállítótól, átadás aktiválásra, az eszköz kiszállíttatása. - nyilvántartásában: feladata az informatikai műszaki nyilvántartás vezetése és ellenőrzése, az érintett informatikai tárgyi eszközben bekövetkező változások engedélyezése és rögzítése a műszaki nyilvántartásban, folyamatos kapcsolattartás a tárgyi eszköz gazdálkodókkal. Évente egyszeri alkalommal műszaki leltár készítése. - selejtezési folyamatban: selejtezési javaslattételek és a műszaki szakvélemények végső elbírálása. j) Szállító Az az építési, szerelési, gyártási, fejlesztési munkára, termékek forgalmazására szakosodott szervezet, cég, amellyel a tárgyi eszköz beszerzésére a beszerzési szerződést kötött. Fő feladata, hogy a szállítási szerződésben foglalt beruházást a szerződésben meghatározott műszaki tartalom és egyéb feltételek szerint és hatósági engedélyek szerint előírt műszaki tartalommal, jó minőségben, a jóváhagyott költségkereten belül és az előírt határidőre valósítsa meg. k) Állagbantartó Az állagbantartó az a szervezet, amely kódján az eszköz a könyvviteli eszköznyílvántartásokban szerepel. Számviteli elkülönítési és gazdálkodási szempontból is fontos, hogy az állagbantartó szervezetek azonosak legyenek az eszközt használó vagy jellemzően, ill. többségében használó szervezettel.

l) Eszközgazdálkodó Az a személy, aki az adott eszköz nyilvántartásáért, az eszköz kezelésével 7. szám Budapest, 2015. február 04.

ÉRTESÍTŐ összefüggő feladatokért felel. Továbbá az eszközgazdálkodó felel az eszköz meglétéért és részt vesz a leltározásban, elvégzi az eszközzel kapcsolatos változások bizonylatolását, felelős a különféle nyilvántartásokba (számviteli, adó, műszaki) történő adatbejelentésekért, a nyilvántartások vezetéséért. Egy adott szervezet állagában lévő valamennyi eszközt eszközgazdálkodóhoz kell rendelni. 3.1

A MÁV-START Zrt. eszközkörének főbb jellemzői

A MÁV-START Zrt. beruházásai üzleti tevékenységének jellegéből adódóan alapvetően a következő három fő kategóriába sorolhatóak: a) Járművek Járművek közé soroljuk az összes MÁVSTART Zrt. tulajdonában álló vasúti vontató és önhajtású járművet, motorkocsit, személykocsit, teherkocsit, valamint az egyéb járműveket. b) Informatikai eszközök Ebbe a csoportba sorolhatóak jellemzően azok az eszközök, melyekért a MÁV-START Zrt. Informatika felel. Jellemzően három csoportba sorolhatóak:  Hardverek közé jellemzően a számítógépeket, szervereket és a multifunkciós eszközöket soroljuk. Ide tartoznak a hálózati eszközök és az adatközponti infrastruktúra eszközei is.  Szoftverek azaz, irodai, ügyviteli és üzleti alkalmazások.  Mobil telefonok és a hozzá tartozó előfizetések kezelése. c) Egyéb eszközök Egyéb eszközök körbe soroljuk azokat az eszközöket, amelyek hosszútávon szolgálják a vállalat tevékenységét, viszont sem a járművek, sem az informatikai eszközök közé nem tartoznak. Az alábbi módon csoportosíthatjuk őket számjegyzéki főcsoportok szerint:  Épületek, építmények, ingatlanok és földterületek és ezekhez kapcsolódó jogok  Üzembiztonságot és a folyamatos működést biztosító eszközök: biztosító berendezések, karbantartáshoz,

 

4 termeléshez és egyéb tevékenységhez kapcsolódó gépek, berendezések és eszközök Vagyoni értékű jogok, szellemi termékek, tenyészállatok, kutatás és fejlesztés. Bérelt eszközök és azokon végzett beruházások

4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA A tárgyi eszközök gazdálkodási folyamata az alábbi fő folyamatokra bontható:  Üzleti tervezés és nyomon követés folyamata  Beszerzési folyamat  Nyilvántartás  Selejtezési folyamat A tervezés folyamatát az 1. számú mellékletben foglalt folyamatábra szemlélteti. 4.1 Eszközök üzleti tervezési és nyomon követési folyamata Az eszközök üzleti tervezésének célja, hogy Társaság tárgyi eszköz beszerzései nyomon követhetőek legyenek. Nem azonos a beruházás tervezéssel, viszont része annak. A beruházási tervben szereplő tárgyi eszköz beszerzés részletes, operatív megtervezését jelenti. 4.1.1 Üzleti tervezési folyamat indítása, ütemezése. Előzetes éves forráskeret meghatározása. A beruházások, azon belül az eszközbeszerzések éves állományának és finanszírozási keretének tervezését a Kontrolling indítja el. Összeállítják a tervezési ütemtervet, felkérik a Működés támogatást, az Informatikát és az összes érintett szervezetet, hogy mérjék fel beszerzési igényeiket és javaslatukat küldjék meg a Kontrolling és a Beszerzés részére. 4.1.2 Forrásallokáció, végleges tervkeret meghatározása, üzleti tervbe építés Az üzleti terv alapján a Kontrolling meghatározza a ténylegesen rendelkezésre álló finanszírozási korlátot, amellyel a projektgazdák a következő év során gazdálkodhatnak. A Kontrolling felkéri a rendelkezésre álló költségkeret felhasználásának megtervezésére a projektgazdákat (7. sz. melléklet) és a szervezeti vezetőket a projektek rangsorolására.


