Raadsvoorstel
Agendanummer: Datum raadsvergadering:
6 maart 2014
Onderwerp:
Samenwerking IJsselgemeenten
Gevraagde Beslissing:
Te besluiten om: 1. Kennis te nemen van de Gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten als uitwerking van het op 4 oktober 2012 ondertekende convenant betreffende de ambtelijke samenwerking in de bedrijfsvoering met de gemeente Capelle aan den IJssel; 2. Op grond van artikel 1 lid 2 Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) het college van BenW toestemming te verlenen tot het aangaan van de Gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten.
Aan de gemeenteraad van Krimpen aan den IJssel Krimpen aan den IJssel, 6 maart 2014
In september 2011 hebben de colleges van de gemeenten Capelle aan den IJssel (verder: Capelle) en Krimpen aan den IJssel (verder: Krimpen) de intentie uitgesproken om te komen tot een vorm van ambtelijke samenwerking in de bedrijfsvorming tussen beide gemeenten. In vervolg op dit gezamenlijke besluit is aan de Holland Consulting Group (HCG) gevraagd om te onderzoeken op welke vakgebieden de gemeenten kunnen samenwerken en hoe de samenwerking georganiseerd zou moet worden. Van begin februari tot half maart 2012 heeft HCG het gevraagde onderzoek uitgevoerd. De onderzoeksresultaten zijn vervolgens verwoord in het door HCG op 28 april 2012 uitgebrachte rapport “Samenwerken aan de IJssel: eindrapportage vooronderzoek gemeentelijke samenwerking”. Naar aanleiding van het rapport van HCG is door beide colleges uitgesproken om de beoogde ambtelijke samenwerking in de bedrijfsvoering te concretiseren. Hieraan is invulling gegeven door het aangaan van een convenant op 4 oktober 2012. Op basis van de aanbevelingen van HCG zijn in het convenant het doel van en de visie op de samenwerking beschreven. Daarbij zijn de uitvoeringsonderdelen Sociale Zaken (verder: SoZa) en ICT&Automatisering benoemd als de (meer complexe) vakgebieden ten aanzien waarvan de samenwerking op korte termijn kunnen worden gerealiseerd. Aan de gemeentesecretarissen
van beide gemeenten werd vervolgens de opdracht verstrekt om de samenwerking tot stand te brengen. Bij de ambtelijke voorbereiding rondom de oprichting van het Werkplein IJsselgemeenten is eind 2012 de gemeente Zuidplas (verder: Zuidplas) uitgenodigd om te participeren in de nieuwe uitvoeringsorganisatie Sociale Zaken binnen de samenwerking. Om die reden heeft de gemeentesecretaris van Zuidplas zich vanaf die periode aangesloten bij een ambtelijk Kernteam, bestaande uit de gemeentesecretarissen, twee projectleiders (voor SoZa en ICT) en twee procesmanagers. Dit Kernteam geeft sturing aan een project-organisatie die verder is opgebouwd uit project- en werkgroepen voor SoZa en ICT, bestaande uit leidinggevenden en medewerkers van deze organisatieonderdelen uit de drie deelnemende gemeenten, aangevuld met leden van de Ondernemingsraden van de drie gemeenten. Voor deze brede opzet van de projectorganisatie is gekozen om optimaal gebruik te kunnen maken van alle aanwezige expertise en daarmee tegelijkertijd een breed ambtelijk draagvlak te creëren voor de samenwerking. Ons college is periodiek op de hoogte gebracht van de voortgang. Zowel via een bestuurlijk overleg met de drie portefeuillehouders samenwerking als via het reguliere proces in de collegevergaderingen door de gemeentesecretaris. Wij hebben uw Raad periodiek op hoofdlijnen geïnformeerd via onze raadsinformatiebrieven, Op 15 oktober 2013 heeft het college van BenW van Zuidplas besloten om onder voorwaarden mee te willen doen aan de beoogde samenwerking tussen Capelle en Krimpen, echter vooralsnog alleen in de uitvoeringsorganisatie SoZa. Op 21 januari 2014 heeft het college van B&W van Zuidplas besloten dat de informatie over de vier door haar gestelde voorwaarden voor het oprichten van een GR op dit moment onvoldoende is om een volwaardig en gewogen besluit aan de gemeenteraad voor te leggen voor de gemeenteraadsverkiezingen van 19 maart 2014. Het college BenW van Zuidplas is van mening dat samenwerking met Capelle aan den IJssel en Krimpen aan den IJssel op het terrein van Werk en Inkomen wel de juiste richting is en ziet aansluiting door andere gemeenten, zoals Gouda en K5 daarbij als een extra ambitie.
