4.1.3 ÚJ SZÁMLA KIÁLLÍTÁSA Az új számla kiállítását az Új számla feliratú gombbal kezdeményezhetjük, mely elérhető a program felületén a bal felső sarokban, vagy a számlalistában is a bal felső sarokban.
A két helyről történő megnyitás között csak az a különbség, hogy a számlalistában található Új számla nyomógombbal előlegszámla is kiállítható, míg a program fő felületén a bal felső sarokban lévő Új számla gomb egyből egy normál számla kiállítására alkalmas ablakot nyit meg. Amennyiben több számlatömböt használunk, úgy első lépésben megjelenik a számlatömb kiválasztására használható párbeszédablak. A számlatömb választására az számlaszerkesztő ablak felső részében jobbra, a mégsem gomb mellett is lehetőség van.
| Vevői dokumentumok | Számlázás
15
A SZÁMLA ADATOK FÜL
| Vevői dokumentumok | Számlázás
16
A számla legfontosabb adatai ezen a Számla adatai fülön találhatók.
SZÁMLÁZÁSI CÍM Töltse ki értelemszerűen a vevő nevét, irányítószámát, település, utca házszám mezőket, valamint a partner adószáma mezőket. Amennyiben négyjegyű magyar irányítószámot ad meg, úgy a település automatikusan kitöltődik.
EGYÉB ADATOK Adja meg a számla kelte, teljesítés kelte, fizetési határidő dátumokat, valamint a fizetési módot. Ezután válassza ki a számla devizanemét. Az árfolyam mező csak akkor lesz aktív, ha a devizanem nem Ft, vagy HUF, ekkor az árfolyam mező mellett használhatja a kis nagyító ikont, melynek hatására egy naptárból való dátumválasztás után a program megkísérli betölteni a Magyar Nemzeti Bank weboldalán található árfolyamot a kiválasztott dátumon. Amennyiben ez sikertelen, vagy a devizanem nem felismerhető, úgy az árfolyam mező üres marad, kézzel beírhatja az árfolyamot.
TÉTELEK FELVITELE, MŰVELETEK Új tételt a számlára az Új tétel nyomógombbal tud felvinni, ekkor megjelenik a tétel felvitelére használható párbeszédablak:
A Megnevezés mezőbe kezdje el begépelni a tétel nevét. Ha használ terméktörzset, akkor a program a beírt megnevezés alapján javaslatot tesz a legördülőben a tétel gyors kiválasztása érdekében. A termék kiválasztása után, ha a terméknek vannak fiókjai, akkor az a megnevezés mező alatt megjelenik. A Cikkszám mezőben megadhatja a termék cikkszámát. Ha itt entert nyom, akkor a program cikkszám, vagy EAN kód alapján megpróbálja a terméket kikeresni (nem kötelező).
A VTSZSZJ mezőben megadhatja a termék, vagy szolgáltatás VTSZ / SZJ / TESZOR számát (nem kötelező). A Mennyiség mezőben megadhatja az adott tétel mennyiségét, ezzel lesz felszorozva a megadott egységár. A Mennyiség melletti Mennyiségegység mezőben begépelheti, vagy kiválaszthatja a használni kívánt mennyiségegységet. A Nettó egységár mezőben adhatja meg a tétel nettó (ÁFA nélküli) egységárát, ez lesz felszorozva a mennyiség mezőben megadott mennyiséggel. Az ÁFA kulcs mezőben választhatja ki a szükséges ÁFA kulcsot. A Bruttó egységár mező a nettó egységár és ÁFA kulcs kiválasztása után automatikusan számítódik, de akár a bruttó egységárban is megadhatja a termék árát. Ha a termék a terméktörzsből származik, úgy az ár mellett jobb oldalt megjelenik annak az árcsoportnak a neve, ahonnan az ár származik. A program a számla nyomtatása során mindig azt az összeget (nettót, vagy bruttó) fixálja le, amelyiket begépelte, vagy amelyik a terméktörzsben rögzítésre került. Azaz ha azt szeretné, hogy a kerekítésekből ne legyen más összeg, mint amit szeretett volna, akkor mindig azt az árat gépelje be, amelyiket fixen akarja tartani. A Kedvezmény mezőben százalékos mértékben adható meg a kedvezmény mértéke, ami levonandó a megadott összegekből. Az ablakban a Rendben nyomógombbal a tétel felvitelre kerül, majd a tételfelviteli ablak bezáródik. A Rendben, következő nyomógomb hatására a tétel felvitelre kerül, de az ablak nem záródik be, egyből lehet újabb tételt felvinni. Az Új termék gombbal olyan termékkel bővítheti a terméktörzset, ami addig a törzsben nem szerepelt. A Termék kereső ablak megnyitja a terméklistát, ahol nagyobb ablakban keresheti ki a szükséges terméket. A Mégsem gombbal kiléphet a tételfelviteli ablakból. Amennyiben az előfizetés készletkezelésre is kiterjed, úgy a Raktar legördülőben változtatható az alapértelmezett kivételezési raktár.
