31 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. Kaliraya Sari (disingkat KRS) didirikan pada tahun 1971 dengan nama PT Kalimantan Sari di bawah surat pengesahan no. YA.5/114/5 dari Kementrian Kehakiman Republik Indonesia. Pada awalnya PT. KRS aktif dalam bidang perdagangan dan persediaan : kilang minyak, peralatan minyak dan gas, serta bantuan navigasi yang kemudian pada tahun 1972 meluas ke jasa konstruksi. Sejalan dengan pertumbuhan dan perkembangan konstruksi, KRS sampai saat ini telah menyediakan jasa pelayanan dalam hal Engineering, Procurement, Supply and Construction (EPSC) untuk kebanyakan program pengembangan, kebutuhan infrastruktur dan fase konstruksi lainnya melalui proyek yang dipercayakan kepadanya. Di bawah sertifikat ISO 9001 : 2000, KRS menjalankan kebijaksanaan kualitas dengan tujuan untuk kepuasan pelanggan melalui kinerja perusahaannya. Visi dan misi PT KRS adalah sebagai berikut : Visi : menjadi perusahaan layanan konstruksi yang terkemuka Misi : membangun kerjasama tim yang terpadu, merancang dan mengembangkan inovasi serta meningkatkan kualitasnya secara efektif dan akurat untuk kepuasan pelanggan.
32 3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan Wakil Direktur Pengadaan dan Peralatan: •
Bertanggung jawab kepada Direktur Utama
•
Mengkoordinasi para kepala Workshop, Bagian Pembelian dan staf lainnya.
•
Membuat keputusan setiap pembelian, perbaikan maupun penyewaan perangkat dan suku cadang
Bagian Pembelian Perangkat dan Suku Cadang: •
Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pengadaan dan Peralatan
33 Bagian Pembelian Perangkat dan Suku Cadang: •
Bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Pengadaan dan Peralatan
•
Mencari dan menyeleksi Supplier yang mempunyai kualifikasi baik
•
Mengevaluasi penawaran harga dari beberapa supplier terseleksi
•
Melakukan negosiasi harga dengan supplier terseleksi
•
Mengadakan transaksi, dengan menerbitkan Purchase Order
•
Mengevaluasi setiap barang yang dikirim supplier berdasarkan kriteria : - Ketepatan jadwal pengiriman - Spesifikasi barang - Kualitas barang
Administator Bagian Perangkat dan Suku Cadang •
Bertanggung jawab kepada : Kepala Bagian
•
Mencatat penambahan, perubahan data perangkat dan suku cadang
•
Mencatat perubahan bila terjadi mutasi / pengalokasian alat di proyek lain
•
Mencatat setiap perbaikan / pemeliharaan alat
•
Melakukan penghapusan data perangkat dan suku cadang yang sudah tidak digunakan / terjual (hanya dilakukan oleh Kantor Pusat)
•
Mencatat time sheet / waktu pengoperasian perangkat
•
Mencatat perangkat yang mendapatkan perawatan /perbaikan
•
Mencatat suku cadang yang telah diterima & digunakan / disimpan
•
Mencatat perangkat yang disewa (proyek)
•
Melakukan pemantauan setiap hari untuk mendapatkan informasi terbaru
•
Mencari perangkat atau suku cadang di proyek jika menerima surat permintaan barang (hanya dilakukan di proyek)
34 Bagian Gudang Perangkat dan Suku Cadang : •
Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Workshop
•
Memantau persediaan suku cadang
•
Menerima surat pemintaan atas kebutuhan suku cadang
•
Melaporkan suku cadang yang habis terpakai
•
Memantau perangkat / alat yang sedang tidak dipakai
Kepala Kantor Cabang : •
Bertanggung jawab kepada Direktur Utama
•
Bertanggung jawab terhadap pengoperasian proyek-proyek yang sedang berjalan
•
Memutuskan dan melakukan pembelian perangkat dan suku cadang dengan limit tertentu
•
Memutuskan dan melakukan penyewaan perangkat dengan limit tertentu
•
Memberikan otoritas kepada bagian pembelian untuk mencari perangkat atau suku cadang di workshop (di bawahnya) jika menerima surat permintaan barang
•
Meneruskan surat permintaan barang ke pusat, bila Kantor Cabang tidak dapat menyediakan barang yang diminta
•
Melakukan pembayaran kepada supplier atau penyewa alat sesuai apa yang dilakukan di Kantor Cabang
•
Memantau workshop yang ada di bawahnya
Kepala Workshop Besar : •
Bertanggung jawab kepada Manajer Kantor Cabang dan Wakil Direktur Pengadaan dan Peralatan
•
Mengadakan koordinasi antara workshop-workshop di setiap proyek
35 •
Mencarikan perangkat dan suku cadang di proyek di bawahnya jika menerima surat permintaan barang
•
Memutuskan untuk pengalokasian dan penjadwalan ulang penggunaan perangkat dan suku cadang pada proyek lain, sesuai kebutuhan
•
Membuat jadwal pemeliharaan perangkat
Kepala Proyek : •
Bertanggung jawab terhadap kelancaran proyek