2. Waarom samenwerken? In het rapport “Samenwerken aan de IJssel” van HCG (verder: rapport HCG), de notitie “Samen aan de IJssel” (verder: de Notitie) en in het Convenant “Samenwerken aan de IJssel” (verder: Convenant) zijn het doel van en de visie op de samenwerking uitvoerig beschreven. Samengevat komt het op het volgende neer: 2.1
2
Argumenten voor samenwerking De Nederlandse gemeenten zich in een steeds interessanter, uitdagender en daardoor ook complexer speelveld bevinden; Gemeenten steeds meer taken overnemen van het Rijk en de provincies, zonder dat de daarbij behorende financiële middelen in voldoende mate worden overgeheveld; Tegelijkertijd de gemeenten daar bovenop geconfronteerd worden en zullen worden met de gevolgen van verdere bezuinigingen op de rijksbegroting;
Het steeds compacter worden van de (gemeentelijke) overheid ertoe noopt om als gemeenten het werk gezamenlijk aan te pakken; Veel gemeenten dan ook de samenwerking zoeken om bestaande en nieuwe werkzaamheden beter te kunnen uitvoeren; Ook de gemeenten Capelle, Krimpen en Zuidplas nut en noodzaak van intergemeentelijke samenwerking onderkennen; In het door de HCG uitgebrachte rapport ‘Samenwerken aan de IJssel’ is aangegeven dat voor Capelle en Krimpen tal van mogelijkheden tot samenwerking bestaan, met daarbij goede kansen voor uitbreiding van de samenwerking via deelname van andere gemeenten, in dit geval Zuidplas;
2.2 Doel van de samenwerking Doelstelling van de samenwerking is het bereiken van gezamenlijke synergievoordelen in kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en efficiency. Indien we alle ingrediënten bij elkaar voegen ontstaat het volgende beeld van een nieuwe uitvoeringsorganisatie:
Cultuur: Ondernemend Resultaatgericht Professioneel Lerend
Structuur: Zo plat mogelijk Netwerkorganisatie Slagvaardig Toekomstbestendig en dus: in ontwikkeling
Proces: Lean, efficiënt en effectief Klantgedreven Outputgestuurd Gecontroleerd vertrouwen
Randvoorwaarden: Eén locatie Winkel blijft open tijdens verbouwing Aantoonbare synergievoordelen
Het beeld van de nieuwe uitvoeringsorganisatie zal nader worden uitgewerkt in een op basis van de nu vast te stellen gemeenschappelijke regeling op te stellen organisatieverordening en een nader te beschrijven management- en besturingsfilosofie. Ons college is er van overtuigd dat wij zonder samen te werken in de toekomst moeite zullen hebben om invulling te kunnen geven aan alle werkzaamheden die ons op het terrein van SoZa de komende jaren staan te wachten. Samen met de andere deelnemende gemeenten verwachten wij dat het grootste synergievoordeel in algemene zin moet worden gevonden in de beperking van de “overhead “ binnen de nieuwe uitvoeringsonderdelen SoZa en ICT. Daar zetten wij zwaar op in. Wij komen daar op terug in de financiële paragraaf.
3
2.3 Visie op de samenwerking De gemeenten gaan de samenwerking aan op basis van de volgende toekomstvisie. De gemeenten werken samen op het gebied van de bedrijfsvoering. Om de samenwerking te ondersteunen maken de drie gemeentelijke organisaties zoveel mogelijk gebruik van dezelfde computer hardware en software. Aan de samenwerking is (juridisch) vorm gegeven op de manier die leidt tot maximale effectiviteit en efficiency. Vanuit deze invalshoek zijn om te beginnen met de uitvoeringsorganisaties Sociale Zaken en ICT de werkzaamheden voor de deelnemende gemeenten zo veel mogelijk georganiseerd in één afdeling SoZa en één afdeling ICT, beide onder éénhoofdige leiding. Waar het creëren van afdelingen die de deelnemende gemeenten bedienen (nog) niet aan de orde is, kan gebruik gemaakt worden van andere samenwerkingsvormen zoals het over en weer detacheren van medewerkers, het aan elkaar uitbesteden van werk, projectmatig (samen) werken of bundelen van werkzaamheden. Omdat de samenwerking alleen de bedrijfsvoering betreft behoort deze tot het domein van de gemeentesecretarissen. In vervolg op de opdracht die de colleges hen hebben gegeven, wordt de samenwerking door de gemeentesecretarissen vorm gegeven en onderhouden. De colleges en gemeenteraden worden door de gemeentesecretarissen geïnformeerd over relevante ontwikkelingen.
