Provincie Flevoland
Commissie
*492493* Onderwerp
Registratienummer
Mediation
492493 Datum
11 januari 2007 Auteur
Samenvatting:
Nota Discussie
Door de D’66-fractie is op 20 april 2006 een initiatiefvoorstel ingediend met betrekking tot het onderwerp Mediation in Flevoland. Kort samengevat hield het voorstel in om Gedeputeerde Staten een haalbaarheidsonderzoek te laten doen naar de systematische invoering van mediation in de procedures voor conflictafhandeling en om te onderzoeken in hoeverre samenwerking met de provincie Overijssel op dit gebied zinvol is. Het voorstel is besproken tijdens uw vergadering van 20 april 2006. Besloten is om eerst nader onderzoek te verrichten. Daarbij dient in eerste instantie inzichtelijk gemaakt te worden wat op dit moment binnen de provinciale organisatie al wordt gedaan op het gebied van mediation. Tevens is gevraagd om over dit onderwerp advies in te winnen bij de voorzitter van de Adviescommissie Bezwaarschriften Provincie Flevoland. Voor de resultaten van het uitgevoerde nader onderzoek wordt verwezen naar de bijgevoegde Bijlage bij Nota Besluitvorming nr. 491726. Kort samengevat zijn de bevindingen als volgt. De afgelopen jaren zijn, over het algemeen positieve, ervaringen opgedaan met mediation. Het is echter de vraag of het opzetten van een apart project naar het voorbeeld van de provincie Overijssel zinvol is, dit gelet op het relatief geringe aantal bezwaarschriften en mediations dat tot nu toe heeft plaatsgevonden. Geconstateerd is dat steeds meer aandacht wordt besteed aan zgn. premediation. Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt zoveel mogelijk getracht om het bezwaar op een alternatieve wijze af te handelen. De ervaringen daarmee zijn positief. In een groot aantal gevallen heeft dit geleid tot een intrekking van het bezwaarschrift.
mr drs. M.M.H. BrinkeSchulte Afdeling/Bureau
BACO -------------------------------------Openbaarheid
Passief openbaar ----------------------------------Portefeuillehouder:
Jager, M.J.E.M. ----------------------------------Vergadering Commissie Bestuur
19 april 2007 Bespreken ----------------------------------Agendapunt 8.b.1
Voorgesteld wordt:
over het onderwerp mediation een discussie te voeren in de Commissie Bestuur, waarbij de inhoud van het bijgevoegde nader onderzoek als achtergrondinformatie kan dienen; de belangrijkste daarin opgenomen conclusies zijn: 1. niet te kiezen voor het opzetten van een apart project voor mediation; 2. de huidige werkwijze, waarbij tijdens de bezwaarprocedure daar waar mogelijk gebruik wordt gemaakt van toepassing van een alternatieve wijze van afhandeling van geschillen (o.a. premediation), te continueren en te intensiveren; 3. aandacht te besteden aan de scholing en voorlichting van de betrokken medewerkers, door met name medewerkers van afdelingen die het meest betrokken zijn bij bezwaar- en beroepsprocedures een cursus op het terrein van mediation te laten volgen.
Advies commissie:
Dit agendapunt wordt verschoven naar de aprilvergadering van deze commissie.
Besluit
Datum besluit
Akkoord: Dir. M
Portefeuilleh
Afd.hoofd
Dir. I.O.
Secretaris
Burohoofd
Dir. P.