•
Memberi persetujuan untuk surat permintaan barang dari proyek
Mekanik : •
Memeriksa dan melakukan pemeliharan perangkat secara berkala
•
Melakukan perbaikan perangkat yang rusak
•
Membuat surat permintaan barang
Operator : •
Mengoperasikan alat berat
•
Membuat laporan atas kerusakan alat
36 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1 Diagram Alir Dokumen 3.3.1.1 Prosedur Permintaan dan Pembelian Suku Cadang
37
38 3.3.1.2 Prosedur Penerimaan Suku Cadang yang Dibeli
3.3.1.3 Prosedur Menyewakan Perangkat ke Pihak Lain
39 3.3.1.4 Prosedur Membeli dan Menyewa Perangkat
40
3.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah mengadakan penelitian terhadap sistem yang berjalan pada PT. Kaliraya Sari, terdapat permasalahan yang dihadapi yaitu informasi yang tidak up to date karena workshop, kantor cabang dan kantor pusat biasanya hanya menerima laporan pada akhir bulan sehingga menyebabkan masalah sebagai berikut : - Bagian Finansial •
Adanya pengeluaran yang tidak perlu karena perangkat yang dibeli atau disewa ternyata tersedia dan sedang tidak dipakai. Hal ini dapat terjadi karena kantor pusat atau kantor cabang kadangkala tidak mengetahui status pemakaian
41 perangkat, jadi seharusnya perangkat yang tidak sedang digunakan dapat menggantikan perangkat yang seharusnya dibeli atau disewa. •
Perangkat yang sedang tidak terpakai harusnya dapat disewakan ke perusahaan lain namun terkadang kantor pusat tidak mengetahui status pemakaian perangkat sehingga tidak dapat menambah pemasukan perusahaan.
•
Bagian estimasi dan pembangunan mengalami kesulitan untuk mengetahui keberadaan, status pemakaian dan kondisi perangkat yang sangat berguna untuk membantu pengambilan keputusan dalam ikut sertanya perusahaan dalam tender.
- Bagian Operasional •
Workshop, kantor cabang, kantor pusat membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencarikan perangkat dan suku cadang yang dibutuhkan oleh sebuah proyek karena data yang mereka miliki belum tentu sama dengan data yang ada di proyek.
3.5 Spesifikasi Kebutuhan User Kebutuhan Data adalah sebagai berikut : Staf Satu staf akan diawasi oleh satu staf lain, tetapi hal ini tidak berlaku untuk jabatan direktur. Tidak ada staf yang mengawasi direktur dan tidak ada staf yang diawasi oleh dua orang. Data yang disimpan untuk setiap staf adalah kode staf, nama, tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, kode pos, no telp, unit kerja, jabatan, password, staf yang mengawasi , unit kerja yang mengawasi dan keterangan. Setiap staf mempunyai kode yang unik.
42 PL Mencatat perusahaan yang menyewa, menyewakan perangkat serta menjual perangkat dan suku cadang ke KRS. Data yang disimpan kode pl, jenis , nama pl, no telp, no fax, kontak supplier, no telp kontak dan keterangan.
Perangkat Detail dari perangkat yang dimiliki oleh perusahaan juga disimpan. Data yang disimpan nomor PO, kode perangkat, kategori, spesifikasi, nilai spesifikasi, satuan spesifikasi, keterangan, kode perangkat sewa, unit kerja, tanggal, jam mulai, jam selesai, km mulai, km selesai, bahan bakar awal, bahan bakar akhir dan keterangan. Dicatat juga staf yang menggunakan perangkat dan mencatat pemakaian perangkat. Setiap perangkat mempunyai kode yang unik.
Suku cadang Merupakan data suku cadang yang ada di KRS. Detail data yang tersimpan di suku cadang meliputi kode sc, kategori, spesifikasi, nilai spesifikasi, satuan spesifikasi, unit kerja, satuan jumlah dan keterangan.
Penyewaan Perangkat Penyewaan dibagi menjadi 2 yaitu : PenyewaanOlehKRS dan PenyewaanOleh PLDetail data yang disimpan dalam penyewaan meliputi nomor surat perjanjian sewa pakai, no surat permintaan perangkat, kode perangkat sewa, no urut spp, tanggal, kategori perangkat, spesifikasi perangkat, nilai spesifikasi, satuan spesifikasi, jumlah jam sewa, tanggal mulai dan selesai sewa, harga sewa, tangal dan lama pengiriman, unit kerja
43 penerima, no faktur, tanggal faktur, no surat jalan, tanggal sj, nomor TT, tanggal TT, unit kerja pembuat psp, kode perangkat sewa, unit kerja, tanggal, jam mulai, jam selesai, km mulai, km selesai, bahan bakar awal, bahan bakar akhir dan keterangan. Dicatat juga staf yang menggunakan perangkat dan mencatat pemakaian perangkat. Selain itu, juga disimpan kode dan nama penyewa, kode dan nama staf surat jalan, faktur dan tanda terima. Jika jam sewa diisi, maka tanggal sewa tidak perlu diisi.