ÉRTESÍTŐ 5 Tárgyi eszköz beszerzési és aktiválási folyamat (beruházás) A tárgyi eszköz beszerzési és aktiválási folyamatát a 2. számú mellékletben foglalt folyamatábra szemlélteti.

4.1.3 Igény felmérés, elsődleges priorizálás és javaslattétel üzleti tervbe építésre A szervezeti egységek vezetői az igényeket szükségesség és determináltság alapján rangsorolják, majd javaslatukat megküldik a Kontrolling és a Beszerzés részére.

4.2

Felelős: az adott szervezeti egység vezetője. Az operatív tervben meg kell jelölni a beruházás várható megvalósulását. A Beszerzés az igények és az üzleti terv alapján elkészíti a (köz)beszerzési tervet.

4.2.1 Beszerzési folyamat külső szállító esetén

4.1.4 Üzleti tervkeret operatív visszatervezése A projektgazdák az elfogadott költségkeretre újra megtervezik a felhasználást, erről részletes bontást küldenek a Kontrolling részére. A részletes bontásnak tartalmaznia kell a betervezett eszközök listáját és időbeliségét szervezetenkénti bontásban. Ez alapján a Beszerzés módosítja a közbeszerzési és beszerzési tervét. A beruházási forráskeret minimum 90%-át meg kell tervezni. 4.1.5 Beszámolás folyamata A Kontrolling félévente vagy egyéb időszakonként felkéri az illetékes szervezeteket, hogy vizsgálják felül a tárgyi eszközök beszerzési tervét és ütemét. Erről az érintett szervezetek a Kontrolling által kiadott monitoring lapon értesítik a Kontrollingot. 4.1.6 Operatív terv módosítási, jóváhagyási folyamat 4.1.6.1. Operatív terv módosítási (átcsoportosítás, tervtől eltérő árszint, ütem, stb.) javaslat előterjesztése a Kontrollingnak. Év közben felmerült tervtől való eltérés okainak jelentése, az erről szóló javaslat összeállítása és megküldése a Kontrolling részére. 4.1.6.2. Operatív terv módosítási igény jóváhagyása, ill. DHL szerinti felterjesztése A tervmódosítás jóváhagyása és felterjesztése a Kontrolling és a módosítással érintett projektek forrásgazdáinak feladata. A változás mértékétől függően az aktuális DHL szerint feljegyzést vagy előterjesztést készítenek.

4.2.1.1 Beszerzési igény, ügyirat elkészítése, szerződéskötés A projektgazda előkészíti a beszerzési eljárások lefolytatásához szükséges szakmai anyagokat (műszaki feltételek, specifikációk, stb.), illetve a Jog közreműködésével összeállítják a kapcsolódó szerződés(ek) tervezetét és a Szerződéskötések rendjéről szóló 16/2011. (IX.20. MÁV-START Ért. 5.) számú vezérigazgatói utasításnak megfelelően véleményezteti. A Beszerzés gondoskodik a szükséges (közbeszerzési) eljárás kiírásáról, lefolytatásáról, a beérkezett ajánlatokról értékelést készít. A beruházó (forrásgazda szervezet vezetője) dönt az eljárás eredményéről, a beruházást kezdeményező aláírásra előkészíti a szállítói szerződést. A beruházó a hatályos DHL-nek megfelelően megköti a szállítói szerződést. 4.2.1.2 Igénylés létrehozása A projektgazda a megkötött szerződést feltölti a Basware CLM-be (szerződés kezelő rendszer) és a szerződés adatai illetve a megtörtént teljesítések alapján rögzíti a Basware PM rendszerben az igényléseket, valamint megkötött szerződés elektronikus másolatát megküldi Kontrolling részére tájékoztatásul. A MÁV SZK START Beszámoló Készítés a Kontrolling által átadott beruházási okmány alapján megnyitja a projektet a GIR rendszerben. 4.2.1.3 Teljesítés és számlabeérkezés A szállító megkezdi a beszerzés teljesítését, és az engedélyezett, jóváhagyott munkákat elvégzi. Az átadás-átvétel során az elvégzett munkát elismerteti a beruházó képviselőjével. A teljesítésigazolás kiállítása alapesetben a Basware PM moduljából történik.