3. Randvoorwaarden samenwerking Bij die gemeenschappelijke regeling wordt een zelfstandige bestuurlijke entiteit in het leven geroepen. Op basis van het rapport van HCG zijn in het convenant de organisatorische en juridische randvoorwaarden voor de ambtelijke samenwerking geformuleerd. In essentie gaat het om het volgende. De gemeenschappelijke regeling: krijgt rechtspersoonlijkheid; richt zich op uitvoering van de taken zoals beschreven in het convenant; de ambtelijke bedrijfsvoering, te beginnen met de onderdelen SoZa en ICT&Automatisering. wordt zodanig ingericht dat verbreding mogelijk is, zowel met andere onderdelen van de ambtelijke bedrijfsvoering als met deelnemers. Uiteindelijk kan dit leiden tot een gemeenschappelijke eenheid bedrijfsvoering, die meerdere (zelfstandige) gemeenten kan bedienen. wordt qua bestuurlijke inrichting en werkwijze zo “licht” mogelijk ingevuld, niet zwaarder dan beslist nodig is voor de uitoefening van de er in onder te brengen taken; biedt waarborgen om de doelstelling van de samenwerking, het behalen van gemeenschappelijk synergievoordelen in kwaliteit, continuïteit, flexibiliteit en efficiency, te kunnen behalen; heeft een ambtelijke organisatie, zoals hierboven beschreven, met aan het hoofd een directeur. biedt waarborgen voor de uitdrukkelijke wens van de gemeenten om de eigen zelfstandigheid en eigen identiteit te kunnen behouden.
4
is een uitvoeringsorganisatie: formulering en vaststelling van beleid blijft het primaat van de gemeenten.
4. Organisatie en juridische vormgeving samenwerking In literatuur en uitvoeringspraktijk zijn in algemene zin vele mogelijkheden beschreven en in de praktijk uitgevoerd. Samengevat komt het op het volgende neer.
4.1 Organisatie In algemene zin worden vier modellen beschreven, waarin gemeentelijke samenwerking georganiseerd kan worden: Netwerkconcept: (ambtelijke samenwerking in een losse structuur) Matrixmodel: (gemeenten verrichten over en weer taken voor elkaar) Centrumgemeente: (een gemeente voor taken uit voor de andere(n)) Shared service center (vanuit een nieuw gevormde organisatie worden taken verricht voor verschillende gemeenten)
4.2 Juridische vormgeving Wat betreft de juridische vormgeving wordt een onderscheid gemaakt tussen publiekrechtelijk en privaatrechtelijke samenwerkingsvormen. De mogelijkheden in het privaatrecht bestaan enerzijds uit het oprichten van privaatrechtelijke rechtspersonen (stichtingen, verenigingen en vennootschappen) en anderzijds uit het sluiten van privaatrechtelijke overeenkomsten. Publiekrechtelijke samenwerking vindt in het algemeen plaats binnen het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr). Mogelijke samenwerkingsconstructies op grond van de Wgr zijn:
Openbaar lichaam:
(zelfstandige rechtspersoon, kan eigen personeel in dienst nemen of werken met detacheringen); Gemeenschappelijk orgaan: (beperkte rechtspersoonlijkheid, personeel is in dienst van of gedetacheerd bij een van de deelnemers); Centrumgemeente: (oefent bevoegdheden uit voor de andere gemeente, personeel is in dienst van of gedetacheerd bij centrumgemeente); Regeling zonder meer: (personeel is in dienst van de eigen gemeente).
5. Organisatie samenwerking Voor het bereiken van de synergievoordelen die de samenwerking moet opleveren verdient het aanbeveling om de nieuw te vormen uitvoeringsonderdelen onder te brengen in één organisatiestructuur, waarin wordt gewerkt met een op die structuur gerichte visie en managementfilosofie. Dit biedt namelijk de beste basis voor het ontwikkelen van uniforme werkprocessen, het bereiken van een éénduidige cultuur binnen de nieuwe organisatie en
5
het toepassen van uniforme arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers die gaan samenwerken. Het vormen van één organisatie is ook nodig om een heldere besluitvormingsstructuur te bieden en daardoor te voorkomen dat het wiel steeds opnieuw moet worden uitgevonden. Binnen de gestelde randvoorwaarden en verdere uitgangspunten zijn uiteindelijk twee organisatievormen die aan al onze eisen zouden kunnen voldoen. Dat zijn de centrumgemeente en het shared service center. De dienstverlening wordt in beide situaties aangeboden vanuit één organisatorische eenheid, met alle hierboven genoemde voordelen. Vanuit de gedachte dat de deelnemende gemeenten de wens hebben uitgesproken om de eigen zelfstandigheid en de eigen identiteit in de samenwerking te willen behouden, is het shared service center van deze twee opties de meest voor de hand liggende organisatievorm. Een nieuwe organisatie, waarbij de deelnemende gemeenten – in tegenstelling tot de centrumgemeente – volledig de eigen identiteit kunnen behouden en die volledig past binnen alle uitgangspunten en randvoorwaarden die aan de samenwerking zijn gesteld.