Concerncont
Beleidsmw
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
2
BEVINDINGEN NA HET AANVULLEND ONDERZOEK MET BETREKKING TOT MEDIATION NAAR AANLEIDING VAN HET DOOR DE D66 FRACTIE INGEDIENDE INITIATIEFVOORSTEL MEDIATION IN FLEVOLAND. D. 20 APRIL 2006 Aanleiding Door de D66 fractie is op 20 april 2006 een initiatiefvoorstel ingediend met betrekking tot het onderwerp Mediation in Flevoland. Kort samengevat hield dit voorstel in om Gedeputeerde Staten een haalbaarheidsonderzoek te laten doen naar de systematische invoering van mediation in procedures voor conflictafhandelingen en om te onderzoeken in hoeverre samenwerking met de provincie Overijssel op dit gebied zinvol is. Het voorstel is besproken tijdens de vergadering van de Commissie Bestuur d.d. 20 april 2006. Besloten is om eerst nader onderzoek te verrichten. Daarbij dient in eerste instantie inzichtelijk gemaakt te worden wat op dit moment door de provincie Flevoland wordt gedaan op het terrein van mediation. Daarbij dient onder meer advies te worden gevraagd aan de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Flevoland. Wat is mediation? Er zijn verschillende definities van wat mediation is. De meest gangbare is de volgende: mediation is een specifieke vorm van bemiddeling in conflicten, waarbij een neutrale bemiddelingsdeskundige, de mediator, de onderhandelingen tussen de deelnemers begeleidt teneinde vanuit hun werkelijke belangen tot gezamenlijke gedragen en voor ieder van hen optimale resultaten te komen. Ontwikkelingen op het terrein van mediation Mediation speelt een steeds grotere rol binnen het Nederlandse rechtsstelsel. Van overheidswege (o.a. door de Minister van Justitie) wordt het gebruik daarvan bevorderd. De Minister is van mening, dat de overheid wat betreft mediation een voorbeeldfunctie heeft te vervullen. Sinds 1 april 2005 wordt door de rechtbanken structureel doorverwezen naar mediation. Gelet op de positieve resultaten ervan is ook door de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State besloten om het Project Mediation te continueren. De mogelijkheid van mediation wordt nu structureel aangeboden in Kamer 2 (Milieu) en (als proef) in Kamer 1 (Ruimtelijke Ordening). Ook steeds meer overheidsorganisaties besteden aandacht aan mediation, al dan niet in de vorm van een apart project. Zo is bij de provincie Overijssel reeds in 2001 het project Mediation gestart. Dit project is per 1 januari 2006 beëindigd. Inmiddels loopt er ook een project bij de provincie Groningen en bij verschillende gemeenten, bijvoorbeeld Zwolle, Kampen, Steenwijkerland, Amsterdam en Rotterdam. De voordelen van mediation Mediation kan o.a. de volgende voordelen hebben: - snellere besluitvorming
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
3 - meer draagvlak bij de burger - het tegengaan van verkokering - tastbaarheid voor de burger: burger kan zaken doen, heeft niet te maken met een logge, bureaucratische instantie - goed voor het imago van de overheid - dejuridisering, snellere procedures - kosten- en tijdbesparing - betere wijze van bejegening - een klantvriendelijke overheid. Mediation kan een belangrijke rol vervullen in het kader van de verbetering van het imago van de overheid. Met name op het aspect van de communicatie tussen overheid en burgers valt in het algemeen veel te verbeteren. Conflicten ontstaan vaak door gebrekkige communicatie. Bij mediation wordt die communicatie door een mediator weer op gang geholpen. Anderzijds, juist door de specifieke relatie tussen overheid en burger kunnen aan mediation ook nadelen zijn verbonden. Immers, de overheid heeft zich te houden aan specifieke regels, zoals deze onder meer zijn neergelegd in de Algemene wet bestuursrecht. Onderhandelen kan op gespannen voet staan met het