ÉRTESÍTŐ A szállító a teljesítésigazolás egy másolatával együtt megküldi a számlát a MÁV SZK Bejövő Számla Könyvelés részére, ahol elvégzik a BSZR utasítás szerinti feldolgozást. A beérkezett számla ellenőrzését követően a MÁV SZK START Beszámoló Készítés megküldi a Kontrolling számára, aki azt ellenőrzi és egyezteti a projektgazdával. A Kontrolling a számlázott tételeket Basware rendszerben összeveti a teljesítésigazolásokkal és a korábbi felterjesztésekkel, és megfelelőség esetén a számlát jóváhagyja és továbbítja a számlát könyvelésre a MÁV SZK START Beszámoló Készítés felé. Továbbá megadja a számlához tartozó projektszámot, feladatszámot és az eszköz várható élettartamát. A MÁV SZK START Beszámoló Készítés munkavállalója a Basware IP modulban összevezeti a számlát a megrendeléssel (matching). A projektgazdák és/vagy az arra feljogosított dolgozók az IP modulban jóváhagyják, ezzel a számla kifizethetővé válik: megjelenik a GIR Kötelezettség moduljában. A MÁV SZK START Beszámoló Készítés közreműködésével a beruházó azon szervezeti egységének illetékes anyagés eszközgazdálkodási feladatokat ellátó munkavállalója kiállítja az eTEV jegyet (elektronikus Tárgyi Eszköz Változási jegy) a megadott projektszám, feladatszám és várható élettartam alapján. 4.2.1.4 Aktiválás GIR-ben Miután az eszközgazdálkodó kiállítja az eTEV jegyet, a MÁV SZK START Beszámoló Készítés ellenőrzi a „Kész” státuszú eTEV jegyet. Ellenőrzésre kerülnek a GIR-be feltöltött adatok:  hiányosan kitöltött vagy adataiban eltérő eTEV jegy esetén felkéri az eszközgazdálkodót a hiány pótlására vagy az adatok javítására. „Hiányos” állapotúra állítja a státuszt, ekkor a rendszer automatikusan visszaküldi az eszközgazdálkodónak.  ha a (javított, újra) „Kész” státuszú eTEV jegyen lévő adatok megegyeznek a számlán találhatóakkal, az eTEV jegy állapotát „Ellenőrzöttre” változtatja.



6 Az ellenőrzött eTEV jegy, ezen rögzíti a projektés feladatszámot és „Jóváhagyott” státuszúvá állítja. „Jóváhagyott” eTEV jegyet nem lehet módosítani.

Jóváhagyás után a rendszer átkontírozza az eszköz költségét a központról az állagbantartó szervezethez. Átfordulás után lehetővé válik a projekt tényleges aktiválása, amelyet szintén az MÁV SZK START Beszámoló Készítés végez. Az aktiválás eredménye lesz a kész eTEV jegy, amelyen már látható a feladatszám és az aktiválás értéke. A MÁV SZK START Beszámoló készítés munkavállalója a kinyomtatott eTEV jegyet átadja a Kontrolling részére. A Kontrolling ellenőrzi az adatokat, felvezeti saját nyilvántartásába és aláírásával igazolja az ellenőrzés tényét. A MÁV SZK START Beszámoló Készítés munkavállalója ezután postázza a dokumentumokat a felsorolt szervezetekhez:  az eredeti példányt megküldi a SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés részére,  egy másolat a MÁV SZK START Beszámoló Készítés munkavállalójánál marad,  egy másolatot az állagbantartó szervezet eszközgazdálkodójának küld. 4.2.2 Beruházás lefolytatása saját kivitelezés esetén Saját kivitelezés esetén az Üzemeltetés gondoskodik a műszaki előírások szerinti megvalósításáról. A projekt indítását követően megkezdett beruházásokra a Területi Üzleti Adminisztráció az MFG/Pro rendszerben nyitott munkaszámokról készített adatlapot haladéktalanul átadja a Kontrolling részére. A Kontrolling a beruházáshoz projektszámot rendel és azt a GIR projekt moduljában megnyitja. A lezárt munkaszámok költségeinek egyeztetését követően, ha a költségek elszámolása teljes körűen megtörtént, az Üzleti adminisztráció elkészíti a Befejezett munka költségei összesítőt, melyet megküld a Kontrolling részére.


ÉRTESÍTŐ 7 A Kontrolling az adatok ellenőrzése után átadja a műszaki teljesítésigazolást és a befejezett munka költségei összesítőt a MÁV SZK START Beszámoló Készítés részére, aki gondoskodik a ráfordítások GIR projekt modulban történő rögzítéséről és az aktiválási folyamat megindításáról. Az MÁV SZK START Beszámoló Készítés közreműködésével a beruházó azon szervezeti egységének illetékes eszközgazdálkodója kiállítja az eTEV jegyet, ahová a beruházás tárgyát képező tárgyi eszköz aktiválásra kerül. A MÁV SZK Tárgyi Eszköz Könyvelés ellenőrzi, összehasonlítja az eTEV-jegyen feltüntetett összeget a GIR-ben az adott feladaton befejezetlen beruházásként nyilvántartott összeggel, és amennyiben nincs eltérés, fogadja a GIR-ben az MÁV SZK START Beszámoló Készítés által kezdeményezett aktiválást. A folyamat innentől azonos a 4.2.1.4 pontban leírt folyamattal. 4.2.3 Soron kívüli operatív beszerzés Tárgyi eszközök beszerzése alapvetően beruházással valósul meg. Havária esetén a megfelelő működés fenntartásához eseti − beruházási folyamaton kívüli − beszerzésre kerül sor. Az eseti beszerzésekhez vezérigazgató-helyettesi és igazgatói engedély szükséges.