6. Juridische vormgeving samenwerking. 6.1 Huidige wettelijke mogelijkheden in de Wgr Gelet op de in paragraaf 3 geformuleerde randvoorwaarden van de samenwerking en de in paragraaf 5 genoemde optimale organisatorische vorm van de samenwerking (shared service center) kan worden geconcludeerd dat van de vier mogelijke juridische samenwerkingsvormen, zoals genoemd in de Wgr, er drie afvallen.
De “regeling zonder meer” is geen optie, om reden dat deze vorm te weinig houvast biedt om de samenwerking organisatorisch in te kaderen; Een gemeenschappelijk orgaan wordt juist ingezet waar het gaat om enkelvoudige samenwerking of afstemming tussen gemeenten, terwijl de voorliggende beoogde samenwerking zich in meer brede zin van de bedrijfsvoering zal ontwikkelen. Daarmee komt ook deze optie te vervallen; De constructie van centrumgemeente biedt onvoldoende mogelijkheden om de uitgangspunten van de eigen zelfstandigheid en de eigen identiteit van de deelnemende gemeenten te behouden, een wens die vooral door u als gemeenteraad zwaar wordt meegewogen.
Uiteindelijk blijft de vorming van een zelfstandige rechtspersoon in de vorm van een openbaar lichaam (de GR IJsselgemeenten) over als meest geschikte samenwerkingsvorm over. Om reden dat in de beoogde samenwerking in de bedrijfsvoering uitsluitend bevoegdheden van de twee colleges van BenW worden overgedragen aan de nieuwe rechtspersoon en géén bevoegdheden van de drie gemeenteraden en de drie burgemeesters, kunnen we o.g.v. de Wgr volstaan met de meest “lichte” variant van deze rechtsvorm, de zogenaamde “collegeregeling”. Dat betekent dat alle thans bestaande bevoegdheden van uw Raad op de terreinen van samenwerking (SoZa en ICT) gewoon in stand blijven. Daarmee is dan ook de democratische legitimiteit betreffende de GR volledig gewaarborgd. Uw Raad levert tenslotte geen enkele bevoegdheid in, maar behoudt deze ten volle en over de gehele breedte. 6
Een vaak bij de totstandkoming van een GR gehoorde klacht is die van de bestuurlijke drukte. De “lichte”variant van de GR biedt voldoende mogelijkheden om bestuurlijke drukte te voorkomen. Wij stellen een variant voor waarbij het Algemeen bestuur (verder AB) zal bestaan uit vier door de twee deelnemende colleges van BenW te benoemen leden, niet zijnde de burgemeesters (elk college benoemt 2 leden van het AB). De “lichte” variant biedt de mogelijkheid om de leden van het AB ook te benoemen in het dagelijks bestuur (verder DB). Van die mogelijkheid willen wij ook gebruik maken, teneinde de bestuurlijke drukte volledig weg te nemen en te volstaan met een klein AB, dat tevens DB vormt. Het AB/DB zal ambtelijk worden ondersteund door een secretaris. Deze secretaris is tevens directeur van de ambtelijke organisatie van de GR. De directeur wordt door het AB benoemd ( en ontslagen) Voor een volledig overzicht wordt verwezen naar de bijgevoegde GR IJsselgemeenten met de artikelsgewijze toelichting.
6.2. Toekomstige ontwikkelingen Voor een GR op het gebied van bedrijfsvoering en uitvoeringstaken is in de praktijk behoefte ontstaan aan een samenwerkingsvorm, die niet wordt belast met een “zware” bestuursstructuur. De gedachte is dat taken op het gebied van de bedrijfsvoering naar hun aard, vanwege het beleidsneutrale karakter niet vragen om een zware bestuurlijke aansturing. Voor een slagvaardige aansturing is echter wel rechtspersoonlijkheid vereist. Om die reden ligt momenteel een wijziging van de Wgr voor, om een nieuwe samenwerkingsvorm met rechtspersoonlijkheid en een enkelvoudig bestuur te introduceren onder de naam “bedrijfsvoeringsorganisatie”. Op grond van het huidige wetsvoorstel wordt deze nieuwe samenwerkingvorm ook ingesteld bij een “collegeregeling”, waaraan uitsluitend colleges van BenW deelnemen. Het is momenteel nog niet bekend wanneer deze wijziging zal ingaan. Bij de totstandkoming van de voorliggende “lichte” GR IJsselgemeenten hebben wij zoveel mogelijk rekening gehouden met de ontwikkelingen van het wetsvoorstel en zijn als het ware voorgesorteerd op deze toekomstige vorm van samenwerking. Naar verwachting kunnen we na invoering van het wetsvoorstel zonder veel problemen direct omschakelen naar deze nieuwe juridische samenwerkingsvorm en hebben op die manier nu al een “GR 3.0” ontwikkeld.
