6. számú melléklet A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Hallgatói Külügyi Testület Szervezeti és Működési Szabályzata A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Egyetemi Hallgatói Képviselete (továbbiakban EHK) a Hallgatói Önkormányzat Alapszabálya 11.§ (8) pontjában kapott felhatalmazás alapján a Hallgatói Külügyi Testület Szervezeti és Működési Szabályzatát (továbbiakban: SZMSZ) az alábbiakban állapítja meg:
1. § Általános rendelkezések (1) A Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Hallgatói Külügyi Testület (a továbbiakban HKT) az Egyetemen jelenlevő nemzetközi hallgatói szervezetek egyeztető fóruma és vezető testülete, az Egyetem Hallgatói Önkormányzata Alapszabályának 11.§ (8) pontja szerint. (2) A HKT hivatalos angol neve: Committee of International Student Relations of Budapest University of Technology and Economics. (3) A HKT székhelye és levelezési címe megegyezik az Egyetemi Hallgatói Képviselet székhelyével és címével. (4) A HKT működési rendjét a HKT jelen Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban SZMSZ) szabályozza. Az SZMSZ elfogadása és módosítása a Koordináló Bizottság javaslatára az EHK jogköre. (5) A HKT célja az Egyetemen jelenlevő nemzetközi hallgatói szervezetek összehangolt működésén keresztül elősegíteni az egyetemi képzést kiegészítő szakmai fejlődést hazai és külföldi programokon keresztül. (6) A HKT legfontosabb feladatai: a.) A HKT tagszervezeteinek SZMSZ-ében foglalt feladatok; b.) A hallgatói mobilitás és szakmai fejlődés elősegítése a HKT tagszervezeteinek munkájának összehangolásán keresztül; c.) A tagszervezetek programjain keresztül az Egyetemre érkező külföldi hallgatók informálása, beilleszkedésének elősegítése; d.) A HKT tagszervezeteiben tevékenykedő hallgatók képviselete nemzetközi fórumokon; e.) Az Egyetem nemzetközi hallgatói szervezetekkel való kapcsolatainak ápolása és erősítése, illetve új kapcsolatok kiépítése; f.) Együttműködés a magyarországi felsőoktatási intézményekben működő külügyekkel foglalkozó diákszervezetekkel, a kapcsolatok kiépítése, az információáramlás rendszeressé tétele, diákcsereprogramok és konferenciák szervezése;
g.) A külügyi információk beszerzése és továbbadása érdekében a már meglevő kapcsolatok fenntartása és továbbépítése hazai és külföldi, felsőfokú tanulmányi- és egyéb képzési programokkal foglalkozó szervezetekkel; h.) Kapcsolattartás az Egyetem nemzetközi kapcsolatokkal foglakozó szervezeteivel; i.) Az ösztöndíjakkal, csereprogramokkal, konferenciákkal, találkozókkal, diáktáborokkal, nemzetközi diákélettel kapcsolatos információk áramoltatási rendszerének kialakítása, működtetése;
2. § A HKT szervezeti felépítése (1) A HKT önálló tagszervezetekből áll, vezető testülete a Koordináló Bizottság (továbbiakban: KB). (2) A HKT tagszervezete lehet minden olyan nyilvántartásba vett egyetemi kör, a.) amelynek elsődleges céljai összeegyeztethetők a 1.§ (6) pontban foglaltakkal; b.) amely felvételét a HKT-ba kéri; c.) amelyet a HKT KB egyszerű többséggel, az EHK egyetértésével tagszervezetté fogad; (3) A HKT teljes jogú tagszervezetévé válni 1 éves próbaidő után lehet. A felvételét kérő egyetemi kör a felvétel elindításához írásban megküldi kérelmét és a szervezet bemutatkozó anyagát a HKT és az EHK elnökének. A felvétel engedélyezéséről az EHK és a HKT KB 15 napon belül határoz, határozat hiányában a felvételt engedélyezettnek kell tekinteni. Az 1 éves próbaidő a HKT KB elfogadó határozatától számítandó. (4) Próbaidő alatt a tagszervezet képviselői a KB üléseit csak tanácskozási joggal látogathatják, a HKT-tól támogatásban nem részesülhetnek. A próbaidő letelte után a tagszervezet automatikusan teljes jogú taggá válik. (5) A próbaidő alatt a HKT a tagszervezet tagságát indoklás nélkül, a HKT KB egyszerű többségi döntésével megszűntetheti. (6) A HKT tagszervezet tagsága megszűnik, ha a.) a tagszervezet valamilyen okból elveszti nyilvántartott egyetemi kör státusát, vagy b.) a tagszervezet tagsága megszüntetését önként kéri, vagy c.) a tagszervezetet a HKT KB kizárja a tagok sorából. (7) Teljes jogú HKT tagszervezet kizárását a KB bármely tagja indítványozhatja. A kizárásról a HKT KB az összes szavazati jogú tag kétharmadának támogató szavazatával hozhat döntést. (8) Teljes jogú tag kizárásról szóló döntést írásban indokolni kell. A kizárás oka lehet különösen, hogy a tagszervezet nem felel meg az egyetemi körként való működés feltételeinek, illetve elsődleges céljaiban olyan változás állt be, mely a továbbiakban nem összeegyeztethető a HKT céljaival. (9) A kizáró döntés ellen a kizárt tagszervezet a döntés közlésétől, ennek hiányában tudomására jutásától számított 15 napon belül fellebbezéssel élhet az EHK elnökénél.