bestuursrecht. Ook de geheimhouding over wat er in de mediation is besproken kan op gespannen voet staan met de Wet Openbaarheid van Bestuur en met de transparantie van het handelen van de overheid. Bovendien kan er sprake zijn van precedentwerking en het handelen in strijd met het gelijkheidsbeginsel. Dit in tegenstelling tot het burgerlijk recht waar partijen een veel grotere contractsvrijheid hebben. Het Project Mediation van de Provincie Overijssel Het Project Mediation bij de provincie Overijssel is inmiddels, per 1 januari 2006, beëindigd. Uit de Eindrapportage 2001-2005 blijkt dat het project succesvol is geweest. Het projectbureau Mediation is opgeheven per 1 januari 2006. Vanaf dat moment is het de bedoeling dat het gebruik van mediation vaardigheden en het inzetten van mediation als alternatieve vorm van geschillenbeslechting een onderdeel wordt/is van de reguliere bedrijfsvoering. Er is sprake geweest van een cultuuromslag binnen de ambtelijke organisatie. Geconstateerd is dat het aantal bezwaarschriften is verminderd. Er wordt meer gecommuniceerd vooraf. Vanaf 1 januari 2006 zijn bij de provincie Overijssel de zgn. mediationloketten van start gegaan. Zij hebben met name een functie als vraagbaak en een rol bij het inschakelen van mediators. Een van de resultaten van het project is geweest dat de provincie Overijssel haar standaardwerkwijze bij de behandeling van bezwaarschriften en klachten ingrijpend heeft aangepast. De nieuwe aanpak kenmerkt zich door snelheid, variatie en meer persoonlijk, mondeling contact met bezwaarmaker en klager. Deze andere manier van werken blijkt een succes te zijn. Sinds 2002 kan in bijna 50 % van de ingediende bezwaarschriften dankzij deze nieuwe aanpak alsnog in onderling overleg, soms onder leiding van een
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
4 mediator, een oplossing worden bereikt. Bij de provincie Overijssel is veel aandacht besteed aan voorlichting en training. Ruim 200 medewerkers hebben een (verwijzers)training gehad. Ook extern is voorlichting gegeven over mediation, o.a. aan medewerkers van de provincie Flevoland. In de periode 2001-2005 zijn in totaal 83 (externe) zaken in premediation genomen. Hiervan is in 53 zaken gezocht naar een alternatieve oplossing. De resterende 30 zaken zijn, na premediation, alsnog in de reguliere procedure terechtgekomen. Voor de verdere conclusies met betrekking tot het Overijsselse project wordt verwezen naar de inhoud van de bijgevoegde Eindrapportage van de provincie Overijssel. De Provincie Flevoland en mediation Binnen de provincie Flevoland wordt de laatste jaren in toenemende mate aandacht besteed aan mediation. Er is voorlopig voor gekozen om mediation niet structureel in te bedden in de provinciale organisatie maar om, ad hoc, te bezien of mediation een toegevoegde waarde kan hebben. Een en ander conform de collegebesluiten van 2 oktober 2001 en 17 februari 2004. In voorkomende gevallen wordt gebruik gemaakt van een checklist, waarin een aantal Indicaties zijn opgenomen om te kunnen beoordelen of een bepaald conflict wel of niet geschikt is voor mediation. In deze checklist is een aantal indicaties en contra-indicaties opgenomen met betrekking tot de keuze van mediation. Een belangrijke indicatie om al dan niet te kiezen voor mediation is, of er sprake is van onderhandelingsruimte. Een aantal contra-indicaties zijn: kennelijke niet-ontvankelijkheid, het vermijden van precedentwerking en het belang van het verkrijgen van een principiële rechterlijke uitspraak. Voor een volledig overzicht van de verwijzingsindicaties wordt verwezen naar de bijgevoegde checklist. Toepassing van mediation heeft totnutoe nog niet vaak plaatsgevonden. Sinds 2001 is slechts in een viertal procedures mediation toegepast. Hiervan