7. Financiën 7.1 Uitgangspunten De IJSSEL-organisatie werkt voor twee colleges. De kosten van de IJSSEL-organisatie moeten op een bepaalde wijze aan de gemeenten worden toegerekend. Voor alle duidelijkheid het betreft de toerekening van de (interne) kosten van de IJSSEL-organisatie zelf (personeel, ICT, huisvesting e.d.). Uitgangspunten van de verrekensystematiek Verdeel kosten en opbrengsten op basis van solidariteit en billijkheid; Werk alleen met het doorbelasten van extra kosten in de uitvoering als dit opweegt tegen de kosten van het doorbelasten; geen “factuurfabriek”. Naast gezamenlijkheid en vertrouwen zijn eenvoud en overzichtelijkheid uitgangspunt;
7
Gerealiseerde besparingen gaan terug naar de bestuurlijke opdrachtgever(s) op basis van de vastgestelde kostenverdeelsleutels.
7.2 Werkwijze Om transparant, efficiënt en flexibel te zijn, gaat de IJSSEL-organisatie werken met basispakketten. Iedere gemeente krijgt hetzelfde basispakket geleverd. De colleges stellen in gezamenlijkheid de omvang en inhoud van het basispakket vast die de afdelingen van de IJSSEL-organisatie gaan leveren. Het werken met basispakketten past bij de kernbegrippen ‘vertrouwen’ en ‘gezamenlijkheid’. Door standaardisatie en het niet afzonderlijk toerekenen van elk product of dienst houden we de pakketten en kostenverrekenactiviteiten zo efficiënt, dus zo goedkoop, mogelijk. Hoe meer taken in het basispakket kunnen worden opgenomen, hoe beter de efficiëntiedoelstelling kan worden bereikt. Pluspakketten Wanneer een college extra producten of diensten bovenop de basispakketten wenst af te nemen worden deze opgenomen in een pluspakket. Dit maatwerk past bij onze kernwaarde ‘ruimte voor diversiteit’. Op deze wijze kan een college invulling geven aan zijn bestuurlijke ambities en lokale eigenheid. De IJSSEL-organisatie zal de kosten voor het pluspakket inzichtelijk maken. Bij het vaststellen van het gewenste pluspakket dient het college dan ook de middelen ter beschikking te stellen. Basispakketten Bij de basispakketten zullen wij de kostenverdeelsleutels laten aansluiten bij de werkelijke inzet per gemeente. De kosten voor de basispakketten mogen niet hoger zijn dan de financiële middelen die nu door de gemeenteraden voor dezelfde taken ter beschikking zijn gesteld.
7.3 Kengetallen verrekening Kengetallen en uitgangspunten voor de samenwerking en uitwerking verdeelsleutels: Raming 2014 Salarisbudget SoZa Participatiebudget (werk-deel) Salarisbudget ICT e Inwonerbijdrage ICT vanaf 4 jaar Huisvesting ( per fte) ICT ( per fte) Opslag (voor overhead Communicatie, P&O, JZ en Financiën) Opleidingen Individueel loopbaan budget Overige personeelskosten Accountantskosten
Op basis van 115 FTE Volledig op basis van beschikking rijk 37,3 FTE € 28 + indexatie € 8.971 (benchmark (t-2) – 37% ICT) € 5.269 (37% van € 14.240) 5% over de bruto loonsom 1,5% over de bruto loonsom € 500 per medewerker € 870 per FTE € 20.000
Krimpen en Capelle betalen de ICT bijdrage via de inwonersbijdrage voor onderhoud/investeringen ICT. Toekomstige andere deelnemende gemeenten ontvangen hiervoor jaarlijks een rekening op basis van het aantal fte’s.
8
7.4 Verdeelsystematiek Sociale Zaken Voor de bedrijfsvoering van de gezamenlijke uitvoeringsorganisatie SoZa is gekozen voor een verdeelsleutel op basis van inbreng van totaal aantal fte´s (115). Dit leidt dan tot de volgende verdeling:
Gemeente
Fte’s
%
Bijdrage bedrijfsvoering
Inbreng participatiebudget (w-deel)
Capelle
94,50
82
7.009.230
3.570.201
Krimpen
20,48
18
1.519.037
517.609
115
100%
8.528.267
4.087.810
Totaal
Deze systematiek doet recht aan de huidige inspanningen van de gemeenten en komt het dichtst bij het uitgangspunt van kostenneutraliteit. Afgesproken is om deze verdeelsystematiek na maximaal 3 jaar te evalueren. Participatiebudget Het participatiebudget (werk-deel) wordt door de gemeenten volledig ingebracht op basis van de hoogte van het voorlopige budget 2014. Op het budget drukken al verplichtingen die door de gemeenten zijn aangegaan, zoals WIW -banen, etc. Ook de formatie die bij de afzonderlijke gemeenten ten laste van het participatiebudget is gebracht, legt beslag op het participatiebudget. Het participatiebudget gaat inclusief de huidige taken en verplichtingen over naar de GR. Vanwege het feit dat de participatiebudgetten voor de jaren 2015 en later op zijn vroegst pas volgend jaar bekend zullen zijn is de meerjarenbegroting van SoZa vooralsnog gelijk aan de begroting van 2014.