TÉTEL MÓDOSÍTÁSA, TÖRLÉS ÉS EGYÉB MŰVELETEK A számlaszerkesztő ablakban a tétel módosítása a Módosítás gombbal lehetséges, a Törlés gombbal pedig törölhetők a kijelölt tételek. A Módosítás gombbal ugyanaz az ablak jelenik meg, ami előzőleg az új tétel felvitelekor ismertetésre került. A tételek több dokumentumtípuson keresztül egyszerűen vágólap műveletekkel másolható, kivágható. Ha tételeket szeretnénk másolni, akkor jelöljünk ki több tételt (CTRL gomb nyomvatartásával), majd kattintsunk a Másolás nyomógombra, majd a cél helyen kattintsunk a Beillesztés gombra. Ennek hatására a cél helyen is beillesztésre kerülnek a tételek. Amennyiben kijelölés után a Kivágás gombot használjuk, úgy a forrás helyről a tételek törlésre kerülnek, majd a Beillesztés gombbal a cél helyen beilleszthetők.
| Vevői dokumentumok | Számlázás
18
Az ÁFA váltás nyomógombbal lehetőség van arra, hogy tömegesen a felvitt tételek ÁFA kulcsát módosítsuk egy másikra. Ez hasznos akkor, ha az alapból más ÁFA kulcsú termékekből álló számlát 0% ÁFA kulccsal kell kiszámlázni.
A LEVELEZÉSI CÍM FÜL
A Levelezési cím fül kitöltése nem kötelező, de kitöltése esetén a számla fejlécében a vevő adatai alatt „Levelezési cím” felirattal megjelennek ezek az adatok. Javasoljuk használatát, ha a számla postázásra kerül és szükséges a levelezési címet is feltűntetni, ami eltér a számlázási címtől.
| Vevői dokumentumok | Számlázás
19
A VEVŐ ADATAI FÜL
A Vevő adatai fülön a bal oldali Vevő adatai szekcióban kitöltött mezők nem befolyásolják a számla nyomtatási adattartalmát, csupán azt statisztikai célokat szolgálnak, például ha a számla egészségpénztár részére számlázandó, akkor itt adható meg, hogy ki volt a tényleges vevő és a számlalistában ilyen esetben a Vevő neve, címe mezőkben ez az adat jelenik meg. Ha nincsenek kitöltve az itt található Vevő adatai szekcióhoz tartozó mezők, akkor a Vevő neve, címe mezőkben a számlázási cím részben megadott (első fül) adatok fognak szerepelni. Az Egészségpénztári vevő adatai szekcióban megadott adatok feltűntetésre kerülnek a számlán is, a számlázási cím alatt közvetlenül. Ezt az egészségpénztár részére történő számlázáskor javasoljuk, amikor fel kell tűntetni a vevő nevét és egészségpénztári kódját is.
A MEGJEGYZÉS A DOKUMENTUMON FÜL
| Vevői dokumentumok | Számlázás
20
A Megjegyzés a dokumentumon fülön megadott szöveg megjelenik a számla alján. A megjegyzés megadásakor alapvető formázási műveletek is használhatók.
SZÁMLA LEZÁRÁSA, NYOMTATÁSI KÉP A számlaszerkesztő ablak felső részén található Nyomtatási kép nyomógombbal a számla tartalma ellenőrizhető. A számla szerkesztése a Rendben gombbal lezárható. A Mégsem gombbal a számlaszerkesztő ablak bezárható, a számla nem kerül mentésre. A számla mentésekor (Rendben gombbal), a következő ablak jelenik meg, ahol választhatunk, milyen formában mentjük a dokumentumot és megadhatjuk azt is, ha a kiállítandó számlával kapcsolatban a kiállítás pillanatában pénzügyi teljesítés is történt:
Jobb oldalt csak azok a fizetési módok jelennek meg, melyek valamely pénztárhoz is kapcsolódnak, ide beírva az összegeket egyből kiegyenlíthetjük a számlát. A fizetési módok melletti kis nyíl gomb a teljes összeget beemeli az adott rubrikába. A Félretesz nyomógomb a számlát félretettként menti.
Mi az a félretett számla? A félretett számla valójában nem számla, nem szerepeltethető könyvelésben, nem használható fel ÁFA visszaigénylésre. Egy olyan dokumentum, ami a számla, vagy díjbekérő szerkesztésekor jön létre sorszám nélkül, még módosítható állapotban, melyet később módosíthatunk, vagy végleges formájában akár érvényes számlaként elmenthetünk. A félretett számla a számlalistában főlt betűvel jelenik meg. A Mentés nyomógomb menti a dokumentumot, nyomtatásra használható ablakot nem nyit, majd zárja a számlaszerkesztőt.
| Vevői dokumentumok | Számlázás
21
A Mentés papír nyomtatás, vagy elektronikus számla nyomógomb menti a számlát, zárja a számlaszerkesztőt, majd megnyitja a számla nyomtatási képét, ahol lehet nyelvet választani és papírra nyomtatni, vagy elektronikus számlaként menteni.
| Vevői dokumentumok | Számlázás
22