was in drie gevallen sprake van een arbeidsconflict. Deze mediations zijn geslaagd. In 1 geval is eveneens getracht om via mediation een oplossing te bereiken voor een reeds jarenlang slepend conflict op het terrein van het milieurecht, maar deze mediation is niet geslaagd. Gebleken is dat mediation met name een positieve rol kan vervullen bij arbeidsgeschillen. In een aantal gevallen heeft mediation, na verwijzing door de Rechtbank, geleid tot intrekking van het beroepschrift. Ook in de bezwaarfase wordt, met name bij de behandeling van arbeidsconflicten, in veel gevallen gebruik gemaakt van mediationtechnieken. Deze hebben veelal een gunstig effect op de bezwaarprocedure. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot het intrekken van het bezwaarschrift. Premediation Alhoewel er in veel gevallen geen sprake is van een echt mediationtraject, wordt feitelijk in de bezwaarprocedure wel gebruik gemaakt van mediationtechnieken. Ook vindt vaak premediation plaats. Onder premediation wordt verstaan een onderzoek naar de mogelijkheid om het conflict op een andere manier op te lossen dan door middel van de reguliere bezwaarschriftenprocedure. Bij de ontvangst van een bezwaarschrift door de secretaris van de Bezwarencommissie, wordt overleg gepleegd met de betreffende vakafdeling. Gekeken wordt of het bezwaarschrift op een alternatieve wijze kan worden afgehandeld (i.c. ingetrokken), dan wel of een formele bezwaarprocedure gestart moet worden. In het laatste geval wordt de vakafdeling gevraagd een ambtsbericht (verweer) te sturen n.a.v. het bezwaarschrift. In het eerste geval wordt het bezwaarschrift mogelijk aangehouden en vindt
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
5 eerst overleg plaats tussen provincie (veelal de vakafdeling) en bezwaarde. In een enkel geval (in 2006 2x) vindt een dergelijk overleg plaats onder (proces-)begeleiding van het secretariaat van de Adviescommissie bezwaarschriften provincie Flevoland. Met name deze laatste setting kan beschouwd worden als een vorm van (pre-)mediation). Het ging hierbij om bezwaarschriften op het terrein van subsidieverlening. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot het alsnog intrekken van het bezwaarschrift. Per geval zal bekeken moeten worden of een bezwaarschrift geschikt is voor mediation. In veel gevallen heeft al uitputtend overleg plaats gevonden met de vakafdeling voordat een bezwaarschrift wordt ingediend. In dat geval rest alleen nog een ‘formele’ juridische procedure. Mediation-achtig overleg zal meestal meer aan de orde zijn bij subsidiebeschikkingen (met name SPV, PME) dan bij (ingewikkelde) milieukwesties (MB) of politiekgevoelige kwesties m.b.t. flora- en faunawet (ROV). Indien beide partijen instemmen met mediation, wordt de (wettelijke) termijn waarbinnen het bezwaarschrift moet zijn afgehandeld opgeschort (met instemming van bezwaarde). Het bezwaarschrift wordt aangehouden in afwachting van de resultaten van de mediation. Slaagt een mediation niet en wordt het bezwaar niet ingetrokken, dan wordt de normale procedure weer voortgezet. Uit het Burgerjaarverslagen van de afgelopen jaren blijkt, dat gemiddeld plm. 40 bezwaarschriften per jaar worden ingediend. Het aantal beroepen (bij de Rechtbank, sector Bestuursrecht en Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State) varieert per jaar. In 2005 is in 21 gevallen beroep ingesteld. In dit aantal is ook verwerkt de tegen het goedkeuringsbesluit van Gedeputeerde Staten op grond van de Wet op de Ruimtelijke Ordening ingestelde beroepen. Zoals bekend, vervalt de goedkeuringsbevoegdheid van Gedeputeerde Staten per 1 januari 2008, zodat deze (beroeps) procedures in de toekomst niet meer nodig zijn. In onderstaande tabel wordt een en ander weergegeven. Bezwaarschriften Provincie Flevoland