ICT Voor de ICT bedrijfsvoering wordt de verdeelsleutel vastgezet op procentuele verhouding van de ingebrachte formatie. Dit doet recht aan huidige inzet en prestaties op ICT-gebied en aan het uitgangspunt dat samenvoeging voor elke gemeente structureel geen nadeel mag opleveren. De ICT uitvoeringskosten worden verdeeld op basis van inwoneraantallen per gemeente waarbij de eerste drie jaar (tot 2018) de bijdrage per inwoner voor de twee gemeenten gelijk blijft aan het huidige niveau in de begroting. Huidige bijdrage Bijdrage onderhoud en onderhoud en
investeringen
Fte’s
%
bedrijfsvoering
investeringen
vanaf 2018
Capelle
22,7
60
1.645.291
1.848.000
1.848.000
Krimpen
14,6
40
1.096.861
1.562.265
812.000
Totaal
37,3
100%
2.742.152
3.410.265
2.660.000
Gemeente
Bijdrage
Dit leidt tot een verdeling voor de toekomstige bedrijfsvoeringkosten van ICT van 60:40 tussen Capelle en Krimpen. Voor de uitvoeringskosten (onderhoud en investeringen) wordt met ingang van het 4 e jaar een gelijk bedrag per inwoner (€28) berekend.
9
Dit levert Krimpen ten opzichte van de huidige meerjarenbegroting op de bijdrage onderhoud en investeringen vanaf 2018 een structureel voordeel op van ca € 750.000. In het meerjarig perspectief is er op de uitvoering voor Capelle geen structureel voordeel maar blijven de lasten stabiel op het huidige niveau. Voor beide gemeenten kan er in de toekomst nog wel een voordeel ontstaan als door efficiëntere bedrijfsvoering het aantal fte´s daalt. De inwonerbijdrage wordt vanaf 2018 jaarlijks verhoogd met prijsindex zoals gehanteerd in de algemene uitkering.
7.5 Verrekening voordelen Eventuele toekomstige voordelen worden tussen Capelle en Krimpen verdeeld op basis van de verdeelsleutel voor de kosten. Dat houdt in: Voor SoZa in de verhouding 82:18. Voor ICT in de verhouding 60:40.
7.6 Financieel effect op de meerjarenbegrotingen Op basis van de weergegeven afspraken blijven de kosten, zelfs op korte termijn, vrijwel geheel binnen de bedragen die in de huidige meerjaren begrotingen zijn opgenomen. Onderstaand is per gemeente zichtbaar gemaakt wat de totale effecten van de samenvoeging van de afdelingen sociale zaken en ICT zullen zijn in de begroting.
Totaal effect samenwerking
2015
2016
2017
2018
2019
56.390
56.390
56.390
56.390
56.390
223.084-
235.884-
245.484-
833.381
830.181
op de gemeentelijke begroting Capelle Krimpen
Voor Capelle resulteert een beperkt voordeel. Dit kan worden ingezet om de taakstelling op personeelsgebied deels in te vullen. Los hiervan geldt natuurlijk dat de bijdragen in de huisvestingskosten door Krimpen voor Capelle een voordelig effect he eft. Voor Krimpen lijkt er in de eerste 3 jaren sprake te zijn van hogere kosten. Dit beeld is echter niet helemaal juist. In de huidige begroting zitten namelijk ook kostenposten die kunnen wegvallen nu de ondersteuning van de GR wordt geleverd door Capelle. Deze zijn echter zijn niet eenvoudig te ontvlechten binnen de huidige begroting. Afgesproken is dat vanaf 2018 dat elke gemeente afzonderlijk het probleem van achterblijvende frictiekosten heeft opgelost. Het gepresenteerde voordeel vanaf 2018 gaat hier dan ook van uit.