(10) A HKT elnöke a tagok sorában bekövetkező bármely változásról 8 napon belül írásban tájékoztatja az EHK elnökét. (11) A HKT tagszervezeteit jelen SZMSZ 1. számú melléklete (Tagszervezetek listája) sorolja fel, melyet a tagszervezetek felvételére és kizárására vonatkozó szabályok betartása mellett a HKT KB saját hatáskörben gondoz. A tagszervezetek listájára fel kell venni a próbaidős tagokat is „próbaidős” megjelöléssel, és a próbaidő letelte napjának feltüntetésével. A tagszervezetet listáját a HKT honlapján nyilvánosságra kell hozni.
3. § A Koordináló Bizottság (1) A KB a HKT operatív vezető testülete. A KB elnöke a HKT elnöke. A KB üléseit a HKT elnöke hívja össze és vezeti. (2) A KB szavazati jogú tagjai a KB elnöke, a tagszervezetek elnökei, továbbá tagszervezetenként egy, a tagszervezetek által delegált tagok. (3) Az EHK a HKT KB-ba egy tanácskozási jogú tagot delegál. (4) A KB tagjainak mandátuma egy évre, minden év őszi féléve szorgalmi időszakának első napjától a következő tanév őszi féléve szorgalmi időszaka előtti utolsó napig tart. (5) A KB tagjainak választásáról a tagszervezetek maguk gondoskodnak. (6) A KB rendkívüli ülése az alakuló ülés, melyet a szorgalmi időszak első két hetének valamelyik napjára a HKT KB elnöke hív össze. Az alakuló ülés résztvevői bemutatják delegálásukról szóló tagszervezeti döntéseik jegyzőkönyveit a HKT KB elnökének. (7) Amennyiben bármely KB tag úgy gondolja, hogy egy KB tag (beleértve az elnököt) nem megfelelően látja el a feladatait, úgy rendkívüli ülést hívhat össze. (8) A HKT KB tag tagsága megszűnik, a.) b.) c.) d.)
a HKT elnöke esetén az elnöki tisztség elvesztésével; tagszervezeti elnökök esetén a tagszervezet elnöki tisztségének elvesztésével; tagszervezeti delegált esetén akkor, ha a tagszervezet a tag helyére új delegáltat küld; EHK delegált esetén akkor, ha a tag helyére az EHK új képviselőt delegál.
(9) A Koordináló Bizottság jogai és feladatai a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.)
a Tagszervezetek érdekképviselete minden fórumon; meghozni a HKT működésével kapcsolatos döntéseket; megvitatni és jóváhagyni a beterjesztett indítványokat; kapcsolatot tartani az egyetem külügyi kapcsolatokért felelős szervezeteivel; a HKT feladatainak megvalósítása érdekében indított projektek koordinálása; elkészíteni a HKT féléves költségvetését és beszámolóját; a HKT mindenkori SZMSZ-ének betartása és betartatása; a HKT mindenkori SZMSZ-ének módosítására javaslat készítése az EHK felé; az EHK-val való együttműködés és kapcsolattartás.