Totaal aantal bezwaren Afgehandeld met GSbesluit incl. nietontvankelijk
2005 24 19
MB SPV PME ROV MPV SPV MB ROV
6 6 1 5 1 2 2 1
2006 35 25
Ingetrokken na overleg
5
10
Bezwaarschriften Personele aangelegenheden Totaal aantal bezwaren Afgehandeld met GSbesluit Opgelost d.m.v. preme-
2005
2006
23 12
11 9
11 *
2
MB SPV PME ROV WVV SPV PME ROV
6 10 6 2 1 6 3 1
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
6
diation * 8 van de 11: premediation voor de hoorzitting 3 van de 11: afhandeling is gelet op het verhandelde tijdens de hoorzitting aangehouden i.v.m. nader onderzoek, dit onderzoek heeft ertoe geleid dat het geschil is opgelost
Voorstel mediation van de Rechtbank Via de Rechtbank wordt de Provincie regelmatig benaderd met het verzoek of zij mediation wil overwegen in een (lopende) beroepsprocedure. Daarvoor geldt, dat de eerste tweeënhalf uur van de mediation gratis is. Daarna dragen partijen zelf de kosten( o.a. het honorarium van de mediator). De door de Rechtbank geselecteerde mediators zijn NMI-gecertificeerd. Overigens verdient het aanbeveling om bij alle mediations waarbij de Provincie is betrokken te kiezen voor NMI-gecertificeerde mediators. Bij de afweging of al dan niet wordt gekozen voor mediation, wordt door de Provincie de bijgevoegde checklist gehanteerd. Hierin is een aantal indicaties en contra-indicaties opgenomen met betrekking tot de keuze van mediation. Een belangrijke indicatie om al dan niet te kiezen voor mediation is, of er sprake is van onderhandelingsruimte (beleidsvrijheid). Een aantal contra-indicaties, om niet te kiezen voor mediation, zijn: kennelijke niet-ontvankelijkheid, het vermijden van precedentwerking en het belang van het verkrijgen van een principiële rechterlijke uitspraak. Standpunt van de Voorzitter van de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Flevoland In het kader van dit onderzoek is advies ingewonnen bij de voorzitter van de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Flevoland, die alvorens hij zijn advies formuleerde, hierover van gedachten heeft gewisseld met de commissieleden. De Commissie is van mening dat de gedachte die achter mediation schuil gaat een goede gedachte is. Maar toch wordt tegelijkertijd afstand genomen van mediation in die zin, dat daarvoor naar haar mening geen aparte (project)organisatie moet worden opgericht. De Commissie lijkt het zinvol om de onderliggende gedachte meer te situeren in het zgn. voortraject. Dit vereist waarschijnlijk een type ambtenaar dat zich niet uitsluitend binnen de formeeljuridische kaders opstelt maar meer begrip toont voorde bezwaarde. Indien dit noodzakelijk is acht de Commissie het denkbaar dat de ambtenaren van de afdelingen waar de meeste bezwaarschriften worden ingediend, bijvoorbeeld middels cursussen, worden geïnformeerd over mediation. De Commissie tekent hierbij aan dat bij een keuze van deze oplossing de overheid in zijn rol als overheid gehandhaafd blijft en deze niet in dreigt te ruilen voor die van een particuliere partij. Gelet op het aantal bezwaarschriften en de aard daarvan is de Commissie geen voorstander van het inrichten van een aparte (project)organisatie voor mediation binnen de Flevolandse organisatie. Na de ontvangst van een bezwaarschrift kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om altijd telefonisch contact op te nemen met de bezwaarde, eventueel gevolgd door een gesprek. Dit kan resulteren in het intrekken van het bezwaarschrift, hetgeen tijd- en kostenbesparend werkt. Bovendien kan het contact met bezwaarde leiden tot een betere kwaliteit van besluitvorming. Standpunt van de Voorzitter van de Algemene bezwarencommissie personele aangelegenheden In het kader van het onderzoek met betrekking tot dit onderwerp is ook gesproken met de voorzitter van de Algemene bezwarencommissie personele aangelegenheden. Uit dit gesprek kwam naar voren dat mediation zeker een meerwaarde kan hebben, met name in arbeidsconflicten. Gebleken is dat een