Permintaan Permintaan dibedakan menjadi dua, yaitu PermintaanSC dan PermintaanP. Permintaan dapat disebabkan dengan atau tanpa adanya pemeliharaan. Detail data yang disimpan meliputi no spb, no urut spb, tanggal, kode pemeliharaan, unit kerja, kategori sc, kategori perangkat, spesifikasi, nilai spesifikasi, satuan spesifikasi, jumlah, satuan jumlah, tgl tiba diharapkan, kode sc yang diganti, status, staf penginput, staf pembuat, staf pemeriksa dan staf penyetuju. Jika permintaan bukan dikarenakan pemeliharaan, maka kode sc yang diganti tidak perlu diisi.
Pemeliharaan Perangkat Pemeliharaan dibedakan menjadi dua jenis, yaitu perawatan dan perbaikan. Perawatan dilakukan secara berkala, sedangkan perbaikan dilakukan jika ada perangkat atau suku cadang yang rusak. Detail data yang disimpan meliputi kode pemeliharaan, jenis pemeliharaan, tanggal, kode perangkat, unit kerja, kode suku cadang, ganti oli, tanggal mulai dan selesai, km operasi perangkat, jam operasi perangkat, jumlah sc rusak, satuan jumlah, jumlah sc yang diperbaiki, satuan jumlah, jangka waktu pemeliharaan dan
44 keterangan. Selain itu juga dicatat staf yang melakukan dan mencatat pemeliharaan. Jika jam operasi diisi maka km operasi boleh tidak diisi.
Pembelian Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu pembelian perangkat dan pembelian suku cadang. Detail data sebagai berikut no po, no urut po, tanggal, no faktur, tanggal faktur, staf po, unit kerja, kategori perangkat, spesifikasi perangkat, nilai spesifikasi, satuan spesifikasi, harga, mata uang, jumlah beli, satuan jumlah, kode pl, NoSJ, no urut SJ, no TT,no urut TT, staf TT dan keterangan. Mata uang yang dipakai bisa berupa rupiah, dollar amerika, euro dan yen.
Transaction Requirement (Sample) Memasukkan detail data staf yang baru bekerja Memasukkan detail data perangkat yang baru disewa Memasukkan detail data suku cadang yang baru dibeli Memasukkan detail data pembelian yang baru dilakukan
Data update/deletion Update/delete detail pada staf Update/delete detail pada perangkat Update/delete detail pada suku cadang Update/delete detail pada pembelian
45 3.6 User View User view mendefinisikan apa yang dibutuhkan oleh aplikasi basis data dari sudut pandang jabatan tertentu (contoh : Manajer, Pengawas) atau area aplikasi perusahaan (contoh : Pemasaran, Personalia). Sebuah aplikasi basis data bias memiliki satu atau lebih user view. User view yang ada di aplikasi ini pada PT.Kaliraya Sari dikelompokkan berdasarkan jabatan, yaitu : 1. Wakil Direktur Pengadaan 2. Staf Bagian Pembelian 3. Kepala Bagian 4. Kepala Workshop dan Proyek 5. Kepala Gudang 6. Admin Proyek dan Workshop 7. Admin
3.7 Analisis kebutuhan informasi Informasi-informasi yang diperlukan dalam perancangan system basisdata ini adalah : Jenis Informasi Staf
Keterangan Menampilkan data staf yang bekerja pada KRS Menampilkan data perusahaan lain yang bekerja sama dengan
PL
KRS
SC
Menampilkan data suku cadang yang dimiliki KRS
46 Jenis Informasi
Keterangan
Perangkat
Menampilkan data perangkat yang dimiliki KRS
PemeliharaanP
Menampilkan data pemeliharaan perangkat yang dilakukan Menampilkan data permintaan perangkat dan suku cadang
Permintaan
yang dilakukan
Pemb
Menampilkan data pembelian perangkat dan suku cadang
Penyewaan
Menampilkan data penyewaan yang berkaitan dengan KRS Tabel 3.1 Tabel Informasi yang Dibutuhkan
3.8 Usulan Pemecahan Masalah Untuk memecahkan permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka akan dibuat suatu rancangan basisdata. Basisdata yang dibuat ini dimaksudkan untuk mendukung dan memperbaiki sistem transaksi perangkat dan suku cadang yang sedang berjalan. Untuk mengimplementasikan basisdata yang dibuat, dirancang sebuah aplikasi yang mendukung basisdata itu.