7.7 Frictiekosten In het voorgaande werd al duidelijk dat de samenwerking een wenkend perspectief biedt en dat de negatieve effecten op de meerjarige begrotingen beperkt zo niet verwaarloosbaar zijn. Op de korte termijn kan er echter nog sprake zijn van frictiekosten op drie gebieden: personeel, huisvesting en tijdelijke inhuur kennis en expertise. Tijdelijke inhuur Er zullen in 2014 een aantal specialistische uitwerkingen moeten worden uitgevoerd. Niet voor alle taken hebben wij de vereiste formatie, kennis en ervaring in huis. Hiervoor zal
10
soms tijdelijk een beroep moeten worden gedaan op externen. De verwachting is dat deze kosten binnen de huidige bedrijfsvoering van de gemeenten kunnen worden opgevangen. Personeel Het streven is iedereen een plaats te geven in de nieuwe organisatie. De verwachting is dat dit ook binnen de huidige formatie van de GR lukt. Efficiency voordelen en eventuele vermindering van personeel willen wij realiseren door natuurlijk verloop. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat dit in ieder individueel geval tot een goed resultaat zal leiden. Hierover maken wij met de Georganiseerde Overleggen afspraken. Vooralsnog is de verwachting dat deze situaties binnen de nieuwe organisatie kunnen worden opgevangen. Om personele frictiekosten als gevolg van verschuivingen in de ondersteuning en overhead binnen de huidige organisaties zoveel mogelijk te beperken hebben de gemeentesecretarissen afgesproken om bij uitbreiding van de formatie voor ondersteunende taken aan de GR eerst te bekijken of deze kan worden ingevuld vanuit één van de gemeenten. Huisvesting Met de afspraak over de huisvesting in Capelle voor de GR en de ondersteuning op overige overhead vanuit Capelle aan de gehele GR heeft de gemeente Capelle geen noemenswaardige frictiekosten. Voor Krimpen zijn er geen frictiekosten voor huisvesting omdat de huidige tijdelijke huisvesting in 2014 kan worden afgestoten zonder verdere verplichtingen en het nieuwe raadhuis begin 2015 zal worden opgeleverd.
7.8 Lessen van andere samenwerkingsverbanden en mogelijke efficiencyvoordelen Andere samenwerkingsverbanden slagen erin tot kostenreductie te komen op met name de volgende onderdelen: beperking van het aantal managers; slim handelen bij beleidsvorming en introductie nieuwe regelgeving. Veel verordeningen en strategische noties kunnen in één keer worden gemaakt. Hogere regelgeving kan in één keer worden doorvertaald; het “ontdubbelen” van taken en activiteiten. Nu gebeuren in 2 gemeentehuizen vaak dezelfde taken en activiteiten. Dat kan in een gezamenlijke organisatie efficiënter; minder inhuur derden. Door de kans van medewerkers zich verdergaand te specialiseren in bepaalde gebieden neemt de noodzaak tot inhuur van expertise af; verminderen van kantoorgebouwen. Door flexibele werkconcepten in te voeren vermindert de behoefte aan m2 kantoorruimten. Wanneer deze daadwerkelijk kunnen worden afgestoten, door huuropzegging of verkoop, kan de kostenreductie stevig oplopen. Dit werkt ook door op de reductie van onderhoudskosten, schoonmaakkosten en verzekeringen die aan de faciliteiten zijn gekoppeld. Uitgaande van een gelijkblijvend takenpakket van de gemeenten verwachten wij dat de organisatie- en uitvoeringskosten van de GR in 2017 lager zullen liggen ten opzichte van het niveau van de twee afzonderlijke gemeenten op basis van hun jaarrekeningen 2013. Bij onze raming hebben wij gebruik gemaakt van de ervaringen van andere gemeenten bij soortgelijke samenwerkingsverbanden. Hierbij hebben wij ook geleerd dat de kostenbeperking niet onmiddellijk, bij de ingangsdatum van de gezamenlijke organisatie kan worden gerealiseerd. Dit heeft een aantal oorzaken: 11
de nieuwe organisatie heeft te maken met frictiekosten.(bv huisvesting en personeel) kostenreductie op personeel kan gerealiseerd worden op basis van natuurlijk verloop. Hiermee is tijd gemoeid. bestaande contracten, bijvoorbeeld voor licenties, de huur van apparatuur, gebouwen e.d. dienen te worden aangepast. Hierbij dient rekening te worden gehouden met bestaande contractsduur en –verplichtingen.
8. Medezeggenschap en Rechtspositie 8.1 Medezeggenschap: Op grond van de artikelen 23 en 25 juncto 46d van de Wet op de Ondernemingsraden (verder: WOR) heeft de Ondernemingsraad (verder: OR) het recht van overleg en advies t.a.v. (de gevolgen van de werkzaamheden van het personeel) een voorgenomen besluit tot duurzame samenwerking met een andere onderneming. Aan de oprichting van de voorliggende GR IJsselgemeenten zijn consequenties voor (een deel van) het personeel verbonden. In de GR IJsselgemeenten zijn eveneens enkele artikelen betreffende de rechtspositie van (een deel van) het personeel opgenomen. Hierbij is overigens rekening gehouden met de door de OR uitgesproken opvattingen bij het aangaan van het convenant betreffende de beoogde samenwerking tussen Capelle en Krimpen. Om die reden heeft de WOR bestuurder (in de persoon van de gemeentesecretaris) de OR in de reguliere overlegstructuren de OR volledig geïnformeerd over de voortgang van het proces. Vervolgens zijn, conform afspraken bij de totstandkoming van het convenant, ook OR-leden benoemd in de projectgroepen SoZa en ICT, zodat leden van de OR niet alleen indirect, maar ook direct betrokken zijn geweest bij de totstandkoming van de samenwerking. De OR’s van de deelnemende gemeenten zullen, nadat zij kennis hebben genomen van het beoogde formatie/inrichtingsplan, het sociaal plan en de keuze van de arbeidsvoorwaarden voor het personeel van de GR IJSSELgemeenten, in hun vergaderingen van januari 2014 een advies geven betreffende de GR IJSSELgemeenten. Naar verwachting kunnen wij uw Raad voorafgaande aan de behandeling van dit raadsvoorstel separaat schriftelijk informeren over het uiteindelijk advies van de OR’s .