Üzemeltetési Gazdasági

Operatív jellegű beszerzéseket az igény felmerülése helyén kell intézni a MÁV-START Zrt. hatályos beszerzési szabályzata irányelveinek betartásával. 4.2.4 Nyilvántartott anyagok beszerzése Azon nyilvántartásra kötelezett anyagnak minősített eszközöket - melyek a Basware rendszer PM moduljában megtalálhatók - a Logisztikai szervezeten (SZK BLÜ) keresztül lehet a felhasználó telephelyeknek igényelni. A beszerzést követően ki kell vételezni és a Vega rendszerben vezetett egyéni szerszám könyvekre, ill. helyiség jegyzékekre kiadni.

4.3

Tárgyi eszközök nyilvántartása

A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartását a GIR, míg a szervezeti egységen belüli részletes nyilvántartását a Vega tartalmazza. Az eszközgazdálkodó feladata a tárgyi eszközben bekövetkező változások nyomon követése és rögzítése GIR-ben. Az eszközgazdálkodók feladata továbbá az analitikus nyilvántartás (Vega), illetve az egyéb helyi nyilvántartások (szerszámkönyv, szobalista) folyamatos vezetése. Megfigyelő és mérőberendezés (mérőeszköz) esetén az eszközgazdálkodónak értesítenie kell a területi mérőeszközfelelőst, aki a mérőeszközt a mérőeszköz nyilvántartásba felveszi. A megfigyelő- és mérőberendezések kezelésére az IEU70 számú Eljárási Utasítás vonatkozik. Az SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés feladata a nyilvántartások, állományváltozások bizonylatainak befogadása, ellenőrzése és aktiválása. Informatikai eszközök esetében az Informatika évente egyszer leltárral frissíti műszaki nyilvántartását. Az IT eszközök mozgásairól naprakészen köteles tájékoztatni a területileg illetékes eszközgazdálkodó az Informatikát. Az eszközök leltározása a hatályos Leltározási szabályzat szerint történik. Tárgyi eszközök és nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezési folyamata Eszközkörtől függően kétféle selejtezési folyamat létezik. Tevékenységből adódóan a mozdonyok, motorkocsik és személykocsik selejtezése elkülönül az egyéb eszközök selejtezési folyamatától, ezért külön pontban kerülnek kifejtésre a speciális folyamatelemek. 4.4

4.4.1 Egyéb tárgyi eszközök és nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezése Az egyéb tárgyi eszközök és nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezési folyamatát a 3. számú mellékletben foglalt folyamatábra szemlélteti.


ÉRTESÍTŐ 1) Selejtezési igény felmerülése területeknél, éves selejtezés megtervezése. Informatikai eszközök esetében a területek is javaslatot tehetnek a náluk állagban tartott eszközök selejtezésére. Az informatikai eszközök selejtezése alapesetben az új eszközök telepítésével párhuzamosan történik. 2) Az eszközgazdálkodók a selejtezni kívánt eszközökről a Vega analitikus nyilvántartó rendszerben elkészítik:  nem folyamatos leírású tárgyi eszköz és a nyilvántartásra kötelezett anyagok esetében az állóformátumú selejtezési kimutatásokat 1 példányban (4. sz. melléklet)  folyamatos leírású tárgyi eszköz esetében a selejt bejelentő lapokat, valamint a fekvő formátumú selejt kimutatást 1 példányban (5. sz. melléklet) 3) Az eszközgazdálkodó elkészíti a 6. számú mellékletben található nyilatkozatot (1 példány). 4) Műszaki felülvizsgálat: A nettó 10.000,- Ft feletti értékű eszközökhöz műszaki szakvéleményt kell mellékelni. A műszaki szakvéleményen szerepelnie kell, hogy az elhasználódott, elavult, vagy az eszköz gazdaságosan már nem javítható. Műszaki vizsgálatot illetve szakvéleményt a cégen belül a megfelelő végzettséggel rendelkező kollégák adhatnak. Amennyiben vállalaton belül nem oldható meg, külső féltől kell beszerezni, de törekedni kell a cégen belüli megoldásra. A műszaki szakvéleményen minden esetben fel kell tüntetni az eszközök leltári számát, megnevezését, mennyiségét, a dokumentumot kiállító személy olvasható nevét, beosztását és aláírását. Informatikai eszközök selejtezése esetében csak a beszerzéskori nettó 10.000,- Ft feletti értékű elektronikai eszközökhöz kell műszaki javaslatot beszerezni. Értékhatár nélkül engedélyt kell Informatikától.