4. § A KB működése (1) A HKT KB rendes ülését össze kell hívni: a.) szorgalmi időszakban legalább havonta; b.) vizsgaidőszakban és nyáron legalább kéthavonta; c.) a KB bármely tagjának illetve az EHK elnökének kérésére az írásbeli közléstől számított egy héten belül; (2) A KB üléseit a KB elnöke hívja össze. Az ülések nyilvánosak. Indokolt esetben az elnök vagy a tagok egyszerű többsége zárt ülést rendelhet el. (3) Amennyiben az elnök a 4. § (3) pontban megadott határidőn belülre nem hívja össze az ülést, az azt kérvényező tag válik jogosulttá az összehívásra. Az ilyen ülések levezető elnöke akkor is az összehívó tag, ha azon a HKT elnöke megjelenik. Az ülésre egyebekben a rendes ülésekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. (4) Az ülés összehívója köteles az ülés előtt legalább 5 naptári nappal korábban írásban értesíteni a testület tagjait az ülés időpontjáról, helyéről, napirendjéről. (5) Egy tagszervezet delegáltjának akadályoztatása esetén különösen indokolt esetben a tagszervezet adott gyűlés kihirdetését követő három napon belül helyettest jelölhet ki tagszervezetének teljes jogú tagjai közül. Ez a személy a következő gyűlésen szavazati joggal rendelkezik, amennyiben azt a KB elnöke jóvá hagyja. (6) Amennyiben valamely napirendi pontról titkos szavazást kell tartani a szavazatok megszámolásáért 2 szavazatszámláló felel. A szavazatszámlálókat a KB ülés elején konszenzussal kell megválasztani. (7) A KB ülésén határozat csak a napirendi pontokhoz kapcsolódóan születhet. A kiküldött napirendhez képest új pont napirendre tűzése csak az összes tag kétharmadának támogató szavazatával lehetséges. (8) Határozatképes a KB egyszerű többséget igénylő kérdésekben, ha szavazati jogú tagjainak több mint fele jelen van. Ha a határozatképesség nem elérhető, a KB elnöke minimum 3 nappal későbbre újra összehívhatja a KB ülését, amely a létszámtól függetlenül határozatképes. (9) Határozatképes a KB minősített többséget igénylő kérdésekben, ha minden szervezet legalább egy delegáltja valamint a KB elnöke jelen van. Ha a határozatképesség nem elérhető, a javaslatról a következő ülésen kell szavazni. Amennyiben a határozatképesség a javaslatot tárgyaló második ülésen sem elérhető, a KB ülését minimum 3 nappal későbbre bármely szavazati jogú KB tag összehívhatja. A javaslatról szóló ezen harmadik ülés alkalmával a KB határozatképes, ha a szavazati jogú tagok több, mint a fele jelen van.
(10) Egyszerű többségnek nevezzük, ha a KB jelenlevő szavazati jogú tagjainak több mint fele igennel szavaz egy javaslatra. (11) Minősített többség, ha a KB jelenlevő szavazati jogú tagjainak minimum 2/3-a igennel szavaz egy javaslatra. (12) A KB-t érintő személyi kérdésekben a KB titkosan szavaz. Ezen javaslatok megszavazása minősített többséget igényel. (13) A szervezetek HKT tagságát érintő, valamint a HKT támogatása tagszervezetek közötti elosztásának kérdéseiben a KB nyíltan szavaz. Ezen javaslatok megszavazása minősített többséget igényel. (14) A KB állásfoglalásait a 4.§ (12) és (13) pontjában leírtak kivételével egyszerű szótöbbséggel hozza. (15) A KB üléseiről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza az ülésen megjelentek nevét, a testület határozatait a szavazati arányokkal. A jegyzőkönyveket az üléstől számított egy héten belül nyilvánosságra kell hozni.
5. § A HKT elnöke (16) A HKT és a HKT KB elnöke egyazon személy. Az elnök felelősséggel tartozik a HKT működéséért. E felelősséget a HKT KB határozatainak aláírásával gyakorolja. (17) A HKT elnökét a HKT KB választja tagszervezetei tagjai közül, titkos, minősített többséget igénylő
szavazással,
visszahívásáig,
lemondásáig,
illetve
tagszervezeti
tagságának
megszűnéséig, de legfeljebb egy évre. Ugyanaz a személy legfeljebb összesen 36 hónapig töltheti be az elnöki tisztséget. (18) A HKT elnökét a HKT KB minden év március 1-jétől a következő év február utolsó napjáig tartó mandátumra választja. (19) A HKT elnöke nem lehet tagszervezet vezető tisztségviselője. A HKT elnöke pártatlan a HKT tagszervezeteinek irányában. (20) A HKT elnökválasztó ülését minden év február 1. és február 29. között kell megtartani. Amennyiben az ülésen egy jelölt sem szerzi meg a szükséges többséget, vagy a választás bármely más okból eredménytelen, az ülést 10 napon belül meg kell ismételni. (21) Amennyiben a HKT március 1-jéig sem választja meg új elnökét, a régi elnök mindaddig, amíg utódját meg nem választják, de legfeljebb 2 hónapig, hivatalban marad. A határidő elteltével a HKT elnökét az EHK választja meg. (22) A HKT elnöke a.) képviseli a HKT-t külső szervek előtt, illetve egyetemi fórumokon, valamint minden olyan egyetemi testületben, ahol a HKT tagszervezeteit érintő kérdések merülnek fel;
b.) kapcsolatot tart a Hallgatói Önkormányzat egyetemi szintű tisztségviselőivel, a Kari Hallgatói Önkormányzatok vezetőivel, az egyetemen működő hallgatói és más szervezetek vezetőivel; c.) összehívja, szervezi és vezeti a HKT KB üléseit, operatív munkáját, ellenőrzi határozatainak végrehajtását, irányítja a HKT gazdálkodását; d.) javaslatot tesz a KB üléseinek napirendjére, e.) HKT KB üléseken köteles beszámolni az HKT a két ülés között eltelt időszakban végzett munkájáról; f.) köteles fogadóórát tartani szorgalmi időszakban hetente, vizsgaidőszakban kéthetente; g.) mandátumának lejártakor köteles gondoskodni a HKT munkájának folytonosságáról, a folyó ügyeket, információkat, okmányokat, iratokat rendben átadni az új elnöknek; h.) feladatait és jogait a HKT KB hozzájárulásával a HKT KB bármely tagjára átruházhatja, melyek tovább nem ruházhatók; i.) gyakorolja egyetemi szabályzatokban biztosított jogait; j.) a HKT nevében a Diákközpontban a HKT támogatása terhére kifizetést kezdeményezhet.