8.2 Rechtspositie: In de GR IJsselgemeenten zijn enkele artikelen opgenomen, die de rechtspositie van het personeel van de deelnemende gemeenten dat overgaat van die gemeenten naar de GR regelen. Deze rechtspositionele aspecten (voornamelijk betrekking hebbend op de arbeidsvoorwaarden) behoren tot het exclusieve terrein van de gemeentelijke onderhandelingsstructuur tussen werkgever en werknemer, in ons geval tussen college van BenW en vakbonden. Dat betekent dat de GO’s van de deelnemende gemeenten hierover met de colleges van BenW van de deelnemende gemeenten eerst overeenstemming zullen moeten bereiken over aspecten rondom het formatie/inrichtingsplan in relatie tot een sociaal plan en de arbeidsvoorwaarden. In het regulier overleg tussen werkgever en werknemers is het GO door ons regelmatig geïnformeerd over alle aspecten rondom de samenwerking en de totstandkoming van de GR IJsselgemeenten. De deelnemende gemeenten hebben het voornemen 1 gemeenschappelijk Sociaal Plan en 1 gemeenschappelijke set arbeidsvoorwaarden met de GO’s overeen te komen. Op dit moment liggen deze stukken ter bespreking bij de GO’s. Naar verwachting kunnen wij uw Raad voorafgaande aan de behandeling van dit raadsvoorstel separaat schriftelijk informeren over de uitkomsten van dit overleg met de GO’s. 12
9. Rol gemeenteraad Onze gemeente is bij veel gemeenschappelijke regelingen als deelnemer betrokken. In alle gevallen zijn daarbij (gedeelde) bevoegdheden van de 3 gemeentelijke bestuursorganen (Burgemeester, college van BenW en Raad) overgedragen. Om die reden hebben ingevolge de bepalingen van de Wgr de gemeentelijke bestuursorganen afzonderlijk van elkaar de GR’s moeten vaststellen. In het voorliggend geval is er sprake van een GR waarbij uitsluitend bevoegdheden van colleges van BenW worden overgedragen. Daarom wordt o.g.v. de Wgr de GR IJsselgemeenten uitsluitend door de colleges van de deelnemende gemeenten vastgesteld en hebben de overige bestuursorganen géén formele rol. In de Wgr is voor de Raden bij deze zogenoemde “collegeregeling” wel een andere formele rol opgenomen. Voor het door de colleges van BenW vaststellen van deze GR is o.g.v. artikel 1 lid 2 van de Wgr toestemming vereist van de Raad van de deelnemende gemeente. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. In feite is er hier dus sprake van een zogenoemde “marginale” toetsing door de Raad. Wij verzoeken uw Raad om met inachtneming van deze specifiek aan u in de Wgr opgenomen bevoegdheid naar dit voorstel te kijken.
10. Communicatie Er is een communicatieplan opgesteld binnen de projectorganisatie. Het plan voorziet in de uitvoering van zowel communicatielijnen met het personeel als naar de burgers van de deelnemende gemeenten.
11. Uitvoering Concernjurist in de rol van procesmanager van de samenwerking.
Bijlagen Ontwerp GR IJsselgemeenten; Artikelsgewijze toelichting GR IJsselgemeenten; Notitie “Hoofdlijnen formatie- en inrichtingsplan”; Concept Sociaal Plan IJsselgemeenten Financiële effecten GR IJsselgemeenten; Begroting ICT GR IJsselgemeenten; Convenant “Samen aan de IJssel”;
13
In de vergadering van de besluitvoorbereidende commissie van 13 februari 2014 is dit voorstel aan de orde geweest.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel, Mr. A. Boele secretaris
14
L.M. Huizer burgemeester
Ontwerp-besluit De raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 28 januari 2014
besluit:
1. Kennis te nemen van de Gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten als uitwerking van het op 4 oktober 2012 ondertekende convenant betreffende de ambtelijke samenwerking in de bedrijfsvoering met de gemeente Capelle aan den IJssel; 2. Op grond van artikel 1 lid 2 Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) het college van BenW toestemming te verlenen tot de oprichting van de Gemeenschappelijke regeling IJsselgemeenten.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Krimpen aan den IJssel in zijn openbare vergadering van 6 maart 2014. De griffier, De voorzitter,
15