8 Megfigyelő- és mérőberendezés esetén a selejtezésről értesíteni szükséges az érintett területi mérőeszközfelelőst, hogy a mérőeszköz nyilvántartásban is átvezetésre kerüljön a mérőeszköz megfelelő státusza. 5) Az eszközgazdálkodó felkeresi az SZK BLÜ környezetvédelmi szakemberét a selejtezési kimutatással, kéri a felterjesztendő eszközök besorolását. A környezetvédelmi szakember ellenőrzi a selejtezni kívánt eszközöket, a hatályos jogszabályoknak megfelelően különböző veszélyességi kategóriákba sorolja be, vagyis EWC kóddal látja el azokat. Az EWC kóddal ellátás a selejtezési kimutatáshoz kötelezően csatolandó:  folyamatos tárgyi eszközök esetében már a felterjesztéshez, és tartalmaznia kell a várható vissznyeremény MFG tételszámát és az EWC kódot, e nélkül a felterjesztés elutasításra kerül  nem folyamatos tárgyi eszközök és nyilvántartásra kötelezett anyagok esetében selejtezéskor kell csatolni az EWC besorolást. 6) Az eszközgazdálkodó a kapott EWC kód besorolást az ügyiratba helyezi. A selejtezési kimutatást a felterjesztő szervezethez tartozó szolgálati főnöknek, a műszaki szakértőnek és a raktárvezetőnek kell aláírnia. A nyilatkozatot a szervezet vezetője írja alá. 7) Az eszközgazdálkodó az összekészített dokumentumokat (selejtezési kimutatás és selejtezési bejelentő lap, nyilatkozat, műszaki szakvélemény, EWC besorolás) megküldi a Kontrolling erre megbízott munkatársa részére ellenőrzésre és engedélyeztetésre:  belső postával postázza,  valamint feladatot (engedélyeztetés) küld a Kontrolling erre megbízott munkatársa részére.

minden szoftverre beszerezni az 7. szám Budapest, 2015. február 04.

ÉRTESÍTŐ Hiánypótlás és/vagy módosítás esetén a Kontrolling felveszi a kapcsolatot az illetékes eszközgazdálkodóval. Ha minden dokumentum megfelelő, felterjeszti az illetékes döntéshozók felé:  10 millió Ft és alatta: gazdasági igazgató: előzetes Kontrolling szignót követően  10 millió Ft felett: Vezérigazgató: Gazdasági igazgatói szignálás után 8) A jóváhagyott dokumentumokat a Kontrolling megküldi az SZK BLÜ részére, mellyel felkéri a selejtezési eljárás lefolytatására:  belső postával postázza  feladatot (ügyintézés) küld a SZK BLÜ erre megbízott munkatársa részére.

9 készül a helyszínen, amelyet a bizottság tagjai aláírásukkal hitelesítenek. 11) A folyamatos és a nem folyamatos leírású tárgyi eszközre vonatkozó dokumentáció (selejtezési kimutatás, selejtezési bejelentő lap, érték nyilatkozat, műszaki szakvélemény, EWC besorolás és a selejtezési jegyzőkönyv) fénymásolt példányát a selejtezési bizottság tagjai kapják. Az eredeti példány az eszközgazdálkodóhoz kerül. 12) A folyamatos és nem folyamatos leírású tárgyi eszközök selejtezését követően az eszközgazdálkodó a GIR-ben kiállítja az eszközök kivezetéshez szükséges eTEV jegyeket, melyeket csatol az eredeti selejtezési dokumentációhoz.

9) Az SZK BLÜ felállítja a selejtezési bizottságot, melynek kötelező tagjai:  bizottságvezető (SZK BLÜ munkatársa, vezérigazgatói megbízással)  környezetvédelmi tag (SZK jelöli ki)  eszköznyilvántartó (állagbantartó szervezet eszközgazdálkodója)  a haszon- és hulladék anyagok vissznyereményezésével és értékesítésével megbízott dolgozó (SZK BLÜ)  műszaki szakértő (a Társaság megbízólevéllel delegált dolgozója, de javasolhat a selejtezési bizottság elnöke is)  vissznyeremény jövőbeni raktározásáért felelős raktár képviselője

13) Az eszközgazdálkodó ellenőrzi a selejtezési folyamat során keletkezett dokumentumok eredeti példányát (selejtezési kimutatás, selejtezési bejelentő lap, érték nyilatkozat, műszaki szakvélemény, EWC besorolás, selejtezési jegyzőkönyv, eTEV jegyek). Ha mindent rendben talált, aláírásával hitelesíti a kiállított eTEV jegyeket.

A bizottságvezető feladata: a bizottság összehívása, a selejtezés időpontjának és helyszínének kijelölése, amelyen minden bizottsági tag köteles megjelenni, kiállítja a selejtezési jegyzőkönyvet, továbbá a selejtezés során keletkezett dokumentumokat (a selejtezési jegyzőkönyvet, a záradékolt selejtezési kimutatást és a hulladékkezelési és vissznyeremény értékesítési bizonylatokat) összegyűjti.

15) Az SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés is ellenőrzi a selejtezési folyamat során keletkezett dokumentumokat. A megküldött dokumentumok alapján a főkönyvi nyilvántartásból (GIR) az eszközök kivezetésre kerülnek.

14) Az eszközgazdálkodó a selejtezési jegyzőkönyv másolatát megküldi az SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés részére és az eredeti dokumentumokat az ügyiratba helyezi és leirattárazza.

16) A hulladékok kezelését, és a vissznyereményezett anyagok értékesítését az SZK BLÜ végzi, a vissznyereményező raktár állítja ki a bizonylatokat és küldi meg az eszközgazdálkodó részére.

