4. Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR)

KEMENTRIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA PROGRAM PASCASARJANA

Kampus Universitas Negeri Jakarta, Jl. Rawamangun Muka, Jakarta 13220 Telp. (021) 4721340, Website: http//www.ppsunj.org, e-mail:[email protected]

PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN REKAMAN No. Dok.: OT.01.00.PM-PPs.02

No. Rev.: 00

Tgl. Berlaku: 4 September 2015

Hal: 1/4

PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN REKAMAN

Nama/Jabatan Dibuat oleh

Tim ISO

Diperiksa oleh

Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR)

Disetujui oleh

Prof. Dr. Moch.Asmawi,M.Pd Direktur PPs UNJ

Tanda Tangan





No. Rev.: 00


Hal: 2/4

1.0 Tujuan: Menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengelolaan dan penyimpanan rekaman untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan yang telah ditetapkan dan efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh rekaman yang mempengaruhi mutu dan menggambarkan Sistem Manajemen Mutu di Program Pascasarjana (PPs) Universitas Negeri Jakarta. 3.0 Definisi: Rekaman adalah bukti kegiatan yang telah dilaksanakan. 4.0 Acuan: Pasal 4.2.4 ISO 9001:2008 Buku Panduan Akademik PPS 5.0 Uraian Prosedur: 5.1

Seluruh rekaman yang menunjukkan pencapaian atas mutu yang dipersyaratkan dan jaminan efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu di Universitas Negeri Jakarta Tanggung jawab MR.

5.2

Seluruh personil harus membantu MR dalam menerapkan prosedur ini secara efektif.

5.3

Personil yang telah ditunjuk di setiap unit kerja bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan (termasuk pengawetan) dan pengendalian lama penyimpanan rekaman yang menjadi tanggung jawabnya.

5.4

Rekaman harus disimpan di tempat yang kering, bersih, dan mudah terjangkau dan tetap terbaca serta terlindung dari pengaruh lingkungan untuk menghindarkan kerusakan atau kehilangan.





No. Rev.: 00


Hal: 3/4

5.5

Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian kembali, rekaman disimpan dengan cara diklasifikasikan/dikelompokkan sesuai dengan subjek/judulnya atau memakai indeks yang diatur oleh masing-masing unit kerja misalnya indeks diatur berdasarkan pada tanggal, nomor urut, nomor kelas, atau dengan subjek yang disusun secara alfabetis.

5.6

Daftar Induk Rekaman dengan lokasi dan lama penyimpanan harus dipelihara oleh MR.

5.7

Jika terdapat jenis rekaman yang baru diterbitkan atau modifikasi atas rekaman yang lama sehubungan dengan perubahan atau perbaikan dalam Sistem Manajemen Mutu, maka personil terkait harus segera memberitahukan kepada MR untuk memperbaharui Daftar Induk Rekaman.

5.8

Lama penyimpanan rekaman adalah seperti yang tercantum dalam Daftar Induk Rekaman. Mungkin ada beberapa rekaman yang harus ditinjau oleh MR atau personil terkait untuk menentukan lama penyimpanan. Hasil dari tinjauan ini dapat berupa penyimpanan yang lebih lama terhadap beberapa rekaman atau rekaman tersebut harus dimusnahkan.

5.9

Untuk rekaman keuangan akan disimpan selama 10 tahun danrekaman administasi PPs disimpan selama 5 tahun.





No

Nomor Judul

No. Rev.: 00


DAFTAR INDUK CATATAN No. Lama Metode Rev Simpan Simpan

Lokasi

Hal: 4/4

Penanggung Jawab

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Jakarta, September 2015 Mengetahui Management Representative, Prof. Dr. Nadiroh, M.Pd.





No. Rev.: 00


Hal: 5/4

4. Prof.Dr.Nadiroh,M.Pd Management Representative (MR)

Recommend Documents