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
7 mediationachtige aanpak bij ziekteverzuim een gunstig effect heeft op het terugdringen daarvan en op het daadwerkelijk oplossen van het arbeidsprobleem dat heel vaak aan ziekteverzuim ten grondslag ligt. Vaak kan een (potentieel) arbeidsconflict - en dus ook een bezwarenprocedure - worden voorkomen, indien in het voortraject beter tussen de leidinggevende en de medewerker beter zou zijn gecommuniceerd. Het kan toegevoegde waarde hebben als managers beschikken over de inzichten van mediation en de vaardigheden om een kwestie op mediation-achtige wijze te benaderen. Mediation is volgens de voorzitter van de Bezwarencommissie Personele Aangelegenheden dus ook een belangrijke "managementtool". Voorts pleit hij voor een "mediationachtige aanpak" bij de behandeling van bezwaarschriften indien het bezwaar wordt behandeld in een bezwarenprocedure. In zijn rol als voorzitter van de Algemene bezwarencommissie personele aangelegenheden heeft deze aanpak in een aantal gevallen geleid tot het op-lossen van de zaak ter zitting. Voorlichting en training Om te bevorderen dat een verdere “verinnerlijking” van mediation en een mediationachtige werkwijze plaatsvindt, verdient het aanbeveling om voor provinciale medewerkers (inclusief management) cursussen te organiseren op het terrein van mediation. In eerste instantie kan daarbij bijvoorbeeld worden gedacht aan cursussen voor medewerkers en management van die afdelingen, waar de afgelopen jaren de meeste bezwaar- en beroepsprocedures hebben gespeeld. Het betreft hier o.a. de afdelingen Sociale Planvorming (SPV), Milieubeheer (MB) en het Programma Management Europa (PME). Uitgaande van in totaal 15 personen die aan een dergelijke cursus deelnemen, worden de kosten daarvan geschat op plm. € 15.000,--. Conclusie van het onderzoek Ook binnen de Flevolandse provinciale organisatie is de afgelopen jaren ervaring opgedaan met mediation. In geschillen die zich daarvoor lenen, met name bij arbeidsconflicten, zijn deze ervaringen in het algemeen positief. Op ad hoc-basis wordt bezien in hoeverre mediation in een bepaalde kwestie een meerwaarde kan hebben boven de "normale" bezwaar- en beroepsprocedures. Bij de ontvangst van een bezwaarschrift wordt zoveel mogelijk getracht het bezwaar op een alternatieve wijze af te handelen. In de praktijk heeft nader overleg in een aantal gevallen geleid tot intrekking van het bezwaarschrift (zie tabel).. Gelet op het geringe aantal mediations van de afgelopen jaren, ligt het opzetten van een apart project voor mediation bij de Provincie Flevoland minder voor de hand. ‘’Echte” mediations, volgens de eerder genoemde definitie daarvan, komen qua aantal binnen de Flevolandse provinciale organisatie niet zo vaak voor. Het is echter zinvol om “mediationachtige” vaardigheden , meer dan totnutoe het geval is, in te zetten in het primaire besluitvormingsproces: in het voortraject van de daadwerkelijke besluitvorming, bijvoorbeeld in de bejegening van burgers en bedrijven. Ook in de bezwaarfase zijn er volop mogelijkheden om deze technieken te gebruiken. Zo kan er bijvoorbeeld voor worden gekozen om na ontvangst van een bezwaarschrift direct een copie van het bezwaarschrift toe te zenden aan het hoofd van de betrokken vakafdeling. Deze kan dan direct (telefonisch) contact opnemen met bezwaarde om te vernemen waar het bezwaar zich in de kern op richt. Op deze wijze kan worden getracht om de “angel” uit het conflict te halen. Wellicht kan dit het verder juridiseren van het geschil voorkomen.