10) A selejtezés tényét a selejtezési kimutatáson igazolni, záradékolni kell a 17) Az SZK BLÜ a selejtezési folyamatokról következő szövegezéssel: „A selejtezés a havi státuszt küld a Kontrolling részére a sorszámtól − sorszámig a mai napon 8. számú mellékletben feltüntetett megtörtént.” A selejtezési kimutatásokat a monitoring tábla alapján. selejtezésben résztvevőknek alá kell írniuk. A tényleges selejtezésről jegyzőkönyv 7. szám Budapest, 2015. február 04.

ÉRTESÍTŐ 4.4.2 Mozdonyok, motorkocsik és személykocsik selejtezése és bontása 1) Tervezési időszakban a Járműmenedzsment meghatározza a következő évben selejtezendő járművek körét és megküldi a Kontrolling részére. 2) A Kontrolling a selejtezési tervben szereplő adatokat ellenőrzi és az SZK BLÜ részére továbbítja tervezési céllal. 3) A Járműmenedzsment negyedévente, félévente felülvizsgálja a selejtezési tervet. Változás esetén tájékoztatja a Kontrollingot. A Kontrolling a változásokat egyezteti az SZK BLÜ-vel. 4) A Járműmenedzsment meghatározza a felterjeszteni kívánt selejtezendő járművek körét. Megírja az erről szóló felterjesztési javaslatot, amelyben pontosan meghatározza a feleslegessé válás okát és idejét, a selejtezés és/vagy bontás esetleges helyszínét, a visszanyerhető fődarabokat, alkatrészeket és a folyamatra meghatározott főbb határidőket. A Kontrolling kiegészíti a javaslatot a gazdasági adatokkal. 5) A Járműmenedzsment a Kontrollinggal közösen felterjeszti a járművek selejtezési javaslatát a vezérigazgató felé. 6) Engedélyezés esetén a Járműmenedzsment kiállítja a selejtezési bejelentő lapot és a selejtezési kimutatást. 7) A Kontrolling a csatolt dokumentumokkal kísérő levél formájában megrendeli az SZK BLÜ-től a selejtezést és bontást. 8) A Járműmenedzsment a Technológiatervezéssel közösen gondoskodik a járművek beszállításáról Sátoraljaújhelyi bontóbázisba. Abban az esetben, ha a jármű nem mozdítható, helyszíni bontás kérhető. 9) A selejtezési jegyzőkönyvben rögzített visszanyerhető fődarabokat és a vissznyereményi anyagokat készletre veszik. A vissznyereményi anyagokat az SZK BLÜ értékesíti, a visszanyert anyagokat és alkatrészeket MFG/Pro-ban a tartják nyilván feltüntetve a selejtezett tárgyi eszköz számával.

10 10) Leszámolás során a selejtezési bizottság elnöke átadja a selejtezési jegyzőkönyvet és a hulladékkezelési és vissznyereményértékesítési bizonylatokat a gazdasági igazgató részére. Miután a gazdasági igazgató aláírta a teljesítmény elismerő dokumentumot, az SZK BLÜ kiállítja a számlát. 11) A mozdonyok bontásáról érkezett számla alapján a Kontrolling feloldja az előzetesen képzett céltartalékot. 4.4.3 Feleslegessé vált tárgyi eszközök, nyilvántartásra kötelezett anyagok kezelése 1) Nyilvántartó telephelyen feleslegessé vált, de még használható állapotú tárgyi eszközt az eszközgazdálkodó felajánlja társaságon belüli használatra. Ha nincs rá igény, bejelenti a Működéstámogatás felé értékesítésre.  Amennyiben dolgozói igény merül fel, a területi központ vezetője engedélyezheti az értékesítést a dolgozó részére. Ebben az esetben a selejtezendő eszköz értékét a selejtezési bizottság határozza meg, amely nem lehet kevesebb, mint az eszközből létrejövő vissznyereményezett hulladék értékének 150 %-a. A megállapított értékesítési árat a dolgozónak az állomási számadópénztárban kell befizetnie. A befizetést igazoló számla ellenében adható át csak a megvásárolt selejtezendő eszköz.  Amennyiben külső értékesítésre kerül sor: o Értékesítés előzetes engedélyeztetése DHL szerint o Pályázat előkészítése, lebonyolítása a beszerzési folyamatéhoz hasonlóan (szignózások) o Meghirdetés, ajánlatok értékelése, döntés o Eredményes pályázat esetén, szerződéskötés, átadás-átvétel, bizonylatok alapján eszköz kivezetése a nyilvántartásokból. o Eredménytelen pályáztatás esetén selejtezési folyamat elindítása.