6. § EHK együttműködés (1) A HKT az Egyetem szervezeti felépítésében az EHK véleményező bizottsága, vele kétoldalúan együttműködő szervezet. (2) Az együttműködés részletei a HKT oldaláról: a.) A HKT támogatja az EHK-t, annak az oktatás színvonalának emelését érintő feladataiban, az 1.§ 6. pontjában foglaltak szerint. b.) A HKT biztosítja a programjain történő megjelenést az EHK számára. c.) A HKT munkájáról félévente írásos beszámolót készít az EHK számára, amelyben a tagszervezetek és a HKT rendezvényeit, tevékenységeit összegzi. d.) A HKT félévente éves költségvetéséről illetve annak teljesítéséről írásos beszámolót készít az EHK részére, valamint azt a HKT elnöke adott EHK ülésen személyesen prezentálja. e.) Az EHK a KB-ba egy tanácskozási joggal rendelkező személyt delegál, aki részt vesz a HKT-t érintő munkában és döntéselőkészítésben. (3) Az együttműködés részletei az EHK oldaláról: a.) Az EHK a HKT működéséhez az EHK által szükségesnek tartott méretű iroda egyetemi belső bérleti díjával támogatja a HKT-t, mely összeget a HKT köteles az Egyetemen belüli iroda bérlésére fordítani. b.) Az EHK rendes költségvetésében évente támogatja a HKT működését, ennek mértékét a következő változók alapján határozza meg: - Bejövő hallgatók száma (a hallgatói normatíva 1,68%-a/fő) - Bejövő hallgatók a HKT tevékenységének keretén belül az országban töltött ideje (a hallgatói normatíva 0,25%-a/fő/hét) - Kimenő hallgatók száma (a hallgatói normatíva 5,88%-a/fő) - Kimenő hallgatók a HKT tevékenysége keretén belül külföldön töltött ideje (a hallgatói normatíva 0,84%-a/fő/hét) c.) Az EHK a rendes támogatási összegen túl rendkívüli támogatás elnyerésére is lehetőséget ad a HKT szervezetei szakmai rendezvényeinek lebonyolításához, amely mindig eseti elbírálás alá esik. d.) Az 1.§ 9. pontjában felsorolt feladatok ellátására szervezett programok számára a termek bérlését a Hallgatói Önkormányzat számára megszabott áron biztosítja.
e.) Az 1.§ 9 pontjában felsorolt feladatok ellátására szervezett programok népszerűsítése érdekében a HÖK információs csatornáin megjelenést biztosít. f.) Az EHK delegált kötelessége a HKT tevékenységéről rendszeresen beszámolót tartani az EHK ülésein.
7. § A HKT gazdálkodása (1) A HKT naptári évet követő éves költségvetés szerint gazdálkodik. (2) A HKT témaszámait a Diákközpont vezeti, a témaszámokon utalványozási joga a Diákközpont igazgatójának és az EHK elnökének van. (3) Kifizetés kezdeményezéséhez a HKT elnöke és az EHK által delegált HKT tag aláírásával lehetséges. A kifizetés jogszerűségéért a két aláíró személyesen felel. (4) A HKT saját költségvetésében forrásai egy részét saját, központi céljaira tartja fenn, másik részével tagszervezeteit támogatja saját maga által meghatározott módon. (5) A tagszervezetek az általuk kapott támogatás felhasználásáról pontosan olyan módon és határidőben kell elszámoljanak a HKT felé, ahogy a HKT arról a támogatást adó szervezet felé elszámolni köteles.
8. § Záró rendelkezések (1) A HKT jelen Szervezeti és Működési Szabályzatát az EHK 2009. x. hó y-án fogadta el, ezzel hatályát veszti minden korábban a HKT-re vonatkozó szabályozás. (2) A HKT SZMSZ-ének módosítását az EHK és a HKT is kezdeményezheti.