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
8
In het kader daarvan kan het instellen van een zgn. “mediationloket” bij bijvoorbeeld de afdeling Kabinet, Bestuurlijke en Juridische Zaken (KBJZ) worden overwogen. Gedacht kan hierbij worden aan een vaste contactpersoon, waar de organisatie terecht kan met vragen over mediation. Deze kan o.a. fungeren als vraagbaak voor de afdelingshoofden met betrekking tot de te plegen acties na ontvangst van het bezwaarschrift, de beoordeling van de positie van de provincie in het geschil (bijvoorbeeld beoordeling van de vraag: is er nog onderhandelingsruimte of niet?), etc. Gelet op de omvang van de Flevolandse provinciale organisatie lijkt het inrichten van een speciaal mediationloket naar het voorbeeld van de Provincie Overijssel minder noodzakelijk. In eerste instantie kan worden gekozen voor een persoon binnen de organisatie, bijvoorbeeld bij de afdeling KBJZ, die een centrale, coördinerende rol en vraagbaakfunctie vervult met betrekking tot vragen over mediation. Gebleken is dat mediation met name succesvol kan zijn in arbeidsconflicten. Eveneens zijn positieve ervaringen opgedaan met het (op ambtelijk niveau) voeren van een gesprek met bezwaarde, nadat het bezwaarschrift is ontvangen en voordat het bezwaarschrift in behandeling wordt genomen door de Adviescommissie bezwaarschriften Provincie Flevoland. Hierbij wordt in een informeel gesprek met bezwaarde een nadere toelichting gegeven op een besluit, bijvoorbeeld een besluit tot afwijzing van de aangevraagde subsidie. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot intrekking van het bezwaarschrift. Mediation kan dus inderdaad een waardevolle aanvulling zijn op de normale procedures. Mediation heeft zeker positieve neveneffecten, zoals directe communicatie en overleg met de wederpartij, en verbetering van de relatie met en het begrip voor het standpunt van de wederpartij(en). Om mediation te kunnen doen slagen is het belangrijk dat er een bepaalde onderhandelingsruimte bestaat. Daarom lenen zich die zaken, waar sprake is van enige beleidsvrijheid (bijvoorbeeld zoals vastgelegd in het provinciale beleidskader), zich het meest voor mediation. In zijn algemeenheid geldt, dat een overheidsorganisatie die mediation in wil voeren als instrument voor conflictoplossing commitment nodig heeft van zowel het bestuur als de ambtelijke medewerkers. Indien ervoor wordt gekozen om mediation verder in te voeren binnen de provinciale organisatie dient daarvoor een aantal randvoorwaarden te worden gecreëerd, zoals bijvoorbeeld het creëren van een in de organisatie herkenbare toegangsfunctie, bijvoorbeeld een projectbureau of een mediationloket. Standpuntbepaling door de Commissie Bestuur Voorgesteld wordt om met betrekking tot mediation in de Commissie Bestuur een discussie te voeren, waarbij duidelijk wordt of mediation binnen de provinciale organisatie anders moet worden geïmplementeerd dan nu het geval is c.q. of hiervoor een apart project moet worden opgestart. Ofwel dat de huidige werkwijze dient te worden gecontinueerd. Gelet op de ervaringen die, zowel bij de provincie Flevoland als bij andere (met name provinciale) overheden zijn opgedaan zou kunnen worden overwogen om met name tijdens het voortraject, dat wil zeggen in de fase van besluitvorming en na ontvangst van een bezwaarschrift een en ander op een andere, mediationachtige, wijze te benaderen. Hiertoe kan een zgn. mediationloket (bijvoorbeeld bij de afdeling KBJZ) worden ingericht. Het inrichten van een aparte (project)organisatie voor mediation lijkt voor Flevoland minder voor de hand te liggen. Het aantal mediations over de afgelopen jaren is gering. Wel wordt veel aan premediation gedaan en wordt na ontvangst van een bezwaarschrift zoveel mogelijk getracht om het bezwaar op een alternatieve wijze af te handelen. De ervaringen hiermee zijn positief.
Provincie Flevoland
Commissie Registratie
492493 Bladnummer
9