ÉRTESÍTŐ 4.4.4 Számadás rendezés folyamata Tárgyi eszközök lopásával, elhagyásával és egyéb a tárgyi eszköz javíthatatlan sérülésével, eltűnésével kapcsolatos események számadásrendezése az alábbi módokban mehet végbe. Értékekkel rendelkező tárgyi eszköz számadásrendezése csak gazdasági igazgatói engedéllyel történhet. Az érintett dolgozó munkáltatói jogkörgyakorlója dönthet, hogy rendőrségi feljelentést tesznek vagy kártérítésre kötelezi a dolgozót KSZ 75. §-a szerint a vállalkozást ért kár miatt. Az eseményről jegyzőkönyvet vesznek fel és kiállítják az eTEV jegyet. Rendőrségi feljelentés esetén: csak azután indítható el a folyamat, miután az eszközgazdálkodó megkapja a rendőrségi határozatot a nyomozás lezárásáról. Ha a munkáltatói jogkör gyakorló a kár (egy részének) térítésére kötelezi a dolgozót: rongálódás esetén az eszköz nyilvántartott értékét, elvesztés esetén az eszköz értékének a vezető által meghatározott %-át kell a dolgozónak befizetnie a pénztárban. Ha nem tudja a dolgozó kifizetni, a vezető elrendelheti az összeg letiltását a következő fizetésből. A létrejött dokumentumokkal együtt az eszközgazdálkodó kérvényt nyújt be a Működés támogatás kijelölt dolgozója részére a tárgyi eszköz nyilvántartásból való kivezetéséhez:  belső postával postázza  feladatot (engedélyeztetés) küld a Működés támogatás erre megbízott munkatársa részére. A küldendő dokumentumok az alábbiak, amelyek egy ügyiratban kezelendők:  jegyzőkönyv a káreseményről (főszámosan iktatandó irat)  kérvény  kiállított eTEV jegy  bűncselekmény esetén a rendőrségi határozat a nyomozás lezárásáról (átiktatva alszámosan)  pénztárban történő befizetés esetén a kapott befizetést igazoló bizonylat

11  letiltás esetén a bérszámfejtő által visszaküldött irat  poroltók esetén mellékelni kell a Kocsisérülési jegyzőkönyvet is a rendőrségi határozat mellé A Működés támogatás erre kinevezett dolgozója ellenőrzi a felküldött dokumentumokat, megfelelőség esetén engedélyezi a nyilvántartásból való kivételt a Vega rendszeren keresztül. Továbbküldi az SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés részére a dokumentumokat belső postával. Nyilvántartásra kötelezett anyagoknál a kiállított TH jegyet küldi fel az eszközgazdálkodó eTEV jegy helyett. 5.0 HIVATKOZÁSOK, BIZONYLATOK, MÓDOSITÁSOK, HATÁLYON KÍVŰL 5.1 A jelen utasítás az alábbiakra hivatkozik:   

 

  5.2

a 49/2014. (V. 20. MÁV-START Ért. 26.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Értékelési Szabályzatáról MÁV-START 2015. Ért Különszám I. sz.: MÁV-START Zrt. SzMSz - Döntési Hatásköri Lista 6/2012. (IV. 03. MÁV-START Ért. 3.). sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. közbeszerzési szabályzatáról 36/2014. (III. 20. MÁV-START Ért. 17.) sz. vezérigazgatói utasítás a típusszerződések alkalmazásáról Szerződéskötések rendjéről szóló 16/2011. (IX.20. MÁV-START Ért. 5.) számú vezérigazgatói utasításnak és annak pontosítása (2013/6. sz. MÁV-START Értesítő) IEU70 számú Integrált Eljárási Utasítás a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szvt. néven kerül utalásra az utasításban) Jelen rendelkezés a MÁV-SZK Zrt. részére átküldendő


ÉRTESÍTŐ 12 6.0 HATÁLYBA LÉPÉS Ezen utasítás a közzététel napjában lép hatályba. 7.0 MELLÉKLETEK 1. számú melléklet: Üzleti tervezési és nyomon folyamatábra

követési

2. számú melléklet: Beszerzési és aktiválási folyamatábra 3. számú melléklet: Selejtezési folyamatábra 4. számú melléklet: Nem folyamatos leírású tárgyi eszköz és nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezési kimutatása (álló formátum) 5. számú melléklet: Folyamatos leírású tárgyi eszközök selejtezési kimutatása (fekvő formátum) 6. számú melléklet: Nyilatkozat 7. számú melléklet: Tárgyi eszköz beszerzési tervtábla 8. számú melléklet: Selejtezés monitoring tábla

Bihari Lajos s.k. gazdasági igazgató


ÉRTESÍTŐ 13 1. sz. melléklet: Üzleti tervezés és nyomon követés folyamatábrája

Üzleti tervezés folyamata: Kontrolling elindítja az üzleti tervezési folyamatot, előzetesen meghatározza az éves forráskeretet A működési területek felmérik igényeiket, elsődlegesen priorizál és javaslatot tesz az üzleti tervbe építésre

Igények beküldése a területekről

Kontrolling elvégzi a forrásallokációt, meghatározza a végleges tervkeretet

Az üzleti terv alapján a Beszerzés elkészíti a Beszerzési és a Közbeszerzési tervet

Üzleti tervkeret operatív visszatervezése

Nyomon követés folyamata: Havi jelentés beszerzések, felhasználások státuszáról Kontrolling részére

Projektgazda előterjeszti az Operatív terv módosítási javaslatot a Kontrolling részére Operatív terv módosítás folyamata:

Kontrolling az operatív terv módosítási igényt jóváhagyja, illetve DHL szerint felterjeszti a forrásgazdával közösen


ÉRTESÍTŐ 14 2. sz. melléklet: Beszerzési és aktiválási folyamatábra Beruházás előkészítése:

Üzleti tervvel összhangban beszerzési igény ütemezés és átadás a beszerzésnek Üzleti tervvel összhangban a Beszerzés fogadja az igényeket Pályázat indítási (előzetes) Kontrolling

jóváhagyás szignó Beruházás megvalósítása:

Kötelező szervezeti szignók

SZK BLÜ lebonyolítja a beszerzési eljárást

Végleges Kontrolling és Jogi szignó

Szerződéskötés

Lehívás, megrendelés szerződés alapján

projektgazda rögzíti Basware-ben, szkennelve elküldi a Kontrolling részére

Szervezeti és területi átvétel, teljesítésigazolás Teljesítés: Kontrolling: Projekt és feladatnyitás GIR-ben

SZK Beszámoló Készítés STAR a beérkező számlát ellenőrzi, összepontozza Aktiválás: Eszközgazdálkodó bevételez és kiállítja az eTEV jegyet

SZK Beszámoló Készítés START ellenőrzi az adatokat, aktiválja az eszközt GIR-ben

A Kontrolling ellenőrzi az aktivált eTEV jegyet

Az Eszközgazdálkodó aktiválja Vegában, kiadja felhasználóknak


Számla kifizetése

ÉRTESÍTŐ 15 3. sz. melléklet: Selejtezési folyamatábra Eszközgazdálkodó felküldi a selejtezési kimutatást, az aláírt nyilatkozatot, a műszaki szakvéleményt, folyamatos tárgyi eszközök esetében a várható vissznyereményi MFG cikkszám és EWC kód listát A Kontrolling ellenőrzi a beérkezett selejtezési dokumentumokat, DHL szerint engedélyezteti

Gazdasági igazgatói aláírás/ Vezérigazgatói aláírás

Az SZK BLÜ felkérése a selejtezés elvégzésére Az SZK BLÜ lebonyolítja a selejtezést, bontást, vissznyeremény értékesítést, hulladék elszállítást Az Eszközgazdálkodó kivezeti a selejtezett eszközt a Vegából Az Eszközgazdálkodó kiállítja az eTEV jegyet GIR-ből,ellenőrzi az okmányokat, elküldi a selejtezési jegyzőkönyv másolatát az SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés részére

SZK Számvitel Tárgyi Eszköz Könyvelés kivezeti az eszközt GIR-ből Az Eszközgazdálkodó beérkezett számlákkal és bizonylatokkal leirattárazza a dokumentumokat


Értékesíti a vissznyereményi anyagokat, kezeli a hulladékot

ÉRTESÍTŐ 16 4. sz. melléklet: Nem folyamatos leírású tárgyi eszköz és nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezési kimutatása (álló formátum)


ÉRTESÍTŐ 17 5. sz. melléklet: Folyamatos leírású tárgyi eszközök selejtezési kimutatása (fekvő formátum)


ÉRTESÍTŐ 18 6. sz. melléklet: Nyilatkozat

Iktatószám: /201X/START Tárgy: Nyilatkozat Ügyintéző: Telefon:

NYILATKOZAT Tisztelt Gazdasági Igazgató Úr! Csatoltan küldöm felterjesztésre a (telephely megnevezése) /szolghelykód megnevezése/ által összegyűjtött eszközök selejtezési javaslatát. Nyilatkozom, hogy felterjesztett selejtezési kimutatáson szereplő nem folyamatos leírású tárgyi eszközök és nyilvántartásra kötelezett anyagok jelenlegi értéke 0 Ft. Nyilvántartásra kötelezett anyagok selejtezési kimutatás bizonylat számai: Szolgálati hely kód

Bizonylat száma

Tételek száma

Nem folyamatos leírású tárgyi eszközök selejtezési kimutatás bizonylat számai: Szolgálati hely kód

Bizonylat száma

Tételek száma

Folyamatos leírású tárgyi eszközök selejtezési kimutatás bizonylat számai: Szolgálati hely kód

Bizonylat száma

Tételek száma

Helység, dátum

XY telephely/központ vezető

A selejtezést engedélyezem:

XY gazdasági igazgató


ÉRTESÍTŐ 19 7. sz. melléklet: Tárgyi eszköz beszerzési tervtábla 4. Beruházás, felújítás jellemző naturáliái, fajlagos értékei

Naturália megnevezése

Beruházási Beruházási Beruházási Beruházási Beruházási Beruházás Beruházás Fajlagos Mértékegység mennyiség mennyiség mennyiség mennyiség mennyiség mennyiség érték (ezer érték 2015. év 2016. év 2017. év 2018. év 2019. év összesen Ft) db db db db db db db db db db db db db db db db


ÉRTESÍTŐ 20 8. sz. melléklet: Selejtezés monitoring tábla

Szolgálati hely

Selejtezési ügyirat száma

MÁV-START Zrt. selejtezési ügyirat száma

Felterjesztett eszköz (nyilv.köt.a., nem f.t.e., foly. t.e.)

Érkezés dátuma (engedélyezett)

központ

központ

Selejtezett szolg. hely kódszáma


Felterjeszett tétel

Selejtezett tétel

Selejtezés dátuma

Státusz

ÉRTESÍTŐ 21

Szerkeszti: MÁV-START Zrt. Kabinet Felelős kiadó: Zaránd György vezérigazgató


7. SZÁM TARTALOM

Recommend Documents